Compliance-Audits

Warum ein Compliance-Audit für jedes Unternehmen entscheidend ist

Ein Compliance-Audit ist eine strukturierte Prüfung, ob die interne Tätigkeit einer Gesellschaft mit externen normativen Anforderungen und internen Vorschriften übereinstimmt. Gerade diese Prüfung ermöglicht es, Schwachstellen im System aufzudecken, bevor der Staat sie entdeckt – und ein Bußgeld verhängt.

Im Jahr 2024 verhängte das Staatliche Arbeitsinspektionsamt (Státní úřad inspekce práce, SÚIP) allein im ersten Halbjahr Bußgelder in Höhe von insgesamt über 253 Mio. CZK (ca. 10,4 Mio. EUR). Das Amt für den Schutz personenbezogener Daten (ÚOOÚ) hat seit 2018 für DSGVO-Verstöße Bußgelder von mehr als 368 Mio. CZK (ca. 15,1 Mio. EUR) verhängt, darunter die Rekordsanktion von 351 Mio. CZK (ca. 14,4 Mio. EUR) für die unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei Verstößen gegen AML-Pflichten drohen Finanzinstituten Bußgelder von bis zu 130 Mio. CZK (ca. 5,3 Mio. EUR).

Die Juristen von ARROWS führen jährlich Compliance-Audits für Dutzende von Mandanten durch und wissen genau, dass Prävention um ein Vielfaches günstiger ist als die Bewältigung der Folgen einer Kontrolle. Benötigen Sie rechtliche Unterstützung? Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Welche Phasen hat ein Compliance-Audit?

Die Etappen eines Compliance-Audits strukturieren den Prozess, mit dem die Übereinstimmung der Gesellschaft mit den wesentlichen Anforderungen und Standards sichergestellt wird. In jeder Phase werden die Voraussetzungen für eine wirksame Prüfung geschaffen und Risikobereiche identifiziert.

1. Vorbereitung und Planung

In dieser Phase ist die interne Dokumentation zu systematisieren: AML- und KYC-Richtlinien, Antikorruptionsverfahren, Anweisungen zum Datenschutz und interne Regelwerke. Bestimmen Sie die verantwortlichen Personen – Compliance-Manager, Rechtsabteilung und IT-Spezialisten. Führen Sie eine vorläufige Selbstbewertung des Reifegrads des Compliance-Systems durch.

2. Identifikation und Analyse der Risiken

Ziel der Identifikation und Analyse von Compliance-Risiken ist eine Art Profilierung der jeweiligen Handelsgesellschaft im Hinblick auf die Risiken ihrer Geschäftstätigkeit. Die Risikoanalyse bildet die Grundlage für ein System miteinander verknüpfter interner Vorschriften, Prozesse und Kontrollmechanismen.

Der Compliance-Manager führt regelmäßig eine Risikoanalyse in seinem sachlichen Zuständigkeitsbereich durch und beurteilt, ob Anpassungen der getroffenen Maßnahmen erforderlich sind.

3. Prüfung und Analyse der Dokumentation

In dieser Phase erfolgt die eigentliche Überprüfung: Dokumente werden analysiert, Gespräche mit Mitarbeitern geführt, IT-Systeme technisch diagnostiziert und Monitoring-Verfahren getestet. Besondere Aufmerksamkeit gilt der Einhaltung interner Vorschriften und der Übereinstimmung mit der Unternehmensethik.

4. Auswertung und Abhilfemaßnahmen

Ergebnis des Audits ist ein Bericht mit der Beschreibung der festgestellten Tatsachen, den identifizierten Risiken und Empfehlungen zum Umgang mit diesen Risiken. Anschließend werden Abhilfemaßnahmen umgesetzt und die internen Vorschriften aktualisiert.

Die letztendliche Verantwortung trägt stets das statutarische Organ – der Geschäftsführer oder der Vorstand. In der Praxis wird mit der Ausführung meist eine bestimmte Person (Compliance Officer) oder Abteilung betraut. Wir helfen Ihnen, Rollen und Verantwortlichkeiten richtig festzulegen – kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

3. Warum formale Compliance nicht ausreicht

Nach einer Entscheidung des Obergerichts in Prag (Vrchní soud v Praze) in einem nicht näher bezeichneten Fall reicht die bloße formale Existenz eines Compliance-Programms nicht aus und führt nicht ohne Weiteres zu dem Schluss, dass die juristische Person „alle Anstrengungen unternommen hat, die gerechterweise von ihr verlangt werden konnten“.

Um verlässlich auf eine Entlastung von der strafrechtlichen Verantwortlichkeit schließen zu können, muss man die Tätigkeit des Unternehmens eingehend betrachten und ein Bild von seiner Funktionsweise, Leitung, internen Kontrolle und seiner Fähigkeit haben, angemessen auf festgestellte Probleme zu reagieren.

Zu den Indikatoren nicht funktionierender Compliance-Systeme gehören etwa unzureichende personelle Ausstattung, unzureichende Befugnisse des Compliance-Managers, die blinde Übernahme des Systems der ausländischen Muttergesellschaft ohne Anpassung an tschechische Verhältnisse oder das Ausbleiben von Konsequenzen bei rechtswidrigem Verhalten.

Ein funktionierendes Compliance-Programm sollte Folgendes umfassen:

• Miteinander verknüpfte interne Vorschriften zur Organisationsstruktur und zu den Zuständigkeiten
• Prüfung der Übereinstimmung interner Vorschriften mit den Rechtsvorschriften und deren regelmäßige Aktualisierung
• Systeme zur internen Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften und Aufzeichnungen über durchgeführte Kontrollen
• Aufzeichnungen über festgestellte Verstöße, deren Folgen und die ergriffenen Maßnahmen
• Sicherstellung der Möglichkeit, Verstöße intern vertraulich zu melden
• Schulung der Personen und Überprüfung ihrer Kenntnisse

Die Juristen von ARROWS sind auf die Erstellung tatsächlich funktionierender Compliance-Programme spezialisiert, die sowohl vor Kontrollbehörden als auch vor Gerichten bestehen. Für eine sofortige Lösung Ihrer Situation schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

Strafrechtliche Verantwortlichkeit juristischer Personen und Entlastung

Das tschechische Gesetz Nr. 418/2011 Slg. über die strafrechtliche Verantwortlichkeit juristischer Personen (im Folgenden „TOPO“) eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, sich von der Verantwortlichkeit zu befreien, wenn sie nachweisen, dass sie mithilfe eines wirksamen Compliance-Programms alle Anstrengungen zur Verhinderung rechtswidrigen Handelns unternommen haben.

Praktisch bedeutet das: Das Unternehmen haftet für die Straftat eines Mitarbeiters entweder dann, wenn die Geschäftsleitung sie angeordnet oder gebilligt hat, oder wenn das Management dabei versagt hat, Kontrollen, Schulungen und Regeln (Compliance) einzurichten, die ein solches rechtswidriges Handeln verhindert hätten.

Worauf man sich bei einem AML-Audit konzentrieren sollte

Seit 2021 wurde im tschechischen Gesetz über bestimmte Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Terrorismusfinanzierung (Gesetz Nr. 253/2008 Slg., im Folgenden „AML-Gesetz“) die Obergrenze der Bußgelder für einige Ordnungswidrigkeiten angehoben, sodass Verpflichteten bei schweren Versäumnissen ein Bußgeld von bis zu 10 Mio. CZK (ca. 0,4 Mio. EUR) droht, bei qualifizierten Tatbeständen sogar bis zu 30 Mio. CZK (ca. 1,2 Mio. EUR).

Checkliste AML-Compliance

Das Finanzanalyseamt (Finanční analytický úřad, FAÚ) führt jährlich 15 bis 30 Kontrollen direkt in Unternehmen durch. Werden Versäumnisse festgestellt, leitet es ein Ordnungswidrigkeitsverfahren ein. Das Bußgeld ist nur eine Art der Verwaltungsstrafe – das FAÚ kann auch Abhilfemaßnahmen anordnen oder bei wiederholten Verstößen ein Tätigkeitsverbot verhängen.

Wesentliche AML-Pflichten:

• Benennung und Registrierung einer Kontaktperson für AML
• Durchführung eines vollständigen Audits der Verfahren und Beseitigung von Mängeln
• Investitionen in die Automatisierung des Monitorings
• Aufbau einer Compliance-Kultur durch regelmäßige Schulungen

Verstöße werden in öffentlichen Registern erfasst, was zu Reputationsverlusten und zum Abbruch der Beziehungen zu Banken und Investoren führt. In der Praxis gab es Fälle, in denen die verspätete Registrierung der AML-Kontaktperson zur Sperrung aller ausgehenden Zahlungen bis zur Behebung des Verstoßes führte.

Die Anwaltskanzlei ARROWS sorgt für umfassende AML-Compliance einschließlich der Erstellung interner Grundsätze, der Schulung von Mitarbeitern und der Vertretung vor dem FAÚ. Wenden Sie sich gern an unsere Kanzlei – beratung@arws.cz.

Whistleblowing – eine Pflicht, die man nicht ignorieren kann

Das tschechische Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern (im Folgenden „Hinweisgeberschutzgesetz“) verpflichtet alle Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern, alle öffentlichen Auftraggeber mit mehr als 25 Mitarbeitern und Gemeinden mit mehr als 10 000 Einwohnern, ein internes Meldesystem einzurichten.

Das System muss die Abgabe von Meldungen ermöglichen und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten. Die Einführung eines Meldesystems ist nicht nur eine formale Pflicht – es geht um einen Mechanismus zur frühzeitigen Aufdeckung von Problemen innerhalb der Organisation.

Praktische Empfehlungen:

• Erarbeiten Sie eine Richtlinie zum internen Meldesystem
• Aktualisieren Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch
• Schulen Sie die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen Mitarbeiter

Die Juristen von ARROWS erstellen die vollständige Dokumentation für das Whistleblowing-System und sorgen für dessen korrekte Implementierung. Unsere Juristen stehen Ihnen gern zur Verfügung – schreiben Sie an beratung@arws.cz.

Ja, wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter haben oder in regulierte Sektoren fallen (Finanzdienstleistungen, AML-Verpflichtete). Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt strenge Anforderungen an die Funktionsweise des Systems. Benötigen Sie Hilfe bei der Einführung? Kontaktieren Sie beratung@arws.cz.

Bußgelder von bis zu 130 Mio. CZK für Finanzinstitute, Kontosperrungen, Tätigkeitsverbote und Eintragung in öffentliche Register von Rechtsverletzern. Prävention ist deutlich günstiger als die Bewältigung der Folgen – schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

Das neue Cybersicherheitsgesetz, das die NIS2-Richtlinie umsetzt, betrifft 6 000 bis 10 000 Rechtsträger in der Tschechischen Republik. Das Gesetz unterscheidet zwischen einem Regime höherer und niedrigerer Pflichten, je nachdem, wie wichtig die vom jeweiligen Rechtsträger erbrachte Dienstleistung ist.

Bei Verstößen drohen Mitgliedern statutarischer Organe die persönliche Haftung für den verursachten Schaden, die Haftung gegenüber Gläubigern für Schulden der Gesellschaft, der Ausschluss aus der Funktion und ein Verbot ihrer Ausübung für mindestens sechs Monate. Sanktionen können für natürliche Personen bis zu 20 Mio. CZK erreichen. Unternehmen drohen Bußgelder von bis zu 250 Mio. CZK oder zwei Prozent des Jahresumsatzes.

Unternehmen müssen einen Selbstidentifizierungsprozess durchlaufen, sich bei der NÚKIB registrieren und Sicherheitsmaßnahmen umsetzen, darunter Asset- und Risikomanagement, Festlegung von Sicherheitsrollen, Einführung einer Sicherheitspolitik, Schulung von Mitarbeitern und Management sowie regelmäßige Meldung von Vorfällen.

Die Anwaltskanzlei ARROWS unterstützt Mandanten bei der Umsetzung der NIS2-Anforderungen dank der Erfahrungen aus dem internationalen Netzwerk ARROWS International. Für weitere Informationen schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

Interne Richtlinien – die Grundlage eines funktionierenden Compliance-Systems

Die meisten Unternehmen wissen, dass sie interne Richtlinien benötigen, vernachlässigen aber oft deren rechtliche Durchsetzbarkeit. Auch wenn viele Unternehmen Compliance-Dokumente haben, kann deren rechtliche Wirksamkeit problematisch werden, sobald sie vor Gericht landen.

Damit Richtlinien rechtlich durchsetzbar sind, müssen sie mehrere zentrale Anforderungen erfüllen:

• Die Richtlinien müssen für alle Mitarbeiter eindeutig verbindlich sein
• Sie müssen vom statutarischen Organ der Gesellschaft erlassen werden
• Sie sollten in Arbeitsverträge oder andere relevante Dokumente einbezogen werden
• Sie müssen entsprechend den Gesetzesänderungen aktualisiert werden
• Die Mitarbeiter müssen unterschreiben, dass sie die Richtlinie zur Kenntnis genommen haben

Sind interne Richtlinien nicht rechtswirksam, kann die Organisation bei Verstößen gegen Compliance-Regeln das Bestehen einer gültigen Anordnung nicht nachweisen, was ihre Verteidigung gegen Sanktionen gefährden kann.

Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes und Haftung des statutarischen Organs

Ein Mitglied des statutarischen Organs ist verpflichtet, seine Funktion mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes auszuüben, also mit der notwendigen Loyalität sowie den erforderlichen Kenntnissen und der nötigen Sorgfalt. Das tschechische Gesetz über Handelsgesellschaften und Genossenschaften (Gesetz Nr. 90/2012 Slg., im Folgenden „ZOK“) ergänzt die Sorgfaltspflicht um die Business Judgement Rule – unternehmerische Entscheidungen müssen auf einer ausreichenden Informationsgrundlage beruhen.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einrichtung des Compliance-Management-Systems trägt die oberste Leitung (das statutarische Organ) – durch Delegation kann sie sich dieser Verantwortung nicht entledigen.

Im Kontext der Compliance bedeutet dies, dass das statutarische Organ:

• sicherstellen muss, dass das Unternehmen ein funktionierendes Compliance-Programm hat
• dessen Wirksamkeit regelmäßig bewerten muss
• auf festgestellte Mängel reagieren muss
• ausreichende Ressourcen für Compliance-Aktivitäten bereitstellen muss

Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann zur persönlichen Haftung für Schäden führen, die der Gesellschaft oder Dritten entstehen. Zu unserem Portfolio gehören mehr als 150 Aktiengesellschaften, 250 s.r.o. (Gesellschaften mit beschränkter Haftung tschechischen Rechts) sowie 50 Gemeinden und Regionen – wir legen großen Wert auf Schnelligkeit und hohe Qualität unserer Rechtsdienstleistungen. Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Praktische Schritte zur Durchführung eines Compliance-Audits

Ein Compliance-Audit ist keine einmalige Formalität, sondern ein umfassender Prozess, der für jedes Unternehmen unerlässlich ist. So gehen Sie praktisch vor:

Schritt 1: Umfang des Audits festlegen - Bestimmen Sie, welche Compliance-Bereiche Sie prüfen – Gesellschaftsrecht, AML, DSGVO, Arbeitsrecht, Steuern oder alle gleichzeitig.

Schritt 2: Auditteam zusammenstellen - Das Audit sollte ein unabhängiges Team durchführen – idealerweise externe Juristen, die einen objektiven Blick und Erfahrungen aus anderen Gesellschaften einbringen.

Schritt 3: Dokumentation zusammentragen - Bereiten Sie alle relevanten Dokumente vor: Verträge, interne Vorschriften, Protokolle der Organsitzungen, arbeitsrechtliche Unterlagen, Verzeichnisse.

Schritt 4: Analyse durchführen - Vergleichen Sie den tatsächlichen Zustand mit den gesetzlichen Anforderungen und identifizieren Sie Lücken.

Schritt 5: Bericht mit Empfehlungen erstellen - Der Bericht sollte die festgestellten Mängel, ihre Schwere und konkrete Empfehlungen zur Abhilfe enthalten.

Schritt 6: Abhilfemaßnahmen umsetzen - Legen Sie verantwortliche Personen und Fristen für die Beseitigung der festgestellten Mängel fest.

Diese Problematik ist in der Praxis komplizierter, als es auf den ersten Blick scheint. Die einzelnen Schritte bergen versteckte Ausnahmen, verfahrensrechtliche Details und Verknüpfungen mit weiteren Vorschriften, die ein Laie oft nicht erkennt. Unsere Anwaltskanzlei befasst sich täglich mit diesem Bereich und kann dem Mandanten so erheblich Zeit sparen und das Fehlerrisiko minimieren. ARROWS ist für Schäden bis zu 500 000 000 CZK (ca. 20,6 Mio. EUR) versichert – für den Mandanten ist es daher sicherer, die Angelegenheit professionell erledigen zu lassen.

Der Preis hängt vom Umfang und der Komplexität der Geschäftstätigkeit ab. Die Investition in ein Audit ist jedoch nur ein Bruchteil potenzieller Bußgelder und Schäden. Für ein konkretes Angebot kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Das SÚIP führte im Jahr 2024 über 10 000 Kontrollen durch und verhängte allein im ersten Halbjahr Bußgelder in Höhe von insgesamt fast 254 Mio. CZK. Zu den häufigsten Verstößen gehören nicht ausgezahlte Löhne, fehlende Aufzeichnungen der Arbeitszeit und die Nichteinhaltung der Anforderungen an den Arbeitsschutz.

Das Finanzamt kann Kontrollen innerhalb der dreijährigen Ausschlussfrist für die Steuerfestsetzung durchführen. Die Kontrolle wird durch Zustellung einer Mitteilung eingeleitet, in der die Steuerverwaltung angibt, welche Steuer und welchen Zeitraum sie prüft. Bei Unstimmigkeiten wird die Steuer nachträglich festgesetzt, zusammen mit den damit verbundenen Sanktionen – einem Zuschlag von 20 % des nachveranlagten Betrags und Verzugszinsen.

Was zur Einleitung einer Kontrolle führen kann:

• Langfristige Verluste (Verdacht auf verschleierte Einnahmen)
• Hohe Vorsteuerabzüge oder Ansprüche auf Mehrwertsteuererstattung
• Unstimmigkeiten in der Kontrollmeldung (kontrolní hlášení)
• Hinweise von Mitarbeitern oder Wettbewerbern
• Stichprobenkontrollen in Risikobranchen

Wir sind regelmäßig Partner von Unternehmensjuristen bei besonderen Angelegenheiten, einschließlich der Vertretung bei Kontrollen und Verwaltungsverfahren. Für eine sofortige Lösung Ihrer Situation schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

Überblick über die wichtigsten Risiken und wie man ihnen vorbeugt

Die internationale Dimension der Compliance

Für Gesellschaften mit internationalem Bezug ist Compliance noch komplexer. Zu berücksichtigen sind nicht nur tschechische Vorschriften, sondern auch europäische Regelungen (DSGVO, NIS2, AML-Richtlinien) und gegebenenfalls die Gesetzgebung weiterer Länder, in denen das Unternehmen tätig ist.

In internationalen Gesellschaften wird ein Audit der AML-Anforderungen und die Überprüfung von Geschäftspartnern auf Sanktionsrisiken zur Pflicht. Das Screening von Sanktionslisten sollte monatlich erfolgen.

Die Anwaltskanzlei ARROWS erbringt Rechtsdienstleistungen auch außerhalb der Tschechischen Republik dank des seit zehn Jahren aufgebauten Netzwerks ARROWS International und bearbeitet praktisch täglich Fälle mit Auslandsbezug.

Warum Sie ein Compliance-Audit Fachleuten anvertrauen sollten

Die Durchführung eines rechtlichen Audits ist sehr sorgfältige Arbeit, die detaillierte Kenntnisse vieler Rechtsgebiete erfordert. Die Dauer des gesamten Prozesses richtet sich nach der Größe der Gesellschaft. Ergebnis ist ein Due-Diligence-Bericht, der den Gesamtzustand der Gesellschaft zusammenfasst oder sich nur auf die beim Audit entdeckten Probleme konzentriert.

„Gestern war es schon zu spät“ – jeder Eigentümer oder Geschäftsführer sollte so bald wie möglich beurteilen, ob sein Unternehmen ausreichend intern gegen rechtswidriges Handeln abgesichert ist. Ist dies nicht der Fall, sollte ein Compliance-Programm eingeführt oder die bestehenden internen Vorschriften überprüft werden.

Die Folgen und Risiken einer Anklage oder Verurteilung des Unternehmens sind gravierend und können seine Existenz gefährden. Das Gericht kann während des Verfahrens vorläufige Maßnahmen anordnen, etwa ein Verbot, über bestimmte Sachen zu verfügen, oder die Sperrung von Mitteln, was den Cashflow und den Betrieb des Unternehmens unmittelbar gefährden kann.

Das hängt von der Größe der Gesellschaft und dem Umfang des Audits ab. Bei mittelgroßen Unternehmen dauert ein umfassendes Audit in der Regel 4–8 Wochen, bei großen Konzernen kann es Monate dauern. Teilaudits zu einem bestimmten Bereich (z. B. DSGVO oder AML) lassen sich schneller durchführen. Für eine Einschätzung des Zeitaufwands in Ihrem Fall kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Ergreifen Sie unverzüglich Abhilfemaßnahmen. Drohen Sanktionen für den bisherigen Zustand, erwägen Sie eine freiwillige Meldung an die Aufsichtsbehörde – in manchen Fällen kann dies zu einer Minderung des Bußgelds führen. Verschweigen Sie Mängel keinesfalls und versuchen Sie nicht, sie nachträglich zu verschleiern. Benötigen Sie Rat zum Vorgehen? Schreiben Sie an beratung@arws.cz.

Ja. Die Einführung eines neuen wirksamen Compliance-Programms (spätestens vor Erlass der erstinstanzlichen Entscheidung) kann vom ÚOHS bei der Bemessung des Bußgelds als mildernder Umstand berücksichtigt werden, indem der Grundbetrag um bis zu 5 % gesenkt wird. Einen ähnlichen Ansatz verfolgen auch andere Aufsichtsbehörden. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Ein internes Audit führen Mitarbeiter des Unternehmens durch (Compliance-Abteilung, interner Auditor), ein externes Audit eine unabhängige dritte Partei (Anwaltskanzlei, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft). Das externe Audit hat größere Beweiskraft und bringt einen objektiven Blick, das interne Audit eignet sich für das laufende Monitoring. Optimal ist eine Kombination beider Ansätze. Wenn Sie Auditprozesse einrichten möchten, schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

Fazit – Vorbeugen ist günstiger als Heilen

Ein Compliance-Audit ist keine überflüssige Bürokratie, sondern ein wirksames Instrument zum Schutz Ihres Unternehmens. In einem Umfeld, in dem Bußgelder Hunderte Millionen CZK erreichen und die persönliche Haftung statutarischer Organe immer strenger wird, kann es sich kein Unternehmen leisten, darauf zu vertrauen, dass „es schon irgendwie gutgehen wird“.

Wenn Sie Fehler, Schäden oder Bußgelder nicht riskieren möchten, können Sie die gesamte Angelegenheit sicher der Anwaltskanzlei ARROWS überlassen. Wir verfügen über Erfahrungen mit mehr als 150 Aktiengesellschaften und 250 s.r.o. in unserem Portfolio. Wir sind für Schäden bis zu 500 000 000 CZK versichert und legen großen Wert auf Schnelligkeit und hohe Qualität unserer Leistungen.

Wir bieten:

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