Jak w firmie podejść do ustalenia sprawiedliwego wynagradzania i wewnętrznych zasad płacowych

Dlaczego sprawiedliwe wynagradzanie jest dla firm tak istotne?

Do tego dochodzi kwestia „pay equity” i „gender pay gap”, która jest w UE od dawna monitorowana i w wielu przypadkach może prowadzić do skutków wizerunkowych i finansowych. Więksi pracodawcy mierzą się ponadto z rosnącymi wymogami w zakresie przejrzystości wynagrodzeń oraz z presją związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników.

Firmy, które nie mają jasno określonych wewnętrznych zasad płacowych, niepotrzebnie narażają się na ryzyko sporów z pracownikami, kontroli inspekcji i roszczeń o wsteczną dopłatę wynagrodzenia. Prawnicy ARROWS od dawna specjalizują się w tworzeniu wewnętrznych systemów płacowych i pomagają firmom z wyprzedzeniem chronić się przed tymi ryzykami.

Co właściwie oznacza „sprawiedliwe” i „niedyskryminacyjne” wynagradzanie?

Sprawiedliwe wynagradzanie nie jest tym samym co „jednakowa płaca dla wszystkich”. Chodzi o to, aby różnice w wynagrodzeniach miały racjonalne, obiektywne i możliwe do obrony uzasadnienie. Prawo posługuje się pojęciami takimi jak:

• „równe traktowanie” – zakaz dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, rasę, narodowość, wyznanie, przynależność do związków zawodowych itp.

• „porównywalna praca” lub „praca o jednakowej wartości” – czyli porównanie wymagań dotyczących kwalifikacji, odpowiedzialności, złożoności, obciążenia fizycznego i psychicznego oraz warunków pracy.

Różnice w wynagradzaniu mogą być uzasadnione, jeżeli opierają się na przykład na stażu, wynikach, odpowiedzialności za zespół, specjalizacji lub sytuacji na rynku pracy. Problem pojawia się, gdy różnice nie są w żaden sposób udokumentowane, nie mają charakteru systemowego lub na pierwszy rzut oka wydają się dyskryminujące.

Jeżeli pracownik podniesie zarzut nierównego wynagradzania, pracodawca musi być w stanie przekonująco wykazać, dlaczego wynagrodzenie się różni i jakie obiektywne kryteria zastosowano. 

Jakie są ramy prawne – i dlaczego warto być o krok do przodu?

Podstawowe ramy prawne wynagradzania w Republice Czeskiej wynikają z Kodeksu pracy oraz czeskiej ustawy antydyskryminacyjnej. Obok nich znaczenie ma także prawo europejskie, w szczególności zasada równego wynagradzania kobiet i mężczyzn oraz dyrektywa UE zmierzająca do większej przejrzystości wynagrodzeń.

W praktyce oznacza to:

• zakaz dyskryminacji w wynagradzaniu (bezpośredniej i pośredniej),

• obowiązek równego traktowania pracowników w podobnej sytuacji,

• możliwe obowiązki związane z informowaniem o kryteriach wynagradzania,

• ryzyko sporów sądowych o nierówne wynagradzanie, w tym dopłat wynagrodzenia i zadośćuczynienia za szkodę niemajątkową.

Regulacja prawna wynagradzania stopniowo się zaostrza, a presja na przejrzystość płac będzie rosła – zwłaszcza w przypadku większych pracodawców i grup międzynarodowych. Co dokładnie obejmuje obowiązkowy system wynagradzania według nowelizacji Kodeksu pracy i od kiedy ma obowiązywać, podsumowujemy w osobnym artykule. Prawnicy ARROWS z wyprzedzeniem przygotowują firmy na nowe obowiązki i pomagają dostosować systemy płacowe tak, aby były trwałe w Republice Czeskiej i za granicą.

Jak zacząć: audyt płacowy i mapa wynagrodzeń w firmie

Pierwszym krokiem do „sprawiedliwego” wynagradzania zwykle nie jest pisanie regulaminu, lecz gruntowna analiza stanu obecnego – tzw. audyt płacowy. Obejmuje on zazwyczaj:

• zestawienie pracowników według stanowisk, zespołów i stażu,

• porównanie wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach,

• identyfikację wyraźnych odchyleń lub „anomalii”,

• powiązanie wynagrodzeń z wynikami, doświadczeniem, odpowiedzialnością i innymi kryteriami.

Jego częścią może być również zanonimizowana analiza gender pay gap – różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w poszczególnych kategoriach. Z prawnego punktu widzenia stanowi to ważną podstawę ewentualnej obrony w przyszłych sporach lub w negocjacjach ze związkami zawodowymi.

Bez rzetelnego audytu płacowego bardzo trudno jest ustalić wewnętrzne zasady tak, aby odpowiadały rzeczywistości i obroniły się w ewentualnym sporze.

Audyt płacowy a stan obecny

Jak ustalić wewnętrzne zasady płacowe i regulaminy wynagradzania?

Po audycie przychodzi czas na sformułowanie jasnych zasad wewnętrznych. Mogą one przybrać formę regulaminu wynagradzania, wewnętrznej dyrektywy albo części umowy o pracę lub układu zbiorowego. Ważne jest, aby były:

• zrozumiałe dla kierownictwa, HR i pracowników,

• wystarczająco elastyczne (na przykład w odniesieniu do indywidualnych premii),

• prawnie egzekwowalne i możliwe do obrony przed inspekcją lub sądem.

W praktyce sprawdza się:

• zdefiniowanie klas płacowych lub „job grades” dla poszczególnych stanowisk,

• jasne opisanie, co wpływa na wysokość wynagrodzenia stałego (doświadczenie, staż, odpowiedzialność),

• określenie zasad dotyczących zmiennej części wynagrodzenia i premii,

• uregulowanie indywidualnych wyjątków (na przykład dla kluczowych pracowników) tak, aby nie naruszały podstawowej logiki systemu.

Konkretne sformułowania w regulaminach wynagradzania mają kluczowe znaczenie – nieznacznie inaczej brzmiące zdanie może mieć zasadniczy wpływ w sporze z pracownikiem lub podczas kontroli inspekcji pracy. Prawnicy ARROWS rutynowo przygotowują i weryfikują dla firm regulaminy wynagradzania, w tym ich ujednolicenie z umowami o pracę i układem zbiorowym.

Jaką rolę odgrywają opisy stanowisk i kryteria oceny?

Bez rzetelnych opisów stanowisk (job description) trudno obronić sprawiedliwe wynagradzanie. Opis stanowiska jest podstawą oceny, czy chodzi o porównywalną pracę i czy wynagrodzenie odpowiada złożoności, odpowiedzialności i wymaganiom. W języku prawnym mówi się o „wartości pracy”.

Ważne jest:

• aby opisy stanowisk były aktualne, a nie jedynie formalnymi dokumentami „do segregatora”,

• aby jasno wynikało z nich, czym różnią się stanowiska (np. zakres odpowiedzialności, decyzyjności, kierowania zespołem),

• aby były powiązane z klasami lub przedziałami płacowymi.

Ponadto kluczową rolę odgrywają kryteria oceny wyników. Jeżeli część wynagrodzenia jest uzależniona od wyników lub efektów pracy, kryteria muszą być:

• znane z góry i zrozumiałe,

• mierzalne i możliwe do weryfikacji,

• niedyskryminacyjne i adekwatne.

Bez rzetelnych opisów stanowisk i kryteriów oceny firma jest w sporze z pracownikiem w znacznie słabszej pozycji. ARROWS pomaga klientom tak przygotować opisy stanowisk i systemy oceny, aby „pasowały” do rzeczywistości operacyjnej i do wymogów prawa; jeżeli planują Państwo przegląd stanowisk, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.

Opisy stanowisk i kryteria oceny

Jak zharmonizować wynagrodzenie stałe, premie i benefity?

Sprawiedliwe wynagradzanie nie dotyczy wyłącznie wynagrodzenia zasadniczego. Całkowity „total reward” obejmuje:

• wynagrodzenie stałe,

• składnik zmienny (premie, nagrody, prowizje),

• świadczenia w naturze (samochód służbowy, mieszkanie),

• benefity (dodatkowy urlop, bony żywieniowe, szkolenia, pakiety medyczne).

Z prawnego punktu widzenia duże znaczenie może mieć to, czy benefit jest roszczeniem umownym (np. w umowie o pracę lub dyrektywie), czy jedynie dobrowolnym świadczeniem pracodawcy. Nieprawidłowe sformułowanie może sprawić, że benefit, który firma chciała zachować jako dobrowolny, stanie się prawnie egzekwowalnym roszczeniem.

Struktura wynagrodzenia musi być jasno opisana i trwała – w przeciwnym razie firma łatwo wpada w pułapkę nadmiernych zobowiązań lub niejasnych roszczeń pracowników.

Jak zapobiegać dyskryminacji i sporom o nierówne wynagradzanie?

Praktyka pokazuje, że spory o nierówne wynagradzanie nie powstają z dnia na dzień. Zazwyczaj długo „tlą się pod powierzchnią” i wychodzą na jaw w chwili, gdy pracownik odchodzi, popada w konflikt z przełożonym lub gdy rozchodzą się informacje o wynagrodzeniach kolegów.

Kluczowe jest:

• posiadanie jasnych, udokumentowanych kryteriów różnicowania wynagrodzeń,

• bieżące sprawdzanie, czy wynagradzanie w praktyce nie odbiega od zasad,

• odpowiednie ustalenie komunikacji wewnętrznej o wynagrodzeniach, aby nie dochodziło do nieporozumień,

• szybkie reagowanie na skargi lub pytania pracowników.

Z prawnego punktu widzenia należy pamiętać, że w sporze o dyskryminację lub nierówne traktowanie część ciężaru dowodu spoczywa na pracodawcy – musi on wykazać, że zróżnicowanie wynagrodzeń ma uzasadnioną przyczynę i nie stanowi dyskryminacji. Bez wcześniejszej dokumentacji jest to bardzo trudne.

Prawidłowo ustalony system wynagradzania znacząco ogranicza ryzyko pozwów o dyskryminację i konfliktów z kluczowymi pracownikami. Prawnicy ARROWS regularnie reprezentują firmy w sporach pracowniczych i postępowaniach przed organami państwowymi i jednocześnie pomagają zapobiegać sporom poprzez odpowiednie przygotowanie dokumentów prawnych – jeżeli chcą Państwo uniknąć podobnych sporów, prosimy o kontakt z naszymi ekspertami.

Dyskryminacja i spory sądowe

Jak komunikować temat wynagrodzeń wewnątrz firmy?

Nawet doskonale ustalony system płacowy może zawieść, jeżeli jest źle komunikowany. Przejrzystość nie oznacza publikowania konkretnych wynagrodzeń, lecz jasne wyjaśnienie:

• jakie są kryteria zaszeregowania do przedziałów płacowych,

• co pracownik może zrobić, aby podwyższyć swoje wynagrodzenie (wyniki, rozwój, zmiana roli),

• jak działają premie i składnik zmienny,

• jak często przeprowadza się przegląd wynagrodzeń.

W większych firmach istotną rolę odgrywają często działy HR i menedżerowie liniowi. Muszą oni umieć pracować z ustalonym systemem – dlatego opłaca się skupić także na ich szkoleniu.

Rzetelne prawne ukształtowanie wynagradzania powinno być uzupełnione praktycznymi szkoleniami dla kierownictwa i HR, aby wiedzieli, jak stosować i wyjaśniać zasady w praktyce.

Grupy międzynarodowe, ekspansja i odmienne reżimy w różnych państwach

W grupach międzynarodowych i firmach z oddziałami w różnych krajach temat sprawiedliwego wynagradzania jest jeszcze bardziej złożony. Znaczenie mają odmienne regulacje prawne, różny poziom wynagrodzeń na rynkach, układy zbiorowe, lokalne zwyczaje oraz presja na sprawiedliwość wewnątrz grupy.

Rozwiązuje się na przykład:

• różnice w wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach w różnych państwach,

• harmonizację polityk grupowych z przepisami lokalnymi,

• żądania lokalnych związków zawodowych lub rad pracowników,

• skutki przenoszenia pracowników między oddziałami.

Bez doświadczenia z lokalną regulacją i bez koordynacji między poszczególnymi porządkami prawnymi grupom międzynarodowym grozi zwiększone ryzyko sporów i problemów wizerunkowych jednocześnie w kilku krajach. ARROWS świadczy usługi prawne także za granicą dzięki budowanej od lat sieci ARROWS International i codziennie zajmuje się sprawami z elementem międzynarodowym; jeżeli ustalają Państwo zasady wynagradzania w grupie międzynarodowej, prosimy o kontakt z naszymi ekspertami.

Dlaczego nie warto podejmować się tego bez profesjonalnego wsparcia?

Regulacja prawna wynagradzania, jak i wewnętrzna praktyka firm są bardziej złożone, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Proste decyzje w rodzaju „damy podwyżkę tylko temu zespołowi” albo „na nowych stanowiskach zaproponujemy wyższe wynagrodzenie początkowe” mogą z czasem przynieść nieoczekiwane skutki prawne – zwłaszcza jeśli są sprzeczne z tym, co mają Państwo w regulaminach wynagradzania lub umowach o pracę.

Poszczególne kroki, które wydają się proste (zmiana premii, wprowadzenie nowego benefitu, reakcja na inflację), kryją w sobie szczegóły proceduralne, powiązania z innymi przepisami, układami zbiorowymi oraz skutki podatkowe i księgowe. Laik lub wewnętrzny zespół bez specjalizacji często nie widzi pełnego obrazu, a ryzyka ujawniają się dopiero podczas kontroli lub sporu.

Kancelaria adwokacka ARROWS zajmuje się ustalaniem zasad wynagradzania i wewnętrznych reguł płacowych na co dzień, dzięki czemu potrafi znacząco skrócić klientom czas, zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić trwałość systemu. ARROWS jest ubezpieczona od odpowiedzialności za szkody do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR) i rutynowo współpracuje także z wewnętrznymi prawnikami firm przy rozwiązywaniu złożonych i specyficznych spraw.

Doświadczenia ARROWS z wieloletniej współpracy z ponad 150 spółkami akcyjnymi (akciová společnost), 250 spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością (společnost s ručením omezeným) i dziesiątkami innych podmiotów, w tym gmin i krajów (regionów), pokazują, że dobrze ustalony system płacowy przynosi nie tylko pewność prawną, ale także stabilniejszy zespół i lepszą pozycję na rynku pracy. Jeżeli nie chcą Państwo ryzykować błędów, kar lub kosztownych sporów sądowych przy ustalaniu sprawiedliwego wynagradzania, mogą Państwo bezpiecznie powierzyć całą agendę kancelarii adwokackiej ARROWS.