Nastavení a řízení smluv na poskytování pohotovostní služby pro veřejné subjekty:

Zajišťujete pohotovostní služby pro obce, kraje či státní instituce, nebo jste jejich poskytovatelem? V tomto článku se dozvíte, jak správně nastavit smluvní vztah podle zákona o veřejných zakázkách, jaké sankce skutečně fungují a jak se vyhnout rizikům, která mohou vést ke zrušení kontraktu a citelným finančním ztrátám. Získáte konkrétní odpovědi na klíčové otázky týkající se smluvních pokut a ukončení spolupráce.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D.,LL.M.", expert na dané téma.

 

Povinnost, nebo příležitost? Právní rámec pohotovostních služeb

Zajištění pohotovostních služeb, ať už se jedná o lékařskou, technickou či jinou pohotovost, není pro veřejné subjekty, jako jsou kraje a obce, pouze volitelnou aktivitou. Často se jedná o přímou zákonnou povinnost, která vyplývá z nutnosti chránit veřejný zájem a zajišťovat potřeby občanů. Například zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, explicitně ukládá krajům povinnost organizovat a zajistit lékařskou pohotovostní službu.

Tento sektorový zákon dokonce stanoví, že poskytovatelé zdravotních služeb jsou povinni se na žádost kraje na zajištění pohotovosti podílet. Jakmile však veřejný zadavatel začne tyto služby poptávat od externích dodavatelů za úplatu, vstupuje do hry druhý klíčový předpis – zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ).

I když je zajištění služby povinností, její nákup musí proběhnout formou transparentní a nediskriminační veřejné zakázky na služby.

Mnoho zadavatelů chybuje v tom, že se soustředí pouze na splnění sektorové povinnosti (rychle zajistit pohotovost) a podcení přísná pravidla ZZVZ. To může vést k neplatnosti smlouvy a citelným sankcím. Správné nastavení celého procesu od začátku je proto klíčové a vyžaduje propojení znalostí obou právních oblastí. Pro právní konzultace, které chrání před pokutami a kontrolami, nás kontaktujte na office@arws.cz.

Jak nastavit flexibilní a zároveň pevný smluvní vztah?

Pohotovostní služby mají specifický charakter – jejich potřeba je často nepravidelná a objem práce nelze předem přesně naplánovat. Zadávat pro každý jednotlivý výjezd samostatnou veřejnou zakázku by bylo administrativně neúnosné. Optimálním řešením pro tento typ opakujícího se, avšak objemově nepředvídatelného plnění, je rámcová dohoda podle § 131 a násl. ZZVZ.

Rámcová dohoda funguje jako zastřešující kontrakt, který stanoví základní podmínky spolupráce, jako jsou ceny za jednotku služby, kvalifikační požadavky na personál nebo sankční mechanismy. Konkrétní služby jsou pak poptávány podle aktuální potřeby, a to buď přímým zadáním jednomu účastníkovi, nebo obnovením soutěže mezi více účastníky dohody (tzv. minitendrem).

Úspěch tohoto modelu však závisí na preciznosti zadávacích podmínek a samotné smlouvy. Nejasně definovaný předmět plnění nebo neurčitý způsob zadávání dílčích zakázek činí rámcovou dohodu bezzubou a v případě sporu prakticky nepoužitelnou. Je nezbytné detailně specifikovat veškeré parametry, zejména způsob měření kvality a reakčních dob.

V ARROWS máme rozsáhlé zkušenosti s přípravou a revizí rámcových dohod pro více než 51 obcí a krajů. Dokážeme nastavit smluvní podmínky tak, aby byly pro klienta maximálně bezpečné a funkční. Potřebujete připravit nebo zrevidovat smlouvu? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Nevíte si s daným tématem rady?

Co přesně znamená "pohotovost"? Definování kvality služby pomocí SLA

Aby bylo možné objektivně posoudit, zda dodavatel plní své povinnosti, a případně uplatnit sankce, je nezbytné ve smlouvě přesně definovat, co se od služby očekává. K tomu slouží tzv. Service Level Agreement (SLA), neboli dohoda o úrovni poskytovaných služeb. SLA není jen technický dokument, ale klíčový právní nástroj, který převádí obecné požadavky na měřitelné a vymahatelné parametry.

Pro pohotovostní služby by SLA mělo obsahovat především tyto klíčové ukazatele výkonnosti (KPIs):

• Reakční doba (Response Time): Maximální čas od nahlášení incidentu po prokazatelné zahájení prací na jeho řešení.
• Doba vyřešení (Resolution Time): Maximální čas, během kterého musí být problém zcela odstraněn nebo musí být zprovozněno náhradní řešení (workaround).
• Dostupnost služby (Uptime): Procentuální vyjádření doby, po kterou musí být služba plně funkční a dostupná (např. 99,9 % času v režimu 24/7).
• Kategorizace incidentů: Rozdělení možných problémů podle jejich závažnosti a dopadu na provoz (např. kritický, závažný, běžný), přičemž každá kategorie má odlišné reakční a-doby řešení i výši sankcí.

Bez právně precizně definovaného a měřitelného SLA je jakákoli smluvní pokuta za nekvalitní plnění prakticky nevymahatelná. Právníci ARROWS pomáhají klientům definovat právně vymahatelná SLA, která přesně odpovídají jejich provozním potřebám a jsou základem pro efektivní sankční mechanismy. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Na koho se můžete obrátit?

FAQ – Právní tipy k nastavení SLA

1. Jaký je rozdíl mezi reakční dobou a dobou na vyřešení?
   Reakční doba je čas, do kdy musí dodavatel začít problém řešit. Doba na vyřešení je čas, do kdy musí být problém zcela odstraněn. Obě je nutné ve smlouvě jasně definovat a sankcionovat. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.
2. Musí být SLA parametry stejné pro všechny typy problémů?
   Nemusí a neměly by. Doporučujeme rozdělit incidenty do kategorií podle jejich dopadu (např. kritický výpadek vs. drobná chyba) a pro každou kategorii nastavit jiné, přiměřené lhůty a sankce. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Když dodavatel neplní: Jak správně nastavit a vymáhat smluvní pokuty?

Smluvní pokuty jsou zásadním nástrojem pro zajištění plnění smlouvy. Plní funkci preventivní (motivují dodavatele k řádnému plnění), sankční a zároveň slouží jako paušalizovaná náhrada škody – zadavatel nemusí prokazovat skutečnou výši vzniklé škody, stačí prokázat porušení smluvní povinnosti.

Při jejich sjednávání je však nutné dbát na jejich přiměřenost.

Nepřiměřeně vysokou smluvní pokutu může soud na návrh dlužníka snížit (tzv. moderační právo soudu). Judikatura Nejvyššího soudu opakovaně řešila, co je a co není přiměřená výše, a obecně platí, že by měla odpovídat hodnotě a významu zajišťované povinnosti.

Pro představitele obcí, krajů a dalších veřejných subjektů je klíčové si uvědomit, že vymáhání oprávněně vzniklé smluvní pokuty není možností, ale povinností vyplývající z péče řádného hospodáře dle § 38 zákona o obcích a § 159 občanského zákoníku.

Nevymáhání pokuty může být posouzeno jako způsobení škody a vést k osobní odpovědnosti členů zastupitelstva.

ARROWS poskytuje právní stanoviska, která chrání vedení veřejných subjektů před rizikem porušení péče řádného hospodáře a pomáhají nastavit sankce, které jsou přiměřené a vymahatelné. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Neplatná smluvní pokuta (neurčitě vymezená povinnost, nepřiměřená výše). Důsledek: Nevymahatelnost, ztráta finanční kompenzace.	Příprava nebo revize smluv – zajistíme, aby vaše sankční ujednání byla v souladu s judikaturou a vymahatelná. Potřebujete připravit smlouvu? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Porušení péče řádného hospodáře (nevymáhání oprávněné smluvní pokuty). Důsledek: Osobní odpovědnost členů zastupitelstva za škodu způsobenou obci/kraji.	Právní stanoviska – posoudíme vaši situaci a poskytneme stanovisko, které vás ochrání před odpovědností. Chcete znát své právní možnosti? Napište na office@arws.cz.
Zdlouhavé soudní spory o výši nebo oprávněnosti pokuty. Důsledek: Vysoké náklady na právní zastoupení, nejistý výsledek.	Zastupování u soudů a správních orgánů – naši zkušení procesní právníci vás efektivně zastoupí a budou hájit vaše zájmy. Potřebujete zastoupení u soudu? Napište na office@arws.cz.
Nejasně definované SLA parametry, které neumožňují prokázat porušení smlouvy. Důsledek: Nemožnost uplatnit sankce i při zjevném selhání dodavatele.	Právní konzultace – pomůžeme vám nastavit SLA tak, aby bylo objektivně měřitelné a právně neprůstřelné. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Pozor na nepovolené změny: Proč je odpuštění pokuty cestou do problémů?

Zatímco v běžném obchodním styku je dohoda o snížení či odpuštění sankce legitimním nástrojem, v prostředí veřejných zakázek je situace dramaticky odlišná. Důvodem je § 222 ZZVZ, který zakazuje zadavateli umožnit podstatnou změnu závazku ze smlouvy bez provedení nového zadávacího řízení. Podstatnou změnou je taková, která by například změnila ekonomickou rovnováhu ve prospěch dodavatele.

Přelomová judikatura Nejvyššího správního soudu, například v rozsudku sp. zn. 8 Afs 157/2021, dospěla k zásadnímu závěru: i faktické nevymáhání, odpuštění nebo dokonce jen opožděné uplatnění smluvní pokuty je podstatnou změnou závazku. Důvodem je, že pokud by ostatní potenciální uchazeči v původním řízení věděli, že sankce nebudou vymáhány, mohli by podat výhodnější nabídky. Odpuštění pokuty tak narušuje princip rovného zacházení a transparentnosti.

Důsledky takového postupu jsou fatální: neplatnost smlouvy od okamžiku změny, riziko vrácení dotace a vysoké pokuty od Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Právníci ARROWS denně řeší problematiku změn závazků podle § 222 ZZVZ a dokáží posoudit, jaké kroky jsou přípustné. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Nevíte si s daným tématem rady?

FAQ – Právní tipy ke změnám smluv

1. Můžeme se s dodavatelem dohodnout na snížení smluvní pokuty, pokud měl objektivní potíže?
   Jakákoli dohoda o snížení či odpuštění smluvní pokuty je vysoce riziková a s největší pravděpodobností bude posouzena jako nepovolená podstatná změna smlouvy dle § 222 ZZVZ. Potřebujete posoudit konkrétní situaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
2. Co když smluvní pokutu uplatníme, ale až po několika měsících?
   Podle judikatury Nejvyššího správního soudu i významný časový odstup při uplatnění pokuty může být považován za podstatnou změnu závazku, protože dodavateli poskytuje neoprávněnou výhodu (např. z hlediska cash flow). Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Kdy je čas na ukončení spolupráce? Specifika výpovědi a odstoupení u veřejných zakázek

Pokud problémy s dodavatelem eskalují a náprava není možná, je třeba zvážit ukončení smluvního vztahu. Kromě standardních důvodů pro výpověď či odstoupení od smlouvy, které upravuje občanský zákoník, poskytuje ZZVZ veřejným zadavatelům speciální a silnější nástroje v § 223.

Zadavatel může smlouvu vypovědět nebo od ní odstoupit například v situaci, kdy v jejím plnění nelze pokračovat, aniž by došlo k nepovolené podstatné změně závazku. Dalším důvodem je, pokud se dodatečně zjistí, že dodavatel měl být z původního zadávacího řízení vyloučen (např. kvůli nesplnění kvalifikace). Je klíčové jednat bez zbytečného odkladu poté, co se zadavatel o dané skutečnosti dozví.

Správný postup při ukončení smlouvy je zásadní pro minimalizaci rizik následných sporů o náhradu škody. ARROWS připravuje pro klienty kompletní dokumentaci pro platné ukončení smluvního vztahu a zastupuje je v případných navazujících sporech. Potřebujete právní pomoc s ukončením smlouvy? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Neplatné odstoupení od smlouvy (použití neexistujícího nebo nesprávně aplikovaného důvodu). Důsledek: Smlouva trvá, zadavatel je v prodlení s placením, nárok dodavatele na náhradu škody.	Právní analýza – posoudíme, zda jsou ve vašem případě naplněny zákonné důvody pro ukončení smlouvy a doporučíme nejbezpečnější postup. Chcete znát své právní možnosti? Napište na office@arws.cz.
Promarnění lhůty "bez zbytečného odkladu" pro ukončení smlouvy. Důsledek: Ztráta práva na ukončení smlouvy z daného důvodu.	Příprava dokumentace – zajistíme rychlou a precizní přípravu veškeré dokumentace pro ukončení smlouvy, abyste nepropásli zákonné lhůty. Potřebujete připravit dokumentaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Spor o náhradu škody ze strany dodavatele po neplatném ukončení smlouvy. Důsledek: Finanční ztráty a poškození reputace zadavatele.	Zastupování u soudů – budeme vás zastupovat v případném soudním sporu a chránit vaše finanční zájmy. Potřebujete zastoupení u soudu? Napište na office@arws.cz.

Řešíte pohotovostní služby s mezinárodním přesahem?

V příhraničních oblastech nebo u vysoce specializovaných služeb se může stát, že nejvhodnějším dodavatelem je zahraniční subjekt. Taková spolupráce přináší další právní komplexitu, zejména v otázkách rozhodného práva, příslušnosti soudů pro řešení sporů a následného vymáhání pohledávek v zahraničí.

ARROWS díky své deset let budované síti ARROWS International prakticky denně řeší případy s mezinárodním prvkem. Naši klienti tak mají jistotu, že jejich zájmy jsou efektivně chráněny nejen v České republice, ale i v zahraničí. Řešení smluvních vztahů se samosprávou vyžaduje specifické znalosti. Více o této službě najdete na našem webu.

Zajistěte si funkční a právně neprůstřelné řešení

Správné nastavení a řízení smluv na pohotovostní služby je pro veřejné subjekty komplexní disciplínou na pomezí několika právních odvětví. Klíčem k úspěchu je flexibilní, ale precizní rámcová dohoda s jasně definovanými a měřitelnými SLA parametry. Stejně důležité je důsledné, avšak přiměřené uplatňování sankcí, které je nejen právem, ale i povinností vyplývající z péče řádného hospodáře.

Jak ukazuje judikatura, jakékoli úlevy dodavateli v podobě odpouštění či pozdního vymáhání smluvních pokut jsou extrémně rizikové a mohou vést k porušení zákona o veřejných zakázkách. ARROWS disponuje týmem specialistů na veřejné zakázky a správní právo s prokazatelnými zkušenostmi, o čemž svědčí naše portfolio více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů. Kromě právního poradenství nabízíme také odborná školení pro zaměstnance či vedení včetně certifikátu, která pomáhají předcházet chybám.

Neriskujte neplatnost smluv a osobní odpovědnost. Svěřte nastavení a správu vašich pohotovostních smluv odborníkům. Pro nezávaznou konzultaci nás kontaktujte na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k pohotovostním službám pro veřejný sektor

1. Musíme vždy pořádat otevřené výběrové řízení na pohotovostní služby?
   Ne vždy. Záleží na předpokládané hodnotě zakázky. Pokud celková hodnota za 4 roky nepřesáhne limit pro veřejnou zakázku malého rozsahu (aktuálně 3 mil. Kč bez DPH pro služby), můžete postupovat mimo režim ZZVZ, avšak stále musíte dodržet základní zásady transparentnosti a rovného zacházení. Pro vyšší hodnoty je rámcová dohoda zadaná v některém z druhů zadávacího řízení nejvhodnějším řešením. Pokud řešíte podobný problém, kontaktujte nás na office@arws.cz.
2. Co se stane, když dodavatel odmítne uzavřít smlouvu poté, co vyhraje minitendr v rámci rámcové dohody?
   Pokud dodavatel neposkytne součinnost k uzavření dílčí smlouvy, porušuje tím rámcovou dohodu. Zadavatel jej může vyloučit z další účasti v rámcové dohodě a uplatnit smluvní pokuty sjednané pro tento případ. Následně může oslovit dalšího účastníka v pořadí. Pro správné nastavení těchto mechanismů se obraťte na office@arws.cz.
3. Může být smluvní pokuta vyšší než škoda, která nám reálně vznikla?
   Ano, může. Podle § 2048 občanského zákoníku vzniká právo na smluvní pokutu bez ohledu na to, zda věřiteli vznikla škoda. Funkcí pokuty je právě paušalizovat náhradu škody a zjednodušit její vymáhání. Musí být ale sjednána v přiměřené výši. Pro posouzení přiměřenosti nás neváhejte kontaktovat na office@arws.cz.
4. Jaký je rozdíl mezi odstoupením od smlouvy a výpovědí?
   Odstoupení od smlouvy ruší závazek zpravidla od samého počátku (ex tunc) a strany jsou povinny si vrátit již poskytnutá plnění. Lze k němu přistoupit jen ze zákonem nebo smlouvou stanovených důvodů, typicky při podstatném porušení smlouvy. Výpověď ruší závazek do budoucna (ex nunc) po uplynutí výpovědní doby. Pro detailní právní radu se obraťte na office@arws.cz.
5. Je možné si ve smlouvě sjednat inflační doložku?
   Ano, je to možné, ale musí být sjednána jako tzv. vyhrazená změna závazku podle § 100 ZZVZ. To znamená, že podmínky pro úpravu ceny (např. vazba na konkrétní index ČSÚ) a její obsah musí být jednoznačně a transparentně vymezeny již v zadávací dokumentaci, aby s nimi mohli všichni uchazeči počítat. Potřebujete pomoci s formulací takové doložky? Napište nám na office@arws.cz.
6. Co dělat, když jediný poskytovatel v regionu požaduje nepřiměřené smluvní podmínky?
   I v situaci, kdy existuje pouze jeden možný dodavatel, musí zadavatel dodržovat zásadu přiměřenosti (§ 6 ZZVZ). Požadavek na nepřiměřené podmínky (např. extrémně vysoké ceny nebo nepřiměřené sankce ve prospěch dodavatele) by mohl být v rozporu se zákonem. V takovém případě je možné využít jednací řízení bez uveřejnění, ale i v něm je nutné dbát na péči řádného hospodáře. Pro konzultaci vaší konkrétní situace nás kontaktujte na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.