Wechselstuben und AML

Was ist das AML-Gesetz und warum betrifft es Wechselstuben

Nach der gesetzlichen Definition ist eine Wechselstube (Inhaber einer Genehmigung zur Tätigkeit als Devisenhändler) eine verpflichtete Person. Sie fällt unter die Definition eines Finanzinstituts nach § 2 Abs. 1 Buchst. b) Nr. 3 des tschechischen Gesetzes über bestimmte Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Terrorismusfinanzierung (Gesetz Nr. 253/2008 Slg., im Folgenden „AML-Gesetz“). Die verpflichtete Person muss ihre AML-Pflichten erfüllen, sei es die Identifizierung des Kunden, die Kundenüberprüfung, die Meldung verdächtiger Geschäfte oder die Führung und Archivierung der Dokumentation.

Eine Wechselstube kommt nicht ohne ein ausgearbeitetes und funktionierendes System interner Grundsätze (SVZ) aus. Sie muss ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen und wissen, wie bei verdächtigem Verhalten vorzugehen ist. Wir begegnen oft Betreibern, die diese Agenda unterschätzen. Erst bei einer Kontrolle zeigt sich, dass die internen Vorschriften nicht aktuell sind oder in der Praxis nicht eingehalten werden, was zu hohen Sanktionen führt.

Identifizierung des Kunden in der Praxis

Die Identifizierung des Kunden ist die erste und absolut grundlegende Pflicht. Es geht nicht nur um eine formale Aufzeichnung, sondern um die bewusste Feststellung und Überprüfung der Identität des Kunden. In der Praxis kommt es häufig vor, dass Betreiber von Wechselstuben nur flüchtig in das Dokument schauen. Das reicht jedoch nicht aus. Die Identifizierung muss auf die gesetzlich vorgeschriebene Weise erfolgen, und jede Abweichung vom Standard kann später bei einer Kontrolle als Gesetzesverstoß gewertet werden.

Wann und wie die Identifizierung durchzuführen ist

Die Identifizierung muss in dem Moment erfolgen, in dem klar ist, dass der Wert des Geschäfts (d. h. der Devisentransaktion) mindestens 1.000 EUR erreicht, wie es § 7 Abs. 1 AML-Gesetz festlegt. Achtung: Bei einem verdächtigen Geschäft gilt diese Pflicht unabhängig vom Schwellenwert.

Konkret verlangen Sie vom Kunden einen gültigen Ausweis und erfassen die Identifikationsdaten einschließlich der Ausweisnummer und der Gültigkeitsdauer.

Das Gesetz erlaubt Wechselstuben, für AML-Zwecke Kopien von Ausweisdokumenten auch ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden anzufertigen (§ 8a AML-Gesetz). Die Daten (oder Kopien) müssen nach § 16 AML-Gesetz 10 Jahre ab Durchführung des Geschäfts sicher aufbewahrt werden. Selbstverständlich ist auch zu prüfen, ob der Kunde nicht auf Sanktionslisten steht (internationale Sanktionen, EU-Listen).

Stellt der Prüfer fest, dass die Dokumentation unvollständig, unleserlich oder chaotisch ist, wird dies als Nichterfüllung der Pflicht gewertet.

Kundenüberprüfung und Risikoprüfung

Während die Identifizierung die Feststellung ist, „wer wer ist“, ist die Kundenüberprüfung (§ 9 AML-Gesetz) der Prozess, in dem Sie die Herkunft der Mittel und den Zweck der Transaktion ermitteln. Die Kundenüberprüfung müssen Sie stets vor der Durchführung eines Geschäfts im Wert von 15.000 EUR oder mehr vornehmen. Ebenso ist sie bei politisch exponierten Personen (PEP) und bei Geschäften mit Personen aus Hochrisikoländern erforderlich, außerdem immer dann, wenn Sie den Verdacht auf Legalisierung von Erträgen aus Straftaten haben.

Mehr als nur das Erfassen von Daten

Die Überprüfung umfasst die Ermittlung von Zweck und beabsichtigter Art des Geschäfts (z. B. Umtausch des Lohns, von Ersparnissen für den Urlaub, Handelsgeschäft) sowie die Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers, wenn der Kunde eine juristische Person ist. Ferner umfasst sie die Prüfung der Herkunft der Geldmittel. Tauscht ein Kunde einen hohen Betrag, der nicht zu seinem Profil passt (z. B. ein Student, der Hunderttausende tauscht), ist das ein Signal für eine gründlichere Überprüfung.

Alle Schritte der Überprüfung müssen dokumentiert werden. Können Sie bei einer Kontrolle durch die ČNB oder das FAÚ nicht belegen, wie Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass das Geschäft nicht riskant ist, drohen Ihnen Sanktionen. Das Argument, Sie hätten die Überprüfung „im Kopf“ durchgeführt, hat keinen Bestand.

Transaktionsüberwachung und Erkennung verdächtigen Verhaltens

Ein verdächtiges Geschäft ist ein Geschäft, das Anzeichen für einen Versuch der Legalisierung von Erträgen aus Straftaten oder der Terrorismusfinanzierung aufweist. Gesetz und Verordnungen definieren eine Reihe von Merkmalen, in der Praxis kommt es jedoch oft auf das Gespür und die Erfahrung eines geschulten Mitarbeiters an. Mehr erfahren Sie auch im Abschnitt Warum ARROWS, in dem wir unseren Ansatz zur Lösung riskanter Situationen beschreiben.

Wie es in der Praxis funktioniert

Beispiele für verdächtiges Verhalten:

• Der Kunde führt Transaktionen knapp unter dem Schwellenwert von 1.000 EUR oder 15.000 EUR durch, um der Identifizierung oder Überprüfung zu entgehen (sog. Smurfing/Structuring).

• Der Kunde ist nervös, verweigert die Angabe der Herkunft des Geldes oder nennt unglaubwürdige Gründe.

• Der Kunde stammt aus einem Drittland mit hohem Risiko oder steht auf einer Sanktionsliste (hier besteht automatisch ein Verdacht).

• Das Transaktionsvolumen entspricht nicht der wirtschaftlichen Situation des Kunden.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS helfen Wechselstuben, interne Indikatoren so einzurichten, dass das System automatisch auf riskantes Verhalten hinweist.

Meldung verdächtiger Geschäfte

Sobald Sie ein Geschäft als verdächtig einstufen, müssen Sie dies dem Finanzanalyseamt (FAÚ) melden.

Pflicht und Fristen

Die Meldung muss nach § 18 AML-Gesetz unverzüglich erstattet werden, spätestens innerhalb von 5 Kalendertagen ab Feststellung des verdächtigen Geschäfts. Droht Gefahr im Verzug (z. B. könnte das Geld verschwinden), ist sofort zu melden. Die Meldung erfolgt schriftlich, typischerweise über das Datenpostfach mit dem Formular des FAÚ.

Zugleich ist die Wechselstube nach § 20 AML-Gesetz verpflichtet, die Ausführung des Kundenauftrags für 24 Stunden ab Eingang der Meldung beim FAÚ aufzuschieben (sog. Sperre), falls die Durchführung des Geschäfts die Sicherstellung der Erträge vereiteln könnte. Das FAÚ kann diese Frist weiter verlängern.

System interner Grundsätze und Dokumentation

Das System interner Grundsätze (SVZ) ist die „Bibel“ Ihrer Wechselstube im Bereich AML und wird von § 21 AML-Gesetz verlangt. Es muss schriftlich vorliegen und der Tschechischen Nationalbank (ČNB) innerhalb von 60 Tagen ab Rechtskraft der Tätigkeitsgenehmigung oder ab einer Änderung der Angaben übermittelt werden.

Was das SVZ enthalten muss

Das SVZ enthält Verfahren zur Identifizierung und Überprüfung, die Risikobewertung (Arten von Kunden, Ländern, Produkten), das Vorgehen bei verdächtigen Geschäften sowie Regeln für Archivierung und Schulung. Außerdem müssen Sie eine Kontaktperson für den Verkehr mit dem FAÚ bestimmen und sie dem Amt nach § 22 AML-Gesetz melden.

Haben Sie keine Kontaktperson bestimmt, droht Ihnen ein Bußgeld von bis zu 1.000.000 CZK (ca. 41.200 EUR). Haben Sie kein SVZ ausgearbeitet oder aktualisieren Sie es nicht, kann die Sanktion Millionenbeträge erreichen.

Kontrollen und Sanktionen

Kontrollen führen am häufigsten die Tschechische Nationalbank (hinsichtlich System und Prozessen) und das FAÚ durch. Sie können vor Ort prüfen oder Unterlagen aus der Ferne anfordern.

Wie eine Kontrolle abläuft

Inspektoren führen häufig sog. Testkäufe (Mystery Shopping) durch, bei denen sie sich als Kunden ausgeben. Sie testen, ob Sie die Identifizierung durchführen, bei höheren Beträgen nach der Herkunft des Geldes fragen und den richtigen Beleg ausstellen. Anschließend prüfen sie die Archivierung und das SVZ.

Höhe der Bußgelder

Die Bußgelder sind nach Schwere abgestuft. Für die unterlassene Identifizierung oder Überprüfung droht nach § 35 ff. AML-Gesetz ein Bußgeld von bis zu 10.000.000 CZK (ca. 411.500 EUR). Für die unterlassene Meldung eines verdächtigen Geschäfts bis zu 5.000.000 CZK (ca. 205.800 EUR), wobei die Höchstgrenzen bei schwerwiegenden systemischen Verfehlungen auch höher sein können. Wiederholte Fehler führen zum Entzug der Genehmigung zur Tätigkeit als Devisenhändler.

Wie Sie sich auf eine Kontrolle vorbereiten – Prävention

Die beste Verteidigung ist Prävention. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Mitarbeiter die Verfahren einhalten, ob Ausweise lesbar kopiert werden und ob das SVZ aktuell ist. Stellen Sie sicher, dass die Listen sanktionierter Personen verfügbar sind.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS verfügen über umfangreiche Erfahrung mit der AML-Problematik. Zu unserem Portfolio gehören zahlreiche Finanzinstitute und Wechselstuben, daher wissen wir, worauf sich Kontrollen konzentrieren.

Fazit

Die Vorschriften gegen Geldwäsche sind ein komplexes Bündel von Pflichten, von denen die Existenz Ihres Unternehmens abhängt. Identifizierung, Überprüfung, Reporting und Archivierung sind nicht bloß Bürokratie, sondern gesetzliche Anforderungen unter Androhung existenzvernichtender Bußgelder.

Gesetze ändern sich, und die Auslegungen der ČNB und des FAÚ entwickeln sich weiter. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS befassen sich täglich mit dieser Agenda, und dank einer hohen Berufshaftpflichtversicherung haben Sie bei der Zusammenarbeit die Sicherheit eines professionellen Rückhalts. 

Wenn Sie das Risiko von Bußgeldern minimieren und sicher sein wollen, dass Ihre Wechselstube rechtmäßig arbeitet, kontaktieren Sie die Anwaltskanzlei ARROWS unter beratung@arws.cz.