Externe Auftragnehmer versus Arbeitnehmer

Was einen Auftragnehmer von einem Arbeitnehmer unterscheidet: Die rechtliche Realität

Es scheint einfach: Sie schließen mit dem Auftragnehmer einen Werkvertrag oder einen Auftragsvertrag, und die Sache ist erledigt. In der Praxis ist es jedoch komplizierter. Die Behörden der Staatsverwaltung befassen sich nicht nur mit der Bezeichnung des Vertrags, sondern suchen nach den tatsächlichen Merkmalen der sogenannten abhängigen Arbeit.

Nach dem tschechischen Arbeitsgesetzbuch (Gesetz Nr. 262/2006 Slg., im Folgenden „ZP“) und der ständigen Rechtsprechung des Obersten Verwaltungsgerichts der Tschechischen Republik (Nejvyšší správní soud) ist entscheidend:

• Persönliche Unterordnung: Bestimmt der Auftraggeber Zeit, Ort und Art der Arbeit und erteilt er verbindliche Weisungen, oder organisiert der Auftragnehmer seine Arbeit selbst?
• Persönliche Arbeitsleistung: Muss die Arbeit von einer bestimmten natürlichen Person erbracht werden, oder kann sie sich vertreten lassen?
• Arbeitsleistung im Namen des Arbeitgebers: Tritt die Person nach außen als Teil Ihres Unternehmens auf, oder handelt sie im eigenen Namen?
• Materielle und soziale Ausstattung: Wer stellt Ausrüstung, Schulungen und Benefits bereit?
• Vergütung: Wird die Vergütung fix nach Zeit oder nach Ergebnis gezahlt?
• Organisatorische Eingliederung: Ist die Person in Ihr Unternehmen eingegliedert (hat sie einen festen Arbeitsplatz, ist sie im Zeiterfassungssystem erfasst)?

Genau diese Merkmale prüfen die Inspektoren des Staatlichen Arbeitsinspektionsamts (Státní úřad inspekce práce, SÚIP) bei Kontrollen. Haben Sie im Unternehmen einen „Auftragnehmer“, der mit den übrigen Arbeitnehmern im Büro sitzt und Ihre Hardware nutzt, besteht ein hohes Risiko, dass die Arbeitsinspektion ein verdecktes Arbeitsverhältnis feststellt.

Wann eine verdeckte Beschäftigung vorliegt und was das für Sie bedeutet

Verdeckte Beschäftigung, das sogenannte Švarcsystém, ist eine Form illegaler Arbeit nach dem tschechischen Beschäftigungsgesetz (Gesetz Nr. 435/2004 Slg., im Folgenden „ZoZ“). Weist Ihnen die Arbeitsinspektion, die Tschechische Sozialversicherungsverwaltung (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ) oder das Finanzamt (finanční úřad) nach, dass Sie eine Person mit IČO faktisch beschäftigt haben, sind die Folgen gravierend.

Die Geldbuße für die Ermöglichung illegaler Arbeit kann für eine juristische Person bis zu 10 Millionen Kronen erreichen, wobei auch dem „Arbeitnehmer“ selbst eine Geldbuße droht. Um die Risiken der Scheinselbständigkeit zu beurteilen und die Zusammenarbeit mit einer OSVČ im Einklang mit dem ZP zu gestalten, ist es oft erforderlich, das konkrete Regime der Arbeitssteuerung und Vergütung im Rahmen des Arbeitsrechts zu prüfen.

Die ČSSZ und die Krankenversicherung setzen rückwirkend die ausstehenden Beiträge fest, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer hätten abführen müssen. Hinzu kommen Säumniszuschläge, die über mehrere Jahre enorm anwachsen können, sodass Sie faktisch die Abgaben zahlen, die Sie sparen wollten, zuzüglich einer Sanktion. In der Praxis lohnt es sich daher, die Gestaltung der B2B-Zusammenarbeit und die damit verbundenen Abgabenfolgen vorab gemeinsam mit dem Team für Steuerrecht zu überprüfen.

Das Finanzamt erkennt Rechnungen der OSVČ nicht als steuerlich abzugsfähige Aufwendungen an, da es sich um einen verdeckten Zustand handelte, und setzt die Körperschaftsteuer sowie die Lohnsteuer nachträglich fest.

Die Geldbuße wird zudem in einem Register eingetragen, was ein Reputationsrisiko und die Möglichkeit des Ausschlusses von öffentlichen Aufträgen mit sich bringt. Banken können wegen solcher Einträge die Kreditbedingungen für Ihre Gesellschaft verschärfen.

Konkrete typische Situationen: Wo am häufigsten Fehler gemacht werden

Situation 1: Buchhaltung/Verwaltung mit IČO

Ein Unternehmen beauftragt gegen Rechnung eine Person, die fünf Tage die Woche, acht Stunden täglich, im Büro des Unternehmens und am Firmen-PC die Verwaltung führt. Faktisch befolgt sie die Weisungen des Geschäftsführers. Die Behörden stufen dies ohne Zögern als verdeckte Beschäftigung ein. Bei Organmitgliedern und Managern kommt es zudem häufig zu einer Ämterhäufung, weshalb Verträge und Vergütung sauber geregelt sein sollten – ausführlich behandelt dies der Artikel Ämterhäufung und Vergütung von Organmitgliedern: Wie Managementverträge einer Prüfung durch das Finanzamt und die Bezirksverwaltung der Sozialversicherung (OSSZ) sicher standhalten. Neben der Einordnung des Verhältnisses selbst geht es in der Praxis oft auch um Teilzeit, DPP/DPČ oder Remote-Arbeit, die der Beitrag Flexible Arbeitsformen: Wann es keine Arbeit mehr ist, sondern ein rechtliches Problem behandelt. Die Geldbußen bewegen sich in diesen Fällen im Bereich von Hunderttausenden bis Millionen Kronen.

Situation 2: IT-Spezialist („Body-Shopping“)

Ein Unternehmen beauftragt einen Entwickler, der physisch im Team des Kunden arbeitet, an den Daily Stand-ups teilnimmt und dem Teamleiter des Kunden berichtet – ein hochriskantes Modell. Hat er keine Autonomie und „vermietet“ er lediglich seine Arbeitskraft ohne Einbindung einer Arbeitsagentur, handelt es sich um eine riskante Situation.

Situation 3: Unabhängiger Berater mit langfristigem Mandat

Ein Berater arbeitet für einen Kunden, hat aber ein eigenes Büro und eigene Ausrüstung, bestimmt seine Arbeitszeit selbst, rechnet nach Leistungen ab und haftet für das Ergebnis. Dieses Modell hält vor Gericht und bei der Inspektion in der Regel stand, sofern kein Mikromanagement seitens des Kunden erfolgt.

Wie Sie Vertragsbeziehungen mit echten Auftragnehmern risikofrei gestalten

Wenn Sie legitim mit externen Fachleuten zusammenarbeiten möchten, müssen die Bedingungen so gestaltet sein, dass sie dem Geschäftsverkehr entsprechen und nicht dem Arbeitsrecht.

Wählen Sie den richtigen Vertragstyp, beispielsweise einen Werkvertrag für ein konkretes Ergebnis oder einen Auftragsvertrag für die Besorgung von Angelegenheiten. Möglich ist auch ein Innominatvertrag über geschäftliche Zusammenarbeit, der die Merkmale eines Geschäftsverhältnisses enthalten muss, etwa die Haftung für Mängel oder Vertragsstrafen.

Sorgen Sie für echte Unabhängigkeit in der Praxis. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer Zeit und Ort seiner Tätigkeit selbst bestimmt und eigene Ausrüstung verwendet. Der Auftragnehmer sollte das Risiko für das Ergebnis tragen, und die Kommunikation sollte sich primär um Auftragserteilung und Übergabe drehen, nicht um laufende Steuerung.

Dokumentieren Sie das Vertragsverhältnis ausdrücklich: Der Vertrag sollte eine klare Festlegung des Arbeitsergebnisses und eine ergebnisabhängige oder pauschale Vergütung enthalten. Wichtig sind außerdem die Schadenshaftung nach dem tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuch (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „OZ“) und die Möglichkeit der Substitution, also dass der Auftragnehmer Subunternehmer einsetzen darf.

Eine Person mit IČO meldet sich nicht im Zeiterfassungssystem an, nimmt keinen Urlaub und hat keinen Anspruch auf Mitarbeiterbenefits wie Essensgutscheine oder Multisport-Karten. Solche Benefits sind für die Kontrollbehörden ein klares Signal für eine verdeckte Beschäftigung.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS können Ihnen helfen, ein sogenanntes Master Service Agreement zu erstellen, das die Unabhängigkeit rechtlich absichert.

Steuer- und abgabenrechtliche Aspekte

Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer und selbstständig erwerbstätiger Person (OSVČ) hat grundlegende Auswirkungen auf die Arbeitskosten. Die gesamten Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer zahlt, betragen 33,8 % des Bruttolohns; hinzu kommen die Kosten für Urlaub und Krankheitszeiten.

Beim Auftragnehmer (OSVČ) ist die Situation anders, denn die Abgaben regelt der Auftragnehmer selbst und Sie zahlen lediglich den in Rechnung gestellten Betrag. Ist der Auftragnehmer umsatzsteuerpflichtig, kann Ihr Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen, was bei einem Lohn nicht möglich ist.

Stuft die Behörde das Verhältnis als Arbeitsverhältnis um, wird sie von Ihnen als Arbeitgeber die Abgaben zuzüglich des Anteils, den der Arbeitnehmer hätte zahlen müssen, rückwirkend einschließlich Säumniszuschlägen einfordern.

Welche legalen Alternativen gibt es

Stellen Sie fest, dass Ihr Modell riskant ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Die erste Variante ist eine Teilzeitbeschäftigung, wenn Sie die Person nicht in Vollzeit benötigen – eine sichere und transparente Lösung.

Ändern Sie die Bedingungen: Schaffen Sie die Anwesenheitspflicht ab, nehmen Sie das Firmen-Notebook zurück und definieren Sie die Arbeit nach Aufgaben, nicht nach Zeit. So entsteht ein echtes externes Verhältnis (Outsourcing), bei dem Sie den Auftragnehmer selbstständig und ohne direkte Weisungen arbeiten lassen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Arbeitnehmerüberlassung: Sie nutzen die Dienste einer Arbeitsagentur, die den Mitarbeiter anstellt und ihn Ihnen überlässt. Sie bezahlen die Rechnung der Agentur – das ist zwar teurer, verlagert jedoch die arbeitsrechtliche Verwaltung und die Risiken auf die Agentur.

Die Anwälte der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS können Ihre Situation beurteilen und ein Modell vorschlagen, das legal und wirtschaftlich tragfähig ist.

Wie Sie vorgehen sollten, wenn eine Kontrolle droht oder bereits läuft

Besprechen Sie die Situation umgehend mit einem Anwalt: Erhalten Sie die Mitteilung über die Einleitung einer Kontrolle, geben Sie keine Stellungnahmen ohne Rücksprache mit einem Juristen ab und lassen Sie die Anwälte von ARROWS die Vertretung übernehmen.

Erfassen Sie den tatsächlichen Stand Ihrer Dokumentation. Für eine erfolgreiche Verteidigung müssen Sie (und Ihr Anwalt) genau wissen, was in den Verträgen, Rechnungen und der alltäglichen E-Mail-Kommunikation steht. Eine häufige Schwachstelle ist, dass Manager in E-Mails externen Mitarbeitern unbeabsichtigt Aufgaben wie Untergebenen zuweisen.

Im Verwaltungsverfahren spielen Fristen und die Beweislast eine Rolle. Ordnungsgemäß erhobene Einwände gegen das Kontrollprotokoll können das Ergebnis der Kontrolle umkehren oder das Bußgeld deutlich senken.

Abschließende Zusammenfassung

Der Unterschied zwischen Arbeitnehmer und Auftragnehmer ist rechtlich klar definiert. Setzen Sie externe Fachkräfte auf eine Weise ein, die die Merkmale abhängiger Arbeit erfüllt, riskieren Sie existenzbedrohende Bußgelder.

Eine richtige Lösung gibt es: Sie besteht in der konsequenten Trennung der geschäftlichen Zusammenarbeit vom Arbeitsverhältnis und in einer entsprechenden Praxis.

Die Anwälte der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS befassen sich mit Situationen, in denen sich Unternehmen im Risikobereich befinden, helfen Ihnen bei der Gestaltung der Verträge und vertreten Sie im Fall einer Kontrolle.

Die Versicherung der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS bis zu einer Höhe von 350 000 000 CZK (ca. 14,4 Mio. EUR) ermöglicht es uns, unseren Mandanten bei der Lösung komplexer Rechtsfragen maximale Sicherheit zu bieten. Wenden Sie sich an die Anwälte von ARROWS unter beratung@arws.cz