Cómo verificar al proveedor para que la oficina tributaria no le deniegue la deducción

Qué decidió el Nejvyšší správní soud en agosto de 2026 y por qué también afecta al IVA

El Nejvyšší správní soud (Tribunal Administrativo Supremo checo), en su sentencia de 20 de agosto de 2026, núm. rec. 22 Afs 37/2026 (sentencia en el buscador del NSS), desestimó el recurso de casación de una empresa a la que las autoridades fiscales no reconocieron los gastos por servicios y bienes de seis proveedores declarados. Se trataba del impuesto sobre sociedades del año 2018 y de gastos según el artículo 24, apartado 1, de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

El tribunal se centró principalmente en las objeciones procesales y en la carga de la prueba. Según el Código Tributario checo, el sujeto pasivo debe probar todos los hechos que está obligado a declarar en su autoliquidación tributaria, y en el caso del impuesto sobre la renta, esto significa probar no solo la existencia formal de los documentos contables, sino también la conformidad del estado real con el estado formal (artículo 92, apartado 3, del Código Tributario). Si surgen dudas sobre la realización de la prestación, la empresa debe demostrar la exactitud de su declaración con pruebas adicionales.

Para el IVA, la sentencia es importante porque el tribunal recuerda la jurisprudencia anterior, según la cual el derecho a la deducción del impuesto no se fundamenta en un documento formal, sino en la existencia de una operación sujeta a gravamen. Por lo tanto, la empresa que solicita la deducción debe poder demostrar que realmente recibió la prestación. La ley establece al respecto que el sujeto pasivo tiene derecho a la deducción por las operaciones gravadas recibidas y utilizadas para su actividad económica, y debe disponer de una factura con fines fiscales (artículos 72 y 73 de la Ley del IVA).

La distinción es importante. Esta sentencia concreta resuelve sobre el impuesto sobre la renta, por lo que no se puede afirmar que el tribunal haya decidido en ella sobre la deducción del IVA. Sin embargo, el principio en el que se basa es el mismo para ambos impuestos: el documento es el punto de partida, no la prueba, y las dudas se disipan con pruebas sobre el proveedor real y la prestación real.

Al mismo tiempo, el tribunal mostró cómo evalúa la defensa basada en la confianza. La buena fe en que las personas que actúan en nombre de los proveedores están autorizadas para ello no sustituye, por sí misma, a la prueba del desarrollo real de las transacciones comerciales alegadas. Por lo tanto, la empresa no puede limitarse a argumentar que no tenía motivos para sospechar del proveedor. Debe disponer de pruebas que demuestren quién prestó el servicio o entregó el bien, independientemente de lo que supiera sobre el proveedor.

Qué examina la oficina de hacienda y dónde suelen fallar las empresas

In el caso descrito, la administración tributaria tenía dudas sobre la credibilidad de los documentos debido a una serie de circunstancias: los proveedores no estaban localizables, no tenían empleados ni activos, la facturación contenía contradicciones, se pagaba en efectivo y no se podía identificar a las personas que actuaban en nombre de los proveedores. Individualmente, ninguna de ellas tiene por qué ser decisiva, pero en su conjunto crean un escenario que la empresa debe desmentir.

Un aspecto fundamental fue que las personas inscritas como administradores de los proveedores negaron conocer a la empresa, haber emitido los documentos y la autenticidad de las firmas. De este modo, quedaron cuestionados precisamente los documentos con los que la empresa respaldaba su declaración. El tribunal señaló al respecto que la administración tributaria no exigía a la empresa que probara el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los proveedores ni sus asuntos internos, sino únicamente que demostrara de forma creíble su propia afirmación sobre quién prestó el servicio y a quién se le pagó.

A menudo, la empresa se defiende argumentando que no es responsable de los actos de su proveedor y que no tiene la obligación de controlar su contabilidad. El tribunal no aceptó esta defensa en el caso en cuestión. Distingue entre lo que queda fuera de la esfera de influencia del cliente (es decir, los asuntos internos del proveedor) y lo que entra dentro de ella (es decir, la prueba de con quién negoció realmente, qué recibió de él y cómo pagó).

Cualquier empresa que trabaje con muchos proveedores pequeños observa un patrón similar en la práctica. El pedido llega por correo electrónico de una persona desconocida, la factura de una sociedad inscrita en una dirección de domicilio virtual y el pago se realiza a una cuenta que nadie ha verificado. En el curso normal de los negocios no pasa nada, pero durante una inspección se revela que la empresa no sabe casi nada sobre su proveedor.

El pago en efectivo es un elemento especialmente sensible. No constituye por sí mismo una infracción de la ley, pero priva a la empresa de la prueba más sencilla de a quién fue a parar realmente el dinero. Una transferencia bancaria a la cuenta del proveedor deja un rastro que puede presentarse a la administración tributaria, mientras que el efectivo solo se demuestra con recibos de caja y testimonios. Una empresa que paga en efectivo debe documentar con mayor esmero los demás elementos de la transacción.

Cómo verificar a un proveedor antes del primer pedido

La propia ley establece las circunstancias por las que se presume que el cliente sabía o debería y podría haber sabido que el impuesto no sería liquidado. Se trata, por ejemplo, de un proveedor publicado como sujeto pasivo no fiable, de un precio sin justificación económica que se desvíe manifiestamente del precio habitual de mercado, de un pago a una cuenta distinta de la publicada del proveedor o de un pago en efectivo que supere el límite legal (artículo 109 de la Ley del IVA).

Estas circunstancias constituyen también una útil lista de comprobación. Antes del primer pedido, es prudente verificar si el proveedor figura como sujeto pasivo no fiable, si la cuenta indicada en la factura está publicada por la administración tributaria, si el precio corresponde al mercado y si el pago no se realizará en efectivo. Estas comprobaciones llevan unos minutos y dejan constancia de que la empresa actuó con la debida diligencia.

La segunda capa es la verificación de la identidad del proveedor. Esto incluye la consulta del registro mercantil para ver quién actúa en nombre de la sociedad, cuál es su domicilio social y establecimiento, si dispone de empleados o activos acordes con el volumen de la prestación y si realmente es posible comunicarse con él. Un proveedor que no responde al teléfono y cuyo domicilio social es un buzón de correo es una señal de alerta que la empresa debe registrar.

La tercera capa es el registro del resultado. Una verificación que nadie ha documentado es difícil de probar durante una inspección. Basta con un breve registro en el expediente del proveedor: cuándo y quién realizó la verificación, qué se comprobó y con qué resultado. El registro se actualiza ante un pedido de mayor volumen o cuando se produce un cambio de cuenta o de administrador del proveedor.

Qué conservar durante la colaboración para poder probar la prestación real

La verificación previa al pedido no es suficiente, ya que la oficina de hacienda puede preguntar años después quién y qué entregó realmente. El tribunal, en una sentencia relacionada con una inspección del IVA sobre servicios publicitarios, señaló que cuando la colaboración no tiene una estructura fija, es necesario elegir un método de documentación que permita probar qué y en qué medida se entregó. Según el tribunal, la imposibilidad de probarlo perjudica a quien solicita la deducción (núm. rec. 10 Afs 204/2025, sentencia en el buscador del NSS).

El expediente de prueba recomendado contiene varios elementos básicos. Entre ellos se encuentran el contrato o pedido con una definición precisa del objeto y el alcance, las actas de entrega, las comunicaciones que especificaron la prestación, la documentación fotográfica o los resultados del trabajo, los nombres de las personas concretas que llevaron a cabo la prestación y el justificante de pago a la cuenta del proveedor. El tribunal mencionó expresamente como solución las actas de las reuniones de trabajo y la protocolización rigurosa de los servicios prestados.

Ejemplo práctico: en el caso de una prestación de obras de construcción, no basta con conservar la factura y el contrato. Es prudente conservar también el libro de obra, las actas de entrega de cada una de las partes, fotografías del proceso, la lista de trabajadores en la obra y el justificante de pago. En el caso de prestaciones de servicios de consultoría, conviene conservar los entregables, las actas de las reuniones y las comunicaciones que muestren quién elaboró qué y cuándo.

Las personas merecen una atención especial. En caso de duda, la oficina de hacienda interrogará al administrador del proveedor y a los testigos, y la empresa debe poder identificar a las personas que negociaron con ella. El tribunal, en su sentencia 22 Afs 37/2026, subrayó que quien proponga el interrogatorio de un testigo debe identificarlo con la suficiente precisión para que sea identificable y el interrogatorio sea viable, ya que no es tarea de la administración tributaria localizar por sí misma a testigos identificados de forma imprecisa.

Por ello, es útil mantener para cada proveedor importante una lista con los nombres de las personas de contacto y un breve registro de quién negoció con quién en nombre de la empresa. Una lista de este tipo requiere unos minutos de trabajo y, durante una inspección, puede marcar la diferencia entre poder proponer una prueba concreta o quedarse en una afirmación general.

Qué hacer cuando llega un requerimiento de la administración tributaria

La primera reacción debe ser la concreción. El tribunal subrayó reiteradamente en la sentencia que el sujeto pasivo debe concretar las propuestas de prueba ya en el procedimiento tributario, es decir, indicar qué pretenden probar y cómo se relacionan con los hechos determinantes. Es posible que el tribunal no tenga en cuenta en absoluto las alegaciones que la empresa aporte únicamente en el recurso de casación.

La segunda regla es ejercer el derecho a examinar el expediente a tiempo. El tribunal confirmó que el derecho a examinar el expediente no debe ser meramente formal, pero de él no se deriva la obligación de la administración tributaria de aplazar la adopción de una resolución hasta que el interesado lo ejerza. La empresa que propuso fechas para examinar el expediente con semanas de antelación, a pesar de que se acercaba el final del plazo de prescripción para la determinación del impuesto, no ejerció su derecho y el tribunal no apreció una denegación ilegal del derecho en la actuación de los órganos tributarios.

La tercera regla es no apelar a la justicia de manera general. Si la empresa alega que se ha vulnerado su derecho a un proceso con todas las garantías, debe describir qué elemento de prueba concreto quería verificar, qué propuestas de prueba quería formular y cómo habría cambiado la resolución si no se hubiera producido el vicio alegado. El tribunal no considera suficiente la mera alegación de un vicio procesal sin repercusión en el resultado.

La cuarta regla es prepararse para los requerimientos antes de que lleguen. Una empresa que dispone de un expediente de prueba con sus proveedores importantes puede responder en cuestión de días y en colaboración con su asesor. Una empresa que apenas está recopilando los documentos pierde el plazo y, a menudo, también la credibilidad, ya que los documentos creados a posteriori tienen menos peso que los generados en el transcurso de la colaboración.

Cómo regular la verificación en el contrato con el proveedor

El contrato puede trasladar parte del riesgo al proveedor y mejorar la posición probatoria del cliente. Es prudente acordar la obligación del proveedor de cooperar en caso de inspección tributaria, es decir, entregar documentos, confirmar la identidad de las personas y permitir la verificación de la prestación. Asimismo, la obligación de notificar el cambio de cuenta, domicilio social o administrador, y el derecho del cliente a retener el pago si el proveedor pasa a ser considerado sujeto pasivo no fiable.

También conviene recordar que no se puede exigir al proveedor aquello que el contrato no contenga. La empresa que quiera asegurarse de que el proveedor cooperará en una inspección debe acordarlo previamente, ya que una vez surgido el conflicto no dispondrá de ninguna herramienta para obligar al proveedor a actuar si este no lo desea.

El contrato también debe definir la modalidad de pago. El pago exclusivo a la cuenta publicada del proveedor y la prohibición de pagos en efectivo por encima del límite legal limitan las circunstancias de las que la ley presume el conocimiento de un impuesto no pagado. Según la legislación checa, el cliente también tiene la opción de pagar el impuesto del proveedor directamente a la administración tributaria de este con los datos legales; se trata de una forma especial de garantía del impuesto que resulta adecuada para transacciones de riesgo (artículo 109a de la Ley del IVA).

La regulación contractual no sustituye a la prueba de la prestación real, pero crea un marco en el que resulta más sencillo recopilar las pruebas. Una empresa que redacte un contrato de obra o de servicios teniendo en cuenta una posterior inspección asumirá mayores costes al principio, pero reducirá significativamente el riesgo durante la inspección. A esto se refiere también la cuestión de cómo se distribuye la carga de la prueba en general, de la que trata el texto sobre la carga de la prueba en la inspección tributaria.

Al prepararse para una inspección tributaria, también es útil conocer el procedimiento general que describe el texto sobre la inspección tributaria en 2026. Una empresa que sabe cómo se desarrolla una inspección, en qué plazos se debe responder y qué derechos tiene al examinar el expediente, gestiona su expediente de prueba de forma específica y no pierde tiempo ante el primer requerimiento.

En cuanto a la frontera entre el ejercicio legítimo de la deducción y su cuestionamiento por abuso de derecho, se parte de la jurisprudencia descrita en el texto sobre la resolución del NSS sobre el abuso de derecho en el ámbito del IVA. Esta frontera es distinta de la cuestión de la prueba de la prestación real, pero ambas suelen coincidir durante una inspección.

Una situación especial es la acreditación de la deducción en servicios difíciles de describir, como la publicidad y la consultoría. En estos casos, las empresas suelen encontrarse con que la factura no detalla el alcance de la prestación, aspecto que aborda el texto específico sobre cómo acreditar la deducción del IVA en publicidad y consultoría.

La forma exacta de configurar la verificación de los proveedores y el expediente de prueba depende de cuántos proveedores tenga la empresa, cuál sea el volumen de los pagos y el nivel de riesgo del sector; por ello, el equipo legal checo de ARROWS advokátní kancelář lo evalúa siempre en función de cada empresa concreta y no mediante un formulario universal.

Riesgos de un proveedor no verificado

Resumen final

El Nejvyšší správní soud confirmó en agosto de 2026 que el documento formal no es suficiente para la empresa y que, en caso de duda, esta debe probar quién le prestó realmente el servicio y a quién pagó. El artículo ha mostrado que la sentencia se refiere al impuesto sobre la renta, pero se basa en un principio aplicable también a la deducción del IVA, que la ley presume en ciertas circunstancias el conocimiento de un impuesto no pagado y que lo determinante es el expediente de prueba mantenido durante la colaboración.

Para la dirección de la empresa, de esto se deriva una tarea clara: implantar la verificación del proveedor antes del primer pedido y el expediente de prueba para cada proveedor importante. Los documentos recopilados a posteriori tienen menor peso en una inspección y una empresa que no sabe nada de sus proveedores no puede alegar que actuó con la debida diligencia.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář configuran la verificación de proveedores, preparan expedientes de prueba y representan a empresas en inspecciones tributarias y procedimientos de recurso. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de asesoramiento fiscal.