Contratación pública y transparencia

La transparencia de la estructura de propiedad es una obligación legal fundamental – disponer de datos correctos y actualizados en el Registro de Titulares Reales y en la documentación de la licitación es una condición indispensable para participar. Los errores en este ámbito conducen a la exclusión del procedimiento.

La competencia examina su documentación – los competidores buscan de forma deliberada incoherencias en las relaciones de propiedad, en los datos sobre vinculaciones y en el historial de la entidad. Incluso una pequeña discrepancia se convierte en una herramienta eficaz para presentar recursos.

Los poderes adjudicadores intensifican sus comprobaciones – los poderes adjudicadores y sus abogados son cada vez más minuciosos, ya que se exponen a sanciones propias si pasan por alto el incumplimiento de las condiciones de participación por parte de un licitador.

Los errores de transparencia tienen consecuencias a largo plazo – el fracaso en una licitación es solo una de sus manifestaciones. Los errores reiterados pueden dañar su reputación en el sector y conducir a una exclusión permanente de futuras licitaciones.

Qué se esconde tras el concepto de transparencia en la contratación pública

En el contexto de la contratación pública, la transparencia no consiste simplemente en «estar disponible». Por ello, en la práctica conviene contar con procesos internos y un control jurídico establecidos para la contratación pública, para lo cual también puede recurrir a nuestro apoyo en materia de contratación pública. Se trata de una obligación legal concreta de comunicar, de conformidad con la Ley de Contratación Pública checa (Ley n.º 134/2016 Sb., en adelante «ZVZ») y con la Ley del Registro de Titulares Reales checa (Ley n.º 37/2021 Sb., en adelante «ZESM»), datos completos, exactos y actualizados sobre:

• la estructura real de propiedad – quién es realmente el propietario de su proveedor o empresa y cuáles son las relaciones entre accionistas, socios y otras personas con influencia, hasta llegar a las personas físicas,
• las personas con influencia decisiva – miembros de los órganos de administración y de control, apoderados generales (prokuristé) y otras personas con una influencia significativa en la gestión del proveedor,
• los datos del Registro de Titulares Reales (RSM) que se derivan de sus obligaciones conforme a la ZESM,
• el historial y las faltas profesionales pasadas – si la persona o entidad ha incumplido gravemente en el pasado obligaciones frente a instituciones públicas, ha sido sancionada en relación con contratos públicos, etc. (conforme al § 48, apdo. 5, de la ZVZ).

La ZVZ (§ 48 y § 77) exige expresamente que los proveedores acrediten el cumplimiento de las condiciones de participación, incluida la inexistencia de causas de exclusión, con especial atención a la fiabilidad profesional y a la transparencia de los propietarios. El poder adjudicador está obligado a excluir al proveedor que no acredite la capacidad básica o no presente la información requerida sobre el titular real.

Problema práctico: muchos pequeños y medianos empresarios creen que basta con copiar los datos del Registro Mercantil (obchodní rejstřík) o limitarse a los datos de su único administrador. Eso no es suficiente. Para distinguir en la práctica qué cumple todavía los requisitos del poder adjudicador y qué puede ya conducir a la exclusión, también puede resultar útil el análisis del artículo contrato mercantil frente a pedido: cuándo basta un pedido y cuándo la empresa corre riesgos. La ZVZ, junto con la ZESM, exige un análisis más profundo de las relaciones de propiedad ocultas, incluidos los propietarios directos e indirectos, hasta llegar a las personas físicas.

Los errores más frecuentes que aprovecha la competencia

Discrepancias entre el Registro de Titulares Reales (RSM) y la documentación de la licitación

El Registro de Titulares Reales (RSM) es un registro público gestionado por el Ministerio de Justicia de la República Checa (Ministerstvo spravedlnosti). Toda persona jurídica, salvo en los casos previstos por la ley (p. ej., el Estado o las entidades territoriales autónomas), debe tener inscritos en él sus titulares reales de forma transparente.

Si los datos del RSM no están actualizados, no son completos o difieren de los indicados en la oferta (en la denominada «documentación del contrato público»), tiene un problema. El poder adjudicador está obligado a valorar si el titular real del proveedor corresponde a la información del RSM. Si la controversia sobre el cumplimiento de las condiciones de participación o sobre la exclusión del proveedor se agrava, suele ser oportuno abordarla también por la vía procesal en el marco de litigios mercantiles y judiciales.

Ejemplo: la empresa X tiene inscrito en el RSM al Sr. Y como propietario del 51 %. Sin embargo, en la documentación de la licitación, el proveedor solo indica un dato genérico sobre su forma jurídica – sociedad de responsabilidad limitada checa (společnost s ručením omezeným) – sin mencionar a ningún titular real concreto.

Un competidor detecta esta incoherencia y presenta un recurso, lo que genera una sospecha fundada de una estructura oculta. Para evitar su propio riesgo de sanciones por parte de la Oficina para la Protección de la Competencia (ÚOHS), el poder adjudicador excluye de la licitación a la empresa X.

Vinculación con personas o entidades con una «falta profesional grave»

Si su titular real o cualquier otra entidad de la cadena de propiedad ha sido en el pasado condenado en firme por un delito relacionado con su actividad empresarial u otro delito económico grave, o sancionado administrativamente (p. ej., por la ÚOHS por una infracción grave de la ZVZ),

se encuentra en situación de insolvencia o en liquidación, se ha declarado su quiebra, o está vinculado con una entidad respecto de la cual se ha constatado una falta profesional grave (p. ej., incumplimiento de contratos), tendrá problemas en las licitaciones.

La ZVZ (§ 48, apdo. 5) permite expresamente excluir a los proveedores respecto de los cuales se haya demostrado una falta profesional grave que ponga en duda su credibilidad. Sobre la responsabilidad de la dirección y los riesgos ante sospechas de delincuencia económica o fiscal trata también el artículo por qué los directivos recurren a ARROWS en materia penal. Si no lo comunica con antelación y un competidor lo descubre durante la comprobación, se trata de una causa directa de exclusión.

Indeterminación de las relaciones de propiedad o vinculaciones ocultas

Si la propiedad está estructurada a través de varias sociedades en distintos Estados, mediante fideicomisos (svěřenský fond) o trusts u otros modelos complejos sin una explicación clara del titular real último, el poder adjudicador o los órganos de control pueden alegar que no existe una transparencia suficiente. Esto se aplica especialmente si en la cadena hay elementos extranjeros sin documentación adecuada y verificable.

Ejemplo: la sociedad Z es propiedad de una sociedad húngara, que a su vez pertenece a un fideicomiso suizo gestionado por un mandatario irlandés. ¿Dónde se oculta el titular real?

Si esto no está claramente documentado y explicado, un competidor presentará un recurso: «No se trata de una estructura de propiedad transparente, por lo que no es un proveedor fiable», lo que puede conducir a la exclusión.

Datos obsoletos o consecuencias jurídicas incorrectas tras cambios

Si se ha producido un cambio en la estructura accionarial, una fusión, una escisión, un cambio de forma jurídica u otra transformación del proveedor, y usted no lo ha reflejado correctamente en el Registro de Titulares Reales y, posteriormente, en la documentación de la licitación, surge un problema. La ZESM (§ 42) impone la obligación de inscribir los cambios sin demora injustificada y permite imponer una multa de hasta 500 000 CZK (aprox. 20 600 EUR) por el incumplimiento de esta obligación.

El competidor pensará: «Sus datos no están actualizados», y eso constituye un motivo para excluir al proveedor de la licitación por incumplimiento de las condiciones de participación.

Cómo funciona en la práctica la Ley de Contratación Pública

Procedimiento y puntos de control

La adjudicación de contratos públicos se desarrolla por lo general en las siguientes fases:

• Publicación de los pliegos – el poder adjudicador publica las condiciones, los requisitos técnicos, los criterios financieros y la documentación administrativa.
• Presentación de la oferta – el proveedor presenta la documentación, incluida la declaración de cumplimiento de todos los requisitos legales (en particular, la inexistencia de causas de exclusión y el cumplimiento de la solvencia).
• Control administrativo – el poder adjudicador comprueba si se han aportado todos los anexos obligatorios y si se cumplen las condiciones formales. Aquí se revisa también su lista de titulares reales y los documentos relacionados, incluida su verificación con el RSM.
• Control de las causas de exclusión – el poder adjudicador (o un abogado externo) verifica si los datos del Registro de Titulares Reales y de la documentación de la licitación coinciden, si el proveedor no ha incurrido en una «falta profesional grave» y si la estructura está claramente explicada. Además, el poder adjudicador puede requerir al proveedor que aclare o complete esta información.
• Evaluación de las ofertas – evaluación habitual del precio y la calidad.
• Plazo para presentar recursos – los competidores pueden impugnar las decisiones del poder adjudicador, normalmente la exclusión de un proveedor o la selección de la oferta más ventajosa.

Es precisamente en los puntos 3 y 4 donde suelen producirse los ataques de la competencia. Si un competidor detecta una incoherencia en sus datos o la existencia de una causa de exclusión, puede aprovecharla eficazmente para presentar un recurso.

Preguntas más frecuentes

1. ¿Debo actualizar siempre los datos del Registro de Titulares Reales antes de cada licitación?

Sí, debería hacerlo. El Registro de Titulares Reales debe estar actualizado conforme a la ZESM (§ 8), no solo antes de una licitación, sino de forma continua. No obstante, si antes de presentar su oferta comprueba que sus datos en el RSM son correctos y después los indica de forma coherente en la documentación de la licitación, reduce considerablemente el riesgo de exclusión.

Los abogados del despacho ARROWS verificarán, durante la preparación de la licitación, la coherencia entre el RSM y su documentación, y detectarán posibles errores antes de que los señale la competencia.

2. ¿Y si mi empresa es propiedad de una entidad extranjera? ¿Es eso automáticamente un problema?

La ley no prohíbe la propiedad extranjera. El problema surge cuando la estructura no está claramente documentada y explicada hasta llegar al titular real persona física. Debe poder presentar la cadena completa de propietarios, incluidos los documentos jurídicos pertinentes (extractos de registros extranjeros, certificaciones notariales, contratos, etc.) que acrediten al titular real último. Si algo no es claro o verificable, un competidor puede aprovecharlo para presentar un recurso.

Los abogados del despacho ARROWS, con la red mundial ARROWS International, le ayudarán a verificar y documentar su estructura también cuando tenga un propietario extranjero.

3. ¿Significa la exclusión de una licitación que no tendré ninguna oportunidad en las siguientes?

La exclusión de una licitación no le excluye automáticamente de las demás. Sin embargo, si ha sido excluido una vez por falta de transparencia o por una falta profesional grave, otros poderes adjudicadores pueden llegar a saberlo, lo que tiene un impacto reputacional. Además, si la causa de la exclusión era objetiva (p. ej., un incumplimiento continuado de la ZESM), se repetirá en las siguientes licitaciones si no corrige la situación.

Los abogados del despacho ARROWS le ayudarán con una defensa eficaz o en el procedimiento de recurso si la exclusión fue injustificada, así como con la corrección preventiva de errores.

Tabla de riesgos prácticos y cómo ayuda ARROWS

Pasos prácticos: cómo protegerse y prepararse para las licitaciones

Auditoría de transparencia

Antes de presentarse a una licitación, encargue una auditoría de su transparencia:

• Verificación del RSM: solicite un extracto de sus datos actuales del Registro de Titulares Reales. ¿Están completos? ¿Son correctos? ¿Están actualizados? ¿Cumplen la ZESM?
• Comparación con los datos internos: compare los datos del RSM con sus relaciones de propiedad internas y sus órganos de administración. ¿Coinciden? ¿Hay diferencias?
• Control de antecedentes: compruebe si usted, sus titulares reales o las entidades clave de la cadena no tienen una denominada «falta profesional grave», es decir, sanciones, insolvencias, litigios o incumplimientos de obligaciones legales conforme al § 48, apdo. 5, de la ZVZ.

Los abogados del despacho ARROWS realizan esta auditoría como parte habitual de la preparación de licitaciones de mayor envergadura. Identifican riesgos que usted mismo no detectaría.

Documentación y aclaraciones

Si detecta algún riesgo o complejidad en su estructura, no dé por hecho que el poder adjudicador la interpretará por sí mismo. Prepare una aclaración breve y clara sobre su estructura de propiedad:

• Representación gráfica de la cadena de propiedad hasta los titulares reales personas físicas.
• Explicación de por qué la estructura es como es (p. ej., «El propietario extranjero X se constituyó por motivos de optimización fiscal, pero la actividad se desarrolla en la República Checa»).
• Pruebas de legitimidad (p. ej., copia del registro extranjero, informes de solvencia, etc.).
• Explicación de cualquier elemento «problemático» (p. ej., «El miembro del consejo de administración W fue sancionado en el pasado por X, pero desde entonces se han adoptado nuevos mecanismos internos que impiden su repetición»).

De este modo no se limita a ser «reactivo»: es proactivo y genera confianza.

Preparación formal

Al presentar la oferta:

• Compruebe que todos los documentos están actualizados y firmados por personas autorizadas.
• Adjunte todas las declaraciones responsables obligatorias sobre el cumplimiento de las condiciones legales.
• Encargue la verificación de la forma y el contenido a un abogado externo del despacho ARROWS: los errores en la oferta son después difíciles o imposibles de corregir (§ 46, apdo. 3, y § 76 de la ZVZ).

Encargue la verificación de la forma y el contenido a un abogado externo del despacho ARROWS: los errores en la oferta son después difíciles o imposibles de corregir.

Seguimiento y defensa

Tras presentar la oferta:

• Siga las comunicaciones públicas del poder adjudicador: si aparecen notificaciones de solicitudes o recursos, reaccione a tiempo dentro de los plazos establecidos.
• Esté preparado para las consultas del poder adjudicador: si este le contacta con una pregunta sobre transparencia (p. ej., conforme al § 46, apdo. 3, de la ZVZ), responda de forma completa y sin demora injustificada.
• Si recibe un recurso de un competidor, diríjase a los abogados del despacho ARROWS, que le ayudarán con la defensa jurídica y a asegurar su posición en el procedimiento de adjudicación.

Si recibe un recurso de un competidor, diríjase a los abogados del despacho ARROWS, que le ayudarán con la defensa jurídica y a asegurar su posición en el procedimiento de adjudicación.

Resumen final

La transparencia en las licitaciones no es un mero trámite administrativo. Es el camino directo hacia el éxito o hacia la exclusión de contratos lucrativos. Los errores en los datos sobre la estructura de propiedad, las discrepancias entre el Registro de Titulares Reales y la documentación de la licitación o las vinculaciones ocultas con entidades con faltas profesionales graves son exactamente lo que busca y espera la competencia.

Muchos empresarios subestiman la preparación administrativa y jurídica de la licitación y se centran únicamente en la calidad técnica, el precio y las referencias. Sin embargo, es un error fundamental. La competencia aprovecha a menudo los errores administrativos y jurídicos para excluir a los licitadores insuficientemente preparados.

La prevención es la solución más económica y eficaz: encargue una auditoría de transparencia, verifique y actualice sus datos en el Registro de Titulares Reales, prepare una aclaración clara y verificable de su estructura y solo entonces presente sus ofertas. Si surge un problema, no espere: reaccione con rapidez y de forma cualificada.

Los abogados del despacho ARROWS se dedican especialmente a la contratación pública y a la transparencia. Conocen los errores típicos en las licitaciones y saben eliminarlos eficazmente. Si desea aumentar sus posibilidades de éxito y evitar la exclusión por errores administrativos y jurídicos, tan frecuentes en las licitaciones, contacte con el despacho ARROWS en consultas@arws.cz.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre el Registro de Titulares Reales y los datos que indico en la licitación?

El Registro de Titulares Reales (RSM) es un registro público central gestionado por el Ministerio de Justicia, en el que deben inscribirse obligatoriamente todos los titulares reales de cada persona jurídica (con las excepciones previstas en la ZESM). En la documentación de la licitación indica usted los datos que está obligado a comunicar al poder adjudicador conforme a la ZVZ: normalmente la lista de titulares reales, los miembros de los órganos de administración o de control y la información relevante sobre sus antecedentes. Los datos deben ser coherentes.

Si en el RSM figura el propietario X y usted no lo menciona en la licitación, o viceversa, es causa de exclusión. Los abogados del despacho ARROWS se asegurarán de que los datos sean coherentes y completos.

2. ¿Puedo indicar en un contrato público únicamente la forma jurídica de la empresa sin datos sobre los propietarios?

No, la ley no lo permite. Debe indicar los titulares reales y las personas con influencia decisiva, hasta llegar a las personas físicas. Si solo aporta la forma jurídica y los datos básicos de identificación sin especificar los titulares reales, se considerará un incumplimiento de las condiciones de participación (§ 77 de la ZVZ) y, con toda probabilidad, conducirá a la exclusión.

El tamaño de la licitación no importa: las normas son las mismas para contratos públicos pequeños y grandes. Los abogados del despacho ARROWS preparan su documentación para que contenga todos los datos requeridos.

3. ¿Y si mi estructura de propiedad ha cambiado justo antes de la licitación?

Debe inscribirla de inmediato, conforme a la ZESM y sin demora injustificada, en el Registro de Titulares Reales y reflejarla también en la documentación de la licitación. Si la estructura cambia y usted no la indica en la licitación en su estado actual, supone la aportación de información falsa.

Si cambia después de presentar la oferta y no lo notifica al poder adjudicador (si este se ha reservado dicha obligación o se trata de un cambio relevante que afecta a la capacidad), se arriesga a una exclusión retroactiva o incluso a sanciones. Ante cambios importantes, es más seguro consultar con un abogado del despacho ARROWS cómo proceder exactamente.

4. ¿Cuál es exactamente el plazo para presentar los datos sobre transparencia en la licitación?

No existe un «plazo de transparencia» independiente. Los datos sobre transparencia forman parte integrante de su oferta y deben presentarse junto con ella, a más tardar en el plazo de presentación de ofertas fijado por el poder adjudicador. Esta información (p. ej., declaraciones responsables, lista de titulares reales) se exige ya en la fase inicial del procedimiento de adjudicación.

Si la omite o no está actualizada, tiene un problema: los requisitos formales se controlan estrictamente en las licitaciones. Los abogados del despacho ARROWS le ayudarán a comprender con exactitud los plazos y a prepararlo todo sin demora injustificada.

5. ¿Cuáles son los motivos más frecuentes por los que se excluye a empresas por sus datos de transparencia?

Los motivos más frecuentes son: (1) datos incompletos – falta el titular real persona física, un miembro del órgano de administración o una persona con influencia significativa; (2) incoherencia – el dato del Registro de Titulares Reales (RSM) difiere de lo indicado en la documentación de la licitación; (3) «falta profesional grave» – el titular real o la persona con influencia se encuentra en insolvencia, ha sido sancionado o tiene un litigio relacionado con su actividad empresarial que no se ha declarado y que pone en duda su fiabilidad;

(4) indeterminación – no está claro quién es el titular real en una estructura compleja y el proveedor no puede ofrecer una aclaración suficiente; (5) obsolescencia – la información no está actualizada y no corresponde a la situación real. Los abogados del despacho ARROWS eliminan todos estos riesgos ya en la fase preparatoria.

6. ¿Tiene sentido invertir en asesoramiento jurídico cuando se trata de una «licitación pequeña»?

Sin duda. Los errores jurídicos y las deficiencias administrativas aparecen con la misma frecuencia en licitaciones pequeñas y grandes. Una licitación pequeña puede no tener un gran valor económico, pero si es excluido repetidamente por los mismos errores, no solo perderá contratos potenciales, sino también su buena reputación y la confianza.

La inversión inicial en una auditoría jurídica de transparencia y en la preparación de la documentación antes de la licitación suele amortizarse ya con el primer contrato adjudicado. Los abogados del despacho ARROWS ofrecen precisamente este tipo de soluciones preventivas.