Auftraggeberprofil: Die häufigsten Fehler in NEN/TED und wie Sie sie vermeiden

Auftraggeberprofil – Ihr digitaler Schutzschild oder Ihre Achillesferse?

Mehr als nur eine Website: Das rechtliche Wesen des Auftraggeberprofils

Viele Auftraggeber glauben irrtümlich, dass es für Zwecke eines öffentlichen Auftrags genügt, auf der bestehenden Website der Gemeinde oder des Unternehmens einen neuen Bereich einzurichten. Das tschechische Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Gesetz Nr. 134/2016 Slg., im Folgenden „ZZVZ“) definiert das Auftraggeberprofil jedoch als spezifisches „elektronisches Instrument“. Dieses muss einen uneingeschränkten Fernzugriff ermöglichen und strenge technische Anforderungen an den Datenschutz, die Datenintegrität und die Nachweisbarkeit von Handlungen erfüllen, denen gewöhnliche Websites nicht genügen.

Die Verwendung eines nicht zertifizierten oder ungeeigneten Instruments stellt ein erhebliches rechtliches Risiko dar. Ein solches Vorgehen kann nicht nur zu Einwänden der Bieter und zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen, sondern bei geförderten Projekten auch zu empfindlichen Finanzkorrekturen durch den Fördermittelgeber. Eine sorgfältige rechtliche Prüfung des gewählten elektronischen Instruments ist daher eine unverzichtbare Investition in die Sicherheit des gesamten Projekts.

Schritt null: Fatale Folgen einer versäumten Registrierung im Vergabeamtsblatt (VVZ)

Bevor Sie auf Ihrem Auftraggeberprofil auch nur eine einzige Information veröffentlichen, müssen Sie eine absolut zentrale Pflicht erfüllen, die man als „Schritt null“ bezeichnen kann. Gemäß § 214 Abs. 1 ZZVZ muss die Internetadresse Ihres Profils zunächst zur Veröffentlichung im Vergabeamtsblatt (Věstník veřejných zakázek, VVZ) übermittelt werden. Solange dies nicht geschieht, existiert Ihr Profil aus rechtlicher Sicht nicht.

Die Folgen dieses Versäumnisses sind gravierend. Sämtliche Dokumente und Informationen, die Sie auf einem nicht registrierten Profil veröffentlichen, gelten als nicht veröffentlicht. In der Praxis bedeutet dies, dass das Vergabeverfahren nicht ordnungsgemäß eingeleitet wurde, was einen Grund für seine Aufhebung darstellt. Ein einziger administrativer Fehler kann so monatelange Arbeit zunichtemachen und erhebliche finanzielle Schäden sowie Reputationsschäden verursachen.

NEN vs. TED: Wann, was und wo richtig veröffentlichen?

Die moderne Vergabe öffentlicher Aufträge findet in einem komplexen digitalen Ökosystem statt, das von zwei zentralen Systemen dominiert wird: dem nationalen NEN und dem europäischen TED. Das Verständnis ihrer Funktionen und insbesondere der Regeln für den Zeitpunkt der Veröffentlichung ist entscheidend, um Formfehler zu vermeiden, die auch internationale Projekte gefährden können.

Das Nationale elektronische Instrument (NEN) ist ein umfassendes, zertifiziertes tschechisches System, das der Abwicklung öffentlicher Aufträge von der Vorbereitung bis zum Vertragsabschluss dient. Für zahlreiche zentrale Organe der Staatsverwaltung und die ihnen unterstellten Organisationen ist seine Nutzung verpflichtend.

Tenders Electronic Daily (TED) ist hingegen die offizielle Plattform der Europäischen Union. Es handelt sich um die Ergänzung zum Amtsblatt der EU, in der Bekanntmachungen über alle öffentlichen Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtend veröffentlicht werden. Mit einem jährlichen Auftragsvolumen von über 815 Milliarden EUR ist TED das zentrale Tor zum europäischen Binnenmarkt.

Die goldene Regel für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte: Das Timing ist alles

Für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte gilt eine kompromisslose Regel der Veröffentlichungshierarchie, die auf dem Grundsatz der Gleichbehandlung im gesamten EU-Binnenmarkt beruht. Ziel ist es zu verhindern, dass nationale Bieter einen Informationsvorsprung gegenüber ausländischen Wettbewerbern erlangen. Die Bekanntmachung über die Einleitung des Vergabeverfahrens darf auf nationaler Ebene (im VVZ oder auf dem Auftraggeberprofil) nicht früher veröffentlicht werden als im europaweiten System TED.

Ein Verstoß gegen diese Regel ist nicht nur ein formaler Verstoß gegen tschechisches Recht, sondern ein Eingriff in die Grundprinzipien des europäischen Rechts. Das Gesetz sieht zwar eine Ausnahme in Form der sogenannten „48-Stunden-Regel“ für den Fall einer Verzögerung auf Seiten der EU vor, doch handelt es sich um einen Rettungsmechanismus, nicht um das Standardverfahren. Zudem ist die nachgelagerte Abhängigkeit zu beachten: Die Vergabeunterlagen selbst dürfen auf dem Profil erst ab dem Tag veröffentlicht werden, an dem die Bekanntmachung im VVZ erscheint.

Die häufigsten Fehler, die Sie Millionen kosten können: Ein Blick in die Praxis des ÚOHS

Neben den technischen und formalen Anforderungen an das Auftraggeberprofil birgt auch das Vergabeverfahren selbst zahlreiche Fallstricke. Die Entscheidungspraxis des Amtes für den Schutz des wirtschaftlichen Wettbewerbs (ÚOHS) zeigt wiederkehrende Fehler, die zu hohen Geldbußen und aufgehobenen Verfahren führen.

Einer der häufigsten und am leichtesten aufzudeckenden Verstöße ist die sogenannte Veröffentlichungsordnungswidrigkeit. Sie besteht in der Nichterfüllung der Pflicht, den Vertrag und alle seine Nachträge, deren Wert 500.000 CZK (ca. 20.600 EUR) ohne MwSt. übersteigt, innerhalb der gesetzlichen Frist auf dem Auftraggeberprofil zu veröffentlichen. Besonders tückisch ist, dass diese Pflicht auch für Aufträge von geringem Umfang gilt, die ansonsten einem milderen Regime unterliegen.

Für diese Ordnungswidrigkeit droht eine Geldbuße von bis zu 1 Million CZK (ca. 41.200 EUR), und der ÚOHS ahndet sie in den letzten Jahren aktiv, wie Dutzende von Sanktionen gegen Gemeinden und Handelsgesellschaften belegen. Zwar kann die Veröffentlichung im Vertragsregister (Registr smluv) diese Pflicht in manchen Fällen ersetzen, doch darf man sich auf diese Ausnahme nicht automatisch verlassen – jeder Fall muss individuell beurteilt werden.

Diskriminierung live: Fallen in den Vergabebedingungen

Paradoxerweise entsteht das größte Risiko eines rechtswidrigen Vorgehens oft aus einer guten Absicht des Auftraggebers – dem Bestreben, eine möglichst hochwertige Leistung zu erhalten. Ein Auftraggeber mit einer klaren Vorstellung vom idealen Produkt oder der idealen Dienstleistung neigt dazu, diese so detailliert in die Vergabebedingungen einfließen zu lassen, dass er dadurch unbewusst den Wettbewerb einschränkt. Öffentliche Aufträge erfordern jedoch den umgekehrten Ansatz: den Bedarf zu definieren, nicht eine konkrete Lösung.

Zu den häufigsten diskriminierenden Fehlern gehören:

• Unverhältnismäßige Eignungsanforderungen: Die Forderung eines Umsatzes in zweistelliger Millionenhöhe bei einem Auftrag im einstelligen Millionenbereich oder die Forderung nach Referenzen aus einem eng spezialisierten Bereich (z. B. „Fensteraustausch ausschließlich in Schuleinrichtungen“) schließt ansonsten voll geeignete Bieter ohne sachlichen Grund aus.
• Technische Spezifikation „nach Maß“: Die Festlegung technischer Parameter in einer Weise, dass ihnen auf dem Markt nur ein einziges Produkt entspricht, gilt als verdeckte Diskriminierung, auch wenn keine konkrete Marke genannt wird.
• Unklare Zuschlagskriterien: Eine Bewertung anhand vager Begriffe wie „höchste Qualität“ oder „Ergonomie der Lösung“ ohne Definition objektiver und messbarer Unterkriterien macht die Bewertung intransparent und leicht anfechtbar.

Internationale Aufträge? Mit ARROWS International sind Sie auf der sicheren Seite

In einer globalisierten Welt ist jeder in TED veröffentlichte öffentliche Auftrag oberhalb der Schwellenwerte naturgemäß eine internationale Angelegenheit. Ein tschechischer Auftraggeber muss mit Angeboten aus Polen oder Deutschland rechnen, und ein tschechischer Bieter kann sich um Aufträge in Frankreich bewerben. Diese grenzüberschreitende Dimension bringt eine neue Ebene der Komplexität mit sich, da die europäischen Richtlinien in jedem Mitgliedstaat mit lokalen Besonderheiten umgesetzt werden.

Die Orientierung in diesem Geflecht nationaler Regelungen erfordert mehr als nur Kenntnisse des tschechischen Rechts. Dank unseres seit zehn Jahren aufgebauten Netzwerks ARROWS International bearbeiten wir Fälle mit internationalem Bezug praktisch täglich. So bieten wir unseren Mandanten nicht nur lokale Expertise, sondern auch einen strategischen Vorteil und Rechtssicherheit bei ihrer Tätigkeit auf dem gesamten europäischen Markt.

Prävention ist die beste Strategie: Wie ARROWS Ihnen zu einem ruhigen Schlaf verhilft

Die Risiken eines fehlerhaften Vorgehens bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind enorm: Aufhebung des Verfahrens, Geldbußen in Millionenhöhe, gescheiterte Projekte, Verlust von Fördermitteln und Rufschädigung. Dass niemand gegen Fehler immun ist, zeigen auch Fälle, in denen der ÚOHS wiederholt wichtige staatliche Aufträge aufgehoben hat, etwa das Projekt zur Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens.

Bei ARROWS sind wir überzeugt, dass Prävention die beste Verteidigung ist. Unsere Erfahrung aus der langjährigen Betreuung eines Portfolios von mehr als 150 Aktiengesellschaften, 250 s.r.o. (Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach tschechischem Recht) sowie 51 Gemeinden und Regionen ermöglicht es uns, Problemen wirksam vorzubeugen. Für unsere Mandanten übernehmen wir:

• Erstellung interner Richtlinien und Fachschulungen für Mitarbeiter, die interne Kompetenz aufbauen und das Risiko menschlicher Fehler verringern.
• Erstellung und Überprüfung vollständiger Vergabeunterlagen, Verträge und Nachträge, die vor Geldbußen und Streitigkeiten schützen.
• Rechtsgutachten und Beratung, die in komplexen Situationen Sicherheit schaffen.
• Vertretung vor dem ÚOHS, den Verwaltungsgerichten und weiteren Regulierungsbehörden, wenn Ihr Vorgehen angefochten wird.

Darüber hinaus suchen und vermitteln wir für unsere Mandanten aktiv interessante Geschäfts- und Investitionsmöglichkeiten. Ihre öffentlichen Aufträge sind zu wichtig, um Risiken einzugehen. Für eine umfassende rechtliche Absicherung und Risikoprävention wenden Sie sich an unsere Spezialisten. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz und vereinbaren Sie ein Erstgespräch.

• Was, wenn ich feststelle, dass unser Auftraggeberprofil nie im Vergabeamtsblatt registriert wurde?
  Das ist eine sehr ernste Situation. Aus rechtlicher Sicht gelten sämtliche Informationen auf Ihrem Profil als nicht veröffentlicht, was zur Aufhebung aller laufenden und kürzlich abgeschlossenen Verfahren führen kann. Es ist sofortiges Handeln erforderlich. Für eine umgehende Lösung Ihrer Situation schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.

• Müssen wir die Vergabeunterlagen zu einem Auftrag oberhalb der Schwellenwerte auf dem Profil veröffentlichen, sobald wir sie an TED übermittelt haben?
  Nein. Die Vergabeunterlagen dürfen Sie auf dem Profil erst ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung über die Einleitung des Verfahrens im Vergabeamtsblatt (VVZ) veröffentlichen, wobei diese Veröffentlichung der Veröffentlichung in TED nicht vorausgehen darf. Das richtige Timing ist entscheidend. Unsere Anwälte stehen Ihnen gerne zur Seite – schreiben Sie an beratung@arws.cz.

• Nach Vertragsabschluss müssen wir den Liefertermin ändern. Können wir das mit einem einfachen Nachtrag tun?
  Das hängt davon ab, ob es sich um eine wesentliche Vertragsänderung handelt. Eine Änderung, die den Kreis potenzieller Bieter beeinflusst hätte, wäre sie im ursprünglichen Verfahren bekannt gewesen, ist unzulässig und gilt als neue Auftragsvergabe. Jeder Nachtrag muss individuell beurteilt werden. Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz und erhalten Sie eine maßgeschneiderte rechtliche Lösung.

• Wie lange müssen wir Dokumente auf dem Auftraggeberprofil archivieren?
  Nach der geltenden Verordnung müssen Dokumente und Informationen auf dem Auftraggeberprofil ununterbrochen mindestens 2 Jahre ab ihrer Veröffentlichung kostenlos öffentlich zugänglich sein. Die Pflicht zur Archivierung der vollständigen Dokumentation des Vergabeverfahrens ist jedoch länger. Wenden Sie sich für detaillierte Informationen gerne an unsere Kanzlei – beratung@arws.cz.
• Unser Unternehmen hat Fördermittel für ein Projekt erhalten. Gelten für uns besondere Regeln?
  Ja, und zwar sehr strenge. Jeder Fehler im Vergabeverfahren kann nicht nur zu Sanktionen durch den ÚOHS führen, sondern auch zur Kürzung oder zum vollständigen Entzug der Förderung durch den Fördermittelgeber. Das Risiko ist hier doppelt. Benötigen Sie rechtliche Unterstützung bei geförderten Projekten? Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.