Jak przebiega kontrola AML i postępowanie przed FAÚ (Urzędem Analiz Finansowych)

Kto jest „podmiotem zobowiązanym” i dlaczego FAÚ może dotyczyć także Państwa

W praktyce decyduje to, czy Państwa działalność podlega reżimowi AML i czy przeprowadzają Państwo transakcje lub świadczą usługi, przy których ustawa zakłada podwyższone ryzyko. AML opiera się na zasadzie risk-based approach (podejście oparte na ocenie ryzyka). Obowiązków nie wykonuje się „jednakowo dla wszystkich”, lecz według ryzyka klienta, transakcji i modelu biznesowego. Właśnie w tym miejscu podczas kontroli często powstaje spór, czy Państwa postępowanie było adekwatne.

Co FAÚ faktycznie sprawdza podczas kontroli AML

Kontrola zwykle nie dotyczy jednego błędu. FAÚ buduje całościowy obraz. Sprawdza, czy mają Państwo system, czy jest on stosowany w praktyce i czy pozostawiają Państwo ślad (tzw. audit trail), czyli możliwe do odtworzenia powody i dokumenty wyjaśniające, dlaczego w danej sytuacji postąpili Państwo właśnie tak.

Najczęściej powtarzają się następujące obszary:

• Identyfikacja i weryfikacja klienta (CDD – Customer Due Diligence): kiedy przeprowadzają Państwo identyfikację, co weryfikują i co ewidencjonują.

• Beneficjent rzeczywisty (UBO – Ultimate Beneficial Owner): analiza łańcuchów własnościowych, ewidencja i aktualizacja danych.

• PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne): ocena statusu PEP i środki z niej wynikające.

• Wzmożona należyta staranność (EDD – Enhanced Due Diligence): kiedy ją Państwo uruchamiają i co konkretnie robią „dodatkowo”.

• Podejrzane transakcje i ich ocena: wewnętrzne kryteria, proces decyzyjny i dokumentacja.

• Regulacje wewnętrzne, szkolenia, odpowiedzialność: kto pełni jaką rolę i jak wdrożono to w codziennej działalności.

• Przechowywanie danych i możliwość ich odtworzenia: czy na wezwanie potrafią Państwo przedstawić akta i logikę podjętych decyzji.

Częsta rzeczywistość: firma ma AML „na papierze”, ale w konkretnych przypadkach nie potrafi wykazać, co zrobiła, kiedy, dlaczego i na jakiej podstawie. A kontrola opiera się właśnie na konkretnych przypadkach.

Jak krok po kroku zwykle przebiega kontrola AML

Konkretny przebieg zależy od rodzaju podmiotu zobowiązanego i sytuacji, ale typowy scenariusz wygląda następująco:

1) Zawiadomienie o kontroli i wezwania do współdziałania. FAÚ żąda dokumentów, zazwyczaj regulacji wewnętrznych, risk assessment, zapisów z identyfikacji i weryfikacji klienta, przykładowych akt, materiałów szkoleniowych, procedur dotyczących podejrzanych transakcji oraz zasad przechowywania danych.

Co kontrola FAÚ oznacza konkretnie dla pośrednika w obrocie nieruchomościami, podsumowuje przewodnik AML dla pośredników w obrocie nieruchomościami.

2) Ustalenia kontrolne i protokół. Zespół kontrolny opisuje ustalenia (czego brakuje, co jest słabe, co jest sprzeczne). Na tym etapie często rozstrzyga się, czy skończy się na środkach naprawczych, czy dojdzie również do postępowania administracyjnego w sprawie deliktu.

3) Środki naprawcze i ich udokumentowanie. Dla wielu firm to najszybsza droga do zmniejszenia ryzyka sankcji. Naprawa musi być jednak możliwa do wykazania: zmieniona regulacja, przeprowadzone szkolenia, nowe checklisty, aktualizacja procesów i udokumentowane kroki.

4) Następcze postępowanie administracyjne (jeżeli FAÚ uzna naruszenie za delikt).
Tu kluczowa jest już dyscyplina procesowa: terminy, stanowiska, postępowanie dowodowe, wnioski dowodowe, argumentacja prawna i odwołanie.

To nie jest „instrukcja”. AML obejmuje wiele wyjątków, szczegółów proceduralnych i powiązań z innymi przepisami. Nawet pozornie prosty krok może mieć ukryte skutki, których laik zwykle nie dostrzega.

Najczęstsze ryzyka, przez które kontrola AML staje się kosztownym problemem

Czym jest „postępowanie przed FAÚ” i kiedy grozi kara

Jeżeli FAÚ uzna naruszenie obowiązków za delikt administracyjny, może wszcząć postępowanie administracyjne. Wtedy trzeba przejść z „bieżącej działalności” w tryb procesowy: pilnować terminów, zakresu zarzucanego naruszenia, dowodów i argumentacji.

Najczęstsze błędy firm na tym etapie:

• składają stanowisko bez strategii (wyjaśniają, ale niczego nie dowodzą),

• nie pracują z dowodami (logi, szkolenia, historyczne wersje dokumentów, wewnętrzne instrukcje),

• przyznają więcej, niż trzeba, albo przeciwnie, bagatelizują oczywiste uchybienia,

• nie radzą sobie z kluczową kwestią: dlaczego ich postępowanie było adekwatne do ryzyka w ich działalności.

Jeżeli są Państwo na etapie wezwania, protokołu lub zawiadomienia o wszczęciu postępowania, prosimy o jak najszybszy kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. W takich sprawach często decydują dni, a nie tygodnie.

Jak się przygotować, aby kontrola AML nie skończyła się chaosem

Praktyczne przygotowanie jest zaskakująco „proste”, ale musi być konsekwentne. Najczęściej sprawdza się następujący sposób postępowania:

• Inwentaryzacja dokumentów AML: regulacja wewnętrzna, risk assessment, szkolenia, odpowiedzialność, szablony zapisów.

• Test na rzeczywistych przypadkach: proszę wybrać typowe i ryzykowne transakcje i sprawdzić, czy potrafią Państwo udokumentować CDD/EDD/UBO/PEP oraz powody decyzji.

• Jedno źródło prawdy: wersje dokumentów, zatwierdzenia, szkolenia i ewidencja kroków w jednolitym systemie.

• Zasady komunikacji na czas kontroli: kto odpowiada, kto zatwierdza, jak przekazuje się dane, jak pilnuje się terminów.

AML w praktyce bywa bardziej złożone, niż wydaje się na pierwszy rzut oka

Obowiązki AML wydają się proste, dopóki nie pojawi się konkretny przypadek: niestandardowa struktura własnościowa, presja na szybkie zawarcie transakcji, niechęć klienta do przekazania informacji albo sytuacja, w której transakcja ma sens ekonomiczny, ale „proceduralnie” przebiega niestandardowo.

Wartość pomocy prawnej nie polega na tym, żeby „mieć procedurę”, lecz na tym, że potrafią Państwo obronić swoje decyzje i ograniczyć skutki sankcyjne podczas kontroli lub postępowania. Bez doświadczenia z rzeczywistych kontroli i sporów robi się to znacznie trudniej.

W ARROWS mamy długoletnie portfolio (ponad 150 spółek akcyjnych, 250 s.r.o. (czeskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz 50 gmin i krajów), reprezentujemy klientów w kontrolach i sporach oraz pomagamy im ustawić compliance tak, aby działało w codziennej działalności. Jesteśmy ubezpieczeni od odpowiedzialności za szkody do kwoty 500 000 000 CZK (ok. 20,6 mln EUR), co oznacza dla klientów większe bezpieczeństwo w sytuacjach obarczonych ryzykiem.

Jak ARROWS pomoże Państwu podczas kontroli AML i w postępowaniu przed FAÚ

Zależnie od etapu, na którym się Państwo znajdują, zazwyczaj zapewniamy w szczególności:

• reprezentację podczas kontroli i w komunikacji z organem nadzoru,

• przygotowanie i przegląd dokumentacji AML (regulacje wewnętrzne, procedury, checklisty, workflow),

• obronę w razie groźby kary i w postępowaniu administracyjnym (stanowiska, dowody, odwołania),

• weryfikację partnerów handlowych (UBO/PEP/profile ryzyka) i ustawienie procesów,

• specjalistyczne szkolenia dla zespołów wraz z certyfikatami,

• konsultacje biznesowe, aby AML chroniło firmę, ale nie blokowało transakcji.

Jeżeli w ramach swojej działalności zajmują się Państwo finansowaniem, nowymi partnerami handlowymi lub możliwościami inwestycyjnymi, zależnie od sytuacji możemy również połączyć Państwa z odpowiednimi kontaktami z naszej sieci budowanej przez wiele lat. Chętnie wysłuchamy także ciekawych pomysłów biznesowych.

Aby ustalić konkretny sposób postępowania w Państwa sytuacji, prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Co zrobić od razu, jeżeli spodziewają się Państwo kontroli lub kontrola już trwa

Jeżeli chcą Państwo zminimalizować ryzyko kary, szkody lub przewlekłego postępowania, najbezpieczniej jest przejąć kontrolę nad procesem: uporządkować dokumenty, przygotować akta, ustalić odpowiedzialność i mieć logikę „dlaczego postąpiliśmy właśnie tak”, której da się obronić.

Całą sprawę mogą Państwo bezpiecznie powierzyć ARROWS – prosimy o wiadomość na adres konsultacja@arws.cz, a zaproponujemy konkretny sposób postępowania dostosowany do Państwa sytuacji (od przygotowania do kontroli po reprezentację w postępowaniu i obronę przed sankcją).