Veřejné zakázky v oblasti sociálních služeb

Zadávání veřejné zakázky na sociální služby představuje specifickou výzvu, balancující mezi potřebou kvality a přísnými pravidly zákona (ZZVZ). Ať už jste obec, kraj nebo soukromá firma, chyba v řízení může znamenat nejen vysoké pokuty od ÚOHS, ale i bolestivé vracení evropských dotací. V tomto článku se dozvíte, jak správně využít zjednodušený režim, jaká jsou největší rizika a jak celý proces nastavit efektivně a bezpečně.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Jan Pavlík", expert na dané téma.

Sociální služby jako předmět veřejné zakázky: Proč je to jiné než nákup kancelářských potřeb?

Nákup pečovatelské služby, osobní asistence nebo zajištění provozu chráněného bydlení se zásadně liší od nákupu běžných komodit. Zatímco u kancelářských potřeb je primárním kritériem cena, u sociálních služeb vstupuje do hry kvalita péče, kontinuita služby a celková citlivost plnění.

Tento text je určen jak klasickým veřejným zadavatelům, jako jsou obce, kraje a jimi vlastněné společnosti, tak i soukromým korporacím. Ty stále častěji v rámci svých CSR strategií nebo při plnění cílů udržitelnosti poptávají služby od sociálních podniků a chráněných dílen.

I když se jedná o "měkké" služby, proces jejich nákupu musí vždy respektovat základní zásady stanovené v § 6 ZZVZ. Mezi ty patří především zásada transparentnosti, přiměřenosti a rovného zacházení se všemi dodavateli.

Naši právníci v ARROWS denně radí více než 50 obcím a krajům a stovkám korporátních klientů (přes 250 s.r.o. a 150 a.s.), jak tyto zásady skloubit s praxí. Potřebujete právní pomoc s nastavením zakázky? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Klíčový nástroj: Co přesně znamená "zjednodušený režim" pro sociální služby?

Zákon o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ) si je vědom specifik sociálních služeb. Proto v § 129 nabízí pro sociální a jiné zvláštní služby (uvedené v příloze č. 4 zákona) možnost využít tzv. zjednodušený režim.

Co to v praxi znamená? Zadavatel získává výrazně větší flexibilitu. Není například vázán striktními pravidly pro prokazování kvalifikace, jaká platí u běžných nadlimitních zakázek. Může si nastavit vlastní, přiměřené požadavky, které lépe odpovídají povaze poptávané služby.

Zjednodušený však v žádném případě neznamená libovolný. Zde zadavatelé často chybují. I v tomto režimu jste povinni dodržet základní zásady (§ 6 ZZVZ)  a postupovat maximálně transparentně. Zákonná pravidla pro posouzení mimořádně nízké nabídkové ceny (MNNC) nebo pro vyloučení dodavatele se stále uplatní.

I ve zjednodušeném režimu přetrvává povinnost řádně uveřejnit oznámení o zahájení řízení ve Věstníku veřejných zakázek (a u nadlimitních zakázek i v Úředním věstníku EU) a následně odeslat oznámení o výsledku řízení.

Flexibilita tohoto režimu je výhodou jen tehdy, pokud víte, kde jsou její hranice. Právníci ARROWS vám připraví zadávací dokumentaci ve zjednodušeném režimu tak, aby byla 100% v souladu se zákonem. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy ke zjednodušenému režimu

• Musím i ve zjednodušeném režimu soutěžit jen na nejnižší cenu?
  Rozhodně ne. Právě u sociálních služeb je klíčové hodnotit kvalitu. ZZVZ to umožňuje a podporuje. Pomůžeme vám nastavit hodnoticí kritéria, která dají oprávněný důraz na odbornost personálu, metodiku péče nebo zkušenosti týmu. Chcete nastavit hodnocení kvality? Poradíme vám na office@arws.cz.
• Mohu v tomto režimu oslovit jen firmy, které znám?
  Pokud řízení řádně neuveřejníte, porušujete zásadu transparentnosti a rovného zacházení. Hrozí vám zrušení řízení a případné sankce. Zajistíme za vás celý proces v souladu se zákonem. Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Jak na "odpovědné zadávání" (OVZ) sociálních služeb, aniž byste porušili zákon?

Odpovědné veřejné zadávání (OVZ) je moderní přístup, kdy zadavatel kromě ceny a kvality zohledňuje i sociální nebo environmentální dopady svého nákupu. U sociálních služeb se tento přístup přímo nabízí, ale mnoho zadavatelů se ho bojí kvůli mýtům, které kolem něj panují.

• Mýtus: Nemůžeme zvýhodnit sociální podniky, byla by to diskriminace.
• Realita: Můžete, pokud to uděláte správně. ZZVZ přímo umožňuje tzv. vyhrazené veřejné zakázky, kterých se mohou účastnit pouze podniky zaměstnávající více než 30 % osob se zdravotním postižením.
• Mýtus: Zakázka se kvůli odpovědným požadavkům prodraží.
• Realita: Ne nutně. Kvalitativní kritéria, jako je metodika práce s klienty nebo zapojení cílových skupin do plnění, mohou být silnou stránkou sociálních podniků a vést k celkově lepšímu a efektivnějšímu plnění.

Klíčem k legálnímu OVZ je nestanovit odpovědné aspekty jako diskriminační kvalifikační požadavek, ale promítnout je jako legitimní hodnoticí kritérium nebo využít speciálních institutů, které zákon přímo nabízí.

Naši právníci v ARROWS mají rozsáhlé zkušenosti s přípravou zadávací dokumentace, která integruje principy OVZ. Připravíme pro vás podklady, které ochrání před pokutami a zároveň naplní vaše strategické či CSR cíle. Spojte se s námi na office@arws.cz.

Největší chyby, které ÚOHS tvrdě trestá: Příklady z praxe

Dohled Úřadu pro ochranu hospodářské soutěje (ÚOHS) je nekompromisní. I zdánlivě formální chyba může vést ke zrušení celého zadávacího řízení a udělení citelných pokut. Zde jsou tři nejčastější prohřešky, se kterými se v praxi setkáváme.

Co když zakázku účelově rozdělím?

Častým prohřeškem je nezákonné dělení zakázky. Zadavatel se snaží uměle snížit předpokládanou hodnotu, aby se vyhnul přísnějšímu režimu – například podlimitní zakázku rozdělí na několik zakázek malého rozsahu (VZMR).

Příklad z praxe: Městská část Praha–Koloděje dostala pokutu 250 000 Kč za to, že výstavbu mateřské školy rozdělila na dvě samostatné zakázky a jeden dodatek. ÚOHS správně shledal, že všechna plnění tvoří jeden funkční celek a měla být soutěžena společně v přísnějším režimu.

ÚOHS vždy posuzuje věcnou, místní a časovou souvislost. Pokud ve stejný čas poptáváte zajištění pečovatelské služby pro dvě sousední obce, Úřad to může velmi snadno posoudit jako obcházení zákona.

Co když chci jen "toho nejlepšího"?

Další chybou jsou diskriminační kvalifikační požadavky. Zadavatelé v dobré víře "soutěží kvalitu", ale ve skutečnosti omezují soutěž tím, že požadují nepřiměřené reference nebo certifikace.

Příklad z praxe: Požadavek na právníka s 20 lety praxe pro zajištění běžných právních služeb byl ÚOHS označen za zjevně nepřiměřený a diskriminační.

Častou chybou je požadavek na předložení X referencí od X různých objednatelů. Takový požadavek nemá oporu v zákoně, bezdůvodně znevýhodňuje dodavatele s jedním velkým dlouhodobým klientem a je považován za diskriminační.

Nevíte si s daným tématem rady?

Co když to chci dát "napřímo" osvědčenému dodavateli?

Posledním hříchem je nezákonné použití Jednacího řízení bez uveřejnění (JŘBU). Zadavatelé se často odvolávají na "výjimečnost" dodavatele nebo "ochranu autorských práv", i když objektivně existuje konkurenční trh.

Příklad z praxe: Ministerstvo práce a sociálních věcí dostalo pokutu 100 000 Kč, protože zadalo provoz a rozvoj svého IT systému (pro sociální věci) napřímo firmě, která jej historicky spravovala. ÚOHS konstatoval, že pokud může plnění objektivně poskytnout více zájemců, musí proběhnout otevřená soutěž.

Nejčastější chyby v zadávacím řízení a jejich důsledky

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nezákonné dělení zakázky. Sankce: Pokuta od ÚOHS (až 250 tis. Kč viz ), neplatnost řízení, riziko finanční korekce.	Právní analýza předmětu zakázky. Posoudíme věcné a funkční souvislosti vašich nákupů. Chcete vědět, jaké jsou vaše právní možnosti? Napište na office@arws.cz.
Diskriminační kvalifikační požadavky. Sankce: Námitky dodavatelů, zrušení zadávacího řízení, zbytečné soudní spory.	Příprava a revize zadávací dokumentace. Nastavíme kvalifikaci přiměřeně, aby byla v souladu se zákonem. Potřebujete připravit dokumentaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Chybné použití JŘBU (zadání napřímo). Sankce: Vysoká pokuta (až 10 % z ceny), neplatnost uzavřené smlouvy a nutnost vypsat nové řízení.	Právní stanovisko k zákonnosti postupu. Ověříme, zda jsou splněny výjimečné podmínky pro JŘBU. Potřebujete právní pomoc? Napište na office@arws.cz.
Netransparentnost při hodnocení nabídek. Sankce: Nutnost opakovat hodnocení, zrušení rozhodnutí o výběru, pokuta za netransparentnost.	Právní podpora pro hodnoticí komisi. Připravíme metodiku hodnocení a zastoupíme vás při námitkách.20 Chcete mít jistotu při hodnocení? Napište na office@arws.cz.

 

Vysoká hra o evropské dotace: Když chyba v zakázce znamená finanční korekci

Pokud jsou vaše sociální služby financovány z fondů Evropské unie (například z ESF+ nebo EFRR), rizika se násobí. V tuto chvíli již nejde jen o pokutu od ÚOHS, ale o tzv. finanční opravu (neboli korekci) ze strany poskytovatele dotace.

Co je finanční oprava? Je to sankce, při které vám poskytovatel dotace nařídí vrátit část již proplacených peněz. I za zdánlivě malou administrativní chybu v zadávacím řízení vám může být uložena korekce ve výši 10 %, 25 %, nebo v krajním případě i 100 % dotace.

Nejčastějšími chybami vedoucími ke korekci jsou právě diskriminační technické specifikace, nezákonné dělení zakázek nebo umožnění podstatné změny smlouvy (např. víceprací) bez nového zadávacího řízení.

Kontrola je přísná a probíhá na více úrovních (Řídicí orgán, Auditní orgán Ministerstva financí, Evropská komise). Nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek je historicky hlavním a nejčastějším zjištěním při auditech projektů financovaných z EU.

Správné nastavení zadávacích řízení v souladu s evropskými směrnicemi je proto klíčové. Díky naší mezinárodní síti ARROWS International denně řešíme implementaci evropského práva a dotační compliance pro klienty působící ve více státech EU. Zastupujeme klienty při auditech a kontrolách dotací. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci minimalizovat riziko finančních korekcí. Napište na office@arws.cz.

Rizika spojená s EU fondy a správou smluv

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Uložení finanční opravy (korekce) 10-25 %. Důvod: Diskriminační kritéria nebo chybné uveřejnění u projektu financovaného z EU.	Audit a revize dotační a zakázkové dokumentace. Provedeme hloubkovou kontrolu souladu s pravidly EU. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.
Podstatná změna smlouvy bez nového řízení. Sankce: Korekce 25 % z původní ceny a 100 % z ceny víceprací.	Příprava a revize smluv a jejich dodatků. Posoudíme, zda je změna (např. vícepráce) v souladu se zákonem. Chcete revidovat smlouvy? Napište na office@arws.cz.
Nezpůsobilost výdajů. Důvod: Porušení zásad 3E (nehospodárnost), i když byla VZ formálně v pořádku.	Odborná školení pro management a zaměstnance. Vyškolíme váš tým, jak se vyhnout nejčastějším chybám. Chcete certifikované školení? Napište na office@arws.cz.

 

Jak si ušetřit práci a snížit administrativu? Chytré nástroje pro opakované nákupy

Problémem mnoha zadavatelů, zejména u sociálních služeb, jsou opakované, ale objemově nepředvídatelné potřeby. Neustálé vypisování malých zakázek je administrativně vyčerpávající a právně rizikové kvůli hrozbě obvinění z nezákonného dělení zakázek.

Řešením není riskovat sérii zakázek malého rozsahu, ale strategicky nastavit jeden z dlouhodobých nástrojů, které ZZVZ nabízí.

Co je Rámcová dohoda a kdy ji použít?

Rámcová dohoda (RD) je ideální nástroj, pokud znáte jednotkovou cenu služby, ale nevíte, jaké celkové množství budete potřebovat. Uzavřete ji (až na 4 roky) s jedním či více dodavateli a následně již jen zadáváte dílčí plnění (tzv. "call-off") podle aktuální potřeby.

Příklad: Potřebujete tlumočnické služby pro klienty, ale nevíte, kolik hodin budete v příštích 2 letech reálně potřebovat. Vysoutěžíte tedy hodinovou sazbu v rámcové dohodě a pak jen flexibilně objednáváte. Výhodou je obrovská úspora administrativy a stabilní smluvní podmínky.

Co je Dynamický nákupní systém (DNS) a proč je ještě flexibilnější?

Dynamický nákupní systém (DNS) je plně elektronický nástroj určený pro nákup běžného plnění. Funguje jako jakýsi "otevřený klub" předem kvalifikovaných dodavatelů.

Hlavní výhoda oproti rámcové dohodě: DNS je po celou dobu svého trvání otevřený – noví dodavatelé se mohou kvalifikovat a vstoupit do něj kdykoliv v jeho průběhu. Zadavatel pak v případě potřeby jen pošle výzvu k podání nabídek všem firmám zařazeným v DNS. MPSV například úspěšně využívá DNS pro nákup služeb, včetně těch se sociálně odpovědným prvkem (fair trade káva, zapojení sociálních podniků).

Nejste si jisti, zda je pro vás lepší Rámcová dohoda nebo DNS? Právníci ARROWS mají s implementací obou nástrojů bohaté zkušenosti. Analyzujeme vaše nákupní potřeby a zavedeme systém, který vám ušetří čas i peníze. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Závěr: Právní jistota je základem kvalitní sociální služby

Správné nastavení veřejných zakázek na sociální služby není jen byrokratické cvičení pro dodržení zákona. Je to základní předpoklad pro zajištění kvalitní a kontinuální péče pro ty, kteří ji potřebují. Jde o efektivní využití veřejných či evropských prostředků a o ochranu vaší organizace před paralyzujícími sankcemi.

Riskovat chyby v domnění, že "zjednodušený režim" nic nevyžaduje, nebo že se na "malou" chybu u projektu financovaného z EU nepřijde, se nevyplácí.

V ARROWS si zakládáme na rychlosti, vysoké kvalitě a hluboké znalosti prostředí našich klientů, mezi které patří stovky firem a desítky obcí a krajů. Našim klientům navíc aktivně pomáháme s propojováním zajímavých obchodních a investičních příležitostí a rádi si poslechneme i vaše byznysové nápady.

Nenechte složitou administrativu a právní rizika stát v cestě vašemu poslání. Náš tým právníků je připraven vaši situaci analyzovat a navrhnout efektivní řešení. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte partnera, který rozumí veřejným zakázkám i vašemu oboru.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k veřejným zakázkám na sociální služby

• Jaký je hlavní rozdíl mezi rámcovou dohodou a klasickou smlouvou na veřejnou zakázku?
  Smlouva na veřejnou zakázku definuje přesný a závazný předmět plnění. Rámcová dohoda (RD) naproti tomu stanoví pouze rámcové podmínky (jako jednotkové ceny) pro budoucí dílčí zakázky, jejichž přesný objem ještě nemusíte znát. RD sama o sobě nezakládá povinnost odebrat konkrétní množství. Pokud řešíte opakované nákupy, kontaktujte nás na office@arws.cz.
• Mohu jako kraj zadat provoz sociálních služeb napřímo své příspěvkové organizaci (tzv. "in-house")?
  Ano, jedná se o tzv. vertikální spolupráci (in-house), která je za přísných podmínek výjimkou ze ZZVZ. Musí být splněny tři klíčové podmínky: zadavatel musí organizaci ovládat "jako vlastní odbor", organizace musí vykonávat podstatnou část činnosti (přes 80 %) pro zadavatele a nesmí v ní být žádná soukromá kapitálová účast. Rádi vám s posouzením těchto podmínek pomůžeme na office@arws.cz.
• Jaká je sankce za "značkovou specifikaci" v zadávací dokumentaci?
  Pokud v technických podmínkách uvedete konkrétní obchodní název (např. značku polohovacího lůžka) bezdůvodně (tj. bez dodatku "nebo ekvivalentní"), jedná se o nepřípustnou diskriminaci. U zakázek financovaných z EU za to hrozí finanční oprava ve výši 10 % nebo i 25 %. Tomuto riziku se snadno vyhnete správnou formulací dokumentace. Obraťte se na nás na office@arws.cz.
• Co když udělám chybu u zakázky malého rozsahu (VZMR)? Neriskuji nic, protože je mimo zákon?
  To je častý a nebezpečný omyl. I když VZMR (do 2 mil. Kč pro služby) není zadávána v řízení dle ZZVZ, zadavatel je vždy povinen dodržet základní zásady § 6 ZZVZ – transparentnost, přiměřenost a rovné zacházení. Například poslat výzvu 4 firmám datovou schránkou a jedné poštou je porušením rovného zacházení, protože ji obdrží později. Pokud je VZMR placena z dotace, pravidla jsou ještě přísnější. Pro revizi vašich interních směrnic pro VZMR nám napište na office@arws.cz.
• Může zadavatel požadovat 3 reference od 3 různých objednatelů?
  Tento požadavek je vysoce rizikový a je považován za diskriminační. Zákon (§ 79 ZZVZ) takovou možnost zadavateli nedává a nepřiměřeně tím omezuje dodavatele, kteří mají například jednoho velkého, dlouhodobého klienta. Chcete-li nastavit kvalifikaci, která obstojí před ÚOHS, kontaktujte nás na office@arws.cz.
• Musím při dělení zakázky na části (tzv. "na parcely") postupovat v zadávacím řízení odděleně?
  Ano, pokud zakázku v souladu se zákonem rozdělíte na části, postupujete v každé části odděleně. To má i výhody: podání námitek proti jedné části (např. "služby v regionu A") neblokuje uzavření smlouvy v jiné části (např. "služby v regionu B"), kde námitky podány nebyly. Pro právní poradenství při složitých řízeních se obraťte na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.