Przejdź do treści

Coroczne odświeżenie szkolenia z prawa pracy

– zmiany i nowości w 2026 roku

Mgr. Klára Megová
Opublikowano:Zaktualizowano:

Rok 2026 przynosi pracodawcom w Republice Czeskiej jednolite miesięczne raportowanie, obowiązkową składkę na zabezpieczenie emerytalne dla zawodów ryzykownych oraz cyfryzację zgłaszania wypadków – za niezarejestrowanie pracownika przed rozpoczęciem pracy grozi kara do 100 000 CZK (ok. 4 100 EUR). Dowiedzą się Państwo, które zmiany dotyczą Państwa firmy i jak się do nich przygotować bez sankcji.

Coroczne odświeżenie szkolenia z prawa pracy

Krótkie podsumowanie

Od 1 stycznia 2026 rozpoczyna się zbieranie danych na potrzeby Jednolitego miesięcznego raportowania pracodawców (JMHZ), a pełne funkcjonowanie dla bieżących raportów następuje od 1 kwietnia 2026. Zmiana ta zasadniczo zmienia sposób przekazywania danych państwu – zamiast kilkudziesięciu różnych zgłoszeń będą Państwo składać tylko jedno. Pełne funkcjonowanie dla wszystkich rodzajów zgłoszeń rozpoczyna się od 1 lipca 2026.

Od 1 stycznia 2025 pracodawcy muszą odprowadzać 4 procent podstawy wymiaru jako podwyższoną składkę na ubezpieczenie emerytalne. Dotyczy to pracowników wykonujących prace kategorii 3 i 4 według czeskiej ustawy o ochronie zdrowia publicznego (ustawa nr 258/2000 Sb., dalej „ZOZP”), co oznacza nowe obliczenia i obowiązek informowania pracowników, których to dotyczy.

Na rok 2026 płaca minimalna wzrosła do 22 400 CZK (ok. 920 EUR) miesięcznie (134,40 CZK (ok. 10 EUR) za godzinę). Nowe przepisy wyraźnie oddzielają też wynagrodzenie od benefitów, co oznacza, że praktyki typu „salary swap” nie są już możliwe.

Kara za niezarejestrowanie pracownika do celów ubezpieczenia społecznego przed rozpoczęciem przez niego pracy może wynieść nawet 5 000 CZK (ok. 210 EUR). Za niedopełnienie innych obowiązków zgłoszeniowych, na przykład dotyczących prac ryzykownych, może zostać nałożona znaczna kara. Wiele firm nie docenia tych obowiązków.

Jednolite miesięczne raportowanie pracodawców – największa zmiana administracyjna

Wyobraźmy sobie, że do tej pory musieli Państwo co miesiąc wysyłać nawet dwadzieścia pięć różnych zgłoszeń do kilku urzędów – do Czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Česká správa sociálního zabezpečení), czeskiej administracji skarbowej (Finanční správa) i czeskiego Urzędu Pracy (Úřad práce). Każde zgłoszenie miało inny termin i inną formę, czasem papierową, czasem elektroniczną. W takim chaosie łatwo było o czymś zapomnieć lub popełnić błąd, który kosztowałby Państwa karę. Od 2026 roku zmienia się to zasadniczo. W praktyce warto mieć ustalone wewnętrzne procedury i zakresy odpowiedzialności w dziale HR i płac, co zazwyczaj należy do obszaru prawa pracy.

Nowy system Jednolitego miesięcznego raportowania pracodawców (JMHZ), wprowadzony czeską ustawą nr 281/2023 Sb., centralizuje wszystkie dane. Zamiast kilkudziesięciu zgłoszeń będą Państwo składać tylko jedno. Wszystkie właściwe instytucje będą miały dostęp do danych, co zmniejszy obciążenia administracyjne.

Przejście na nowy system następuje stopniowo w trzech fazach, co ma kluczowe znaczenie. Więcej o tym, na co uważać przy ustalaniu procesów i komunikacji z dostawcami systemów płacowych, piszemy w artykule Jednolite miesięczne raportowanie w praktyce: na co uważać w komunikacji z dostawcami systemów płacowych. Pierwsza faza (styczeń–marzec 2026): pracodawcy mogą wprawdzie zacząć gromadzić informacje w nowym systemie, ale jednocześnie muszą nadal wysyłać wszystkie dotychczasowe zgłoszenia (tzw. tryb równoległy).

Druga faza (od 1 kwietnia 2026): pracodawcy zaczynają obowiązkowo wysyłać miesięczne raporty za bieżący okres przez nowy system JMHZ. Jednocześnie muszą uzupełnić wszystkie zgłoszenia za miesiące od stycznia do marca 2026 (w terminie do 30 czerwca 2026) już za pośrednictwem nowego systemu. Trzecia faza (od 1 lipca 2026): system JMHZ działa w pełni dla wszystkich zgłoszeń.

Ważnym obowiązkiem, który dotyczy pracodawców już od 1 lipca 2026, jest rejestracja nowego pracownika do celów ubezpieczenia społecznego w systemie JMHZ jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Jeśli Państwo tego nie zrobią, grozi kara do 100 000 CZK. Zmiana ta jest dla wielu firm zaskakująca, ponieważ dotychczas powszechne było rejestrowanie pracowników stopniowo. Teraz jest to obowiązkowe z wyprzedzeniem, z ryzykiem sankcji w razie zaniedbania.

Każdemu pracodawcy przydzielany jest identyfikator, którym identyfikuje się przy wysyłaniu zgłoszeń. Jeśli pracodawca ma kilka działów płac, każdy z nich musi składać zgłoszenia samodzielnie za swoją część pracowników.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS pomogą Państwu zadbać o to, aby dział HR i dział płac były odpowiednio przygotowane do tego przejścia. Pozwoli to uniknąć błędów proceduralnych, które mogłyby kosztować Państwa kary lub opóźnienia w kontaktach z organami państwowymi.

Najczęstsze pytania dotyczące jednolitego miesięcznego raportowania

1. Co się stanie, jeśli my lub nasz dział płac zapomnimy zarejestrować nowego pracownika w JMHZ przed rozpoczęciem przez niego pracy?

Ryzykują Państwo karę do 100 000 CZK. Dlatego zalecamy wprowadzenie wewnętrznej procedury z listą kontrolną, która zapewni, że rejestracja zostanie dokonana z wyprzedzeniem i nie stanie się częścią chaosu pierwszego dnia pracy.

2. Jakie dane musimy podawać w raportach JMHZ?

W szczególności: dane identyfikacyjne pracodawcy, dane pracowników (imię, nazwisko, numer urodzenia, adres), rodzaj działalności zarobkowej, okres podlegania ubezpieczeniu oraz okres, za który składają Państwo zgłoszenie. Nowy system będzie się w niektórych szczegółach różnił od starego.
ARROWS kancelaria adwokacka

Obowiązkowa składka na zabezpieczenie emerytalne dla zawodów ryzykownych – nowy obowiązek finansowy pracodawców

Druga duża nowość dotyczy pracodawców zatrudniających osoby w ciężkich i niebezpiecznych zawodach. Od 1 stycznia 2026 wchodzi w życie czeska ustawa o obowiązkowej składce na produkty oszczędzania na starość. Wprowadza ona dla firm nowe obciążenia finansowe i administracyjne. Dla porównania skutków innych zmian w prawie pracy dla pracodawców (zwłaszcza w zakresie umów cywilnoprawnych) przydatny może być również artykuł Umowy o wykonanie pracy (DPP) w 2026 roku: nowe limity, składki i obowiązki pracodawców.

Obowiązek dotyczy pracowników, których praca została zgodnie z ZOZP zaliczona do 3. kategorii ryzyka, konkretnie z powodu narażenia na wibracje, zimno, ciepło lub ogólne obciążenie fizyczne (przy dynamicznej pracy fizycznej wykonywanej przez duże grupy mięśni). Do tej kategorii mogą należeć na przykład magazynierzy, robotnicy budowlani czy osoby obsługujące ciężkie maszyny.

W praktyce oznacza to, że pracodawca musi z własnych środków odprowadzać dokładnie 4 procent podstawy wymiaru bezpośrednio na prywatny produkt oszczędzania na starość pracownika, czyli na przykład na dodatkowe oszczędzanie emerytalne lub dodatkowe ubezpieczenie emerytalne.

Pracodawca jest zobowiązany odprowadzić tę składkę za miesiąc kalendarzowy (okres rozliczeniowy), jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej trzy zmiany pracy ryzykownej. Za zmianę ryzykowną uważa się taką, podczas której pracownik wykonuje pracę ryzykowną co najmniej przez jej przeważającą część. Jeśli zmiana jest krótsza lub dłuższa niż standardowe 8 godzin, do tego limitu wlicza się każdą rozpoczętą godzinę jako jedną ósmą zmiany ryzykownej.

Kryje się tu jednak ukryta administracja, która może Państwa nieprzyjemnie zaskoczyć. Jako pracodawca mają Państwo bowiem obowiązek poinformować pracownika na piśmie (lub elektronicznie w sposób umożliwiający mu zapisanie informacji) o prawie do tej składki jeszcze zanim w ogóle zacznie wykonywać pracę ryzykowną. Następnie muszą mu Państwo do końca miesiąca, w którym składka zostanie po raz pierwszy zapłacona, wydać potwierdzenie zapłaty.

Jednocześnie są Państwo zobowiązani prowadzić dokładną ewidencję przepracowanych zmian ryzykownych, daty powstania uprawnienia i wysokości płatności, a zapisy te należy przechowywać przez 10 lat. W razie niedopełnienia tych obowiązków grożą Państwu dotkliwe sankcje ze strony czeskiego zakładu ubezpieczeń społecznych (správa sociálního zabezpečení).

Dla wielu średnich i większych firm będzie to oznaczać konieczność dostosowania systemów HR i płacowych w celu prawidłowej identyfikacji pracowników w kategoriach ryzyka oraz automatycznego liczenia przepracowanych godzin dla powstania uprawnienia. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą pomóc Państwu ustalić właściwy proces i wyeliminować ryzyko stwierdzenia uchybień przez organ nadzoru.

Najczęstsze pytania dotyczące obowiązkowej składki na zabezpieczenie emerytalne

1. Jak rozpoznać, którzy pracownicy należą do 3. kategorii ryzyka pracy?

Kategoryzacji prac dokonuje organ ochrony zdrowia publicznego (regionalna stacja sanitarno-epidemiologiczna – krajská hygienická stanice) na podstawie oceny ryzyka i pomiarów czynników środowiska pracy. Pracodawca powinien dysponować decyzją o kategoryzacji poszczególnych stanowisk pracy.

2. Czy kara za niedopełnienie obowiązku informacyjnego jest stała?

Nie jest stała, ale jej maksymalna wysokość może Państwa zaskoczyć. Nowa ustawa o obowiązkowej składce na produkty oszczędzania na starość wyraźnie stanowi, że jeśli pracodawca nie dopełni obowiązku informacyjnego (czyli nie poinformuje na piśmie lub elektronicznie danego pracownika o prawie do tej składki przed rozpoczęciem pracy ryzykownej), popełnia wykroczenie. Za to wykroczenie terytorialny organ ubezpieczeń społecznych (územní správa sociálního zabezpečení) może nałożyć karę do 200 000 CZK (ok. 8 200 EUR). Wysokość kary ustala się indywidualnie w zależności od wagi i powtarzalności naruszenia. Dlatego zalecamy zawsze dopełniać tego obowiązku informacyjnego i mieć na to możliwy do wykazania dowód.
ARROWS kancelaria adwokacka

Płaca minimalna i koniec „salary swapów” – wyraźne rozróżnienie między wynagrodzeniem a benefitami

Od 1 stycznia 2026 płaca minimalna w Republice Czeskiej wynosi 22 400 CZK miesięcznie (przy tygodniowym czasie pracy 40 godzin), czyli 134,40 CZK za godzinę. Jeśli zatrudniają Państwo pracowników w niepełnym wymiarze, płaca minimalna proporcjonalnie się obniża – np. pracownik zatrudniony na 20 godzin tygodniowo powinien otrzymywać co najmniej 11 200 CZK (ok. 460 EUR) miesięcznie.

O ile podwyżka płacy minimalnej jest czymś zwyczajnym, o tyle zasadniczo zmienia się prawne ujęcie benefitów i ich relacji do wynagrodzenia. Dotychczas rozpowszechniona była praktyka tzw. „salary swapów”, w ramach której pracodawca obniżał miesięczne wynagrodzenie i zapewniał benefity, od których nie płacono podatku ani składek.

Praktyka ta była korzystna dla obu stron, ale z prawnego punktu widzenia stanowiła szarą strefę – udawała benefit, a w rzeczywistości częściowo zastępowała wynagrodzenie. Od 1 stycznia 2024 (a więc także w 2026 roku) z takimi praktykami koniec.

Benefit może być zwolniony z podatku i składek wyłącznie pod warunkiem, że (1) ma charakter niepieniężny i (2) jest rzeczywiście dodatkiem do wynagrodzenia, a nie jego zastąpieniem. Jeśli spróbują Państwo wypłacić część wynagrodzenia w formie benefitów, aby uniknąć podatków i składek, ryzykują Państwo, że urząd skarbowy oceni to inaczej i wymierzy wstecznie składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wraz z karami i odsetkami.

Nowe zasady wprowadzają konkretne limity dla niepieniężnych benefitów zwolnionych z podatku, które dzielą się na dwie kategorie. Roczny limit na korzystanie z placówek edukacyjnych lub rekreacyjnych, wycieczki, korzystanie z placówek przedszkolnych, obiektów sportowych oraz dopłaty do kultury i książek drukowanych odpowiada połowie przeciętnego wynagrodzenia za okres podatkowy. Na rok 2026 granicę tę szacuje się na 24 483,50 CZK (ok. 1 000 EUR).

W przypadku zakupu towarów i usług o charakterze zdrowotnym, leczniczym, higienicznym i podobnym od placówek medycznych lub zakupu wyrobów medycznych na receptę obowiązuje jednak wyższy limit, w wysokości całego przeciętnego wynagrodzenia. Wszystko powyżej tych kwot w danych kategoriach będzie podlegać podatkowi dochodowemu i następnie składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Natomiast składki pracodawcy na dodatkowe ubezpieczenie emerytalne z dopłatą państwową, dodatkowe oszczędzanie emerytalne, ubezpieczenie na życie lub długoterminowy produkt inwestycyjny zachowują swoje preferencje – pracodawca może je zapewniać do łącznej kwoty 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR) rocznie bez podatków i składek. Limit ten się nie zmienił i nadal jest korzystnym rozwiązaniem.

Jeśli dotychczas stosowali Państwo modele salary swap, muszą je Państwo zrewidować i znaleźć nowy sposób strukturyzowania wynagrodzeń. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą przeprowadzić Państwa firmę przez przeprojektowanie pakietów wynagrodzeń tak, aby spełniały nowe przepisy i jednocześnie nie zwiększały kosztów bardziej, niż to konieczne.

Najczęstsze pytania dotyczące płacy minimalnej i benefitów

1. Jeśli stosowaliśmy salary swap i teraz pracownicy oraz pracodawca chcą go zachować, co się stanie?

Formalnie jest to wynagrodzenie zastępowane benefitem – a więc od 1 stycznia 2024 nie jest to już prawnie dopuszczalne. Jeśli będą Państwo obstawać przy pierwotnej strukturze i nie będą należycie oddzielać wynagrodzenia od benefitu, ryzykują Państwo ponowną oceną przez organy podatkowe.

2. Czy dopłaty do wyżywienia są nadal zwolnione z podatku?

Tak, ale ze zmianami, które ujednoliciły zasady dla wszystkich form. Zarówno świadczenie pieniężne (tzw. ryczałt zamiast bonów żywieniowych), jak i benefity niepieniężne (klasyczne bony żywieniowe czy stołówka zakładowa) są zwolnione z podatku dochodowego i składek do wysokości 70 procent górnej granicy diety za podróż służbową trwającą od 5 do 12 godzin. Na rok 2026 jest to kwota ok. 123,90 CZK (ok. 10 EUR) dziennie. Jeśli pracodawca zapewni więcej na dzień, nadwyżka ponad ten limit podlega u pracownika opodatkowaniu i składkom.
ARROWS kancelaria adwokacka

Elastyczna nowelizacja czeskiego Kodeksu pracy – zmiany w stosunkach umownych i urlopach

Ważne zmiany w czeskim Kodeksie pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „ZP”) zostały wprowadzone ustawą nr 120/2025 Sb. (tzw. „elastyczna nowelizacja”), która weszła w życie w przeważającej części 1 czerwca 2025.

Do istotnych zmian należy to, że okres próbny można teraz uzgodnić na maksymalnie cztery miesiące (dla pracowników na stanowiskach kierowniczych na osiem miesięcy). Jeśli jednak został uzgodniony na krótszy okres, można go dodatkowo przedłużyć na piśmie, zawsze jednak najwyżej do limitu czterech, względnie ośmiu miesięcy. Jedyną inną możliwością byłoby rozwiązanie stosunku pracy i zawarcie nowego z nowym okresem próbnym, co jest jednak prawnie skomplikowane i rodzi ryzyka.

Pracownicy opiekujący się dzieckiem mają prawo wnioskować o skrócony wymiar czasu pracy. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek, jeśli nie stoją temu na przeszkodzie poważne względy operacyjne. Jeśli pracownik wraca z urlopu rodzicielskiego przed dniem ukończenia przez dziecko 2 lat, pracodawca jest zobowiązany przydzielić mu dotychczasową pracę i miejsce pracy. Jeśli wraca później, musi go przydzielić co najmniej zgodnie z obowiązującą umową o pracę.

Oznacza to, że pracodawca nie może wymyślić stanowiska, na którym „akurat nic się nie dzieje”, lecz musi zapewnić rzeczywistą pracę w uzgodnionym wymiarze. Tworzy to nowe obowiązki dla HR i zwiększa ryzyko sporu, jeśli pracodawca nie zapewni odpowiedniego stanowiska.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą pomóc Państwu ustalić właściwe procesy HR i dokumentację tak, aby były zgodne z nowymi zasadami i aby uniknęli Państwo sporów sądowych.

Najczęstsze pytania dotyczące elastycznej nowelizacji

1. Pracownica wraca z urlopu rodzicielskiego – czy musimy ją przywrócić na to samo stanowisko?

Zależy to od tego, kiedy wraca. Jeśli pracownica (lub pracownik) wraca z urlopu rodzicielskiego przed dniem ukończenia przez dziecko 2 lat, muszą Państwo przydzielić jej dotychczasową pracę i miejsce pracy. Jeśli wraca z urlopu rodzicielskiego później (np. gdy dziecko ma 3 lata), a jej dotychczasowa praca przestała istnieć lub miejsce pracy zostało zlikwidowane, mają Państwo obowiązek przydzielić ją co najmniej na stanowisko odpowiadające rodzajowi pracy uzgodnionemu w jej umowie o pracę.

2. Co jeśli po zakończeniu okresu próbnego stwierdzimy, że pracownik się nie nadaje?

W okresie próbnym mogą Państwo łatwo rozwiązać stosunek pracy z dowolnej przyczyny lub bez podania przyczyny. Jeśli jednak okres próbny już się zakończył, jako pracodawca mają Państwo ograniczone możliwości. Wypowiedzenie z Państwa strony musi mieć ustawową przyczynę. Nie wystarczy już powiedzieć „nie odpowiada nam Pan/Pani” – muszą Państwo wykazać i uzasadnić na przykład niespełnianie wymagań do wykonywania pracy, poważne naruszenie obowiązków pracowniczych lub zmianę organizacyjną (zbędność). Przyczyna ta powinna być zawsze starannie udokumentowana.

3. Mamy pracownicę w niepełnym wymiarze na urlopie macierzyńskim – czy może podjąć dodatkową pracę na podstawie umowy?

Co do zasady pracownik może pozostawać jednocześnie w kilku stosunkach pracowniczych. Jeśli chodzi o pracę u innego pracodawcy, potrzebuje Państwa uprzedniej pisemnej zgody tylko wtedy, gdy nowa praca byłaby tożsama z przedmiotem Państwa działalności (tzw. działalność konkurencyjna). Jeśli chodzi o dodatkowy zarobek u Państwa (u tego samego pracodawcy), obowiązuje bardzo ważny wyjątek: zwykle pracownik nie może wykonywać u Państwa na podstawie umowy pracy tego samego rodzaju co w ramach głównego stosunku pracy, ale ograniczenie to nie dotyczy umów (DPP lub DPČ – czeskie umowy o wykonanie pracy lub o działalność zarobkową) zawartych na okres korzystania z urlopu rodzicielskiego. W czasie urlopu rodzicielskiego mogą więc Państwo bez obaw zawrzeć z nim umowę na tę samą pracę. Zalecamy zawsze prawidłowo określić czas trwania takiej umowy.
ARROWS kancelaria adwokacka

Pomogą Państwu nasi specjaliści

ARROWS kancelaria adwokacka

Wypadki przy pracy – cyfryzacja i nowe zgłaszanie

Od 1 stycznia 2026 zmienia się sposób zgłaszania i ewidencji wypadków przy pracy. Czeskie rozporządzenie rządu nr 322/2025 Sb. stosuje się ze wzmocnionym naciskiem na formy elektroniczne – trendem jest cyfryzacja.

Podczas gdy wcześniej można było przesyłać zgłoszenia w formie papierowej, obecnie kładzie się nacisk na elektroniczne zgłoszenie i protokół wypadku przy pracy za pośrednictwem portalu czeskiego Państwowego Urzędu Inspekcji Pracy (Státní úřad inspekce práce, SÚIP). Oznacza to, że nie wystarczy już wysłać papierowego formularza lub e-maila. Należy korzystać z konkretnych formularzy i narzędzi elektronicznych, które wymagają podpisu cyfrowego lub dostępów pracodawcy.

Nowe zasady zaostrzają również klasyfikację wypadków. Rozróżnia się wypadek śmiertelny (pracownik umiera najpóźniej w ciągu roku od wypadku) i wypadek ciężki (hospitalizacja dłuższa niż pięć dni, wypadek zagrażający życiu lub zbiorowy). Ponadto rozróżnia się wypadek z niezdolnością do pracy dłuższą niż trzy dni (który nie jest ciężki ani śmiertelny) oraz wypadek lekki (bez niezdolności do pracy lub z niezdolnością nieprzekraczającą trzech dni).

Kluczowy szczegół: jeśli niezdolność do pracy nie przekroczy trzech dni kalendarzowych, nie muszą Państwo przesyłać protokołu wypadku przez portal urzędu. Pozostaje jednak obowiązek ewidencjonowania absolutnie wszystkich wypadków w rejestrze wypadków, który musi prowadzić każdy pracodawca bez wyjątku. Rejestr wypadków może być prowadzony zarówno elektronicznie, jak i w formie papierowej.

W przypadku wypadków z niezdolnością do pracy dłuższą niż trzy dni kalendarzowe (które nie są śmiertelne ani ciężkie) pracodawca jest zobowiązany przesłać protokół wypadku przez portal najpóźniej w ciągu 15 dni roboczych od dnia, w którym dowiedział się o wypadku przy pracy.

Nowe zasady opierają się na jednoznacznej definicji z ZP. Wypadkiem przy pracy jest uszczerbek na zdrowiu lub śmierć pracownika, jeśli nastąpiły niezależnie od jego woli wskutek krótkotrwałego, nagłego i gwałtownego działania czynników zewnętrznych podczas wykonywania zadań służbowych lub w bezpośrednim związku z nimi. Oznacza to, że na przykład wypadek w drodze do pracy i z powrotem nie jest uważany za wypadek przy pracy.

Dla pracodawców jest to jeden z obszarów, w których w 2026 roku grozi wzmożona uwaga inspekcji pracy. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą pomóc Państwu ustalić wewnętrzne procesy prawidłowego i terminowego zgłaszania wypadków, a także reprezentować Państwa w przypadku stwierdzonych błędów lub nieprawidłowości.

Najczęstsze pytania dotyczące wypadków przy pracy

1. Pracownik podobno zranił się w nogę, ale powiedział, że to nic poważnego – czy musimy to zgłaszać?
Zależy to od długości niezdolności do pracy. Jeśli w wyniku wypadku powstanie czasowa niezdolność do pracy dłuższa niż 3 dni kalendarzowe, muszą Państwo przesłać protokół wypadku do SÚIP najpóźniej w ciągu 15 dni roboczych od dnia, w którym dowiedzieli się Państwo o wypadku. Problem polega na tym, że z góry nie muszą Państwo wiedzieć, jak długo niezdolność potrwa. Prawidłowym postępowaniem jest poczekanie na decyzję lekarza, który określi długość niezdolności do pracy. Jeśli niezdolność nie powstanie lub nie przekroczy 3 dni kalendarzowych, protokołu wypadku do SÚIP Państwo nie przesyłają. Wpisu do wewnętrznego rejestru wypadków muszą jednak Państwo w każdym przypadku dokonać w odniesieniu do absolutnie wszystkich wypadków.

2. Mamy papierowy protokół wypadku – czy jest to dziś jeszcze dopuszczalne, czy musimy działać wyłącznie elektronicznie?

Wewnętrzny rejestr wypadków mogą Państwo prowadzić papierowo lub elektronicznie – nowe rozporządzenie rządu nr 322/2025 Sb. pozostawia Państwu wybór. Natomiast przesyłanie zgłoszenia i formalnego protokołu wypadku do Państwowego Urzędu Inspekcji Pracy (i ewentualnie innych instytucji) musi odbywać się elektronicznie przez portal SÚIP. Mogą więc Państwo mieć na własne potrzeby papierowy wpis w zeszycie, ale samo zgłoszenie do urzędów muszą Państwo złożyć cyfrowo, w formularzach i strukturze wymaganej przez urząd.

3. Co jeśli wypadek przy pracy zdarzy się pracownikowi w domu w związku z pracą wykonywaną dla firmy (np. prowadził wideokonferencję w domowym biurze i zranił się w nogę)?
To pytanie, przy którym często pomaga konsultacja z prawnikiem. ZP definiuje wypadek przy pracy jako uszczerbek na zdrowiu, do którego doszło wskutek nagłego działania czynników zewnętrznych podczas wykonywania zadań służbowych lub w bezpośrednim związku z nimi. Ustawa nie bada, czy czynność była „fizycznie niebezpieczna”. Jeśli pracownik zrani się w nogę na przykład przy wstawaniu z krzesła bezpośrednio po zakończeniu rozmowy służbowej, może to spełniać definicję czynności niezbędnej przed rozpoczęciem pracy lub po jej zakończeniu. Praca zdalna jest pod względem wypadków oceniana bardzo podobnie jak praca w miejscu pracy. W niepewnych i granicznych przypadkach, w których brakuje świadków, zalecamy konsultację z prawnikiem co do prawidłowego zapisania i oceny sytuacji.

Poszukiwanie nowych pracowników – zaostrzenie zasad dotyczących cudzoziemców i nielegalnego zatrudnienia

Państwowy Urząd Inspekcji Pracy i okręgowe inspektoraty pracy (oblastní inspektoráty práce) podczas kontroli konsekwentnie koncentrują się na przestrzeganiu przepisów prawa pracy i wykrywaniu nielegalnego zatrudnienia u pracodawców.

Pośrednictwem pracy (np. w formie tymczasowego przydzielenia) mogą zajmować się agencje pracy wyłącznie na podstawie ważnego zezwolenia. Osoba prawna lub fizyczna musi ponadto do pośrednictwa w formie tymczasowego przydzielania pracowników spełnić surowsze kryteria, do których należy obowiązek wniesienia kaucji w wysokości 1 000 000 CZK (ok. 41 200 EUR). Rząd może ponadto rozporządzeniem dokładnie określić rodzaje prac, w których agencja pracy w ogóle nie może w ten sposób pośredniczyć.

Przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych pracodawcy muszą dopełniać ścisłych obowiązków zgłoszeniowych. Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca pracodawca musi zgłosić właściwemu oddziałowi regionalnemu Urzędu Pracy najpóźniej przed chwilą rozpoczęcia zatrudnienia lub wykonywania pracy. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, chodzi o tzw. pracę niezgłoszoną.

Jeżeli pracodawca zatrudni cudzoziemca niezgodnie z wydanym zezwoleniem (np. kartą pracowniczą lub niebieską kartą) albo całkowicie bez niego, dopuszcza się umożliwienia nielegalnej pracy. Za takie wykroczenie osobie prawnej grozi kara do 10 000 000 CZK (ok. 411 500 EUR) (przy czym dolna granica wynosi 50 000 CZK) oraz ewentualnie zakaz działalności nawet na 2 lata.

Kolejnym kontrolowanym tematem są umowy cywilnoprawne. ZP jasno stanowi, że pracodawca powinien realizować swoje zadania przede wszystkim przez pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Obchodzenie tej zasady i zastępowanie umów o pracę takimi umowami jest więc ryzykowne. W przypadku tych umów należy ponadto przestrzegać ścisłych limitów ustawowych.

Jeśli chodzi o wynagradzanie, inspekcja koncentruje się na prawidłowym ustaleniu wynagrodzeń. Również w przypadku umów (DPP/DPČ) obowiązuje zasada, że wynagrodzenie z umowy nie może być niższe niż płaca minimalna. ZP w pełni ustanawia ponadto zasadę równego wynagradzania – za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości wszystkim pracownikom u tego samego pracodawcy przysługuje takie samo wynagrodzenie, uposażenie lub wynagrodzenie z umowy. Jednocześnie surowo zakazana jest wszelka dyskryminacja pracowników, na przykład ze względu na płeć, narodowość czy wiek.

Dla pracodawców oznacza to w praktyce konieczność gruntownego sprawdzenia polityki kadrowej i procedur – czy wszyscy pracownicy są zgłaszani do urzędów w terminie przed rozpoczęciem pracy, czy praktyki HR spełniają wymogi równego traktowania i wynagradzania oraz czy ewentualny monitoring pracowników odbywa się całkowicie w granicach prawa. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS mogą przeprowadzić audyt Państwa procesów rekrutacji i zatrudniania, a także reprezentują Państwa w przypadku kontroli inspekcji.

Możliwe problemy

Jak pomaga ARROWS (konsultacja@arws.cz)

Niezarejestrowanie pracownika w JMHZ przed rozpoczęciem pracy: kara do 100 000 CZK, opóźnienia w zgłoszeniach do państwa.

Ustalimy wewnętrzne procedury i procesy w HR tak, aby rejestracja była zawsze dokonywana na czas. Zapewnimy wsparcie prawne przy konfiguracji systemu JMHZ i rozwiążemy ewentualne błędy czy komunikację z urzędami.

Niedopełnienie obowiązku informacyjnego w zakresie podwyższonej składki na ubezpieczenie emerytalne dla zawodów ryzykownych: grozi znaczna kara.

Pomożemy zidentyfikować pracowników w 3. kategorii ryzyka pracy, przygotujemy pisemne informacje i polecenia. Zadbamy o to, aby wszyscy pracownicy zostali należycie poinformowani i aby prowadzona była dokumentacja potwierdzająca dopełnienie obowiązku informacyjnego.

Salary swap lub inne eksperymentalne struktury benefitów: niezgodne z nowymi przepisami; wsteczne dochodzenie podatków i składek.

Przeprowadzimy audyt Państwa pakietu wynagrodzeń, zidentyfikujemy problematyczne praktyki i zaproponujemy nową strukturę benefitów, zgodną z prawem. W razie potrzeby będziemy reprezentować Państwa w rozmowach z urzędem skarbowym.

Błędne zgłoszenie wypadku przy pracy: (np. terminy, forma), kara lub spór z inspektorem pracy.

Ustalimy procesy ewidencji i zgłaszania wypadków przy pracy. Zadbamy, aby korzystali Państwo z właściwego portalu i dotrzymywali terminów. W przypadku kontroli inspekcji reprezentujemy Państwa i wyjaśniamy procedury inspektorowi.

Nielegalne zatrudnianie cudzoziemców lub niezgodne z prawem pośrednictwo: wysokie kary i odpowiedzialność karna.

Zapewnimy doradztwo prawne w zakresie zatrudniania cudzoziemców, zweryfikujemy prawidłowość wszystkich obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacji. Podczas kontroli reprezentujemy Państwa i bronimy przed podejrzeniami nielegalnej pracy.

Konflikty z pracownikami dotyczące urlopu, przeszkód w pracy lub powrotu z urlopu rodzicielskiego: spór sądowy.

Doradzimy, jak prawidłowo dokumentować powody, dla których pracownik nie mógł wykorzystać urlopu lub wrócić na to samo stanowisko. Reprezentujemy Państwa przed sądami pracy i bronimy Państwa stanowiska wobec pracowników.

ARROWS kancelaria adwokacka

Podsumowanie końcowe

Rok 2026 jest dla czeskich pracodawców rokiem rekordowej liczby zmian legislacyjnych: jednolite miesięczne raportowanie, obowiązkowa podwyższona składka na ubezpieczenie emerytalne dla zawodów ryzykownych, wyraźne oddzielenie wynagrodzenia od benefitów, cyfryzacja zgłaszania wypadków i zaostrzenie kontroli nielegalnego zatrudnienia.

Jeśli sądzili Państwo, że można zignorować szkolenie o zmianach w prawie pracy, teraz jest właściwy moment, aby to przemyśleć. W praktyce oznacza to, że działy HR i prawnicy powinni systematycznie przeanalizować te zmiany, sprawdzić, które dotyczą ich konkretnej firmy, i ustalić procesy tak, aby nie dochodziło do błędów.

Kara za niezarejestrowanie pracownika może kosztować 100 000 CZK, za inne uchybienia proceduralne nawet setki tysięcy, a w poważniejszych przypadkach (np. nielegalne zatrudnienie) mogą to być jeszcze wyższe kary, a nawet odpowiedzialność karna. Każdy błąd kosztuje Państwa czas i pieniądze.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS systematycznie zajmują się tymi zmianami w prawie pracy i wiedzą, jak bezpiecznie przeprowadzić Państwa przez pułapki nowego roku. Możemy pomóc w ustaleniu procesów HR, przeglądzie umów i regulaminów, weryfikacji przestrzegania obowiązków oraz w reprezentacji w rozmowach z inspektorami lub urzędami państwowymi. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz – bezpiecznie przeprowadzimy Państwa przez cały proces.

FAQ

1. Czy w związku z nowymi przepisami musimy wdrożyć zmiany natychmiast i wobec wszystkich pracowników? Czy to nie jest zbyt duża ingerencja?

Tak, to duża ingerencja, ale nie trzeba tego robić z dnia na dzień. Niektóre zmiany dotyczą wszystkich pracodawców (płaca minimalna, JMHZ), inne tylko określonych grup (składka dla zawodów ryzykownych). Zalecamy zacząć od analizy, które zmiany Państwa dotyczą, a następnie wdrażać je stopniowo.

2. Jeśli w przeszłości otrzymaliśmy już karę za niedopełnienie jakiegoś obowiązku, czy organy nadzoru będą nas teraz bardziej ścigać?

Tak, inspekcje często koncentrują się na recydywistach – czyli na firmach, które naruszały prawo już wcześniej. Jeśli mają Państwo historię naruszeń, tym ważniejsze jest, aby Państwa procesy były teraz całkowicie prawidłowe. To dobry moment, by zlecić zewnętrzny audyt i doradztwo.

3. Jak mniejsze firmy, które nie mają własnego prawnika, mogą przygotować się na te zmiany?

Proszę zacząć od przeczytania tego podsumowania i zidentyfikowania, które zmiany Państwa dotyczą. Następnie warto umówić się na konsultację z zewnętrznym prawnikiem – nie będzie to drogie, a pomoże zrozumieć, co dokładnie muszą Państwo zrobić. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS oferują również pakiety doradztwa prawnego dostosowane do wielkości i potrzeb małych i średnich firm.

4. Co jeśli uważam, że zrobiliśmy wszystko prawidłowo, a inspekcja wykryje błąd, którego nie zauważyłem?

Właśnie po to istnieje doradztwo prawne i reprezentacja. Jeśli pojawi się inspekcja i znajdzie coś, co wyda się Państwu dziwne, proszę zwrócić się do prawnika kancelarii prawnej ARROWS – nie będzie to dla Państwa zaskoczeniem i będą mieli Państwo czas ustalić, co się stało. Możemy Państwa reprezentować również w trakcie kontroli.

5. Która z tych zmian jest Państwa zdaniem najważniejsza, abyśmy zajęli się nią w pierwszej kolejności?

Jednolite miesięczne raportowanie (JMHZ) jest prawdopodobnie najbardziej złożone i ma sztywny harmonogram – jeśli nie zrobią Państwo tego prawidłowo od 1 kwietnia 2026, narobią sobie Państwo problemów. Drugim priorytetem powinna być kontrola wynagrodzeń i benefitów – tu grozi wsteczne dochodzenie kar i składek. Trzecim priorytetem jest ustalenie procesów dla nowych obowiązków w zakresie podwyższonej składki na ubezpieczenie emerytalne i zgłaszania wypadków.

6. W tym roku planujemy dużą rekrutację pracowników – jak zmieni się to w związku z nowymi zasadami?

Rekrutacja będzie nieco bardziej skomplikowana – będą Państwo musieli zarejestrować każdego pracownika do celów ubezpieczenia społecznego w JMHZ jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy. W przypadku cudzoziemców muszą Państwo przestrzegać nowych zasad dotyczących zatrudnienia przez agencje i zgłaszania.

Kolejne kroki

Każda sytuacja jest inna, a właściwe postępowanie zależy od szczegółów. Prosimy napisać, czego dotyczy sprawa – specjalista ARROWS odezwie się w ciągu 24 godzin, oceni sytuację i zaproponuje dalsze kroki.

Autor artykułu:

Mgr. Klára Megová
Mgr. Klára Megová

Aplikantka adwokacka

Mgr. Klára Megová jest aplikantką adwokacką w ARROWS i zajmuje się przede wszystkim prawem pracy oraz prawem cywilnym.

W codziennej praktyce koncentruje się dla klientów na sprawach z zakresu prawa pracy, w szczególności na przygotowywaniu regulaminów wewnętrznych i kształtowaniu stosunków pracy. Ponadto zajmuje się sporami cywilnymi, na przykład dochodzeniem roszczeń z niespłaconych obligacji oraz problematyką odszkodowań.

Już w trakcie studiów intensywnie zajmowała się prawem administracyjnym ze szczególnym uwzględnieniem prawa ochrony środowiska, które było również tematem jej pracy magisterskiej. W ARROWS chce kontynuować i dalej rozwijać tę specjalizację. W przyszłości planuje poszerzyć swoją wiedzę także o obszar prawa pracy z elementami prawa publicznego (zwłaszcza czeska ustawa o zatrudnieniu (ustawa nr 435/2004 Sb., dalej „ustawa o zatrudnieniu”) i status prawny cudzoziemców) oraz o obszar prawa zabezpieczenia społecznego.

Uwaga:

Informacje zawarte w tym artykule mają wyłącznie ogólny charakter informacyjny i służą podstawowej orientacji w problematyce według stanu prawnego na rok 2026. Choć dbamy o maksymalną dokładność treści, przepisy prawne i ich wykładnia zmieniają się w czasie. Jesteśmy kancelarią adwokacką ARROWS, podmiotem wpisanym do Czeskiej Izby Adwokackiej (Česká advokátní komora) (nasz organ nadzoru), a dla maksymalnego bezpieczeństwa klientów posiadamy ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej z limitem 350 000 000 CZK. W celu weryfikacji aktualnego brzmienia przepisów i ich zastosowania do Państwa konkretnej sytuacji niezbędny jest bezpośredni kontakt z kancelarią adwokacką ARROWS (konsultacja@arws.cz). Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe w wyniku samodzielnego wykorzystania informacji z tego artykułu bez uprzedniej indywidualnej konsultacji prawnej.

Potrzebują państwo pomocy z nowymi obowiązkami pracodawcy?

Odezwiemy się w ciągu 24 godzin.

Sprawą zajmie się:Mgr. Klára Megováaplikantka adwokacka

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych.