Comunicación eficaz en la aclaración de ofertas
¿La clave de un procedimiento de adjudicación exitoso?
En la contratación pública, según el Derecho checo, la aclaración de ofertas puede evitar la exclusión innecesaria de un licitador y, al mismo tiempo, proteger la igualdad de trato. El poder adjudicador debe precisar qué datos o documentos deben completarse y fijar un plazo razonable para responder. El artículo explica cómo redactar el requerimiento, cómo evitar aclaraciones repetidas y cuándo el poder adjudicador ya no tiene que dar al licitador otra oportunidad de subsanación.
¿Por qué y cómo aplicar el § 46 de la Ley de Contratación Pública checa (Ley n.º 134/2016 Sb., en adelante «ZZVZ»)?
- solicitar la aclaración de los datos, documentos, muestras o modelos presentados,
- pedir que se completen otros datos que no se exigían inicialmente,
- resolver defectos formales sin vulnerar el principio de igualdad de trato conforme al § 6 de la ZZVZ.
Imagine que una oferta clave contiene una pequeña discrepancia en la documentación. Sin la posibilidad de aclararla, la oferta quedaría excluida, lo que en teoría podría llevar a seleccionar una oferta menos ventajosa. Aplicando el § 46 de la ZZVZ se puede garantizar un procedimiento transparente y justo, en el que dicha oferta puede mantenerse en el procedimiento de adjudicación si la aclaración tiene éxito.
¿Cómo redactar un requerimiento que no haga «dar vueltas» al proceso?
La clave para una aclaración eficaz de las ofertas es un requerimiento formulado de forma inequívoca y comprensible.
¿Cómo hacerlo?
- Defina claramente los requisitos. Explique con precisión qué debe completarse o aclararse.
- Evite la ambigüedad. Un requerimiento que admite varias interpretaciones genera más preguntas y hace que el proceso «dé vueltas».
- Plazos. Fije un plazo realista y razonable para la respuesta.
Si el requerimiento no es concreto, existe el riesgo de que el licitador aporte información irrelevante, con lo que el poder adjudicador se arriesga a prolongar el procedimiento.
A qué prestar atención
Aunque el § 46 de la ZZVZ es una herramienta poderosa, puede entrañar ciertos escollos. Los poderes adjudicadores deben ser conscientes de los siguientes riesgos:
Buena fe. El poder adjudicador debe actuar con honestidad y transparencia. Un requerimiento formulado de manera poco clara puede inducir a error a un licitador honesto.
Uso incorrecto. Si el poder adjudicador no formula correctamente el requerimiento, puede verse obligado a repetirlo, lo que prolonga el proceso.
Manipulación. El licitador puede presentar deliberadamente sus respuestas de modo que cumplan los requisitos formales, pero no las condiciones reales del contrato.
De la práctica decisoria de la Oficina para la Protección de la Competencia (ÚOHS)
La resolución de la ÚOHS de 3 de octubre de 2023, ref. ÚOHS-R0146/2023/VZ, subraya que el poder adjudicador no está obligado a repetir el requerimiento si el primero fue inequívoco y el licitador no disipó las dudas; repetirlo es solo una facultad del poder adjudicador. Este enfoque protege al poder adjudicador frente a una prolongación ineficiente del procedimiento.
Como se desprende de la resolución de la ÚOHS de 13 de mayo de 2022, ref. ÚOHS-S0118/2022/VZ, el propio licitador no puede contar con que el poder adjudicador aplicará el procedimiento del § 46 de la ZZVZ «indefinidamente», por lo que también los licitadores deberían responder a un requerimiento correctamente formulado «a la primera». De lo contrario, el procedimiento podría prolongarse de forma ineficiente por causas imputables al licitador requerido.
La aclaración de ofertas es una herramienta que le permite conducir el procedimiento de adjudicación de forma eficaz y justa. Sin embargo, la clave del éxito es la correcta formulación del requerimiento. Gracias a ella, puede mantenerse en el procedimiento una oferta con defectos de menor gravedad que, no obstante, podrían haber motivado su exclusión.