Cómo organizar una licitación de servicios jurídicos en Asia: qué tener en cuenta al colaborar con despachos locales
Una licitación de servicios jurídicos en Asia no debería decidirse solo por el precio. Lo que más cuenta es la licencia local, la experiencia, el seguro y la capacidad del despacho para trabajar en varias jurisdicciones. Los riesgos son los honorarios poco claros, los conflictos de intereses y una mala coordinación entre varios asesores. En este artículo verá cómo definir el encargo, con qué criterios comparar las ofertas y qué debe dejar asegurado en el contrato antes de empezar a colaborar.
Resumen para la dirección
- Una licitación de servicios jurídicos en Asia exige una preparación especializada: No se trata solo del precio. También cuentan la licencia, el seguro y el conocimiento del entorno local.
- El papel del Lead Counsel es clave: Coordinar varias jurisdicciones desde un único punto ahorra costes y reduce el riesgo de errores.
- El contrato debe ser a prueba de fallos: Exija una Engagement Letter con límites claros de honorarios (Fee Caps).
- Confíe, pero verifique: Las referencias y el Conflict Check son imprescindibles.
Por qué una licitación de servicios jurídicos en Asia es distinta a una en su país
La segunda gran diferencia es que la relación con un despacho de abogados se basa en la confianza y la confidencialidad, y se rige en esencia por los principios del contrato de mandato del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «Código Civil»). En una licitación clásica se elige al proveedor una sola vez. Los servicios jurídicos, en cambio, requieren una colaboración a largo plazo y un conocimiento profundo de su negocio. Los abogados del despacho ARROWS organizan con frecuencia licitaciones de servicios jurídicos para sus clientes extranjeros y saben en qué fijarse.
Conocen los retos específicos del mercado jurídico asiático y los errores más habituales que cometen los convocantes.
Contratación de servicios jurídicos en Asia: estrategia y riesgos
Las empresas que deciden cómo contratar servicios jurídicos en Asia tienen varias opciones. Las más habituales son colaborar directamente con un despacho local, recurrir a una red internacional con presencia local o combinar ambas bajo la dirección de un abogado de su país (lead counsel). Consulte nuestro servicio, en el que aplicamos estas estrategias. Cada estrategia tiene sus ventajas y sus riesgos.
Las licitaciones en el ámbito jurídico asiático deben tener en cuenta que los procesos varían de un país a otro, ya que las autoridades públicas de Singapur o China exigen una transparencia distinta a la del sector privado. El marco jurídico de cada país determina qué documentos deben presentar los licitadores y qué criterios deben cumplir. La experiencia de los abogados del despacho ARROWS muestra que las empresas a menudo no prestan suficiente atención a la normativa local.
Un factor decisivo son las restricciones regulatorias sobre quién puede prestar servicios jurídicos. En Indonesia, por ejemplo, solo los abogados con licencia conforme al Derecho indonesio pueden prestar servicios jurídicos completos y actuar ante los tribunales. En la India, la presencia de despachos extranjeros está regulada y sujeta a normas específicas. Los abogados del despacho ARROWS conocen estas limitaciones por experiencia práctica y se aseguran de que el despacho elegido esté habilitado para representarle plenamente.
Fase de preparación de la licitación: planifique cuanto antes
La preparación de una licitación de servicios jurídicos empieza mucho antes de emitir la Request for Proposal (RFP). Primero hay que definir el alcance de los servicios jurídicos (Scope of Work). No siempre es sencillo, porque las necesidades jurídicas varían entre los países asiáticos. En China, por ejemplo, necesitará abogados que conozcan tanto la normativa local como las restricciones cambiarias a la repatriación de beneficios.
El segundo paso es fijar el presupuesto y el calendario, ya que los servicios jurídicos en Asia pueden ser caros, sobre todo en los centros financieros. No se trata solo de las tarifas horarias de los abogados. En Hong Kong o Singapur, las tarifas de los socios sénior son comparables a las de Londres o Nueva York, mientras que en Vietnam o Tailandia pueden ser nominalmente más bajas. Pero tenga en cuenta que una tarifa más baja no siempre supone un coste total menor.
El tercer elemento de la preparación es el análisis de las jurisdicciones. Si va a operar en un solo país, todo es más sencillo. Si necesita apoyo en varios países, debe elegir un despacho que tenga una red propia o colabore con abogados locales de confianza (las llamadas redes «best friends»). Los abogados del despacho ARROWS trabajan a diario con varias jurisdicciones asiáticas y conocen los retos que supone coordinar el asesoramiento jurídico en la región.
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Riesgos y sanciones |
Cómo ayuda ARROWS (consultas@arws.cz) |
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Elegir un socio jurídico inadecuado: Operar en un entorno jurídico nuevo sin orientación experta lleva a perder tiempo, a tomar decisiones jurídicas erróneas y a gastos innecesarios. |
Preparación de la RFP y evaluación de las ofertas: Los abogados del despacho ARROWS le ayudarán a estructurar la licitación de modo que se compruebe la capacidad de los candidatos y se elija al socio que mejor se ajuste a sus necesidades. |
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Malentendidos sobre el alcance de los servicios: En Asia no siempre está claro qué incluye la tarifa horaria y qué debe pagarse aparte como gastos (cash expenses). |
Preparación de especificaciones detalladas: El despacho ARROWS le ayudará a redactar las condiciones de colaboración (Engagement Letter) que definan con claridad el alcance de los servicios. |
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Desconocer las restricciones jurídicas locales: En muchos países, los abogados extranjeros no pueden representar a clientes ante los tribunales, y esto no siempre se ve a primera vista. |
Asesoramiento y búsqueda: Los abogados del despacho ARROWS conocen las restricciones regulatorias (Bar rules) de cada país y le ayudarán a elegir un socio que cumpla todos los requisitos de licencia. |
Criterios para elegir un socio jurídico en Asia
Con la licitación ya preparada, debe definir con claridad los criterios de evaluación. En Asia esto es especialmente importante, porque la cultura jurídica y la idea de lo que es un buen servicio al cliente pueden diferir de los estándares europeos.
La evaluación debe basarse en referencias y rankings. Los abogados del despacho ARROWS suelen revisar la documentación para conocer la experiencia real del equipo. Si necesita ayuda con una operación de M&A en Singapur, elija un despacho con experiencia contrastada en transacciones de ese sector. Una buena licitación debe incluir la verificación de referencias: conviene contactar con clientes anteriores o apoyarse en valoraciones independientes.
El segundo criterio es el conocimiento del entorno local y los contactos. El despacho debe conocer a fondo no solo la legislación, sino también cómo la aplican las autoridades. En algunos países asiáticos, conocer las reglas no escritas y los trámites administrativos es clave para resolver un asunto con rapidez.
Por la diferencia horaria, es clave que el despacho tenga un plan de comunicación claro. Por eso conviene acordar de antemano las personas de contacto y los tiempos de respuesta. Los abogados del despacho ARROWS tienen experiencia coordinando el trabajo entre distintas zonas horarias y actúan como intermediarios eficaces.
El cuarto criterio es el precio y la estructura de los honorarios. Las tarifas varían mucho en Asia. Algunos despachos prefieren tarifas horarias (Hourly Rates), otros honorarios fijos por actuación (Fixed Fees) o una combinación con límite (Capped Fees). Últimamente, en los litigios también aparecen las success fees (honorarios de éxito), pero atención: en algunas jurisdicciones asiáticas este modelo está limitado. En la República Checa, este modelo está regulado deontológicamente mediante la resolución sobre el código deontológico.
El despacho ARROWS cuenta con un seguro de responsabilidad civil de hasta 350 000 000 CZK (aprox. 14,4 millones EUR), lo que ofrece a los clientes un alto nivel de seguridad.
Compruebe si el despacho tiene seguro de responsabilidad profesional y por qué importe, porque en Asia los límites varían.
1. ¿Cómo puedo comprobar la calidad de un despacho de abogados en Asia?
Además de las referencias directas, consulte las valoraciones de directorios jurídicos de prestigio como Chambers & Partners, The Legal 500 Asia Pacific o IFLR1000.
Estructura de la Request for Proposal (RFP) de servicios jurídicos
La RFP es el documento central de toda licitación. En el ámbito internacional debe redactarse en inglés.
Una RFP ideal contiene:
- Introducción y contexto: descripción de su empresa y del motivo por el que busca un socio jurídico. Países a los que afecta el proyecto.
- Scope of Work (alcance del trabajo): sea concreto (p. ej., «Necesitamos una due diligence jurídica de la sociedad objetivo en Vietnam»).
- Criterios de evaluación: cómo va a elegir (peso del precio, de la experiencia y del equipo).
- Requisitos de la oferta: estructura del equipo (Partner, Associate, Junior), CV de los abogados clave, tarifas horarias y estimación de los costes totales.
- Condiciones contractuales y comerciales: condiciones de pago, vencimiento de las facturas, moneda de facturación y resolución de disputas.
- Información sobre el proceso: plazo de presentación de ofertas (deadline), persona de contacto y calendario de selección.
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Riesgos y sanciones |
Cómo ayuda ARROWS (consultas@arws.cz) |
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Unas especificaciones poco claras generan desacuerdos: Si el alcance del trabajo no está claro, surgirán problemas con el «trabajo adicional» y el presupuesto irá aumentando. |
Elaboración y revisión de la RFP: Los abogados del despacho ARROWS le ayudarán a estructurar la RFP para que el encargo sea inequívoco. |
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Riesgo de incumplir las normas locales: En algunos casos (contratos públicos), la selección de proveedores sigue normas específicas. |
Compliance: Nos aseguramos de que el proceso de selección cumpla las directrices internas del cliente y los posibles requisitos locales. |
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Evaluación errónea de las ofertas: Sin una metodología clara, es difícil comparar ofertas (p. ej., fixed fee frente a hourly rate). |
Gestión del proceso: El despacho ARROWS puede actuar como garante experto del proceso de selección. |
Evaluación de las ofertas: en qué fijarse
Al evaluar las ofertas, no se fije solo en el precio final, sino en la relación calidad-precio (Value for Money).
- Comprensión del encargo: La oferta no debe ser una simple plantilla copiada. Tiene que responder a sus problemas concretos.
- Composición del equipo: ¿Quién hará realmente el trabajo? A menudo vende el socio («rainmaker»), pero trabajan los júniores. Pida conocer la composición del equipo y quién será su «Key Contact».
- Conflicto de intereses (Conflict Check): Es un punto crítico. El despacho debe confirmar que no representa a la contraparte ni a nadie con intereses opuestos. En Asia, donde los círculos empresariales suelen estar muy conectados, un conflict check a fondo es imprescindible.
- El precio en contexto: La oferta más barata puede ser una trampa (p. ej., una tarifa baja pero muchas horas). Compare las estimaciones totales (budget estimates) y exija garantías (caps).
Acuerdos contractuales: qué pactar antes de empezar
La colaboración debe basarse en un contrato de prestación de servicios jurídicos (Engagement Letter) o en un contrato marco que cumpla la normativa local sobre la abogacía, como en la República Checa la Ley de la Abogacía checa (Ley n.º 85/1996 Sb., en adelante «Ley de la Abogacía»).
Puntos clave del contrato:
- Descripción de los servicios: Qué entra y qué no entra en el servicio (in-scope frente a out-of-scope).
- Honorarios y gastos: Reglas claras de facturación, de repercusión de gastos (desplazamientos, mensajería, tasas judiciales) y del IVA o impuestos locales (p. ej., GST/VAT).
- Estándares de servicio: Tiempo de respuesta esperado y formato de los entregables.
- Confidencialidad y protección de datos: Obligación de confidencialidad (NDA) y cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, que en Asia es, por ejemplo, la legislación correspondiente de Singapur o de China.
- Responsabilidad: Limitación de la responsabilidad del abogado (normalmente hasta la suma asegurada o un múltiplo de los honorarios). Aquí conviene ser prudente.
- Ley aplicable y resolución de disputas: ¿Dónde demandará a su propio abogado si comete un error? Lo ideal es un arbitraje en una sede neutral o los tribunales de la jurisdicción del cliente, si la otra parte lo acepta.
Coordinación con abogados locales: Best Practices
Lo más importante es una gestión unificada (Legal Project Management). Si tiene abogados en distintos países, designe un «Lead Counsel» (p. ej., ARROWS) que unifique las instrucciones y revise los entregables. Así la documentación jurídica será coherente en toda la región.
También importan la documentación y el archivo. Todos los consejos y dictámenes deben constar por escrito. En Asia es importante que los entregables finales estén en un idioma que usted entienda (inglés), incluidas las traducciones de los contratos locales.
Cuestiones especiales: trabajar con varias jurisdicciones
En los proyectos que abarcan varios países (p. ej., China, Vietnam y Singapur) se encontrará con sistemas jurídicos distintos (Common Law frente a Civil Law). Los abogados del despacho ARROWS se aseguran de que la estructura jurídica del holding o de la transacción funcione como un todo y no genere colisiones (p. ej., fiscales o en materia de responsabilidad de los órganos de administración).
Riesgos al elegir un socio jurídico: lo que ocurre con frecuencia
- Barrera lingüística: El abogado dice que habla inglés, pero redacta los contratos en «Czenglish» o «Chinglish». Hace falta una revisión por un hablante nativo o un abogado internacional.
- Costes ocultos: Se factura cada cuarto de hora empezado, las copias y las llamadas. Pida tarifas «all-in» o una lista clara de gastos.
- Conflicto de intereses: El despacho local puede tener vínculos con funcionarios o con su competencia que usted desconoce.
Conclusión
Elegir al socio jurídico adecuado en Asia es una decisión estratégica. El socio adecuado le ayudará a moverse en un entorno jurídico complejo y a evitar sanciones. Los abogados del despacho ARROWS se ocupan de estos procesos a diario y se apoyan en la red ARROWS International. Saben cómo estructurar una licitación y cómo lograr que el socio jurídico cumpla sus expectativas.
Tenemos experiencia atendiendo a cientos de clientes corporativos y un seguro de responsabilidad civil de alto nivel. Si su empresa se plantea entrar en los mercados asiáticos y busca asesoramiento, el despacho ARROWS le ofrecerá una orientación experta.
Para una consulta, no dude en escribirnos a consultas@arws.cz.