Produkt beim Kunden ohne Abnahmeverpflichtung testen?

Was ein Pilotprojekt rechtlich ist

Einen Pilotvertrag kennt das Gesetz nicht. Die Parteien können auch einen Vertrag schließen, der als Vertragstyp nicht gesondert geregelt ist (§ 1746 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „BGB“)). Daraus folgt Freiheit, aber auch Verantwortung: Da das Gesetz keinen Vertragstyp vorgibt, muss der Vertrag selbst festlegen, was das Pilotprojekt umfasst, statt sich darauf zu verlassen, dass fehlende Regeln vom Gesetz ergänzt werden.

In der Praxis besteht ein Pilotprojekt aus mehreren Elementen, für die jeweils andere Rechtsregeln gelten. Überlässt der Lieferant dem Kunden ein Gerät, handelt es sich um ein der Leihe ähnliches Element, also die unentgeltliche vorübergehende Nutzung einer nicht verbrauchbaren Sache (§ 2193 BGB). Stellt der Lieferant Software oder eine Dienstleistung bereit, geht es um eine Lizenz oder eine Dienstleistung. Schult der Lieferant Mitarbeiter und unterstützt den Betrieb, handelt es sich um eine Tätigkeit für den Kunden. Der Vertrag sollte diese Elemente benennen und voneinander abgrenzen.

Wichtig ist, ob das Pilotprojekt unentgeltlich ist. Bei einem unentgeltlichen Vertrag wird vermutet, dass sich der Schuldner eher zu weniger als zu mehr verpflichten wollte (§ 1747 BGB). Es handelt sich um eine Vermutung über den Umfang der Verpflichtung, nicht um eine allgemeine Regel, wonach Unklarheiten zugunsten des Lieferanten ausgelegt werden; Schuldner einzelner Pflichten kann auch der Kunde sein. Die Vermutung ersetzt keinen präzisen Vertrag, denn der Kunde wird seine Erwartungen auf das stützen, was ihm der Lieferant in den Verhandlungen versprochen hat.

Ein Pilotprojekt beruht daher auf drei Fragen: Was wird getestet, unter welchen Bedingungen und was geschieht nach dem Ende? Wer sie nicht im Voraus beantwortet, findet sich nach drei Monaten in einem Streit darüber wieder, ob das Pilotprojekt erfolgreich war, ob der Kunde zur Fortsetzung verpflichtet ist und wem die während des Tests entstandenen Daten gehören.

Pilotprojekte im Bereich künstliche Intelligenz und Software haben eigene Besonderheiten, die der Beitrag über den Rechtsrahmen für Tests und Pilotprojekte im Bereich KI/Software behandelt. Dieser Artikel ist allgemein gehalten und betrifft Lieferanten jedes Produkts, sei es eine Maschine, ein Gerät, Software oder eine Dienstleistung.

Zweck, Umfang und Dauer des Pilotprojekts

Der Vertrag beginnt mit der Festlegung des Zwecks. Der Lieferant will nachweisen, dass das Produkt beim Kunden unter realen Bedingungen funktioniert, und der Kunde will herausfinden, ob ihm das Produkt einen Nutzen bringt. Beschränkt sich der Vertrag auf einen allgemeinen „Produkttest“, versteht jede Partei darunter etwas anderes, und ein Streit darüber, ob der Test gut ausgegangen ist, ist nahezu sicher.

Der Umfang des Pilotprojekts muss konkret beschrieben werden: wo, woran, mit wie vielen Nutzern und für welchen Zeitraum. Ein Pilotbetrieb an einer Linie für drei Monate ist etwas anderes als der Einsatz im gesamten Werk. Der Vertrag nennt den Standort, die Anzahl der Geräte oder Nutzer, die Mengen, die Mitwirkung des Kunden und die Termine. Je genauer der Umfang beschrieben ist, desto weniger Raum bleibt für die Behauptung, der Lieferant habe mehr versprochen.

Der Entleiher erwirbt das Recht, die Sache in der vereinbarten Weise zu nutzen, und mangels Vereinbarung in einer der Natur der Sache angemessenen Weise; ohne Zustimmung des Verleihers darf er sie keiner anderen Person überlassen (§ 2194 BGB). Für das Pilotprojekt bedeutet das, dass der Kunde das Gerät in der vereinbarten Weise nutzen darf und es ohne Zustimmung des Lieferanten keiner anderen Person überlassen darf. Eine andere Person ist auch eine andere Gesellschaft der Unternehmensgruppe, nicht jedoch eine andere Abteilung derselben Gesellschaft. Der Vertrag sollte dies präzisieren.

Die Dauer des Pilotprojekts wird mit genauen Daten und Verlängerungsregeln vereinbart. Ein Pilotprojekt, das sich endlos hinzieht, wird zu einer langfristigen unentgeltlichen Nutzung, und der Lieferant trägt Kosten ohne Ertrag. Der Vertrag bestimmt daher eine Frist, die Möglichkeit der Verlängerung nur durch schriftlichen Nachtrag und die Art der vorzeitigen Beendigung, etwa bei Pflichtverletzungen oder beim Scheitern des Tests.

Ohne Abnahmeverpflichtung, aber mit Erfolgskriterien

Hauptzweck des Pilotprojekts ist die Entscheidung, ob der Kunde das Produkt kaufen wird. Damit dies keine Frage des Eindrucks ist, legt der Vertrag Erfolgskriterien fest: messbare Kennzahlen, ihre Zielwerte, die Messmethode und den Bewertungstermin. Bei einer Maschine kann das die Leistung, der Verbrauch oder die Qualität des Ergebnisses sein, bei Software die Antwortzeit oder Verfügbarkeit, bei einer Dienstleistung die Zahl der gelösten Fälle.

Erfolgskriterien sind von einer Abnahmeverpflichtung zu unterscheiden. Ein Pilotprojekt bedeutet nicht, dass der Kunde kaufen muss, wenn die Kriterien erfüllt sind. Der Lieferant kann jedoch vereinbaren, dass der Kunde bei Erfüllung der Kriterien vorrangig mit ihm über eine Lieferung verhandelt oder ihm eine Option einräumt. Ein solcher Mechanismus stärkt das Pilotprojekt, ohne den Grundsatz zu verletzen, dass die Abnahme nicht verbindlich ist.

Bei den Kriterien lohnt es sich auch festzulegen, wer misst und auf Grundlage welcher Daten. Misst der Lieferant, wird der Kunde an der Objektivität zweifeln. Misst der Kunde, hat der Lieferant keine Kontrolle über die Eingangsdaten. Sinnvoll ist eine gemeinsame Messung oder ein unabhängiges Werkzeug sowie eine Regelung, wie Streitigkeiten über das Ergebnis gelöst werden.

Zum Vertrag gehört auch das Vorgehen nach der Bewertung. Ist das Pilotprojekt erfolgreich, verhandeln die Parteien über eine Lieferung zu dem Preis und den Bedingungen, die in einer Anlage genannt oder nach einem festgelegten Verfahren bestimmt werden. Scheitert es, wird das Gerät zurückgegeben, die Daten werden gelöscht oder zurückgegeben und die Zusammenarbeit endet ohne weitere Ansprüche. Beide Varianten sollten besser im Voraus festgeschrieben werden, als sie nach einem strittigen Ergebnis zu verhandeln.

Unredlicher Abbruch von Verhandlungen und Pflichten aus dem Pilotprojekt

Ein Pilotprojekt ist oft eine Phase der Vertragsverhandlungen, und für solche Verhandlungen sieht das Gesetz eine besondere Regel vor. Sind die Parteien in den Verhandlungen so weit gekommen, dass der Vertragsschluss höchst wahrscheinlich erscheint, handelt diejenige Partei unredlich, die trotz der berechtigten Erwartung der anderen Partei die Verhandlungen ohne gerechtfertigten Grund abbricht; sie ersetzt der anderen Partei den Schaden höchstens in Höhe des Verlusts aus einem nicht geschlossenen Vertrag in vergleichbaren Fällen (§ 1729 BGB).

Der Lieferant sollte sich auf diese Bestimmung nicht als Garantie für eine Abnahme verlassen. Ein erfolgreich verlaufenes Pilotprojekt bedeutet noch nicht, dass der Vertragsschluss höchst wahrscheinlich erscheint, und Budgetbeschränkungen oder ein Strategiewechsel können je nach den Umständen einen gerechtfertigten Grund für den Abbruch der Verhandlungen darstellen. Was ein gerechtfertigter Grund ist, lässt sich nach dem Obersten Gericht der Tschechischen Republik (Nejvyšší soud) nicht allgemein sagen, und die Beurteilung soll nicht übermäßig streng sein (25 Cdo 2535/2021). Das Gesetz schützt vor Unredlichkeit, nicht vor einer geschäftlichen Entscheidung. Der Lieferant braucht daher eine eigene Absicherung für die Investitionen, die er in das Pilotprojekt steckt, in Form vereinbarter Regeln.

Für den Kunden gilt die umgekehrte Überlegung. Hat der Lieferant aufgrund der Zusicherung, der Kunde werde abnehmen, erhebliche Mittel in das Pilotprojekt investiert, kann der Kunde einem Schadensersatzanspruch ausgesetzt sein. Der Kunde sollte daher keine informellen Versprechen abgeben und in den Verhandlungen klar kommunizieren, dass das Pilotprojekt keine Abnahmeverpflichtung begründet, am besten durch eine ausdrückliche Vertragsklausel.

Beide Parteien haben somit ein Interesse an einer Klausel, wonach das Pilotprojekt keine Verpflichtung zur weiteren Zusammenarbeit begründet und der Ersatz von Kosten oder Schäden aus dem Abbruch der Verhandlungen in den gesetzlich zulässigen Grenzen geregelt oder auf einen bestimmten Betrag begrenzt wird. Eine solche Klausel ist für die Beurteilung der berechtigten Erwartung bedeutsam und senkt das Streitrisiko, berechtigt eine Partei aber nicht zu unredlichem Verhalten und ersetzt kein redliches Handeln in dem Moment, in dem die Parteien eine nahezu fertige Einigung erreicht haben.

Vertrauliche Informationen, Daten und Ergebnisse

Erlangt eine Partei bei Vertragsverhandlungen eine vertrauliche Angabe oder Mitteilung über die andere Partei, achtet sie darauf, dass diese nicht ohne gesetzlichen Grund missbraucht oder preisgegeben wird; verletzt sie diese Pflicht und bereichert sie sich dadurch, gibt sie der anderen Partei heraus, worum sie bereichert ist (§ 1730 BGB). Das Gesetz gewährt somit einen Grundschutz bereits vor Vertragsschluss.

Für ein Pilotprojekt reicht das nicht. Der Kunde stellt dem Lieferanten Betriebsdaten, technische Angaben und Zugang zum Betrieb zur Verfügung, der Lieferant dem Kunden eigenes Know-how und technische Spezifikationen. Der Vertrag führt daher eine Verschwiegenheitspflicht ein, legt fest, was vertraulich ist, wem und unter welchen Bedingungen Informationen mitgeteilt werden dürfen und was nach dem Ende mit ihnen geschieht. Empfehlenswert ist auch eine Vertragsstrafe für Verstöße.

Die im Pilotprojekt gewonnenen Daten unterliegen einem eigenen Regime. Eine einfache Regel, wonach Daten Eigentum einer Partei sind, sieht das Gesetz nicht vor; der Vertrag muss daher festlegen, welche Daten der Kunde bereitstellt und zu welchen Zwecken der Lieferant sie verwenden darf. Je nach Art der Daten sind Geschäftsgeheimnisse, Datenbankschutz sowie personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Kunden des Kunden zu prüfen. Strittig ist häufig die Nutzung der Daten zur Verbesserung des Produkts. Verlangt der Lieferant dies, muss es ausdrücklich vereinbart werden, mit Anonymisierung und einer Abgrenzung dessen, was der Lieferant nutzen darf. Ohne ausdrückliche Vereinbarung droht ein Streit darüber, ob der Lieferant die Daten des Kunden missbraucht hat.

Das rechtliche Regime der Ergebnisse des Pilotprojekts, also der Produktanpassungen, Verbesserungen und Erkenntnisse, hängt von ihrer Art und davon ab, wer sie geschaffen hat; das bloße Bedürfnis des Lieferanten, sie weiterzuentwickeln, begründet keine Rechte. Der Kunde kann verlangen, dass seine spezifischen Anforderungen nicht zum Wettbewerbsvorteil seiner Konkurrenten werden, und der Lieferant akzeptiert dies oft. Der Vertrag sollte festlegen, welche Rechte an den Ergebnissen beim Lieferanten und welche beim Kunden verbleiben, wer sie nutzen darf und ob der Lieferant den Kunden als Referenz nennen darf.

Schadenshaftung, Versicherung und Sicherheit

Das Pilotprojekt läuft im Betrieb des Kunden, daher ist die Schadenshaftung die heikelste Frage. Der Kunde befürchtet, dass ein nicht erprobtes Produkt seine Anlagen beschädigt oder die Produktion unterbricht. Der Lieferant befürchtet, dass ihn ein unentgeltlicher Test einer unbegrenzten Haftung für Schäden aussetzt, die in keinem Verhältnis zum Ertrag des Tests stehen. Der Vertrag muss die Risiken daher ausdrücklich verteilen.

Der Lieferant sollte seine Haftung betragsmäßig begrenzen und bestimmte Schadensarten ausschließen. Indirekte Schäden, entgangener Gewinn und Schäden aus Produktionsausfällen sind beim Pilotprojekt der häufigste Streitgegenstand; der Lieferant schließt sie daher aus oder begrenzt sie durch eine der Art des Pilotprojekts entsprechende Obergrenze. Der Kunde verlangt dagegen Schutz vor Schäden an eigenen Anlagen und bei der Sicherheit und verhandelt Ausnahmen von der Begrenzung.

Haftungsgrenzen haben gesetzliche Schranken. Unbeachtlich ist eine Vereinbarung, die im Voraus den Ersatz eines Schadens an den natürlichen Rechten eines Menschen oder eines vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schadens ausschließt oder beschränkt, ebenso eine Beschränkung der Rechte der schwächeren Partei (§ 2898 BGB). Das Gesetz unterscheidet zwischen tatsächlichem Schaden und entgangenem Gewinn, Begriffe wie indirekter Schaden oder Folgeschaden kennt es nicht; der Vertrag muss die ausgeschlossenen Schadensarten daher konkret bestimmen.

Gute Praxis ist eine Versicherung. Der Lieferant weist eine Haftpflichtversicherung nach, die auch den Pilotbetrieb abdeckt, und der Kunde, dass die Anlage, an der getestet wird, versichert ist. Der Vertrag bestimmt, wer die Versicherung abschließt und wer wem eine Bestätigung vorlegt. Die Versicherung beseitigt die Haftung nicht, stellt aber sicher, dass die Folgen nicht die Existenz einer der Parteien gefährden.

Ein eigenes Kapitel sind Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften. Umfasst das Pilotprojekt ein Gerät, das im Betrieb montiert wird, muss der Vertrag regeln, wer für die Montage, die Einhaltung technischer Normen und die Schulung des Bedienpersonals verantwortlich ist. Mängelrechte sind beim Kaufvertrag ausführlich geregelt (§ 2099 ff. BGB), beim Pilotprojekt wird die Sache aber in der Regel nicht gekauft. Bei einem überlassenen Gerät regelt das Gesetz ausdrücklich vor allem den Schaden aus einem Mangel, den der Verleiher verschwiegen hat (§ 2195), weshalb der Haftungsumfang gesondert vereinbart werden muss.

Marktstandard und Warnsignale

Ein guter Pilotvertrag ist kurz, aber präzise. Er enthält Zweck, Umfang, Dauer, Erfolgskriterien, Bewertungsmethode, Vorgehen nach dem Ende, Verschwiegenheit, Umgang mit Daten, Haftungsverteilung, Versicherung und eine Klausel, dass das Pilotprojekt keine Abnahmeverpflichtung begründet. Jeder dieser Teile umfasst ein bis zwei Bestimmungen, zusammen passen sie auf wenige Seiten.

Ein Warnsignal ist ein Pilotprojekt ohne schriftlichen Vertrag, ohne Termin und ohne Erfolgskriterien. Weitere Signale sind das Versprechen „dann sehen wir weiter“ ohne jegliches Verfahren, eine unbegrenzte Haftung des Lieferanten für Schäden bei einem unentgeltlichen Test und fehlende Regeln zu den Daten. Ein viertes Signal ist eine Situation, in der der Lieferant mehr in das Pilotprojekt investiert, als einer realistischen Geschäftschance entspräche, und nichts hat, womit er diese Investition absichern könnte.

Ein Pilotprojekt mündet oft in einen langfristigen Liefer- oder Dienstleistungsvertrag, daher lohnt es sich, schon beim Verfassen daran zu denken. Anbieter von Software oder Cloud-Diensten können die Erkenntnisse aus dem Beitrag über die vertragliche Absicherung der Verfügbarkeit und Qualität von Cloud-Diensten nutzen, die die Parameter bestimmen, auf die man sich im Pilotprojekt einigt.

Ein Softwareanbieter sollte auch damit rechnen, dass der Kunde das Pilotprojekt mit anderen Formen der Zusammenarbeit vergleicht. Die Unterschiede zwischen Individualentwicklung und Cloud-Dienst behandelt der Beitrag zur Frage, ob man Individualsoftware oder SaaS beauftragen sollte. So lässt sich das Pilotprojekt besser in den Rahmen einfügen, in dem der Kunde denkt.

Typische Fehler und ihr Preis

Der erste Fehler ist ein Pilotprojekt ohne Vertrag. Die Parteien einigen sich per E-Mail, beginnen zu testen, und nach drei Monaten glaubt jede, man habe etwas anderes vereinbart. Der Preis ist ein Streit darüber, ob das Pilotprojekt erfolgreich war, ob der Kunde eine Leistung schuldet und wem die Erkenntnisse und Daten gehören.

Der zweite Fehler ist eine unbegrenzte Haftung des Lieferanten. Der Lieferant bietet einen unentgeltlichen Test an und vereinbart keine Haftungsgrenze. Bei einer Störung, die die Produktion des Kunden unterbricht, zeigt sich, dass der Verlust den Wert des gesamten künftigen Auftrags übersteigt. Der Preis ist ein Schaden, der sich aus dem Pilotprojekt nie zurückverdienen lässt; deshalb wird die Grenze vor dem Start vereinbart, nicht nach der Störung.

Der dritte Fehler ist die Verwechslung eines Pilotprojekts mit einer Abnahmeverpflichtung. Der Kunde unterzeichnet ein Dokument mit Formulierungen über eine „künftige Lieferung“, und der Lieferant hält es später für verbindlich. Haben die Parteien nicht vereinbart, dass die Abnahme verbindlich ist, entsteht ein Auslegungsstreit, den keine Partei will. Besser ist es, klar festzuhalten, was verbindlich ist und was nicht.

Der vierte Fehler ist die Vernachlässigung des Endes. Der Vertrag regelt den Start, aber nicht, was geschieht, wenn das Pilotprojekt scheitert oder wenn es erfolgreich ist und der Kunde nicht kaufen will. Das Gerät bleibt beim Kunden, die Daten beim Lieferanten, und niemand weiß, wer sie zurückgeben muss. Die Anwälte der ARROWS Rechtsanwaltskanzlei prüfen bei jedem Pilotprojekt Umfang, Kriterien, Haftung, Daten und Ende, denn die richtige Ausgestaltung hängt vom Produkt und davon ab, wie viel der Lieferant investiert.

Risiken eines Pilotprojekts ohne Vertrag

Fazit

Ein Pilotprojekt ohne Abnahmeverpflichtung ist ein nützliches Instrument, funktioniert aber nur mit Regeln. Der Artikel hat gezeigt, dass das Pilotprojekt ein unbenannter oder gemischter Vertrag ist, den die Parteien vollständig selbst formulieren müssen, dass die Erfolgskriterien entscheidend sind und dass Haftung, Daten und Ende besser im Voraus als im Streit geregelt werden.

Für die Unternehmensleitung ergibt sich daraus eine klare Aufgabe: vor dem Start des Pilotprojekts einen kurzen Vertrag mit Zweck, Umfang, Kriterien, Haftungsgrenze und Regeln für das Ende aufzusetzen. Wer diese Schritte aufschiebt, riskiert, dass der Test statt eines Geschäfts einen Streit bringt und der Lieferant Kosten und Risiken trägt, mit denen niemand gerechnet hat.

Die Anwälte der ARROWS Rechtsanwaltskanzlei erstellen Verträge über Pilotprojekte, gestalten Kriterien, Haftung und Datenschutz und vertreten Lieferanten in Verhandlungen mit Kunden. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder informieren Sie sich über unsere Leistungen im Bereich Verträge und Verhandlungen.