Zamówienia publiczne o małej wartości

Czym jest zamówienie publiczne o małej wartości i dlaczego nawet „małe” zamówienia wymagają dużej uwagi?

Aby prawidłowo ustalić szacunkową wartość, należy zsumować wartości wszystkich podobnych i powiązanych ze sobą dostaw lub usług, które zamawiający zamierza nabyć w danym okresie rozliczeniowym. Nieprawidłowe ustalenie wartości uważa się za jedno z najpoważniejszych uchybień w zamówieniach publicznych. W tym obszarze ARROWS świadczy kompleksowe usługi z zakresu zamówień publicznych.

Może ono prowadzić do niezgodnego z prawem postępowania poza reżimem czeskiej ustawy o udzielaniu zamówień publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”), nieważności umowy, korekty finansowej dotacji nawet o 100 %, a w skrajnych przypadkach także do odpowiedzialności karnej. Choć zamówień o małej wartości (VZMR) nie trzeba udzielać w pełnym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zawsze należy przestrzegać podstawowych zasad z § 6 ZZVZ, takich jak zasada przejrzystości, równego traktowania i zakazu dyskryminacji.

Długoletnia stabilność pierwotnych progów, które z krótką przerwą obowiązywały blisko dwadzieścia lat, została w ostatnich latach zachwiana przez rozwój gospodarczy i inflację. Obecnie w kręgach eksperckich toczy się intensywna dyskusja o podwyższeniu tych progów o 50 %, co oznaczałoby wzrost do 3 mln CZK (ok. 123 500 EUR) dla dostaw i usług oraz 9 mln CZK (ok. 370 400 EUR) dla robót budowlanych.

Podwyższenie to miałoby bardziej realistycznie odzwierciedlać wzrost cen i usprawnić procesy w projektach, które wskutek inflacji przekroczyły pierwotne progi. Ta dynamiczna sytuacja pokazuje, jak ważne jest posiadanie u boku partnerów prawnych, którzy stale orientują się w przepisach i ich zmianach oraz chronią Państwa przed potencjalnymi zmianami reguł gry. Nasi prawnicy śledzą tę problematykę i zajmują się nią na co dzień.

Trzy drogi do bezpiecznego udzielenia zamówienia: Kiedy bezpośrednie zaproszenie jest ryzykiem, a kiedy koniecznością?

Zgodnie z metodykami czeskiego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (Ministerstvo pro místní rozvoj) i dobrą praktyką istnieją trzy podstawowe sposoby udzielania VZMR. Wybór właściwej drogi zależy od szacunkowej wartości zamówienia oraz zasady proporcjonalności, zgodnie z którą nakład administracyjny i koszty muszą być adekwatne do możliwej korzyści.

• Udzielenie zamówienia z wolnej ręki: Bezpośrednie zawarcie umowy z jednym konkretnym wykonawcą. Procedura ta jest właściwa wyłącznie przy zamówieniach o bardzo niskiej, tzw. bagatelnej wartości (wewnętrzne regulaminy często ustalają próg np. 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR) bez VAT). Można ją zastosować także w sytuacjach skrajnie pilnych lub gdy na rynku z możliwych do wykazania przyczyn istnieje tylko jeden wykonawca. Przy zamówieniach o wyższej wartości udzielenie z wolnej ręki jest jednak bardzo ryzykowne i należy go unikać.

• Zaproszenie zamknięte: Zamawiający kieruje zaproszenie do składania ofert do ograniczonego, wcześniej wybranego kręgu wykonawców, zwykle co najmniej trzech. Kluczowe jest zapewnienie sprawiedliwego doboru i rotacji zapraszanych firm, aby nie powstało podejrzenie dyskryminacji.

• Zaproszenie otwarte: Jest to metoda najbardziej przejrzysta i najbezpieczniejsza. Zaproszenie do składania ofert jest publikowane tak, aby o zamówienie mógł ubiegać się nieograniczony krąg wykonawców, zazwyczaj na profilu nabywcy.

Uwaga na miny: Historie z praktyki i najczęstsze błędy, które kosztują miliony

Choć zasady dotyczące VZMR są pozornie prostsze, praktyka pokazuje, że kryje się w nich wiele ryzyk. Wielu zamawiających niestety popełnia te same błędy, które prowadzą do poważnych konsekwencji.

Jednym z najczęstszych uchybień jest celowe dzielenie zamówień, tzw. „metoda salami”. Chodzi o świadomą próbę podzielenia jednego dużego zamówienia na kilka mniejszych VZMR w celu obejścia surowszych zasad. Rzeczywiste przypadki pokazują, że takie postępowanie zdecydowanie się nie opłaca.

Przykładowo czeski Urząd Ochrony Konkurencji (ÚOHS) nałożył karę na dzielnicę Praga-Koloděje za podzielenie zamówienia na budowę przedszkola. To samo uchybienie przytrafiło się także Ministerstwu Rozwoju Regionalnego (MMR), które otrzymało karę w wysokości 150 000 CZK (ok. 6 200 EUR) za dzielenie zamówień na usługi prawne. ÚOHS jest więc gotów karać za takie wykroczenia.

Kolejnym częstym błędem jest dyskryminacja wykonawców. Zamawiający dopuszczają się jej, ustalając nadmiernie wygórowane wymagania kwalifikacyjne, które zawężają krąg potencjalnych oferentów. Podobnie dyskryminujące są źle sformułowane warunki zamówienia lub łączenie niepowiązanych świadczeń w jedno zamówienie.

Przykładem jest połączenie robót budowlanych z dostawą specjalistycznego oprogramowania IT, co uniemożliwia złożenie oferty wykonawcom z jednej branży. Takie praktyki naruszają zasadę proporcjonalności i równego traktowania.

Wreszcie należy podkreślić ryzyka związane z niewystarczającą dokumentacją. Bez kompletnej dokumentacji całego procesu wykazanie przejrzystości postępowania podczas kontroli jest niemal niemożliwe. Może to prowadzić do domniemania uchybienia, a nawet do osobistej odpowiedzialności kadry kierowniczej.

Poważnym ryzykiem jest również zawarcie umowy z wykonawcą objętym sankcjami międzynarodowymi. Takie uchybienie może skutkować karą do 4 mln CZK (ok. 164 600 EUR) i postępowaniem karnym. Nasi prawnicy ARROWS rutynowo zajmują się tą problematyką i mogą pomóc w weryfikacji wykonawców dzięki naszej sieci ARROWS International.

Przypadki szczególne i wymiar międzynarodowy: Kiedy VZMR w ogóle nie ma zastosowania?

Dla czytelników z wykształceniem prawniczym warto wspomnieć, że nie wszystkie zamówienia podlegają reżimowi VZMR. Ustawa o udzielaniu zamówień publicznych (ZZVZ) przewiduje jasne wyjątki. Do najczęstszych należą zakup, najem lub dzierżawa istniejącej nieruchomości albo, pod pewnymi warunkami, usługi w zakresie badań i rozwoju.

Kolejnym istotnym wyjątkiem są usługi finansowe związane z papierami wartościowymi oraz określone usługi prawne, w szczególności zastępstwo w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub administracyjnym. Wyjątki te nie obowiązują automatycznie i zawsze należy starannie ocenić spełnienie wszystkich warunków.

Ryzyka związane z zamówieniami publicznymi nie mają wyłącznie lokalnego charakteru. Korporacje działające w środowisku międzynarodowym muszą liczyć się z zagrożeniem sankcjami międzynarodowymi. Dzięki naszej sieci ARROWS International, budowanej od ponad dziesięciu lat, potrafimy zweryfikować wykonawców pod kątem list sankcyjnych i zapewnić zgodność z przepisami międzynarodowymi.

Sprawami z elementem międzynarodowym zajmujemy się praktycznie codziennie. Dbamy o to, aby Państwa umowy były prawnie wykonalne również za granicą. Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią – konsultacja@arws.cz.

Jak pomożemy Państwu rozwiązać problemy związane z VZMR?

Nasze doświadczenie z wieloletniej współpracy z klientami jest dla Państwa gwarancją jakości. W naszym portfelu znajduje się ponad 150 spółek akcyjnych (a.s.), 250 spółek s.r.o. (czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz 51 gmin i krajów, dla których rutynowo zajmujemy się tymi kwestiami. Stawiamy na szybkość i wysoką jakość świadczonych usług.

Świadczymy kompleksową obsługę prawną od początkowej fazy udzielania zamówienia aż po rozwiązywanie sporów. Pomożemy Państwu w przygotowaniu regulaminów wewnętrznych, dokumentacji chroniącej przed sankcjami oraz w przygotowaniu lub weryfikacji umów.

Oferujemy również konsultacje prawne, zastępstwo przed sądami i organami administracji, takimi jak ÚOHS, a także specjalistyczne szkolenia z certyfikatem dla pracowników i kierownictwa.

W naszym biznesie wychodzimy jednak poza samo doradztwo prawne. Jeśli nasi klienci mają ciekawe możliwości inwestycyjne lub biznesowe, chętnie ich ze sobą łączymy. Również my chętnie wysłuchamy ciekawych pomysłów przedsiębiorczych i biznesowych oraz pomożemy je rozwinąć. Skontaktuj się z nami pod adresem konsultacja@arws.cz i uzyskaj rozwiązanie prawne na miarę.