Casas de subastas

AML y casas de subastas: por qué es usted sujeto obligado aunque no pertenezca al sector financiero

Las normas contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (AML/CFT) no se crearon para el mercado del arte, sino principalmente para los bancos y las entidades financieras. Su base son los estándares internacionales del Grupo de Acción Financiera Internacional (FATF/GAFI), que ha publicado 40 recomendaciones que regulan, entre otras cosas, la obligación de conocer al cliente (KYC), aplicar la diligencia debida respecto del cliente (Customer Due Diligence, CDD) e identificar a los titulares reales de sociedades y otras estructuras. Los Estados incorporan progresivamente estos estándares a su legislación y la Unión Europea los plasma en las directivas AML y ahora también en reglamentos directamente aplicables.

La República Checa aplica las recomendaciones del GAFI principalmente a través de la Ley n.º 253/2008 Sb., sobre determinadas medidas contra la legitimación del producto de actividades delictivas y la financiación del terrorismo, conocida como Ley AML. Esta ley delimita con precisión el círculo de los llamados sujetos obligados, que ya no se limita en absoluto a los bancos, sino que incluye también a agencias inmobiliarias, asesores fiscales, proveedores de servicios de criptoactivos, personas que comercian con bienes de alto valor y, precisamente, a los marchantes de arte y las casas de subastas.

La razón es sencilla: tanto el GAFI como las autoridades nacionales consideran el mercado del arte de alto riesgo, porque permite transferir rápidamente valores elevados, a menudo con un elemento internacional y con una transparencia relativamente baja.

En la práctica, esto significa que si usted gestiona una casa de subastas o comercia con obras de arte, antigüedades u objetos de colección por importes que la Ley AML considera relevantes, entra en el régimen de sujeto obligado. En este papel debe cumplir numerosas obligaciones, desde la identificación de los clientes y la evaluación de riesgos de operaciones concretas hasta la comunicación de operaciones sospechosas a la Oficina de Análisis Financiero (Finanční analytický úřad, FAÚ). Si además de los pagos tradicionales trabaja con activos virtuales, puede resultarle útil apoyarse en la experiencia en la configuración del compliance para el entorno cripto, que resumimos en el texto Por qué ARROWS es la primera opción para proyectos cripto: pleno compliance y un paso seguro por un entorno regulatorio aún en evolución.

No se trata, por tanto, de una agenda «complementaria», sino de un marco jurídico cuyo incumplimiento puede acarrear multas millonarias, daños a la reputación de la casa de subastas y, en casos extremos, incluso la responsabilidad penal de determinadas personas.

Cuándo se convierte una casa de subastas en sujeto obligado según la Ley AML

La Ley AML define quién es sujeto obligado, por un lado de forma general y, por otro, mediante categorías especiales, entre las que figuran los marchantes de arte, las casas de subastas, las galerías y los anticuarios. Por regla general, las obligaciones AML se aplican típicamente a las entidades que gestionan fondos ajenos o participan en operaciones en efectivo o en activos virtuales por importe de al menos 10 000 EUR, así como a los intermediarios en la venta de bienes de alto valor, como oro, joyas u obras de arte.

Por tanto, si una casa de subastas organiza la subasta de un cuadro cuyo precio de salida y precio final previsto cabe razonablemente esperar que alcancen o superen ese importe, debe prepararse para aplicar plenamente el régimen AML.

La ley trabaja a la vez con los conceptos de operación y relación de negocios: operación es cualquier actuación del sujeto obligado con otra persona dirigida a la disposición de su patrimonio o a la prestación de un servicio; relación de negocios son las relaciones contractuales (y ahora también algunas establecidas por ley) cuyo objeto es la disposición del patrimonio del cliente o la prestación reiterada de servicios. En la práctica, las situaciones controvertidas suelen depender de cómo estén configuradas las condiciones contractuales y la responsabilidad de las partes, y los posibles conflictos se abordan en el ámbito de los litigios mercantiles y judiciales.

En el escenario típico, la casa de subastas actúa como intermediaria entre el vendedor (comitente) y el comprador (pujador), y desde la perspectiva AML se trata de dos clientes independientes, es decir, dos contrapartes distintas respecto de las cuales se aplican las obligaciones de identificación y diligencia debida. Esta dualidad suele subestimarse en la práctica, sobre todo cuando el vendedor es un cliente habitual de la casa de subastas y la relación se percibe como «de socios»; sin embargo, la Ley AML no conoce tal indulgencia.

Es importante tener presente que la casa de subastas entra en el régimen AML no solo en las subastas presenciales, sino también en las subastas en línea, las ventas privadas o la intermediación de ventas fuera de la sala de subastas, siempre que cumplan la definición de operación o relación de negocios y los umbrales de valor.

Las casas de subastas modernas que organizan subastas híbridas con participación de clientes extranjeros suelen combinar así la normativa AML de varias jurisdicciones y deben armonizar los requisitos de la Ley AML checa con las expectativas de bancos y autoridades de supervisión extranjeros. Estos aspectos transfronterizos suelen generar problemas prácticos y subestimarlos puede provocar el bloqueo de pagos en cuentas en divisas, el rechazo de un pago por parte del banco o consultas de unidades de inteligencia financiera extranjeras. Estos «frenos» por parte del banco aparecen en la práctica también en las relaciones crediticias; analizamos cómo resolverlos en el artículo Litigios sobre créditos empresariales: cuándo puede defenderse frente al vencimiento anticipado del crédito por parte del banco.

Nueva normativa AML europea y su impacto en las casas de subastas

En el ámbito del Derecho AML se está produciendo actualmente una importante regulación a nivel de la Unión Europea, a menudo denominada «paquete AML». Incluye en particular el Reglamento AMLR, que armoniza directamente las obligaciones de los sujetos obligados en toda la UE, y el Reglamento AMLA, que regula la nueva autoridad europea de supervisión en materia AML, así como la nueva Directiva AMLD, que completará la regulación en los ámbitos que se dejan a los Estados miembros. A la vista de los nuevos requisitos europeos, conviene revisar periódicamente también el tratamiento de los datos personales en el marco del KYC y de los procesos internos, para lo cual puede resultar útil el apoyo jurídico en materia de RGPD.

Esta normativa entra progresivamente en vigor entre 2025 y 2027, y algunos elementos, como la inclusión de los proveedores de servicios de criptoactivos (CASP), ya se han incorporado también a la Ley AML checa.

Para las casas de subastas es importante que el marco regulatorio europeo pone cada vez más énfasis en el enfoque basado en el riesgo, la identificación rigurosa del titular real, el tratamiento de las personas del medio político y de las listas de sanciones, y la transparencia de las estructuras patrimoniales complejas. Aunque el paquete AML no se centra exclusivamente en el mercado del arte, la presión sobre las entidades que permiten transferir valores elevados, incluidas las casas de subastas, aumenta objetivamente.

Para la dirección de las casas de subastas resulta, por tanto, racional invertir en procesos internos de calidad y en una configuración jurídica adecuada antes de que la nueva normativa empiece a aplicarse con rigor: los ajustes preventivos siempre salen más baratos que la defensa posterior frente a multas o bloqueos de operaciones.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář siguen en este ámbito no solo la legislación checa, sino también la preparación y aplicación de la normativa europea, incluido el AMLR y el Reglamento MiCA sobre criptoactivos. Con clientes del sector de las casas de subastas no se limitan al cumplimiento formal de la redacción actual de la Ley AML, sino que configuran también procesos capaces de superar el futuro régimen europeo unificado, sobre todo en entidades con clientela transfronteriza y cuentas en el extranjero.

Pagos en efectivo en la casa de subastas: límites, prohibiciones y trampas prácticas

En las compras en una casa de subastas, el término «pago en efectivo» se entiende a menudo en el lenguaje común como que el comprador financia la compra con recursos propios sin crédito, normalmente sin hipoteca. Desde el punto de vista jurídico, sin embargo, es esencial distinguir el origen de los fondos de la forma de pago: pago en efectivo es el que se realiza con billetes y monedas u otros instrumentos que la ley considera efectivo, mientras que el pago no en efectivo se efectúa mediante transferencia desde una cuenta bancaria u otro canal no monetario.

En la práctica de las subastas es importante, por tanto, no fiarse de la denominación «popular» y aclarar siempre internamente si se trata de una entrega física de efectivo o de una transferencia.

Los pagos en efectivo en la República Checa están sujetos a una norma específica, la Ley checa n.º 254/2004 Sb., sobre la limitación de los pagos en efectivo, que establece el importe máximo de un único pago en efectivo y regula a la vez las excepciones y las consecuencias de su infracción. Esta ley vincula tanto a los pagadores como a los receptores, y por tanto también a las casas de subastas cuando reciben o realizan pagos en efectivo por encima del límite establecido.

La infracción de estas normas puede dar lugar a la imposición de sanciones tanto a quien realizó el pago como a quien lo recibió, y en el caso de personas jurídicas las multas pueden alcanzar millones de coronas checas. Aceptar efectivo por encima del límite legal no es, por tanto, un «riesgo del comprador», sino también un riesgo directo para la casa de subastas.

Además del límite del importe del pago en efectivo, es importante que la ley sobre la limitación de los pagos en efectivo prohíbe eludir las normas, por ejemplo, dividiendo formalmente una operación económicamente vinculada en varios pagos más pequeños o recurriendo a varias personas.

Si la casa de subastas acepta varios pagos en efectivo realizados por distintas personas que en realidad constituyen la prestación de un mismo comprador por el mismo objeto, dicha conducta puede calificarse como fraude de ley, no solo desde el punto de vista de la ley sobre la limitación de los pagos en efectivo, sino también desde la perspectiva AML, donde este fraccionamiento reúne típicamente los indicios de una operación sospechosa.

La relación entre el efectivo y las obligaciones AML

La Ley AML trata expresamente las operaciones en efectivo como uno de los factores de riesgo, tanto en relación con el nacimiento de la obligación de identificar al cliente como a la hora de evaluar si una operación concreta es sospechosa. El sujeto obligado debe identificar al cliente, como muy tarde, cuando resulte evidente que el valor de la operación superará el límite legal, y la diligencia debida (una verificación más profunda) se aplica típicamente antes de realizar una operación cuyo valor alcance al menos 15 000 EUR o, en el caso de operaciones en efectivo, más de 10 000 EUR.

En las casas de subastas, la combinación del alto valor de una obra de arte y el pago en efectivo significa prácticamente siempre que la operación no puede realizarse sin identificación y diligencia debida del cliente sin infringir la Ley AML.

Debe prestarse especial atención a las situaciones en que el cliente insiste en pagar en efectivo y, al mismo tiempo, se niega a facilitar información sobre el origen de los fondos, el titular real o la finalidad de la operación. La Ley AML incluye expresamente esta conducta entre los indicios de operación sospechosa e impone al sujeto obligado tanto la obligación de rechazar la operación como la de comunicarla a la Oficina de Análisis Financiero.

La dirección de la casa de subastas debe ser consciente, por tanto, de que el afán de «complacer a un buen cliente» que no quiere revelar sus antecedentes puede acarrear consecuencias mucho más graves que la pérdida de una operación, incluida la obligación de justificar sus procedimientos ante la FAÚ y de defenderse frente a una propuesta de multa.

En los pagos en efectivo es también práctica habitual recurrir al depósito en custodia de un abogado, notario o banco, sobre todo en operaciones de mayor valor, un estándar conocido, por ejemplo, en las transacciones inmobiliarias. Esta práctica no elimina por sí sola la obligación AML de la casa de subastas: esta sigue obligada a identificar y aplicar la diligencia debida a sus clientes conforme a la Ley AML, mientras que el abogado o el banco que presta la custodia cumple sus propias obligaciones AML en el marco de su profesión.

No obstante, si la casa de subastas configura el proceso de modo que recomienda directamente a los clientes la custodia de un abogado o entidad financiera concretos, conviene armonizar los procedimientos AML de ambas entidades para evitar duplicidades y lagunas que, en caso de inspección, pudieran interpretarse como falta de diligencia.

Errores típicos de las casas de subastas en los pagos en efectivo

En la práctica observamos varios errores recurrentes que afectan sobre todo a la combinación de pagos en efectivo y obligaciones AML. Uno de ellos es aceptar un pago en efectivo por encima del límite legal con la idea de que el departamento contable lo «repartirá» después en varios justificantes o de que una parte del pago se atribuirá formalmente a otra persona, por ejemplo, a un familiar del comprador.

Este proceder puede considerarse una elusión consciente de la ley sobre la limitación de los pagos en efectivo y, además de la sanción conforme a dicha ley, tendrá un impacto muy negativo en la valoración del sistema AML de la casa de subastas en una eventual inspección.

Otro error se produce cuando la casa de subastas percibe los pagos en efectivo como un «servicio VIP» reservado a los mejores clientes y está dispuesta a rebajar con ellos las exigencias de identificación y diligencia debida, por ejemplo, no exigiendo la acreditación del origen de los fondos o de la facultad de actuar en nombre de otra persona. Sin embargo, la Ley AML no conoce ningún estatus de «cliente VIP» y, por el contrario, presupone una mayor cautela con las personas de gran patrimonio y con influencia política o pública significativa.

Por tanto, si la casa de subastas hace una excepción a sus procedimientos AML internos para un «buen cliente», ese caso suele convertirse en el punto más débil de todo el sistema, en el que se centrarán las autoridades de control.

El tercer error típico es la documentación insuficiente de las operaciones en efectivo, tanto en la contabilidad como en los registros AML. La Ley AML exige que el sujeto obligado conserve los datos y documentos obtenidos en la identificación y la diligencia debida del cliente durante diez años desde la realización de la operación y, a la vez, pone el acento en la llamada reconstruibilidad retrospectiva, es decir, la capacidad de acreditar pasado un tiempo qué se averiguó concretamente, qué consideraciones hizo el sujeto obligado y por qué llegó a la conclusión de que la operación no era sospechosa.

Si la casa de subastas registra solo datos mínimos y no elabora registros AML de calidad, difícilmente podrá defender su diligencia, aunque sus empleados intentaran actuar con cautela en el momento de la operación.

Identificación y diligencia debida del cliente en la casa de subastas

En el lenguaje común, a veces se considera cliente de la casa de subastas solo a quien paga una comisión o compra con regularidad, o a quien mantiene con ella una relación duradera. La Ley AML, sin embargo, utiliza el concepto de cliente en un sentido más preciso y lo vincula a los conceptos de operación y relación de negocios, es decir, a toda persona con la que la casa de subastas actúa disponiendo de su patrimonio o prestándole servicios en el marco de su actividad empresarial.

En el escenario típico de una subasta habrá, por tanto, al menos dos clientes: el vendedor (propietario de la obra subastada) y el comprador (adjudicatario), y a ambos se aplican las obligaciones AML.

La situación se complica cuando la casa de subastas trata con una persona que afirma actuar en nombre de otra: por ejemplo, un marchante profesional puja para su cliente, un familiar actúa por una sociedad o un abogado actúa en virtud de un poder. En tales casos, cliente desde el punto de vista AML no es solo la persona que actúa de hecho ante la casa de subastas, sino también la persona en cuyo nombre actúa y, en el caso de personas jurídicas, además su titular real.

Esta identificación en varios niveles resulta más exigente en la práctica de las casas de subastas, pero es inevitable si quieren cumplir los requisitos legales y evitar a la vez el riesgo de convertirse en instrumento para ocultar la identidad de los verdaderos compradores.

Identificación básica del cliente (KYC)

La Ley AML establece que el sujeto obligado debe identificar al cliente, como muy tarde, en el momento en que resulte evidente que el valor de la operación superará el límite legal y, además, siempre que se trate de una operación sospechosa o se establezca una relación de negocios. En las casas de subastas, este momento suele coincidir con el registro del pujador antes de la subasta, la recepción de la obra del vendedor para la subasta o la celebración de un contrato de colaboración a largo plazo, por ejemplo con clientes que compran regularmente en varias subastas.

La identificación de una persona física consiste normalmente en verificar su identidad mediante un documento de identidad (documento nacional de identidad, pasaporte), registrar los datos identificativos establecidos y, en su caso, obtener una copia del documento, si la Ley AML lo permite.

En las personas jurídicas, la identificación incluye verificar la existencia del cliente, normalmente mediante un extracto del Registro Mercantil (obchodní rejstřík) u otro registro público, identificar a la persona que actúa en nombre de la persona jurídica y, a continuación, determinar y verificar su titular real. El titular real (UBO) es la persona que ejerce de hecho una influencia decisiva en la gestión o la propiedad de la persona jurídica, y tanto los estándares AML como la Ley AML checa insisten en que los sujetos obligados conozcan a esta persona y comprueben si se trata, por ejemplo, de una persona del medio político o de una persona incluida en una lista de sanciones.

En la práctica de las casas de subastas no basta, por tanto, con conformarse con que el comprador sea una «empresa seria» inscrita en el Registro Mercantil; es necesario profundizar un nivel más.

La práctica AML moderna admite además la identificación a distancia, por ejemplo mediante identidad bancaria, firma electrónica cualificada o videollamada, siempre que se cumplan las condiciones técnicas y jurídicas. Para las casas de subastas que atienden a clientela en el extranjero y organizan subastas en línea, el uso de estas herramientas suele ser imprescindible, ya que la presencia física del cliente en la sala de subastas no es realmente posible.

No obstante, la configuración de la identificación a distancia es delicada desde el punto de vista jurídico y técnico, y se recomienda consultarla con especialistas para que el proceso cumpla tanto los requisitos de la Ley AML como el RGPD.

Diligencia debida del cliente (CDD) y verificación del origen de los fondos

La identificación del cliente es el primer paso, pero por sí sola no basta: la Ley AML impone también la obligación de aplicar la diligencia debida, más detallada, cuyo objetivo es determinar si una operación concreta presenta un mayor riesgo de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo. La diligencia debida comprende, en particular, determinar la finalidad y la naturaleza prevista de la operación o de la relación de negocios, conocer la estructura de propiedad y de control del cliente, identificar y verificar al titular real, examinar el origen de los fondos u otros bienes objeto de la operación y realizar un seguimiento continuo de la relación de negocios.

En las casas de subastas, la diligencia debida se aplica típicamente en operaciones de al menos 15 000 EUR, en operaciones en efectivo de más de 10 000 EUR, con personas del medio político (PEP) y con clientes de jurisdicciones consideradas de alto riesgo. En la práctica, esto puede significar que la casa de subastas exija al comprador acreditar de qué fuente procede la financiación para adquirir una obra extraordinariamente cara, por ejemplo mediante un certificado de ingresos, un extracto bancario, un documento de venta de otro bien significativo o un contrato de préstamo.

Al vendedor, la casa de subastas puede exigirle documentos que acrediten cómo adquirió la obra, por ejemplo el contrato de compraventa anterior, un certificado de adquisición por herencia o donación, o la documentación de la historia familiar de la obra.

La diligencia debida incluye también comprobar si el cliente o su titular real es una persona del medio político, si figura en listas de sanciones y si aparece en noticias negativas en los medios. Con las PEP se aplica normalmente la diligencia debida reforzada (enhanced due diligence), que puede incluir un examen más detallado del origen del patrimonio, la aprobación de la operación por la alta dirección y un seguimiento más continuo de la relación de negocios.

Por ello, es importante que la casa de subastas disponga de herramientas y procedimientos internos que le permitan obtener y evaluar esta información de forma eficaz, respetando al mismo tiempo las normas de protección de datos personales.

Documentación y conservación de datos

Uno de los ámbitos más subestimados es la documentación y conservación de los datos sobre la identificación y la diligencia debida del cliente. La Ley AML exige que el sujeto obligado conserve los datos obtenidos en la identificación y la diligencia debida, la documentación de las operaciones realizadas y los registros internos de evaluación de riesgos durante diez años desde la realización de la operación o desde la terminación de la relación de negocios. El objetivo es que la Oficina de Análisis Financiero u otra autoridad de supervisión pueda reconstruir, incluso con el paso del tiempo, cómo actuó el sujeto obligado, de qué información disponía y si sus conclusiones respondían a la diligencia profesional razonable.

Para las casas de subastas esto significa que no basta con «disponer» de los datos identificativos básicos y de las facturas: es necesario llevar sistemáticamente un expediente AML de cada caso o cliente, en el que se archiven copias de documentos, extractos de registros, formularios AML internos, registros de las comprobaciones en listas de sanciones y bases de datos de PEP, así como notas internas sobre por qué la operación se evaluó como de menor o mayor riesgo.

Para la defensa ante la FAÚ suele ser clave si la casa de subastas puede acreditar no solo que dio ciertos pasos, sino también cómo los razonó, es decir, si existen consideraciones o registros escritos de la persona responsable.

Una documentación insuficiente puede llevar a concluir que el sistema AML de la casa de subastas es meramente formal, aunque sus empleados intentaran actuar con cautela. Por eso los abogados de ARROWS advokátní kancelář, al revisar sistemas AML, se centran no solo en el texto de las directrices internas, sino también en cómo están configurados los formularios concretos, las plantillas de registros internos y las herramientas informáticas, para que el personal de la casa de subastas no se vea desbordado, pero tenga una posibilidad real de hacer lo correcto y dejar constancia fehaciente de ello.

Compras a través de proxies, intermediarios y «bidding agents»

En el mercado del arte y en las casas de subastas es práctica habitual que en la subasta no participe el comprador final real, sino un intermediario: un proxy. Puede tratarse de un marchante profesional, un galerista, un asesor de coleccionistas, un abogado, un familiar o un empleado que puja por cuenta de su empleador.

Este modelo tiene una justificación económica legítima, pero desde el punto de vista AML supone un riesgo mayor, porque puede utilizarse para ocultar la identidad del verdadero comprador o para interrumpir la trazabilidad del origen del dinero.

La Ley AML contempla esta situación exigiendo al sujeto obligado identificar no solo a la persona que actúa en nombre del cliente, sino también al propio cliente y a su titular real. Por tanto, si la casa de subastas admite en la subasta a una persona que declara actuar «por cuenta de un cliente», debe disponer no solo de sus datos identificativos, sino también de los datos del cliente representado, de una verificación suficiente de la facultad de actuar en su nombre y de información sobre el titular real, si el cliente es una persona jurídica u otra estructura.

El incumplimiento de esta obligación es uno de los fallos típicos que sancionan las autoridades de control, porque afecta directamente a la transparencia de la operación.

Los proxies se consideran de riesgo también en los estándares internacionales del GAFI, que subrayan que los sujetos obligados deben impedir que se utilicen estructuras complejas u opacas para ocultar a los titulares reales y dificultar la trazabilidad de los flujos financieros.

Si la casa de subastas adopta un modelo en el que toda la comunicación se mantiene solo con el proxy y la identidad del verdadero comprador sigue siendo desconocida o insuficientemente verificada, se convierte objetivamente en un instrumento atractivo para quienes desean legitimar el producto de actividades delictivas. Por eso es necesario trabajar con los proxies de forma sistemática, no ad hoc.

Representación del cliente y verificación de la facultad de actuar

El primer paso es verificar si la persona que actúa como representante está realmente facultada para actuar en nombre del cliente. En la práctica, esto significa normalmente solicitar un poder, un contrato de mandato u otro documento del que se desprenda en qué medida y con qué finalidad el representante puede «levantar la paleta» por el cliente.

En el caso de abogados, notarios u órganos de administración de personas jurídicas, la facultad puede derivar directamente de la ley o de un registro público; aun así, conviene verificar que la persona concreta está facultada para actuar en el alcance correspondiente (por ejemplo, que no exista conflicto de intereses o que no se haya restringido su facultad de representación).

Desde la perspectiva AML no importa solo la existencia formal del poder, sino también su contenido: la casa de subastas debe entender si el proxy actúa por cuenta de un cliente concreto o de forma «general», si tiene solo un mandato puntual para una subasta concreta o un encargo duradero, y hasta qué importe puede actuar.

Esta información es importante no solo para los registros AML, sino también para resolver posibles litigios, por ejemplo si el cliente se niega a recoger la obra adjudicada alegando que el representante se excedió en su mandato o que ni siquiera sabía de la subasta. La importancia de una buena documentación se aprecia sobre todo cuando estos litigios se entrecruzan con cuestiones AML, por ejemplo si la FAÚ investiga quién fue el verdadero comprador y cuál era el origen de los fondos.

Determinación del titular real (UBO) y de la estructura

Si el proxy actúa en nombre de una persona jurídica, un fideicomiso (svěřenský fond) u otra estructura, la casa de subastas debe, conforme a la Ley AML, determinar el titular real de dicha estructura y obtener información adecuada sobre él. En el entorno checo esto significa normalmente trabajar con el Registro de Titulares Reales (evidence skutečných majitelů), el Registro Mercantil y otras fuentes disponibles, aunque la mera inscripción formal en el Registro de Titulares Reales no siempre es suficiente.

Los estándares AML recomiendan que el sujeto obligado verifique la información sobre el titular real en varias fuentes, sobre todo si hay indicios de que los datos registrados podrían no estar actualizados o de que la estructura se creó con fines instrumentales.

Merecen especial atención los casos en que detrás de la compra de una obra de arte cara se encuentra una estructura internacional compleja, por ejemplo una cadena de sociedades en distintas jurisdicciones, un trust o una fundación con sede en un país de transparencia limitada. En tales situaciones es importante que la casa de subastas no ceda a la presión de «cerrar rápido la operación», sino que evalúe si la estructura es transparente en la medida correspondiente al riesgo de la operación y, en su caso, solicite documentación adicional.

Si ni siquiera tras estos pasos puede determinarse de forma fiable la identidad del titular real, puede tratarse de un indicio de operación sospechosa que deberá valorarse a efectos de su comunicación a la FAÚ.

Verificación de PEP y listas de sanciones en compras a través de proxies

Los proxies también pueden utilizarse para ocultar que el verdadero comprador es una persona del medio político (PEP) o una persona sujeta a sanciones internacionales. La Ley AML obliga a los sujetos obligados a comprobar si el cliente o su titular real es PEP y a aplicar procedimientos especiales de evaluación de riesgos en estos casos, incluida una aprobación reforzada de las operaciones.

Al mismo tiempo, es necesario verificar si el cliente, su titular real o el objeto de la operación están vinculados a regímenes de sanciones que la República Checa aplica con arreglo al Derecho de la UE o a compromisos internacionales.

Si el proxy se niega a revelar la identidad del cliente o resulta evidente que intenta ocultar que el cliente es una personalidad pública conocida o una PEP, se trata de una señal clara de mayor riesgo. En tal situación, la casa de subastas debe actuar con mucha cautela, valorar si continuar las negociaciones se ajusta a su apetito de riesgo y, si no es posible obtener la información necesaria, rechazar la operación y, en su caso, comunicarla a la FAÚ.

Conviene que estos casos delicados pasen también por un análisis jurídico, ya que la decisión de poner fin a la operación o de comunicarla puede tener consecuencias tanto jurídicas como reputacionales importantes.

Sistema de directrices internas AML en la casa de subastas

La Ley AML obliga a todo sujeto obligado a disponer de un sistema de directrices internas que describa cómo cumplirá sus obligaciones en materia de identificación y diligencia debida del cliente, evaluación de riesgos, comunicación de operaciones sospechosas y conservación de datos. En las casas de subastas encontramos a menudo que este documento se ha tomado de otro sector, por ejemplo del bancario, o que se trata de una plantilla genérica que no refleja las particularidades del mercado del arte.

Sin embargo, las autoridades de supervisión esperan que las directrices internas estén realmente «hechas a medida» de la actividad concreta y correspondan al tamaño, la naturaleza y el perfil de riesgo de la casa de subastas.

En las casas de subastas hay que tener en cuenta, por ejemplo, que trabajan con subastas presenciales y en línea, que su clientela está formada por personas físicas, personas jurídicas, coleccionistas internacionales y fondos de inversión, que organizan ventas en comisión, ventas privadas y subastas públicas, y que comercian con objetos en los que se presume un mayor riesgo de falsificación, robo o uso como instrumento de blanqueo de capitales.

Las directrices internas deben ser capaces de abarcar estas situaciones y definir las personas responsables, los procesos de aprobación y los pasos concretos que deben seguir los empleados en cada escenario.

La ausencia de un sistema de directrices internas de calidad o su incumplimiento en la práctica constituyen por sí mismos una infracción independiente que puede sancionarse con multas importantes. Durante una inspección, las autoridades de control no suelen examinar solo el texto de la norma interna, sino que lo comparan con la práctica real: por ejemplo, si el personal recibe formación, si entiende lo que debe hacer y si los registros AML se llevan realmente conforme a los procedimientos internos.

Por ello, la casa de subastas no necesita solo un documento formalmente correcto, sino sobre todo un sistema funcional que sea realmente aplicable en la operativa diaria.

Persona de contacto para la FAÚ y responsabilidad de la dirección

La Ley AML obliga a los sujetos obligados a designar una persona de contacto para la Oficina de Análisis Financiero, que se encargará de la comunicación con esta autoridad, en particular de presentar las comunicaciones de operaciones sospechosas y responder a las consultas de la FAÚ. Esta persona debe notificarse a la FAÚ en el plazo legal y estar disponible durante el horario de actividad del sujeto obligado y cuando se realicen operaciones, para poder reaccionar con agilidad ante situaciones sospechosas.

El incumplimiento de esta obligación o la notificación tardía de la persona de contacto puede acarrear sanciones elevadas, que pueden alcanzar millones de coronas checas.

Al mismo tiempo, la responsabilidad por el cumplimiento de las obligaciones AML no recae solo en la persona de contacto, sino también en los órganos de administración y demás directivos de la casa de subastas. En caso de fallo del sistema, puede exigirse la responsabilidad personal de estas personas, incluida la administrativa o, en casos extremos, incluso la penal, sobre todo si se tratara de una omisión consciente de las obligaciones o de una participación activa en la legitimación del producto de actividades delictivas.

Por ello, a la dirección de la casa de subastas le interesa garantizar que la persona de contacto tenga competencias reales, acceso a la información y apoyo, y no sea una «figura» formal sin influencia real.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář pueden ayudar tanto en la selección y configuración del papel de la persona de contacto como en su apoyo continuo, por ejemplo como asesor AML externo o mediante formación y orientación metodológica. Esto resulta ventajoso sobre todo para las casas de subastas pequeñas y medianas, que no tienen capacidad para un departamento de compliance propio y robusto, pero que deben cumplir los mismos requisitos AML que los grandes actores.

Formación, práctica y cultura de compliance

Ni las mejores directrices internas funcionarán en la práctica si los empleados de la casa de subastas no saben qué obligaciones tienen y cómo cumplirlas concretamente. Por ello, la normativa AML pone el acento en la formación continua del personal que entra en contacto con los clientes, evalúa operaciones, identifica a los clientes y valora el riesgo de las operaciones.

En una casa de subastas esto abarca típicamente tanto a los empleados de primera línea (recepción, registro de pujadores, especialistas en la recepción de obras para subasta) como al personal de back-office (contabilidad, departamento jurídico, dirección).

Además de la formación formal, es clave la cultura de compliance, es decir, cómo comunica la dirección de la casa de subastas la importancia de las normas AML y cómo reacciona cuando un empleado advierte de una operación sospechosa. Si se transmite a los empleados que el AML es un «freno al negocio» y que no deberían «estropear las relaciones con los clientes» con demasiadas preguntas, tarde o temprano se producirán incumplimientos y problemas reales.

Por el contrario, un apoyo claro de la dirección, la comunicación interna de sospechas y la protección de los empleados que advierten de una operación problemática son requisitos de un sistema AML funcional.

En la práctica, ARROWS advokátní kancelář combina a menudo la elaboración de las directrices internas con formaciones prácticas basadas en casos concretos del mercado del arte, para que los empleados de las casas de subastas vean cómo se aplican los principios AML en situaciones reales. Así, el AML deja de ser una «regulación abstracta» y se convierte en una herramienta de gestión de riesgos que protege a la casa de subastas y a sus clientes frente a consecuencias reales, desde el bloqueo de una operación por el banco hasta un escándalo mediático.

Resumen final

Las reglas AML para compras en efectivo y a través de proxies constituyen para las casas de subastas un marco complejo pero ineludible, en el que hoy deben moverse si quieren funcionar a largo plazo y colaborar con bancos, clientes y autoridades de supervisión. En la práctica no se trata solo de cumplir obligaciones formales, sino de configurar procesos que permitan detectar a tiempo las operaciones de riesgo, saber defenderlas y, a la vez, no bloquear innecesariamente oportunidades de negocio legítimas.

El incumplimiento de las reglas no implica solo multas: puede provocar el bloqueo de pagos, la terminación de la relación por parte del banco, daños reputacionales y, en casos extremos, incluso consecuencias penales.

Para los propietarios y la dirección de las casas de subastas es, por tanto, racional considerar el AML parte de la gestión estratégica de riesgos, y no un «mal necesario» que puede aplazarse o «externalizarse» únicamente en empleados concretos sin un apoyo claro de la dirección. Unas directrices internas bien configuradas, un sistema funcional de identificación y diligencia debida de los clientes, un enfoque meditado de los pagos en efectivo y de las compras a través de proxies y una buena documentación son elementos clave que, en caso de inspección o litigio, influirán decisivamente en la posición de la casa de subastas.

Preguntas frecuentes: casas de subastas y reglas AML

1. ¿A partir de qué importe se aplican a la casa de subastas las obligaciones AML?
La Ley AML vincula el nacimiento de obligaciones concretas sobre todo al valor de la operación, que por regla general comienza en 1 000 EUR para la identificación y en 15 000 EUR para la diligencia debida del cliente, mientras que en los pagos en efectivo y en algunos tipos de operaciones se aplican límites de 10 000 EUR. En el caso de los marchantes de arte y las casas de subastas influye además que operan en el segmento de bienes de alto valor, donde se presume en general un mayor riesgo; para fijar los umbrales concretos en su actividad le recomendamos consultar con ARROWS advokátní kancelář en consultas@arws.cz.

2. ¿Debemos ocuparnos del AML en la casa de subastas aunque la mayoría de los clientes pague sin efectivo?
Sí, las obligaciones AML no se limitan a los pagos en efectivo: las operaciones sin efectivo de mayor valor son igualmente relevantes desde el punto de vista AML y a veces incluso más arriesgadas, sobre todo si intervienen cuentas extranjeras o estructuras complejas. El efectivo es solo uno de los factores de riesgo, no el único; si no está seguro de qué alcance de obligaciones AML se aplica a su actividad concreta, diríjase a los abogados de ARROWS advokátní kancelář a través de consultas@arws.cz.

3. ¿Qué sanciones nos amenazan si subestimamos las reglas AML?
Por el incumplimiento de las obligaciones AML, la casa de subastas se expone a multas de millones de coronas checas, a la posible publicación de la resolución sancionadora, a daños reputacionales y, en algunos casos, incluso a la responsabilidad personal de los órganos de administración o de las personas designadas. Además, el banco puede bloquear o rechazar operaciones, lo que pone en riesgo las relaciones con los clientes y la continuidad del negocio; ARROWS advokátní kancelář puede ayudarle a configurar un sistema preventivo y representarle en un eventual procedimiento sancionador si se pone en contacto en consultas@arws.cz.

4. ¿Cuál es la diferencia práctica entre la identificación y la diligencia debida del cliente en una casa de subastas?

La identificación del cliente es la verificación básica de la identidad y el registro de los datos establecidos, mientras que la diligencia debida es un proceso más amplio que incluye determinar la finalidad de la operación, el origen de los fondos y el titular real, comprobar PEP y sanciones y realizar un seguimiento continuo de la relación de negocios. En la práctica de las subastas ambas fases se entrecruzan a menudo y configurar correctamente su alcance es clave para la eficiencia; los abogados de ARROWS advokátní kancelář le ayudarán con la configuración concreta si los contacta en consultas@arws.cz.

5. ¿Cómo debemos proceder si sospechamos de blanqueo de capitales en una compra concreta?
Si tiene sospechas fundadas de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, la Ley AML le obliga a comunicar sin demora la operación a la Oficina de Análisis Financiero y, por regla general, a no realizarla o a interrumpir su ejecución hasta que la FAÚ decida otra cosa. Se trata de un paso delicado que puede afectar a la relación con el cliente y a la reputación de la casa de subastas, por lo que conviene consultar el caso concreto con ARROWS advokátní kancelář, que le ayudará a preparar la comunicación y a organizar el contacto con la FAÚ; puede contactarla en consultas@arws.cz.