Dostawca nie dotrzymuje terminu – kiedy naliczyć karę umowną, a kiedy zlecić pracę innemu

Co przesądza o wyborze: opóźnienie, które da się nadrobić, i opóźnienie, którego nadrobić się nie da

Pierwsze pytanie nie dotyczy tego, ile mogą Państwo naliczyć, lecz tego, czy dostawa w ogóle zostanie zrealizowana. Opóźnienie, które da się nadrobić przez zwiększenie mocy przerobowych, pracę na kilka zmian lub przegrupowanie prac, rozwiązuje się presją i sankcją pieniężną. Opóźnienie, przy którym dostawca nie ma już ludzi, materiału ani woli, rozwiązuje się odejściem od kontraktu i wykonaniem zastępczym. Między tymi scenariuszami nie można się swobodnie przemieszczać: każdy z nich dokumentuje się innymi dokumentami i każdy prowadzi do innego roszczenia.

Różnicę można rozpoznać po trzech kwestiach, które da się sprawdzić w ciągu jednego popołudnia. Jak zmienia się faktycznie zaangażowana na Państwa zleceniu siła robocza, czy dostawca realizuje cząstkowe kamienie milowe, czy tylko obiecuje ich nadrobienie, oraz czy jest w stanie wykazać zabezpieczenie materiału i podwykonawstwa. Jeżeli dwie z trzech odpowiedzi są negatywne, należy to traktować jako praktyczny sygnał, że czekanie na umowny termin do niczego już nie prowadzi.

Drugie pytanie kieruje się do wnętrza Państwa firmy, a nie do kontrahenta. Dłużnik, który nie spełnia swojego świadczenia należycie i w terminie, pozostaje w zwłoce; nie odpowiada jednak za zwłokę, jeżeli nie może świadczyć wskutek zwłoki wierzyciela. Kluczowy jest właśnie związek przyczynowy: nieprzekazany plac budowy, niedostarczone materiały wyjściowe lub niezatwierdzona próbka zwalniają dostawcę ze zwłoki tylko w takim zakresie, w jakim rzeczywiście uniemożliwiały mu świadczenie.

Niezapłacona faktura sama w sobie takiego skutku nie wywołuje, ponieważ ustawa wiąże zwolnienie ze zwłoki z niemożnością świadczenia wskutek zwłoki wierzyciela (§ 1968 czeskiej ustawy Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „k.c.”)). Mimo to jest to najczęstszy powód, dla którego firmy komplikują sobie spór o karę umowną: naliczą sankcję, dostawca przedstawi korespondencję o oczekiwaniu na ich decyzję i część twierdzeń o zwłoce rozpada się, zanim sprawa trafi do sądu.

Praktyczna konsekwencja jest nieprzyjemna, ale jednoznaczna. Przed pierwszym pismem sankcyjnym należy przejrzeć własne świadczenia za cały okres realizacji zlecenia i zapisać, gdzie to Państwo spowodowali opóźnienie. Jeśli coś takiego wystąpiło, trzeba wyliczyć, o ile dni przesunęło to harmonogram, i dopiero od pozostałej części wyprowadzać roszczenie. Opóźnienie, które nie kosztowało Państwa firmy ani jednego dnia ścieżki krytycznej, dostawcy przy tym nie pomoże, nawet jeśli się na nie powołuje.

Trzecie pytanie dotyczy umowy, a nie ustawy. Zdecydowana większość umów o dzieło zawiera własne postanowienia o tym, kiedy można odstąpić i jakie sankcje mają zastosowanie. Postanowienia te mają pierwszeństwo przed regulacją ustawową i przesądzają o tym, czy muszą Państwo działać natychmiast, czy mają czas. Przeczytanie ich przed wysłaniem pierwszego pisma jest tańsze niż naprawianie błędnie wybranego postępowania. Prawo do wstrzymania prac i przesunięcia terminu z powodu zaległych faktur powstaje również tylko przy spełnieniu dalszych warunków ustawowych lub umownych, którym poświęcony jest osobny tekst o wstrzymaniu wykonywania dzieła.

Co zrobić w pierwszych dziesięciu dniach, zanim opóźnienie się utrwali

Poniższe postępowanie opisuje typowy przebieg przy dostawie ze sztywnym terminem i cząstkowymi kamieniami milowymi; o tym, który krok ma sens w Państwa przypadku, decyduje treść umowy o dzieło oraz to, czy opóźnienie dotyka ścieżki krytycznej, czy jedynie rezerwy — dlatego prawnicy kancelarii ARROWS oceniają je przy każdym zleceniu osobno.

Należy zacząć od pisemnego zapisu stanu, a nie od wezwania. Potrzebują Państwo utrwalić na dany dzień stopień zaawansowania prac, liczbę osób przy dziele, dostarczone i brakujące materiały oraz stan cząstkowych kamieni milowych. Bez takiego obrazu nie będą Państwo w stanie później wykazać, na jakim etapie dostawca rzeczywiście był, a spór sprowadzi się do słowa przeciwko słowu. Wystarczy dokumentacja fotograficzna ze znacznikiem czasu i podpisany protokół z dnia kontrolnego.

Drugim krokiem jest wezwanie do usunięcia naruszeń, które wywołuje skutek prawny, a nie jedynie ponaglenie. Zamawiający ma prawo kontrolować wykonywanie dzieła, a jeśli stwierdzi, że wykonawca narusza swój obowiązek, może żądać zapewnienia naprawy i należytego wykonywania dzieła (§ 2593 k.c.). Jeżeli wykonawca nie uczyni tego nawet w odpowiednim czasie, zamawiający może odstąpić od umowy, o ile postępowanie wykonawcy prowadziłoby niewątpliwie do istotnego naruszenia umowy. Droga ta jest dostępna jeszcze przed upływem umownego terminu, co dla zamawiających bywa zaskoczeniem.

Wezwanie musi być konkretne i mierzalne. Należy wskazać, który konkretny obowiązek został naruszony, jakiego stanu Państwo oczekują, do kiedy i co się stanie, jeśli to nie nastąpi. Ogólne „wzywamy do przyspieszenia prac” nie ma żadnej wartości. Termin należy wyznaczyć tak, aby był realnie wykonalny dla dostawcy o zwykłych mocach przerobowych, ponieważ nieodpowiednio krótki termin przesunie skutki Państwa kolejnego kroku.

Trzecim krokiem nie jest wybór sankcji, lecz ustalenie, na co umowa w ogóle Państwu pozwala. Decyzji między karą umowną a odszkodowaniem nie podejmuje się bowiem przy rozliczeniu; zapadła ona już przy podpisaniu umowy. Jeżeli kara umowna za zwłokę została zastrzeżona, a umowa nie dopuszcza kumulacji obu roszczeń, prawo do odszkodowania z tego samego naruszenia nie powstanie, niezależnie od tego, czy karę Państwo dochodzą. Przed wysłaniem pierwszego rozliczenia należy więc ustalić, co umowa mówi o kumulacji, i na tej podstawie zaplanować, ile w ogóle mogą Państwo odzyskać.

Czwartym krokiem jest przygotowanie odejścia, nawet jeśli na razie go Państwo nie chcą. Należy zwrócić się do dwóch–trzech firm zdolnych dokończyć dzieło, poprosić o orientacyjną cenę i termin i uzyskać ich pisemne potwierdzenie. Zyskują Państwo w ten sposób dwie rzeczy jednocześnie: realną alternatywę oraz dowód rynkowej ceny wykonania zastępczego, który będzie potrzebny, jeśli dojdzie do wyliczenia szkody.

Kiedy kara umowna wyłącza odszkodowanie, a kiedy nie

Większość zamawiających postrzega karę umowną jako minimum, do którego można później dodać szkodę. Ustawa stanowi odwrotnie: jeżeli zastrzeżono karę umowną, wierzyciel nie ma prawa do odszkodowania za szkodę wynikłą z naruszenia obowiązku, którego kara dotyczy (§ 2050 k.c.). Decydujące jest samo zastrzeżenie, a nie to, czy karę Państwo naliczą; jeżeli zastrzegą ją Państwo za zwłokę w ukończeniu, dodatkowe koszty dokończenia dzieła przez inną firmę są pokryte karą i z reguły nie da się uzyskać więcej.

Reguła ta ma charakter dyspozytywny i można ją umownie wyłączyć. Zdanie w rodzaju „obok kary umownej zamawiający jest uprawniony do żądania odszkodowania w pełnej wysokości” powinno znaleźć się w każdej umowie, w której różnica między uzgodnioną ceną a ceną wykonania zastępczego może przewyższyć naliczoną sankcję. Przy dostawach technologicznych i budowach o długim terminie realizacji różnica ta jest wyższa niemal zawsze. Należy przy tym uważać na klauzule, które dopuszczają kumulację tylko na korzyść jednej strony.

Wysokość kary umownej nie jest ponadto liczbą ostateczną. Obniżenie nadmiernie wygórowanej kary umownej przez sąd określa się fachowo jako miarkowanie, a sąd przystępuje do niego wyłącznie na wniosek dłużnika, nigdy z urzędu. Sąd może karę obniżyć, ale tylko do wysokości szkody, która do chwili wydania rozstrzygnięcia powstała wskutek naruszenia zabezpieczonego obowiązku, zgodnie z § 2051 k.c. Udokumentowana szkoda stanowi więc dolną granicę, poniżej której kara nie może spaść; szczegółowo omawia to osobny tekst o miarkowaniu kary umownej.

Dlatego opłaca się wyliczać skutki opóźnienia także tam, gdzie obok kary nie można ich dochodzić. Ewidencja przestojów, sankcji nałożonych przez Państwa klienta i kosztów przedłużonego zaplecza budowy nie jest dodatkową administracją, lecz obroną sankcji przed jej obniżeniem. Odwrotnie to nie działa: sam brak szkody nie prowadzi do miarkowania, ponieważ sąd ocenia nadmierność konkretnego roszczenia i funkcję, jaką kara miała pełnić (wyrok wielkiego senatu Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud), sygn. akt 31 Cdo 2273/2022, z dnia 11 stycznia 2023).

W przypadku odszkodowania, jeśli przysługuje Państwu do niego prawo, na Państwa korzyść działa surowy test egzoneracyjny. Dostawca zwolni się z obowiązku naprawienia szkody tylko wtedy, gdy wykaże nadzwyczajną, nieprzewidywalną i niemożliwą do przezwyciężenia przeszkodę powstałą niezależnie od jego woli, zgodnie z § 2913 k.c. Przeszkoda, która powstała dopiero wtedy, gdy był już w zwłoce, nie zwalnia go z tego obowiązku. Dostawca, który się spóźnił i dopiero później napotkał brak dostaw od podwykonawcy, nie obroni się więc tym brakiem.

Odstąpienie: dlaczego przekroczony termin nie oznacza końca

Zwłoka, która narusza umowę w sposób istotny, uprawnia drugą stronę do odstąpienia, jeżeli zawiadomi o tym stronę pozostającą w zwłoce bez zbędnej zwłoki po tym, jak dowiedziała się o zwłoce. Istotne jest takie naruszenie, o którym strona naruszająca już przy zawarciu umowy wiedziała lub musiała wiedzieć, że druga strona w takich okolicznościach umowy by nie zawarła; w pozostałych przypadkach przyjmuje się, że naruszenie istotne nie jest. Zamawiający często są więc przekonani, że gdy tylko przegapią ten termin, pozostają uwięzieni w umowie i nie pozostaje im nic innego niż czekać.

Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej odrzucił tę wykładnię i otworzył drugą drogę. Wielki senat orzekł, że z bezskutecznym upływem terminu „bez zbędnej zwłoki” wierzyciel traci możliwość odstąpienia na warunkach przewidzianych dla zwłoki istotnej, ale jeśli zwłoka trwa nadal, może odstąpić na warunkach dla zwłoki nieistotnej; jeżeli zawiadomi o odstąpieniu bez uprzedniego wyznaczenia dodatkowego terminu, jego skutki nastąpią dopiero po bezskutecznym upływie odpowiedniego dodatkowego terminu (wyrok wielkiego senatu Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej, sygn. akt 31 Cdo 3823/2023, z dnia 15 maja 2024, dostępny na rozhodnuti.nsoud.cz).

Dla planowania kluczowe jest, od kiedy liczy się ten dodatkowy termin. Wielki senat określił to wprost: jego bieg rozpoczyna się z chwilą, gdy odstąpienie dotarło do sfery dyspozycyjnej dłużnika. Od daty doręczenia odlicza się zatem okres, który powinien był zostać udzielony jako odpowiedni, i dopiero z tym dniem umowa wygasa. Do tego czasu umowa trwa, a pierwotny dostawca nadal ma prawo dokończyć dzieło; wprowadzenie wykonawcy zastępczego wcześniej stanowi ingerencję w cudzą pozycję umowną i obraca spór przeciwko Państwu.

Druga droga ma przy tym prostszy wariant, z którego warto skorzystać. Jeżeli zawiadomią Państwo dłużnika, że wyznaczają mu dodatkowy termin do spełnienia świadczenia i że go już nie przedłużą, przyjmuje się, że z bezskutecznym upływem tego terminu odstąpili Państwo od umowy (§ 1978 k.c.). Jednym pismem ustalają więc Państwo datę, na którą jest jasne, że umowa wygasa, i według niej planują wejście nowej firmy.

Umowne prawo odstąpienia może działać zupełnie inaczej niż ustawowe. Wspomniany wielki senat potwierdził jednocześnie, że przepisy o odstąpieniu z powodu zwłoki mają charakter dyspozytywny i strony mogą od nich odstąpić. Jeżeli umowa przewiduje prawo odstąpienia z powodu konkretnej zwłoki bez dalszych ograniczeń, można je co do zasady interpretować tak, że nie jest ono związane terminem „bez zbędnej zwłoki”. O tym, który reżim obroni się w przypadku Państwa zlecenia, decyduje treść klauzuli sankcyjnej i klauzuli o odstąpieniu oraz to, na jakim etapie jest wykonywane dzieło — dlatego prawnicy kancelarii ARROWS oceniają to, zanim odstąpienie zostanie wysłane.

Wykonawca zastępczy: co musi być gotowe, zanim pierwotna firma odejdzie

Wejście firmy zastępczej zawodzi z powodów operacyjnych, a nie prawnych. Najczęściej dlatego, że nikt nie przejął protokolarnie rozpoczętego dzieła, że brakuje dokumentacji projektowej w wersji odpowiadającej rzeczywistemu wykonaniu oraz że na budowie pozostał materiał, co do którego nie wiadomo, do kogo należy. Każda z tych trzech pozycji może przesunąć wejście o tygodnie, a koszty opóźnienia ponoszą wtedy Państwo, a nie odchodzący dostawca.

Protokolarne przejęcie rozpoczętego dzieła jest zatem pierwszą czynnością, którą wykonują Państwo na dzień skuteczności odstąpienia. Do protokołu należy wpisać stan prac w podziale na poszczególne części, wykaz stwierdzonych wad, spis materiałów ze wskazaniem, kto je nabył, oraz stan dokumentacji. Protokół podpisują obie strony; jeśli dostawca odmówi podpisu, sporządzają go Państwo z udziałem niezależnego technika i odnotowują w nim odmowę.

Różnicę w cenie udokumentują Państwo tylko wtedy, gdy zapytanie ofertowe przeprowadzą w sposób przejrzysty. Należy uzyskać od nowego dostawcy rozbicie ceny na pozycje odpowiadające pierwotnemu kosztorysowi i zachować oferty wszystkich firm, do których się Państwo zwrócili. Różnica między pierwotną a nową ceną jest rdzeniem Państwa roszczenia, a druga strona będzie ją kwestionować, twierdząc, że wybrali Państwo niepotrzebnie drogą firmę. Trzy porównywalne oferty znacznie osłabią ten zarzut, choć same go nie wyeliminują: bada się jeszcze porównywalność zakresu, jakość, termin i pilność.

Należy też liczyć się z tym, że rozliczenie z pierwotnym dostawcą będzie przebiegać równolegle. Będzie on żądał zapłaty za wykonaną część dzieła, a Państwo przeciwstawią temu swoje roszczenia z tytułu opóźnienia. Jak te pozycje wzajemnie się rozlicza, omawia tekst o roszczeniach wykonawcy po odstąpieniu od umowy o dzieło.

Co zwykle proponuje druga strona i co z tego przyjąć

Opóźniający się dostawca przychodzi zazwyczaj z trzema propozycjami, a wszystkie mają ten sam cel: zniweczyć Państwa pozycję sankcyjną w zamian za obietnicę. Najczęstszy jest aneks przesuwający termin bez świadczenia wzajemnego, drugi w kolejności jest zrzeczenie się kary umownej w zamian za dokończenie, a trzeci to propozycja obniżenia ceny, które bywa niższe niż rzeczywista szkoda.

Przesunięcie terminu jest do przyjęcia tylko wtedy, gdy coś Państwo za nie otrzymają. Zalecana forma aneksu wiąże nowy termin z nowymi cząstkowymi kamieniami milowymi, ze zwiększeniem zaangażowanych mocy przerobowych oraz z wyraźnym zachowaniem już powstałego roszczenia o karę umowną za dotychczasowe opóźnienie. Zdanie „strony oświadczają, że w związku z dotychczasowym przebiegiem nie mają wobec siebie żadnych zastrzeżeń” jest w takim aneksie sygnałem ostrzegawczym, ponieważ wsteczne zniweczy Państwa pozycję.

Drugim sygnałem ostrzegawczym jest przesunięcie terminu bez zmiany zasobów. Jeżeli dostawca prosi o sześć dodatkowych tygodni, a jednocześnie nie wskazuje, czym zwiększy wydajność, kupują Państwo jedynie odroczenie kolejnych rozmów. Aneks powinien zawsze określać, ile osób i jaki sprzęt zostanie zaangażowany przy dziele i od kiedy.

Obniżenie ceny jest najgorszym z oferowanych wariantów, jeśli przyjmą je Państwo bez wyliczeń. Obniżką ceny rozlicza się bowiem z reguły wadliwe świadczenie, a nie opóźnienie, a dostawca będzie z jej przyjęcia wywodził, że cała sprawa jest zamknięta; czy tak jest, decyduje treść porozumienia i jego wykładnia. Zanim ją Państwo przyjmą, należy obliczyć wpływ opóźnienia na Państwa własny przychód: odroczone fakturowanie klienta końcowego, sankcje w Państwa umowie następczej, przestoje i koszty przedłużonego zaplecza budowy.

Przestrzeń negocjacyjna jest największa w chwili, gdy mają Państwo przygotowaną firmę zastępczą, a dostawca o tym wie. Do tego czasu negocjują Państwo z pozycji strony, która nie może sobie pozwolić na odejście. Każde ustępstwo w aneksie, które zrobią Państwo bez przygotowanej alternatywy, kosztuje więc podwójnie.

Błędy, które rozstrzygają spór, zanim zostanie wniesiony pozew

Najdroższym błędem jest milczenie w pierwszych tygodniach. Firmy nie chcą psuć relacji, więc rozwiązują opóźnienie telefonicznie i mailowo bez skutków prawnych, a na piśmie odzywają się dopiero wtedy, gdy zlecenie jest miesiące po terminie. Sąd widzi wtedy zamawiającego, który długo niczego nie kwestionował, a dostawca buduje na tym obronę opartą na dorozumianym przesunięciu terminu.

Drugim błędem jest pismo sankcyjne podpisane przez osobę, co do której nie jest jasne, do czego jest umocowana. Ryzyko nie jest tu jednostronne: kto przy prowadzeniu przedsiębiorstwa został upoważniony do określonej czynności, reprezentuje przedsiębiorcę we wszystkich czynnościach, które zwykle się z nią wiążą, a przekroczenie tego umocowania wiąże przedsiębiorcę, jeżeli druga strona o nim nie wiedziała. Kierownik projektu może więc zobowiązać Państwa firmę nawet bez odrębnego pełnomocnictwa. W przypadku odstąpienia należy zatem z góry sprawdzić umocowanie po obu stronach; zajmuje to pięć minut.

Trzecim błędem jest sytuacja, w której firma nalicza karę umowną i jednocześnie wprowadza firmę zastępczą, niczego nie wypowiadając. Powstaje wówczas stan, w którym pierwotny dostawca nadal ma według umowy prawo dokończyć dzieło, ale nie ma do niego dostępu, a jego roszczenie o zapłatę obraca się przeciwko Państwu. To, który z obu kroków powinien nastąpić jako pierwszy przy konkretnym zleceniu, zależy od treści klauzuli sankcyjnej i od tego, czy dzieło jest podzielne — i właśnie dlatego prawnicy kancelarii ARROWS oceniają to, zanim nowa firma wejdzie na budowę.

Czwartym błędem jest niewyliczona szkoda. Roszczenie w brzmieniu „żądamy naprawienia szkody spowodowanej opóźnieniem” nie ma przed sądem wartości, dopóki nie zostanie rozpisane na pozycje z dowodami. Ewidencję kosztów opóźnienia trzeba prowadzić na bieżąco, a nie odtwarzać po roku z księgowości, ponieważ wsteczna rekonstrukcja z zestawień księgowych z reguły nie wytrzymuje nawet własnej kontroli.

Gdzie powstaje spór z opóźniającym się dostawcą

Podsumowanie

Artykuł pokazał, że wybór między karą umowną a wykonawcą zastępczym nie jest kwestią stanowczości, lecz tego, czy opóźnienie da się nadrobić, oraz treści Państwa własnej umowy. Sankcja ma sens tam, gdzie dostawa zostanie zrealizowana. Odejście od kontraktu tam, gdzie nie zostanie. Jedno i drugie naraz działa tylko przy właściwej kolejności kroków i udokumentowanym śladzie pisemnym.

Dla zarządu firmy wynikają z tego dwie liczby, które trzeba znać przed argumentami prawnymi. Pierwsza to naliczona kara umowna przy realistycznym oszacowaniu opóźnienia. Druga to różnica między uzgodnioną ceną a ceną, za którą dzieło dokończy ktoś inny. Jeżeli druga liczba jest wyższa, a umowa nie dopuszcza kumulacji kary umownej i odszkodowania, Państwa naliczona kara stanowi górną granicę tego, co Państwo odzyskają, nawet jeśli wygrają spór.

Odkładana decyzja sama w sobie jest przy tym kosztem. Pogarsza pozycję negocjacyjną, skraca czas na przygotowanie firmy zastępczej i daje dostawcy materiał do obrony opartej na dorozumianym przesunięciu terminu. Zlecenia, które zakończyły się dobrze, łączy to, że zamawiający działał na piśmie już przy pierwszym przekroczonym kamieniu milowym.

Prawnicy kancelarii ARROWS zweryfikują dla Państwa dokumentację umowną i korespondencję z dostawcą, przygotują wezwanie i odstąpienie we właściwym reżimie, wyliczą i dochodzą roszczenia z tytułu opóźnienia oraz będą reprezentować Państwa w negocjacjach dotyczących rozliczenia, a także w ewentualnym sporze. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz lub zapoznanie się z naszą usługą spory gospodarcze i sądowe.