Cómo constituir una comunidad de propietarios (SVJ) paso a paso

Cuándo se constituye la SVJ y cuándo es voluntario

Si la comunidad de propietarios no se ha constituido ya antes, la constituirán los propietarios de las unidades en un edificio en el que haya al menos cinco unidades, de las cuales al menos cuatro pertenezcan a cuatro propietarios distintos (§ 1198 del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)). La obligación surge, por tanto, solo cuando el edificio se llena: no bastan cinco unidades, también tiene que haber cuatro propietarios distintos. Hasta entonces la constitución es voluntaria.

En un edificio con menos de cinco unidades, la SVJ solo puede constituirse con el consentimiento de todos los propietarios de las unidades. La ley lo dice expresamente (§ 1199 del CC). Los propietarios de unidades de un edificio más pequeño pueden, por ello, elegir si administrarán el edificio como comunidad o de otra forma. La decisión corresponde a todos y, si alguno de ellos no está de acuerdo, la SVJ no puede nacer.

Estas disposiciones no fijan un plazo concreto para la constitución, pero la obligación tiene un efecto práctico. En el registro público no se inscribirá el derecho de propiedad sobre una unidad transmitida a otro propietario si no se acredita el nacimiento de la comunidad de propietarios (§ 1198, apdo. 2, del CC). Esta regla debe leerse junto con el apartado 1: está vinculada a la obligación de constituir la SVJ en un edificio ya ocupado, no a cada venta. Sin embargo, la ley no determina expresamente a partir de qué transmisión se aplica el impedimento, por lo que quien quiera vender más unidades debe tener la SVJ inscrita a tiempo; de lo contrario, la transmisión se le paralizará en el Catastro inmobiliario (katastr nemovitostí).

También importa el orden: la creación de las unidades precede a la constitución de la SVJ. Primero se divide el edificio en unidades mediante la declaración del propietario (prohlášení vlastníka) y solo después tiene sentido constituir la comunidad. La declaración del propietario y sus requisitos se analizan en el texto sobre la declaración del propietario para la división del inmueble en unidades, que precede a todo lo que se describe a continuación.

Cómo nace la SVJ: cinco pasos de los estatutos a la inscripción

La comunidad de propietarios se constituye mediante la aprobación de los estatutos, y puede constituirla incluso el propietario único de todas las unidades. Para aprobar los estatutos se requiere su adopción en la junta constituyente por mayoría de votos de todos los propietarios de las unidades, o bien el acuerdo de todos los propietarios de las unidades sobre su contenido (§ 1200 del CC). De ahí se deriva un orden de pasos que en la práctica se repite.

El primer paso es el proyecto de estatutos, porque sin ellos no se puede convocar la junta. Los estatutos los prepara el fundador, normalmente el promotor, o uno de los propietarios con un asesor. El proyecto se envía a los propietarios con antelación para que puedan conocerlo. Cuanto más preciso sea el proyecto, menos modificaciones habrá en la junta y más breve será esta.

El segundo paso es la convocatoria de la junta constituyente. La convocatoria debería contener lo que un propietario necesita razonablemente saber: lugar, hora, orden del día y proyecto de estatutos. Una buena convocatoria facilita además defender más adelante que la junta se celebró correctamente.

El tercer paso es la aprobación de los estatutos. Los estatutos se adoptan por mayoría de votos de todos los propietarios de las unidades, no solo de los presentes, y por eso es necesario vigilar la asistencia. Para modificar los estatutos antes del nacimiento de la comunidad se requiere el consentimiento de la mayoría de votos de todos los propietarios de las unidades, salvo que los estatutos exijan un número mayor (§ 1201 del CC). Así, el proyecto se termina de perfilar antes de la junta, pero tras la aprobación ya solo se modifica con la misma mayoría.

El cuarto paso es el documento público. El acuerdo de la junta constituyente sobre la adopción de los estatutos se acredita mediante un documento público que contiene el texto aprobado de los estatutos (§ 1200, apdo. 4); cuando la constitución se realiza por acuerdo de todos los propietarios, son los propios estatutos los que revisten esta forma. El quinto paso es la solicitud de inscripción en el registro y la inscripción misma: la comunidad de propietarios nace el día de su inscripción en el registro público (§ 1204 del CC), concretamente en el Registro de Comunidades de Propietarios de Unidades (rejstřík společenství vlastníků jednotek), que lleva el tribunal registral (rejstříkový soud) (§ 1 de la Ley checa de Registros Públicos, Ley n.º 304/2013 Sb., en adelante «LRP»).

Quién presenta la solicitud de inscripción, qué anexos hay que adjuntar y qué tasas se pagan lo regulan la LRP y sus normas de desarrollo, por lo que antes de la presentación conviene verificar los requisitos vigentes en el tribunal registral. En la práctica, la solicitud la prepara un abogado o un notario, porque un error en un anexo da lugar a un requerimiento del tribunal y a retrasos.

Qué deben contener los estatutos

Los estatutos contienen como mínimo la denominación con las palabras «společenství vlastníků» (comunidad de propietarios) y la identificación del edificio, el domicilio fijado en el edificio (si no es posible, en otro lugar adecuado), los derechos y obligaciones de los propietarios de las unidades como miembros, la determinación de los órganos y sus competencias, el número de miembros de los órganos electivos y la duración de su mandato, la forma de convocatoria, deliberación y adopción de acuerdos, la designación de los primeros miembros del órgano estatutario y las reglas para la administración del edificio y del terreno y para el uso de las partes comunes (§ 1200, apdo. 2, del CC). Si falta alguno de estos requisitos, los estatutos no cumplen la ley.

El punto débil más frecuente es la designación de los primeros miembros del órgano estatutario. Se trata de un requisito obligatorio, pero los propietarios suelen aplazarlo para «más adelante». Tras el nacimiento de la comunidad, este dato puede suprimirse de los estatutos, y los estatutos pueden encomendar esta decisión al órgano estatutario (§ 1200, apdo. 3), de modo que la ley parte de que es un dato transitorio. Pero en el momento de la constitución hay que tenerlo.

El órgano estatutario es el comité, salvo que los estatutos determinen que lo sea el presidente de la comunidad. Puede ser miembro de un órgano electivo quien tenga plena capacidad de obrar y sea honorable en el sentido de las normas sobre el ejercicio de actividades empresariales (§ 1205 del CC). Por eso, antes de la elección conviene comprobar si los candidatos cumplen este requisito.

Unos buenos estatutos contienen también lo que la ley no les exige. Fijan los plazos de convocatoria de la asamblea, la adopción de acuerdos fuera de sesión (per rollam), que la ley, al margen del caso de una asamblea sin quórum, solo admite si los estatutos lo permiten (§ 1211 del CC), las reglas sobre los anticipos para la administración del edificio y el procedimiento en caso de conflictos. Cada una de estas reglas ahorra una disputa posterior, y por eso merece la pena incluirlas ya en la constitución y no después del primer conflicto.

Cuándo necesita un notario

Si la comunidad de propietarios se constituye mediante la adopción de los estatutos por todos los propietarios de las unidades, los estatutos requieren la forma de documento público (§ 1200, apdo. 4, del CC). Además, el acuerdo de la junta constituyente sobre la adopción de los estatutos se acredita mediante un documento público que contiene el texto aprobado de los estatutos. En la práctica, esta forma la garantiza el notario mediante acta notarial, y por eso en la constitución de una SVJ con varios propietarios suele intervenir un notario.

La necesidad de notario depende de la forma de constitución, no solo del número de propietarios. En la junta constituyente se acredita mediante documento público el acuerdo sobre los estatutos; cuando hay acuerdo de todos los propietarios, son los propios estatutos los que revisten esta forma. En cambio, no se exige cuando la SVJ la constituye el propietario único de todas las unidades. La diferencia es esencial para el promotor que aprueba él mismo los estatutos antes de la primera venta, y para el edificio en el que ya hay varios propietarios y los estatutos se adoptan en junta o por acuerdo de todos.

En materia de constitución de SVJ suele ser conveniente consultar los siguientes pasos no solo con un abogado, sino también con un notario. ARROWS colabora en este ámbito con varios notarios de confianza, por ejemplo con la notaria Mgr. Silvie Dohnalová.

¿Cómo elegir al notario? Son decisivas tres cosas. En primer lugar, la experiencia en la asistencia a asambleas y en actas para SVJ, porque un acta notarial ordinaria sobre un contrato es un trabajo distinto del acta sobre el desarrollo de una junta con decenas de propietarios. En segundo lugar, la disponibilidad en la fecha de la junta, porque el notario debe estar presente en ella para poder acreditar la adopción de los estatutos. En tercer lugar, un precio claro pactado de antemano. Encontrará un listado de notarios en el sitio web de la Cámara Notarial de la República Checa (Notářská komora České republiky).

Cuándo necesita un abogado

La ley no establece la intervención obligatoria de abogado en las disposiciones sobre la constitución de la SVJ (§ 1198 a 1204 del CC). La SVJ puede constituirse sin abogado si los propietarios son capaces de ponerse de acuerdo sobre los estatutos, convocar la junta y preparar la solicitud de inscripción. El abogado es, por tanto, opcional y no obligatorio.

El abogado se ocupa de las tres cosas que con más frecuencia salen mal. La primera son los estatutos: que cumplan la ley, se ajusten al edificio y no bloqueen la administración posterior. La segunda es la junta: convocatoria, lista de asistencia, votación y acta, de modo que el acuerdo sea inatacable. La tercera es la solicitud de inscripción: anexos y firmas correctos para que el tribunal no requiera subsanaciones. La ley no reserva estas tres tareas al abogado, pero es precisamente aquí donde surgen los errores.

La diferencia práctica se aprecia en el promotor que vende un edificio grande vivienda por vivienda. Para él, la SVJ forma parte del proceso de venta y cada retraso repercute en la fecha de la transmisión. El abogado le prepara un modelo de estatutos, el calendario y la comunicación con el notario, de modo que el promotor no tiene que ocuparse de los detalles. En un edificio pequeño con pocos propietarios basta una consulta puntual sobre el proyecto de estatutos.

Un tema relacionado es la propia división del edificio en unidades. Lo que ello implica desde el punto de vista del jurista se analiza en el texto sobre qué hay que hacer para dividir un edificio en unidades, porque la constitución de la SVJ es su continuación directa.

Otros profesionales: quién resulta útil además del notario y el abogado

Los consejos siguientes son prácticos; no se trata de obligaciones legales. Un contable resulta útil desde el principio, porque la comunidad lleva contabilidad y necesita configurar correctamente los anticipos y los fondos. El administrador del edificio asume el funcionamiento diario, es decir, la limpieza, las pequeñas reparaciones y la comunicación con los proveedores. Un asesor fiscal ayudará en caso de dudas sobre la declaración tributaria de la comunidad.

Una SVJ nueva necesita también algunos detalles que nadie considera un tema jurídico. Una cuenta bancaria para los anticipos, el seguro del edificio, las revisiones de las instalaciones técnicas y los contratos de suministro de energía y servicios. Cuanto antes se organicen estas cuestiones, antes podrá la comunidad funcionar como persona jurídica y menos disputas innecesarias habrá entre los propietarios.

Al elegir a los profesionales ayuda un principio: asignar a cada uno una tarea claramente delimitada y comprobar quién responde de qué. El notario responde del acta y del documento público, el abogado de la parte jurídica de los estatutos y de la solicitud, el contable de la contabilidad y el administrador del funcionamiento. El solapamiento de funciones lleva a que cada uno confíe en el otro y nadie remate el asunto.

El promotor constituye la SVJ en solitario: cuándo no hace falta notario

La comunidad de propietarios puede constituirla también el propietario único de todas las unidades, y en tal caso los estatutos no requieren la forma de documento público (§ 1200, apdos. 1 y 4, del CC). El promotor que ha dividido el edificio y aún no ha vendido ninguna unidad puede así aprobar los estatutos él solo, sin junta constituyente y sin notario.

Es la vía más rápida, pero no significa que no haya nada que vigilar. La comunidad no nace hasta su inscripción en el registro. La ley no vincula expresamente el impedimento del § 1198, apdo. 2, a la primera venta, pero, en cuanto el edificio está ocupado, el Catastro no inscribirá la transmisión de otra unidad si no se acredita el nacimiento de la SVJ. Por eso el promotor constituye la SVJ con antelación, idealmente cuando todavía es propietario único, y no en el momento en que firma el contrato con el tercer comprador. De este modo, un retraso en el tribunal registral no repercutirá en la fecha de la transmisión.

Los estatutos que apruebe el promotor influirán en la administración del edificio durante muchos años. Los futuros propietarios los aceptarán al comprar la vivienda, y por eso deberían ser equilibrados: no deberían asegurar al promotor ventajas desproporcionadas, porque eso es precisamente lo que suele dar pie a posteriores litigios con los propietarios. Unos estatutos de calidad son también un argumento de venta, porque los compradores los leen.

Los compradores deberían comprobar si la SVJ ya está inscrita antes de firmar el contrato de compraventa. La inscripción es pública y puede consultarse en el registro. El promotor que lo tiene en regla gana con ello credibilidad y su venta transcurre sin contratiempos. Las cuestiones de la división del edificio y de la venta por viviendas se analizan en el texto titulado El abogado aconseja cómo comprar un edificio, dividirlo en unidades y venderlo por viviendas.

Errores típicos y su coste

El primer error es confundir la aprobación de los estatutos con el nacimiento de la SVJ. Los propietarios aprueban los estatutos, dan por hecho que la comunidad existe y empiezan a cobrar anticipos. Pero la comunidad no nace hasta la inscripción y hasta entonces no existe como persona jurídica, de modo que no puede por sí misma ser parte de un contrato ni tener cuenta bancaria propia. El coste es la incertidumbre sobre quién responde de las obligaciones contraídas hasta ese momento y el retraso de las transmisiones.

El segundo error es subestimar la mayoría necesaria para aprobar los estatutos. La mayoría se calcula sobre todos los votos, no sobre los presentes, y con una asistencia baja los estatutos no salen adelante. Los propietarios tienen entonces que repetir la junta y la inscripción se retrasa. Ayuda recabar poderes con antelación, controlar la lista de asistencia y elegir una fecha en la que la mayoría de los propietarios pueda asistir.

El tercer error son unos estatutos incompletos. Falta un requisito legal, por ejemplo la designación de los primeros miembros del órgano estatutario, o las reglas para la administración del edificio. El tribunal registral requiere entonces la subsanación y la inscripción se aplaza. La prevención consiste en contrastar el proyecto de estatutos con la lista de requisitos obligatorios antes de la junta.

El cuarto error es constituir la SVJ dando por supuesto que todo lo resolverá «otra persona». El promotor confía en el abogado, el abogado en el notario y el notario en los propietarios, y nadie vigila los plazos. Por eso los abogados del despacho ARROWS determinan desde el principio quién se encarga de qué y en qué plazo, y supervisan todo el proceso, desde el proyecto de estatutos hasta la inscripción en el registro.

Riesgos al constituir una SVJ

Resumen final

La SVJ se constituye mediante la aprobación de los estatutos y nace con la inscripción en el registro; el notario es necesario cuando los estatutos los adoptan varios propietarios en junta o por acuerdo de todos, y la ley no exige abogado, aunque este ayuda precisamente con los estatutos, la junta y la solicitud. El artículo ha mostrado que el promotor que constituye la comunidad en solitario como propietario único no necesita notario y que el mayor riesgo es el retraso de la inscripción en el momento en que el edificio se llena de compradores.

Para el propietario del edificio o el promotor de ello se deriva un orden claro: primero dividir el edificio en unidades, después preparar los estatutos y la inscripción, y planificar las ventas de modo que la SVJ esté inscrita antes de que el edificio tenga cuatro propietarios distintos. Aplazar estos pasos lleva a que el Catastro paralice las transmisiones y la venta se retrase.

Los abogados del despacho ARROWS preparan estatutos de SVJ, dirigen juntas constituyentes, colaboran con notarios y preparan solicitudes de inscripción en el registro. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestros servicios de Derecho inmobiliario.