Reorganizacja firmy z perspektywy prawa pracy

Czym właściwie jest zmiana organizacyjna z prawnego punktu widzenia

Czeski Kodeks pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „ZP”) rozróżnia trzy podstawowe rodzaje zmian organizacyjnych, które mogą prowadzić do rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem:

Likwidacja pracodawcy lub jego części – jeżeli spółka kończy działalność, wchodzi w stan likwidacji albo likwiduje konkretny oddział lub dział. Właśnie tutaj kluczowe jest prawidłowe określenie, co uważa się za „część pracodawcy”, ponieważ sama likwidacja stanowiska pracy z reguły nie mieści się w tej kategorii.

Przeniesienie pracodawcy – jeżeli firma lub jej część przenosi się poza miejsce wykonywania pracy uzgodnione w umowie o pracę. Także tu decyduje szczegółowa ocena, czy chodzi o przeniesienie całej części pracodawcy, czy tylko o zmianę w ramach organizacji.

Zbędność pracownika – powstaje w wyniku zmiany zadań pracodawcy, wyposażenia technicznego, zmniejszenia liczby pracowników w celu zwiększenia efektywności pracy lub innych zmian organizacyjnych. Ten trzeci przypadek jest w praktyce najczęstszy, a zarazem najtrudniejszy do udowodnienia.

Prawnicy ARROWS rutynowo zajmują się zmianami organizacyjnymi w średnich i dużych firmach. Jeśli planują Państwo restrukturyzację, prosimy o kontakt – przeprowadzimy Państwa przez cały proces.

Kto może decydować o zmianie organizacyjnej i jak zrobić to prawidłowo

Decyzja o zmianie organizacyjnej to nie tylko wewnętrzna notatka dla pracowników. Jest to prawnie wiążący akt, który musi zostać przyjęty przez właściwy organ pracodawcy zgodnie z ustalonymi zasadami.

W przypadku osoby prawnej (s.r.o., a.s. – czeska spółka akcyjna) uprawniony jest przede wszystkim organ statutowy – czyli jednatel, zarząd lub inny przedstawiciel statutowy. Jest to zasada wyjściowa, która obowiązuje zawsze. Może jednak dojść do delegowania tego uprawnienia na inne osoby, na przykład na dyrektora, HR managera lub kierownika działu.

Tu jednak pojawia się pierwsza pułapka – delegowanie musi być prawidłowe i dostatecznie konkretne. Nie wystarczy ogólna wzmianka w zakresie obowiązków, że menedżer „zarządza zasobami ludzkimi”. Upoważnienie musi wynikać albo ze szczególnego pełnomocnictwa, albo z przepisu wewnętrznego (regulamin organizacyjny, wytyczne), który wyraźnie obejmuje uprawnienie do przyjmowania zmian organizacyjnych i likwidowania stanowisk pracy.

Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) zajmował się tą kwestią i podkreślił, że jeżeli upoważnienie nie jest dostatecznie jasne, zmiana organizacyjna może zostać następnie uznana za nieprzyjętą przez właściwy organ, a zatem za nieważną. Oznacza to, że wypowiedzenie oparte na takiej zmianie organizacyjnej zostanie unieważnione, a pracodawca będzie zmuszony wypłacać wynagrodzenie.

Prawnicy ARROWS pomogą Państwu przygotować prawidłowe upoważnienie i przepisy wewnętrzne tak, aby były zgodne z wymogami ZP i orzecznictwa.

Kluczowy jest wybór terminu – co, jeśli popełnią Państwo błąd

Zmiana organizacyjna ma dwie ważne fazy: ważność i skuteczność. Zmiana organizacyjna staje się ważna z chwilą, gdy podejmie ją właściwy organ. Skuteczna staje się jednak dopiero w momencie określonym w samej decyzji albo z chwilą faktycznego przeprowadzenia zmiany.

Na potrzeby prawa pracy oznacza to, że pracownik może stać się zbędny dopiero od chwili wejścia w życie zmiany organizacyjnej, a nie wcześniej. Jeżeli więc wręczą Państwo pracownikowi wypowiedzenie z uzasadnieniem, że stał się zbędny od 1 lipca, a zmiana organizacyjna wejdzie w życie dopiero 1 sierpnia, wypowiedzenie będzie nieważne.

Co dzieje się w takim przypadku? Pracodawca musi nadal przydzielać pracownikowi pracę i wypłacać mu wynagrodzenie. Jeżeli jednak nie może już przydzielać mu pracy (ponieważ stanowisko zostało zlikwidowane), chodzi o przeszkodę w pracy po stronie pracodawcy, za którą pracownikowi przysługuje wynagrodzenie – i to aż do upływu okresu wypowiedzenia.

Praktyka sądowa jasno pokazuje, że źle zaplanowana w czasie reorganizacja może kosztować pracodawcę setki tysięcy koron czeskich na wynagrodzenia, odprawy i inne koszty związane z postępowaniem sądowym. Często zdarza się, że spory sądowe trwają rok lub dłużej, a przez cały ten czas pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie.

Skontaktuj się z nami i uzyskaj rozwiązanie prawne dotyczące terminów zmian organizacyjnych dopasowane do Państwa firmy. Zminimalizuj ryzyko kosztownych błędów.

Wypowiedzenie z powodu zbędności – co musi zawierać

Wypowiedzenie stosunku pracy z powodu zbędności pracownika musi spełniać rygorystyczne wymogi formalne i merytoryczne. Brak wymaganych elementów może prowadzić do nieważności wypowiedzenia, co oznacza obowiązek pracodawcy wypłacania pracownikowi wynagrodzenia aż do prawomocnego orzeczenia sądu.

Wypowiedzenie musi zawierać:

• Jasne wskazanie przyczyny wypowiedzenia – konkretnie należy podać, że pracownik stał się zbędny w wyniku decyzji pracodawcy o zmianie organizacyjnej

• Opis zmiany organizacyjnej – co konkretnie się zmienia (np. likwidacja działu, zmniejszenie liczby stanowisk pracy, zmiana wyposażenia technicznego)

• Datę wejścia w życie zmiany organizacyjnej – od kiedy zmiana jest skuteczna

• Identyfikację pracodawcy i pracownika – w tym identyfikację stosunku pracy

• Własnoręczny podpis osoby uprawnionej – a nie wyłącznie podpis elektroniczny lub mechaniczny

Istotne jest również doręczenie wypowiedzenia. ZP wymaga, aby wypowiedzenie zostało doręczone zgodnie z zasadami doręczania. Najczęściej odbywa się to przez doręczenie osobiste w miejscu pracy, gdy pracownik potwierdza odbiór swoim podpisem.

Od czerwca 2025 r. weszła w życie tzw. flexinowela ZP, która zasadniczo zmienia niektóre zasady. Okres wypowiedzenia zaczyna obecnie biec już z dniem doręczenia wypowiedzenia, a nie dopiero od pierwszego dnia następnego miesiąca, jak było wcześniej. Dla pracodawców oznacza to konieczność starannego przeliczenia wszystkich terminów przy zmianach organizacyjnych.

Adwokaci ARROWS na bieżąco śledzą wszystkie zmiany legislacyjne i rutynowo zajmują się sprawami zmian organizacyjnych również w kontekście flexinoweli. W celu bezpiecznego przygotowania wypowiedzeń prosimy o kontakt z naszą kancelarią.

Zwolnienia grupowe – kolejny poziom złożoności

Jeżeli Państwa reorganizacja prowadzi do zwolnienia większej liczby pracowników, wchodzą Państwo w reżim zwolnień grupowych. Tu nie wystarczy już tylko wręczyć wypowiedzenia – muszą Państwo spełnić szereg dodatkowych obowiązków proceduralnych, których naruszenie może mieć poważne konsekwencje.

Ze zwolnieniem grupowym mamy do czynienia wtedy, gdy w okresie 30 dni kalendarzowych wypowiedzą Państwo umowę z przyczyn organizacyjnych (§ 52 lit. a–c) ZP) co najmniej:

• 10 pracownikom, jeśli zatrudniają Państwo od 20 do 100 pracowników

• 10% pracowników, jeśli zatrudniają Państwo od 101 do 300 pracowników

• 30 pracownikom, jeśli zatrudniają Państwo ponad 300 pracowników

Pierwszym obowiązkiem jest poinformowanie organizacji związkowej lub rady pracowników co najmniej 30 dni przed wręczeniem pierwszego wypowiedzenia. Jeżeli w Państwa firmie nie działają ani związki zawodowe, ani rada pracowników, muszą Państwo poinformować bezpośrednio wszystkich zainteresowanych pracowników.

Informacja musi zawierać:

• Przyczyny zwolnienia grupowego

• Liczbę i strukturę zawodową pracowników, którzy mają zostać zwolnieni

• Okres, w którym nastąpią zwolnienia

• Kryteria doboru pracowników

• Informacje o odprawie i innych prawach pracowników

Drugim krokiem są negocjacje z organizacjami związkowymi lub radą pracowników w sprawie zamierzonego zwolnienia grupowego. Celem jest osiągnięcie porozumienia lub przynajmniej omówienie środków ograniczających liczbę zwalnianych osób i łagodzących skutki zwolnień.

Trzecim krokiem jest poinformowanie oddziału wojewódzkiego czeskiego Urzędu Pracy (Úřad práce) – i to równocześnie z poinformowaniem związków zawodowych. Urzędowi Pracy przesyłają Państwo informację o zamierzonym zwolnieniu grupowym, a następnie także pisemne sprawozdanie o wynikach negocjacji ze związkami zawodowymi i o ostatecznej decyzji.

Kluczowy jest następnie termin 30 dni: stosunek pracy zwalnianego pracownika nie może zakończyć się wcześniej niż po 30 dniach od doręczenia pisemnego sprawozdania Urzędowi Pracy. Jeżeli nie dotrzymają Państwo tego terminu, okres wypowiedzenia automatycznie się wydłuża, co oznacza wyższe koszty wynagrodzeń i dalsze komplikacje.

Kancelaria adwokacka ARROWS ma doświadczenie w prowadzeniu zwolnień grupowych w średnich i dużych spółkach. Zapewnimy kompleksową procedurę, w tym komunikację z urzędami i związkami zawodowymi. Prosimy pisać na adres konsultacja@arws.cz. 

Odprawa i inne roszczenia pracowników przy zmianach organizacyjnych

Gdy rozwiązują Państwo stosunek pracy z przyczyn organizacyjnych, muszą Państwo wypłacić pracownikowi odprawę. Minimalna wysokość odprawy jest określona ustawowo i zależy od długości zatrudnienia u danego pracodawcy.

Wysokość odprawy w 2025 r.:

• Stosunek pracy krótszy niż 1 rok – jednokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

• Stosunek pracy od 1 do 2 lat – dwukrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

• Stosunek pracy dłuższy niż 2 lata – trzykrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

W przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej odprawa może wynieść aż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku zawodów wymagających dużego wysiłku.

Co, jeśli po zmianie organizacyjnej chcą Państwo ponownie zatrudnić zwolnionego pracownika? Jest to możliwe, ale należy pamiętać o zasadach zwrotu odprawy. Jeżeli pracownik wróci do Państwa przed upływem okresu odpowiadającego liczbie wielokrotności przeciętnego wynagrodzenia, musi zwrócić proporcjonalną część odprawy.

Przykład: Pracownik otrzymał odprawę w wysokości trzykrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (odpowiadającą trzem miesiącom). Gdyby wrócił po jednym miesiącu, musiałby zwrócić odprawę za dwa miesiące. Jedynym wyjątkiem jest zawarcie umowy o wykonanie pracy (dohoda o provedení práce) – wtedy do zwrotu odprawy nie dochodzi.

Prawnicy ARROWS rutynowo zajmują się kwestiami odpraw i innych roszczeń pracowników. Jeżeli przeprowadzają Państwo zmiany organizacyjne, prosimy o kontakt w celu uzyskania kompleksowego doradztwa prawnego.

Zapobieganie fikcyjnym zmianom organizacyjnym – jak chronić się przed sporami sądowymi

Jednym z najczęstszych powodów, dla których sądy uchylają wypowiedzenia z powodu zmian organizacyjnych, jest fikcyjna zmiana organizacyjna. Występuje ona wtedy, gdy pracodawca formalnie przyjmuje decyzję o zmianie organizacyjnej, ale w rzeczywistości jedynie ją pozoruje, aby pozbyć się niewygodnego pracownika.

Jak sąd rozpozna fikcyjną zmianę organizacyjną? Istnieje kilka typowych wskaźników:

• Pracodawca wprawdzie formalnie likwiduje stanowisko pracy, ale zaraz potem obsadza to samo stanowisko nowym pracownikiem o faktycznie takim samym zakresie obowiązków

• Zmiana organizacyjna nie ma żadnego rzeczywistego wpływu na funkcjonowanie firmy – chodzi o czysto formalną korektę struktury organizacyjnej

• Decyzja o zmianie organizacyjnej jest ogólnikowa i nieokreślona, nie zawiera jasnego uzasadnienia rzeczywistych przyczyn organizacyjnych

• Zwolniony zostaje tylko jeden konkretny pracownik, podczas gdy pozostali na podobnych stanowiskach zostają

Jeżeli sąd dojdzie do wniosku, że chodziło o fikcyjną zmianę organizacyjną, uzna wypowiedzenie za nieważne. Pracodawca musi wówczas wypłacać pracownikowi wynagrodzenie za cały okres od zakończenia stosunku pracy aż do prawomocnego orzeczenia sądu – co może trwać nawet ponad rok.

Jak się chronić? Kluczowe jest staranne uzasadnienie rzeczywistych przyczyn organizacyjnych. Decyzja o zmianie organizacyjnej powinna zawierać konkretny opis, dlaczego zmiana następuje – na przykład z powodu konieczności obniżenia kosztów, usprawnienia produkcji, zmiany strategii biznesowej lub reakcji na zmiany na rynku.

Adwokaci ARROWS rutynowo przygotowują decyzje o zmianach organizacyjnych z uzasadnieniem, które obroni się przed sądem. W celu natychmiastowego rozwiązania Państwa sytuacji prosimy o kontakt.

Komunikacja ze związkami zawodowymi i radą pracowników – obowiązki pracodawcy

Jeżeli w Państwa spółce działa organizacja związkowa lub rada pracowników, muszą Państwo konsultować z nimi zmiany organizacyjne. Nie oznacza to wyłącznie informowania – chodzi o rzeczywistą konsultację z możliwością zajęcia stanowiska przez związki zawodowe.

Konsultacja oznacza, że pracodawca musi:

• Zapoznać organ związkowy z określoną czynnością prawną lub środkiem odpowiednio wcześnie, aby organ związkowy miał odpowiedni czas na zajęcie stanowiska wobec propozycji

• Udzielić w porę niezbędnych informacji, konsultacji i dokumentów

• Dążyć do osiągnięcia porozumienia w trakcie negocjacji

Istotne jest, że decyzja w sprawie zawsze należy do kompetencji pracodawcy – związki zawodowe jedynie wyrażają stanowisko, ale nie mogą zablokować zmiany organizacyjnej. Nie oznacza to jednak, że mogą Państwo ich stanowisko ignorować – pracodawca powinien je w miarę możliwości uwzględniać.

Jeżeli w firmie nie działają ani związki zawodowe, ani rada pracowników, Państwa obowiązki są znacznie prostsze. W przypadku zwykłych zmian organizacyjnych nie trzeba wówczas nikogo konsultować ani informować (oczywiście poza samym pracownikiem, któremu wręczają Państwo wypowiedzenie). Wyjątkiem są zwolnienia grupowe, w przypadku których muszą Państwo poinformować bezpośrednio wszystkich zainteresowanych pracowników.

Prawnicy ARROWS pomogą Państwu przygotować komunikację ze związkami zawodowymi i radą pracowników zgodnie z aktualnymi wymogami ZP. Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.

Przeniesienie do innej pracy jako alternatywa dla wypowiedzenia

Zanim przystąpią Państwo do wypowiedzenia z powodu zbędności, prawo wymaga rozważenia, czy nie mogą Państwo zaoferować pracownikowi innej odpowiedniej pracy w swojej firmie. Jeżeli taką pracę mają Państwo do dyspozycji, a nie zaproponowali jej Państwo pracownikowi, wypowiedzenie może być nieważne.

Jaka praca jest odpowiednia? Prawo stanowi, że musi być odpowiednia z uwagi na stan zdrowia pracownika, jego umiejętności oraz w miarę możliwości również kwalifikacje. Oznacza to, że nie mogą Państwo po prostu zaproponować głównemu inżynierowi pracy sprzątaczki ani ekonomiście pracy magazyniera – taka praca prawdopodobnie nie byłaby odpowiednia.

Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca może, a nawet musi przenieść pracownika do innej pracy bez jego zgody. Jest to możliwe na przykład:

• Ze względów zdrowotnych (jeżeli pracownik nie może dalej wykonywać dotychczasowej pracy)

• W przypadku ciąży i macierzyństwa

• Jeżeli dla pracownika przejściowo brakuje pracy (przeszkoda po stronie pracodawcy)

• W okresie wypowiedzenia, jeżeli wypowiedzenie zostało złożone z powodu niespełniania wymagań lub niezadowalających wyników pracy

Przy przeniesieniu do innej pracy należy rozróżnić, czy chodzi o przeniesienie w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (wtedy zgoda pracownika nie jest potrzebna), czy poza nim (wtedy konieczne jest porozumienie lub jedna z ustawowych przyczyn).

Prawnicy ARROWS pomogą Państwu ocenić, czy w Państwa sytuacji należy zaproponować pracownikowi inną pracę, czy można przystąpić bezpośrednio do wypowiedzenia. W celu konsultacji prawnej prosimy o kontakt z naszą kancelarią.

Ochrona danych osobowych przy reorganizacji – czego trzeba pilnować

Przy zmianach organizacyjnych pracują Państwo z dużą ilością danych osobowych pracowników. Oznacza to, że muszą Państwo przestrzegać wymogów RODO (GDPR) oraz czeskiej ustawy o ochronie danych osobowych.

Kluczowe ryzyka w obszarze RODO przy reorganizacji:

• Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby decyzji o zwolnieniach – konieczna jest podstawa prawna (zazwyczaj prawnie uzasadniony interes pracodawcy)

• Udostępnianie danych osobowych zewnętrznym doradcom – jeżeli korzystają Państwo z usług kancelarii prawnej lub konsultantów HR, muszą Państwo mieć z nimi zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych

• Obowiązek informacyjny wobec pracowników – muszą Państwo poinformować ich, w jaki sposób przetwarzają Państwo ich dane osobowe w związku z reorganizacją

• Archiwizacja dokumentów – po reorganizacji należy prawidłowo archiwizować dokumenty zawierające dane osobowe i przestrzegać okresów brakowania

Naruszenie RODO może prowadzić do kar w wysokości do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. W praktyce ochrona danych osobowych przy reorganizacji jest więc równie ważna jak przestrzeganie przepisów prawa pracy.

Kancelaria adwokacka ARROWS zapewnia kompleksowe doradztwo w zakresie RODO przy zmianach organizacyjnych. Nasi prawnicy zadbają o to, aby wszystkie procesy były zgodne z wymogami ochrony danych osobowych.

Dlaczego większość firm woli powierzyć reorganizację ekspertom

Jak widać z poprzednich części artykułu, zmiany organizacyjne z perspektywy prawa pracy są niezwykle złożonym obszarem, w którym nawet drobny błąd może mieć fatalne skutki. W praktyce spotykamy się z wieloma ukrytymi pułapkami, których laik często nie dostrzega:

Szczegóły proceduralne i terminy, które wzajemnie na siebie wpływają – na przykład termin wejścia w życie zmiany organizacyjnej a doręczenie wypowiedzenia a terminy wobec Urzędu Pracy. Błąd w jednej dacie może unieważnić cały proces.

• Powiązania z innymi przepisami – ZP, czeska ustawa o inspekcji pracy (ustawa nr 251/2005 Sb.), RODO, czeski Kodeks postępowania cywilnego (ustawa nr 99/1963 Sb.) i wiele innych norm prawnych, które trzeba skoordynować.

• Wyjątki i przypadki szczególne – kobiety w ciąży, pracownicy na urlopie rodzicielskim, pracownicy z niepełnosprawnością, pracownicy w okresie ochronnym – dla każdej grupy obowiązują szczególne zasady.

• Orzecznictwo – oprócz samej ustawy trzeba znać praktykę orzeczniczą sądów, która wykłada konkretne przepisy kodeksu. Bez tej wiedzy ryzykują Państwo, że Państwa postępowanie nie zostanie zaakceptowane przez sąd.

• Flexinowela – od czerwca 2025 r. przyniosła szereg zmian w okresach wypowiedzenia i innych zasadach, które należy uwzględnić.

Kancelaria adwokacka ARROWS zajmuje się zmianami organizacyjnymi i zwolnieniami praktycznie codziennie. Dzięki temu potrafimy znacznie skrócić klientom czas i zminimalizować ryzyko błędów. Mamy doświadczenie w długoterminowej obsłudze ponad 150 spółek akcyjnych, 250 spółek s.r.o. oraz 50 gmin i krajów (regionów). Stawiamy na szybkość i wysoką jakość.

Nasza kancelaria jest ubezpieczona od szkód do kwoty 500 000 000 CZK (ok. 20,6 mln EUR). Dla klienta bezpieczniej jest zatem powierzyć sprawę profesjonalistom. Często jesteśmy również partnerami prawników wewnętrznych firm przy rozwiązywaniu spraw specjalistycznych. Dzięki sieci ARROWS International codziennie zajmujemy się sprawami z elementem międzynarodowym i mamy ponad dziesięcioletnie doświadczenie w świadczeniu usług prawnych za granicą.

Jeżeli nie chcą Państwo ryzykować błędów, szkód lub kar, mogą Państwo bezpiecznie powierzyć całą sprawę ARROWS – wystarczy skontaktować się z kancelarią.

Łączenie klientów i możliwości inwestycyjne

W ramach naszej praktyki mamy kontakty z szeroką siecią przedsiębiorców, inwestorów i partnerów biznesowych. Jeżeli w związku z reorganizacją szukają Państwo inwestora, partnera biznesowego do sprzedaży lub zakupu części firmy albo finansowania dalszego rozwoju, chętnie wysłuchamy Państwa pomysłów biznesowych.

Potrafimy łączyć klientów ze sobą, jeżeli mają interesujące możliwości inwestycyjne lub biznesowe.