Jak dát zaměstnanci výpověď pro neuspokojivé výsledky, aby obstála u soudu?

Výsledky, nebo kázeň: který důvod firma použije

Výpověď pro neuspokojivé pracovní výsledky je určená pro zaměstnance, který práci dělá, ale ne v množství nebo kvalitě, jakou firma oprávněně čeká. Typicky jde o obchodníka, který dlouhodobě neplní plán, nebo vedoucího, jehož tým opakovaně nestíhá termíny. Zákon tu nezkoumá vinu. Nejvyšší soud zdůrazňuje, že rozhoduje objektivní stav, nikoli to, zda zaměstnanec selhává z neschopnosti, nebo z lhostejnosti.

Od porušení pracovních povinností je potřeba tento důvod pečlivě oddělit. Pozdní příchody, ignorování pokynů nebo nevhodné chování ke kolegům jsou porušením povinností a pro ně platí jiný výpovědní důvod s vlastním postupem, typicky písemným upozorněním na možnost výpovědi. Když firma oba důvody smíchá, riskuje, že soud výpověď neuzná ani pro jeden z nich. Personální oddělení by proto mělo už na začátku určit, zda problém spočívá ve výsledcích, nebo v chování.

Zákon zároveň vyžaduje, aby zaměstnanec požadavky nesplňoval bez zavinění zaměstnavatele. Firma, která obchodníkovi zadá plán a současně mu odebere klíčové zákazníky, se na neuspokojivé výsledky odvolat nemůže. Před výzvou je proto dobré ověřit, že firma vytvořila podmínky, za kterých lze výsledky dosáhnout. Pokud jde o hrubé porušení povinností, přichází v úvahu i okamžité zrušení pracovního poměru, které má vlastní přísná pravidla.

Požadavky musí být známé a ověřitelné. Soudy posuzují, zda zaměstnanec věděl, co se od něj čeká, a zda šlo požadavek splnit. V jednom ze sporů obstál zaměstnavatel i proto, že stejné cíle plnili ostatní regionální manažeři a zaměstnanec s nimi byl seznámen na poradě. Pracovní náplň, cíle a způsob hodnocení by tedy měly existovat písemně ještě před tím, než se výsledky začnou zhoršovat.

Co musí obsahovat písemná výzva

Výzva k odstranění neuspokojivých výsledků je základem celé výpovědi. Zákon ji výslovně požaduje: výpověď z tohoto důvodu lze dát jen zaměstnanci, kterého zaměstnavatel v posledních 12 měsících písemně vyzval k odstranění nedostatků a který je v přiměřené době neodstranil (§ 52 písm. f) zákoníku práce). Ústní výtka na poradě ani zápis z hodnoticího pohovoru, který zaměstnanec nedostal, tuto podmínku nesplní.

Výzva musí konkrétně popsat, v čem jsou výsledky neuspokojivé. Obecná věta, že zaměstnanec „neplní očekávání“, nestačí. Výzva má uvést měřitelné ukazatele, například plnění plánu v procentech, počet nedodaných zakázek nebo chybovost výroby, a období, za které je firma vyhodnotila. Zaměstnanec musí z výzvy poznat, co konkrétně má zlepšit a podle čeho firma pozná, že se to podařilo.

Druhou povinnou částí je lhůta k nápravě. Nejvyšší soud dovodil, že lhůta je nezbytnou náležitostí výzvy a její délka musí odpovídat vytýkaným nedostatkům. Pokud lhůta chybí nebo je nepřiměřeně krátká, je pozdější výpověď neplatná už jen z tohoto důvodu. Lhůtu je proto nejlepší stanovit konkrétním datem, aby nevznikl spor o to, kdy vlastně skončila.

Výzva by měla obsahovat i to, jak firma výsledky vyhodnotí. Pokud obchodní výsledky uzavírá k určitému dni v měsíci nebo měří kvalitu podle interní statistiky, patří tento údaj do výzvy. Zaměstnanec tak ví, podle čeho bude posouzen, a firma má později doklad, že hodnotila podle předem oznámených pravidel. Výzvu je vhodné doručit tak, aby šlo prokázat její převzetí, nejlépe osobně proti podpisu.

Jak nastavit lhůtu k nápravě a vyhodnotit výsledky

Přiměřenost lhůty zákon nedefinuje a soudy ji posuzují podle povahy práce. U obchodníka s měsíčním plánem bude přiměřená jiná doba než u vývojáře, jehož projekt trvá půl roku. Lhůta musí zaměstnanci dát reálnou šanci výsledky zlepšit. Pokud cíl podle běžné zkušenosti nelze splnit ani při plném nasazení, soud lhůtu za přiměřenou nepovažuje a výpověď neobstojí.

Během lhůty se vyplatí zaměstnanci dát podporu a vést si o tom záznamy. Pravidelné kontrolní schůzky, zápis o tom, co se probíralo, a nabídka zaškolení ukazují, že firma chtěla nápravu, nikoli jen formální podklad pro výpověď. Takové záznamy pomohou i ve sporu, kdy zaměstnanec obvykle tvrdí, že mu zaměstnavatel úmyslně zadal nesplnitelné úkoly. Soud pak vidí, jak spolupráce v době nápravy skutečně probíhala.

Po uplynutí lhůty firma výsledky vyhodnotí přesně podle kritérií z výzvy. Výpověď může vytýkat jen ty nedostatky, o kterých mluvila výzva, a žádné nové. Nejvyšší soud v rozsudku 21 Cdo 3795/2017 zároveň připustil, že výjimečně lze dát výpověď i před koncem lhůty. Musí však být zjevné, že nedostatky ve zbývající době odstranit nejde. V tom sporu zbývaly do konce lhůty dva dny a zaměstnanec uložené úkoly splnil jen zčásti.

Výpověď před koncem lhůty je přesto riskantní volba. Zaměstnavatel musí prokázat, že nápravu už nebylo možné stihnout, a o tom se ve sporu vede dokazování. Bezpečnější je vyčkat konce lhůty, vyhodnotit výsledky a teprve potom rozhodnout. Pokud zaměstnanec výsledky zlepší, výzva svůj účel splnila a firma si udrží člověka, do kterého už investovala. Jak dlouhou lhůtu zvolit a kdy výsledky vyhodnotit, závisí na povaze práce a na tom, jak firma výkon měří. Proto obojí právníci ARROWS advokátní kanceláře nastavují u každého zaměstnance zvlášť.

Výpověď: obsah, projednání a doručení

Samotná výpověď musí být písemná a musí skutkově vymezit důvod tak, aby ho nebylo možné zaměnit s jiným. Důvod pak zaměstnavatel nesmí dodatečně měnit (§ 50 zákoníku práce). Ve výpovědi by proto měl stát odkaz na výzvu s datem, popis vytýkaných nedostatků a konstatování, že je zaměstnanec ve stanovené lhůtě neodstranil.

Pokud u firmy působí odborová organizace, musí s ní zaměstnavatel výpověď předem projednat. U člena orgánu odborové organizace je potřeba požádat o předchozí souhlas. Zákon přitom za souhlas považuje i to, když odbory do 15 dnů od žádosti souhlas písemně neodmítnou. Tento krok firmy v praxi občas přehlédnou, protože odbory mají jen v některých provozech, a výpověď se pak zbytečně stává zranitelnou.

Výpovědní doba začíná dnem doručení výpovědi a u tohoto důvodu činí nejméně jeden měsíc. Písemná dohoda ji může prodloužit. Zákonné odstupné zaměstnanci při výpovědi pro neuspokojivé výsledky nenáleží, protože zákon ho spojuje s organizačními důvody. Firma se však může rozhodnout zaměstnanci něco zaplatit dobrovolně, typicky výměnou za dohodu o skončení.

Doručení je místo, kde nejčastěji selhávají jinak dobře připravené výpovědi. Výpověď se doručuje do vlastních rukou, přednostně předáním na pracovišti. Poštou ji lze poslat, jen když doručení na pracovišti není možné (§ 334a zákoníku práce). Pokud zaměstnanec převzetí na pracovišti odmítne, považuje se výpověď za doručenou okamžikem odmítnutí. Svědek a písemný záznam o předání tu rozhodují.

Kdy výpověď dát nelze a co hrozí při neplatnosti

Zákon chrání zaměstnance v takzvané ochranné době, například při dočasné pracovní neschopnosti, v těhotenství nebo během rodičovské dovolené. Výpověď pro neuspokojivé výsledky v této době dát nelze a zákon pro ni nedává výjimku. Pokud firma výpověď doručí před začátkem ochranné doby, výpovědní doba se o ochrannou dobu prodlouží, ledaže zaměstnanec sdělí, že na prodloužení netrvá.

Neplatnou výpověď může zaměstnanec napadnout u soudu do dvou měsíců. Lhůta běží ode dne, kdy měl pracovní poměr výpovědí skončit (§ 72 zákoníku práce). Pro firmu to znamená, že nejistota trvá i po odchodu zaměstnance. Pokud zaměstnanec zaměstnavateli písemně oznámí, že trvá na dalším zaměstnávání, a soud určí, že výpověď je neplatná, pracovní poměr trvá dál.

Finanční důsledek je pro firmu nejbolestivější. Zaměstnanci, který oznámil, že trvá na zaměstnávání, náleží náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku až do doby, kdy mu firma umožní pracovat nebo kdy pracovní poměr platně skončí. Soud může na návrh zaměstnavatele náhradu za dobu nad šest měsíců přiměřeně snížit, například když zaměstnanec mezitím pracoval jinde. Spor trvající několik let tak může stát víc než roční mzda.

Vady výzvy už po doručení výpovědi opravit nejde. Zda výpověď obstojí, rozhoduje kvalita výzvy a důkazy o hodnocení výsledků, a proto tyto podklady právníci ARROWS advokátní kanceláře posuzují ještě před doručením výpovědi. Novou výzvu lze sice vydat, ale znamená to novou lhůtu a další měsíce, kdy zaměstnanec zůstává ve firmě.

Dohoda jako rozumná alternativa k výpovědi

Výpověď pro neuspokojivé výsledky je dlouhý proces a jeho výsledek u soudu nikdy není jistý. Proto řada firem v okamžiku, kdy je náprava zjevně nereálná, nabídne zaměstnanci dohodu o rozvázání pracovního poměru. Dohoda musí být písemná a pracovní poměr končí sjednaným dnem. Neplatí pro ni výpovědní doba ani zákaz výpovědi v ochranné době.

Dohoda funguje nejlépe, když firma má v ruce řádnou výzvu a zdokumentované výsledky. Zaměstnanec pak vidí, že výpověď je reálná, a dohoda je pro něj čistší cestou: odchází k datu, které si sám vyjedná, a bez sporu. Firma obvykle nabídne finanční plnění nad rámec zákona, uvolnění z práce nebo doporučení. Tyto podmínky je dobré sepsat do jednoho dokumentu a vyřešit v něm i vrácení firemního majetku.

Při vyjednávání se vyplatí odstranit z jednání emoce a mluvit o faktech, tedy o výsledcích, lhůtě a jejím vyhodnocení. Zaměstnanec, kterého firma zaskočí bez podkladů, dohodu obvykle odmítne a obrátí se na advokáta. Odchod klíčového člověka s know-how nebo kontakty na zákazníky řeší také článek o tom, jak zvládnout odchod senior manažera. Tam jsou rizika jiná a zákaz konkurence hraje větší roli.

Pokud se problém objeví už ve zkušební době, je situace výrazně jednodušší. Ve zkušební době mohou zaměstnavatel i zaměstnanec zrušit pracovní poměr z jakéhokoli důvodu nebo bez uvedení důvodu a výzva ani lhůta k nápravě nejsou potřeba. Proto se vyplatí sledovat výkon nových zaměstnanců od prvního dne. Na co si dát pozor, rozebírá článek o tom, jak ukončit pracovní poměr ve zkušební době bez rizika sporu.

Chyby, kvůli kterým zaměstnavatel spor prohraje

Nejčastější chybou je výzva, která nepopisuje konkrétní nedostatky. Formulace typu „vaše práce neodpovídá požadavkům“ neumožní soudu posoudit, zda zaměstnanec výzvě vyhověl. Výpověď opřená o takovou výzvu neobstojí, i kdyby výsledky byly objektivně špatné. Firma pak musí začít znovu, tedy vydat novou výzvu a čekat na další lhůtu, a mezitím platí mzdu člověku, se kterým už nepočítá.

Druhou chybou je lhůta, která chybí nebo neodpovídá povaze práce. Týdenní lhůta na zlepšení čtvrtletních obchodních výsledků je typickým příkladem nepřiměřenosti. Stejně riskantní je lhůta určená jen slovy „přiměřená doba“ bez data. Zaměstnavatel tím přenechává soudu, aby lhůtu určil zpětně, a vystavuje se tvrzení, že výpověď přišla dřív, než lhůta uplynula.

Třetí chybou je smíchání výsledků s kázní. Firma do výpovědi pro neuspokojivé výsledky přidá i pozdní příchody, nevhodné e-maily nebo nespolupráci s kolegy, protože chce působit přesvědčivěji. Soud pak musí rozlišit, co je výsledkem práce a co porušením povinností. Pro porušení povinností přitom zákon vyžaduje jiný postup. Výpověď se tak může rozpadnout právě na části, která měla případ posílit.

Čtvrtou chybou je nedotažené doručení. Výpověď poslaná poštou zaměstnanci, který je běžně na pracovišti, nebo předaná bez svědka a záznamu, otevírá spor o to, zda a kdy byla doručena. Na datu doručení přitom závisí začátek výpovědní doby i lhůta pro žalobu. Jaké riziko v konkrétní situaci převažuje, posuzují právníci ARROWS advokátní kanceláře podle toho, jak firma vede personální dokumentaci a kdo výpověď předává.

Rizika výpovědi pro neuspokojivé výsledky

Závěrečné shrnutí

Článek ukázal, že výpověď pro neuspokojivé pracovní výsledky stojí na třech krocích: písemné výzvě s konkrétními nedostatky, přiměřené lhůtě k nápravě a výpovědi, která vytýká přesně to, co uváděla výzva. Pokud jeden z kroků chybí, soud výpověď zruší bez ohledu na to, jak špatné výsledky skutečně byly. K tomu přistupuje řádné doručení a ohled na ochrannou dobu.

Pro vedení firmy je podstatné, že se výpověď nepřipravuje v den, kdy dojde trpělivost. Připravuje se měsíce předem tím, že firma má písemné cíle, měří je a výsledky zaměstnanci prokazatelně sděluje. Firma, která tento proces odkládá, nakonec zaměstnance buď drží déle, než chce, nebo dá výpověď, kterou u soudu prohraje a za kterou zaplatí náhradu mzdy.

Rozumným cílem není jen platná výpověď. Řádně vedený postup často vede k tomu, že zaměstnanec výsledky zlepší, nebo přistoupí na dohodu, protože vidí, že firma má případ připravený. V obou případech firma ušetří čas i náklady na spor a vedoucí týmu se může vrátit k řízení práce místo sbírání důkazů.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře pro firmy připravují výzvy, výpovědi a dohody o rozvázání pracovního poměru, nastavují interní hodnocení výkonu a zastupují zaměstnavatele ve sporech o neplatnost výpovědi. Napište nám na konzultace@arws.cz nebo se podívejte na naši službu pracovní právo.