Unbezahlte Forderungen im B2B-Bereich

Was ist eine uneinbringliche Forderung und wie unterscheidet sie sich von einer gewöhnlichen Schuld

Eine uneinbringliche Forderung ist nicht einfach eine Forderung, die der Schuldner lange nicht beglichen hat. Es handelt sich um eine Forderung, bei der offensichtlich ist, dass der Schuldner sie nicht erfüllen kann, oder deren Eintreibung rechtlich unmöglich oder wirtschaftlich ineffizient ist. Der Schlüssel zum Verständnis liegt in der Unterscheidung zwischen handelsrechtlicher und steuerlicher Abschreibung – zwei unterschiedlichen Konzepten mit völlig verschiedenen Auswirkungen auf den Cashflow und die Steuerpflicht.

Die handelsrechtliche Abschreibung bedeutet die endgültige Ausbuchung der Forderung aus der Bilanz. Buchhalterisch erfolgt dieser Schritt in der Regel durch eine Buchung auf das Konto 546 mit Gegenbuchung auf dem Konto 311. Aus buchhalterischer Sicht geht es um die Darstellung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes – wenn Sie wissen, dass Sie das Geld nicht sehen werden, schreiben Sie die Forderung ab, um die Aktiva nicht zu verzerren. Dieser Aufwand ist jedoch für sich genommen steuerlich nicht abzugsfähig.

Die steuerliche Abschreibung ist deutlich strenger. Damit die Abschreibung einer Forderung als steuermindernder Aufwand anerkannt wird, muss sie die Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 Buchst. y) des tschechischen Einkommensteuergesetzes (Gesetz Nr. 586/1992 Slg., im Folgenden „ZDP“) erfüllen. In der Praxis lohnt es sich, auch die buchhalterischen Zusammenhänge richtig einzurichten; daher kann es sinnvoll sein, bei der Erfassung von Wertberichtigungen und der Unterlagen für eine steuerwirksame Abschreibung auch Buchhaltungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie diese Voraussetzungen nicht erfüllen und die Forderung in der Steuererklärung dennoch als Aufwand geltend machen, riskieren Sie eine Steuernachforderung sowie einen Strafzuschlag (Penale) in Höhe von 20 % des nachgeforderten Betrags.

Praktisches Beispiel: Sie verkaufen Waren für 100.000 CZK (ca. 4.100 EUR), buchen den Ertrag und erhöhen damit die Steuerbemessungsgrundlage, doch der Schuldner zahlt nicht. Wenn Sie die Forderung anschließend nur handelsrechtlich abschreiben, versteuern Sie im Grunde ein Einkommen, das Sie nie erhalten haben.

Damit die Abschreibung steuerlich wirksam ist (Ihnen also die Steuerlast „zurückgibt“), müssen Sie entweder gesetzliche Wertberichtigungen bilden oder einen der gesetzlichen Gründe für das Erlöschen bzw. die Uneinbringlichkeit nachweisen (z. B. ein abgeschlossenes Insolvenzverfahren).

Zwei Säulen einer steuerwirksamen Lösung

Um eine unbezahlte Rechnung in den steuerlichen Aufwand zu bringen, stehen Ihnen grundsätzlich zwei Wege offen, die sich zeitlich überschneiden können. Bei der Bildung von Wertberichtigungen und den damit verbundenen steuerlichen Auswirkungen geht es typischerweise auch um die praktische Anwendung der Regeln im Bereich des Steuerrechts.

Wertberichtigungen nach dem Rückstellungsgesetz

Die Wertberichtigung ist ein Instrument, das es ermöglicht, die Steuerbemessungsgrundlage vorübergehend zu mindern, solange die Forderung besteht, aber risikobehaftet ist. Die Bildung gesetzlicher Wertberichtigungen richtet sich nach dem tschechischen Gesetz über Rückstellungen zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer (im Folgenden „Rückstellungsgesetz“). Diese Wertberichtigungen werden zu nicht verjährten Forderungen gebildet, die nicht gegenüber verbundenen Personen bestehen.

Das Gesetz unterscheidet mehrere Arten von Wertberichtigungen:

1. Wertberichtigungen zu Forderungen im Insolvenzverfahren (§ 8 Rückstellungsgesetz): Gerät der Schuldner in die Insolvenz und melden Sie Ihre Forderung ordnungsgemäß und rechtzeitig beim Insolvenzgericht an, können Sie eine Wertberichtigung in Höhe von 100 % des Forderungswerts (ohne Nebenforderungen) bilden. Dies ist steuerlich der effizienteste Weg.

2. Wertberichtigungen zu sonstigen Forderungen (§ 8a Rückstellungsgesetz): Befindet sich der Schuldner nicht in der Insolvenz, aber im Verzug, können Sie Wertberichtigungen zeitabhängig bilden. Mehr als 18 Monate nach Fälligkeit lässt sich eine Wertberichtigung von bis zu 50 % bilden. Mehr als 30 Monate nach Fälligkeit kann eine Wertberichtigung von bis zu 100 % des Werts gebildet werden.

3. Wertberichtigungen zu Kleinforderungen (§ 8c Rückstellungsgesetz): Eine für den B2B-Sektor sehr wichtige Bestimmung. Übersteigt die Forderung 50.000 CZK nicht und sind seit Fälligkeit mindestens 12 Monate vergangen, können Sie eine 100%ige Wertberichtigung ohne gerichtliche Eintreibung bilden. Voraussetzung ist, dass Sie mit dem Schuldner keine anderen Streitigkeiten führen und der Gesamtwert der Forderungen gegenüber demselben Schuldner 50.000 CZK nicht übersteigt.

Wertberichtigungen können nur zu nicht verjährten Forderungen gebildet werden. Sobald die Forderung verjährt, erlischt das Recht zur Bildung einer Wertberichtigung und eine bestehende muss aufgelöst werden, was die Steuerbemessungsgrundlage erhöht, sofern die Voraussetzung für eine Abschreibung nicht erfüllt ist. Die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Wenn Sie zugleich eine längerfristige Zusammenarbeit mit externen Anwälten einrichten (z. B. für die laufende Eintreibung und die Verhinderung der Verjährung), kann auch die Übersicht Wie man die Bedingungen einer pauschalen Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei so gestaltet, dass beide Seiten zufrieden sind hilfreich sein.

Haben Sie eine gesetzliche Wertberichtigung (z. B. 100 %) gebildet und wird die Forderung anschließend abgeschrieben, ist diese Abschreibung steuerneutral. Effektiv haben Sie den Aufwand bereits zum Zeitpunkt der Bildung der Wertberichtigung geltend gemacht.

Einmalige steuerliche Abschreibung

Wenn Sie keine Wertberichtigungen gebildet haben, können Sie die Forderung nur in gesetzlich genau festgelegten Fällen einmalig als steuerlichen Aufwand abschreiben. Zu den wichtigsten gehören:

1. Gerichtliche Abweisung mangels Masse: Das Gericht hat den Konkurs aufgehoben, weil das Vermögen des Schuldners völlig unzureichend ist.

2. Insolvenz: Auf Grundlage des Ergebnisses des Insolvenzverfahrens (Ratenplan oder Verwertung der Insolvenzmasse) bei ordnungsgemäß angemeldeten Forderungen. Der in der Insolvenz nicht befriedigte Teil ist steuerlicher Aufwand.

3. Erlöschen einer juristischen Person: Der Schuldner (eine juristische Person) ist ohne Rechtsnachfolger erloschen (wurde aus dem Handelsregister (obchodní rejstřík) gelöscht).

4. Zwangsvollstreckung: Die Zwangsvollstreckung wurde wegen Vermögenslosigkeit des Schuldners eingestellt, oder ihre Ergebnisse belegen, dass die Forderung nicht befriedigt wird.

5. Tod des Schuldners: Der Schuldner ist verstorben und die Forderung konnte auch durch Eintreibung bei den Erben nicht befriedigt werden.

6. Forderung bis 50.000 CZK: Sie kann auch ohne Zwangsvollstreckung abgeschrieben werden, wenn seit Fälligkeit 12 Monate vergangen sind und die Gesamthöhe der Forderungen gegenüber dem Schuldner diesen Betrag nicht übersteigt.

Der Unterschied zwischen handelsrechtlicher und steuerlicher Abschreibung in der Praxis

Ein grundlegender Fehler ist die Annahme, dass eine handelsrechtliche Abschreibung automatisch steuerlichen Aufwand bedeutet.

Buchhalterische Seite

In der Buchhaltung müssen Sie das Vorsichtsprinzip beachten. Ist eine Forderung uneinbringlich, müssen Sie sie abschreiben. Dieser Aufwand mindert Ihr handelsrechtliches Ergebnis. Die Forderung erfassen Sie weiterhin auf einem Konto außerhalb der Bilanz, damit Sie sie im Fall einer unerwarteten Zahlung wieder als Ertrag verbuchen können.

Steuerliche Seite

Bei der Erstellung der Steuererklärung müssen Sie die handelsrechtliche Abschreibung aus dem steuerlichen Aufwand ausscheiden (sog. hinzuzurechnender Posten), wenn sie die Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 Buchst. y) ZDP nicht erfüllt. Erfüllt sie die Voraussetzungen (z. B. liegt Ihnen ein Beschluss über die Einstellung der Zwangsvollstreckung vor), belassen Sie den Aufwand in der Erklärung.

Das Finanzamt (finanční úřad) wird bei einer Prüfung die Erfüllung der Beweislast verlangen. Die Behauptung, der Schuldner zahle nicht, genügt nicht. Sie müssen einen Gerichtsbeschluss, einen Bericht des Gerichtsvollziehers (soudní exekutor), einen Auszug aus dem Insolvenzregister (insolvenční rejstřík) oder einen Nachweis über das Erlöschen des Schuldners vorlegen.

Wann eine Forderung verjährt

Die Verjährung ist ein Rechtsinstitut, das die Durchsetzbarkeit eines Rechts schwächt. Die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre ab dem Fälligkeitsdatum. Erheben Sie innerhalb dieser Frist keine Klage bei Gericht und erlangen Sie kein Schuldanerkenntnis, kann der Schuldner vor Gericht die Einrede der Verjährung erheben und das Gericht weist die Klage ab.

Was bedeutet das für die Steuern? Eine verjährte Forderung ist bei der Abschreibung grundsätzlich kein steuerlich abzugsfähiger Aufwand.

Es gibt Ausnahmen, sie sind jedoch kompliziert. Haben Sie zu der Forderung vor ihrer Verjährung gesetzliche Wertberichtigungen gebildet, können Sie diese für die Abschreibung nutzen. Haben Sie jedoch den richtigen Zeitpunkt „verschlafen“, ist die Forderung verjährt und verfügen Sie über keine Wertberichtigungen, verlieren Sie die Möglichkeit, sie steuerlich geltend zu machen.

Die Verjährung verhindern Sie durch Klageerhebung, wodurch der Lauf der Frist gehemmt wird. Eine weitere Möglichkeit ist ein Schuldanerkenntnis seitens des Schuldners, wodurch eine neue, längere Verjährungsfrist zu laufen beginnt.

Steuerliche vs. handelsrechtliche Abschreibung: Wo Konflikte mit dem Finanzamt entstehen

Ein erster häufiger Konflikt entsteht, wenn ein Unternehmer eine Forderung von 80.000 CZK (ca. 3.300 EUR) ohne gerichtliche Eintreibung und ohne Wertberichtigungen abschreibt, weil er sie für einen geringen Betrag hält. Die gesetzliche Grenze für das vereinfachte Verfahren liegt jedoch bei 50.000 CZK. Ein darüber liegender Betrag ohne Zwangsvollstreckung oder Insolvenz ist steuerlich nicht abzugsfähig, und das Finanzamt setzt in einem solchen Fall die Steuer nach.

Ein zweites Problem ist die vorzeitige Abschreibung in der Insolvenz. Der Gläubiger schreibt die Forderung in dem Moment ab, in dem der Schuldner zahlungsunfähig ist. Das richtige Vorgehen während der Insolvenz ist die Bildung einer 100%igen Wertberichtigung, nicht die direkte Abschreibung.

Der dritte Streitpunkt ist fehlende Dokumentation. Ein Unternehmen schreibt eine Forderung wegen „erfolgloser Zwangsvollstreckung“ ab, verfügt aber nicht über den Beschluss über die Einstellung der Zwangsvollstreckung, sondern nur über eine Mitteilung des Gerichtsvollziehers. Für steuerliche Zwecke ist jedoch eine förmliche Entscheidung erforderlich.

Neue Umsatzsteuerregeln: Berichtigung der Bemessungsgrundlage bei uneinbringlichen Forderungen

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist auch die Möglichkeit wichtig, die abgeführte Mehrwertsteuer zurückzuerhalten. Das tschechische Umsatzsteuergesetz (Gesetz Nr. 235/2004 Slg., im Folgenden „MwStG“) ermöglicht in § 46 ff. die Berichtigung der Steuerbemessungsgrundlage im Fall einer uneinbringlichen Forderung. Die Umsatzsteuer kann beispielsweise zurückgefordert werden, wenn sich der Schuldner in der Zwangsvollstreckung befindet und diese auch nach 2 Jahren erfolglos geblieben ist, oder wenn ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde.

Durch die Berichtigung der Steuerbemessungsgrundlage fordert der Gläubiger die Umsatzsteuer vom Staat zurück. Der Schuldner ist hingegen verpflichtet, den ursprünglich geltend gemachten Vorsteuerabzug zu kürzen und an den Staat zurückzuzahlen.

Dieser Mechanismus ist administrativ aufwendig, bringt bei größeren Forderungen jedoch 21 % des Werts zurück. Die Anwaltskanzlei ARROWS empfiehlt, diesen Schritt mit Fachleuten abzustimmen, da die Frist für die Berichtigung begrenzt ist.

Zusammenfassung der praktischen Vorgehensweise: So schreiben Sie eine Forderung sicher ab

1. Phase 1: Überwachung und Prävention (0–12 Monate nach Fälligkeit). Treiben Sie aktiv ein (Mahnungen, vorgerichtliche Zahlungsaufforderung). Handelt es sich um eine Forderung bis 50.000 CZK, erwägen Sie nach 12 Monaten die Bildung einer 100%igen Wertberichtigung (§ 8c Rückstellungsgesetz).

2. Phase 2: Bildung von Wertberichtigungen (18–30 Monate nach Fälligkeit). Zahlt der Schuldner nicht und befindet er sich nicht in der Insolvenz, bilden Sie nach 18 Monaten eine Wertberichtigung in Höhe von 50 %. Nach 30 Monaten erhöhen Sie diese auf 100 %. Anders als früher müssen Sie bei eigenen Forderungen für die Bildung einer 100%igen Wertberichtigung keine gerichtliche Eintreibung mehr einleiten – es genügt, den Zeittest von 30 Monaten zu erfüllen.

3. Phase 3: Insolvenz oder Zwangsvollstreckung. Gerät der Schuldner in die Insolvenz, melden Sie die Forderung umgehend an und bilden Sie eine 100%ige Wertberichtigung. Nach Abschluss der Insolvenz oder Zwangsvollstreckung (Einstellung wegen Vermögenslosigkeit) lösen Sie die Wertberichtigung auf und nehmen die steuerliche Abschreibung vor.

4. Phase 4: Abschreibung. Liegt Ihnen ein maßgeblicher Nachweis vor (Tod, Erlöschen, Gerichtsbeschluss), nehmen Sie die steuerliche Abschreibung vor. Vergessen Sie nicht, die Möglichkeit der Umsatzsteuererstattung (Berichtigung der Steuerbemessungsgrundlage) zu prüfen.

Wenn Sie sich hinsichtlich des richtigen Zeitpunkts oder der Art der Abschreibung nicht sicher sind, ist es sicherer, die Situation mit Fachleuten zu besprechen. Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS verfügen über Erfahrung im Steuer- wie im Insolvenzrecht und helfen Ihnen, den Prozess so zu gestalten, dass er vor dem Finanzamt Bestand hat.

Zusammenhang zwischen Forderungsabschreibung und steuerlichen Verlusten

Eine steuerwirksame Abschreibung einer Forderung mindert die Steuerbemessungsgrundlage. Entsteht durch diesen Schritt ein steuerlicher Verlust, können Sie ihn in den folgenden 5 Besteuerungszeiträumen oder rückwirkend in den 2 unmittelbar vorangegangenen Zeiträumen (sog. Loss Carryback) geltend machen, höchstens jedoch bis zu 30.000.000 CZK (ca. 1,2 Mio. EUR).

Das bedeutet, dass Ihnen die Abschreibung einer alten uneinbringlichen Forderung tatsächlich Geld aus der Steuer zurückbringen kann, die Sie in den vergangenen zwei Jahren gezahlt haben.

Fazit

Unbezahlte B2B-Forderungen bedeuten sowohl einen Ausfall im Cashflow als auch ein verdecktes Steuerrisiko. Eine bloße interne Entscheidung über die handelsrechtliche Abschreibung genügt nicht, das Finanzamt verlangt die Erfüllung strenger gesetzlicher Voraussetzungen.

Entscheidend ist eine rechtzeitige Reaktion: laufende Bildung gesetzlicher Wertberichtigungen, Überwachung der Verjährungsfrist, Umsatzsteuererstattung und Sicherung der Dokumentation aus Zwangsvollstreckungen oder Insolvenzen. Der Verlust aus unbezahlten Rechnungen darf keine doppelte Strafe bedeuten – fehlendes Geld und unnötig abgeführte Steuer.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS helfen Ihnen, einen sicheren Prozess für das Forderungsmanagement einzurichten, übernehmen die Eintreibung und bereiten die Dokumentation für die Steuerprüfung vor. Wenn Sie offene Rechnungen haben, kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz für eine effiziente Lösung.