Optymalizacja podatkowa dla influencerów i twórców treści

Kim z perspektywy podatkowej jest influencer i twórca treści

Pojęcie influencera nie występuje w czeskich ustawach podatkowych, mimo to dla czeskich urzędów skarbowych ma bardzo konkretną treść. Za influencera lub twórcę treści uważa się z reguły osobę, która systematycznie tworzy treści w mediach społecznościowych, na platformach takich jak YouTube, Twitch, TikTok czy OnlyFans albo publikuje blogi, podcasty i inne formy treści cyfrowych, a jednocześnie osiąga z tej działalności dochody.

Pod względem prawnym taka działalność jest najczęściej kwalifikowana jako samodzielna działalność zarobkowa na podstawie czeskiej ustawy o działalności gospodarczej (ustawa nr 455/1991 Sb., o prowadzeniu działalności gospodarczej), ewentualnie jako działalność twórcza w rozumieniu czeskiej ustawy o prawie autorskim (ustawa nr 121/2000 Sb.), a zatem stanowi dochód podlegający opodatkowaniu zgodnie z czeską ustawą o podatkach dochodowych (ustawa nr 586/1992 Sb., z późniejszymi zmianami, dalej „ustawa o podatkach dochodowych”).

Zasadnicza różnica w porównaniu ze zwykłym „hobby” polega na systematyczności i celu. Jeśli jednorazowo nagrają Państwo film i otrzymają drobne honorarium, w pewnych granicach może chodzić o dochód z działalności okazjonalnej, który do wysokości 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR) za okres rozliczeniowy jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych (o ile nie chodzi o honorarium autorskie wypłacane przez płatnika podatku).

W momencie, gdy mają Państwo zasięgi, regularne współprace z markami, długoterminowo monetyzowany kanał, a dochód stanowi istotną część Państwa utrzymania, wkraczają Państwo w świat działalności gospodarczej i powinni Państwo posiadać zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej (živnostenské oprávnění) lub prowadzić działalność w formie spółki handlowej. Przy konstruowaniu umów z markami i prawidłowym określeniu świadczenia (reklama, licencja, jednorazowe honorarium) w praktyce często opłaca się skorzystać ze wsparcia w zakresie umów i negocjacji. Właśnie w tym punkcie wielu influencerów nie docenia momentu, w którym nie chodzi już o „dodatkowy zarobek”, lecz o regularną działalność gospodarczą ze wszystkimi obowiązkami, w tym podatkami, składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz prawidłową ewidencją.

Typowy influencer lub twórca treści ma często kilka źródeł dochodu jednocześnie. Część przychodów pochodzi ze współpracy reklamowej z markami, część z udziału w przychodach reklamowych platform (na przykład udział w reklamach na YouTube), kolejna część z programów afiliacyjnych, subskrypcji (Patreon, HeroHero, OnlyFans), sprzedaży własnego merchu czy na przykład biletów na wydarzenia na żywo. Z podatkowego punktu widzenia istotne jest, czy wszystkie te przychody wykazują Państwo konsekwentnie w ramach jednego reżimu i czy odpowiadają im również koszty, które Państwo rozliczają. Jeśli zastanawiają się Państwo, jakie koszty działalności można bezpiecznie obronić podczas ewentualnej kontroli, przydatny może być artykuł Ryzykowne pozycje w zeznaniu podatkowym za 2026 rok: na jakie koszty firmowe uważać i jak je bezpiecznie obronić.

Kolejna warstwa komplikacji wynika z tego, że influencer może być jednocześnie pracownikiem, osobą samozatrudnioną oraz wspólnikiem lub członkiem zarządu (jednatel) spółki, ewentualnie część przychodów może kierować za granicę lub otrzymywać z zagranicy. Ma to bezpośredni wpływ na to, jakie koszty może w poszczególnych rolach rozliczyć, jakie umowy zawiera z partnerami handlowymi i jakie ryzyka ponosi z punktu widzenia organów kontrolnych. Właśnie bardziej złożona konfiguracja wielu ról i podmiotów to obszar, w którym korzyść ze strategii prawnej i podatkowej kancelarii prawnej ARROWS jest największa.

W praktyce nie jest decydujące, czy dany podmiot sam nazywa się influencerem, streamerem czy content creatorem, lecz jak jego działalność jest opisana w umowach, jak jest fakturowana i jak jest ujmowana w księgowości. W sytuacjach, gdy urząd skarbowy lub partner handlowy kwestionuje sposób ułożenia współpracy lub fakturowania, często należy zająć się również ewentualnymi sporami handlowymi i sądowymi. Na przykład osoba, która wygląda na „influencera”, ale we wszystkich umowach jest określona jako aktor lub prezenter z jednorazowymi honorariami, może być z prawnego punktu widzenia oceniana inaczej niż ktoś, kto systematycznie produkuje i dystrybuuje własne treści i przejmuje ryzyko gospodarcze. Różnica w ocenie prawnej prowadzi następnie do różnych możliwości zaliczania wydatków do kosztów i ogólnej optymalizacji podatkowej.

Podstawowe ramy optymalizacji podatkowej dla influencerów

Optymalizacja podatkowa dla influencerów i twórców treści zaczyna się od wyboru odpowiedniego reżimu podatkowego. W czeskich warunkach najczęstsze jest prowadzenie działalności jako osoba samozatrudniona (OSVČ), czasem z wykorzystaniem kosztów ryczałtowych (paušální výdaje) lub podatku ryczałtowego (paušální daň), a także prowadzenie działalności za pośrednictwem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (s.r.o.). Każdy z tych reżimów ma inne możliwości i ograniczenia w zakresie zaliczania wydatków do kosztów i w każdym z nich inaczej planuje się obciążenie podatkowe oraz związane z nim ryzyka.

Jeśli influencer prowadzi działalność jako OSVČ, może wybrać między rozliczaniem kosztów rzeczywistych a kosztów ryczałtowych (procentem od przychodów). Koszty ryczałtowe są proste w administrowaniu, ale jednocześnie nie pozwalają szczegółowo pracować z konkretnymi kosztami – wysokość kosztów podatkowych jest określona procentem od przychodów bez względu na to, jakie koszty twórca faktycznie ponosi. Jeśli po czasie wykryją Państwo błąd w wykazaniu przychodów lub kosztów, postępowanie opisuje także poradnik Dodatkowe zeznanie podatkowe: jak postępować po wykryciu błędu w księgowości i wyeliminować ryzyko wysokich sankcji.

W praktyce obowiązuje zatem zasada, że im bardziej kosztowna działalność (sprzęt, zespół, studio, podróże, marketing), tym bardziej opłaca się rozliczanie kosztów rzeczywistych, choć kosztem większej administracji i potrzeby rzetelnej księgowości. OSVČ może również rozważyć reżim podatku ryczałtowego, jeśli jej roczne przychody nie przekroczą limitu wejścia do tego reżimu (na rok 2026 limit ten wynosi z reguły 2 000 000 CZK, ok. 82 300 EUR). Reżim podatku ryczałtowego znacznie upraszcza administrację podatkową, ponieważ obejmuje podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w jednej miesięcznej płatności, nie pozwala jednak rozliczać żadnych kosztów ani ulg.

Prowadzenie działalności za pośrednictwem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością umożliwia odmienny podział przychodów i kosztów, ułożenie stosunków pracowniczych lub menedżerskich, umów o dzieło i ustaleń licencyjnych, a często także bardziej naturalne oddzielenie sfery prywatnej i biznesowej. Spółka może zatrudniać influencera, zawierać umowy z agencjami, korzystać z zespołu współpracowników zewnętrznych i prowadzić na przykład e‑sklep z merchem.

Jednocześnie niesie jednak dodatkowe obowiązki, na przykład prowadzenie księgowości, składanie sprawozdania finansowego czy regulowanie relacji między spółką a wspólnikami z punktu widzenia ukrytej dystrybucji zysku. Prawidłowo ustawiona struktura może znacznie poszerzyć przestrzeń dla kosztów podatkowych, nie może to być jednak czysto formalna konstrukcja bez rzeczywistej treści (tzw. nadużycie prawa).

Ważną rolę odgrywa również kwestia podatku od wartości dodanej (VAT). Influencer może osiągnąć obrót, przy którym stanie się czynnym podatnikiem VAT (obecnie limit obowiązkowej rejestracji do VAT wynosi 2 000 000 CZK za 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych), ewentualnie może zarejestrować się dobrowolnie, jeśli jest to korzystne ze względu na znaczne koszty wejściowe na sprzęt, usługi i marketing.

W segmencie usług cyfrowych powstają ponadto sytuacje, w których miejscem świadczenia dla celów VAT jest inne państwo członkowskie UE lub państwo trzecie, co ma wpływ zarówno na obowiązek rejestracji, jak i na możliwość realizacji uprawnień związanych z kosztami. Tu problematyka prawna splata się już z międzynarodową agendą podatkową i księgową, co jest zadaniem odpowiednim dla zespołu, który ma doświadczenie także w sprawach transgranicznych i może korzystać z zaplecza, jakim jest ARROWS International.

Do prawdziwej optymalizacji podatkowej należy nie tylko kwestia, jak prawnie ustrukturyzować działalność, ale także jaka będzie strategia ponoszenia i dokumentowania kosztów. Inaczej planuje się koszty u twórcy, który dopiero zaczyna i inwestuje w sprzęt, inaczej u stabilnego influencera z wysoką i stosunkowo przewidywalną monetyzacją, a jeszcze inaczej u twórcy planującego większe jednorazowe projekty, takie jak filmy, duże eventy czy współprace międzynarodowe. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS zazwyczaj omawiają z klientami nie tylko aspekty prawne, ale także rozłożenie przychodów i kosztów w czasie, aby struktura miała sens ekonomiczny i nie była postrzegana przez organy podatkowe (správce daně) jako sztuczna.

Bardzo istotne jest także dopasowanie strategii podatkowej do sytuacji osobistej twórcy. Ktoś będzie preferował minimalizację zobowiązania podatkowego kosztem bardziej złożonej struktury i związanych z tym kosztów doradztwa, inny doceni raczej proste i solidne rozwiązanie, które co prawda „tylko” idzie w parze z ustawą i nie wykorzystuje każdego potencjalnego szczegółu, ale jest mniej wymagające w zarządzaniu i lepiej znosi zmiany przepisów. W wielu przypadkach nie chodzi więc o to, czy dane rozwiązanie jest podatkowo „najkorzystniejsze” w abstrakcyjnym sensie, lecz czy jest odpowiednie dla konkretnego twórcy, jego dochodu, profilu ryzyka i długoterminowych planów.

Zaliczanie wydatków do kosztów w praktyce – zasady ogólne

Podstawą optymalizacji podatkowej jest zrozumienie pojęcia kosztu podatkowego (daňově uznatelný náklad). Co do zasady kosztem podatkowym jest taki wydatek, który podatnik poniósł w celu osiągnięcia, zabezpieczenia i zachowania przychodów podlegających opodatkowaniu, w rozumieniu § 24 ustawy o podatkach dochodowych. W praktyce oznacza to, że między kosztem a przychodem musi istnieć rzeczywisty i możliwy do wykazania związek oraz że koszt nie ma przede wszystkim charakteru osobistego. U influencerów i twórców treści właśnie na tej granicy często powstają spory, ponieważ cała ich działalność toczy się w obszarze, w którym sfera osobista i zawodowa w naturalny sposób się przenikają.

Oprócz związku merytorycznego konieczne jest spełnienie również wymogów formalnych. Koszt musi być należycie udokumentowany dowodem, który zawiera elementy dowodu księgowego zgodnie z czeską ustawą o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb.), lub elementy dokumentu podatkowego.

Musi być zaksięgowany w księgach rachunkowych lub ujęty w ewidencji podatkowej i musi być jasne, że rzeczywiście jest to wydatek danego przedsiębiorcy. Nie wystarczy więc, że influencer ma poczucie, iż „wszystko to robi dla treści” – musi być w stanie wykazać, że konkretny wydatek wiąże się z konkretną działalnością, która generuje lub ma generować przychody podlegające opodatkowaniu. W przypadku kontroli organ podatkowy nie dociera do subiektywnych motywów, lecz do obiektywnie możliwych do wykazania związków.

Kolejną ważną kategorią są wydatki, które ustawa wyraźnie wyłącza z kosztów podatkowych na podstawie § 25 ustawy o podatkach dochodowych. Należą tu na przykład wydatki na napoje bezalkoholowe i poczęstunek zapewniane w ramach przyjęć, kary i odsetki karne (o ile ustawa nie stanowi inaczej), darowizny (z wyjątkiem niektórych przedmiotów reklamowych i promocyjnych do określonej wartości), wydatki na konsumpcję osobistą i inne pozycje. U influencerów typowe jest to, że granica między reklamą a reprezentacją łatwo się zaciera, na przykład w przypadku luksusowych kolacji, ekskluzywnych wydarzeń czy prezentów dla partnerów. To, co z biznesowego punktu widzenia jest postrzegane jako inwestycja w relacje, może być z punktu widzenia ustawy o podatkach dochodowych uznane za wydatek niestanowiący kosztu podatkowego.

Szczególnym obszarem są koszty mieszane, czyli wydatki służące zarówno działalności gospodarczej, jak i celom prywatnym. Typowymi przykładami są koszty samochodu, telefonu komórkowego, komputera, najmu mieszkania wykorzystywanego jednocześnie jako studio oraz ubrań czy wyposażenia, z których twórca korzysta również poza nagraniami. Bez odpowiedniego podziału takich kosztów grozi, że organ podatkowy zakwestionuje zaliczenie do kosztów całej kwoty.

Dużą rolę w praktyce odgrywa również aspekt czasowy. Koszt jest z reguły kosztem podatkowym w okresie, do którego merytorycznie i czasowo należy, a nie wtedy, gdy podatnikowi jest to wygodne dla „poprawienia” podstawy opodatkowania. Twórcy treści czasem podświadomie odkładają fakturowanie lub odwrotnie przyspieszają zakupy sprzętu, aby w danym roku „zmieścić się” w niższym progu podatkowym. Jeśli jednak takie rozłożenie w czasie jest ewidentnie celowe i nie ma rzeczywistego uzasadnienia ekonomicznego, organ podatkowy może części kosztów nie uznać lub rozłożyć je w czasie inaczej, niż zamierzał podatnik, również z wykorzystaniem instytucji nadużycia prawa.

Na koniec należy wspomnieć o różnicy między perspektywą księgową a podatkową. To, że dany wydatek został zaksięgowany jako koszt, nie oznacza automatycznie, że jest również kosztem podatkowym. Księgowość opiera się na innych zasadach niż prawo podatkowe i często w zeznaniu podatkowym trzeba skorygować wynik finansowy o koszty niestanowiące kosztów podatkowych. Influencer lub twórca, który ma własną spółkę, nie powinien więc polegać wyłącznie na zestawieniach księgowych, lecz powinien mieć jasno ustalone, jak łączy się płaszczyzna księgowa i podatkowa. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS często współpracują z księgowymi i doradcami podatkowymi tak, aby klient otrzymał rozwiązanie nie tylko formalnie poprawne, ale również praktycznie użyteczne.

Typowe pozycje kosztowe influencerów i twórców treści

Sprzęt jest dla większości influencerów i twórców treści najbardziej widoczną pozycją kosztową. Kamery, obiektywy, mikrofony, oświetlenie, komputery, monitory, karty, statywy, meble do studia, urządzenia do streamingu i inny sprzęt są z reguły łatwe do obrony jako koszty osiągnięcia i zachowania przychodów. Kluczowe są jednak dwa kryteria: musi istnieć wyraźny związek z działalnością i należy uwzględnić, czy chodzi o majątek o długotrwałej użyteczności, który podlega amortyzacji, czy o tzw. drobny majątek, który można zaliczyć do kosztów jednorazowo.

Prawo podatkowe rozróżnia rzeczowe składniki majątku według ich ceny wejściowej i okresu użytkowania. W przypadku majątku rzeczowego, którego cena wejściowa przekracza 80 000 CZK (ok. 3 300 EUR; stan na rok 2026), stosuje się podatkowe odpisy amortyzacyjne przez kilka lat.

Majątek o niższej cenie wejściowej można zaliczyć do kosztów podatkowych od razu w roku nabycia. Konkretne limity i grupy amortyzacyjne mogą się z czasem zmieniać, dlatego warto je na bieżąco śledzić lub konsultować. W praktyce opłaca się także prowadzić ewidencję majątku tak, aby można było wykazać, jaki sprzęt jest używany do działalności i czy nadal służy osiąganiu przychodów z tworzenia treści.

Problem może pojawić się przy sprzęcie, który ma jednocześnie wyraźny wymiar osobisty. Typowym przykładem są konsole do gier, telewizory czy wysokiej klasy sprzęt audio, z których twórca korzysta także dla prywatnej rozrywki. Tu warto rozważyć, czy nie chodzi o użytek mieszany i czy nie byłoby bardziej poprawne podzielić kosztów proporcjonalnie lub ustalić wewnętrzne zasady.

Ciekawym tematem jest również modernizacja i wymiana sprzętu. Dynamiczny rozwój w dziedzinie kamer i urządzeń IT sprawia, że twórcy często wymieniają sprzęt wcześniej, niż zostanie on w pełni zamortyzowany podatkowo. W takim przypadku trzeba prawidłowo ująć skutki księgowe i podatkowe, ewentualnie rozwiązać kwestię likwidacji lub sprzedaży starszego sprzętu. Niejasna dokumentacja może prowadzić do sytuacji, w której część majątku „znika” z ewidencji bez uchwycenia skutków podatkowych, co podczas kontroli wygląda niewiarygodnie.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS w tych kwestiach zazwyczaj współpracują z zespołami księgowymi klientów i pomagają ustalić zasady ewidencji i wymiany majątku, wewnętrzne regulaminy korzystania ze sprzętu przez pracowników lub współpracowników oraz reżim umowny w przypadkach, gdy sprzęt jest wynajmowany lub współdzielony przez kilka podmiotów. U większych twórców czy zespołów produkcyjnych nie powstaje więc chaos w majątku i kosztach, lecz przejrzysty system, który można obronić na zewnątrz.

Oprogramowanie, licencje i usługi online

Współczesne tworzenie treści w znacznym stopniu zależy od oprogramowania i usług online. Należą tu programy do edycji wideo i audio, narzędzia graficzne, oprogramowanie do zarządzania mediami społecznościowymi, narzędzia analityczne, przestrzeń dyskowa online, licencje na muzykę, grafikę i materiały stockowe, narzędzia do e‑mail marketingu oraz inne usługi typu „software as a service”. Koszty te są z reguły łatwe do uzasadnienia jako koszty podatkowe, jeśli tworzenie treści jest rzeczywiście główną działalnością, a koszty są rozsądne w stosunku do obrotu. Również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych dla amortyzacji podatkowej obowiązuje limit 80 000 CZK (stan na rok 2026) – poniżej tego progu wydatki można rozliczyć jednorazowo.

W przypadku licencji kluczowe jest przestrzeganie warunków licencyjnych i z prawnego punktu widzenia upewnienie się, że twórca rzeczywiście ma prawo do komercyjnego korzystania z danego oprogramowania lub treści. Jeśli na przykład influencer wykorzystuje muzykę lub zdjęcia, do których nie ma odpowiedniej licencji, musi rozwiązać nie tylko kwestię zaliczenia wydatków do kosztów, ale przede wszystkim ryzyko naruszenia praw autorskich. Takie spory mogą być finansowo i wizerunkowo znacznie bardziej dotkliwe niż sama kontrola podatkowa. Kancelaria prawna ARROWS dlatego często pomaga klientom w przeglądzie licencji i umów z dostawcami treści tak, aby ryzyka prawne zostały zminimalizowane.

Z praktycznego punktu widzenia warto prowadzić ewidencję zakupionych licencji i subskrypcji, w tym umów, faktur i warunków licencyjnych. Często zdarza się, że twórca przez długi czas płaci za kilka licencji tego samego typu, w rzeczywistości z nich nie korzystając, albo że licencja jest fakturowana na osobę fizyczną, podczas gdy tworzenie treści faktycznie prowadzi spółka.

Szczególną kategorią są płatności na rzecz zagranicznych usługodawców. Tutaj trzeba rozwiązać nie tylko kwestię VAT i ewentualnego mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge) zgodnie z czeską ustawą o podatku od wartości dodanej (ustawa nr 235/2004 Sb., dalej „ustawa o VAT”), ale również to, czy nie powstają obowiązki w zakresie podatku u źródła lub zgłoszeń wobec czeskiej administracji finansowej (Finanční správa). U dużych influencerów, którzy pracują z globalnymi platformami i narzędziami, ta agenda może przybrać znaczne rozmiary.

Koszty podróży, zakwaterowania i diety

Podróże są dla influencerów i twórców treści typowym źródłem atrakcyjnego materiału. Wyjazdy na eventy, nagrania, spotkania z partnerami, wyjazdy zagraniczne związane z tworzeniem treści podróżniczych czy vlogów lifestyle’owych mogą wydawać się idealnym polem dla „optymalizacji podatkowej”. Właśnie tu jednak urzędy skarbowe często stosują wzmożoną kontrolę, ponieważ oddzielenie biznesowego i prywatnego elementu podróży nie zawsze jest proste.

Podstawowa zasada jest taka, że koszty podróży stanowią koszty podatkowe wtedy, gdy chodzi o podróże służbowe związane z działalnością gospodarczą. W przypadku OSVČ koszty podróży, w tym wydatki na paliwo, parkingi, bilety i zakwaterowanie, są kosztami podatkowymi w pełnej wysokości, jeśli w sposób możliwy do wykazania zostały poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia i zachowania przychodów.

Natomiast diety OSVČ nie stanowią kosztu podatkowego, z wyjątkiem przypadków, gdy OSVČ zostałaby wysłana w podróż służbową przez spółkę, której jest wspólnikiem lub członkiem zarządu, i miałaby zawartą z tą spółką umowę. W przypadku spółki konieczne jest posiadanie należycie zawartych umów o pracę lub podobnych oraz poleceń wyjazdu służbowego, aby było jasne, kto i z jakiego tytułu podróżuje, a zwrot kosztów podróży pracowników reguluje czeski Kodeks pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „Kodeks pracy”). Nieformalne „ustalenie” bez pisemnej dokumentacji oznacza podczas kontroli słabszą pozycję.

W przypadku podróży, które mają również wymiar turystyczny lub osobisty, warto konsekwentnie odróżniać części podróży związane z tworzeniem treści od czysto prywatnych aktywności. Jeśli na przykład influencer spędzi tydzień za granicą, z czego dwa dni nagrywa treści do płatnej kampanii, a reszta to prywatny urlop, trudno obronić tezę, że cała podróż stanowi koszt podatkowy.

Koszty zakwaterowania, transportu i diet w ramach podróży służbowych mogą w pełni stanowić koszty podatkowe, jeśli spełniają wymogi formalne i są w rozsądnej wysokości w stosunku do charakteru i skali działalności. Luksusowe hotele czy klasa biznes w samolotach mogą być uzasadnione przy dużych projektach i znaczących współpracach, ale u mniejszych twórców z ograniczonym obrotem mogą wyglądać nieadekwatnie. Również tu obowiązuje więc zasada proporcjonalności, którą organ podatkowy przy ocenie kosztów często stosuje w sposób dorozumiany.

Najem pomieszczeń, studio i home office

Wielu influencerów i twórców treści nie działa dziś jako „one‑man show”, lecz otacza się zespołem. Inni wynajmują biura, studia czy przestrzenie coworkingowe, ewentualnie łączą kilka wariantów. Koszty najmu, energii, internetu i innych usług związanych z miejscem tworzenia treści należą do zasadniczych wydatków, ale ich zaliczenie do kosztów podatkowych zależy od konkretnego układu i stopnia oddzielenia sfery prywatnej i biznesowej.

Jeśli twórca ma osobne studio, które nie służy do mieszkania i jest jednoznacznie wykorzystywane do działalności, zaliczenie kosztów jest z reguły bezproblemowe. W mieszkaniach i domach, gdzie miesza się życie prywatne i praca, sytuacja jest jednak bardziej złożona. W takim przypadku powszechną praktyką jest ustalenie klucza proporcjonalnego według powierzchni lub czasu użytkowania, na podstawie którego część czynszu, energii i innych kosztów rozlicza się jako koszt podatkowy.

Kolejny poziom komplikacji pojawia się, jeśli w mieszkaniu nagrywa się treści oparte właśnie na autentyczności domowego otoczenia. Influencer może w takim przypadku argumentować, że „całe mieszkanie jest studiem”, jednak z punktu widzenia administracji podatkowej zawsze obecny jest również element prywatnego zamieszkania.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą pomóc nie tylko w ustaleniu zasad wewnętrznych i umów najmu, ale także w przygotowaniu dokumentacji i argumentacji na wypadek ewentualnej kontroli. U większych twórców lub zespołów produkcyjnych warto rozważyć także wariant osobnego studia lub atelier w lokalu komercyjnym, gdzie granica między prywatnym a biznesowym wykorzystaniem jest znacznie wyraźniejsza, a ryzyko sporów o zaliczenie wydatków do kosztów maleje.

Wygląd osobisty, ubrania i kosmetyki

Zaliczanie do kosztów wydatków na ubrania, kosmetyki, wizaż i dbanie o wygląd należy u influencerów do najczęstszych punktów spornych. Podstawowa zasada prawa podatkowego mówi, że wydatki na zwykłą odzież i potrzeby osobiste nie stanowią kosztów podatkowych, nawet jeśli dana osoba występuje w tej odzieży w ramach wykonywania działalności. Oznacza to, że zwykłej odzieży cywilnej, którą influencer nosi zarówno podczas nagrań, jak i w czasie wolnym, nie można bez dodatkowego uzasadnienia uznać za koszt podatkowy.

Natomiast specjalne ubrania i kostiumy, które mają charakter odzieży roboczej lub typowej (np. uniformy, odzież ochronna, kostiumy teatralne) i nie nadają się do zwykłego noszenia w codziennym życiu, można obronić jako koszt związany z tworzeniem treści. Chodzi na przykład o kostiumy do konkretnego serialu, uniformy, kostiumy do ról lub wyraźnie stylizowane stroje pełniące funkcję rekwizytu.

Usługi kosmetyczne, fryzjer, manicure, kosmetyki i inne wydatki na wygląd osobisty są z punktu widzenia prawa podatkowego generalnie uważane za konsumpcję osobistą, a więc za wydatki niestanowiące kosztów podatkowych. Influencerki i influencerzy na przykład z branży beauty często argumentują, że bez tych wydatków ich treści by nie powstały. Urzędy skarbowe z reguły stoją jednak na stanowisku, że dbanie o własny wygląd jest przede wszystkim sprawą osobistą, i zaliczenie tych wydatków do kosztów oceniają bardzo rygorystycznie.

Z tego powodu prawnicy kancelarii prawnej ARROWS zalecają swoim klientom dużą ostrożność. W przypadku pozycji granicznych lepiej przyjąć konserwatywne podejście i pracować z mniejszym, ale łatwym do obrony zakresem kosztów podatkowych, niż ryzykować niepowodzenie podczas kontroli i wymiar dodatkowego podatku wraz z sankcjami. Tam, gdzie istnieje racjonalna argumentacja i wyraźnie wykazywalny związek z treściami, można rozważać indywidualną ocenę, zawsze jednak warto dysponować kwalifikowaną opinią prawną.

Rekwizyty, prezenty dla obserwujących i konkursy

Kolejnym szczególnym obszarem są rekwizyty i prezenty wykorzystywane w treściach. U twórców, którzy zajmują się na przykład gamingiem, gotowaniem, podróżami czy lifestyle’em, może chodzić o całą gamę przedmiotów, od mebli przez dekoracje i sprzęt po żywność czy napoje. Wydatki te mogą stanowić koszty podatkowe, jeśli służą bezpośrednio tworzeniu treści i nie są przeznaczone przede wszystkim do konsumpcji osobistej. Typowo będą to składniki do filmów kulinarnych, gry do recenzji lub przedmioty kupione wyraźnie jako rekwizyty.

Szczególnej uwagi wymagają prezenty dla obserwujących i konkursy. Jeśli influencer kupuje nagrody do konkursu, może chodzić o wydatki na promocję, które są generalnie kosztami podatkowymi, jeśli spełnione są warunki ustawy o podatkach dochodowych i nie chodzi o reprezentację.

Zgodnie z ustawą o podatkach dochodowych kosztem podatkowym na reklamę jest np. przedmiot reklamowy lub promocyjny opatrzony nazwą lub znakiem towarowym dostawcy albo nazwą promowanego towaru czy usługi, którego wartość nie przekracza 500 CZK (ok. 20 EUR) za sztukę (stan na rok 2026) i który nie podlega podatkowi akcyzowemu (z wyjątkiem wina niemusującego). Różnica między reklamą a reprezentacją może być subtelna, ale z punktu widzenia podatków zasadnicza. Reklama służy wspieraniu sprzedaży towarów lub usług, reprezentacja ma raczej charakter poczęstunku lub luksusowego upominku, który ustawa wyłącza z kosztów podatkowych.

Ponadto trzeba rozstrzygnąć, czy wygrane w konkursach podlegają opodatkowaniu u odbiorcy i czy nie powstają obowiązki po stronie organizatora, na przykład w zakresie podatku u źródła. Odbiorców wygranych z konkursów reklamowych i losowań obejmuje zwolnienie z podatku dochodowego, jeśli wartość wygranej nie przekracza 10 000 CZK (ok. 410 EUR).

Jest to często pomijany aspekt, który przy większych konkursach z nagrodami o wyższej wartości może wzbudzić zainteresowanie urzędów. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS pomagają klientom tak ustalić regulaminy konkursów, aby były prawnie i podatkowo w porządku, a jednocześnie zrozumiale komunikowane obserwującym, co ma także znaczenie wizerunkowe.

Rekwizyty i prezenty są również typowym obszarem, w którym potrzebna jest dobra ewidencja. Bez niej podczas kontroli może powstać wrażenie, że chodzi raczej o konsumpcję osobistą lub o reprezentację niestanowiącą kosztu podatkowego. Można zalecić proste, ale systematyczne podejście, w którym poszczególnym istotniejszym zakupom przypisuje się konkretne projekty lub kampanie i dokumentuje, jak przedmioty zostały wykorzystane w treściach.

Zespół, współpracownicy i usługi zewnętrzne

Wielu odnoszących sukcesy influencerów i twórców treści nie działa dziś jako „one‑man show”, lecz otacza się zespołem. Są to operatorzy kamer, montażyści, graficy, administratorzy mediów społecznościowych, copywriterzy, producenci, menedżerowie ds. współpracy i inni specjaliści. Koszty tych osób mogą mieć postać wynagrodzeń pracowników, wynagrodzeń z umów wykonywanych poza stosunkiem pracy (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), faktur OSVČ lub honorariów autorskich. Z punktu widzenia zaliczenia do kosztów podatkowych są to standardowe koszty usług, które łatwo obronić, jeśli mają należytą podstawę umowną i odpowiadają zakresowi działalności.

Obszarem ryzyka jest tzw. švarcsystém, czyli sytuacja, w której osoba formalnie występuje jako samodzielny przedsiębiorca, ale faktycznie wykonuje pracę zależną. Praca zależna jest zdefiniowana w § 2 ust. 4 Kodeksu pracy jako praca wykonywana w sposób ciągły na rzecz pracodawcy, w jego imieniu, według jego poleceń i osobiście przez pracownika, przy czym chodzi o stosunek nadrzędności pracodawcy i podporządkowania pracownika.

U influencerów może się to zdarzyć na przykład w przypadku operatora kamery lub montażysty, który pracuje praktycznie wyłącznie dla jednego twórcy według jego poleceń, w ustalonych godzinach i na jego sprzęcie. Gdyby organ podatkowy ocenił ten stosunek jako ukryte zatrudnienie, mogłoby to mieć skutki nie tylko w dziedzinie prawa pracy, ale również w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (w tym dopłaty za przeszłe okresy) oraz podatku dochodowego.

Z punktu widzenia konstrukcji umownej ważne jest zatem, aby stosunki z osobami zewnętrznymi były opisane w sposób odpowiadający rzeczywistości. Kancelaria prawna ARROWS często przygotowuje dla klientów umowy o dzieło, umowy ramowe o świadczenie usług, umowy licencyjne czy umowy o zachowaniu poufności i ochronie know‑how, które jednocześnie uwzględniają aspekty podatkowe i pracownicze.

Oprócz zespołu ludzi twórcy korzystają z szerokiej gamy profesjonalnych usług – doradztwa prawnego, usług podatkowych i księgowych, agencji marketingowych, PR, firm produkcyjnych czy agencji eventowych. Wydatki te są typowo kosztami podatkowymi, warto jednak śledzić ich efektywność i proporcjonalność do łącznych przychodów. Bardzo rozbudowane i drogie usługi u twórcy o stosunkowo niewielkich przychodach mogą rodzić pytania, czy rzeczywiście chodzi o racjonalne wydatki na osiągnięcie zysku, czy raczej o konstrukcje kosztowe bez rzeczywistego uzasadnienia ekonomicznego.

Edukacja, kursy i konferencje

Kolejnym obszarem, którym influencerzy często się zajmują, są wydatki na edukację. Może chodzić o kursy produkcji wideo, marketingu, kursy językowe, szkolenia z mediów społecznościowych, szkolenia biznesowe, ale także różne spotkania „mentoringowe” czy „mastermind”. Zaliczenie tych wydatków do kosztów podatkowych zależy od tego, czy edukacja bezpośrednio wiąże się z wykonywaną działalnością i przynosi wykazywalną korzyść dla biznesu.

Co do zasady edukacja w dziedzinie, w której podatnik już prowadzi działalność, jest z podatkowego punktu widzenia zwykle akceptowana jako wydatek na osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie przychodów. Jeśli więc influencer inwestuje w poprawę swojej produkcji, marketingu czy negocjacji handlowych, wydatki te często można obronić jako koszty podatkowe. Natomiast edukacja zmierzająca do zdobycia zupełnie nowego zawodu lub kwalifikacji, w których dotychczas nie prowadzi działalności, może zostać uznana raczej za inwestycję osobistą niż za koszt osiągnięcia obecnych przychodów.

W przypadku różnych kursów „rozwoju osobistego” i motywacyjnych sytuacja jest bardziej złożona. Usługi te sytuują się na granicy między rozwojem osobistym a edukacją biznesową, a urzędy skarbowe mogą kwestionować ich zaliczenie do kosztów, zwłaszcza jeśli nie są należycie uzasadnione lub pozostają w dysproporcji do wysokości przychodów. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS w takich sytuacjach zalecają indywidualną ocenę i ewentualnie ostrożniejsze podejście, jeśli ryzyko nieuznania jest wysokie.

Koszty samochodu i transportu

Samochód jest tradycyjnie problematycznym obszarem u wielu przedsiębiorców, a u influencerów dotyczy to podwójnie, zwłaszcza jeśli ich treści wiążą się z podróżami, testowaniem samochodów lub prezentacją lifestyle’ową. Z podatkowego punktu widzenia koszty samochodu można rozliczyć, jeśli pojazd jest wykorzystywany do działalności gospodarczej.

Przy użytku mieszanym trzeba ponownie podzielić koszty na część biznesową i prywatną, na przykład za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu lub klucza procentowego. Kosztem podatkowym są również odpisy amortyzacyjne od pojazdu, którego cena wejściowa przekracza 80 000 CZK (stan na rok 2026), zgodnie z podatkowymi grupami amortyzacyjnymi. W przypadku podatników VAT trzeba także uwzględnić zasady prawa do odliczenia VAT od ceny nabycia i kosztów eksploatacji.

Należy uwzględnić koszty paliwa, serwisu, ubezpieczenia, napraw, a także ewentualnego leasingu lub amortyzacji. W przypadku luksusowych samochodów lub pojazdów, które są jednocześnie wyraźnym elementem osobistej reprezentacji, może powstać spór o proporcjonalność kosztów w stosunku do działalności. U twórców, którzy nagrywają treści bezpośrednio o samochodach, sytuacja jest inna niż u tych, którzy potrzebują auta raczej jako środka transportu na nagrania i spotkania. Argumentacja różni się więc w zależności od przypadku.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą pomóc na przykład w opracowaniu wewnętrznych regulaminów korzystania z pojazdów w firmie, w ocenie umownej i podatkowej konstrukcji leasingu oraz w przygotowaniu materiałów na wypadek ewentualnej kontroli. U większych twórców z kilkoma pojazdami lub z flotą wykorzystywaną także do innych projektów warto mieć system, który jednoznacznie określa, które pojazdy i w jakim zakresie służą działalności.

Obszary ryzyka i najczęstsze błędy przy zaliczaniu wydatków influencerów do kosztów

Zaliczanie wydatków do kosztów u influencerów wiąże się z kilkoma typowymi obszarami ryzyka, które urzędy skarbowe monitorują ze zwiększoną uwagą. Pierwszym z nich jest nadmierne mieszanie wydatków prywatnych i biznesowych. Jeśli organ podatkowy odnosi wrażenie, że przedsiębiorca „ukrywa” konsumpcję osobistą za kosztami firmowymi, wzrasta prawdopodobieństwo szczegółowej kontroli i wymiaru dodatkowego podatku. U influencerów ryzyko to jest tym większe, że ich biznes w naturalny sposób toczy się w sferze życia prywatnego, podróży i aktywności czasu wolnego.

Kolejnym częstym błędem jest brak lub niewystarczająca dokumentacja. Twórcy często robią zakupy online, płacą kartą, ale nie dopilnowują, aby mieć do dyspozycji prawidłowe dokumenty podatkowe i aby koszty zostały prawidłowo zaksięgowane lub zaewidencjonowane. W przypadku pozycji granicznych, takich jak podróże, rekwizyty czy większe inwestycje, bez dokumentacji praktycznie nie da się obronić zaliczenia do kosztów. Podczas kontroli może wówczas dojść do wymiaru dodatkowego podatku oraz nałożenia kar i odsetek za zwłokę, które mogą sięgać kilkudziesięciu procent dodatkowo wymierzonego podatku.

Szczególne ryzyko stanowi tzw. agresywna optymalizacja, w której dochodzi do sztucznych konstrukcji, takich jak na przykład refakturowanie kosztów między podmiotami powiązanymi bez rzeczywistego uzasadnienia ekonomicznego, nadmierne zawyżanie czynszu między twórcą a jego własną spółką czy sztuczne zawyżanie kosztów usług. Organ podatkowy może w takich sytuacjach zastosować zasadę nadużycia prawa zgodnie z § 8 czeskiej Ordynacji podatkowej (ustawa nr 280/2009 Sb., dalej „Ordynacja podatkowa”) i niektórych transakcji nie uznać z podatkowego punktu widzenia lub je przekwalifikować.

Problem może powstać także w zakresie VAT, na przykład gdy twórca będący podatnikiem VAT odlicza VAT od wydatków, które nie mają rzeczywistego związku z czynnościami opodatkowanymi lub mają charakter osobisty. W takich przypadkach grozi nie tylko wymiar dodatkowego podatku, ale także sankcje i odsetki za zwłokę. W przypadku transakcji międzynarodowych dochodzi ponadto ryzyko nieprawidłowego określenia miejsca świadczenia i niewypełnienia obowiązków wobec zagranicznych administracji podatkowych.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS wiedzą z doświadczenia, że urzędy skarbowe coraz szybciej orientują się w działalności influencerów i twórców cyfrowych i wykorzystują publicznie dostępne informacje – media społecznościowe, filmy, publiczne wywiady – jako podstawę do oceny rzeczywistej skali działalności i poziomu życia. Jeśli prezentowana rzeczywistość wyraźnie nie odpowiada deklarowanym przychodom i kosztom, może to stanowić impuls do dogłębniejszej kontroli.

Strukturyzacja działalności i optymalizacja podatkowa

Gdy twórca treści osiągnie określony poziom przychodów i złożoności projektów, zaczyna mieć sens rozważenie bardziej zaawansowanej strukturyzacji działalności. Podstawowe pytanie brzmi, czy i kiedy przejść z samej formy OSVČ na połączenie OSVČ i spółki lub na czysto korporacyjną strukturę oraz jak podzielić role między poszczególne podmioty. Celem jest nie tylko obniżenie obciążenia podatkowego, ale także ograniczenie odpowiedzialności osobistej, łatwiejsza praca z zespołem, możliwość pozyskania inwestorów i lepsza ochrona marki oraz własności intelektualnej.

Typowym modelem jest założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na której spoczywa główny ciężar relacji handlowych. Spółka zawiera umowy z agencjami i markami, nabywa sprzęt i wyposażenie, zatrudnia lub angażuje zespół oraz jest właścicielem znaków towarowych i innych praw IP (własności intelektualnej). Sam influencer może być pracownikiem, członkiem zarządu (jednatel) lub dostawcą zewnętrznym, na przykład na podstawie umowy licencyjnej na korzystanie z jego wizerunku. Każdy wariant ma inne skutki podatkowe, pracownicze i w zakresie odpowiedzialności.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS w takich sytuacjach typowo analizują nie tylko obecną wysokość przychodów, ale także potencjał wzrostu, spektrum działalności (sam influencer marketing kontra produkcja, merch, eventy) i sytuację osobistą twórcy. Ważne jest także, czy twórca ma rodzinę, majątek, inne aktywności biznesowe i jaki jest jego stosunek do ryzyka.

Nie wolno zapominać również o zasadach dotyczących transakcji między podmiotami powiązanymi (tzw. „arm’s length principle” lub „transfer pricing rules” zgodnie z ustawą o podatkach dochodowych) – trzeba być w stanie wykazać, że nie chodzi o ukrytą dystrybucję zysku czy sztuczne zawyżanie kosztów. W tym obszarze stosuje się zasady cen transferowych, a urzędy skarbowe mają w razie wątpliwości możliwość żądania wyjaśnień i dokumentacji, ewentualnie korekty podstaw opodatkowania. Kancelaria prawna ARROWS ma doświadczenie w obronie podobnych struktur i wie, jakie argumenty są istotne z punktu widzenia organów podatkowych.

Strukturyzacja działalności wpływa także na zaliczanie wydatków do kosztów. Na przykład niektóre wydatki, które u OSVČ byłyby uważane za graniczne, łatwiej obronić w spółce, jeśli odpowiadają potrzebom większego zespołu lub szerszej palety projektów. Z drugiej strony niektóre wydatki, które w spółce są ewidentnie konsumpcją osobistą wspólnika, mogą być surowiej oceniane jako ukryta dystrybucja zysku. Prawidłowa struktura nie jest więc tylko „korzystniejsza podatkowo”, ale przede wszystkim lepiej odzwierciedla rzeczywisty biznes i ma większą szansę obronić się podczas kontroli.

Zasadnicze jest też myślenie z wyprzedzeniem o możliwości wejścia inwestorów lub sprzedaży udziału czy całej marki. Influencer budujący długoterminowy brand powinien mieć jasność, kto jest właścicielem praw do nazwy, logo, treści i relacji handlowych. Jeśli wszystko jest prowadzone wyłącznie na osobę fizyczną bez jasnych ustaleń licencyjnych, późniejsza transakcja może być bardziej skomplikowana i mniej efektywna podatkowo.

Jeśli rozważają Państwo istotniejszą zmianę struktury swojej działalności, rozsądnie jest nie rozwiązywać jej wyłącznie z księgowym lub doradcą podatkowym, lecz zaangażować również zespół prawny. Kancelaria prawna ARROWS potrafi połączyć aspekty korporacyjne, podatkowe, umowne i dotyczące odpowiedzialności tak, aby całość miała długoterminowy sens i jednocześnie dała się obronić przed urzędami i partnerami handlowymi.

Ustalenie zasad wewnętrznych, umów i dokumentacji

Zaliczanie wydatków do kosztów w praktyce nie opiera się wyłącznie na ustawie, lecz także na tym, jak twórca ma ustawione wewnętrzne procesy i relacje umowne. Więksi influencerzy, zespoły produkcyjne i agencje współpracujące z twórcami treści na pewnym etapie nie mogą obejść się bez wewnętrznych regulaminów, zakresów obowiązków, regulaminów podróży służbowych, zasad korzystania ze sprzętu, pojazdów, mediów społecznościowych i innych narzędzi. Dokumenty te nie są celem samym w sobie; podczas kontroli dowodzą, że działalność jest zorganizowana, wydatki są zatwierdzane i monitorowane oraz że istnieje konkretny system, według którego podejmuje się decyzje o kosztach.

Przykładem jest wewnętrzny regulamin korzystania z pojazdów. Jeśli w firmie jest kilka pojazdów i kilku użytkowników, warto mieć jasno ustalone, kto może korzystać z pojazdów, w jakich celach, jak ewidencjonuje się przejazdy i jak dzieli się koszty między użytek prywatny a służbowy. Bez takiego regulaminu powstaje ryzyko, że podczas kontroli nie będzie można wykazać, jaka część kosztów rzeczywiście dotyczy działalności. Kancelaria prawna ARROWS pomaga klientom przygotować takie regulaminy na miarę ich działalności.

Oprócz zasad wewnętrznych kluczowa jest również dokumentacja umowna. Umowy z markami, agencjami, produkcją, współpracownikami zewnętrznymi, dostawcami usług i licencji powinny jasno określać, jakie świadczenie jest realizowane, jaka jest cena, jak uregulowano prawa autorskie, odpowiedzialność, czas trwania i możliwości rozwiązania umowy.

Kolejnym obszarem jest ochrona danych osobowych i zgodność z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. RODO), zwłaszcza jeśli influencer zbiera dane o fanach, prowadzi e‑sklep, newsletter lub platformę społecznościową. Tu problematyka podatkowa przenika się z prawem ochrony danych osobowych i bezpieczeństwem informacji. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do sankcji ze strony organów nadzorczych (np. czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ÚOOÚ)) i jednocześnie do szkód wizerunkowych. Kancelaria prawna ARROWS ma doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji RODO dla projektów cyfrowych i może pomóc również twórcom treści.

Nie mniej ważna jest archiwizacja i przechowywanie dokumentów. Dokumenty podatkowe, umowy, korespondencja z urzędami i kluczowymi partnerami powinny być archiwizowane systematycznie, aby w każdej chwili można było wykazać przebieg transakcji i decyzji. Zgodnie z Ordynacją podatkową termin przechowywania dokumentów podatkowych wynosi co najmniej 3 lata od końca okresu rozliczeniowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe, w praktyce jednak często konieczne jest przechowywanie dokumentów dłużej, aż do upływu terminu na wymiar podatku.

U twórców cyfrowych powszechne jest, że znaczna część komunikacji odbywa się w formie e‑maili lub wiadomości na platformach społecznościowych, mimo to warto ważne ustalenia przenosić do formalnych dokumentów lub przynajmniej archiwizować istotne części komunikacji w udokumentowanej formie.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS często przygotowują dla klientów tzw. pakiety compliance, które zawierają zestaw podstawowych regulaminów, wzorów umów i zaleceń dotyczących procesów wewnętrznych. U influencerów i twórców treści kluczowe jest, aby takie materiały nie były nadmiernie skomplikowane, lecz odzwierciedlały rzeczywistość ich pracy. Celem nie jest obciążenie twórców biurokracją, lecz stworzenie ram, w których działalność jest bezpieczniejsza i łatwiejsza do obrony zarówno przed urzędami, jak i przed partnerami handlowymi.

Specyfika VAT i opodatkowania międzynarodowego dla influencerów

Chociaż głównym tematem tego artykułu jest zaliczanie wydatków do kosztów, nie można go oddzielić od problematyki VAT i opodatkowania międzynarodowego, które u influencerów często odgrywają zasadniczą rolę. Twórcy treści rutynowo współpracują z zagranicznymi markami, korzystają z platform z siedzibą w innych krajach, mają fanów na całym świecie, a niektóre przychody i koszty realizują w walutach obcych. Wszystko to wpływa na to, jakie mają obowiązki wobec czeskiej i zagranicznej administracji podatkowej.

Z punktu widzenia VAT ważne jest prawidłowe określenie miejsca świadczenia poszczególnych usług zgodnie z ustawą o VAT. Na przykład świadczenie usług reklamowych na rzecz partnera handlowego (podatnika) z innego państwa członkowskiego UE ocenia się inaczej niż świadczenie usług na rzecz konsumentów końcowych (osób niebędących podatnikami). Od tego zależy, czy twórca jest zobowiązany rozliczyć VAT w Czechach, zarejestrować się do VAT w innym państwie, czy skorzystać ze szczególnej procedury punktu kompleksowej obsługi (OSS – One Stop Shop) dla wybranych usług cyfrowych. Błędy w tym obszarze mogą prowadzić do wymiaru dodatkowego VAT i sankcji, ale także do ograniczenia możliwości odliczenia VAT od kosztów.

Nie chodzi przy tym tylko o stronę przychodową. Koszty podróży międzynarodowych, usług agencji zagranicznych, zakupu powierzchni reklamowej za granicą, udziału w zagranicznych konferencjach czy najmu studiów w innych krajach rodzą pytania, w jakim państwie i w jakim zakresie można rozliczyć koszty i odliczyć VAT.

W przypadku bardziej złożonych struktur, w które zaangażowanych jest kilka podmiotów w kilku państwach, zwykle nie można obejść się bez specjalistycznego doradztwa. Kancelaria prawna ARROWS dzięki zapleczu sieci ARROWS International zajmuje się również sprawami z elementem międzynarodowym i może pomóc klientom zharmonizować strategię podatkową i prawną w różnych jurysdykcjach. Obejmuje to nie tylko wyjaśnienie, gdzie mają być opodatkowane zyski i gdzie można rozliczyć koszty, ale także takie ułożenie umów, aby było jasne, kto świadczy jakie usługi, gdzie znajduje się miejsce zarządzania działalnością i jak podzielone są obowiązki wobec organów podatkowych.

Dla influencerów, którzy przygotowują się do ekspansji za granicę, przeniesienia części twórczości lub zakładania firm w innych państwach, rozsądnie jest rozwiązać kwestie podatkowe i prawne jeszcze przed zawarciem kluczowych umów. Późniejsze „ratowanie” niewłaściwie ustawionych struktur bywa kosztowne i nie zawsze można osiągnąć optymalny wynik. Proaktywna konsultacja z kancelarią prawną ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz pozwoli ustawić strukturę tak, aby była długoterminowo stabilna i możliwa do obrony.

Jak przebiega kontrola podatkowa i jak się bronić

Kontrola podatkowa jest dla większości przedsiębiorców stresującym wydarzeniem i u influencerów nie jest inaczej. Kontrola może dotyczyć ogólnie podatku dochodowego i VAT albo konkretnie określonego okresu i konkretnego rodzaju kosztów. Impulsem mogą być niezgodności w złożonych zeznaniach, znaczne wahania przychodów lub kosztów, informacje od innych urzędów, a nawet publicznie dostępne dane, na przykład z mediów i sieci społecznościowych.

Przebieg kontroli podlega zasadom proceduralnym określonym w Ordynacji podatkowej (ustawa nr 280/2009 Sb.). Organ podatkowy wszczyna kontrolę zawiadomieniem, w którym z reguły wskazuje, jaki okres i jakie podatki są przedmiotem kontroli. Następuje faza ustaleń, w której urząd żąda przedłożenia dokumentów księgowych i podatkowych, umów, wewnętrznych regulaminów i innych materiałów. U influencerów mogą pojawiać się żądania udokumentowania konkretnych kampanii, projektów, podróży czy inwestycji w sprzęt. Na pewnym etapie kontroler wzywa do wyjaśnienia konkretnych pozycji, typowo właśnie kosztów granicznych.

Na tym etapie kluczowe jest reagowanie rzeczowo, terminowo i konsekwentnie. Emocjonalne lub defensywne podejście z reguły nie pomaga. Znacznie ważniejsze jest posiadanie przygotowanego systemu dokumentów, wewnętrznych regulaminów i logicznej argumentacji do poszczególnych pozycji.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS często włączają się w proces kontroli podatkowej już w momencie pierwszego zawiadomienia. Pomagają klientowi uporządkować komunikację z urzędem, przygotować odpowiedzi na wezwania, przedłożyć potrzebne dokumenty i w razie potrzeby prowadzić rozmowy bezpośrednio z kontrolerami.

Po zakończeniu fazy ustaleń organ podatkowy sporządza protokół z kontroli, w którym podsumowuje swoje ustalenia i proponuje ewentualny wymiar dodatkowego podatku. Podatnik ma prawo wypowiedzieć się co do protokołu, uzupełnić dowody lub zakwestionować prawidłowość wniosków. Jeśli dojdzie do dodatkowego wymiaru podatku, można bronić się przed decyzją odwołaniem wnoszonym do Odwoławczej Dyrekcji Finansowej (Odvolací finanční ředitelství) w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji.

Ewentualnie można wnieść skargę do sądu administracyjnego na decyzję wydaną w postępowaniu odwoławczym, w terminie 2 miesięcy od dnia doręczenia decyzji organu odwoławczego. Na tych etapach reprezentacja prawna jest już praktycznie niezbędna, ponieważ chodzi o czynności procesowe, które mogą zasadniczo wpłynąć na wynik sporu.

Warto mieć świadomość, że celem kontroli podatkowej nie jest „karanie influencerów”, lecz weryfikacja, czy zobowiązanie podatkowe zostało ustalone prawidłowo. Jeśli twórca ma ustawione procesy, umowy i dokumentację zgodnie z prawem i powszechną praktyką, ma znacznie lepszą pozycję do obrony swoich kosztów. Doświadczenie kancelarii prawnej ARROWS pokazuje, że nawet w przypadkach, gdy urząd skarbowy pierwotnie proponował wysoki wymiar dodatkowego podatku, dzięki fachowej argumentacji i obronie procesowej można wygrać znaczną część sporu lub osiągnąć bardziej akceptowalny wynik.

Jeśli obawiają się Państwo możliwej kontroli lub otrzymali już Państwo zawiadomienie o jej wszczęciu, nie ma sensu czekać, „jak to się skończy”. Wczesna konsultacja z prawnikami kancelarii prawnej ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz pozwoli Państwu lepiej się przygotować, zidentyfikować ryzyka i ustalić strategię minimalizującą skutki finansowe i wizerunkowe.

Podsumowanie

Optymalizacja podatkowa dla influencerów i twórców treści nie polega na szukaniu „cudownych sztuczek”, lecz na systematycznej pracy z zaliczaniem wydatków do kosztów, strukturyzacją działalności i rzetelną dokumentacją. W środowisku, w którym przenikają się życie prywatne, publiczna prezentacja i biznes, niezwykle łatwo osunąć się w praktykę, która jest wprawdzie krótkoterminowo wygodna, ale z punktu widzenia urzędu skarbowego i ewentualnych kontroli nie do utrzymania. Prawidłowe wyważenie sfery prywatnej i biznesowej, przemyślane umowy, wewnętrzne regulaminy i spójna ewidencja kosztów mają zatem zasadnicze znaczenie.

Dla przedsiębiorców, kadry zarządzającej agencji, inwestorów w obszarze treści cyfrowych i samych influencerów temat zaliczania wydatków do kosztów jest kluczowy z kilku powodów. Przede wszystkim wpływa na rzeczywistą wysokość zysku po opodatkowaniu, a tym samym na wartość całego projektu. Jednocześnie jest bezpośrednio związany z ryzykiem dodatkowego wymiaru podatku, kar, odsetek za zwłokę i ewentualnych sporów sądowych. Nieprawidłowo ustawione koszty mogą ponadto utrudnić wejście inwestorów, sprzedaż udziału czy międzynarodową ekspansję, ponieważ obniżają wiarygodność sprawozdań finansowych.

Jeśli nie chcą Państwo ryzykować błędów, szkód, opóźnień czy kar i wolą, aby Państwa ustawienia podatkowe i prawne odpowiadały rzeczywistości Państwa działalności, bezpieczniej jest powierzyć cały temat ekspertom. Kancelaria prawna ARROWS ma doświadczenie w doradztwie prawnym i podatkowym dla influencerów, agencji, projektów cyfrowych i biznesu kreatywnego w ogóle. Jest ubezpieczona od odpowiedzialności zawodowej z limitem odszkodowania 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), a dzięki zapleczu sieci ARROWS International potrafi rozwiązywać również sprawy z elementem międzynarodowym.

Jeśli zajmują się Państwo kwestiami zaliczania wydatków do kosztów, struktury działalności, konstrukcji umów lub czeka Państwa kontrola podatkowa, mogą się Państwo w każdej chwili niezobowiązująco zwrócić do prawników kancelarii prawnej ARROWS za pośrednictwem e‑maila konsultacja@arws.cz. Wspólnie wypracują Państwo rozwiązanie, które będzie prawnie bezpieczne, rozsądne biznesowo i trwałe w dłuższej perspektywie.