Jednorazowe wynagrodzenie poza umową o pełnienie funkcji

Zasady wynagradzania członków organów: dlaczego są tak surowe?

Jeżeli umowa nie została zatwierdzona lub nie uzgodniono w niej wynagrodzenia, ustawa stanowi, że funkcja jest pełniona nieodpłatnie. Innymi słowy, bez należytego zatwierdzenia członek organu nie ma prawa do wynagrodzenia, a wszelkie dodatkowo przekazane świadczenia mogą zostać uznane za nienależne.

Podobnie surowe zasady obowiązują przy wypłacie udziału w zysku osobom innym niż wspólnicy. Standardowo zysk można podzielić wyłącznie między wspólników/akcjonariuszy. Tantiemy (udziały w zysku dla członków organów) lub nagrody dla pracowników z udziału w zysku są możliwe tylko wtedy, gdy wyraźnie dopuszcza to umowa spółki lub statut. 

Jeżeli firmowa „konstytucja” (umowa spółki lub statut) nie przewiduje tantiem, nie można w zwykły sposób wypłacić członkom organów wynagrodzenia z zysku – byłoby to sprzeczne z ustawą. Ustawa ponownie chroni w ten sposób prawa właścicielskie – zysk przysługuje przede wszystkim wspólnikom i tylko za ich zgodą (wyrażoną w akcie założycielskim lub w uchwale walnego zgromadzenia) może się nim podzielić także ktoś inny.

Jednorazowe odstępstwo od umowy lub statutu: rozwiązanie istnieje

Co jednak, jeśli Państwa statut lub umowa z menedżerem nie przewiduje takiego nadzwyczajnego wynagrodzenia, a mimo to chcą je Państwo przyznać? Nie trzeba od razu trwale zmieniać całych dokumentów założycielskich. Czeska ustawa o korporacjach handlowych (ustawa nr 90/2012 Sb., dalej „ZOK”) umożliwia tzw. jednorazowe przełamanie zasad wynagradzania – czyli jednorazowe zatwierdzenie wynagrodzenia poza ramami umowy o pełnienie funkcji lub statutu spółki.

Od stycznia 2021 roku ustawa wyraźnie stanowi, że walne zgromadzenie (valná hromada) może jednorazowo zatwierdzić odstępstwo od statutu/umowy spółki w zakresie wynagrodzenia członków organu. Typowo wchodzi to w grę na przykład wtedy, gdy chcą Państwo wypłacić nowemu członkowi zarządu wyższą tantiemę, niż pozwala obowiązujący statut. 

Warunkiem jest jednak, że do takiego jednorazowego zatwierdzenia stosuje się te same zasady co do zmiany statutu – uchwała musi zostać podjęta kwalifikowaną większością, jakiej w innym przypadku wymagałaby zmiana aktu założycielskiego. W praktyce więc co do zasady co najmniej większością 2/3 głosów (w s.r.o. (czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – ogólnej liczby głosów wszystkich wspólników; w a.s. (czeska spółka akcyjna) – 2/3 głosów obecnych akcjonariuszy, o ile statut nie określa surowszego kworum). Nie trzeba jednak trwale zmieniać statutu, chodzi naprawdę tylko o wyjątek dla danego przypadku – ustawa stanowi nawet, że taka uchwała walnego zgromadzenia nie wymaga poświadczenia aktem notarialnym. 

Uwaga: jeżeli Państwa spółkę kontroluje rada nadzorcza (dozorčí rada), która zwykle zatwierdza umowy o pełnienie funkcji, statut może wymagać, aby także możliwość odstępstwa od statutu miała oparcie bezpośrednio w statucie. Zawsze warto więc sprawdzić dokumenty założycielskie i postępować zgodnie z nimi.

Ustawa potwierdza również, że także poza ramami umowy o pełnienie funkcji lub statutu można w każdej chwili przyznać członkowi organu wynagrodzenie ad hoc, jeżeli zgodzi się na to najwyższy organ spółki. Innymi słowy, walne zgromadzenie może zatwierdzić jednorazowe wynagrodzenie członka kierownictwa w dowolnym momencie roku, i to nawet wtedy, gdy dany rodzaj wynagrodzenia nie był dotąd nigdzie uregulowany. Musi to być jednak formalna uchwała spełniająca odpowiednie wymogi. 

Roszczenie prawne do takiego wynagrodzenia powstaje dopiero z chwilą zatwierdzenia – do tego czasu nie jest pewne, czy wynagrodzenie zostanie wypłacone. Zapewnia to, że wynagradzany członek organu nie może z góry żądać czegoś, co nie zostało uzgodnione – motywacja do ponadprzeciętnych wyników więc istnieje, ale ostatnie słowo należy do właścicieli spółki.

Jak to wygląda w praktyce? 

Przykład z praktyki: Spółka Alfa s.r.o. miała w umowie spółki jedynie podstawowe postanowienie o wynagrodzeniu członka zarządu (jednatel) – stałe miesięczne wynagrodzenie. Po udanym roku wspólnicy (pan Novák i pani Svobodová) postanowili nagrodzić swojego członka zarządu specjalną premią w wysokości 10% osiągniętego zysku, mimo że wypłata tantiem nie była wyraźnie przewidziana w umowie spółki. Jak to rozwiązali?

Obaj wspólnicy (każdy z 50% udziałem) spotkali się na walnym zgromadzeniu i jednomyślnie (100% głosów) zatwierdzili jednorazową wypłatę wynagrodzenia członkowi zarządu z zysku netto za ubiegły rok. W ten sposób faktycznie dokonali jednorazowego przełamania umowy spółki – w tym konkretnym przypadku odstąpili od zasady, że zysk przysługuje wyłącznie wspólnikom. 

Uchwałę podjęli w formie aktu notarialnego (dla pewności i przejrzystości, choć ustawa w przypadku s.r.o. wymaga aktu notarialnego przede wszystkim przy zmianie umowy spółki). Rezultat? Członek zarządu otrzymał zasłużone wynagrodzenie w legalny sposób, wszyscy wspólnicy wyrazili na to zgodę i wszystko przebiegło zgodnie z prawem. 

Firma nie musiała przy tym trwale zmieniać umowy spółki – chodziło jedynie o jednorazowy wyjątek na dany rok. Dzięki formalnej procedurze nie powstały wątpliwości, czy któryś ze wspólników nie został pokrzywdzony, a spółka ma wszystko należycie udokumentowane na wypadek ewentualnej kontroli.

W innym scenariuszu spółka Beta, a.s., chciała wypłacić zarządowi nadzwyczajne tantiemy za ukończenie wymagającego projektu. Jej statut w ogóle jednak nie przewidywał tantiem. Rozwiązanie przyszło w duchu nowej regulacji: walne zgromadzenie akcjonariuszy najpierw przegłosowało uzupełnienie statutu, aby możliwe było podzielenie zysku także między członków organów. Do umożliwienia tantiem potrzebna była kwalifikowana większość (co najmniej 2/3 głosów obecnych) – akcjonariusze ją osiągnęli. 

Następnie w tym samym roku akcjonariusze głosowali nad samą wypłatą tantiem z zysku zarządowi – a tutaj ustawa wymagała już jeszcze surowszej większości. Zgodnie bowiem z nowelizowanym brzmieniem ZOK każdy poszczególny podział tantiem musi zatwierdzić co najmniej większość trzech czwartych głosów na walnym zgromadzeniu (w a.s. różne rodzaje akcji liczy się odrębnie). 

Również ten próg w Becie udało się przekroczyć. Tantiemy zostały wypłacone i wszystko przebiegło zgodnie z prawem, choć kosztem starannego przygotowania i przekonania znacznej części akcjonariuszy. Przykład ten pokazuje, że im większa spółka i im więcej akcjonariuszy, tym trudniejsze może być zatwierdzenie jednorazowego wynagrodzenia – nie jest to jednak niemożliwe, jeśli istnieje wola.

Na co zwrócić uwagę 

Jeżeli rozważają Państwo podobne nadzwyczajne wynagrodzenie dla członków organów, nie należy lekceważyć aspektów prawnych. Błędna procedura lub pominięcie formalnych kroków może mieć nieprzyjemne konsekwencje. Oto kluczowe ryzyka i sposoby ich uniknięcia:

• Nieważność wypłaconego wynagrodzenia: Jak wspomniano, jeżeli wynagrodzenie nie zostało należycie zatwierdzone przez właściwy organ, może zostać uznane za nienależne. W spółkach kapitałowych wszelkie świadczenia na rzecz członków organów (poza ustawowymi wyjątkami) podlegają zatwierdzeniu przez walne zgromadzenie. Bez tej zgody wynagrodzenie może być względnie nieważne – spółka mogłaby żądać zwrotu wypłaconej kwoty, a dany członek organu nie byłby chroniony roszczeniem prawnym do niej. 

Rekomendacja: Przed wypłatą jakiegokolwiek nadzwyczajnego wynagrodzenia zawsze uzyskajcie Państwo formalną zgodę walnego zgromadzenia (lub rady nadzorczej, jeżeli statut na to pozwala). Sporządźcie należytą uchwałę, a w przypadku istotnych decyzji rozważcie akt notarialny dla większej pewności prawnej.

• Naruszenie staranności dobrego gospodarza: Organy kierownicze spółki mają obowiązek działać ze starannością dobrego gospodarza. Wypłata wysokiego wynagrodzenia bez oparcia w umowie lub statucie i bez zgody właścicieli może zostać oceniona jako naruszenie tego obowiązku. Ryzyka obejmują sankcje wobec członków organu statutowego (odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną spółce) oraz utratę zaufania między kierownictwem a wspólnikami. 

Rekomendacja: Upewnijcie się Państwo, że każde nadzwyczajne wynagrodzenie jest przejrzyste i możliwe do obrony – najlepiej uzasadnijcie w uchwale walnego zgromadzenia, dlaczego dany członek zasługuje na wynagrodzenie (np. realizacja konkretnych celów, nadzwyczajny wkład w rozwój firmy). Unikniecie w ten sposób spekulacji i wykażecie, że działacie w interesie spółki.

• Sankcje i spory prawne: Choć nieznajomość prawa nie usprawiedliwia, rzeczywistość jest taka, że wielu przedsiębiorców nie ma o tych zasadach pojęcia. Nie przeszkadza to jednak na przykład niezadowolonemu wspólnikowi w późniejszym zakwestionowaniu ważności takiego wynagrodzenia przed sądem. W skrajnym przypadku sąd może uznać uchwałę walnego zgromadzenia za nieważną, jeżeli nie osiągnięto wymaganej większości lub naruszono prawo. Również organy podatkowe mogłyby podczas kontroli badać, czy wynagrodzenie zostało wypłacone zgodnie z prawem – jeżeli nie, grozi wymierzenie dodatkowego podatku lub kar. 

Rekomendacja: Komunikujcie się Państwo otwarcie ze wszystkimi wspólnikami/akcjonariuszami w sprawie planowanego wynagrodzenia, aby byli z góry poinformowani i nie dochodziło do sporów. Jednocześnie przed realizacją skonsultujcie się z prawnikiem i doradcą podatkowym – pomogą ustalić wynagrodzenie tak, aby było zgodne z prawem i przepisami podatkowymi.

Podsumowanie

Nadzwyczajne wynagrodzenia, premie czy tantiemy mogą być doskonałym narzędziem motywacji kluczowych osób w Państwa firmie. Ustawodawca rozumie, że sztywne zasady wiązałyby firmom ręce, dlatego daje możliwość jednorazowego przełamania ustalonych reguł, gdy ma to uzasadnienie. Ważne jest jednak zachowanie równowagi – wynagradzać sprawiedliwie i zgodnie z prawem, aby nie ucierpiało ani zaufanie właścicieli, ani pozycja prawna spółki.

Jeżeli nie są Państwo pewni, jak dokładnie postąpić, prosimy zwrócić się do doświadczonych prawników. Jako kancelaria adwokacka z wieloletnią praktyką w obszarze prawa korporacyjnego pomożemy Państwu ustalić nadzwyczajne wynagrodzenia tak, aby były prawnie niepodważalne i jednocześnie spełniły swój cel – nagrodzić i zmotywować tych, którzy najbardziej na to zasługują. 

Z naszym wsparciem mogą Państwo działać pewnie, wiedząc, że każdy krok – od przygotowania uchwały walnego zgromadzenia po wypłatę wynagrodzenia – jest zgodny z prawem. Pozwoli to Państwu skupić się na rozwoju firmy, a formalności prawne proszę pozostawić nam. Wspólnie wzmocnimy zaufanie i przejrzystość w Państwa spółce, co docenią zarówno kierownictwo, jak i wspólnicy oraz inwestorzy.

Jednorazowe wynagrodzenia poza umową o pełnienie funkcji dla członka zarządu lub innych osób trzecich niebędących wspólnikami można zrealizować legalnie, ale zawsze za zgodą walnego zgromadzenia i z zachowaniem wymaganej większości. Nie lekceważcie Państwo ram prawnych – przy prawidłowej procedurze nagrodzicie swoich ludzi i jednocześnie ochronicie firmę. Takie uczciwe wynagrodzenie wzmacnia lojalność i reputację firmy bez ryzyka konfliktów czy sankcji. A to rezultat, który się opłaca.