Contrato público por debajo del umbral: cuándo usar el procedimiento simplificado y cuándo el abierto

Marco de decisión: tres regímenes y un valor que los determina

La contratación empieza con una sola cifra. El valor estimado del contrato determina en cuál de los tres regímenes recae y, con ello, cuánto tiempo y trabajo administrativo exigirá.

El escalón más bajo son los contratos de escasa cuantía. Conforme a la ley, no es obligatorio adjudicarlos mediante un procedimiento de contratación, aunque el poder adjudicador debe respetar los principios básicos y, por lo general, también sus propias normas internas. Los tratamos en detalle en el artículo Contratos públicos de escasa cuantía.

El escalón intermedio es el régimen de contratos por debajo del umbral, y en la práctica es el más frecuente. En él, el poder adjudicador puede elegir entre el procedimiento simplificado por debajo del umbral y los tipos de procedimiento previstos para el régimen por encima del umbral. Esta elección es la única decisión real que se toma en el régimen por debajo del umbral, y tiene un impacto directo en la duración de la preparación y en si será posible negociar con los licitadores.

El escalón más alto es el régimen por encima del umbral, donde rigen las normas europeas, la publicación en el Boletín (Věstník) y plazos más largos. El contrato entra en este régimen al superar el límite económico fijado por un reglamento del Gobierno checo, que se actualiza periódicamente.

El poder adjudicador no es únicamente una autoridad, un municipio o una empresa estatal. Una empresa que destine a un contrato más de doscientos millones de coronas checas (aprox. 8,2 millones EUR) de fondos públicos, o que cubra con ellos más de la mitad de su precio, se convierte en poder adjudicador directamente por ministerio de la ley. Los demás beneficiarios de subvenciones no son poderes adjudicadores, pero deben seleccionar al proveedor conforme a las normas del organismo que concede la subvención. La diferencia es sustancial: en el primer caso se aplica todo el régimen legal, incluidas las reclamaciones y la supervisión de la Oficina para la Protección de la Competencia (ÚOHS), mientras que en el segundo las consecuencias de un incumplimiento se resuelven solo frente al organismo que concedió la subvención.

En la práctica, lo más difícil no suele ser la elección del régimen, sino la correcta determinación del valor estimado. Dividir prestaciones relacionadas en partes más pequeñas, omitir el derecho de opción o no computar toda la duración de un acuerdo marco hace descender el contrato un escalón y vicia todo el procedimiento.

Procedimiento paso a paso

El orden de los pasos está fijado, y cada uno de ellos cierra una decisión a la que no se vuelve más tarde.

El primer paso es determinar el valor estimado y documentar cómo se ha llegado a él. En el expediente debe constar el estudio de mercado, el cálculo o el precio de una prestación similar anterior. Sin esta base, al poder adjudicador le resultará difícil demostrar en una inspección que fijó el valor de forma correcta y no de manera interesada.

El segundo paso es encuadrar el contrato en el régimen correspondiente y comprobar si no le resulta aplicable ninguna excepción o norma especial para servicios sociales u otros servicios especiales.

El tercer paso es la elección del tipo de procedimiento. El procedimiento simplificado por debajo del umbral es más rápido y administrativamente el más ligero, pero conlleva dos limitaciones importantes: no permite negociar las ofertas y no puede utilizarse en contratos de obra de mayor envergadura. El procedimiento abierto, en cambio, ofrece seguridad incluso en grandes obras, a cambio de plazos más largos.

El cuarto paso es la preparación de la convocatoria y de la documentación de la contratación. En el procedimiento simplificado por debajo del umbral, el procedimiento se inicia con la publicación de la convocatoria en el perfil del poder adjudicador, y la documentación debe permanecer allí durante todo el plazo de presentación de ofertas. El envío directo a proveedores seleccionados es posible como complemento, nunca en sustitución de la publicación.

El quinto paso es la fijación de los plazos. Se calculan en días hábiles, y en el calendario también hay que incluir el plazo para aclarar la documentación de la contratación y para la visita al lugar de ejecución, ya que ambos preceden al final del plazo de presentación de ofertas.

El sexto paso es la valoración de la cualificación y la evaluación. En el procedimiento simplificado por debajo del umbral, la cualificación se acredita de forma sencilla: los documentos pueden presentarse en copia y sustituirse por una declaración jurada o por el Documento Europeo Único de Contratación. El poder adjudicador puede solicitar los originales o copias compulsadas en cualquier momento del procedimiento, y los solicitará al proveedor seleccionado si así lo indica en el requerimiento de presentación de documentos. Tampoco puede reducir el número de participantes. La configuración de los requisitos de cualificación y técnicos es, precisamente, la fuente más frecuente de reclamaciones; véase el artículo Discriminación encubierta en la contratación pública.

El séptimo paso es la finalización. Tanto el anuncio de exclusión como el de selección pueden publicarse en el perfil si el poder adjudicador se ha reservado esa posibilidad en la documentación de la contratación, y con ello se consideran notificados a todos los participantes. Esta reserva ahorra una semana y a menudo falta en la documentación.

Qué es estándar en el mercado y qué es una señal de alerta

En los poderes adjudicadores bien gestionados es habitual que el valor estimado cuente con su propio registro en el expediente, que el calendario del procedimiento se elabore antes de publicar la convocatoria y que las condiciones técnicas pasen por la revisión de alguien que no haya preparado el contrato. También es habitual que el poder adjudicador se reserve en la documentación la posibilidad de publicar los anuncios en el perfil.

Por parte de los proveedores, es habitual presentar las preguntas sobre la documentación ya en los primeros días, no el día antes de que finalice el plazo. Y es que la aclaración de la documentación de la contratación tiene su propio plazo, y el poder adjudicador ya no está obligado a responder a una pregunta tardía.

También es habitual que el proveedor lea las condiciones de la contratación con lápiz en mano y las divida en dos grupos: lo que es solo molesto y lo que es ilegal. Contra lo primero no se puede hacer nada; contra lo segundo, solo hasta el final del plazo de presentación de ofertas y, si así se ha reservado en la documentación de la contratación, incluso hasta 72 horas antes de su finalización. Las empresas que no abordan esta diferencia de antemano vuelven sobre ella solo después de perder la evaluación, cuando ya es tarde.

Hay tres señales de alerta, y todas pueden detectarse antes de presentar la oferta. La primera es un contrato cuyo valor estimado se queda sospechosamente justo por debajo del umbral del régimen superior, ya que suele ser rastro de un fraccionamiento del contrato. La segunda es la referencia a un producto concreto o a una certificación de una empresa asociada en las condiciones técnicas.

La tercera señal es un plazo para las ofertas desproporcionadamente corto en una prestación compleja. El mínimo legal es un límite, no un objetivo, y en un contrato que exige valorar cientos de partidas, su uso ya es, por sí solo, un argumento para presentar reclamaciones. Dedicamos un artículo a los precios de oferta que, tras un procedimiento así, resultan devueltos por ser anormalmente bajos: Aplicación y defensa frente a la figura del precio de oferta anormalmente bajo.

Dónde está el límite legal

La ley divide los contratos en regímenes según el valor estimado y fija los límites en dos niveles.

Según el artículo 26 de la Ley de Contratación Pública checa (Ley n.º 134/2016 Sb., en adelante «ZZVZ»), un contrato público por debajo del umbral es aquel cuyo valor estimado no alcanza el límite del régimen por encima del umbral y supera los valores de los contratos de escasa cuantía. Conforme al artículo 27, un contrato es de escasa cuantía si su valor no supera 3 000 000 CZK (aprox. 123 500 EUR) en el caso de suministros y servicios, ni 9 000 000 CZK (aprox. 370 400 EUR) en el de obras.

El límite superior lo fija un reglamento del Gobierno checo. Según el artículo 3 del Reglamento del Gobierno checo n.º 172/2016 Sb., el límite para un contrato público de servicios por encima del umbral es de 3 491 000 CZK (aprox. 143 700 EUR) para los poderes adjudicadores de ámbito estatal, es decir, para la República Checa, el Banco Nacional Checo (ČNB) y los organismos públicos estatales, y de 5 386 000 CZK (aprox. 221 700 EUR) para los demás poderes adjudicadores públicos, es decir, también para los municipios, las regiones y sus organismos públicos. Los mismos importes se aplican a los suministros, y en el caso de las obras el límite es de 134 764 000 CZK (aprox. 5,5 millones EUR). Estos importes se modifican periódicamente conforme a los umbrales de la UE, por lo que deben comprobarse en la fecha de inicio del procedimiento, no según la tabla del año anterior.

La elección del tipo de procedimiento se regula en el artículo 52 de la ZZVZ. El poder adjudicador puede utilizar el procedimiento simplificado por debajo del umbral, salvo en los contratos públicos de obras cuyo valor estimado supere 50 000 000 CZK, o bien los tipos de procedimiento de contratación previstos para el régimen por encima del umbral.

El funcionamiento del procedimiento simplificado por debajo del umbral se regula en el artículo 53 de la ZZVZ. El procedimiento se inicia con la publicación de la convocatoria de presentación de ofertas en el perfil del poder adjudicador, mediante la cual se invita a un número ilimitado de proveedores; si además la envía de forma directa, debe hacerlo como mínimo a cinco proveedores. El poder adjudicador no puede negociar con los participantes sobre las ofertas presentadas ni reducir su número. La anulación del procedimiento se publica en el perfil dentro de los cinco días hábiles siguientes a la decisión.

Los plazos se fijan enel artículo 54 de la ZZVZ. En el procedimiento simplificado por debajo del umbral, el plazo de presentación de ofertas es de al menos 11 días hábiles; en el procedimiento abierto, de al menos 15 días hábiles para suministros y servicios, y de 20 días hábiles para obras. El plazo del procedimiento abierto puede reducirse hasta en 5 días hábiles si el poder adjudicador ha publicado a tiempo un anuncio previo. El poder adjudicador debe publicar la aclaración de la documentación de la contratación al menos 4 días hábiles antes de que finalice el plazo, y debe permitir la visita al lugar de ejecución a más tardar 5 días hábiles antes de su finalización.

Resumen final

El régimen por debajo del umbral es, en la práctica, el más frecuente, y la mayoría de los errores se producen ya antes de publicar la convocatoria. Determine y documente el valor estimado, elija el régimen en función de él y solo después el tipo de procedimiento. Opte por el procedimiento simplificado por debajo del umbral cuando no necesite negociar y no se trate de una gran obra, y por el procedimiento abierto cuando se mueva cerca del umbral de cincuenta millones de coronas checas.

Los límites legales, además, son estrictos y no pueden subsanarse a posteriori. El procedimiento simplificado por debajo del umbral no puede utilizarse en obras que superen los cincuenta millones de coronas checas, en él no es posible negociar las ofertas en absoluto, y los plazos solo se reducen cuando la ley lo permite. El despacho de abogados ARROWS gestiona procedimientos de contratación y la defensa de los proveedores en el marco del servicio Contratos públicos y cuenta con un seguro de responsabilidad civil profesional con un límite de 350 000 000 CZK (aprox. 14,4 millones EUR). Escriba a consultas@arws.cz.