Auditorías de gestión económica en hospitales

Qué son las auditorías de gestión económica en hospitales y por qué no debe olvidarlas

Están sujetos a auditoría los hospitales que utilizan fondos públicos, ya sean organismos públicos dependientes del Estado o de las regiones, o sociedades mercantiles con participación de entidades públicas. El control puede ser realizado por unidades de auditoría interna, empresas auditoras externas, el organismo fundador, las oficinas tributarias (finanční úřady), la Oficina para la Protección de la Competencia (ÚOHS) o el Tribunal Supremo de Cuentas de la República Checa (Nejvyšší kontrolní úřad, NKÚ).

La práctica demuestra que las auditorías revelan con frecuencia áreas problemáticas que la dirección de los hospitales subestima. Se trata sobre todo del llamado fraccionamiento de contratos públicos, la compra de servicios sin causa jurídica, la gestión incorrecta de existencias o el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley del Registro de Contratos checa (Ley n.º 340/2015 Sb., en adelante «Ley del Registro de Contratos»). Cada una de estas infracciones tiene consecuencias jurídicas y financieras concretas para el hospital.

La experiencia demuestra que los problemas pueden evitarse en la mayoría de los casos mediante una preparación de calidad de los procedimientos de licitación y un enfoque sistemático de la gestión de riesgos (compliance).

Los abogados de ARROWS, despacho de abogados, resuelven habitualmente situaciones en las que la dirección de un hospital se enfrenta a resultados de auditoría con conclusiones graves.

Relaciones contractuales y obligaciones de Derecho público: dónde fallan a menudo los hospitales

Los hospitales entablan relaciones jurídicas específicas. Por un lado, están los contratos con las compañías de seguro de salud (regidos por contratos marco y por los decretos de reembolso); por otro, los contratos mercantiles con proveedores de medicamentos, productos sanitarios y tecnologías.

Estos contratos están sujetos a numerosas regulaciones legales; el marco principal lo forman la Ley de Servicios Sanitarios checa, el Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC») y la Ley del Registro de Contratos. A los organismos públicos dependientes se les aplica también la Ley checa n.º 250/2000 Sb., de normas presupuestarias de los presupuestos territoriales, o la Ley checa n.º 218/2000 Sb. (para los organismos dependientes del Estado).

En la práctica, los hospitales fallan sobre todo al ejecutar prestaciones sobre la base de acuerdos verbales o pedidos que no reúnen los requisitos de un contrato, o al celebrar adendas con efecto retroactivo, lo que es jurídicamente muy arriesgado. Otro problema frecuente es la ausencia de control previo de gestión antes de contraer la obligación. Son infracciones que los auditores identifican con facilidad.

La dirección debe garantizar que todas las relaciones contractuales sean económicamente ventajosas y jurídicamente impecables, lo que se deriva del deber de actuar con la diligencia de un buen administrador. En un procedimiento judicial o administrativo se examina si el órgano estatutario actuó de forma informada, en el interés defendible del hospital y con la lealtad necesaria.

Los abogados de ARROWS, despacho de abogados, se ocupan habitualmente de auditorías en las que se descubre que el hospital pagaba facturas sin una base contractual válida. La revisión sistemática de la documentación contractual es una prevención imprescindible.

Registro de Contratos y transparencia: sanciones por falta de publicación

La Ley n.º 340/2015 Sb., del Registro de Contratos, impone a los hospitales (como personas jurídicas en las que el Estado o una entidad territorial tiene participación mayoritaria, o como organismos públicos dependientes) la obligación de publicar los contratos de Derecho privado en el Registro de Contratos (registr smluv).

La obligación de publicación se refiere a los contratos cuyo valor de prestación supera los 50 000 CZK (aprox. 2 100 EUR) sin IVA. El contrato debe enviarse al administrador del registro para su publicación sin demora injustificada y, a más tardar, en un plazo de 30 días desde su celebración.

Si el contrato no se publica en el Registro de Contratos ni siquiera en un plazo de 3 meses desde su celebración, se considera anulado desde el principio (nulo). Si el hospital ejecutó prestaciones con arreglo a dicho contrato (por ejemplo, pagó por la limpieza), se trata de un enriquecimiento injusto que, en teoría, debería restituirse, lo que provoca enormes complicaciones jurídicas y contables.

Las auditorías en hospitales constatan a menudo que los contratos se publicaron tarde, en un formato ilegible o que no se publicaron en absoluto. Esto lleva a una situación en la que el hospital recibe prestaciones sobre la base de títulos nulos.

Muchos hospitales no son conscientes de que la publicación correcta es condición de eficacia del contrato. Sin ella no es posible pagar facturas legalmente. Los expertos de

ARROWS, despacho de abogados, realizan revisiones del Registro de Contratos y ayudan a subsanar defectos allí donde todavía es jurídicamente posible (por ejemplo, mediante la celebración de un acuerdo transaccional y su posterior publicación).

Contratación pública y principios de economía: dónde se cometen los errores más frecuentes

La contratación pública es una de las áreas de mayor riesgo en los hospitales. La Ley de Contratación Pública checa (Ley n.º 134/2016 Sb., en adelante «ZZVZ») impone a los hospitales obligaciones estrictas en la adquisición de suministros, servicios y obras.

En la práctica, la auditoría detecta con mayor frecuencia los siguientes errores:

• Fraccionamiento de contratos públicos: El hospital adquiere prestaciones similares (por ejemplo, equipos informáticos o material sanitario) en partes más pequeñas para eludir los umbrales del procedimiento abierto.
• Derechos de opción y procedimiento negociado sin publicidad (JŘBU): Los hospitales prorrogan contratos o adjudican contratos «a dedo» al proveedor original sin cumplir las estrictas condiciones legales para este procedimiento.
• Definición ilegal del objeto: Las condiciones técnicas se establecen de forma que solo se ajustan a un proveedor concreto (el llamado «traje a medida»), lo que contradice el principio de igualdad de trato.

Los principios de economía, eficacia y eficiencia (3E) significan que el hospital debe comprar de forma que obtenga la mejor relación calidad-precio. No basta con respetar el procedimiento según la ZZVZ; la compra debe tener sentido económico. El NKÚ y otros órganos de control se centran cada vez más no solo en la legalidad, sino también en la economía real de las compras.

Los abogados de ARROWS, despacho de abogados, se ocupan habitualmente de la defensa frente a recursos ante la Oficina para la Protección de la Competencia y ayudan a los hospitales a gestionar los procedimientos de licitación de modo que sean jurídicamente sólidos.

Responsabilidad penal de la persona jurídica: cuando la auditoría conduce a un proceso penal

La Ley checa n.º 418/2011 Sb., de responsabilidad penal de las personas jurídicas y de los procedimientos contra ellas (en adelante «ZTOPO»), introdujo la posibilidad de enjuiciar penalmente al propio hospital. El hospital puede ser perseguido simultáneamente con las personas físicas (la dirección).

La responsabilidad penal de la persona jurídica surge cuando el hecho ilícito lo comete el órgano estatutario o un empleado directivo en interés del hospital o en el marco de su actividad. Entre los delitos más frecuentes en este contexto figuran el incumplimiento del deber en la administración de bienes ajenos, la obtención de ventajas en la adjudicación de contratos públicos y el fraude de subvenciones.

Los delitos están relacionados sobre todo con la gestión antieconómica del patrimonio del organismo fundador o del Estado (§ 220, § 221 del Código Penal checo (Ley n.º 40/2009 Sb., en adelante «CP»)) o con la manipulación de licitaciones. Si el hospital facilita datos falsos al solicitar subvenciones, se arriesga a ser perseguido por fraude de subvenciones (§ 212 CP).

Si el órgano auditor (por ejemplo, un control de la región o del ministerio) detecta hechos que indican la comisión de un delito, tiene por ley la obligación de comunicarlo a las autoridades de persecución penal. Los abogados de

ARROWS, despacho de abogados, tienen una larga experiencia en la representación de personas jurídicas en procesos penales y en la implantación de los llamados programas de Criminal Compliance, que pueden eximir al hospital de la responsabilidad penal.

Cómo prepararse para la auditoría y minimizar los riesgos

La mejor defensa frente a conclusiones de auditoría negativas es la prevención. Un hospital con procesos funcionales que realiza controles internos demuestra la diligencia de un buen administrador.

La preparación para la auditoría debería incluir:

• Control previo a la auditoría (pre-audit): Antes de que llegue el control externo, el hospital debería revisar por sí mismo las áreas de riesgo (contratación pública, Registro de Contratos, gestión de medicamentos). Así gana tiempo para corregir errores.
• Programa de compliance: El hospital debería tener implantado un sistema de cumplimiento normativo (compliance). Esto incluye directrices claras para la circulación de documentos contables, la firma de contratos y la adjudicación de contratos.
• Formación periódica de los empleados: Los empleados en puestos clave (compras, departamento técnico) deben conocer los umbrales vigentes de contratación pública y las normas de publicación de contratos.
• Documentación rigurosa: Cada decisión de compra debe dejar un rastro de auditoría (por qué se compró, por qué ese proveedor, cómo se fijó el precio).
• Comunicación profesional con los auditores: Durante la auditoría es fundamental colaborar, pero al mismo tiempo ser consciente de los propios derechos. Un malentendido o una explicación errónea de los procesos puede llevar a conclusiones incorrectas en el informe de auditoría.

Los abogados de ARROWS, despacho de abogados, ayudan a los hospitales a implantar estas medidas preventivas, imparten formación al personal y revisan las directrices internas.

Ejemplos prácticos: riesgos en los hospitales checos

La historia de los controles en la sanidad checa muestra lo graves que pueden ser las consecuencias de infringir las normas. Los riesgos no son solo teóricos, sino que afectan a decisiones concretas de la dirección y al funcionamiento diario.

Los controles en los hospitales regionales detectan repetidamente irregularidades en la compra de medicamentos y material «directamente al fabricante» sin un procedimiento de licitación adecuado. A menudo faltan consultas de mercado que verifiquen si existe una alternativa más barata. El resultado son multas de la ÚOHS que van de cientos de miles a millones de coronas checas.

En el pasado se han dado casos en los que se prestaban servicios de limpieza o informáticos incluso tras la expiración del contrato original, y las facturas se seguían pagando. Tal conducta constituye una infracción flagrante de la Ley de Control Financiero y de la ZZVZ. A menudo termina con una denuncia penal por incumplimiento del deber en la administración de bienes ajenos.

La Oficina para la Protección de la Competencia sanciona periódicamente a hospitales por fraccionar contratos, por ejemplo en reformas divididas artificialmente en fases. La ÚOHS castiga esta conducta como fraude de ley. De estos ejemplos se desprende que los riesgos son reales y afectan a personas concretas de la dirección. Los abogados de

ARROWS, despacho de abogados, tienen experiencia en la resolución precisamente de estas situaciones.

Conclusión

Las auditorías de gestión económica en hospitales no son un mero trámite administrativo: son revisiones exhaustivas de la legalidad y la eficiencia en el uso de los fondos públicos. Sus resultados pueden conducir a multas, reintegros por infracción de la disciplina presupuestaria, procesos penales contra la dirección y, en casos extremos, a problemas existenciales de la organización.

Un hospital que tiene procesos correctos, realiza sus propios controles internos y consulta los casos complejos con expertos minimiza los riesgos. La defensa más eficaz reside en la prevención y la profesionalidad.

Los abogados de ARROWS, despacho de abogados, están preparados para ser sus socios. Tenemos experiencia en la preparación de hospitales para auditorías, la subsanación de conclusiones de auditoría, la defensa frente a multas de la ÚOHS y la representación en procesos penales.

Si le amenaza una auditoría, o si ya está en curso y le preocupan sus resultados, contáctenos sin demora. En consultas@arws.cz le ofreceremos una consulta inicial. ARROWS, despacho de abogados, dispone de un seguro de responsabilidad profesional por un importe suficiente, lo que supone para usted una garantía de solución segura.