¿Ha recibido un requerimiento de indemnización por incumplir el deber de diligencia de un ordenado empresario?

Qué es la diligencia de un ordenado empresario y cuándo se incumple

Para entender el requerimiento que ha recibido, primero debemos comprender qué significa incumplir el deber de diligencia de un ordenado empresario (péče řádného hospodáře). Se trata de un estándar jurídico regulado por el Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en su versión vigente, en adelante «CC») y la Ley de Sociedades Mercantiles checa (Ley n.º 90/2012 Sb., en su versión vigente, en adelante «ZOK»).

En pocas palabras: el miembro del órgano de administración (típicamente el administrador de una sociedad de responsabilidad limitada, s.r.o., o el miembro del consejo de administración de una sociedad anónima, a.s.) se compromete a dirigir la empresa con la lealtad necesaria, los conocimientos precisos y la debida diligencia. El estándar de diligencia de un ordenado empresario está recogido en el § 159 del CC y desarrollado en los § 51 y § 52 de la ZOK. En la práctica, la valoración de estos deberes suele vincularse a la configuración de los procesos de toma de decisiones en la sociedad, lo que también forma parte del derecho mercantil, holdings y estructuras societarias.

No es solo una definición de diccionario; es sobre todo práctica. El ordenado empresario debe proteger el patrimonio de la empresa, evitar su depreciación y, al mismo tiempo, procurar su desarrollo y crecimiento. La diligencia no es, por tanto, solo defensiva (evitar pérdidas), sino también activa (incrementar el valor de forma razonable).

Esto significa que no puede simplemente sacar dinero de la cuenta y hacer con él lo que quiera. No puede ignorar riesgos evidentes y previsibles. No puede contratar a un conocido para un puesto clave solo porque es su amigo si carece de las competencias necesarias y existen candidatos más cualificados.

El deber de diligencia de un ordenado empresario se aplica a todos los miembros de los órganos electos de una persona jurídica, sin excepción. Si es usted administrador, miembro del consejo de administración, del consejo de vigilancia o del consejo de dirección, este deber le afecta. Los abogados del despacho ARROWS se encuentran a menudo con situaciones en las que propietarios o directivos restan importancia a su responsabilidad porque creen que «actúan como todos los demás». Nada más lejos de la realidad. El estándar es objetivo y se valora desde la perspectiva de una persona razonablemente diligente en un puesto similar y en circunstancias análogas. A la valoración objetiva pertenece hoy también si la dirección de la empresa adoptó medidas adecuadas frente a riesgos modernos, por ejemplo según las recomendaciones del artículo Cuando una empresa pierde dinero por phishing: responsabilidad jurídica de los directivos y de la dirección de la sociedad.

Ejemplos concretos de incumplimiento en la práctica

Para que quede más claro, veamos situaciones concretas que dan lugar a reclamaciones:

• Retiradas no autorizadas de la cuenta de la empresa – El administrador empieza a retirar dinero de la cuenta sin la debida documentación, sin un motivo claro y sin la aprobación de los socios u otro órgano. Aunque después alegue que se trataba de un «gasto de empresa», debe demostrar que redundó en beneficio de la sociedad. Si no lo consigue, puede responder por el daño.
• Delegación de funciones en personas no cualificadas sin control – El administrador encarga la gestión de una unidad de negocio clave a una persona sin experiencia suficiente y luego la supervisa de forma irregular o insuficiente. Si como consecuencia se produce un daño y el administrador ni siquiera tenía una visión de lo que ocurría en la sociedad, se trata de un incumplimiento del deber de diligencia.
• Ignorar riesgos evidentes sobre los que se había advertido – Conocía problemas de liquidez, créditos incobrables o riesgos jurídicos (por ejemplo, un litigio con un cliente clave) y no reaccionó en absoluto. Cuando surge el daño, el administrador no puede alegar que lo desconocía si era consciente de dichos riesgos.
• Aceptar el cargo sin los conocimientos necesarios – Se convierte en administrador sin ninguna experiencia en el sector y sin esforzarse por adquirir esos conocimientos. Si al aceptar el cargo debía haberse dado cuenta de que no estaba suficientemente cualificado y aun así lo aceptó, puede tratarse de un incumplimiento del deber de diligencia.
• Decisiones empresariales inadecuadas sin asesoramiento profesional – Celebra un contrato importante sin asesoramiento jurídico ni fiscal, a pesar de que se trata de una operación ajena a su ámbito habitual de actuación y que excede sus competencias profesionales. Un daño posterior derivado de condiciones jurídicas mal planteadas también puede generar responsabilidad por incumplimiento del deber de diligencia. Un ejemplo típico son también los intereses o condiciones de financiación intragrupo mal fijados, tema que aborda de forma práctica el texto Préstamos entre la sociedad y su propietario: cómo fijar correctamente los tipos de interés y evitar liquidaciones fiscales adicionales en una inspección.

Cómo es un requerimiento de indemnización – Qué esperar

El requerimiento suele llegar por correo electrónico o por carta del abogado de la parte perjudicada (la empresa, un acreedor, un socio) o de un despacho de abogados.

Puede parecer correspondencia ordinaria, pero es un documento con relevancia jurídica. El requerimiento debería contener:

1. Identificación clara de las partes: quién le requiere (nombre, domicilio social, número de identificación mercantil IČO)
2. Descripción precisa del incumplimiento: qué ha incumplido concretamente (qué deber y en qué momento)
3. Descripción y cuantificación del daño: qué daño se ha producido, cómo se ha calculado y a cuánto asciende
4. Requerimiento de cumplimiento: hasta cuándo debe pagar (normalmente de 7 a 30 días)
5. Advertencia sobre las consecuencias: que, si no paga, se presentará una demanda

Normalmente también incluye una referencia a los fundamentos jurídicos (p. ej., § 159 del CC, § 51–52 de la ZOK, § 2913 del CC).

Cuándo se trata de un requerimiento previo a la demanda

El requerimiento tiene peso jurídico sobre todo porque a menudo cumple la función de requerimiento previo a la demanda conforme al § 142a del Código de Procedimiento Civil checo (Ley n.º 99/1963 Sb., en adelante «OSŘ»). Si no responde ni actúa, puede convertirse en la base de un litigio. Si la otra parte gana el proceso, tendrá que pagar también sus gastos de representación letrada, que pasan a formar parte de las costas.

Uno de los errores más frecuentes de propietarios y directivos es ignorar el requerimiento. Piensan que no es vinculante, que es solo una amenaza y que sin resolución judicial no tienen que hacer nada. Es justo lo contrario. El silencio y la inactividad pueden volverse en su contra en el proceso judicial y dificultar su defensa.

Carga de la prueba y defensa – A quién corresponde probar

Aquí llegamos al núcleo del problema. Muchos casos se deciden precisamente en la cuestión de la carga de la prueba. En general, muchos podrían pensar que la otra parte debe probar que usted causó el daño. No es del todo exacto.

Qué ocurre en caso de incumplimiento de la diligencia de un ordenado empresario

Cuando el tribunal valora si actuó con la diligencia de un ordenado empresario, la carga de la prueba recae precisamente en usted, el administrador o miembro del órgano. Esto significa que, si la otra parte alega que incumplió su deber de diligencia, es usted quien debe probar que actuó correctamente y con la diligencia de un ordenado empresario (§ 52, apdo. 2, de la ZOK). La otra parte solo debe probar que:

• Se produjo un daño (medible y acreditado)
• Cuál es su cuantía
• Existe un nexo causal entre su actuación y el daño

Pero probar que actuó con la diligencia de un ordenado empresario le corresponde a usted. Esto es importante. Si la otra parte alega que retiró dinero de la cuenta sin autorización, usted debe demostrar que ese dinero se utilizó en beneficio de la empresa y que actuó conforme a la ley y a las normas internas de la sociedad. Si no lo consigue, el tribunal puede condenarle a indemnizar.

Los abogados del despacho ARROWS que participan en la defensa de estos asuntos saben que deben reunir:

• Documentos: facturas, contratos, correos internos, actas de reuniones, registros contables, decisiones de los órganos sociales
• Testimonios: responsable de recursos humanos, colega de la dirección, socio comercial, si pueden confirmar las circunstancias de su actuación
• Informes periciales: cuando sean necesarios para valorar cuestiones técnicas (p. ej., económicas o técnicas)
• Alegaciones formuladas con precisión: referidas a las circunstancias concretas y a la argumentación jurídica

Defensa práctica: qué puede alegar

La defensa puede seguir varias líneas. No tiene por qué limitarse a esperar y confiar en que todo saldrá bien. Puede atacar los distintos elementos de la reclamación:

• 1. Impugnar el cálculo del daño – Si la otra parte alega haber perdido un millón de coronas checas (1 000 000 CZK, aprox. 41 200 EUR), pero su cálculo es erróneo o incluye partidas que no deberían indemnizarse, puede impugnarlo. El daño debe calcularse de forma objetiva, no arbitraria.
• 2. Impugnar el nexo causal – Que algo ocurriera mientras usted dirigía la empresa no significa que lo causara usted. Debe existir un vínculo directo y demostrable entre su actuación y el daño producido. Si puede probarse que el daño se debió a otra causa (p. ej., un acontecimiento externo independiente), la reclamación queda en entredicho.
• 3. Demostrar que actuó de buena fe y debidamente informado – La ley reconoce la llamada regla de discrecionalidad empresarial (business judgment rule, § 51 de la ZOK), que puede protegerle si actuó de forma informada, en el interés defendible de la empresa y con la lealtad necesaria. No es una protección absoluta, pero atenúa la responsabilidad si una decisión empresarial resultó después desacertada pese a ser racional en el momento de adoptarla.
• 4. Culpa concurrente del perjudicado – Si el perjudicado (por ejemplo, un socio o acreedor) también contribuyó al daño, p. ej., con un control insuficiente o descuidando la supervisión, parte de la responsabilidad puede trasladarse a él y la suya se reducirá.
• 5. Prescripción de la reclamación – Si ha transcurrido el plazo de prescripción, la reclamación ya no puede prosperar. Es fundamental conocer las reglas de prescripción, que se explican más adelante en el artículo.

Cómo responder al requerimiento con seguridad – Guía práctica paso a paso

En cuanto reciba un requerimiento de indemnización, dispone de un margen concreto de actuación. Este es el procedimiento que recomendamos:

Paso 1: Estudio inmediato y preparación

En primer lugar, lea el requerimiento con atención y asegúrese de que realmente lo ha recibido. Compruebe que está dirigido a usted o a su empresa, que está firmado y que contiene una reclamación claramente definida. Si le interesa poder acreditar la entrega, reenvíelo a su abogado por correo electrónico o guárdelo en PDF: sirve como prueba de cuándo lo recibió.

Paso 2: Reunir todos los documentos relevantes

Ya ahora, dentro del plazo, prepare los documentos relacionados con el asunto: correos, facturas, contratos, directrices internas, registros contables, acuerdos de la junta general, actas de reuniones. Todo lo que tenga relación con el caso. Debe tener claro qué sabe y qué puede resultarle difícil probar.

Paso 3: Consulta jurídica

Igual de importante es contactar con un abogado dentro del plazo indicado en el requerimiento. Los abogados del despacho ARROWS asesoran en estos casos conscientes de que está en juego el destino de su empresa o su responsabilidad personal. A partir de los documentos y de sus explicaciones, el abogado le indicará:

• Si la reclamación es fundada y si la otra parte tiene posibilidades de éxito.
• Qué riesgos implica defenderse.
• Qué posibilidades hay de un acuerdo extrajudicial.
• Qué conviene incluir en la respuesta al requerimiento.

Paso 4: Decisión – ¿Pagar o negociar?

Con base en el análisis jurídico, debe tomar una decisión. Tiene tres opciones principales:

• Opción A: Pagar el importe íntegro – Si considera que la reclamación es justa y que no le compensa un largo litigio. Es lo habitual cuando es consciente de su error y quiere cerrar el asunto.
• Opción B: Negociar – Si cree que la reclamación es excesiva o parcialmente infundada, puede intentar negociar un compromiso. La otra parte suele darse cuenta de que el juicio sería largo y costoso. A menudo se logra acordar una cantidad inferior a la reclamada inicialmente.
• Opción C: Defensa plena – Si está seguro de no tener culpa o de que la reclamación es totalmente errónea. En ese caso, envíe una respuesta por escrito con sus objeciones y prepárese para un posible juicio.

Paso 5: Respuesta escrita al requerimiento

Si no decide pagar sin condiciones, redacte una respuesta. Debería contener:

• Acuse de recibo del requerimiento: para que después no pueda parecer que no lo vio.
• Sus argumentos principales: exponga de forma breve y objetiva sus objeciones a la reclamación.
• Referencia a las pruebas: indique en qué documentos se basará.
• Propuesta de solución: si quiere negociar, indique cómo imagina la solución.

No escriba un texto largo y emotivo. Una respuesta profesional de una o dos páginas es más eficaz.

Paso 6: Cierre del acuerdo o preparación para el juicio

Si llegan a un acuerdo, formalice por escrito un acuerdo transaccional. Es importante: un acuerdo verbal no basta. El acuerdo debe contener:

• El importe y la fecha de pago
• Una declaración de que el asunto se considera resuelto
• Una cláusula por la que el perjudicado renuncia a presentar nuevas reclamaciones por este concepto

Los abogados del despacho ARROWS le ayudarán con dicho acuerdo y se asegurarán de que no pueda impugnarse en el futuro.

Si no llegan a un acuerdo, se presentará una demanda. A continuación se sigue un proceso civil regido por los derechos y obligaciones procesales establecidos en el OSŘ. En ese caso, la representación por un abogado es prácticamente imprescindible.

Consecuencias – Qué ocurre si no responde

Si no responde en absoluto al requerimiento y la otra parte presenta después una demanda, ¿cuáles son las consecuencias habituales?

Consecuencias jurídicas

• Sentencia desfavorable – El tribunal suele resolver en función de las pruebas disponibles. Si no comparece a las vistas o no se defiende activamente, el tribunal puede dar más peso a los argumentos de la otra parte. Su ausencia o pasividad puede empeorar su posición procesal.
• Responsabilidad solidaria – Si incumplió la diligencia de un ordenado empresario junto con otros miembros de los órganos de administración (p. ej., otro administrador), responderán de forma solidaria. Esto significa que la parte perjudicada puede reclamar el importe íntegro a cualquiera de los miembros responsables, que después deberán liquidar sus cuotas entre sí.
• Responsabilidad por las deudas de la empresa en caso de insolvencia – Si la sociedad es insolvente y un miembro del órgano incumplió la diligencia de un ordenado empresario, en determinadas condiciones puede estar obligado a pagar a los acreedores la diferencia entre el total de las deudas y el valor del patrimonio social, o a responder de las deudas de la sociedad si no garantizó una gestión adecuada del patrimonio cuando la sociedad estaba en riesgo de insolvencia.

Consecuencias económicas

• La indemnización en sí – Si se demuestra que incumplió el deber de diligencia, tendrá que pagar todo el daño que la otra parte logre acreditar. Pueden ser decenas o cientos de miles de coronas, a veces incluso más.
• Gastos de representación letrada de la otra parte – Si la otra parte gana el juicio, tendrá que pagar también sus gastos de representación (honorarios del abogado), que se calculan según el arancel de abogados (advokátní tarif) y pueden suponer una cantidad adicional considerable.
• Intereses de demora – Si no llegan a un acuerdo y el pago no se realiza a tiempo, se devengarán intereses de demora. Su cuantía equivale al tipo repo del Banco Nacional Checo (ČNB) vigente el primer día del semestre natural en que se produjo la demora, incrementado en 8 puntos porcentuales.

Otros efectos

• Reputación – Un proceso judicial público implica que la información sobre el litigio puede trascender. Para una persona puede suponer un daño reputacional; para el negocio, la pérdida de confianza de socios y clientes.
• Responsabilidad personal – En determinados tipos de incumplimiento (sobre todo si actuó con dolo, p. ej., apropiación indebida o fraude, o con negligencia muy grave causando un daño considerable), también se expone a responsabilidad penal por el delito de incumplimiento del deber en la administración de patrimonio ajeno u otros delitos.

Cómo protegerse en el futuro – Prevención

La mejor defensa no es defenderse en los tribunales, sino no llegar nunca a esa situación. Estos son algunos consejos prácticos:

Llevar una buena documentación

Todas las decisiones importantes deben dejar rastro documental: actas de reuniones, correos en los que usted mismo confirma sus consideraciones, facturas que documentan el flujo del dinero. Si más adelante puede decir sin problema: «Aquí tengo el correo del 15 de septiembre en el que consulté con un abogado y me dijo que todo estaba en orden», su posición será mucho más sólida.

Formación y actualización periódicas

La normativa cambia. Los deberes de directivos y administradores evolucionan. Recomendamos asistir al menos una o dos veces al año a conferencias o seminarios sobre las últimas tendencias en derecho mercantil. Los abogados del despacho ARROWS imparten formación a directivos precisamente sobre estos temas.

Asesoramiento a tiempo

No hace falta esperar a que surja un problema. Si prepara una operación importante, quiere cambiar algo en las estructuras de dirección o no está seguro de si una actuación es conforme a derecho, consulte antes con un abogado. El asesoramiento preventivo le cuesta menos que defenderse después ante un tribunal.

Seguro de responsabilidad

Algunos propietarios y directivos contratan un seguro de responsabilidad profesional o un seguro específico para miembros de órganos de administración (el llamado seguro D&O). Este seguro puede cubrirle parcialmente si alguien le reclama por incumplir la diligencia de un ordenado empresario.

Procesos internos claros

Elabore directrices que definan claramente quién puede tomar decisiones, en qué situaciones y en qué condiciones. Si todos en la dirección son conscientes de su responsabilidad y saben cómo deben actuar, se reduce el riesgo de actuaciones erróneas.

La indemnización y su prescripción – Cuándo ya no se puede reclamar judicialmente

He aquí una información práctica que debería conocer: las reclamaciones de indemnización no son eternas. Existen plazos de prescripción que, en cierto modo, pueden jugar a su favor.

Cómo funciona la prescripción

Existen dos plazos que corren simultáneamente (§ 629 y § 636 del CC):

• Plazo subjetivo de tres años – Corre desde el momento en que el perjudicado tuvo conocimiento del daño y de quién lo causó. Si alguien descubre el daño al cabo de 2 años, dispone desde ese momento de 3 años para demandarle.
• Plazo objetivo de diez años – Corre desde el momento en que el daño se produjo realmente, con independencia de cuándo lo conoció el perjudicado. Si ya han pasado 10 años desde que se produjo el daño, la reclamación ya no puede prosperar.

La reclamación prescribe con el plazo que venza primero. Esto significa que, si el perjudicado fue muy lento y se acordó de usted solo al cabo de 8 años, ya tiene cierta protección: en ese momento solo quedan 2 años del plazo de diez años.

Cómo se ve afectada la prescripción

El cómputo del plazo de prescripción se suspende o se interrumpe si:

• Se presenta una demanda – Con la presentación de la demanda ante el tribunal se suspende el plazo de prescripción. Si el procedimiento sobre la reclamación continúa debidamente, el plazo no corre. Tras la conclusión del procedimiento empieza a correr un nuevo plazo de prescripción.
• La contraparte reconoce la deuda por escrito – Si el deudor reconoce por escrito una deuda existente, el plazo de prescripción se interrumpe y empieza a correr uno nuevo, que siempre es de diez años.
• Se ejercita el derecho en el proceso penal (acción civil acumulada) – Si la reclamación de indemnización se ejercita como acción civil acumulada (adhezní návrh) en un proceso penal, el plazo de prescripción queda suspendido mientras dure dicho proceso.

Si se produce una interrupción, empieza a correr un nuevo plazo. En el reconocimiento de deuda, es un nuevo plazo de diez años. La suspensión significa que, una vez terminada, el plazo continúa corriendo.

Resumen final

Si ha recibido un requerimiento de indemnización por incumplir el deber de diligencia de un ordenado empresario, no vea en él solo una amenaza. Es también el último momento en que puede aclarar el asunto extrajudicialmente y en que aún hay margen para negociar. El juicio es el último recurso: largo, caro e imprevisible.

Conclusiones clave:

• La diligencia de un ordenado empresario es un estándar jurídico aplicable a todos los miembros de los órganos de administración. No cumplirlo implica responder por el daño.
• La carga de la prueba recae principalmente en usted: si la otra parte alega que incumplió su deber de diligencia, usted debe probar que actuó correctamente. La otra parte solo tiene que probar el daño y el nexo causal.
• Responder al requerimiento es esencial: ignorarlo o defenderse débilmente puede llevar al tribunal a dar más peso a los argumentos de la otra parte.
• Tiene medios de defensa: cálculo erróneo, falta de pruebas, culpa concurrente, prescripción de la reclamación, regla de discrecionalidad empresarial.
• El tiempo y un buen asesoramiento jurídico son clave: si un abogado le explica el asunto de inmediato, se librará de la incertidumbre y podrá defenderse con eficacia.

Si se encuentra en esta situación y necesita ayuda profesional, los abogados del despacho ARROWS cuentan con una larga experiencia en la defensa frente a reclamaciones por incumplimiento de la diligencia de un ordenado empresario.

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