Wie Sie Lieferanten prüfen, damit Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht verweigert

Was das Oberste Verwaltungsgericht im August 2026 entschieden hat und warum dies auch die MwSt. betrifft

Das Oberste Verwaltungsgericht wies mit Urteil vom 20. August 2026, Az. 22 Afs 37/2026 (Urteil in der NSS-Suchmaschine), die Kassationsbeschwerde einer Gesellschaft ab, deren Ausgaben für Dienstleistungen und Waren von sechs deklarierten Lieferanten von den Finanzbehörden nicht anerkannt wurden. Es handelte sich um die Körperschaftsteuer für das Jahr 2018 und um Ausgaben gemäß § 24 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes.

Das Gericht befasste sich dabei vor allem mit Verfahrensrügen und der Beweislast. Nach der Abgabenordnung hat das Steuersubjekt alle Tatsachen nachzuweisen, die es in der Steuererklärung anzugeben verpflichtet ist. Bei der Einkommensteuer bedeutet dies, nicht nur die formelle Existenz von Buchungsbelegen nachzuweisen, sondern auch die Übereinstimmung des tatsächlichen Zustands mit dem formellen Zustand (§ 92 Abs. 3 der Abgabenordnung). Bestehen Zweifel an der Erbringung der Leistung, muss das Unternehmen die Richtigkeit seiner Behauptung durch weitere Beweise belegen.

Für die Mehrwertsteuer ist das Urteil deshalb von Bedeutung, weil das Gericht an die frühere Rechtsprechung erinnert, wonach der Anspruch auf Vorsteuerabzug nicht in einem formellen Beleg, sondern im Bestehen einer steuerbaren Leistung begründet ist. Ein Unternehmen, das den Vorsteuerabzug geltend macht, muss daher nachweisen können, dass es die Leistung tatsächlich erhalten hat. Das Gesetz bestimmt hierzu, dass der Steuerpflichtige Anspruch auf Vorsteuerabzug für eine erhaltene steuerbare Leistung hat, die für seine wirtschaftliche Tätigkeit verwendet wird, und im Besitz eines Steuerbelegs sein muss (§ 72 und § 73 des Mehrwertsteuergesetzes).

Diese Unterscheidung ist wichtig. Das konkrete Urteil befasst sich mit der Einkommensteuer, weshalb man nicht behaupten kann, das Gericht habe darin über den Vorsteuerabzug entschieden. Das zugrunde liegende Prinzip ist jedoch für beide Steuerarten gleich: Der Beleg ist der Ausgangspunkt, kein Beweis, und Zweifel werden durch Beweise über den tatsächlichen Lieferanten und die tatsächliche Leistung ausgeräumt.

Das Gericht zeigte zudem, wie es den Einwand des Vertrauensschutzes beurteilt. Der gute Glaube daran, dass die im Namen der Lieferanten handelnden Personen hierzu berechtigt sind, ersetzt für sich genommen nicht den Beweis für den tatsächlichen Ablauf der behaupteten Geschäftstransaktionen. Ein Unternehmen kann sich daher nicht erfolgreich darauf berufen, es habe keinen Grund gehabt, den Lieferanten zu verdächtigen. Es muss über Beweise verfügen, die belegen, wer die Leistung erbracht hat, und zwar unabhängig davon, was es über den Lieferanten wusste.

Was das Finanzamt prüft und woran Unternehmen am häufigsten scheitern

Im beschriebenen Fall hatte die Steuerbehörde aufgrund einer Reihe von Umständen Zweifel an der Glaubwürdigkeit der Belege: Die Lieferanten waren nicht kontaktierbar, hatten weder Mitarbeiter noch Vermögen, die Rechnungsstellung enthielt Widersprüche, es wurde bar bezahlt und die für die Lieferanten handelnden Personen konnten nicht identifiziert werden. Einzeln genommen mag keiner dieser Umstände entscheidend sein, aber in ihrer Gesamtheit zeichnen sie ein Bild, das das Unternehmen widerlegen muss.

Entscheidend war, dass die als Geschäftsführer der Lieferanten eingetragenen Personen jegliche Kenntnis von dem Unternehmen, die Ausstellung der Belege sowie die Echtheit der Unterschriften bestritten. Damit wurden genau die Urkunden infrage gestellt, mit denen das Unternehmen seine Behauptungen untermauerte. Das Gericht stellte hierzu fest, dass die Steuerbehörde vom Unternehmen nicht den Nachweis der Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Lieferanten oder deren interne Verhältnisse verlangte, sondern lediglich die glaubwürdige Untermauerung der eigenen Behauptung, wer die Leistung erbracht und an wen gezahlt wurde.

Unternehmen verteidigen sich oft damit, dass sie für den Lieferanten nichts können und nicht verpflichtet sind, dessen Buchhaltung zu prüfen. Das Gericht hat diese Verteidigung im vorliegenden Fall nicht akzeptiert. Es unterscheidet zwischen dem, was außerhalb des Einflussbereichs des Abnehmers liegt – also den internen Verhältnissen des Lieferanten –, und dem, was in diesen Bereich fällt – nämlich dem Nachweis, mit wem er tatsächlich verhandelt hat, was er von ihm erhalten hat und wie bezahlt wurde.

Ein ähnliches Muster sieht jedes Unternehmen in der Praxis, das mit vielen kleineren Lieferanten zusammenarbeitet. Eine Bestellung geht per E-Mail von einer unbekannten Person ein, die Rechnung kommt von einer Gesellschaft mit virtuellem Sitz, die Zahlung erfolgt auf ein Konto, das niemand überprüft hat. Im normalen Geschäftsverlauf passiert nichts, aber bei einer Betriebsprüfung stellt sich heraus, dass das Unternehmen fast nichts über seinen Lieferanten weiß.

Die Barzahlung ist dabei ein besonders sensibler Aspekt. Sie stellt an sich keinen Gesetzesverstoß dar, beraubt das Unternehmen jedoch des einfachsten Beweises dafür, an wen das Geld tatsächlich geflossen ist. Eine Banküberweisung auf das Konto des Lieferanten hinterlässt eine Spur, die der Steuerbehörde vorgelegt werden kann, während Barzahlungen nur durch Quittungen und Zeugenaussagen nachgewiesen werden können. Ein Unternehmen, das bar bezahlt, muss die übrigen Elemente des Geschäfts umso sorgfältiger dokumentieren.

Wie man einen Lieferanten vor der ersten Bestellung überprüft

Das Gesetz selbst legt Umstände fest, unter denen vermutet wird, dass der Abnehmer von der nicht abgeführten Steuer wusste oder wissen musste und konnte. Dies betrifft beispielsweise einen Lieferanten, der als unzuverlässiger Steuerzahler veröffentlicht wurde, einen Preis ohne wirtschaftliche Rechtfertigung, der offensichtlich vom marktüblichen Preis abweicht, eine Zahlung auf ein anderes als das veröffentlichte Konto des Lieferanten oder eine Barzahlung über dem gesetzlichen Limit (§ 109 des Mehrwertsteuergesetzes).

Diese Umstände sind gleichzeitig eine nützliche Checkliste. Vor der ersten Bestellung ist es ratsam zu prüfen, ob der Lieferant nicht als unzuverlässiger Steuerzahler geführt wird, ob das auf der Rechnung angegebene Konto von der Steuerbehörde veröffentlicht wurde, ob der Preis dem Markt entspricht und ob die Zahlung nicht in bar erfolgt. Diese Prüfungen dauern nur wenige Minuten und hinterlassen einen Nachweis darüber, dass das Unternehmen mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt hat.

Die zweite Ebene ist die Überprüfung der Person des Lieferanten. Dazu gehören ein Handelsregisterauszug, die Feststellung, wer im Namen der Gesellschaft handelt, wo sich der Sitz und die Betriebsstätte befinden, ob Mitarbeiter oder Vermögenswerte vorhanden sind, die dem Umfang der Leistung entsprechen, und ob eine tatsächliche Kommunikation möglich ist. Ein Lieferant, bei dem niemand ans Telefon geht und dessen Sitz eine Briefkastenfirma ist, ist ein Warnsignal, das das Unternehmen wahrnehmen sollte.

Die dritte Ebene ist die Dokumentation des Ergebnisses. Eine Überprüfung, die niemand schriftlich festgehalten hat, lässt sich bei einer Prüfung nur schwer nachweisen. Es genügt ein kurzer Vermerk in der Lieferantenakte: wann und von wem die Prüfung durchgeführt wurde, was geprüft wurde und mit welchem Ergebnis. Der Vermerk wird bei einer größeren Bestellung oder bei einer Änderung des Kontos oder des Geschäftsführers des Lieferanten aktualisiert.

Was während der Zusammenarbeit aufzubewahren ist, um die tatsächliche Leistung nachzuweisen

Eine Überprüfung vor der Bestellung reicht nicht aus, da das Finanzamt auch nach Jahren fragt, wer was tatsächlich geliefert hat. Das Gericht wies in einem damit zusammenhängenden Urteil zur MwSt.-Prüfung bei Werbedienstleistungen darauf hin, dass dort, wo die Zusammenarbeit keine feste Struktur hat, eine Dokumentationsmethode gewählt werden muss, die den Nachweis ermöglicht, was und in welchem Umfang geliefert wurde. Die Unmöglichkeit des Nachweises gehe zu Lasten desjenigen, der den Vorsteuerabzug geltend macht (Az. 10 Afs 204/2025, Urteil in der NSS-Suchmaschine).

Die empfohlene Beweisakte enthält mehrere grundlegende Elemente. Dazu gehören ein Vertrag oder eine Bestellung mit genauer Definition des Gegenstands und des Umfangs, Übergabeprotokolle, die Kommunikation zur Präzisierung der Leistung, eine Fotodokumentation oder Arbeitsergebnisse, die Namen der konkreten Personen, die die Leistung erbracht haben, sowie ein Beleg über die Zahlung auf das Konto des Lieferanten. Das Gericht nannte ausdrücklich Protokolle von Arbeitstreffen und eine konsequente Protokollierung der erbrachten Dienstleistungen als Lösung.

Praktisches Beispiel: Bei der Erbringung von Bauleistungen reicht es nicht aus, nur die Rechnung und den Vertrag aufzubewahren. Es ist ratsam, auch das Bautagebuch, Übergabeprotokolle einzelner Abschnitte, Fotos vom Baufortschritt, eine Liste der Arbeiter auf der Baustelle und den Zahlungsbeleg aufzubewahren. Bei der Erbringung von Beratungsleistungen lohnt es sich wiederum, Arbeitsergebnisse, Besprechungsprotokolle und die Kommunikation aufzubewahren, aus der hervorgeht, wer was wann ausgearbeitet hat.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Personen. Bei Zweifeln verneint das Finanzamt sowohl den Geschäftsführer des Lieferanten als auch Zeugen, und das Unternehmen muss in der Lage sein, die Personen zu benennen, die mit ihm verhandelt haben. Das Gericht betonte im Urteil 22 Afs 37/2026, dass derjenige, der die Vernehmung eines Zeugen beantragt, diesen hinreichend bestimmt bezeichnen muss, damit er identifizierbar und die Vernehmung durchführbar ist, da es nicht Aufgabe der Steuerbehörde ist, unbestimmt bezeichnete Zeugen selbst ausfindig zu machen.

Daher ist es nützlich, für jeden bedeutenderen Lieferanten eine Namensliste der Ansprechpartner und eine kurze Aufzeichnung darüber zu führen, wer im Namen des Unternehmens mit wem verhandelt hat. Eine solche Liste erfordert nur wenige Minuten Arbeit und kann bei einer Prüfung darüber entscheiden, ob das Unternehmen einen konkreten Beweis anbieten kann oder bei einer allgemeinen Behauptung bleiben muss.

Was zu tun ist, wenn eine Aufforderung der Steuerbehörde eingeht

Die erste Reaktion sollte Konkretheit sein. Das Gericht betonte im Urteil wiederholt, dass das Steuersubjekt Beweisanträge bereits im Steuerverfahren konkretisieren muss, d. h. angeben muss, was sie beweisen sollen und wie sie sich auf die entscheidungserheblichen Tatsachen beziehen. Argumente, die das Unternehmen erst in der Kassationsbeschwerde nachreicht, müssen vom Gericht überhaupt nicht mehr berücksichtigt werden.

Die zweite Regel lautet, das Recht auf Akteneinsicht rechtzeitig zu nutzen. Das Gericht bestätigte, dass das Recht auf Akteneinsicht nicht nur formeller Natur sein darf, daraus jedoch keine Pflicht der Steuerbehörde abgeleitet werden kann, den Erlass einer Entscheidung aufzuschieben, bis der Beteiligte dieses Recht wahrnimmt. Ein Unternehmen, das Termine zur Akteneinsicht erst Wochen im Voraus vorschlug, obwohl das Ende der Festsetzungsfrist nahte, hat sein Recht nicht genutzt, und das Gericht sah im Vorgehen der Finanzbehörden keine rechtswidrige Verweigerung dieses Rechts.

Die dritte Regel lautet, nicht pauschal nach Gerechtigkeit zu rufen. Wenn ein Unternehmen behauptet, ihm sei das Recht auf ein faires Verfahren verwehrt worden, muss es beschreiben, welche konkrete Unterlage es prüfen wollte, welche Beweisanträge es stellen wollte und wie sich die Entscheidung geändert hätte, wenn der gerügte Mangel nicht aufgetreten wäre. Die bloße Behauptung eines Verfahrensfehlers ohne Auswirkungen auf das Ergebnis hält das Gericht nicht für ausreichend.

Die vierte Regel lautet, sich auf Aufforderungen vorzubereiten, bevor sie eingehen. Ein Unternehmen, das über eine Beweisakte für wichtige Lieferanten verfügt, kann innerhalb weniger Tage und in Zusammenarbeit mit einem Berater antworten. Ein Unternehmen, das die Dokumente erst noch zusammenstellt, verliert Zeit und oft auch an Glaubwürdigkeit, da nachträglich erstellte Dokumente ein geringeres Gewicht haben als solche, die im Laufe der Zusammenarbeit entstanden sind.

Wie man die Überprüfung im Vertrag mit dem Lieferanten regelt

Der Vertrag kann einen Teil des Risikos auf den Lieferanten übertragen und die Beweisposition des Abnehmers verbessern. Es ist ratsam, eine Pflicht des Lieferanten zur Mitwirkung bei einer Betriebsprüfung zu vereinbaren, d. h. Belege vorzulegen, die Identität von Personen zu bestätigen und die Überprüfung der Leistung zu ermöglichen. Des Weiteren die Pflicht zur Anzeige von Änderungen des Kontos, des Sitzes oder des Geschäftsführers sowie das Recht des Abnehmers, Zahlungen zurückzuhalten, wenn der Lieferant zu einem unzuverlässigen Steuerzahler wird.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass man vom Lieferanten nichts fordern kann, was nicht im Vertrag geregelt ist. Ein Unternehmen, das sicherstellen möchte, dass der Lieferant bei einer Prüfung mitwirkt, must dies im Voraus vereinbaren, da es nach Entstehen eines Streits kein Instrument mehr hat, um den Lieferanten zum Handeln zu bewegen, wenn dieser nicht von sich aus will.

Der Vertrag sollte auch die Zahlungsweise festlegen. Zahlungen ausschließlich auf das veröffentlichte Konto des Lieferanten und das Verbot von Barzahlungen über dem gesetzlichen Limit schränken die Umstände ein, unter denen das Gesetz die Kenntnis von der nicht abgeführten Steuer vermutet. Der Abnehmer hat nach dem Gesetz auch die Möglichkeit, die Steuer für den Lieferanten direkt unter Angabe der gesetzlichen Daten an dessen Steuerbehörde abzuführen; dies ist eine besondere Form der Steuersicherung, die sich für risikoreiche Geschäfte eignet (§ 109a des Mehrwertsteuergesetzes).

Die vertragliche Regelung ersetzt nicht den Nachweis der tatsächlichen Leistung, schafft aber einen Rahmen, in dem sich Beweise leichter sammeln lassen. Ein Unternehmen, das einen Werk- oder Dienstleistungsvertrag im Hinblick auf eine spätere Prüfung gestaltet, hat anfangs zwar höhere Kosten, bei einer Prüfung jedoch ein deutlich geringeres Risiko. Damit hängt auch die Frage zusammen, wie die Beweislast generell verteilt ist, worüber der Text über die Beweislast bei einer Betriebsprüfung berichtet.

Bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist es auch nützlich, das allgemeine Verfahren zu kennen, das im Text über die Betriebsprüfung im Jahr 2026 beschrieben wird. Ein Unternehmen, das weiß, wie eine Prüfung abläuft, innerhalb welcher Fristen reagiert werden muss und welche Rechte bei der Akteneinsicht bestehen, führt die Beweisakte zielgerichtet und verliert bei der ersten Aufforderung keine Zeit.

Was die Grenze zwischen der legitimen Geltendmachung des Vorsteuerabzugs und dessen Infragestellung wegen Rechtsmissbrauchs betrifft, so basiert diese auf der Rechtsprechung, die im Text über die Entscheidung des NSS zum Rechtsmissbrauch im Bereich der MwSt. beschrieben ist. Diese Grenze unterscheidet sich von der Frage des Nachweises der tatsächlichen Leistung, beide treffen jedoch bei einer Prüfung häufig aufeinander.

Eine besondere Situation stellt der Nachweis des Vorsteuerabzugs bei Dienstleistungen dar, die schwer zu beschreiben sind, also bei Werbung und Beratung. Hier stoßen Unternehmen oft darauf, dass die Rechnung den Leistungsumfang nicht ausweist, worüber ein separater Text zum Nachweis des MwSt.-Abzugs bei Werbung und Beratung berichtet.

Wie genau die Überprüfung der Lieferanten und die Beweisakte zu gestalten sind, hängt davon ab, wie viele Lieferanten das Unternehmen hat, wie hoch das Zahlungsvolumen ist und wie risikoreich die Branche ist – deshalb beurteilen die Anwälte der Kanzlei ARROWS advokátní kancelář dies stets individuell für das jeweilige Unternehmen und nicht nach einem Einheitsformular.

Risiken eines ungeprüften Lieferanten

Fazit

Das Oberste Verwaltungsgericht hat im August 2026 bestätigt, dass ein formeller Beleg für ein Unternehmen nicht ausreicht und dass es bei Zweifeln nachweisen muss, wer die Leistung tatsächlich erbracht und an wen es gezahlt hat. Der Artikel hat gezeigt, dass sich das Urteil zwar auf die Einkommensteuer bezieht, aber auf einem Prinzip beruht, das auch für den Vorsteuerabzug gilt, dass das Gesetz unter bestimmten Umständen die Kenntnis von der nicht abgeführten Steuer vermutet und dass eine während der Zusammenarbeit geführte Beweisakte entscheidend ist.

Für die Geschäftsführung ergibt sich daraus eine klare Aufgabe: die Einführung einer Lieferantenprüfung vor der ersten Bestellung und einer Beweisakte für jeden bedeutenderen Lieferanten. Nachträglich zusammengestellte Dokumente haben bei einer Prüfung ein geringeres Gewicht, und ein Unternehmen, das nichts über seine Lieferanten weiß, kann nicht behaupten, mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt zu haben.

Die Anwälte von ARROWS advokátní kancelář richten Lieferantenprüfungen ein, bereiten Beweisakten vor und vertreten Unternehmen bei Betriebsprüfungen und in Rechtsbehelfsverfahren. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder informieren Sie sich über unsere Steuerberatung.