Jak wypowiedzieć pracownikowi umowę z powodu niezadowalających wyników, aby wypowiedzenie obroniło się w sądzie?

Wyniki czy dyscyplina: którą podstawę wybrać

Wypowiedzenie z powodu niezadowalających wyników pracy jest przeznaczone dla pracownika, który wykonuje pracę, ale nie w takiej ilości lub jakości, jakiej firma może zasadnie oczekiwać. Typowo chodzi o handlowca, który długotrwale nie realizuje planu, albo o kierownika, którego zespół wielokrotnie nie dotrzymuje terminów. Ustawa nie bada tu winy. Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) podkreśla, że decyduje stan obiektywny, a nie to, czy pracownik zawodzi z powodu braku umiejętności, czy z obojętności.

Tę podstawę należy starannie oddzielić od naruszenia obowiązków pracowniczych. Spóźnienia, ignorowanie poleceń lub niewłaściwe zachowanie wobec współpracowników stanowią naruszenie obowiązków i dla nich obowiązuje inna podstawa wypowiedzenia z własną procedurą, zazwyczaj z pisemnym ostrzeżeniem o możliwości wypowiedzenia. Jeśli firma połączy obie podstawy, ryzykuje, że sąd nie uzna wypowiedzenia z żadnej z nich. Dział kadr powinien więc już na początku ustalić, czy problem tkwi w wynikach, czy w zachowaniu.

Ustawa wymaga jednocześnie, aby pracownik nie spełniał wymagań bez winy pracodawcy. Firma, która wyznaczy handlowcowi plan i jednocześnie odbierze mu kluczowych klientów, nie może powoływać się na niezadowalające wyniki. Przed wezwaniem warto więc sprawdzić, czy firma stworzyła warunki, w których wyniki można osiągnąć. W przypadku rażącego naruszenia obowiązków w grę wchodzi także natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy, które ma własne surowe zasady.

Wymagania muszą być znane i weryfikowalne. Sądy oceniają, czy pracownik wiedział, czego się od niego oczekuje, i czy wymaganie dało się spełnić. W jednym ze sporów pracodawca wygrał także dlatego, że te same cele realizowali pozostali menedżerowie regionalni, a pracownik został z nimi zapoznany na naradzie. Zakres obowiązków, cele i sposób oceny powinny więc istnieć na piśmie, zanim wyniki zaczną się pogarszać.

Co musi zawierać pisemne wezwanie

Wezwanie do usunięcia niezadowalających wyników jest podstawą całego wypowiedzenia. Ustawa wprost go wymaga: wypowiedzenie z tej przyczyny można złożyć tylko pracownikowi, którego pracodawca w ciągu ostatnich 12 miesięcy pisemnie wezwał do usunięcia niedociągnięć i który nie usunął ich w odpowiednim czasie (§ 52 lit. f) czeskiego Kodeksu pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „KP”)). Ustna uwaga na naradzie ani protokół z rozmowy oceniającej, którego pracownik nie otrzymał, nie spełniają tego warunku.

Wezwanie musi konkretnie opisać, na czym polegają niezadowalające wyniki. Ogólne zdanie, że pracownik „nie spełnia oczekiwań”, nie wystarczy. Wezwanie powinno wskazać mierzalne wskaźniki, na przykład procent realizacji planu, liczbę niezrealizowanych zamówień lub poziom błędów w produkcji, a także okres, za który firma je oceniła. Pracownik musi z wezwania wiedzieć, co konkretnie ma poprawić i po czym firma pozna, że mu się to udało.

Drugim obowiązkowym elementem jest termin na poprawę. Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej wywiódł, że termin jest niezbędnym elementem wezwania, a jego długość musi odpowiadać zarzucanym niedociągnięciom. Jeśli terminu brak lub jest nieproporcjonalnie krótki, późniejsze wypowiedzenie jest nieważne już z tego tylko powodu. Termin najlepiej więc określić konkretną datą, aby nie powstał spór o to, kiedy właściwie upłynął.

Wezwanie powinno też określać, w jaki sposób firma oceni wyniki. Jeśli firma zamyka wyniki sprzedażowe na określony dzień miesiąca lub mierzy jakość według wewnętrznej statystyki, informacja ta powinna znaleźć się w wezwaniu. Pracownik wie wtedy, według czego zostanie oceniony, a firma ma później dowód, że oceniała według wcześniej ogłoszonych zasad. Wezwanie warto doręczyć tak, aby można było udowodnić jego odbiór, najlepiej osobiście za podpisem.

Jak ustalić termin na poprawę i ocenić wyniki

Ustawa nie definiuje odpowiedniości terminu, a sądy oceniają ją według charakteru pracy. Dla handlowca z planem miesięcznym odpowiedni będzie inny okres niż dla programisty, którego projekt trwa pół roku. Termin musi dać pracownikowi realną szansę na poprawę wyników. Jeśli według zwykłego doświadczenia celu nie da się osiągnąć nawet przy pełnym zaangażowaniu, sąd nie uzna terminu za odpowiedni i wypowiedzenie się nie obroni.

W trakcie terminu opłaca się zapewnić pracownikowi wsparcie i prowadzić z tego dokumentację. Regularne spotkania kontrolne, notatki z omawianych kwestii i propozycja szkolenia pokazują, że firmie zależało na poprawie, a nie tylko na formalnej podstawie do wypowiedzenia. Takie zapisy pomogą także w sporze, w którym pracownik zwykle twierdzi, że pracodawca celowo powierzał mu niewykonalne zadania. Sąd widzi wtedy, jak współpraca w okresie poprawy rzeczywiście przebiegała.

Po upływie terminu firma ocenia wyniki dokładnie według kryteriów z wezwania. Wypowiedzenie może zarzucać tylko te niedociągnięcia, o których była mowa w wezwaniu, i żadnych nowych. Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej w wyroku 21 Cdo 3795/2017 dopuścił jednocześnie, że wyjątkowo można wypowiedzieć umowę także przed upływem terminu. Musi być jednak oczywiste, że niedociągnięć nie da się usunąć w pozostałym czasie. W tamtym sporze do końca terminu pozostawały dwa dni, a pracownik wykonał powierzone zadania tylko częściowo.

Wypowiedzenie przed upływem terminu jest mimo to ryzykownym wyborem. Pracodawca musi udowodnić, że poprawa nie była już możliwa w terminie, a to jest przedmiotem postępowania dowodowego w sporze. Bezpieczniej jest odczekać do końca terminu, ocenić wyniki i dopiero potem podjąć decyzję. Jeśli pracownik poprawi wyniki, wezwanie spełniło swój cel, a firma zatrzyma osobę, w którą już zainwestowała. Długość terminu i moment oceny wyników zależą od charakteru pracy i od tego, jak firma mierzy efektywność. Dlatego prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS ustalają je dla każdego pracownika indywidualnie.

Wypowiedzenie: treść, konsultacja i doręczenie

Samo wypowiedzenie musi mieć formę pisemną i musi określać przyczynę pod względem faktycznym tak, aby nie można jej było pomylić z inną. Pracodawca nie może następnie zmieniać przyczyny (§ 50 KP). W wypowiedzeniu powinno się zatem znaleźć odwołanie do wezwania wraz z jego datą, opis zarzucanych niedociągnięć oraz stwierdzenie, że pracownik nie usunął ich w wyznaczonym terminie.

Jeśli w firmie działa organizacja związkowa, pracodawca musi wcześniej skonsultować z nią wypowiedzenie. W przypadku członka organu organizacji związkowej należy zwrócić się o uprzednią zgodę. Ustawa uznaje przy tym za zgodę także sytuację, w której związki zawodowe w ciągu 15 dni od złożenia wniosku nie odmówią zgody na piśmie. Firmy w praktyce czasem pomijają ten krok, ponieważ związki działają tylko w niektórych zakładach, i wypowiedzenie staje się niepotrzebnie podatne na zarzuty.

Okres wypowiedzenia rozpoczyna się z dniem doręczenia wypowiedzenia i w przypadku tej przyczyny wynosi co najmniej jeden miesiąc. Pisemne porozumienie może go wydłużyć. Ustawowa odprawa nie przysługuje pracownikowi przy wypowiedzeniu z powodu niezadowalających wyników, ponieważ ustawa wiąże ją z przyczynami organizacyjnymi. Firma może jednak zdecydować się na dobrowolną wypłatę, typowo w zamian za porozumienie o rozwiązaniu umowy.

Doręczenie to etap, na którym najczęściej zawodzą skądinąd dobrze przygotowane wypowiedzenia. Wypowiedzenie doręcza się do rąk własnych, przede wszystkim przez wręczenie w miejscu pracy. Pocztą można je wysłać tylko wtedy, gdy doręczenie w miejscu pracy nie jest możliwe (§ 334a KP). Jeśli pracownik odmówi przyjęcia w miejscu pracy, wypowiedzenie uważa się za doręczone z chwilą odmowy. Decydujące znaczenie mają tu świadek i pisemny protokół z wręczenia.

Kiedy nie można wypowiedzieć umowy i co grozi przy nieważności

Ustawa chroni pracownika w tzw. okresie ochronnym, na przykład w czasie czasowej niezdolności do pracy, w ciąży lub podczas urlopu rodzicielskiego. Wypowiedzenia z powodu niezadowalających wyników nie można w tym czasie złożyć, a ustawa nie przewiduje tu wyjątku. Jeśli firma doręczy wypowiedzenie przed rozpoczęciem okresu ochronnego, okres wypowiedzenia wydłuża się o okres ochronny, chyba że pracownik oświadczy, że nie nalega na przedłużenie.

Nieważne wypowiedzenie pracownik może zaskarżyć do sądu w ciągu dwóch miesięcy. Termin biegnie od dnia, w którym stosunek pracy miał ulec rozwiązaniu na skutek wypowiedzenia (§ 72 KP). Dla firmy oznacza to, że niepewność trwa także po odejściu pracownika. Jeśli pracownik pisemnie zawiadomi pracodawcę, że nalega na dalsze zatrudnienie, a sąd stwierdzi nieważność wypowiedzenia, stosunek pracy trwa nadal.

Skutek finansowy jest dla firmy najbardziej dotkliwy. Pracownikowi, który zawiadomił, że nalega na dalsze zatrudnienie, przysługuje rekompensata wynagrodzenia w wysokości przeciętnego zarobku aż do chwili, gdy firma umożliwi mu pracę lub gdy stosunek pracy zostanie skutecznie rozwiązany. Sąd może na wniosek pracodawcy odpowiednio obniżyć rekompensatę za okres przekraczający sześć miesięcy, na przykład gdy pracownik w międzyczasie pracował gdzie indziej. Spór trwający kilka lat może więc kosztować więcej niż roczne wynagrodzenie.

Wad wezwania nie da się już naprawić po doręczeniu wypowiedzenia. O tym, czy wypowiedzenie się obroni, decyduje jakość wezwania i dowody oceny wyników, dlatego prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS analizują te dokumenty jeszcze przed doręczeniem wypowiedzenia. Nowe wezwanie można wprawdzie wystosować, ale oznacza to nowy termin i kolejne miesiące, w których pracownik pozostaje w firmie.

Porozumienie jako rozsądna alternatywa dla wypowiedzenia

Wypowiedzenie z powodu niezadowalających wyników to długi proces, a jego wynik w sądzie nigdy nie jest pewny. Dlatego wiele firm w momencie, gdy poprawa jest ewidentnie nierealna, proponuje pracownikowi porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy. Porozumienie musi mieć formę pisemną, a stosunek pracy kończy się w uzgodnionym dniu. Nie obowiązuje przy nim okres wypowiedzenia ani zakaz wypowiedzenia w okresie ochronnym.

Porozumienie działa najlepiej, gdy firma dysponuje prawidłowym wezwaniem i udokumentowanymi wynikami. Pracownik widzi wtedy, że wypowiedzenie jest realne, a porozumienie jest dla niego czystszym rozwiązaniem: odchodzi w terminie, który sam wynegocjuje, i bez sporu. Firma zwykle oferuje świadczenie pieniężne ponad wymogi ustawowe, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy lub referencje. Warunki te dobrze jest spisać w jednym dokumencie i uregulować w nim także zwrot mienia firmowego.

W negocjacjach opłaca się wyeliminować emocje i rozmawiać o faktach, czyli o wynikach, terminie i jego ocenie. Pracownik zaskoczony przez firmę bez dokumentacji zwykle odrzuca porozumienie i zwraca się do adwokata. Odejście kluczowej osoby z know-how lub kontaktami do klientów omawia również artykuł o tym, jak poradzić sobie z odejściem starszego menedżera. Ryzyka są tam inne, a zakaz konkurencji odgrywa większą rolę.

Jeśli problem pojawi się już w okresie próbnym, sytuacja jest znacznie prostsza. W okresie próbnym zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą rozwiązać stosunek pracy z dowolnej przyczyny lub bez podania przyczyny, a wezwanie ani termin na poprawę nie są potrzebne. Dlatego warto monitorować efektywność nowych pracowników od pierwszego dnia. Na co uważać, omawia artykuł o tym, jak rozwiązać stosunek pracy w okresie próbnym bez ryzyka sporu.

Błędy, przez które pracodawca przegrywa spór

Najczęstszym błędem jest wezwanie, które nie opisuje konkretnych niedociągnięć. Sformułowania w rodzaju „pana praca nie odpowiada wymaganiom” nie pozwalają sądowi ocenić, czy pracownik zastosował się do wezwania. Wypowiedzenie oparte na takim wezwaniu się nie obroni, nawet jeśli wyniki były obiektywnie złe. Firma musi wtedy zacząć od nowa, czyli wystosować nowe wezwanie i czekać na kolejny termin, a w międzyczasie płaci wynagrodzenie osobie, z którą już nie wiąże planów.

Drugim błędem jest termin, którego brak lub który nie odpowiada charakterowi pracy. Tygodniowy termin na poprawę kwartalnych wyników sprzedażowych to typowy przykład nieproporcjonalności. Równie ryzykowny jest termin określony jedynie słowami „odpowiedni czas” bez daty. Pracodawca pozostawia wtedy sądowi wsteczne określenie terminu i naraża się na zarzut, że wypowiedzenie złożono przed jego upływem.

Trzecim błędem jest łączenie wyników z dyscypliną. Firma dodaje do wypowiedzenia z powodu niezadowalających wyników także spóźnienia, niewłaściwe e-maile lub brak współpracy z kolegami, ponieważ chce wypaść bardziej przekonująco. Sąd musi wtedy odróżnić, co jest wynikiem pracy, a co naruszeniem obowiązków. Dla naruszenia obowiązków ustawa wymaga przy tym innej procedury. Wypowiedzenie może więc upaść właśnie na tej części, która miała wzmocnić sprawę.

Czwartym błędem jest niedopilnowane doręczenie. Wypowiedzenie wysłane pocztą pracownikowi, który zwykle przebywa w miejscu pracy, lub wręczone bez świadka i protokołu otwiera spór o to, czy i kiedy zostało doręczone. Od daty doręczenia zależy przy tym początek okresu wypowiedzenia i termin na wniesienie pozwu. Które ryzyko przeważa w konkretnej sytuacji, oceniają prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS na podstawie tego, jak firma prowadzi dokumentację kadrową i kto wręcza wypowiedzenie.

Ryzyka wypowiedzenia z powodu niezadowalających wyników

Podsumowanie

Artykuł pokazał, że wypowiedzenie z powodu niezadowalających wyników pracy opiera się na trzech krokach: pisemnym wezwaniu z konkretnymi niedociągnięciami, odpowiednim terminie na poprawę oraz wypowiedzeniu, które zarzuca dokładnie to, co wskazano w wezwaniu. Jeśli brakuje jednego z kroków, sąd unieważni wypowiedzenie bez względu na to, jak złe były rzeczywiście wyniki. Do tego dochodzi prawidłowe doręczenie i uwzględnienie okresu ochronnego.

Dla zarządu firmy istotne jest, że wypowiedzenia nie przygotowuje się w dniu, w którym kończy się cierpliwość. Przygotowuje się je z wielomiesięcznym wyprzedzeniem: firma ma pisemne cele, mierzy je i w sposób udokumentowany przekazuje wyniki pracownikowi. Firma, która odkłada ten proces, ostatecznie albo zatrzymuje pracownika dłużej, niż chce, albo składa wypowiedzenie, które przegra w sądzie i za które zapłaci rekompensatę wynagrodzenia.

Rozsądnym celem nie jest wyłącznie ważne wypowiedzenie. Prawidłowo prowadzona procedura często prowadzi do tego, że pracownik poprawia wyniki albo przystaje na porozumienie, ponieważ widzi, że firma ma przygotowaną sprawę. W obu przypadkach firma oszczędza czas i koszty sporu, a kierownik zespołu może wrócić do zarządzania pracą zamiast do zbierania dowodów.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS przygotowują dla firm wezwania, wypowiedzenia i porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy, wdrażają wewnętrzne systemy oceny efektywności i reprezentują pracodawców w sporach o nieważność wypowiedzenia. Napisz do nas na konsultacja@arws.cz lub zapoznaj się z naszą usługą prawo pracy.