Jak przeprowadzić przetarg na usługi prawne dla Republiki Czeskiej

Szczególna pozycja usług prawnych w systemie zamówień publicznych

Usługi prawne nie są takie jak inne towary. § 129 czeskiej ustawy o zamówieniach publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”) zalicza zwykłe doradztwo prawne do tzw. usług społecznych i innych szczególnych usług. Ten tryb jest mniej sformalizowany niż klasyczne postępowanie powyżej progów unijnych.

W praktyce oznacza to, że gdy podmiot publiczny ogłasza postępowanie na usługi prawne w trybie uproszczonym, nie musi ściśle przestrzegać wszystkich terminów i formalnych kroków procedury otwartej.

Ta elastyczność jest z jednej strony zaletą, z drugiej jednak oznacza większą odpowiedzialność. Jeżeli zamawiający nadużyje tej swobody i ustali warunki w sposób dyskryminujący, grozi mu kara, która może sięgnąć nawet 10 % ceny zamówienia.

Uwaga na wyłączenie z § 29 lit. k) ZZVZ. Kluczowe jest, aby wiedzieć, że niektóre usługi prawne są całkowicie wyłączone z zakresu ustawy. Chodzi w szczególności o reprezentację klienta w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub administracyjnym oraz o doradztwo bezpośrednio związane z takim postępowaniem.

Progi i określenie charakteru prawnego postępowania o udzielenie zamówienia

Przed przygotowaniem zamówienia trzeba prawidłowo określić jego szacunkową wartość, która decyduje o trybie. Właśnie tu często dochodzi do błędów w liczbach.

1. Zamówienie publiczne o małej wartości: Próg dla usług wynosi 3 000 000 CZK (ok. 123 500 EUR) bez VAT. Jeżeli szacunkowa wartość zamówienia jest równa tej kwocie lub niższa, nie musisz prowadzić postępowania o udzielenie zamówienia według ZZVZ. Nadal obowiązuje jednak przestrzeganie zasad przejrzystości, równego traktowania i zakazu dyskryminacji. Przy praktycznym wdrażaniu tych zasad w dokumentacji zamówienia warto mieć wsparcie w dziedzinie zamówień publicznych.
2. Tryb poniżej i powyżej progów unijnych: Usługi prawne należą do kategorii usług szczególnych. Kluczowy jest tu próg określony w prawie UE, który wynosi 750 000 EUR (ok. 18–19 mln CZK według aktualnego kursu).

Również w trybie uproszczonym musisz opublikować ogłoszenie o wszczęciu postępowania i zapewnić odpowiedni czas na przygotowanie oferty.

Wybór rodzaju postępowania: procedura otwarta a tryb uproszczony

W przypadku usług prawnych (jeśli nie podlegają wyłączeniu z § 29) masz zasadniczo do wyboru dwa główne podejścia:

Procedura otwarta jest ściśle sformalizowana. Zamawiający zaprasza nieograniczoną liczbę wykonawców. Musisz opublikować dokumentację zamówienia na profilu nabywcy, dotrzymać minimalnych ustawowych terminów i komunikować się wyłącznie elektronicznie. Błąd w procesie można łatwo zaskarżyć do ÚOHS. Szerzej o podstawowych zasadach i typowych ryzykach przy zamawianiu usług adwokackich piszemy też w artykule Udzielanie zamówień publicznych na usługi prawne: podstawowe zasady.

Tryb uproszczony (§ 129 ZZVZ) jest dla usług prawnych najodpowiedniejszy. Zamawiający określa w dokumentacji zamówienia własne zasady przebiegu postępowania, które nie mogą jednak naruszać zasad podstawowych. Nie musi na przykład ściśle wymagać otwierania kopert w określonym czasie w obecności komisji, jeśli sam tego nie ustali.

W praktyce w przypadku usług prawnych zdecydowanie zaleca się tryb uproszczony, ponieważ pozwala lepiej ustawić ocenę jakościową i uwzględnia specyfikę rynku prawniczego.

Określenie przedmiotu zamówienia publicznego: czego dokładnie potrzebujesz?

Określenie przedmiotu świadczenia jest fundamentem sukcesu. Zamawiający często ogłaszają zamówienie na „usługi prawne” w sposób zbyt ogólny. Usługi prawne obejmują różne specjalizacje: zamówienia publiczne, prawo IT, sprawy sporne, prawo pracy czy legislację.

Skutkiem bywa wybór najtańszego wykonawcy, który jednak nie musi mieć potencjału w danej specjalizacji.

Zalecamy określić przedmiot np. w ten sposób: „Świadczenie usług prawnych w formie bieżącego doradztwa w zakresie prawa zamówień publicznych i prawa budowlanego w przewidywanym wymiarze 50 godzin miesięcznie.” Pozwala to oferentom prawidłowo wycenić swój potencjał. Jeżeli częścią świadczenia jest także bieżąca praca nad warunkami umownymi, warto skorzystać ze wsparcia w zakresie umów i negocjacji.

Kwalifikacje wykonawców: uwaga na dyskryminację

Ustalanie wymogów kwalifikacyjnych to pole minowe. Zgodnie z § 73 i nast. ZZVZ wykonawca wykazuje swoją zdolność i kwalifikacje. W przypadku usług prawnych najczęstsze błędy dotyczą kwalifikacji technicznych (§ 79). Zamawiający często wymagają:

• Nieproporcjonalnego obrotu: Wymaganie obrotu 20 mln CZK (ok. 823 000 EUR) przy zamówieniu o wartości 2 mln CZK jest dyskryminujące, a ÚOHS nakłada za takie praktyki kary.
• Konkretnej liczby pracowników: Wymóg typu „kancelaria adwokacka musi zatrudniać co najmniej 20 prawników” jest przy zwykłych zamówieniach nieuzasadniony. Także mniejsza kancelaria butikowa może zapewnić najwyższy poziom obsługi.
• Specyficznych referencji: Wymaganie referencji odwzorowujących przedmiot zamówienia w najdrobniejszych szczegółach jest ukrytą dyskryminacją. W praktyce podobne „zawyżanie” wymogów pojawia się także w ustawieniach kadrowych i pracowniczych, co omawia artykuł Elastyczne formy pracy: kiedy to już nie praca, lecz problem prawny. Referencje muszą być adekwatne do złożoności zamówienia. Jeżeli w praktyce pojawia się sporne ustalenie kwalifikacji lub późniejsze odwołania i kontrola, warto skonsultować postępowanie z zespołem ds. sporów gospodarczych i sądowych.
• Długości praktyki: Wymóg „członek zespołu musi mieć 15 lat praktyki” jest często oceniany jako nieproporcjonalny. Sama długość praktyki nie gwarantuje jakości.

Prawidłowo ustalone kwalifikacje są proporcjonalne do przedmiotu, niedyskryminujące i bezpośrednio związane z przedmiotem zamówienia.

Kryteria oceny: cena a jakość

Ustawa preferuje ocenę według korzyści ekonomicznej. W przypadku usług prawnych, które są działalnością wysoce intelektualną, cena nie powinna być jedynym kryterium. Przy rozważaniach, jak oceniać jakość i ułożyć współpracę tak, by decydująca nie była wyłącznie stawka, pomocny może być również artykuł Jak znaleźć i wybrać kancelarię adwokacką do współpracy ryczałtowej.

Zalecany zestaw kryteriów dla usług prawnych:

3. Cena ofertowa (waga 40–50 %) – zazwyczaj stawka godzinowa.
4. Doświadczenie zespołu realizacyjnego (waga 30–40 %) – ocena konkretnego doświadczenia kluczowych ekspertów ponad minimalne kwalifikacje.
5. Metodyka pracy/Jakość rozwiązania (waga 10–20 %) – np. przygotowanie modelowej opinii prawnej.

Zamawiający mogą nawet ustalić stałą cenę i oceniać wyłącznie jakość. Jest to właściwe tam, gdzie budżet jest z góry określony, a poszukuje się najlepszego specjalisty. Uwaga na subiektywne kryteria typu „ogólne wrażenie” – kryteria muszą być przejrzyste i obiektywnie weryfikowalne.

Przejrzystość i elektronizacja: obowiązek, a nie wybór

Udzielanie zamówień publicznych w Republice Czeskiej jest w pełni zelektronizowane. Cała komunikacja między zamawiającym a wykonawcą musi odbywać się elektronicznie, najlepiej za pośrednictwem certyfikowanego narzędzia elektronicznego (np. NEN, E-ZAK, TenderArena).

Obowiązki zamawiającego:

• Opublikować dokumentację zamówienia na profilu nabywcy w dniu wszczęcia postępowania.
• Zapewnić nieograniczony zdalny dostęp do dokumentów.
• Komunikować się wyłącznie przez narzędzie elektroniczne (a nie e-mailem poza systemem).

Niezachowanie formy elektronicznej lub spóźniona publikacja dokumentów są częstym powodem unieważnienia postępowania przez ÚOHS.

Konflikt interesów

Konflikt interesów pozostaje w 2026 roku wciąż aktualnym tematem. Jeżeli w przygotowaniu warunków zamówienia uczestniczyła konkretna kancelaria adwokacka, nie może ona brać udziału w postępowaniu jako oferent, jeśli powodowałoby to zakłócenie konkurencji, którego nie da się usunąć w inny sposób.

Zamawiający musi wymagać od wykonawców oświadczenia o braku konfliktu interesów, a sam musi sprawdzić, czy osoby po stronie zamawiającego (oceniający, administratorzy) nie są powiązane z oferentami.

Okres zawieszenia i podpisanie umowy

Po wyborze wykonawcy i wysłaniu zawiadomienia o wyborze biegnie tzw. okres zawieszenia (§ 246 ZZVZ). W tym okresie zamawiający nie może zawrzeć umowy.

• W zwykłych postępowaniach okres ten wynosi 15 dni od doręczenia zawiadomienia o wyborze.
• Jeżeli zostaną wniesione zastrzeżenia, okres ten wydłuża się do doręczenia decyzji w sprawie zastrzeżeń.

Naruszenie zakazu zawarcia umowy w okresie zawieszenia jest jednym z najpoważniejszych deliktów administracyjnych, za który grozi zakaz wykonywania umowy i wysoka kara.

Pakt uczciwości: ograniczanie ryzyk korupcyjnych

Pakt uczciwości nie jest pojęciem ustawowym w ZZVZ, lecz instrumentem umownym (często promowanym przez organizacje takie jak Transparency International), w którym zamawiający i oferenci zobowiązują się do przestrzegania standardów etycznych wykraczających poza ustawę. Przy istotnych zamówieniach na usługi prawne jego wprowadzenie może wzmocnić wiarygodność procesu i zniechęcić do nieuczciwych praktyk.

Najczęstsze błędy prawne i orzecznictwo

Praktyka decyzyjna ÚOHS i czeskich sądów administracyjnych wskazuje następujące powtarzające się błędy:

6. Błędne ustalenie wartości szacunkowej: Celowy podział zamówienia na mniejsze części poniżej 3 mln CZK w celu obejścia ustawy.
7. Wymogi dyskryminujące: Wymóg „siedziby adwokata w miejscu siedziby zamawiającego” jest niedopuszczalny (naruszenie swobody świadczenia usług w UE).
8. Rażąco niska cena ofertowa (§ 113): Zamawiający zapominają ocenić, czy stawka godzinowa nie jest rażąco niska.
9. Istotna zmiana umowy (§ 222): Po podpisaniu umowy nie można dowolnie podwyższać ceny ani zmieniać zakresu usług bez nowego postępowania, chyba że chodzi o wyjątek określony w § 222 ZZVZ.

Związek z regulacjami UE

Czeska ZZVZ transponuje europejską dyrektywę 2014/24/UE. Dla zamawiających oznacza to, że przy zamówieniach powyżej progów unijnych (powyżej 750 000 EUR w przypadku usług prawnych) muszą zapewnić równy dostęp także adwokatom zagranicznym. Wymóg „znajomości prawa czeskiego” jest uzasadniony, ale wymóg „obywatelstwa czeskiego” byłby dyskryminujący.

Dynamiczny system zakupów (DNS)

Dla zamawiających, którzy regularnie zamawiają usługi prawne, efektywną alternatywą jest wprowadzenie dynamicznego systemu zakupów (§ 138 ZZVZ). DNS to w pełni elektroniczny proces, do którego przez cały okres jego trwania mogą przystępować nowi wykwalifikowani wykonawcy.

Zamawiający ustanawia DNS (jak w postępowaniu powyżej progów unijnych), a następnie udziela poszczególnych konkretnych zamówień w ramach DNS, zapraszając wszystkich włączonych wykonawców. To elastyczne i szybkie rozwiązanie dla powtarzających się zakupów usług prawnych.

Typowe ryzyka i ich praktyczne rozwiązania

Podsumowanie

Udzielanie zamówień na usługi prawne wymaga zrównoważenia proceduralnej sztywności ustawy i szczególnego charakteru pracy adwokackiej. Kluczem do sukcesu jest prawidłowe określenie wartości szacunkowej, ustalenie niedyskryminujących wymogów kwalifikacyjnych oraz ocena jakości, a nie tylko ceny.

Jeżeli nie masz pewności co do ustawienia parametrów lub obawiasz się zastrzeżeń, zawsze bezpieczniej jest skonsultować postępowanie ze specjalistami od prawa zamówień publicznych. Kancelaria adwokacka ARROWS dysponuje zespołem specjalistów od ZZVZ, którzy pomogą Ci ustawić postępowanie tak, aby obroniło się przed ÚOHS. Możesz skontaktować się z nami pod adresem konsultacja@arws.cz.