Wie der Vorsteuerabzug bei Werbung und Beratung zu belegen ist, wenn die Rechnung nicht ausreicht

Was im Fall der Werbeagentur geschah und warum die Rechnung nicht ausreichte

Eine Agentur erbrachte Werbeleistungen bei Sportveranstaltungen und in Printmedien und machte den Vorsteuerabzug aus Leistungen geltend, die sie von einer Lieferantin bezogen hatte. Die Finanzbehörden erkannten den Abzug nicht an, weil die Agentur den Umfang der bezogenen Leistungen nicht nachgewiesen hatte. Der Streit gelangte bis zum Obersten Verwaltungsgericht der Tschechischen Republik (Nejvyšší správní soud, NSS), das die Kassationsbeschwerde zurückwies (Urteil 10 Afs 204/2025 in der Entscheidungssuche des NSS).

Dabei hatte die Agentur eine Reihe von Unterlagen vorgelegt und nachgewiesen, dass sie irgendwelche Werbeleistungen bezogen hatte. Die Lieferantin stellte einen Steuerbeleg aus, zu dem eine Bestellung und ein Übergabeprotokoll gehörten. Auf dem Beleg stand allgemein „Leistungen für die Werbekampagne Präsentation im Rahmen“ eines bestimmten Sportwettbewerbs und einer bestimmten Saison, der Leistungsumfang war jedoch nicht angegeben. Er ließ sich weder aus der Bestellung ableiten, die keine Nummer trug, noch aus dem Protokoll, das lediglich angab, wann die Leistungen übergeben wurden und auf welche Veranstaltungen sich der Beleg bezieht.

Auf die zweite Aufforderung hin legte die Agentur weitere Bestellungen und Protokolle vor, und auf einigen stand, dass der Leistungsumfang operativ nach den Anforderungen der Kunden und dem Verlauf des Wettbewerbs angepasst wird. Zahlreiche Schriftstücke gaben nicht an, wer sie wann erstellt hatte. Der Steuerverwalter (správce daně) wies in der dritten Aufforderung auf Unstimmigkeiten in den Belegen hin; die Agentur erläuterte diese zwar, wies den Leistungsumfang aber nicht nach.

Entscheidend war also nicht, dass die Agentur keinerlei Belege gehabt hätte. Entscheidend war, dass sich aus ihren Belegen und aus den weiteren Beweisen nicht rückwirkend zuordnen ließ, was in den einzelnen Besteuerungszeiträumen genau in Rechnung gestellt worden war. Das Gericht bezeichnete dies als Unmöglichkeit, den Leistungsumfang nachzuweisen, und führte aus, dass dies zulasten desjenigen geht, der den Abzug geltend macht.

Was das Gesetz verlangt und was die Rechtsprechung daraus macht

Der Steuerpflichtige ist zum Vorsteuerabzug bei einer bezogenen steuerpflichtigen Leistung berechtigt, die er im Rahmen seiner wirtschaftlichen Tätigkeit für die Ausführung von Umsätzen verwendet, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, typischerweise für steuerpflichtige Umsätze mit Leistungsort im Inland (§ 72 Abs. 1 des tschechischen Mehrwertsteuergesetzes (Gesetz Nr. 235/2004 Slg., im Folgenden „tschMwStG“)). Die bloße Tatsache, dass das Unternehmen die Leistung benötigt und genutzt hat, genügt für den Abzug jedoch nicht, denn das Gesetz knüpft den Anspruch an weitere Voraussetzungen, die das Unternehmen bei einer Prüfung belegen können muss.

Um den Anspruch geltend zu machen, muss der Steuerpflichtige über einen Steuerbeleg verfügen, den ein anderer Steuerpflichtiger ihm gegenüber ausgestellt hat (§ 73 Abs. 1 Buchst. a) tschMwStG). Der Steuerbeleg ist das grundlegende Beweisdokument für den Abzug, garantiert den Anspruch für sich allein aber nicht. Ein Unternehmen, das seine gesamte Verteidigung darauf aufbaut, riskiert, bei Zweifeln ohne weitere Beweise dazustehen.

Der Steuerbeleg muss dabei unter anderem Umfang und Gegenstand der Leistung enthalten (§ 29 Abs. 1 Buchst. f) tschMwStG). Gerade diese Angabe war im beschriebenen Fall das Problem, weil die Belege die Leistung allgemein beschrieben und sich der Umfang weder aus ihnen noch aus der zugehörigen Bestellung oder dem Protokoll ableiten ließ.

Das Gesetz rechnet zugleich damit, dass ein Beleg mangelhaft sein kann. Enthält der Beleg nicht alle vorgeschriebenen Angaben, kann der Anspruch auf Vorsteuerabzug auf andere Weise nachgewiesen werden (§ 73 Abs. 5 tschMwStG). Unternehmen verstehen diese Bestimmung häufig als Rettungsnetz. Das Urteil äußert sich dazu nicht ausdrücklich, aus seiner allgemeinen Anforderung folgt aber: Womit auch immer das Unternehmen den Umfang belegt, es muss ihn hinreichend konkret nachweisen und darf nicht nur allgemein andeuten, dass irgendeine Leistung stattgefunden hat.

Das Gericht stützt sich auf eine langjährige Rechtsprechung, nach der die Belege zwar zentral sind, aber nachgewiesen werden muss, dass sich alles so zugetragen hat, wie es in ihnen angegeben ist. Der Steuerpflichtige muss daher nachweisen, in welchem Umfang die Leistung erbracht wurde, und gelingt ihm das nicht, erkennt der Steuerverwalter den Abzug nicht an. Das Gericht zitiert in diesem Sinne die Urteile 8 Afs 44/2011, 5 Afs 165/2006 und 7 Afs 224/2020.

Das Steuersubjekt trägt die primäre Beweislast und weist alle Tatsachen nach, die es in der Steuererklärung anzugeben hat (§ 92 Abs. 3 der tschechischen Abgabenordnung (Gesetz Nr. 280/2009 Slg., im Folgenden „tschAO“)). Der Steuerverwalter weist hingegen die Tatsachen nach, die die Glaubwürdigkeit, Beweiskraft, Richtigkeit oder Vollständigkeit der vorgelegten Belege und Aufzeichnungen widerlegen (§ 92 Abs. 5 Buchst. c)). Stellt er sie mit konkreten Tatsachen in Frage, wie im beschriebenen Fall durch drei Aufforderungen, muss der Steuerpflichtige die entstandenen Zweifel durch weitere Beweise ausräumen.

Die Verteilung der Beweislast zwischen Steuerverwalter und Steuerpflichtigem behandelt ausführlicher der Text über die Beweislast in der Steuerprüfung. Daraus ergibt sich, dass ein Unternehmen, das von Anfang an über hochwertige Unterlagen verfügt, bei der Prüfung nicht improvisieren muss und auf Aufforderungen innerhalb der gesetzten Fristen reagieren kann.

Was das Gericht zum „spontanen“ Charakter der Werbung sagte

Die Agentur machte geltend, Werbung bei Sportveranstaltungen lasse sich nicht im Voraus genau abschätzen, weil der Verlauf des Wettbewerbs nicht vorhersehbar sei und der Leistungsumfang nach den Bedürfnissen der Abnehmer angepasst werde, häufig ohne schriftliche Spur. Das Gericht kehrte dieses Argument um. Gerade weil die Zusammenarbeit keine feste Struktur hat, war seiner Ansicht nach eine Form der Dokumentation zu wählen, die den Nachweis ermöglicht, was und in welcher Menge letztlich geliefert wurde.

Das Gericht deutete ausdrücklich eine Lösung an: die Ergebnisse von Arbeitstreffen festzuhalten, bei denen die Einzelheiten der Werbung besprochen wurden, oder auf einer konsequenten Protokollierung der bereits erbrachten Leistungen zumindest in den Übergabeprotokollen zu bestehen. Eine ordnungsgemäße Erfassung des Leistungsumfangs, aufgeschlüsselt nach Teilleistungen und Veranstaltungen, war seiner Ansicht nach gerade im Hinblick auf die behauptete Spontaneität wünschenswert. Da die Parteien sie nicht führten, ließ sich auch mithilfe weiterer unterstützender Beweise nicht rückwirkend feststellen, was konkret mit welchem Beleg in Rechnung gestellt worden war.

Es handelt sich dabei um praktische Lösungen, die das Gericht angeboten hat, nicht um eine neue gesetzliche Pflicht. Gesetzlich vorgegeben ist die Pflicht, Umfang und Gegenstand der Leistung nachzuweisen; auf welche Weise das Unternehmen dies tut, bleibt ihm überlassen. Besprechungsprotokolle und detaillierte Übergabeprotokolle sind lediglich der zuverlässigste Weg, dieser Pflicht bei einer Zusammenarbeit nachzukommen, deren Inhalt sich im laufenden Betrieb ändert.

Den Unterschied zu anderen Entscheidungen erläuterte das Gericht an zwei Beispielen. Im Urteil Milkpol ging es um direkte Werbung in vorab festgelegten Formen einschließlich der konkreten Gestalt der Werbung, ihrer Platzierung und Dauer, und die Abnehmerin wies nach, dass die Werbung in den wesentlichen Parametern tatsächlich ausgestrahlt wurde. In der zu beurteilenden Sache ging es dagegen um den Weiterverkauf von Paketen nicht näher bestimmter Leistungen ohne genauere Unterscheidung.

Die praktische Schlussfolgerung ist einfach. Je weniger konkret die Leistung in der Bestellung beschrieben ist, desto mehr muss im Verlauf belegt werden. Ein Unternehmen, das ein Leistungspaket mit veränderlichem Inhalt einkauft, sollte von Anfang an eine Regel festlegen, wer wann festhält, was aus dem Paket tatsächlich in Anspruch genommen wurde, damit es den Umfang nicht Jahre später aus dem Gedächtnis beweisen muss.

Wie Bestellungen und Rechnungen bei Werbung und Beratung zu formulieren sind

Der erste Grundsatz lautet, den Leistungsgegenstand bereits in der Bestellung konkret zu benennen. Bei Werbung bedeutet dies, Art der Präsentation, Platzierung, Dauer und Anzahl anzugeben, bei Beratung Thema, Umfang und erwartetes Ergebnis. Die Bestellung sollte Nummer und Datum tragen, damit sie sich eindeutig der Rechnung und dem Protokoll zuordnen lässt, und die Person nennen, die sie ausgestellt hat.

Der zweite Grundsatz lautet, in der Bestellung ausdrücklich zu beschreiben, wie der Umfang angepasst wird. Ändert sich die Leistung je nach Verlauf der Kampagne oder den Anforderungen der Kunden, sollte vereinbart sein, dass die Änderung schriftlich bestätigt wird, etwa per E-Mail mit namentlicher Freigabe, und dass sie in das Übergabeprotokoll einfließt. Das Gericht beanstandete gerade, dass die Bestellungen auf eine operative Anpassung des Umfangs verwiesen und die Parteien dabei keine Aufzeichnungen führten, aus denen sich rückwirkend feststellen ließe, was geliefert wurde.

Der dritte Grundsatz lautet, dass die Rechnung die einzelnen Leistungen unterscheidet. Eine bloße Sammelposition „Leistungen für die Werbekampagne“ mit einem einzigen Preis kann bei einer Prüfung unzureichend sein, wenn sich Umfang und Gegenstand der Leistung weder aus der Rechnung noch aus den anschließenden Belegen und weiteren Beweisen zuverlässig feststellen lassen. Die Rechnung sollte daher auf die Nummer der Bestellung und des Protokolls verweisen und die Positionen so aufschlüsseln, dass sie sich konkreten Veranstaltungen oder Ergebnissen zuordnen lassen.

Der vierte Grundsatz ist ein Übergabeprotokoll, das nicht nur „übergeben“ besagt. Es soll angeben, was genau wann und an wen übergeben wird, und von einer identifizierbaren Person unterzeichnet sein. Bei Beratung genügt es, dem Protokoll die Ergebnisse oder deren Verzeichnis beizufügen. Bei Werbung ist es sinnvoll, einen Nachweis der Veröffentlichung beizulegen, etwa ein Foto, einen Ausschnitt oder eine Aufzeichnung, aus der die Durchführung ersichtlich ist.

Wie Leistungen laufend zu dokumentieren sind, damit sich Belege und Leistungen zuordnen lassen

Die beste Dokumentation entsteht im Verlauf der Zusammenarbeit. Es genügen kurze Protokolle der Besprechungen, in denen der Inhalt der Leistung behandelt wird, und ein namentlicher Vermerk, wer sie freigegeben hat. Das Gericht bezeichnete diese Lösung als naheliegend. Ein Unternehmen, das solche Protokolle führt, hat bei der Prüfung genau den Beweis zur Hand, der der Agentur im beschriebenen Fall fehlte.

Die zweite Ebene ist die Zuordnung der Rechnungen zu konkreten Leistungen. Beim Eingang einer Lieferantenrechnung sollte jemand im Unternehmen prüfen, ob sie der Bestellung und dem Protokoll entspricht, und das Ergebnis festhalten. Werden die Belege nicht sofort zugeordnet, ist eine rückwirkende Zuordnung nach Jahren schwierig und unzuverlässig, wie der Fall zeigt, in dem die vorgelegten Belege und Bestellungen häufig nicht zuordnungsfähig waren.

Die dritte Ebene ist die Verknüpfung mit den Abnehmern. Ein Unternehmen, das Leistungen weiterverkauft, muss zuordnen können, was es vom Lieferanten gekauft und was es seinen Abnehmern geliefert hat. Das Gericht wies darauf hin, dass sich die Leistung bei den Verträgen mit den Abnehmern bestimmen ließ, der Umfang der Leistung der Lieferantin dagegen nicht. Das Unternehmen braucht daher Aufzeichnungen, aus denen die gesamte Kette vom Einkauf bis zum Verkauf ersichtlich ist.

Die vierte Ebene ist die Aufbewahrung. Dokumentation ist nur dann sinnvoll, wenn sie die Fristen überdauert, in denen die Steuer rückwirkend geprüft wird. Das Unternehmen sollte daher festlegen, wo und wie Dokumente abgelegt werden, wer dafür verantwortlich ist und wie sie bei einem Personalwechsel übergeben werden. Informationen, die nur im E-Mail-Postfach einer einzigen Person gespeichert sind, gehen beim Ausscheiden eines Mitarbeiters leicht verloren.

Was zu tun ist, wenn der Steuerverwalter den Leistungsumfang bezweifelt

Im beschriebenen Fall erließ der Steuerverwalter nacheinander drei hinreichend bestimmte Aufforderungen, äußerte darin Zweifel an der Erfüllung der Voraussetzungen für den Abzug und teilte mit, mit welchen Beweismitteln sich die Lage klären lässt. Die Agentur wusste somit, worauf sich die Zweifel beziehen, und hatte Gelegenheit, sie auszuräumen. Das Gericht folgte dem Einwand nicht, der Steuerverwalter habe die Beweislast rechtswidrig auf die Agentur abgewälzt.

Der erste Grundsatz lautet, auf jede Aufforderung konkret zu reagieren und alles zu belegen, was dem Unternehmen zur Verfügung steht. Die allgemeine Erklärung, die Zusammenarbeit sei spontan gewesen, räumt Zweifel nicht aus. Es hilft nur, was sich vorlegen lässt: konkrete Besprechungsprotokolle, Übergabeprotokolle, Korrespondenz, Ergebnisse und die Zuordnung zu den Rechnungen, gegebenenfalls eine Zeugenaussage, die konkret beschreibt, was geliefert wurde.

Der zweite Grundsatz lautet, Beweise rechtzeitig und bestimmt anzubieten. Das Gericht wies im Zusammenhang mit beantragten Tonaufnahmen darauf hin, dass das Unternehmen angeben muss, was die Aufnahme beweisen soll, und dass ein Zeuge, der das Protokoll über seine Aussage unterzeichnet hat, damit sein Einverständnis mit dessen Inhalt zum Ausdruck gebracht hat. Ein Beweisantrag ohne Angabe, was bewiesen werden soll, muss daher nicht erhoben werden.

Der dritte Grundsatz lautet, dem Steuerverwalter keine Absicht zuzuschreiben, die er nicht geäußert hat. Die Agentur wandte ein, der Steuerverwalter verdächtige sie des Betrugs, das Gericht stellte jedoch fest, dass sich dies aus nichts ergibt und dass es darum ging, ob der Leistungsumfang nachgewiesen wurde. Eine auf einer vermeintlichen Beschuldigung aufgebaute Verteidigung half dem Unternehmen nicht, weil sie die Aufmerksamkeit von dem ablenkte, was in den Beweisen fehlte.

Bei der Vorbereitung auf eine Prüfung ist es nützlich, das Verfahren zu kennen, das der Text über die Steuerprüfung im Jahr 2026 beschreibt. Ein Unternehmen, das weiß, wie die Prüfung abläuft und welche Fristen laufen, beantwortet Aufforderungen sachlich und rechtzeitig und verschwendet nicht die Zeit, die bei wiederholten Aufforderungen oft am wertvollsten ist.

Die allgemeine Grenze zwischen der Geltendmachung des Abzugs und seiner Infragestellung behandelt auch der Text über die Entscheidung des NSS zum Rechtsmissbrauch bei der Mehrwertsteuer. Das ist jedoch eine andere Frage als der Nachweis des Umfangs der tatsächlich bezogenen Leistung, auch wenn beide bei einer Prüfung häufig zusammentreffen und das Unternehmen deshalb auf beide gleichzeitig vorbereitet sein muss.

Parallele Prüfungen und Eingriffsklage: Was das Gericht zu zersplitterten Verfahren sagte

Die Agentur wurde in sieben getrennten Prüfungsverfahren von fünf verschiedenen Steuerverwaltern geprüft, obwohl diese dieselben Lieferanten betrafen und sich nur im Besteuerungszeitraum unterschieden. Sie machte geltend, jede Verfahrenshandlung siebenmal vorgenommen und dafür über 3,5 Mio. CZK (ca. 144.000 EUR) aufgewendet zu haben. Das Gericht musste daher beurteilen, ob ein solches Vorgehen die Rechtmäßigkeit der Entscheidung über die Steuerfestsetzung beeinflusst.

Das Gericht stellte fest, dass eine solche Zersplitterung als unverhältnismäßige Ausübung der ausgewählten Zuständigkeit (vybraná působnost) angesehen werden kann, und bezeichnete das Vorgehen in der betreffenden Sache als unverhältnismäßig. Der Steuerverwalter hat die Rechte der Steuersubjekte zu schonen und so vorzugehen, dass niemandem unnötige Kosten entstehen (§ 5 Abs. 3 und § 7 Abs. 2 tschAO). Das Institut der ausgewählten Zuständigkeit soll nach Ansicht des Gerichts einer wirksameren Steuerverwaltung dienen, nicht der Vervielfachung von Verfahrenshandlungen, und die Zersplitterung in parallele Verfahren ohne ersichtlichen Grund stößt an die Grundsätze der Steuerverwaltung.

Schutz vor rechtswidrigem Vorgehen kann nach Ansicht des Gerichts vor allem mit der Eingriffsklage (zásahová žaloba) verlangt werden, das Vorgehen kann aber auch in der Klage gegen die Entscheidung über die Steuerfestsetzung gerügt werden, wo die Möglichkeiten begrenzter sind. Die unverhältnismäßige Zersplitterung der Prüfungen allein führt noch nicht zur Aufhebung der Steuerentscheidung; sie müsste einen nachgewiesenen Einfluss auf deren Rechtmäßigkeit oder Richtigkeit haben. Im vorliegenden Fall wurde dies nicht nachgewiesen, und das Vorgehen war nach Ansicht des Gerichts nicht schikanös.

Für das Unternehmen ergibt sich daraus ein praktischer Rat. Bei wiederholten Prüfungen derselben Lieferanten empfiehlt es sich, eine Übersicht über alle Verfahren, vorgelegten Beweise und entstandenen Kosten zu führen und rechtzeitig eine Eingriffsklage zu erwägen. Die tschAO ermöglicht zudem ausdrücklich, dass der Steuerverwalter aus Gründen der Wirtschaftlichkeit Handlungen für verschiedene Verfahren gemeinsam vornimmt, und das Unternehmen kann ein gemeinsames Vorgehen daher selbst anregen.

Völlig unabhängig davon ist es sinnvoll, die Beweisakte für alle geprüften Zeiträume auf einmal bereitzuhalten. Ein Unternehmen, das bei der ersten Prüfung vollständige Unterlagen zur gesamten Zusammenarbeit mit dem Lieferanten vorlegt, verringert das Risiko, dass sich identische Aufforderungen wiederholen. Wiederholen sie sich dennoch, hat es einen Nachweis darüber in der Hand, was wann vorgelegt wurde. Wie ein Lieferant bereits vor der ersten Bestellung zu überprüfen ist, beschreibt der Text über die Überprüfung des Lieferanten, damit das Finanzamt den Abzug nicht ablehnt.

Wie die Dokumentation von Werbe- und Beratungsleistungen und die Reaktion auf eine Prüfung genau einzurichten sind, hängt von der Struktur der Zusammenarbeit und davon ab, wie viele Lieferanten das Unternehmen einsetzt – deshalb beurteilen die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS dies stets nach dem konkreten Unternehmen und seiner Lieferkette, nicht nach einem Universalformular, das für jede Zusammenarbeit ein anderes Risiko bedeuten würde.

Risiken eines nicht belegten Leistungsumfangs

Abschließende Zusammenfassung

Das Oberste Verwaltungsgericht bestätigte im August 2026, dass der Steuerpflichtige beim Vorsteuerabzug für Werbeleistungen nicht nur den Bezug der Leistung, sondern auch deren Umfang nachweisen muss und dass die behauptete Spontaneität der Zusammenarbeit nicht von der Beweisführung befreit. Der Artikel hat gezeigt, dass eine Rechnung mit allgemeiner Beschreibung allein nicht genügt, wenn sich der Umfang auch nicht anders belegen lässt, dass jeder andere Beweis konkret sein muss und dass es sich lohnt, Besprechungsprotokolle und eine konsequente Protokollierung im Verlauf der Zusammenarbeit zu führen.

Für die Unternehmensleitung ergibt sich daraus eine klare Aufgabe: bei Werbe- und Beratungsleistungen Bestellungen, Rechnungen und Protokolle so einzurichten, dass sich daraus rückwirkend konkrete Leistungen zuordnen lassen. Der Nachweis des Umfangs nach Jahren aus dem Gedächtnis gelingt bei einer Prüfung nicht, und der fehlende Nachweis geht zulasten des Steuerpflichtigen.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS richten die Dokumentation von Werbe- und Beratungsleistungen ein, erstellen Muster für Bestellungen und Protokolle und vertreten Unternehmen bei Steuerprüfungen. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder informieren Sie sich über unsere Steuerberatung.