Ryzyka spóźnionego zwołania zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników

Przypomnijmy, co może grozić, jeżeli zgromadzenie wspólników w sprawie sprawozdania finansowego nie zostanie zwołane prawidłowo i w terminie. Jednym z pierwszych skutków jest brak możliwości podziału zysku za ubiegły rok. Zysk wynikający ze sprawozdania finansowego za ubiegły okres można bowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami podzielić najpóźniej do końca następnego roku obrotowego. Dokładniej: jeżeli nie zdążą Państwo zorganizować zgromadzenia wspólników w ciągu 6 miesięcy, sprawozdanie finansowe (poza wyjątkami) staje się nieaktualne dla decyzji o zysku. Wypłata udziału w zysku zostanie więc zablokowana – w rzeczywistości po upływie tego terminu nie można jej już rozpocząć. Jeżeli zgromadzenie wspólników w ogóle się nie odbędzie, o wypłacie zysku nie ma nawet mowy. 

Ponadto grożą sankcje ze strony urzędów. Czeski rejestr handlowy (obchodní rejstřík) wymaga, aby zatwierdzone sprawozdanie finansowe zostało złożone do zbioru dokumentów (sbírka listin) w ciągu 30 dni od odbycia zgromadzenia wspólników. Jeżeli tak się nie stanie, sąd rejestrowy (rejstříkový soud) może wezwać spółkę do usunięcia uchybienia i ewentualnie nałożyć grzywnę porządkową do 100 000 CZK (ok. 4 100 EUR) (a przy długotrwałym opóźnieniu nawet orzec o rozwiązaniu spółki). Ponadto zgodnie z czeską ustawą o rachunkowości za naruszenie obowiązków rachunkowych grozi kara do 500 000 CZK (ok. 20 600 EUR) (w zależności od wielkości i rodzaju działalności). Mówiąc prościej: jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie rozpatrzone i złożone do zbioru dokumentów, spółka może otrzymać karę zarówno od sądu rejestrowego, jak i od czeskiego urzędu skarbowego (finanční úřad).

Obok sankcji finansowych może powstać odpowiedzialność członka zarządu (jednatel) (lub przewodniczącego zarządu w spółce akcyjnej) za szkodę. Jeżeli członek zarządu bez poważnego powodu nie zwołał zgromadzenia wspólników w terminie, stanowi to naruszenie obowiązku działania ze starannością sumiennego gospodarza, a wspólnicy mogą żądać naprawienia szkody. Jeżeli spółka poniosłaby z powodu tej zwłoki stratę (np. w postaci utraconego zysku), powstanie szkoda.

W przypadku gdy członkowie zarządu sprawują swoją funkcję kolegialnie, odpowiadają za szkodę solidarnie. I wreszcie – przy utrzymującej się bezczynności grozi także rozwiązanie spółki. Zgodnie z czeską ustawą o korporacjach handlowych (ustawa nr 90/2012 Sb., dalej „ZOK”) sąd na wniosek rozwiąże spółkę (i zarządzi jej likwidację), jeżeli przez okres dłuższy niż 1 rok nie jest ona w stanie prowadzić działalności i realizować swojego celu. Niewykonywanie obowiązków wobec wspólników mogłoby zostać uznane za utratę zdolności do działania i stanowić podstawę takiego wniosku.

Podsumowanie głównych ryzyk:

• Brak możliwości podziału i wypłaty zysku za ubiegły okres.

• Grzywny porządkowe sądu rejestrowego i kary administracyjne.

• Możliwość sądowego rozwiązania spółki z powodu długotrwałej bezczynności.

• Osobista odpowiedzialność członka zarządu za wyrządzoną szkodę.

Skutki praktyczne i rozwiązanie sytuacji

W praktyce nieprawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników może przejawiać się różnie. Przykładowo spółka X nie zdążyła do końca czerwca zorganizować zgromadzenia wspólników, a więc nie mogła rozpatrzyć i złożyć sprawozdania finansowego. Do końca roku nie można było zatem wypłacić dywidendy za ubiegły rok, w wyniku czego wybuchł spór ze wspólnikami. Sąd rejestrowy dodatkowo traktował spółkę jako nieaktywną i groził nałożeniem grzywny.

Jak naprawić taką sytuację? Ważne jest jak najszybsze zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Nawet jeżeli przekroczyli Państwo ustawowy termin, uchwałę zgromadzenia wspólników można podjąć później – wystarczy zachować wymogi ustawowe (wysłać zaproszenia wszystkim wspólnikom z odpowiednim wyprzedzeniem, sporządzić protokół). Następnie należy złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do zbioru dokumentów w ciągu 30 dni. Jeżeli później okaże się, że naruszono formalności prawne (np. zaproszenie zostało wysłane z krótszym niż wymagany terminem), należy uzyskać zgodę wspólników na konwalidację lub zwołać nowe posiedzenie.

W przypadku niechęci wspólników lub ograniczeń po stronie członka zarządu można skorzystać z instrumentów ustawowych. Każdy wspólnik posiadający co najmniej 10 % udziałów może sam wystąpić o zwołanie zgromadzenia wspólników. Jeżeli członek zarządu w ogóle nie reaguje (np. s.r.o. (společnost s ručením omezeným – czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) nie ma członka zarządu), sąd może postanowieniem wyznaczyć osobę uprawnioną do zwołania zgromadzenia, nawet bez wniosku. W rzeczywistości nie można więc utknąć w ślepym zaułku: ustawa przewiduje alternatywne procedury (zwołanie zgromadzenia wspólników przez wspólnika lub wyznaczenie przewodniczącego zgromadzenia przez sąd), aby zapobiec trwałym opóźnieniom.

Zalecane kroki naprawcze i zapobiegawcze:

• Niezwłocznie zwołać nowe zgromadzenie wspólników – również jako zgromadzenie zastępcze lub nadzwyczajne.

• Sprawdzić spełnienie wymogów formalnych – zaproszenie do wszystkich wspólników co najmniej 15 dni wcześniej (lub zgodnie z umową spółki). Jeżeli zaproszenie zostało technicznie wysłane z opóźnieniem, należy uzyskać od wspólników oświadczenie, że zrzekają się prawa do terminowego zwołania.

• Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego niezwłocznie złożyć je do zbioru dokumentów (w ciągu 30 dni od zgromadzenia wspólników). Nie należy odkładać złożenia dokumentów, w przeciwnym razie grozi nałożenie grzywny.

• Udokumentować na piśmie przebieg zgromadzenia wspólników – protokół i lista obecności wspólników mają kluczowe znaczenie dla późniejszego wykazania prawidłowości.

• Jeżeli wspólnicy zwlekają ze zwołaniem, należy wyjaśnić im, że opóźnienie utrudnia wypłatę zysku i może prowadzić do sankcji. Warto poinformować ich, że mają prawo podejmować uchwały także poza zgromadzeniem (per rollam) lub samodzielnie doprowadzić do zwołania.

Podsumowanie

Przy zarządzaniu spółką należy dbać o staranne dotrzymywanie wszystkich ustawowych terminów – od złożenia zeznań podatkowych po zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Spóźnione zwołanie zgromadzenia wspólników początkowo nie jest wprawdzie widocznym uchybieniem, ale jego skutki mogą być dotkliwe: utracone dywidendy, kary pieniężne czy spory prawne ze wspólnikami. Prawidłowe prowadzenie spraw korporacyjnych wzmacnia zaufanie między wspólnikami oraz partnerami biznesowymi.

Warto zapobiegać tym problemom z wyprzedzeniem – prowadzić kalendarz zadań korporacyjnych, nie odkładać zaproszeń i nie obawiać się zwrócić do ekspertów. W razie wątpliwości lub komplikacji zalecamy konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie handlowym. Profesjonalna pomoc prawna pozwoli szybko rozwiązać sytuację, zminimalizować ryzyka i zaproponować procedury wewnętrzne, aby sytuacja się nie powtórzyła.

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z naszą kancelarią adwokacką – chętnie doradzimy w zakresie organizacji zgromadzenia wspólników, przygotowania dokumentów oraz rozwiązywania konfliktów między wspólnikami. Dzięki prewencji i prawidłowemu postępowaniu unikną Państwo komplikacji i ochronią spółkę oraz członków zarządu przed niepożądanymi konsekwencjami.