Zatrudnianie cudzoziemców spoza UE w Republice Czeskiej

Kto jest cudzoziemcem z państwa trzeciego i jakie ma prawo do pracy w Republice Czeskiej

Ta podstawowa zasada wydaje się prosta, ale w praktyce firmy, zwłaszcza małe i średnie, często nie zdają sobie z niej sprawy. Przekonują się o tym dopiero wtedy, gdy inspektor pracy wykryje, że ich zagraniczny maszynista lub kierownik budowy pracuje bez odpowiedniego uprawnienia. Sankcje za tzw. nielegalną pracę mogą w przypadku osób prawnych sięgać nawet 10 mln CZK (ok. 0,4 mln EUR). Dlatego to dobry moment, aby jasno określić, jakie uprawnienia do pracy mają Państwo do dyspozycji.

Cztery rodzaje uprawnień do pracy dla cudzoziemców z państw trzecich

Decydując się na sprowadzenie cudzoziemca z państwa trzeciego do Republiki Czeskiej, mają Państwo zasadniczo cztery drogi. Każda z nich ma własne zasady, wymagania kwalifikacyjne, okresy ważności i procedurę zatwierdzania. Nie chodzi o to, by wybrać „którąkolwiek”, lecz by zrozumieć, który wariant odpowiada Państwa sytuacji i Państwa firmie.

Zezwolenie na zatrudnienie

Zezwolenie na zatrudnienie (povolení k zaměstnání) jest szczególnym uprawnieniem, stosowanym wyłącznie w przypadkach określonych ustawą (np. praca sezonowa, krótkoterminowe staże, delegowanie przez zagranicznego pracodawcę). Wymaga stosunkowo prostej procedury: pracodawca zgłasza wolne miejsce pracy czeskiemu Urzędowi Pracy, cudzoziemiec składa wniosek o wydanie zezwolenia, a jeśli spełnione są podstawowe warunki, Urząd Pracy wydaje decyzję.

Uprawnienie to wydaje się maksymalnie na 2 lata (w niektórych przypadkach na krótszy okres) i można je przedłużać. Jest odpowiednie dla jednorazowych projektów lub sytuacji, w których chcą Państwo najpierw „wypróbować” pracownika i uniknąć dłuższych zobowiązań związanych z kartami dualnymi. Uwaga jednak – obowiązują szczególne warunki. W przypadku zatrudnienia sezonowego zezwolenie wydaje się maksymalnie na 9 miesięcy.

Najważniejsze jest to, że choć zezwolenie na zatrudnienie wydawane jest stosunkowo szybko, cudzoziemiec nie może z niego automatycznie korzystać. Potrzebuje również odpowiedniego uprawnienia pobytowego – zazwyczaj wizy Schengen w celu zatrudnienia (do 90 dni) albo wizy długoterminowej lub pobytu zgodnie z § 30 i nast. czeskiej ustawy o pobycie cudzoziemców (dalej „ustawa o pobycie cudzoziemców”). Załatwia się to w urzędzie konsularnym w kraju obywatelstwa, gdzie czas oczekiwania wynosi zwykle kilka tygodni lub miesięcy.

Karta pracownicza

Karta pracownicza (zaměstnanecká karta) to zezwolenie na pobyt długoterminowy, które jednocześnie stanowi uprawnienie do pracy (tzw. karta dualna), uregulowane w § 42g ustawy o pobycie cudzoziemców. Jest odpowiednia, jeśli chcą Państwo zatrudnić cudzoziemca na czas nieokreślony lub przynajmniej na kilka lat. Posiadacz karty pracowniczej może pracować na wskazanym w niej stanowisku bez konieczności ubiegania się o dalsze zezwolenia w Urzędzie Pracy.

Cudzoziemiec musi mieć zawartą umowę o pracę z miesięcznym wynagrodzeniem co najmniej w wysokości aktualnego wynagrodzenia minimalnego i pracować co najmniej 15 godzin tygodniowo. Stanowisko musi być przy tym wpisane do centralnej ewidencji wolnych miejsc pracy – pracodawca musi je zgłosić Urzędowi Pracy. Dopiero po zarejestrowaniu miejsca i upływie testu rynku pracy cudzoziemiec może zgłosić się w urzędzie konsularnym.

Tu sprawy się komplikują: karty pracownicze wydawane są w ramach kwot rządowych – nie wszystkie urzędy konsularne przyjmują nieograniczoną liczbę wniosków. Rozpatrzenie przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Republiki Czeskiej (Ministerstvo vnitra) trwa zwykle 60 dni, a w skomplikowanych przypadkach do 90 dni. Cudzoziemiec musi następnie zawrzeć w Republice Czeskiej podróżne ubezpieczenie zdrowotne i dopiero po przyjeździe osobiście odebrać kartę.

Zwracamy uwagę, że pierwsza zmiana pracodawcy jest możliwa najwcześniej po 6 miesiącach od odbioru karty (z wyjątkiem szczególnych przypadków, takich jak wypowiedzenie ze strony pracodawcy).

Niebieska karta

Niebieska karta (modrá karta) przeznaczona jest dla cudzoziemców z wykształceniem wyższym lub wyższym zawodowym (trwającym co najmniej 3 lata) zgodnie z § 42i ustawy o pobycie cudzoziemców. To bardziej prestiżowy instrument, za pomocą którego Republika Czeska stara się przyciągnąć ekspertów z branży IT, medycyny, inżynierii i innych dziedzin.

Uzgodnione miesięczne wynagrodzenie brutto musi wynosić co najmniej 1,5-krotność przeciętnego wynagrodzenia brutto ogłaszanego komunikatem czeskiego Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych (MPSV). Niebieską kartę wydaje się na okres umowy o pracę plus 3 miesiące, maksymalnie jednak na 3 lata. 

Główną zaletą jest szybsze załatwienie sprawy (termin 90 dni, w praktyce często krócej) i łatwiejsza mobilność w ramach UE. Posiadacz niebieskiej karty może po pewnym czasie (zwykle 12 miesięcy) zmieniać pracodawcę jedynie na podstawie zawiadomienia Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, bez skomplikowanej procedury zatwierdzania.

Karta pracownika przeniesionego wewnątrz przedsiębiorstwa

Ostatni rodzaj uprawnienia przeznaczony jest dla szczególnych sytuacji: gdy międzynarodowa spółka przenosi swojego pracownika (menedżera, specjalistę lub stażystę) z oddziału spoza UE do oddziału w Republice Czeskiej. Chodzi o kartę pracownika przeniesionego wewnątrz przedsiębiorstwa uregulowaną w § 42k ustawy o pobycie cudzoziemców.

Istota polega na tym, że cudzoziemiec musi być zatrudniony w swojej macierzystej spółce (spoza UE) co najmniej 6 miesięcy, aby mogła go ona tymczasowo przenieść do Republiki Czeskiej. Nie jest wymagane zgłoszenie wolnego miejsca pracy ani test rynku pracy. Kartę wydaje się na okres przeniesienia, maksymalnie jednak na 3 lata w przypadku menedżerów i specjalistów oraz na 1 rok w przypadku stażystów.

Ubezpieczenie zdrowotne – obowiązkowy element pakietu

Przyjmując cudzoziemca z państwa trzeciego, muszą Państwo pamiętać, że musi on być ubezpieczony. Jeśli zawrze z Państwem stosunek pracy (umowa o pracę, umowa o wykonywanie pracy – dohoda o pracovní činnosti, DPČ), automatycznie staje się uczestnikiem czeskiego publicznego ubezpieczenia zdrowotnego – tak jak każdy obywatel Republiki Czeskiej. Składki odprowadza się standardowo od wynagrodzenia.

Na potrzeby wiz powyżej 90 dni i zezwoleń na pobyt cudzoziemiec musi przedłożyć dowód kompleksowego ubezpieczenia zdrowotnego zgodnie z § 180j ustawy o pobycie cudzoziemców. W okresie od przyjazdu do Republiki Czeskiej do rozpoczęcia zatrudnienia cudzoziemiec nie jest bowiem objęty systemem publicznym. Minimalna suma ubezpieczenia musi wynosić 400 000 EUR.

Wcześniej monopol na to ubezpieczenie miała Pojišťovna VZP, jednak został on zniesiony. Obecnie cudzoziemiec może wybierać spośród ubezpieczycieli uprawnionych do oferowania tego ubezpieczenia w Republice Czeskiej. Bez ważnego ubezpieczenia cudzoziemiec nie może legalnie przebywać w Republice Czeskiej, a Ministerstwo Spraw Wewnętrznych czy czeska policja ds. cudzoziemców (cizinecká policie) rygorystycznie wymagają dowodu ubezpieczenia.

Jak prawidłowo zgłosić wolne miejsce pracy

Niezależnie od tego, czy wybiorą Państwo zezwolenie na zatrudnienie, kartę pracowniczą czy niebieską kartę, wszystkie te drogi zaczynają się od tego samego kroku: muszą Państwo zgłosić wolne miejsce pracy czeskiemu Urzędowi Pracy. To nie jest jedynie możliwość – to obowiązek prawny.

Do uzyskania karty zgłoszenie wolnego miejsca i jego wpisanie do centralnej ewidencji jest jednak niezbędne. Nie dotyczy to jedynie przeniesień wewnątrz przedsiębiorstwa lub szczególnych wyjątków dla cudzoziemców z wolnym dostępem do rynku pracy, w przypadku których wystarczy zgłosić miejsce przy rozpoczęciu pracy.

Co należy podać? Podstawową charakterystykę stanowiska – rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymagania i oczekiwania, informacje o warunkach pracy i płacy (wynagrodzenie, czas nieokreślony/określony). Stanowisko wprowadza się do centralnej ewidencji wolnych miejsc pracy.

Aby cudzoziemiec mógł ubiegać się o kartę pracowniczą lub niebieską kartę, stanowisko musi przejść tzw. test rynku pracy, który ma zweryfikować, czy nie jest dostępny czeski kandydat.

Nowa zasada od lipca 2024: zgłoszenie przed rozpoczęciem pracy

Od 1 lipca 2024 obowiązuje nowelizacja czeskiej ustawy o zatrudnieniu (ustawa nr 435/2004 Sb., dalej „ustawa o zatrudnieniu”), która zasadniczo zmieniła zasady zgłaszania rozpoczęcia pracy przez cudzoziemców. Wcześniej pracodawca mógł zgłosić rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu, w którym cudzoziemiec zaczął pracować.

Przegląd zmian w prawie pracy znajdą Państwo w artykule Prawo pracy 2026.

Obecnie pracodawca musi zgłosić rozpoczęcie pracy Urzędowi Pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, jednak w praktyce system wymaga, aby zgłoszenie nastąpiło jeszcze zanim pracownik faktycznie zacznie wykonywać pracę. Obowiązek ten wynika ze zmienionego brzmienia § 87 ustawy o zatrudnieniu.

Zasada ta dotyczy wszystkich cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia, ale także tych z wolnym dostępem do rynku pracy. Jeśli inspekcja pracy stwierdzi w miejscu pracy cudzoziemca, który nie został prawidłowo zgłoszony, może to uznać za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego.

Dlaczego to ważne? Grzywna za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego może sięgać 100 000 CZK (ok. 4 100 EUR). Gdyby cudzoziemiec nie miał również ważnego uprawnienia do pracy, chodzi o nielegalną pracę z grzywną do 10 mln CZK.

Elektroniczne zgłoszenie rozpoczęcia pracy musi zostać załatwione na czas. Jeśli nowy pracownik zaczyna w poniedziałek o 8:00, zalecamy wysłanie zgłoszenia najpóźniej w piątek lub w poniedziałek wcześnie rano przed jego przyjściem.

Cyfryzacja zgłoszeń – obowiązkowo online od lipca 2024

Wraz z nowymi przepisami od 1 lipca 2024 wprowadzono obowiązkową cyfryzację: zgłoszenie rozpoczęcia pracy przez pracownika (karta informacyjna) przesyła się wyłącznie elektronicznie, zgodnie z informacjami MPSV.

Stary papierowy formularz wysyłany pocztą lub doręczany osobiście nie jest już akceptowany. Do dyspozycji mają Państwo formularz internetowy na portalu MPSV, plik XML przesyłany do skrytki danych (datová schránka) czeskiego Urzędu Pracy lub bezpośrednią integrację z Państwa oprogramowaniem płacowym.

Gdy pracodawca skutecznie złoży zgłoszenie, zostaje ono zarejestrowane w systemie. Jeśli nie wyślą Państwo zgłoszenia elektronicznie w wymaganym formacie, uznaje się je za niezłożone, co naraża Państwa na ryzyko grzywny.

Jak prawidłowo przygotować wniosek o uprawnienie do pracy

Proces przygotowania różni się w zależności od rodzaju karty, ale podstawowy schemat pozostaje taki sam. O sukcesie decydują szczegóły.

Gromadzenie dokumentów przez pracownika

Cudzoziemiec będzie musiał przedłożyć oryginały lub urzędowo poświadczone kopie zgodnie z § 31 ustawy o pobycie cudzoziemców. Należą do nich ważny paszport, umowa o pracę, dokument potwierdzający zapewnienie zakwaterowania, fotografia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje i wyciąg z rejestru karnego. Dokumenty (poza paszportem) z reguły nie mogą być starsze niż 180 dni.

Kancelaria adwokacka ARROWS zapewnia kontrolę tych dokumentów jeszcze przed złożeniem wniosku, aby nie doszło do ich odrzucenia z przyczyn formalnych.

Co jeśli cudzoziemiec przedłoży sfałszowane dokumenty? Ustawa nie nakłada wprost na pracodawcę obowiązku weryfikowania autentyczności dokumentów. Musi on jednak ich zażądać, sprawdzić ich ważność i na ich podstawie zweryfikować tożsamość pracownika. Jeśli inspekcja stwierdzi nielegalną pracę dopiero na podstawie fałszerstwa, osoba prawna może uwolnić się od odpowiedzialności za wykroczenie tylko wtedy, gdy wykaże, że dołożyła wszelkich starań, jakich można było wymagać, aby wykroczeniu zapobiec (§ 21 czeskiej ustawy o odpowiedzialności za wykroczenia). Z naszego doświadczenia organy kontrolne przyjmują tę obronę z rezerwą. Kontrolę dokumentów należy więc udokumentować: kopie, data i osoba, która ją przeprowadziła.

Przygotowanie umowy o pracę

Umowa o pracę musi spełniać limity ustawowe. W przypadku karty pracowniczej konieczne jest wynagrodzenie co najmniej w wysokości wynagrodzenia minimalnego i wymiar czasu pracy min. 15 godzin tygodniowo. W przypadku niebieskiej karty wymagane jest wynagrodzenie w wysokości 1,5-krotności przeciętnego wynagrodzenia i umowa na min. 6 miesięcy.

Zgłoszenie wolnego miejsca pracy

Muszą Państwo zgłosić miejsce do ewidencji Urzędu Pracy i zaznaczyć, że jest ono przeznaczone także dla cudzoziemców. Zanim cudzoziemiec będzie mógł złożyć wniosek, musi upłynąć termin testu rynku pracy (standardowo 30 dni, z możliwością skrócenia do 10 dni). Numer referencyjny tego wolnego miejsca podaje się we wniosku o kartę.

Złożenie wniosku

Cudzoziemiec składa wniosek osobiście w czeskim urzędzie konsularnym za granicą. Podczas składania wniosku pobiera się dane biometryczne. Istnieją wyjątki w ramach programów rządowych, które umożliwiają rekrutację na większą skalę.

Zatrudnienie sezonowe – szczególny tryb

Dla branż zależnych od pory roku, takich jak rolnictwo, ogrodnictwo czy turystyka, istnieje instytucja zatrudnienia sezonowego zgodnie z § 96 ustawy o zatrudnieniu. Cudzoziemiec ubiega się o wizę Schengen w celu zatrudnienia, a pracodawca załatwia zezwolenie na zatrudnienie. Dotyczy to pobytów krótkoterminowych do 90 dni.

W przypadku pobytu powyżej 90 dni wydaje się wizę długoterminową w celu zatrudnienia sezonowego, maksymalnie na 6 miesięcy. Można ją przedłużyć, ale łącznie maksymalnie do 9 miesięcy w okresie 12 miesięcy. Cudzoziemiec musi przedłożyć umowę o pracę i dowód zakwaterowania. Pobyt na podstawie zatrudnienia sezonowego nie wlicza się do 5-letniego okresu pobytu wymaganego do uzyskania pobytu stałego.

Programy migracji ekonomicznej – przyspieszenie procesu

Czeski rząd oferuje programy przyspieszające migrację wykwalifikowanych pracowników, które gwarantują możliwość złożenia wniosku w urzędzie konsularnym i przyspieszają procedurę. Należą do nich programy dla kluczowego i naukowego personelu, wysoko wykwalifikowanych pracowników oraz wykwalifikowanych pracowników na stanowiska średnio wykwalifikowane.

Udział w programie wymaga, aby pracodawca spełniał warunki, takie jak brak zaległości, historia działalności czy liczba pracowników, oraz aby został włączony do programu przez właściwego gwaranta.

Kancelaria adwokacka ARROWS pomoże Państwu w sprawach administracyjnych związanych z włączeniem do tych programów, co może skrócić oczekiwanie na złożenie wniosku o kilka miesięcy.

Pracownicy z państw trzecich delegowani przez firmę z UE

Szczególny przypadek zachodzi, gdy cudzoziemca z państwa trzeciego zatrudnia firma mająca siedzibę w innym państwie członkowskim UE i deleguje go do realizacji zlecenia w Czechach. Taki pracownik nie potrzebuje zezwolenia na zatrudnienie ani karty, jeśli chodzi o transgraniczne świadczenie usług (§ 98 lit. k) ustawy o zatrudnieniu). Wyjątek obejmuje jednak tylko rzeczywistą usługę określoną konkretną czynnością, na przykład naprawę maszyny lub wykonanie robót budowlanych, przy której firma delegująca sama kieruje swoimi pracownikami.

Jeśli przedmiotem umowy jest jedynie dostarczenie określonej liczby osób, które pracują według poleceń czeskiego odbiorcy, czeskie sądy oceniają to jako wynajem siły roboczej. Wyjątek go nie obejmuje i pracownicy potrzebują zwykłego uprawnienia do pracy. W przeciwnym razie chodzi o nielegalną pracę, za którą może odpowiadać także czeska firma, która ją umożliwiła.

Kontrole i inspekcje – co grozi, gdy przyjdzie inspektor

Czeski Państwowy Urząd Inspekcji Pracy (Státní úřad inspekce práce, SÚIP) i policja ds. cudzoziemców przeprowadzają kontrole ukierunkowane na nielegalne zatrudnianie. Inspekcja sprawdza ważność uprawnień do pobytu i pracy, zgodność rodzaju pracy z zezwoleniem oraz to, czy pracodawca posiada kopie dokumentów w miejscu pracy.

Kontroluje się także, czy rozpoczęcie pracy zostało prawidłowo i terminowo zgłoszone drogą cyfrową. Stwierdzenie nielegalnej pracy może skutkować grzywną do 10 mln CZK oraz wykluczeniem z programów migracji ekonomicznej lub brakiem możliwości zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.

Konsekwencje ponosi także sam cudzoziemiec. Policja może orzec wobec niego wydalenie administracyjne z zakazem wjazdu na terytorium państw członkowskich UE, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii nawet na 3 lata. Jeśli jednocześnie przebywa bez ważnego uprawnienia do pobytu – nawet na 5 lat (§ 119 ustawy o pobycie cudzoziemców). Dla pracodawcy oznacza to utratę pracownika z dnia na dzień. Jeśli na pracodawcę prawomocnie nałożono grzywnę za nielegalną pracę cudzoziemca, musi on ponadto wypłacić cudzoziemcowi zaległe wynagrodzenie (ustawa zakłada wynagrodzenie minimalne za trzy miesiące pracy, o ile nie wykazano inaczej) oraz uiścić składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne wraz z odsetkami karnymi (§ 141b ustawy o zatrudnieniu).

Jak pomoże Państwu kancelaria adwokacka ARROWS

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS zajmują się zatrudnianiem cudzoziemców na co dzień. Zapewniamy doradztwo strategiczne przy wyborze wiz, kompleksową obsługę umów i formularzy, audyt Państwa procesów oraz reprezentację podczas kontroli inspekcji pracy.

Dzięki ubezpieczeniu do 350 mln CZK (ok. 14,4 mln EUR) i rozbudowanemu zespołowi specjalistów są Państwo w bezpiecznych rękach. Kancelaria adwokacka ARROWS współpracuje z dziesiątkami dużych korporacji i mniejszych firm.

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców z państw trzecich jest skutecznym rozwiązaniem niedoboru siły roboczej, ale wymaga precyzyjnego przygotowania prawnego. Jeden błąd w terminie zgłoszenia lub rodzaju zezwolenia może oznaczać grzywny sięgające milionów koron czeskich.

Jeśli nie chcą Państwo ryzykować i chcą mieć proces ustawiony prawidłowo i efektywnie, prosimy o kontakt z kancelarią adwokacką ARROWS. Prosimy do nas napisać, a zapewnimy Państwu rozwiązanie prawne szyte na miarę.