Przetwarzanie danych o zdrowiu pracowników zgodnie z RODO

Główne wymogi prawne

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) zakazuje przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, do których należą również dane dotyczące stanu zdrowia osoby fizycznej​, chyba że spełniony jest jeden z wyjątków wymienionych bezpośrednio w rozporządzeniu.

Innymi słowy, pracodawca nie może gromadzić ani ewidencjonować informacji o chorobach, diagnozach czy niepełnosprawności pracownika, jeżeli nie ma do tego jasnego uzasadnienia ustawowego i odpowiedniej podstawy prawnej. Oprócz ogólnych zasad przetwarzania (takich jak zgodność z prawem, rzetelność, minimalizacja danych itd.) pracodawca musi zatem przy każdym przetwarzaniu danych o zdrowiu spełnić warunki na dwóch poziomach:

1. „Zwykła” podstawa prawna zgodnie z art. 6 RODO:

Musi istnieć jedna z podstaw przetwarzania, które RODO uznaje dla danych osobowych w ogóle (np. wypełnienie obowiązku prawnego, prawnie uzasadniony interes, wyjątkowo zgoda osoby, której dane dotyczą, itd.).

2. Wyjątek dla danych wrażliwych zgodnie z art. 9 RODO:

Ponad zwykłą podstawę prawną konieczne jest spełnienie także szczególnego warunku, który pozwala przetwarzać dane o zdrowiu. RODO chroni bowiem takie dane surowiej – ich przetwarzanie jest a priori zakazane, o ile administrator nie wykaże, że mieści się ono w jednym z enumeratywnie wymienionych wyjątków (np. przetwarzanie jest niezbędne do celów opieki zdrowotnej, wypełnienia obowiązków z zakresu prawa pracy itp.).

Typowe wyjątki pozwalające pracodawcy zgodnie z prawem przetwarzać dane o zdrowiu pracownika to na przykład:

1. Wypełnianie obowiązków z zakresu prawa pracy i BHP: 

Jeżeli przetwarzania danych o zdrowiu wymaga przepis szczególny lub jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy wynikającego z czeskiego Kodeksu pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „KP”) albo z przepisów o zabezpieczeniu społecznym​. Należy tu np. ewidencja okresów czasowej niezdolności do pracy na potrzeby wypłaty zasiłku chorobowego, prowadzenie dokumentacji wypadków przy pracy czy chorób zawodowych itp.

2. Profilaktyka i opieka z zakresu medycyny pracy: 

Dane z badań lekarskich, orzeczenia o zdolności do pracy czy wyniki testów, jeżeli są niezbędne do oceny zdolności pracownika do pracy ze względów zdrowotnych. Dane te może z reguły przetwarzać podmiot świadczący usługi medycyny pracy lub inny pracownik ochrony zdrowia związany tajemnicą​. Pracodawca powinien otrzymać jedynie wniosek dotyczący zdolności („zdolny/niezdolny do pracy”), a nie szczegółowe diagnozy.

3. Ochrona żywotnych interesów: 

Np. przekazanie informacji o zdrowiu w sytuacji, gdy chodzi o ratowanie życia lub zdrowia pracownika albo innej osoby, a pracownik nie jest w stanie wyrazić zgody (typowo nagła interwencja medyczna w miejscu pracy).

4. Interes publiczny w dziedzinie zdrowia: 

Sytuacje nadzwyczajne, takie jak epidemia, mogą uzasadniać określone przetwarzanie – np. pomiar temperatury, ewidencję wyników testów na choroby zakaźne itp., jeżeli leży to w interesie ochrony zdrowia publicznego i jednocześnie opiera się na przepisach prawa lub na prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy polegającym na wypełnieniu obowiązku zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy​.

5. Wyraźna zgoda pracownika:

Tylko wyjątkowo, jeżeli nie można zastosować innej podstawy, pracownik może dobrowolnie wyrazić wyraźną zgodę na przetwarzanie konkretnej informacji o zdrowiu w danym celu. Zgoda musi być dobrowolna i świadoma, nie można jej jedynie „domniemywać” ani wymuszać, a pracownik może ją w każdej chwili wycofać​.

W środowisku pracy wskazana jest jednak ostrożność – ze względu na stosunek podporządkowania i zależności przyjmuje się, że zgoda pracownika często może nie być udzielona w pełni dobrowolnie, a organy nadzorcze kwestionują ważność takich zgód. Dlatego zgoda powinna być stosowana raczej wyjątkowo, np. przy całkowicie dobrowolnych benefitach lub usługach ponadstandardowych, z których pracownik nie musi korzystać.

Oprócz wyboru właściwej podstawy prawnej kluczowe jest przestrzeganie zasady minimalizacji danych i ograniczenia celu. W praktyce oznacza to gromadzenie o pracowniku wyłącznie takich informacji o zdrowiu, które są niezbędne do realizacji uprawnionego celu, i niewykorzystywanie ich dalej w sposób niezgodny z pierwotnym celem.

Jak trafnie stwierdził organ ochrony danych osobowych we wspomnianej sprawie berlińskiej – jeżeli pracodawca nie potrafi wykazać, że określone dane o zdrowiu rzeczywiście potrzebuje do uprawnionego celu lub wypełnienia obowiązku prawnego, narusza zasadę niezbędności i minimalizacji zgodnie z art. 5 RODO​.

Firma powinna zatem zawsze umieć uzasadnić, dlaczego wymaga konkretnych informacji o zdrowiu i je przetwarza.

Praktyczne kroki dla firm

W codziennej praktyce kadrowej i zarządzania zasobami ludzkimi występuje wiele sytuacji, w których praca z danymi o zdrowiu pracowników może być niezbędna. Poniżej przedstawiamy typowe scenariusze, prawidłowe procedury oraz zalecenia, jak zapewnić zgodność z RODO:

Typowe sytuacje wymagające przetwarzania danych o zdrowiu:

1. Zwolnienie lekarskie (czasowa niezdolność do pracy)

Gdy pracownik zachoruje, zwykle musi przedstawić zaświadczenie od lekarza. Standardowe zaświadczenie o niezdolności do pracy przekazywane pracodawcy zawiera jedynie informację, że pracownik jest czasowo niezdolny do pracy i jak długo, nie podaje jednak diagnozy ani szczegółów choroby. 

Takie zaświadczenie nie zawiera wrażliwych danych o zdrowiu w rozumieniu RODO​, więc jego przyjęcie i ewidencjonowanie jest w porządku. Pracodawca powinien wymagać właśnie tego formularza. 

Nie jest natomiast uprawniony do żądania od pracownika szczegółowej dokumentacji lekarskiej ze wskazaniem diagnozy (np. opisu z raportu powypadkowego czy wyników badań wykraczających poza zakres niezbędny do oceny zdolności do pracy). Gdyby pracodawca gromadził taką szczegółową dokumentację medyczną bez obowiązku ustawowego, naruszyłby zakaz przetwarzania szczególnie wrażliwych danych.

Z aktualnych stanowisk wynika, że pracodawcy można zalecić, aby jako dowód choroby zawsze akceptował jedynie standardowe zaświadczenie o niezdolności do pracy, które nie zawiera diagnozy – przyjmowanie dokumentów z konkretnymi danymi o zdrowiu (np. przyczyną choroby) może zostać uznane za delikt administracyjny w dziedzinie ochrony danych osobowych​. (Wyjątkiem są sytuacje, gdy inny przepis prawa bezpośrednio wymaga przekazania szczegółów – zob. niżej ewidencja wypadków przy pracy).

2. Wypadki przy pracy i choroby zawodowe

W razie wypadku w miejscu pracy lub stwierdzenia choroby zawodowej pracodawca ma ustawowy obowiązek ewidencjonowania i zgłaszania tych zdarzeń (np. inspekcji pracy, ubezpieczycielowi). W ramach ewidencji wypadków przy pracy z reguły podaje się opis urazu lub choroby, okoliczności zdarzenia oraz inne informacje o zdrowiu niezbędne do oceny roszczeń pracownika.

Istnieje tu zatem podstawa prawna do przetwarzania także bardziej szczegółowych danych o stanie zdrowia – chodzi o wypełnienie obowiązku prawnego pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa pracy. Dokumentacja ta musi jednak być chroniona równie starannie jak inne dane wrażliwe, a dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione (zob. niżej).

Należy także pamiętać, że prawo przewiduje szczególne okresy przechowywania dokumentacji powypadkowej: zgodnie z przepisami prawa pracy zapisy ewidencyjne dotyczące wypadków przy pracy i chorób zawodowych przechowuje się przez 30 lat (na potrzeby ubezpieczenia emerytalnego)​. Firma musi więc zapewnić bezpieczną archiwizację tych danych przez ten okres, a następnie ich bezpieczne zniszczenie.

3. Wstępne i okresowe badania lekarskie

KP i powiązane przepisy zobowiązują pracodawcę do zapewnienia, aby pracownicy wykonywali pracę odpowiadającą ich zdolności zdrowotnej. Przed podjęciem zatrudnienia oraz w określonych odstępach czasu w trakcie stosunku pracy pracownicy muszą zatem przechodzić badania z zakresu medycyny pracy. Orzeczenie o zdolności do pracy wydaje lekarz współpracujący na podstawie umowy, a pracodawca otrzymuje z reguły jedynie wynik: zdolny/niezdolny do pracy (ewentualnie z ograniczeniami). Szczegóły badania czy diagnozy pozostają poufne między pracownikiem a lekarzem.

Dla działu HR zalecenie brzmi więc – przechowywać wyłącznie same orzeczenia lekarskie (lub potwierdzenie wyniku), a nie kompletną dokumentację medyczną. Przetwarzanie tych danych opiera się na obowiązku prawnym (spełnienie wymogów BHP) oraz na wyjątku z art. 9 ust. 2 lit. h) RODO (profilaktyka zdrowotna, ocena zdolności do pracy). Również tu obowiązuje zabezpieczenie tych dokumentów przed nieuprawnionym dostępem.

4. Testy na COVID-19 i inne badania przesiewowe

Nadzwyczajna sytuacja w czasie pandemii postawiła wielu pracodawców przed pytaniem, czy mogą ustalać informacje o zdrowiu, takie jak wyniki testów na COVID-19, szczepienia, czy mierzyć temperaturę przy wejściu do miejsca pracy. Czeski Urząd Ochrony Danych Osobowych (ÚOOÚ) potwierdził w czasie pandemii, że pomiar temperatury czy zapis o negatywnym teście mogą być uzasadnione przy spełnieniu surowych warunków – zwłaszcza jeżeli uzasadnia to obowiązek pracodawcy zapewnienia bezpiecznego i niezagrażającego zdrowiu środowiska w miejscu pracy​.

Podstawą prawną może tu być prawnie uzasadniony interes oraz wypełnienie obowiązku prawnego (BHP), a jednocześnie konieczne jest spełnienie wyjątku dla przetwarzania danych o zdrowiu ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego lub ochrony życia i zdrowia (art. 9 ust. 2 lit. i) lub lit. b) RODO).

W praktyce oznacza to dokonywanie wyłącznie niezbędnych czynności (np. nieprowadzenie powszechnych pomiarów, jeśli sytuacja tego nie wymaga, nieprzechowywanie danych dłużej, niż to konieczne) oraz dbałość o maksymalne zabezpieczenie tak uzyskanych danych. Przykładowo jeżeli firma odnotowuje, że danego dnia pracownik miał pozytywny wynik testu, musi traktować ten zapis jako ściśle poufny i po ustaniu celu go usunąć.

Jakie podstawy prawne wybrać

W każdej z opisanych wyżej sytuacji pracodawca powinien wyjaśnić sobie, na jakiej podstawie przetwarza dane o zdrowiu. Z reguły będzie to:

1. wypełnienie obowiązku ustawowego (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – np. obowiązek prowadzenia ewidencji wypadków, umożliwienia kontroli zwolnień lekarskich, zapewnienia badań lekarskich itd.), albo

2. prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f) – typowo zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, ochrona zdrowia pozostałych pracowników, kontrola nadużywania tzw. sick days itp.).

3. rzadziej może chodzić o zgodę pracownika (art. 6 ust. 1 lit. a), z której należy jednak korzystać wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście nie chodzi o obowiązek ani niezbędny krok (np. pracownik dobrowolnie przekazuje informację o swoim ograniczeniu zdrowotnym, aby pracodawca mógł wyjść mu naprzeciw – nawet tu podstawą jest często raczej wypełnienie obowiązku niedyskryminowania go).

Ważne jest, aby nie łączyć w nieprzejrzysty sposób kilku podstaw jednocześnie – dla każdego celu przetwarzania wybierzcie najbardziej adekwatną i wskażcie ją również w rejestrze czynności przetwarzania oraz w informacjach dla pracowników. Nie zapominajcie też o wymogu art. 9 RODO – do wybranej podstawy z art. 6 musicie mieć także odpowiedni wyjątek dla danych wrażliwych (zob. wyżej). Przykładowo: jeżeli przechowujecie zaświadczenie o niezdolności do pracy, podstawą prawną jest wypełnienie obowiązku prawnego (ewidencja dla czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ)), a szczególnym wyjątkiem jest art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (niezbędność do wypełnienia obowiązków w dziedzinie zatrudnienia).

Prawidłowe uzyskiwanie i przechowywanie zgód 

Jeżeli zajdzie sytuacja, w której rzeczywiście opieracie się na zgodzie pracownika na przetwarzanie danych o zdrowiu, zadbajcie o jej formę i treść. Zgoda musi być wyraźna, czyli najlepiej pisemna lub elektroniczna z podpisem, w żadnym wypadku nie dorozumiana. Wskażcie konkretnie, na jakie dane i w jakim celu pracownik wyraża zgodę (np. jednorazowe badanie danych biometrycznych w ramach dobrowolnego programu zdrowotnego).

Zgoda nie może być ukryta w umowie o pracę ani w ogólnych warunkach handlowych – musi mieć formę odrębnego dokumentu lub wyraźnie wyodrębnionej klauzuli​.

Pouczcie także pracownika, że może zgodę w każdej chwili wycofać, i zapewnijcie mu prosty sposób, aby to zrobić (np. kontakt do działu kadr lub inspektora ochrony danych – DPO). Nigdy nie uzależniajcie zwykłych czynności z zakresu prawa pracy od zgody – np. nie traktujcie podpisania zgody jako obowiązkowego przy zatrudnieniu. Zgoda utraciłaby wówczas dobrowolność i nie byłaby prawnie ważna​.

Ewidencja udzielonych zgód powinna być staranna; najlepiej prowadźcie rejestr zgód, w którym odnotujecie, kto, kiedy i w jakim celu udzielił zgody, aby móc to wykazać w razie kontroli.

Ustalenie procesów wewnętrznych w celu zapewnienia ochrony danych

Kluczowym praktycznym środkiem jest wprowadzenie w firmie jasnych zasad, kto i w jaki sposób może postępować z danymi o zdrowiu pracowników. Dokumenty i informacje dotyczące zdrowia powinny być dostępne wyłącznie dla ograniczonego kręgu osób – typowo kadrowców, pracowników działu płac (ze względu na zasiłek chorobowy) lub przełożonego, ale tylko w niezbędnym zakresie. Wrażliwe zaświadczenia lekarskie czy orzeczenia warto przechowywać oddzielnie od zwykłych akt osobowych pracownika, na przykład w zapieczętowanej kopercie lub w elektronicznym systemie HR z ograniczonymi prawami dostępu.

Zabezpieczenia techniczne muszą odpowiadać charakterowi danych: dane o zdrowiu w postaci elektronicznej powinny być szyfrowane lub przynajmniej chronione silnym hasłem, a dostęp do folderów rejestrowany i uzależniony od uprawnień. Dokumenty papierowe przechowujcie w zamykanych szafach z kontrolą, kto do nich zaglądał. Każda cyfrowa ewidencja danych o zdrowiu musi być objęta wewnętrznymi środkami bezpieczeństwa – niewystarczające zabezpieczenia techniczne i organizacyjne (np. przechowywanie danych w postaci niezaszyfrowanej, brak kontrolowanych procedur dostępu i uwierzytelniania użytkowników) stanowią poważne naruszenie RODO​. Przeszkólcie więc pracowników, którzy mają styczność z danymi wrażliwymi, z obowiązku zachowania tajemnicy i prawidłowych procedur.

Wewnętrzna polityka powinna określać, jak ewidencjonuje się dane o zdrowiu, kto zatwierdza dostęp, jak postępuje się w przypadku wniosku o dane wrażliwe (np. kto może zobaczyć diagnozę z protokołu powypadkowego) oraz co robić w razie możliwego incydentu (utrata dokumentu, nieuprawniony dostęp itd.).

Nie zapominajcie również o obowiązku zachowania tajemnicy – np. jeżeli firma ma własnego lekarza zakładowego lub pracownika medycznego, musi umownie zobowiązać tę osobę do zachowania poufności informacji. Wreszcie warto anonimizować lub pseudonimizować dane wszędzie tam, gdzie szczegółowa identyfikacja nie jest konieczna – np. do statystyk zachorowalności wystarczą dane zagregowane bez nazwisk.

Okres przechowywania danych o zdrowiu

RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny z uwagi na cel. W przypadku danych o zdrowiu obowiązuje to podwójnie – firma nie powinna ich archiwizować dłużej, niż to konieczne. Ustalcie więc okresy brakowania dla poszczególnych rodzajów dokumentów:

• Zwykłe zaświadczenie o niezdolności do pracy czy zapis o nieobecności można zniszczyć po upływie ustawowego okresu na ewentualną kontrolę lub przedawnienie roszczeń (zwykle kilka lat). Dla pewności często zaleca się przechowywanie przez 3–4 lata po ustaniu stosunku pracy ze względu na możliwe spory​, następnie jednak dane należy zniszczyć.

• Orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy przechowujcie przez czas trwania stosunku pracy (lub ważności orzeczenia) oraz przez okres ustawowy po jego zakończeniu. Niektóre przepisy mogą wymagać archiwizacji nawet przez kilka lat po odejściu pracownika (np. ze względu na ewentualne roszczenia z tytułu choroby zawodowej).

• Dokumentacja wypadków przy pracy i chorób zawodowych, jak wskazano wyżej, ma szczególnie długi okres – 30 lat od wystąpienia zdarzenia​. Dokumentację tę archiwizujcie więc oddzielnie i bezpiecznie przez ten okres, a dopiero potem przeprowadźcie brakowanie.

• Jeżeli uzyskaliście zgodę pracownika na jednorazową akcję (np. badanie przesiewowe), a akcja się odbyła, nie macie powodu dalej przechowywać danych – usuńcie je niezwłocznie po realizacji danego celu. Pamiętajcie, że jeżeli pracownik wycofa zgodę, musicie zakończyć przetwarzanie i usunąć dane (o ile nie macie innej podstawy prawnej).

Dla ułatwienia można w wewnętrznej polityce lub instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej zamieścić zestawienie rodzajów dokumentów zawierających dane osobowe pracowników i przypisać im okresy przechowywania zgodnie z przepisami lub potrzebami wewnętrznymi. Po upływie danego okresu bezpiecznie zniszczcie dane (niszczenie dokumentów papierowych, usunięcie i anonimizacja zapisów elektronicznych). Zapobiegniecie w ten sposób zbędnemu gromadzeniu danych wrażliwych i ograniczycie ryzyko, że ktoś w przyszłości uzyska do nich nieuprawniony dostęp.

Macie wątpliwości co do prawidłowego okresu archiwizacji dokumentacji zdrowotnej Waszych pracowników? Pomożemy Wam ustalić zasady wewnętrzne.

Typowe błędy i jak ich unikać

Nawet przy najlepszych intencjach firmy popełniają czasem błędy przy przetwarzaniu danych o zdrowiu pracowników.

Oto cztery częste potknięcia wraz z przykładami z praktyki i wskazówkami, jak je wyeliminować:

1. Gromadzenie niepotrzebnie szczegółowych informacji: 

Pracodawcy niekiedy ewidencjonują więcej danych o zdrowiu, niż rzeczywiście potrzebują – na przykład żądają od pracownika szczegółowej dokumentacji lekarskiej z diagnozą zamiast wystarczającego zaświadczenia o niezdolności do pracy. Naruszają w ten sposób zasadę minimalizacji i mogą dopuścić się niezgodnego z prawem przetwarzania danych wrażliwych​.

Jak tego uniknąć: zawsze zadawajcie sobie pytanie, czy daną informację naprawdę musicie znać. Pozyskujcie tylko to, co niezbędne do wypełnienia obowiązku (np. daty początku i końca niezdolności do pracy). Szczegóły medyczne (diagnozy, opisy chorób) pozostawcie lekarzom i nie wymagajcie ich od pracowników.

2. Niejasna lub nieważna zgoda pracownika: 

Częstym błędem jest próba „zabezpieczenia się” uniwersalną zgodą pracownika, która jednak obejmuje bardzo szerokie przetwarzanie (wszelkie możliwe dane) lub została uzyskana formalnie, bez rzeczywistego wyboru. Taka zgoda blankietowa jest sprzeczna z RODO – nie jest ani konkretna, ani dobrowolna. Ponadto pracownik może zgodę w każdej chwili wycofać, co postawi firmę w trudnej sytuacji, jeśli oparła na niej niezbędne procesy.

Jak tego uniknąć: Nie opierajcie się na zgodzie tam, gdzie przetwarzanie możecie oprzeć na innej podstawie prawnej (obowiązek ustawowy, prawnie uzasadniony interes). Jeżeli zgoda jest już potrzebna, sformułujcie ją wąsko dla danego celu i rzeczywiście dajcie pracownikowi możliwość wyboru (żadnych sankcji ani niekorzyści, jeśli się nie zgodzi). Przykładem dobrej praktyki jest dobrowolny program zdrowotny – zaproponujcie pracownikom udział, ale ich nie zmuszajcie. Zgody archiwizujcie i regularnie sprawdzajcie, czy są nadal ważne i potrzebne​.

3. Niewystarczające zabezpieczenia i poufność: 

Nawet najlepsza podstawa prawna nie pomoże, jeśli firma zaniedba środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych. W praktyce zdarzały się przypadki, gdy wrażliwe foldery z danymi pracowników były swobodnie dostępne dla szerszego kręgu osób z powodu błędnej konfiguracji systemu – tak stało się np. w sprawie H&M, w której wewnętrzne zapisy dotyczące zdrowia i prywatności pracowników zostały czasowo udostępnione całemu przedsiębiorstwu, co następnie doprowadziło do rekordowej kary​. 

Jak tego uniknąć: Wprowadźcie ścisłe prawa dostępu – do danych o zdrowiu mają dostęp wyłącznie upoważnione osoby. Szyfrujcie pliki i korzystajcie z bezpiecznego magazynu danych. Konsekwentnie komunikujcie wewnętrznie, że informacje o zdrowiu są poufne. Każdy, kto z nimi pracuje, powinien być związany tajemnicą. Przeprowadzajcie regularne audyty, czy nie dochodzi do nieuprawnionego dostępu. W przypadku systemów IT dbajcie o aktualizacje i elementy bezpieczeństwa (szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, rejestrowanie dostępu). Zapobiegniecie w ten sposób wyciekom i nadużyciom danych​.

4. Wykorzystanie danych o zdrowiu do niewłaściwych celów: 

Najpoważniejsza jest sytuacja, gdy pracodawca wykorzystuje uzyskane dane wrażliwe przeciwko pracownikom lub do podejmowania decyzji dyskryminujących. Przykładowo wspomniana sprawa w Berlinie ujawniła, że firma prowadziła listę „krytycznych” pracowników na podstawie chorób psychicznych i innych informacji osobistych i korzystała z niej przy zwolnieniach​. To rażące naruszenie prawa i etyki – RODO jasno stanowi, że danych o zdrowiu nie można przetwarzać w celu nieuprawnionej oceny czy dyskryminacji pracowników.

Jak tego uniknąć: Wprowadźcie w kulturze organizacyjnej zerową tolerancję dla jakiegokolwiek nadużycia danych osobowych. Dane o zdrowiu służą wyłącznie celom zgodnym z prawem (np. ochronie zdrowia, wypełnianiu obowiązków), a nigdy podejmowaniu decyzji o tym, kto dostanie podwyżkę, awans lub zostanie zwolniony, jeżeli nie wiąże się to bezpośrednio z daną informacją.

Decyzje w sprawach pracowniczych muszą opierać się na wynikach pracy, kwalifikacjach i obiektywnych kryteriach – nigdy na tym, że ktoś ma problemy zdrowotne lub na przykład opiekuje się chorym członkiem rodziny. Przejrzyjcie procesy wewnętrzne (rekrutacja, ocena, rozwiązywanie stosunku pracy) i upewnijcie się, że nie zawierają żadnych pytań ani kryteriów dotyczących zdrowia, które nie miałyby oparcia w obowiązkach pracodawcy.

Jeżeli nie macie pewności, czy w Waszym przypadku lepszą podstawą jest wypełnienie obowiązku prawnego, czy zgoda, chętnie indywidualnie ocenimy Waszą sytuację.