Nowy obowiązek pracodawców od 1 lipca 2026

Co obowiązywało dotychczas i co się zmienia

Czeska ustawa o jednolitym miesięcznym zgłoszeniu pracodawcy (ustawa nr 323/2025 Sb., dalej „ustawa o JMHZ”) obowiązuje od 1 stycznia 2026. Pracodawcy już od kwietnia 2026 korzystają z niej do scentralizowanego elektronicznego składania miesięcznych zgłoszeń do Czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ). Większość obowiązków funkcjonuje więc już w praktyce.

Ustawodawca w przypadku części przepisów zdecydował się jednak na odroczone wejście w życie. Konkretnie § 19 ust. 1–3 wchodzi w życie dopiero 1 lipca 2026. Dotychczas przy zgłaszaniu nowych pracowników obowiązywała następująca zasada: w przypadku obywateli czeskich wystarczało zgłoszenie w ciągu 8 dni od rozpoczęcia pracy, natomiast w przypadku pracowników zagranicznych obowiązywał surowszy wymóg — musieli oni zostać zgłoszeni najpóźniej przed chwilą rozpoczęcia pracy.

Od 1 lipca 2026 surowsza zasada obejmuje wszystkich pracowników bez wyjątku. Państwo chce dysponować informacją o każdym zatrudnieniu jeszcze zanim pracownik wykona pierwszą czynność w pracy. Firmy przyzwyczajone do wygodnego zgłaszania pracowników po faktycznym rozpoczęciu przez nich pracy muszą przebudować swój proces.

Szkolenie online z prawa pracy dla działu HR może pomóc firmom dostosować się do nowych zasad i zapewnić zgodność z prawem.

Obowiązki wynikające z § 19 ust. 1: co dokładnie i kiedy

Podstawowa zasada § 19 ust. 1 jest jednoznaczna: pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ewidencji pracowników najpóźniej przed chwilą rozpoczęcia przez niego pracy. Zgłoszenia można dokonać najwcześniej 8 dni kalendarzowych przed przewidywanym dniem rozpoczęcia pracy.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik rozpoczyna pracę w poniedziałek o 8:00, zgłoszenie musi zostać doręczone do ČSSZ jeszcze przed tą chwilą — najpóźniej w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano, ale zawsze zanim dana osoba faktycznie zacznie pracować.

Zgłoszenie dokonane dopiero po rozpoczęciu pracy, np. w poniedziałek o 9:00, jest z punktu widzenia ustawy spóźnione i stanowi wykroczenie. Praktyczne skutki nowych terminów i ustawienie procesów u pracodawców omawiamy również w powiązanym artykule Jednolite miesięczne zgłoszenie w praktyce: na co uważać w komunikacji z dostawcami systemów płacowych.

Jeśli pracownik zacznie pracować przed dokonaniem rejestracji, jest uważany za „niezgłoszonego” — a firmom grozi w takim przypadku nie tylko kara za niezgłoszenie, ale także sankcje za pracę nierejestrowaną w rozumieniu czeskiej ustawy o zatrudnieniu (ustawa nr 435/2004 Sb.), które mogą sięgnąć nawet 3 000 000 CZK (ok. 123 500 EUR).

W związku z tym tematem przydatne mogą być informacje o natychmiastowym rozwiązaniu stosunku pracy, które jest kolejnym ważnym aspektem prawa pracy.

Zgłoszenie częściowe: praktyczne rozwiązanie dla czeskich pracowników

Ustawa uwzględnia sytuację, w której pracodawca tuż przed rozpoczęciem pracy nie dysponuje jeszcze wszystkimi wymaganymi przez ustawę danymi pracownika. Dla obywateli Republiki Czeskiej (nie dla pracowników zagranicznych) § 19 ust. 2 wprowadza więc instytucję tzw. zgłoszenia częściowego.

Przy zgłoszeniu częściowym pracodawca podaje przed rozpoczęciem pracy przez pracownika jedynie podstawowe dane identyfikacyjne:

·        imię, nazwisko, nazwisko rodowe,

·        numer identyfikacyjny (rodné číslo),

·        miejsce urodzenia,

·        obywatelstwo,

·        przewidywany dzień rozpoczęcia zatrudnienia,

·        symbol zmienny pracodawcy.

Pozostałe dane wymagane do pełnej rejestracji pracodawca ma obowiązek uzupełnić w ciągu 8 dni od dnia, w którym pracownik faktycznie rozpoczął pracę. Tą dwuetapową procedurą ustawa odpowiada na praktyczne trudności — na przykład sytuacje, w których pracownik dostarcza potrzebne dokumenty (potwierdzenie z kasy chorych, dane rachunku bankowego itp.) dopiero w dniu rozpoczęcia pracy.

W przypadku pracowników zagranicznych instytucji zgłoszenia częściowego stosować nie można — muszą oni zostać zgłoszeni w pełnym zakresie, najpóźniej przed chwilą rozpoczęcia pracy.

Pozyskiwanie danych od pracownika: na co pozwala § 19 ust. 3

Nowy obowiązek zgłoszenia pracownika jeszcze przed rozpoczęciem pracy niesie ze sobą praktyczny problem: jak zapewnić, by pracodawca w ogóle dysponował potrzebnymi danymi? Na to pytanie odpowiada § 19 ust. 3, który wyraźnie przyznaje pracodawcy prawo żądania od pracownika przekazania potrzebnych danych jeszcze przed chwilą rozpoczęcia pracy.

Ta regulacja ustawowa jest istotna zwłaszcza z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Pracodawca jest wprawdzie uprawniony do uzyskania danych z wyprzedzeniem, ustawa jednak jednocześnie ustanawia wyraźny warunek: dane te pracodawca może wykorzystać wyłącznie w celu zgłoszenia pracownika do ewidencji pracowników. Jakiekolwiek inne wykorzystanie zebranych danych jest nieuprawnione i rodzi odpowiedzialność pracodawcy.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien mieć przygotowany ustrukturyzowany formularz lub kwestionariusz online, za pośrednictwem którego nowy pracownik przekaże potrzebne dane identyfikacyjne i dane z zakresu prawa pracy jeszcze na etapie przed samym rozpoczęciem pracy — na przykład po podpisaniu umowy o pracę. Prawnicy z kancelarii ARROWS zalecają, aby procedura ta była zawsze poparta przejrzystą informacją o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z RODO, z jasnym określeniem celu przetwarzania.

Podsumowanie końcowe

Zmiana, którą § 19 ustawy o JMHZ wprowadza od 1 lipca 2026, jest prosta w sformułowaniu, ale wymagająca organizacyjnie. Znikają dotychczasowe ośmiodniowe terminy na zgłoszenie nowych pracowników po rozpoczęciu przez nich pracy, a zastępuje je obowiązek ewidencjonowania każdego pracownika jeszcze przed chwilą, w której po raz pierwszy zacznie pracować. Ustawa przewiduje ułatwienie w postaci dwuetapowej procedury — zgłoszenia częściowego dla czeskich pracowników, ale i to wymaga wcześniejszego przygotowania organizacyjnego i ustawienia niezawodnego procesu zbierania danych od przyszłych pracowników.

Dla pracodawców, którzy liczyli na to, że zgłoszenie „jakoś” załatwią w ciągu ośmiu dni po rozpoczęciu pracy, zmiana ta oznacza realne ryzyko sankcji. Kary za niezgłoszenie mogą sięgnąć 100 000 CZK, a w połączeniu z sankcjami za pracę nierejestrowaną łączna odpowiedzialność firmy szybko rośnie do znacznie wyższych kwot.

Prawnicy z kancelarii ARROWS zajmują się problematyką JMHZ kompleksowo — od ustawienia wewnętrznych procesów HR i dokumentacji RODO po reprezentację podczas kontroli lub obronę przed nałożonymi sankcjami. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest przygotowana na zmianę od 1 lipca, skontaktuj się z nami pod adresem konsultacja@arws.cz.