Zarządcy majątku na rzecz osób trzecich

Podsumowanie w punktach dla praktyki zarządców majątku

Większość zarządców majątku należy do kręgu tzw. instytucji obowiązanych w rozumieniu czeskiej ustawy o niektórych środkach przeciwko legalizacji dochodów z działalności przestępczej i finansowaniu terroryzmu (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „ustawa AML”) i musi w związku z tym systematycznie ustalać i oceniać pochodzenie środków i majątku klientów.

Ustawa, a także wytyczne Czeskiego Banku Narodowego (ČNB) i czeskiego Urzędu Analiz Finansowych (Finanční analytický úřad) kładą przy tym nacisk na wiarygodne, możliwe do weryfikacji wstecz dokumenty – typowo zeznania podatkowe, zaświadczenia o dochodach, umowy kupna, odpisy z czeskiego katastru nieruchomości (katastr nemovitostí), umowy kredytowe, postanowienia spadkowe, umowy darowizny i wyciągi bankowe dokumentujące przepływ środków pieniężnych.

Nie wystarczy formalne oświadczenie klienta; zwłaszcza przy wyższych kwotach, osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), klientach z jurysdykcji wysokiego ryzyka lub złożonych strukturach oczekuje się tzw. enhanced due diligence (EDD), czyli pogłębionego ustalania źródła majątku, beneficjenta rzeczywistego oraz ewentualnych powiązań z osobami objętymi sankcjami lub ryzykami międzynarodowymi.

Zarządcy majątku, którzy zlekceważą te procesy, ryzykują nie tylko kary sięgające dziesiątek, a nawet setek milionów koron czeskich, lecz także zablokowanie środków klienta, obowiązek zgłoszenia podejrzanej transakcji Urzędowi Analiz Finansowych (FAÚ), kontrole podatkowe będące następstwem ustaleń AML, a w skrajnych przypadkach także odpowiedzialność karną za pomocnictwo w legalizacji dochodów z przestępstwa.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS od lat specjalizują się w tworzeniu procesów AML i KYC dla zarządców majątku, funduszy powierniczych, platform inwestycyjnych i struktur nieruchomościowych, a w praktyce zajmują się nie tylko wymogami regulacyjnymi, lecz także ich wpływem na model biznesowy, relacje z bankami, planowanie podatkowe i aspekty międzynarodowe.

Jeżeli potrzebują Państwo wdrożyć lub zweryfikować procesy wykazywania pochodzenia środków klientów tak, aby sprostały wymaganiom banku, FAÚ, ČNB i administracji skarbowej, bezpieczniej jest powierzyć to specjalistom, niż improwizować na podstawie ogólnych zaleceń.

Kim jest „zarządca majątku” i dlaczego pochodzenie środków klienta ma kluczowe znaczenie

Pojęcie zarządcy majątku ma w prawie czeskim i w standardach międzynarodowych szersze znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Czeski Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., ze zm., dalej „OZ”) reguluje zarząd cudzym majątkiem jako instytucję prawną w przepisach § 1400–1446, w tym rozróżnienie zarządu prostego i pełnego oraz obowiązki zarządcy działania z należytą starannością, osobiście, bezstronnie i w interesie beneficjentów.

Zarządca jest przy tym zobowiązany oddzielać swój majątek od majątku powierzonego, prowadzić przejrzystą ewidencję i zapobiegać pomieszaniu, tak aby w każdej chwili można było rozróżnić, co należy do niego, a co do klientów; obowiązek ten jest wyraźnie podkreślany zarówno w czeskich przepisach o zarządzie cudzym majątkiem, jak i w międzynarodowych zaleceniach dla fiducjariuszy.

W praktyce jednak pod określeniem „zarządca majątku” mieści się cały szereg podmiotów, które przepisy szczególne zaliczają do tzw. instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy AML – banki, firmy inwestycyjne, spółki inwestycyjne, biura nieruchomości, adwokaci przechowujący środki klientów lub zarządzający funduszami powierniczymi, dostawcy usług dla osób prawnych i funduszy powierniczych oraz inni przedsiębiorcy rozporządzający majątkiem klientów.

Właśnie w przypadku tych podmiotów przenikają się dwie płaszczyzny: odpowiedzialność prywatnoprawna za prawidłowy zarząd majątkiem (w tym odpowiedzialność odszkodowawcza wobec beneficjentów i klientów) oraz obowiązki publicznoprawne w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT), współpracy podatkowej i sankcji międzynarodowych.

Zarządca majątku nie może więc już postrzegać „pochodzenia środków” wyłącznie jako wewnętrznego czynnika ryzyka, lecz musi aktywnie spełniać ustawowe wymogi dotyczące ustalania i dokumentowania źródła pieniędzy i majątku, którym rozporządza. Obejmuje to nie tylko obowiązek identyfikacji i weryfikacji klienta (KYC), ale także zdolność wykazania regulatorom, że przyjęte środki były adekwatne do ryzyka i że zarządca nie umożliwił prania dochodów z przestępstwa ani obchodzenia sankcji.

Profil ryzyka zarządu majątkiem z perspektywy AML i podatków

Zarząd majątkiem wiąże się zazwyczaj z wyższym ryzykiem wykorzystania do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, ponieważ często obejmuje większe wolumeny aktywów, złożone struktury własnościowe i przepływy między wieloma jurysdykcjami. FATF i organy europejskie od dawna podkreślają, że to właśnie anonimowość beneficjenta rzeczywistego i nieprzejrzyste pochodzenie środków są głównymi czynnikami ryzyka, na których powinny koncentrować się ustawodawstwa krajowe i organy nadzoru.

Znajduje to odzwierciedlenie także w regulacji czeskiej: ustawa AML wymaga, aby instytucje obowiązane w przypadku klientów będących osobami prawnymi i porozumieniami prawnymi ustalały beneficjenta rzeczywistego zgodnie z czeską ustawą o ewidencji beneficjentów rzeczywistych (ustawa nr 37/2021 Sb., ze zm., dalej „ZESM”) i korzystały przy tym zarówno z ewidencji beneficjentów rzeczywistych, jak i z innych źródeł.

Z perspektywy podatkowej istotna rozbieżność między zadeklarowanymi dochodami a przyrostem majątku może ponadto prowadzić do postępowania w sprawie wykazania pochodzenia majątku i do wymierzenia podatku w drodze szacowania, jeżeli podatnik nie zdoła udokumentować legalnego źródła środków. Informacje od banków, z rynku finansowego i od FAÚ są przy tym ważnym impulsem dla czeskiej administracji skarbowej (finanční správa) – na przykład zawiadomienie FAÚ lub raport banku zgodnie z międzynarodowymi standardami CRS lub FATCA może być bezpośrednią podstawą do wszczęcia postępowania podatkowego. Zarządcy majątku mierzą się więc w praktyce z podwójną presją: ze strony banków i instytucji nadzorowanych z wymogiem kompletnej dokumentacji AML, a ze strony klientów z oczekiwaniem, że struktury i transakcje nie wywołają sporów podatkowych ani podejrzeń karnych.

Właśnie w takiej sytuacji ma sens, aby zarządcy majątku zorganizowali procesy tak, by informacje o pochodzeniu środków klienta były pozyskiwane w porę, w wystarczającym zakresie i w formie, która obroni się zarówno przed bankiem, jak i przed administracją skarbową czy FAÚ. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS zazwyczaj zalecają więc klientom będącym zarządcami majątku, by nie traktowali procesów AML jako „odrębnego świata compliance”, lecz zintegrowali je z modelem biznesowym, dokumentacją umowną i wewnętrznym zarządzaniem ryzykiem – łącznie ze skutkami podatkowymi, ryzykami reputacyjnymi i aspektami transgranicznymi.

Ramy prawne i regulacyjne wykazywania pochodzenia środków w Republice Czeskiej

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa AML, która implementuje europejskie dyrektywy AML i międzynarodowe standardy FATF. Ustawa ta określa krąg tzw. instytucji obowiązanych (§ 2 ust. 1), do których należy szeroka gama podmiotów: banki, inne instytucje finansowe, biura nieruchomości, adwokaci, notariusze, komornicy sądowi, księgowi i doradcy podatkowi, dostawcy usług dla osób prawnych i funduszy powierniczych i inne.

Ostatnie nowelizacje rozszerzyły ponadto krąg instytucji obowiązanych właśnie o podmioty świadczące usługi dla osób prawnych i funduszy powierniczych, co w praktyce dotyczy także struktur family office, dostawców usług nominee i podobnych zarządców majątku.

Instytucje obowiązane muszą spełniać zespół tzw. obowiązków AML, które obejmują w szczególności identyfikację i weryfikację klienta, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych, ocenę ryzyka, zgłaszanie podejrzanych transakcji, prowadzenie i archiwizację dokumentacji oraz wewnętrzny system zasad, procedur i środków kontroli.

Ustawa podkreśla, że obowiązków tych nie można „uzupełniać wstecz”; muszą być spełnione przy każdej transakcji przeprowadzanej przez instytucję obowiązaną, w przeciwnym razie ryzykuje ona nie tylko sankcje, lecz także obowiązek odmowy przeprowadzenia transakcji lub odroczenia wykonania zlecenia klienta. Dla zarządców majątku oznacza to, że bez spełnienia obowiązków AML nie powinni przejmować majątku klienta w zarząd, dokonywać inwestycji ani na przykład pośredniczyć w przeniesieniu nieruchomości.

Obowiązki identyfikacji i weryfikacji klienta (KYC/CDD)

Ustawa AML rozróżnia dwie podstawowe płaszczyzny: identyfikację klienta (§ 5) i weryfikację klienta (§ 7). Identyfikacja jest pierwszym krokiem – instytucja obowiązana musi ustalić i zweryfikować podstawowe dane identyfikacyjne klienta (w przypadku osób fizycznych przede wszystkim imię i nazwisko, datę urodzenia, adres, obywatelstwo, w przypadku osób prawnych nazwę, numer identyfikacyjny IČO, siedzibę, organy statutowe) na podstawie dokumentu tożsamości lub innych wiarygodnych dokumentów. Instytucje finansowe często sporządzają przy tym kopię lub skan dokumentu tożsamości.

Weryfikacja klienta (KYC, Customer Due Diligence) jest drugim krokiem i polega na ustaleniu dodatkowych informacji o kliencie, celu i charakterze stosunków gospodarczych, strukturze własnościowej i kontrolnej osób prawnych, beneficjencie rzeczywistym oraz pochodzeniu środków pieniężnych i innego majątku, którego dotyczy transakcja (§ 7 ust. 2 lit. g). Ustawa wymaga weryfikacji klienta przede wszystkim przed nawiązaniem stosunków gospodarczych i przy transakcjach okazjonalnych przekraczających określony limit finansowy, ale także w innych sytuacjach, na przykład gdy klient pochodzi z kraju wysokiego ryzyka lub należy do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Instytucje finansowe mają obowiązek bieżącego monitorowania transakcji i sprawdzania, czy są one zgodne z tym, co wiedzą o kliencie – jeśli pojawią się nieprawidłowości, muszą przeprowadzić nadzwyczajną weryfikację, ewentualnie odmówić wykonania transakcji i rozważyć zgłoszenie podejrzanej transakcji do FAÚ.

Przy weryfikacji klienta nieuchronnie pojawia się zatem kwestia pochodzenia środków. Ustawa AML nie wymienia wprost konkretnych rodzajów dokumentów, lecz wymaga, aby instytucja obowiązana ustaliła informacje o źródle środków pieniężnych i innego majątku, którego dotyczy transakcja, oraz aby informacje te były adekwatne do ryzyka i pozwalały wyciągnąć wniosek co do legalności transakcji. W praktyce opieramy się więc na wytycznych organów nadzoru i organów sektorowych (ČNB, FAÚ, samorządy zawodowe), które konkretyzują, co uznaje się za wiarygodne udokumentowanie pochodzenia środków.

Ustalanie beneficjenta rzeczywistego i ewidencja beneficjentów rzeczywistych

W przypadku osób prawnych i porozumień prawnych (w tym funduszy powierniczych, fundacji, zakładów) kluczowym elementem identyfikacji i weryfikacji klienta jest ustalenie beneficjenta rzeczywistego. Pojęcie beneficjenta rzeczywistego jest zdefiniowane w ustawie AML z odesłaniem do ZESM, która określa beneficjenta rzeczywistego jako osobę fizyczną, która ostatecznie posiada lub kontroluje osobę prawną lub porozumienie prawne.

ZESM rozróżnia materialnego, formalnego i zastępczego beneficjenta rzeczywistego w zależności od tego, czy jego pozycja opiera się na rzeczywistej własności, czy jedynie na pełnieniu określonej funkcji; w przypadku porozumień prawnych, takich jak fundusze powiernicze (svěřenské fondy), beneficjenta rzeczywistego wywodzi się zazwyczaj z pozycji założyciela, powiernika i beneficjentów.

Ewidencję beneficjentów rzeczywistych prowadzi czeskie Ministerstwo Sprawiedliwości (Ministerstvo spravedlnosti) i stanowi ona podstawowe narzędzie przejrzystości struktur własnościowych. Od grudnia 2025 r. publiczna dostępność ewidencji dla szerokiej opinii publicznej została ograniczona; dostęp zachowują tzw. podmioty ewidencjonujące i podmioty uprzywilejowane, zwłaszcza instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy AML i organy władzy publicznej, czyli na przykład adwokaci występujący jako instytucje obowiązane lub instytucje finansowe.

Instytucje obowiązane mają ponadto nowy obowiązek zgłaszania rozbieżności między informacjami przekazanymi przez klienta a wpisem w ewidencji beneficjentów rzeczywistych – jeżeli klient nie usunie rozbieżności w rozsądnym terminie, instytucja obowiązana musi poinformować sąd prowadzący ewidencję, w przeciwnym razie grozi jej kara do wysokości 500 000 CZK (ok. 20 600 EUR).

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego ma dla zarządców majątku zasadnicze znaczenie także z punktu widzenia wykazywania pochodzenia środków: trzeba nie tylko wiedzieć, kto w rzeczywistości jest beneficjentem majątku, ale często także udokumentować pochodzenie całego majątku znajdującego się w rękach ostatecznego właściciela, a nie wyłącznie środków użytych w konkretnej transakcji. Jest to szczególnie ważne w przypadku funduszy powierniczych, struktur typu trust lub złożonych holdingów, w których administracja skarbowa lub banki mogą badać ekonomiczne uzasadnienie struktury, obecność PEP lub powiązania z osobami objętymi sankcjami.

Sankcje, kary i ryzyko zakazu działalności

Naruszenie obowiązków AML wiąże się z poważnymi sankcjami. Ustawa AML (§ 52) i nowelizacja reżimu sankcyjnego przewidują możliwość nałożenia kar rzędu dziesiątek, a nawet setek milionów koron czeskich, w szczególności w przypadkach, gdy instytucja obowiązana nie opracuje systemu zasad wewnętrznych, nie przeprowadzi prawidłowej identyfikacji i weryfikacji klienta, nie oceni lub nie zgłosi podejrzanej transakcji, nie prowadzi dokumentacji lub nie współpracuje z FAÚ.

W przypadku instytucji finansowych kara za niewdrożenie grupowych strategii i procedur AML może sięgnąć 130 mln CZK (ok. 5,3 mln EUR) (§ 52 ust. 2 lit. a), podobna kwota grozi w razie niewyznaczenia członka organu statutowego odpowiedzialnego za wykonywanie obowiązków AML (§ 52 ust. 2 lit. b). Najpoważniejszą karą administracyjną może być nawet zakaz działalności (§ 52 ust. 2 lit. d), który dla zarządcy majątku jest w zasadzie likwidacyjny.

Obok sankcji administracyjnych istnieje także płaszczyzna karna: naruszenie sankcji międzynarodowych (przestępstwo z § 261a czeskiego Kodeksu karnego (ustawa nr 40/2009 Sb., dalej „TZ”)) lub pomocnictwo w legalizacji dochodów z przestępstwa (przestępstwo z § 218 TZ) może prowadzić do odpowiedzialności karnej osoby prawnej i fizycznej, w tym kary zakazu działalności i przepadku mienia na podstawie czeskiej ustawy o odpowiedzialności karnej osób prawnych i postępowaniu przeciwko nim (ustawa nr 418/2011 Sb.).

W przypadku majątku objętego sankcjami międzynarodowymi istnieje ponadto szczególny obowiązek nierozporządzania tymi aktywami w inny sposób niż w celu ich ochrony, a każdy, kto stwierdzi, że posiada majątek objęty sankcjami, ma obowiązek zgłosić to właściwemu urzędowi. Zarządca majątku, który rozporządzałby takim majątkiem z naruszeniem sankcji, naraża się nie tylko na sankcje regulacyjne, lecz także na ryzyko ścigania karnego.

Kancelaria adwokacka ARROWS zaleca więc klientom pełniącym rolę zarządców majątku, by nie traktowali kwestii pochodzenia środków jako „miękkiego” czynnika reputacyjnego, lecz jako twardy parametr regulacyjny i karnoprawny, od którego zależy sama trwałość ich działalności. W praktyce oznacza to posiadanie nie tylko formalnie opracowanych zasad wewnętrznych, lecz także rzeczywiście działającego systemu, który w porę wychwyci klientów i transakcje wysokiego ryzyka, przeprowadzi pogłębioną weryfikację i zapewni dokumentację zdolną obronić się przed organem nadzoru lub sądem.

Jakie dokumenty i informacje w praktyce potwierdzają pochodzenie środków

Czeski Bank Narodowy zajął w kwestii wykazywania pochodzenia środków jasne stanowisko, które stanowi ważny punkt odniesienia dla banków i szerzej sektora finansowego, w tym zarządców majątku i inwestorów wchodzących do podmiotów regulowanych. Za podstawowy sposób wiarygodnego udokumentowania pochodzenia środków ČNB uznaje zeznanie podatkowe lub, w przypadku osób fizycznych będących pracownikami, zaświadczenie o dochodach potwierdzone przez pracodawcę.

Treść zeznań podatkowych i dokumentów o dochodach ma w połączeniu z innymi przedłożonymi dokumentami wykazać wystarczającą wysokość prawidłowo nabytych środków, które wystarczają na konkretną inwestycję, wkład do kapitału lub nabycie udziału w spółce.

Obok zeznań podatkowych ČNB wskazuje jako typowe dokumenty pomocnicze sprawozdania finansowe osób prawnych (najlepiej zbadane przez biegłego rewidenta, jeśli badanie jest obowiązkowe), umowy sprzedaży nieruchomości poparte odpisem z katastru nieruchomości, umowy kredytowe, warunki emisji papierów wartościowych, umowy sprzedaży papierów wartościowych lub udziałów w spółkach, postanowienia sądu w postępowaniach spadkowych, umowy darowizny wraz z dowodem opodatkowania darowizny oraz umowy sprzedaży majątku ruchomego lub dokumenty potwierdzające wygrane. Celem jest wykazanie „pierwotnego historycznego pochodzenia” środków – czyli nie tylko ostatniej transakcji, lecz także tego, jak zbywca pierwotnie nabył aktywa oraz czy darowizna lub kredyt były legalne i opodatkowane.

Metodyka ta nie jest prawnie wiążąca we wszystkich sytuacjach, ale banki i inne instytucje finansowe w praktyce w dużej mierze się nią kierują, przez co de facto staje się ona standardem także dla szerszego kręgu zarządców majątku. Biura nieruchomości na przykład przy sprzedaży nieruchomości standardowo wymagają dokumentu potwierdzającego źródło środków finansowych kupującego, którym może być umowa kredytowa, uchwała o wypłacie udziału w zysku, zeznania podatkowe lub zaświadczenia o dochodach; bez tych dokumentów nie mogą zrealizować transakcji.

Powiernicy funduszy powierniczych i doradcy inwestycyjni zawsze ryzykują, że bank, przez który przepływają środki, zablokuje transakcję, jeżeli pochodzenie środków nie zostanie wykazane w standardzie oczekiwanym zgodnie z metodykami bankowymi i stanowiskami ČNB.

Typowe źródła środków i odpowiadająca im dokumentacja

W praktyce najczęściej spotykamy się z kilkoma typowymi scenariuszami, w których klient wnosi środki do funduszu powierniczego, portfela inwestycyjnego, projektu nieruchomościowego lub innego zarządu majątkiem. W każdym z nich zarządca majątku powinien wiedzieć, jakich dokumentów zażądać, aby pochodzenie środków można było uznać za wiarygodnie udokumentowane.

Jeżeli środki pochodzą z dochodów z pracy lub z działalności gospodarczej, podstawowymi dokumentami są zazwyczaj zeznania podatkowe za odpowiedni okres, zaświadczenia o dochodach od pracodawcy i wyciągi z rachunku dokumentujące regularne wpływy. W przypadku przedsiębiorców i osób prawnych kluczowe jest sprawozdanie finansowe, ewentualnie zbadane przez biegłego rewidenta, które wykazuje zysk i tworzenie wolnych środków; w niektórych przypadkach znaczenie może mieć uchwała o podziale zysku lub inny dokument korporacyjny wyjaśniający, w jaki sposób środki zostały uwolnione.

W przypadku sprzedaży nieruchomości standardem jest umowa kupna poparta odpisem z katastru nieruchomości, uzupełniona o wyciągi bankowe potwierdzające otrzymanie ceny kupna oraz ewentualne wcześniejsze nabycie nieruchomości (np. wcześniejsza umowa kupna lub darowizny).

W przypadku spadku kluczowym dokumentem jest zazwyczaj postanowienie sądu o spadku i ewentualnie późniejszy dział spadku między spadkobiercami; w przypadku darowizn jest to umowa darowizny i dokumenty potwierdzające, że darowizna została w chwili jej dokonania prawidłowo opodatkowana, ewentualnie że stanowiła dochód zwolniony na podstawie szczególnych przepisów podatkowych.

Jeżeli transakcja została sfinansowana kredytem z banku lub innej instytucji regulowanej, umowa kredytowa wraz z potwierdzeniem wypłaty i późniejszej spłaty może służyć jako legalne źródło środków, przy czym należy wykazać pochodzenie środków przeznaczonych na spłatę, zwłaszcza w przypadku nietypowych kwot. W przypadku wygranych, świadczeń ubezpieczeniowych lub innych nadzwyczajnych dochodów konieczne jest przedłożenie dokumentu od organizatora loterii lub ubezpieczyciela, wraz z informacją o tym, kiedy i w jakiej wysokości świadczenie zostało wypłacone.

Zarządca majątku powinien jednocześnie zawsze sprawdzać, czy dokumentacja rzeczywiście wykazuje całą drogę środków – czyli czy jasny jest nie tylko rodzaj i tytuł prawny dochodu, ale także przepływ pieniędzy przez rachunki, ewentualnie sens operacji gospodarczych. Zwłaszcza w przypadkach, gdy klient twierdzi, że majątek sfinansował z długoletnich oszczędności, samo oświadczenie nie wystarczy; administracja skarbowa i banki zazwyczaj wymagają historycznych wyciągów bankowych i innych dowodów na to, że oszczędności zostały w przeszłości legalnie nabyte i opodatkowane.

Dokumentacja źródła majątku przy wyższych kwotach i w przypadku klientów wysokiego ryzyka

W przypadku większych wolumenów środków, osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), klientów z państw trzecich wysokiego ryzyka lub klientów o złożonej strukturze własnościowej stosuje się tzw. enhanced due diligence (EDD), czyli pogłębioną weryfikację wykraczającą poza standardowe KYC.

EDD wymaga zazwyczaj dokładniejszego zbadania źródła zamożności (source of wealth) i źródła konkretnych środków na daną transakcję (source of funds), analizy negatywnych informacji medialnych, sprawdzenia list sankcyjnych oraz starannego udokumentowania wszystkich ustaleń. W przypadku PEP istnieje ponadto obowiązek ustalenia pochodzenia całego majątku, a nie tylko środków użytych w konkretnej transakcji (§ 9 ust. 2 lit. b) ustawy AML), a decyzja o nawiązaniu stosunków gospodarczych powinna zostać zatwierdzona na wyższym szczeblu zarządzania.

W takich przypadkach nie wystarczą już standardowe zeznania podatkowe czy jedna umowa; zarządca majątku powinien zgromadzić szerszy zestaw dokumentów i informacji, w tym dane historyczne o karierze klienta, działalności gospodarczej, własności firm, inwestycjach i istotnych transakcjach.

Kluczową rolę odgrywa także ustalenie beneficjenta rzeczywistego osób prawnych, za pośrednictwem których klient działa, oraz sprawdzenie, czy któraś z osób w strukturze zarządczej lub własnościowej nie figuruje na liście sankcyjnej lub nie jest PEP. W praktyce przy EDD wykorzystuje się specjalistyczne bazy danych, narzędzia do screeningu i rejestry międzynarodowe, a także dostęp do ewidencji beneficjentów rzeczywistych, którym dysponują instytucje obowiązane.

Dla zarządców majątku wynika z tego, że muszą mieć wewnętrznie jasno określone, kiedy nie chodzi już o standardową weryfikację klienta, lecz o przypadek wymagający eskalacji do trybu EDD, zaangażowania działu compliance, prawników i ewentualnie doradców zewnętrznych.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS w takich sytuacjach często łączą analizę prawną AML z perspektywą podatkową i oceną międzynarodowych ryzyk sankcyjnych, aby klient – zarządca majątku – wiedział, czy może bezpiecznie przeprowadzić transakcję, jakie zapisy musi przechowywać i jak ewentualnie argumentować podczas kontroli FAÚ, ČNB lub administracji skarbowej.

Szczególne kwestie zarządu majątkiem: fundusze powiernicze, fiducjariusze, sankcje

Fundusze powiernicze i podobne porozumienia prawne są z punktu widzenia AML i wykazywania pochodzenia środków szczególnie wrażliwe. FATF wyraźnie zaleca, aby państwa zwiększały przejrzystość struktur typu trust, w tym identyfikację założycieli, powierników, beneficjentów i rzeczywistych właścicieli aktywów w funduszu.

Czeska regulacja funduszy powierniczych, która wynika z Kodeksu cywilnego (§ 1447 i nast. OZ), podkreśla, że majątek w funduszu stanowi odrębną masę, która nie wchodzi w skład majątku zarządcy; powiernik ma obowiązek zarządzać majątkiem z należytą starannością (§ 1410), oddzielnie od własnego majątku i majątku innych zarządzanych struktur.

Z perspektywy AML fundusze powiernicze należą do porozumień prawnych, w przypadku których należy ustalać beneficjenta rzeczywistego zgodnie z ZESM; zazwyczaj będą nim założyciel, powiernik i beneficjenci w sensie materialnym, ewentualnie inne osoby wywierające decydujący wpływ (§ 5 ust. 1 lit. f) ZESM).

Ostatnia nowelizacja ustawy AML wyraźnie zaliczyła ponadto do instytucji obowiązanych także podmioty świadczące usługi dla osób prawnych i funduszy powierniczych. Przy wnoszeniu majątku do funduszu powierniczego konieczne jest zatem bardzo staranne udokumentowanie pochodzenia wnoszonych środków, w tym ich historycznego źródła i opodatkowania, ponieważ administracja skarbowa i banki w praktyce często kwestionują ekonomiczne uzasadnienie funduszu i wymagają wiarygodnej dokumentacji.

Jeżeli fundusz powierniczy nie zostanie prawidłowo wpisany do czeskiego rejestru funduszy powierniczych (rejstřík svěřenských fondů), nie powstaje, a majątek nie zostaje oddzielony od majątku założyciela (§ 1475 ust. 2 OZ), co może prowadzić do wymierzenia podatków, kar i całkowitego braku ochrony majątkowej, którą założyciel pierwotnie zamierzał uzyskać.

Powiernik odpowiada ponadto za prawidłowe gospodarowanie majątkiem funduszu i może zostać osobiście pozwany o odszkodowanie, na przykład jeżeli uczestniczy w transakcjach o ewidentnie zawyżonej cenie lub nie przeprowadzi niezbędnej due diligence kontrahenta; w skrajnym przypadku sąd może zasądzić odszkodowanie nawet z majątku osobistego powiernika. W obszarze AML oznacza to, że zarządca funduszu musi łączyć obowiązki fiducjariusza z obowiązkami instytucji obowiązanej – czyli chronić beneficjentów i jednocześnie realizować wobec państwa i regulatorów zadanie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Adwokaci i inni profesjonalni zarządcy majątku

Adwokaci mogą w określonych sytuacjach występować jako zarządcy cudzego majątku, na przykład w ramach depozytu adwokackiego, zarządu funduszem powierniczym, zabezpieczania struktur majątkowych lub świadczenia kompleksowych usług dla klientów HNWI. Ustawa AML zalicza adwokatów do instytucji obowiązanych w odniesieniu do określonego zakresu czynności (§ 2 ust. 1 lit. f) i g)), zwłaszcza jeżeli zobowiążą się do udzielania pomocy materialnej, wsparcia lub doradztwa w sprawach podatkowych jako głównego przedmiotu swojej działalności lub jeżeli wykonują czynności wprost wymienione w ustawie AML (np. zakładanie osób prawnych, zarządzanie środkami klientów, udział w transakcjach finansowych).

Czeska Izba Adwokacka (Česká advokátní komora) wydała w tym zakresie wytyczne metodyczne, które podkreślają, że adwokat musi dysponować systemem zasad wewnętrznych i zarządzania ryzykiem AML, opartym na podejściu opartym na ryzyku, a celem identyfikacji klienta jest wykluczenie anonimowości, fałszywej tożsamości lub nadużycia usług adwokackich.

Adwokat ma szczególną pozycję także w związku z sankcjami międzynarodowymi. Zgodnie z czeską ustawą o wykonywaniu sankcji międzynarodowych (ustawa nr 69/2006 Sb.) każdy, kto w wiarygodny sposób dowie się, że znajduje się u niego majątek objęty sankcjami międzynarodowymi, ma obowiązek zgłosić to właściwemu urzędowi i jednocześnie obowiązek nierozporządzania tym majątkiem w inny sposób niż w celu ochrony przed utratą, deprecjacją lub zniszczeniem. Adwokaci mają ponadto obowiązek ustalić w ramach weryfikacji AML, czy klient lub osoba w jego strukturze własnościowej lub zarządczej nie podlega sankcjom, a w razie stwierdzenia takiej okoliczności zgłosić to FAÚ, nawet jeżeli stosunek umowny jeszcze nie powstał.

Osoba, u której znajduje się majątek objęty sankcjami, ma jednocześnie prawo do zwrotu niezbędnych kosztów związanych z zarządem i ochroną tego majątku, którego może dochodzić od państwa; ma to istotne znaczenie dla adwokatów i innych zarządców, którzy mogą być zmuszeni „przechowywać” taki majątek w ograniczonym trybie.

Kancelaria adwokacka ARROWS, która sama jest instytucją obowiązaną i jednocześnie doradza innym zarządcom majątku, poświęca zatem szczególną uwagę szkoleniom adwokatów i wewnętrznemu ustawieniu procesów AML tak, aby zachowana została tajemnica adwokacka, a zarazem spełnione zostały ustawowe obowiązki zgłaszania majątku objętego sankcjami i podejrzanych transakcji. W praktyce często rozstrzyga się, jak wyważyć interes klienta w zachowaniu dyskrecji z obowiązkiem adwokata nieuczestniczenia w transakcjach, które mogłyby zostać zakwalifikowane jako pranie pieniędzy lub obchodzenie sankcji.

Sankcje międzynarodowe i zarząd majątkiem osób objętych sankcjami

Zarządca majątku może w praktyce stanąć przed sytuacją, w której stwierdzi, że część zarządzanego przez niego majątku podlega międzynarodowym sankcjom UE lub ONZ – typowo w związku z sankcjami wobec Rosji po 2014 r. i ich rozszerzeniem po 2022 r. Rozporządzenia Rady UE ograniczają na przykład przyjmowanie depozytów od obywateli rosyjskich przekraczających ustalony limit i zakazują udostępniania środków finansowych lub zasobów gospodarczych osobom wymienionym na listach sankcyjnych, bezpośrednio lub pośrednio, w tym zwracania ich własnych zasobów. Oddział rosyjskiej spółki w UE uważa się przy tym za podmiot mający siedzibę w Rosji, więc ograniczenia dotyczą także takich struktur.

Ustawodawstwo europejskie i czeskie nakłada na podmioty w UE obowiązek „zamrożenia” aktywów osób objętych sankcjami i niedopuszczenia do ich udostępnienia, przy czym świadomy i umyślny udział w naruszeniu sankcji stanowi przestępstwo (§ 261a TZ) lub delikt administracyjny.

Dla zarządców majątku oznacza to, że w razie stwierdzenia, iż klient lub beneficjent rzeczywisty figuruje na liście sankcyjnej, muszą niezwłocznie ponownie ocenić stosunki gospodarcze, wstrzymać transakcje, poinformować właściwy urząd (w Republice Czeskiej zazwyczaj FAÚ, ewentualnie czeskie Ministerstwo Finansów lub organ właściwy według ustawy o wykonywaniu sankcji międzynarodowych) i ustanowić tryb, w którym majątek jest jedynie chroniony przed deprecjacją, a nie aktywnie zarządzany czy spieniężany. Ustawa (§ 4c ustawy o wykonywaniu sankcji międzynarodowych) przyznaje jednocześnie zarządcy prawo do zwrotu niezbędnych kosztów związanych z zarządem majątkiem objętym sankcjami, którego może dochodzić od państwa, aby nie był finansowo karany za wykonywanie obowiązków ustawowych.

Największe praktyczne ryzyko dla zarządcy majątku polega na tym, że na pierwszy rzut oka może nie być oczywiste, iż klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą objętą sankcjami – może to być osoba w łańcuchu właścicieli, podmiot dominujący lub osoba działająca wspólnie z innymi podmiotami.

Dlatego konieczne jest stosowanie wysokiej jakości screeningu sankcyjnego, praca z danymi o beneficjencie rzeczywistym i posiadanie procesów umożliwiających natychmiastową reakcję w razie pozytywnego wyniku. ARROWS, kancelaria adwokacka, pomaga w tym obszarze klientom zarówno w analizie prawnej konkretnych reżimów sankcyjnych, jak i w ustanowieniu procedur wewnętrznych, tak aby można było szybko i bezpiecznie pod względem prawnym zareagować na stwierdzone ryzyko sankcyjne.

Wewnętrzna organizacja zarządców majątku: procesy, ewidencja, ryzyka

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek opracowania systemu zasad wewnętrznych, procedur i środków kontroli (§ 21) oraz odrębnej oceny ryzyka (§ 21a), dostosowanych do charakteru ich działalności. Zarządca majątku nie powinien więc polegać na ogólnych „szablonowych” zasadach, lecz powinien dysponować dokumentacją odzwierciedlającą konkretne typy klientów, struktur majątkowych, produktów i jurysdykcji, z którymi pracuje. Częścią systemu powinien być także jasny podział odpowiedzialności – kto przeprowadza identyfikację i weryfikację klienta, kto decyduje o zaliczeniu do kategorii ryzyka, kto zatwierdza przypadki EDD i kto jest osobą kontaktową dla FAÚ.

Zarządca majątku musi również wyznaczyć członka organu statutowego odpowiedzialnego za wykonywanie obowiązków AML (§ 21 ust. 4); jeśli tego nie uczyni, naraża się na ryzyko wysokich kar, sięgających nawet 130 mln CZK, zwłaszcza jeżeli należy do grupy, która powinna mieć jednolitą strategię AML.

Instytucje obowiązane mają także obowiązek prowadzenia regularnych szkoleń pracowników (§ 22) i sporządzania dokumentacji z tych szkoleń, aby móc wykazać, że pracownicy rozumieją obowiązki AML i potrafią je stosować w praktyce. Jest to szczególnie ważne u zarządców majątku, gdzie w procesie KYC/CDD uczestniczy często wiele osób – front office, relationship managerowie, analitycy inwestycyjni i compliance.

Ewidencja, archiwizacja i inwentaryzacja majątku

Obok dokumentacji AML zarządcy majątku muszą zwracać uwagę także na ogólną ewidencję zarządzanego majątku. Wytyczne czeskiego Ministerstwa Finansów (Ministerstvo financí) podkreślają, że prawidłowy zarząd majątkiem zakłada ujednoliconą i zracjonalizowaną ewidencję, która pozwala w każdej chwili uzyskać przegląd wielkości, struktury i stanu majątku. Ewidencja powinna być kompletna – obejmować cały majątek własny i zarządzany – i regularnie kontrolowana za pomocą inwentaryzacji, która sprawdza, czy ewidencja odpowiada stanowi rzeczywistemu, czy nie występują niedobory lub nadwyżki oraz czy prawidłowo ujęto wartość majątku, jego lokalizację i ewentualną utratę wartości.

U zarządców majątku, którzy rozporządzają majątkiem wielu klientów, kluczowe jest zapobieganie pomieszaniu majątku i zapewnienie, aby w każdej chwili można było jednoznacznie określić, które aktywo należy do którego klienta lub funduszu (§ 1405 OZ). Wymaga to jasnych przepisów wewnętrznych, ustawienia praw dostępu do ewidencji, mechanizmów kontroli krzyżowej i ograniczenia możliwości nieuprawnionych zmian lub usuwania danych. Z punktu widzenia AML taka ewidencja stanowi podstawę do wykazania, jak zarządca rozporządzał środkami klienta, jakie transakcje przeprowadzał i jak zapewnił, że nie doszło do nieuprawnionego transferu lub nadużycia.

Obowiązki archiwizacyjne zarządców majątku wynikają nie tylko z ustawy AML (zazwyczaj przechowywanie dokumentacji przez co najmniej pięć lat), lecz także z przepisów rachunkowych i podatkowych, które określają różne terminy przechowywania dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, spisów z natury, sprawozdań finansowych, dokumentów podatkowych dla VAT i innych dokumentów.

Zgodnie z czeską ustawą o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb.) przedsiębiorcy i firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą na przykład przechowywać dowody księgowe, księgi rachunkowe i inne zapisy księgowe przez co najmniej pięć lat, sprawozdania finansowe i sprawozdania roczne przez dziesięć lat, a w przypadku pracowników także karty wynagrodzeń przez bardzo długi czas (zazwyczaj 45 lat ze względu na ubezpieczenie emerytalne zgodnie z czeską ustawą o organizacji i wykonywaniu zabezpieczenia społecznego (ustawa nr 582/1991 Sb.)). Zarządcy majątku muszą więc zharmonizować archiwizację AML z ogólną dokumentacją przedsiębiorstwa i zapewnić, aby w razie kontroli byli w stanie przedstawić spójny obraz transakcji i pochodzenia środków.

Podsumowanie końcowe

Zarządcy majątku na rzecz osób trzecich działają dziś w otoczeniu, w którym pytanie „Jak udokumentować pochodzenie środków klienta?” nie jest już szczegółem technicznym, lecz kwestią strategiczną, od której zależy sama możliwość prowadzenia działalności. Czeska ustawa AML, europejskie standardy FATF i CRS, powstanie nowego organu AMLA, zaostrzenie reżimów sankcyjnych i wzmocnienie uprawnień administracji skarbowej w zakresie wykazywania pochodzenia majątku wspólnie tworzą ramy, w których od zarządców majątku oczekuje się wysokiego poziomu profesjonalizmu, przejrzystości i dyscypliny dokumentacyjnej. Formalne KYC nie wystarczy; konieczny jest system, który potrafi w porę zidentyfikować klientów i transakcje wysokiego ryzyka, zażądać odpowiedniej dokumentacji o pochodzeniu środków, ocenić ją, a w razie wątpliwości odmówić przeprowadzenia transakcji lub zgłosić ją jako podejrzaną do FAÚ.

Dla przedsiębiorców, inwestorów, family office, powierników, spółek nieruchomościowych i adwokatów oznacza to, że powinni zwracać dużą uwagę na ustalenie zasad wewnętrznych, ocenę ryzyka, szkolenia pracowników, ewidencję majątku i polityki archiwizacyjne. Dobrze ustawiony system wykazywania pochodzenia środków chroni nie tylko przed karami regulacyjnymi i odpowiedzialnością karną, lecz także przed domiarami podatkowymi, szkodami wizerunkowymi i blokadą transakcji, które mogą zniweczyć całe projekty lub inwestycje. Jednocześnie może stanowić mocny argument w rozmowach z bankami i innymi partnerami, którzy coraz częściej oceniają kontrahentów także pod kątem ich kultury compliance.

Jeżeli nie chcą Państwo ryzykować, że Państwa organizacja zapłaci za zlekceważenie AML i wykazywania pochodzenia środków klientów, rozsądnie jest powierzyć ustawienie i przegląd tych procesów specjalistom. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS łączą doświadczenie w tworzeniu systemów dla banków, spółek inwestycyjnych, funduszy powierniczych i przedsiębiorstw niefinansowych, rozumieją kontekst podatkowy, sankcyjny i międzynarodowy oraz potrafią pomóc klientom zarówno w kompleksowych projektach, jak i w rozwiązywaniu konkretnych spornych transakcji czy kontroli. Jeżeli rozważają Państwo przegląd swoich procesów lub zajmują się konkretną transakcją, która budzi pytania o pochodzenie środków, mogą Państwo w każdej chwili zwrócić się do kancelarii adwokackiej ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.