Jak poruszać się w azjatyckich umowach dostaw i umowach o pracę jako czeski pracodawca

Azjatyckie prawo pracy: dlaczego jednolity szablon zawodzi

Kraje azjatyckie mają często jeszcze surowsze przepisy administracyjne chroniące miejscowych pracowników. Jeżeli cudzoziemiec pracuje długoterminowo na terytorium Czech, prawo czeskie zapewnia mu minimalny standard, którego nie można obejść. Podobnie gdy podpisują Państwo umowę z chińskim pracownikiem, nie jest to jedynie formalność, lecz wiążące porozumienie podlegające miejscowym przepisom.

Prawnicy z kancelarii ARROWS zdają sobie sprawę, że w praktyce ta materia jest znacznie bardziej złożona, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Poszczególne kroki kryją w rzeczywistości wyjątki i szczegóły proceduralne. Firmy długoterminowo obecne w Azji muszą więc rozumieć nie tylko podstawowe zasady, ale także ich praktyczne stosowanie.

Chiny: podwójne wynagrodzenie za brak pisemnej umowy i mit elastyczności

Chińska ustawa o umowach o pracę jest jednoznaczna i wymaga pisemnej umowy w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze. Jeżeli zatrudnią Państwo pracownika bez pisemnej umowy, muszą ją Państwo sporządzić w ciągu jednego miesiąca. W przeciwnym razie grozi obowiązek wypłaty pracownikowi dwukrotności jego miesięcznego wynagrodzenia jako sankcji za każdy miesiąc zwłoki.

Jeżeli chiński pracownik po upływie miesiąca nadal nie podpisał umowy, sytuację trzeba rozwiązać szybko i w sposób możliwy do udowodnienia. Jeśli minie rok, a umowa wciąż nie zostanie podpisana, prawo zakłada, że między stronami powstała umowa na czas nieokreślony. Dla pracodawcy oznacza to znacznie utrudnioną możliwość wypowiedzenia.

Powiązane pytania – czeskie a chińskie zasady dotyczące umów o pracę

1. Co się stanie, jeśli w Chinach nie sporządzę umowy o pracę w ciągu miesiąca?
Pracownik ma prawo do dwukrotności miesięcznego wynagrodzenia za okres od drugiego miesiąca do upływu jednego roku trwania stosunku pracy.

2. Czy w Chinach mogę używać tego samego szablonu co w Czechach?
Nie. Prawo chińskie wymaga szczególnych postanowień dotyczących okresu próbnego, rodzaju umowy o pracę, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i ubezpieczenia społecznego.

3. Jakie informacje musi obowiązkowo zawierać chińska umowa o pracę?
Dane identyfikacyjne pracownika i pracodawcy, okres trwania, opis i miejsce pracy, czas pracy, wynagrodzenie, ubezpieczenie społeczne oraz BHP.

Okres próbny i zawieranie kolejnych umów

Chińskie prawo dopuszcza okres próbny, ale z wyraźnymi limitami zależnymi od długości umowy. W umowach krótszych niż trzy miesiące okresu próbnego nie można w ogóle ustalić. W okresie próbnym pracodawca może rozwiązać stosunek pracy tylko wtedy, gdy wykaże, że pracownik nie spełnia warunków zatrudnienia.

Zasadnicza różnica w porównaniu z Czechami dotyczy zawierania kolejnych umów. Jeżeli podpiszą Państwo z tym samym pracownikiem trzecią z rzędu umowę na czas określony, automatycznie powstaje obowiązek zawarcia umowy na czas nieokreślony. Ustawowa ochrona przed zwolnieniem jest w Chinach bardzo silna.

Nadgodziny i nielegalny system 996

Standardowy czas pracy w Chinach wynosi 40 godzin tygodniowo, a nadgodziny muszą być odpowiednio opłacone. W 2021 roku chiński sąd najwyższy uznał za niezgodny z prawem system „996”, czyli pracę od dziewiątej do dziewiątej przez sześć dni w tygodniu. Dziś jest on traktowany jako poważne naruszenie prawa.

Godziny nadliczbowe wymagają dodatków w wysokości 150% w dzień roboczy, 200% w weekend i 300% w święto. Jeśli nie wypłacą Państwo pracownikom tych dodatków, ryzykują Państwo grzywnę ze strony lokalnych urzędów i wsteczną dopłatę wynagrodzeń. Prawnicy z kancelarii ARROWS zajmują się sytuacjami, w których zbagatelizowanie tych płatności prowadzi do pozwów zbiorowych.

Wietnam: umowa dwustronna z Republiką Czeską i rygorystyczna administracja

Wietnamski kodeks pracy wymaga pisemnej formy umowy o pracę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Biurokracja w Wietnamie jest bardzo sformalizowana – pieczęcie i właściwe formularze są niezbędne do bezproblemowego funkcjonowania.

Szczególnym obowiązkiem w Wietnamie jest zgłaszanie pracowników lokalnym urzędom pracy oraz rejestracja do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, i to niezwłocznie po rozpoczęciu pracy. Jeśli nie dokonają Państwo rejestracji, grozi grzywna i problemy podczas kontroli podatkowej.

Republika Czeska zawarła z Wietnamem Umowę o pomocy prawnej, która ułatwia doręczanie pism. Może to być zaletą w razie sporu sądowego, jednak nie można polegać wyłącznie na niej. Prawnicy z kancelarii ARROWS specjalizują się w przestrzeganiu przepisów wietnamskich i znają to historyczne tło, które mogą Państwo wykorzystać na swoją korzyść.

Płaca minimalna i czas pracy

Wietnam ma system płac minimalnych podzielony na cztery regiony, przy czym 1 lipca 2024 doszło do ich podwyższenia. W Regionie I (Hanoi i Ho Chi Minh) minimalne miesięczne wynagrodzenie wynosi 4 960 000 VND. W Regionie IV kwota jest niższa.

Jeżeli nie wypłacą Państwo pracownikom co najmniej tego wynagrodzenia, grożą sankcje i obowiązek dopłaty różnicy. Czas pracy jest ograniczony do 8 godzin dziennie i 48 godzin tygodniowo. Prawo wietnamskie ściśle reguluje również roczny limit nadgodzin, który co do zasady wynosi 200 godzin.

Powiązane pytania – wietnamskie prawo pracy

1. Jaka jest płaca minimalna w Ho Chi Minh?
Miasto należy do Regionu I, gdzie minimalne miesięczne wynagrodzenie wynosi obecnie 4 960 000 VND (dane obowiązujące od lipca 2024).

2. Czy mogę zwolnić wietnamskiego pracownika bez podania przyczyny?
Nie. Prawo wietnamskie wymaga ustawowej przyczyny jednostronnego rozwiązania stosunku pracy, takiej jak ciężkie naruszenie dyscypliny lub restrukturyzacja.

3. Jakie składki się płaci?
Pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i od bezrobocia, przy czym łączne koszty pracodawcy wynoszą około 21,5% wynagrodzenia brutto.

Japonia: podporządkowanie pracownika jako kluczowe kryterium

Japońskie prawo pracy może w praktyce odbiegać od treści umowy, ponieważ sądy oceniają faktyczne podporządkowanie. Jeżeli dana osoba pracuje pod Państwa nadzorem i jest ekonomicznie zależna od wynagrodzenia, sąd przekwalifikuje relację na stosunek pracy niezależnie od nazwy umowy.

Podporządkowanie i zależność ekonomiczna są w Japonii mocniejszymi argumentami niż formalna dokumentacja. Japońskie prawo pracy jest bardzo protekcyjne wobec pracowników, a zwolnienie pracownika etatowego wymaga spełnienia surowych warunków wypracowanych w orzecznictwie.

Czas pracy i zapobieganie karoshi

Japońska ustawa o standardach pracy ustanawia limit 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Praca w godzinach nadliczbowych jest możliwa wyłącznie na podstawie pisemnego porozumienia z przedstawicielami pracowników (tzw. Porozumienie 36).

Ustawa ogranicza nadgodziny do 45 godzin miesięcznie i 360 godzin rocznie. Naruszanie zasad jest drażliwym tematem ze względu na zjawisko karoshi (śmierć z przepracowania), a pracodawcy ryzykują nie tylko grzywny, lecz także odpowiedzialność karną i utratę reputacji.

Indie: złożony system i różnice między stanami

W Indiach regulacja prawna jest rozproszona w wielu ustawach i przepisach poszczególnych stanów. Choć ustawa centralna nie w każdym przypadku nakazuje umowę pisemną, przepisy stanów takich jak Maharashtra często wymagają wydania listu nominacyjnego z warunkami zatrudnienia.

W praktyce brak pisemnej umowy w Indiach to ogromne ryzyko. Bez pisemnego zapisu będą Państwo mieli w indyjskim systemie sądowym minimalne szanse na wykazanie uzgodnionych warunków, obowiązku zachowania poufności czy ochrony własności intelektualnej.

Powiązane pytania – indyjskie prawo pracy

1. Czy w Indiach muszę sporządzać umowę o pracę?
Z punktu widzenia compliance i trudności dowodowych pisemna umowa lub appointment letter jest absolutną koniecznością, a ponadto wymaga jej bezpośrednio wiele ustaw stanowych.

2. Jak długo trwa okres wypowiedzenia?
Zależy od stanowiska pracownika i ustawodawstwa stanowego, zwykle wynosi od 30 do 90 dni.

Umowy dostaw w Azji: CISG, wybór prawa i klauzula arbitrażowa

Przy zawieraniu umowy sprzedaży z partnerem z Chin, Wietnamu lub Japonii zastosowanie będzie prawdopodobnie miała Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Zarówno Republika Czeska, jak i wymienione państwa azjatyckie są jej sygnatariuszami, co zapewnia zrównoważone ramy prawne.

Indie nie są jednak sygnatariuszem CISG. Jeśli więc zawierają Państwo umowę z indyjskim dostawcą bez wyraźnego wyboru prawa, ustalenie prawa właściwego będzie zależało od skomplikowanych norm kolizyjnych.

Klauzula wyboru prawa – Państwa pierwsza linia obrony

Klauzula wyboru prawa pozwala stronom wybrać porządek prawny, któremu będzie podlegać umowa. Trzeba jednak pamiętać, że wybór prawa nie eliminuje norm bezwzględnie obowiązujących kraju importu, takich jak przepisy celne i zezwolenia administracyjne.

Prawnicy z kancelarii ARROWS zwracają uwagę, że nawet jeśli wybiorą Państwo prawo czeskie, a druga strona ma siedzibę w kraju, który nie uznaje wyroków czeskich sądów, wyrok będzie bezużyteczny. Tak jest w przypadku Chin, gdzie bez specjalnej umowy o uznawaniu orzeczeń w sprawach handlowych napotkają Państwo przeszkody.

Klauzula arbitrażowa i wykonalność

Kluczowa dla dochodzenia praw w Azji jest klauzula arbitrażowa, ponieważ większość krajów azjatyckich podpisała Konwencję nowojorską. Wyrok arbitrażowy wydany w uznanym centrum arbitrażowym jest w tych krajach wykonalny znacznie łatwiej niż wyrok sądu państwowego.

Zalecamy unikanie jurysdykcji lokalnych chińskich czy wietnamskich sądów państwowych i wybór neutralnego arbitrażu. Prawidłowo skonstruowana klauzula jest kluczem do realnej wykonalności Państwa roszczeń w razie sporu.

Powiązane pytania – umowy dostaw

1. Mamy umowę z chińskim dostawcą bez wyboru prawa. Jakiemu prawu podlega?
Prawdopodobnie Konwencji CISG (jeśli chodzi o sprzedaż towarów), a w kwestiach nieuregulowanych prawu sprzedawcy, co może być niekorzystne.

2. Jeśli wygram proces w Republice Czeskiej, czy wyrok będzie obowiązywał w Chinach?
Z dużym prawdopodobieństwem nie, ponieważ chińskie sądy uznają zagraniczne wyroki wyłącznie na podstawie umów dwustronnych lub wzajemności.

Szczególne ryzyka: chińska pieczęć i własność intelektualna

W Chinach centralną rolę odgrywa oficjalna pieczęć firmowa (czerwony okrągły „chop”), która wiąże spółkę nawet bez podpisu osoby upoważnionej. Przy podpisywaniu umów zawsze nalegajcie Państwo na opatrzenie umowy tą pieczęcią i sprawdźcie zgodność nazwy spółki ze znakami na pieczęci.

Ochrona własności intelektualnej – zasada first-to-file

W Chinach w odniesieniu do znaków towarowych obowiązuje ścisła zasada first-to-file, czyli kto pierwszy, ten lepszy. Jeżeli nie zarejestrują Państwo swojej marki w Chinach jako pierwsi, może to zrobić spekulant, a następnie blokować Państwa produkcję.

Ważne jest umowne uregulowanie własności form i wzorów jeszcze przed rozpoczęciem produkcji. Prawnicy z kancelarii ARROWS zalecają rejestrację znaków towarowych w Chinach jeszcze przed wejściem na rynek lub zleceniem produkcji.

Ubezpieczenie społeczne i delegowanie pracowników

O ile w ramach UE funkcjonuje formularz A1, w relacjach z krajami azjatyckimi sytuacja zależy od istnienia umowy o zabezpieczeniu społecznym.

• Umowa istnieje (Japonia, Indie, Korea Południowa): Mogą Państwo wystąpić do czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ČSSZ) o wydanie zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym. Pracownik pozostaje wtedy ubezpieczony w Czechach i nie płaci składek w Azji.
• Umowa nie istnieje (Chiny, Wietnam): Tu grozi ryzyko podwójnego ubezpieczenia, gdy lokalne przepisy mogą wymagać składek także do tamtejszego systemu.

Zatrudnianie cudzoziemców z Azji w Republice Czeskiej

Przy zatrudnianiu obywateli państw trzecich w Czechach należy przestrzegać surowych zasad czeskiej ustawy o zatrudnieniu (ustawa nr 435/2004 Sb., dalej „ustawa o zatrudnieniu”) oraz czeskiej ustawy o pobycie cudzoziemców.

• Zgłoszenie wolnego miejsca pracy : Stanowisko musi zostać zgłoszone do czeskiego Urzędu Pracy (Úřad práce) i zaoferowane w centralnej ewidencji.
• Obowiązek informacyjny : Pracodawca musi poinformować Urząd Pracy o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
• Ubezpieczenie zdrowotne : Od 2024 roku wszyscy małoletni cudzoziemcy z pobytem długoterminowym są objęci czeskim publicznym ubezpieczeniem zdrowotnym.
• Ubezpieczenie komercyjne : Dorośli cudzoziemcy bez zatrudnienia muszą zawrzeć komercyjne ubezpieczenie z wymaganym limitem świadczeń.

Podsumowanie

Poruszanie się w azjatyckich umowach o pracę i umowach dostaw to złożona dziedzina, wymagająca dogłębnego zrozumienia lokalnych systemów prawnych. Azjatyckie jurysdykcje kryją ryzyka w postaci wysokich sankcji, odmiennego rozumienia umów czy specyficznych wymogów administracyjnych.

Dzięki międzynarodowemu zasięgowi i sieci partnerów umożliwiamy klientom bezpieczne prowadzenie działalności i zatrudnianie w Azji. Niezależnie od tego, czy potrzebują Państwo przygotować umowę o pracę w Szanghaju, czy sprawdzić umowę dostawy, kancelaria ARROWS ma know-how, które ochroni Państwa inwestycje. Jesteśmy ubezpieczeni od odpowiedzialności do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), co daje Państwu pewność profesjonalnego podejścia.

Jeżeli rozwiązują Państwo podobne sytuacje w Azji, prosimy o kontakt z kancelarią ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz . Jedna konsultacja może zaoszczędzić Państwu setki tysięcy koron czeskich i miesiące zmartwień.