Cómo acreditar la deducción del IVA en publicidad y asesoría cuando la factura no basta

Qué ocurrió en el caso de la agencia de publicidad y por qué la factura no bastó

La agencia prestaba servicios publicitarios en encuentros deportivos y en publicaciones impresas y aplicó la deducción del IVA por los servicios recibidos de una proveedora. Las autoridades tributarias no reconocieron la deducción, porque la agencia no acreditó el alcance de las prestaciones recibidas. El litigio llegó hasta el Tribunal Supremo Administrativo de la República Checa (Nejvyšší správní soud), que desestimó el recurso de casación (sentencia 10 Afs 204/2025 en el buscador del tribunal).

La agencia, sin embargo, presentó numerosos documentos y demostró que había recibido algunas prestaciones publicitarias. La proveedora emitió un documento fiscal al que acompañaban un pedido y un acta de entrega. En el documento figuraba de forma genérica «servicios para la campaña publicitaria, presentación en el marco de» una determinada competición deportiva y temporada, pero no se indicaba el alcance de la prestación. Tampoco podía deducirse del pedido, que carecía de numeración, ni del acta, que solo señalaba cuándo se entregaron los servicios y a qué eventos se refería el documento.

Tras el segundo requerimiento, la agencia presentó otros pedidos y actas, y en algunos constaba que el alcance de la prestación se ajustaría de forma operativa según las exigencias de los clientes y el desarrollo de la competición. Muchos escritos no indicaban quién ni cuándo los había elaborado. En el tercer requerimiento, la administración tributaria señaló las incoherencias de los documentos; la agencia las explicó, pero no acreditó el alcance de la prestación.

Lo decisivo, por tanto, no fue que la agencia careciera de documentos. Lo decisivo fue que ni de sus documentos ni de las demás pruebas podía reconstruirse qué se había facturado exactamente en cada período impositivo. El tribunal lo calificó de imposibilidad de acreditar el alcance de la prestación y señaló que ello va en perjuicio de quien aplica la deducción.

Qué exige la ley y cómo lo aplica la jurisprudencia

El sujeto pasivo tiene derecho a deducir el impuesto de la prestación imponible recibida que, en el marco de su actividad económica, utilice para realizar prestaciones que dan derecho a deducción, normalmente prestaciones imponibles con lugar de realización en el territorio nacional (§ 72, apdo. 1, de la Ley del IVA checa (Ley n.º 235/2004 Sb., en adelante «Ley del IVA»)). No obstante, el mero hecho de que la empresa necesitara el servicio y lo utilizara no basta para la deducción, porque la ley vincula el derecho a otros requisitos que la empresa debe saber acreditar en una inspección.

Para ejercer el derecho, el sujeto pasivo debe disponer de un documento fiscal emitido a su nombre por otro sujeto pasivo (§ 73, apdo. 1, letra a), de la Ley del IVA). El documento fiscal es la prueba documental básica de la deducción, pero por sí solo no garantiza el derecho. La empresa que basa en él toda su defensa se arriesga a quedarse sin más pruebas cuando surjan dudas.

El documento fiscal debe contener, entre otros datos, el alcance y el objeto de la prestación (§ 29, apdo. 1, letra f), de la Ley del IVA). Precisamente este dato fue el problema en el caso descrito, porque los documentos describían la prestación de forma genérica y su alcance no podía deducirse ni del pedido ni del acta correspondientes.

La ley prevé al mismo tiempo que el documento pueda ser defectuoso. Si no contiene todos los requisitos exigidos, el derecho a la deducción puede acreditarse de otro modo (§ 73, apdo. 5, de la Ley del IVA). Las empresas suelen entender esta disposición como una red de seguridad. La sentencia no se pronuncia expresamente sobre ella, pero de su exigencia general se desprende que, sea cual sea el medio con que la empresa documente el alcance, debe acreditarlo de forma suficientemente concreta, y no limitarse a sugerir en términos generales que algún servicio tuvo lugar.

El tribunal parte de una jurisprudencia consolidada según la cual los documentos son fundamentales, pero es preciso demostrar que todo ocurrió tal como en ellos se indica. Por ello, el sujeto pasivo debe acreditar en qué medida se realizó la prestación y, si no lo consigue, la administración tributaria no reconoce la deducción. El tribunal cita en este sentido las sentencias 8 Afs 44/2011, 5 Afs 165/2006 y 7 Afs 224/2020.

El obligado tributario soporta la carga primaria de la prueba y acredita todos los hechos que debe consignar en su declaración tributaria (§ 92, apdo. 3, del Código Tributario checo (Ley n.º 280/2009 Sb., en adelante «Código Tributario»)). La administración tributaria, por su parte, acredita los hechos que desvirtúan la credibilidad, la fuerza probatoria, la exactitud o la integridad de los documentos y registros presentados (§ 92, apdo. 5, letra c)). Si los cuestiona con hechos concretos, como en el caso descrito mediante tres requerimientos, el sujeto pasivo debe disipar las dudas surgidas con nuevas pruebas.

El reparto de la carga de la prueba entre la administración tributaria y el sujeto pasivo se analiza con más detalle en el texto sobre la carga de la prueba en la inspección tributaria. De él se desprende que la empresa que cuenta con documentación de calidad desde el principio no tiene que improvisar durante la inspección y puede responder a los requerimientos en los plazos fijados.

Qué dijo el tribunal sobre el carácter «espontáneo» de la publicidad

La agencia alegó que la publicidad en encuentros deportivos no puede estimarse con precisión de antemano, porque el desarrollo de la competición no es previsible y el alcance de la prestación se ajusta a las necesidades de los clientes, a menudo sin dejar rastro escrito. El tribunal dio la vuelta a este argumento. Precisamente porque la colaboración carece de una estructura fija, era necesario, a su juicio, elegir una forma de documentación que permitiera acreditar qué se suministró finalmente y en qué cantidad.

El tribunal apuntó expresamente la solución: dejar constancia escrita del resultado de las reuniones de trabajo en las que se trataban los detalles de la promoción, o insistir en documentar rigurosamente los servicios ya prestados, al menos en las actas de entrega. Un registro adecuado del alcance de la prestación, desglosado por servicios parciales y eventos, era a su juicio deseable precisamente a la vista de la espontaneidad alegada. Como las partes no lo llevaban, ni siquiera con ayuda de otras pruebas de apoyo fue posible determinar a posteriori qué se había facturado en concreto con cada documento.

Se trata de soluciones prácticas que el tribunal propuso, no de una nueva obligación legal. Lo que impone la ley es la obligación de acreditar el alcance y el objeto de la prestación; la forma de hacerlo queda a criterio de la empresa. Las actas de las reuniones y los protocolos detallados son solo la vía más fiable para cumplir esa obligación en una colaboración cuyo contenido cambia sobre la marcha.

El tribunal explicó la diferencia respecto de otras resoluciones con dos ejemplos. En la sentencia Milkpol se trataba de promoción directa mediante formas determinadas de antemano, incluidos el aspecto concreto del anuncio, su ubicación y su duración, y la destinataria acreditó que la publicidad se había emitido efectivamente en sus parámetros esenciales. En el asunto examinado se trataba, por el contrario, de la reventa de paquetes de servicios no especificados y sin mayor desglose.

La conclusión práctica es sencilla. Cuanto menos concreta sea la prestación en el pedido, más habrá que documentar durante su ejecución. La empresa que compra un paquete de servicios de contenido variable debe establecer desde el principio una regla sobre quién y cuándo registra qué parte del paquete se ha utilizado realmente, para no tener que probar el alcance de memoria años después.

Cómo redactar pedidos y facturas en publicidad y asesoría

La primera regla es designar el objeto de la prestación de forma concreta ya en el pedido. En publicidad, esto significa indicar el tipo de presentación, la ubicación, la duración y el número; en asesoría, el tema, el alcance y el resultado esperado. El pedido debería llevar número y fecha, para poder vincularlo inequívocamente con la factura y el acta, e indicar la persona que lo emitió.

La segunda regla es describir expresamente en el pedido cómo se modifica el alcance. Si la prestación cambia según el desarrollo de la campaña o las exigencias de los clientes, debe pactarse que el cambio se confirme por escrito, por ejemplo mediante un correo electrónico con aprobación nominal, y que se refleje en el acta de entrega. El tribunal reprochó precisamente que los pedidos remitían a un ajuste operativo del alcance y que las partes no llevaban ningún registro del que pudiera deducirse a posteriori qué se había suministrado.

La tercera regla es que la factura distinga los servicios individuales. Una mera partida global «servicios para la campaña publicitaria» con un único precio puede resultar insuficiente en una inspección si ni de la factura ni de los documentos conexos y demás pruebas puede determinarse con fiabilidad el alcance y el objeto de la prestación. Por ello, la factura debería remitir al número del pedido y del acta y desglosar las partidas de modo que puedan vincularse con eventos o resultados concretos.

La cuarta regla es un acta de entrega que no diga únicamente «entregado». Debe indicar qué se entrega exactamente, cuándo y a quién, y debe estar firmada por una persona identificable. En asesoría basta con adjuntar al acta los resultados o una lista de ellos. En publicidad es útil adjuntar una prueba de la publicación, por ejemplo una captura, un recorte o una grabación en la que se aprecie la ejecución.

Cómo documentar la prestación de forma continua para poder vincular los documentos con lo prestado

La mejor documentación se genera durante la colaboración. Bastan breves actas de las reuniones en las que se trata el contenido de la prestación y un registro nominal de quién las aprobó. El tribunal calificó esta solución de evidente. La empresa que las lleva dispone en la inspección exactamente de la prueba que le faltó a la agencia del caso.

El segundo nivel es la vinculación de las facturas con prestaciones concretas. Al recibir una factura del proveedor, alguien de la empresa debe comprobar si corresponde al pedido y al acta y dejar constancia del resultado. Si los documentos no se vinculan de inmediato, hacerlo años después resulta difícil y poco fiable, como muestra el caso, en el que los documentos y pedidos presentados a menudo no eran aptos para ser vinculados.

El tercer nivel es la conexión con los clientes. La empresa que revende los servicios necesita vincular lo que compró al proveedor con lo que suministró a sus clientes. El tribunal señaló que en los contratos con los clientes la prestación sí podía determinarse, pero no así el alcance de la prestación de la proveedora. La empresa necesita, por tanto, un registro en el que se vea toda la cadena, desde la compra hasta la venta.

El cuarto nivel es la conservación. La documentación solo tiene sentido si sobrevive a los plazos en los que el impuesto puede revisarse retroactivamente. Por ello, la empresa debe determinar dónde y cómo se guardan los documentos, quién responde de ello y cómo se transmiten cuando cambia el personal. La información guardada únicamente en el buzón de correo de una persona se pierde fácilmente cuando el empleado se marcha.

Qué hacer cuando la administración tributaria duda del alcance de la prestación

En el caso descrito, la administración tributaria emitió sucesivamente tres requerimientos suficientemente precisos, expresó en ellos sus dudas sobre el cumplimiento de los requisitos de la deducción e indicó con qué medios de prueba podía aclararse la situación. La agencia sabía así a qué se referían las dudas y tuvo la oportunidad de disiparlas. El tribunal no acogió la objeción de que la administración tributaria había trasladado ilegalmente la carga de la prueba a la agencia.

La primera regla es responder a cada requerimiento de forma concreta y aportar todo aquello de lo que la empresa disponga. Una explicación genérica de que la colaboración fue espontánea no disipa las dudas. Solo ayuda lo que puede presentarse: actas concretas, protocolos, comunicaciones, resultados y su vinculación con las facturas, o en su caso una declaración testifical que describa concretamente qué se suministró.

La segunda regla es proponer las pruebas a tiempo y con precisión. En relación con las propuestas de grabaciones sonoras, el tribunal advirtió de que la empresa debe indicar qué debería acreditar la grabación, y de que el testigo que firmó el acta de su declaración manifestó con ello su conformidad con el contenido. Por tanto, una propuesta de prueba que no indique qué pretende acreditar puede no ser practicada.

La tercera regla es no atribuir a la administración tributaria una intención que no ha expresado. La agencia objetó que la administración tributaria la consideraba sospechosa de fraude, pero el tribunal constató que nada de eso se desprendía del expediente y que la cuestión era si se había acreditado el alcance de la prestación. La defensa construida sobre una acusación aparente no ayudó a la empresa, porque desvió la atención de lo que faltaba en las pruebas.

Al preparar una inspección es útil conocer el procedimiento que describe el texto sobre la inspección tributaria en 2026. La empresa que sabe cómo transcurre la inspección y qué plazos corren responde a los requerimientos de forma objetiva y puntual y no desperdicia el tiempo, que ante requerimientos reiterados suele ser lo más valioso.

La frontera general entre el ejercicio de la deducción y su impugnación se aborda también en el texto sobre la resolución del Tribunal Supremo Administrativo sobre el abuso de derecho en materia de IVA. Se trata, no obstante, de una cuestión distinta de la prueba del alcance de la prestación efectivamente recibida, aunque ambas coincidan a menudo en una inspección y la empresa deba estar preparada para las dos a la vez.

Inspecciones paralelas y demanda contra una actuación ilegal: qué dijo el tribunal sobre los procedimientos fragmentados

La agencia fue inspeccionada en siete procedimientos de control independientes por cinco administraciones tributarias distintas, aunque se referían a los mismos proveedores y solo diferían en el período impositivo. Alegó que tuvo que realizar cada actuación procesal siete veces y que gastó en ello más de 3,5 millones de CZK (aprox. 144 000 EUR). El tribunal tuvo que valorar, por tanto, si tal proceder afecta a la legalidad de la resolución de liquidación del impuesto.

El tribunal constató que semejante fragmentación puede considerarse un ejercicio desproporcionado de la competencia seleccionada (vybraná působnost), y calificó de desproporcionado el proceder en el asunto. La administración tributaria debe respetar los derechos de los obligados tributarios y actuar de modo que nadie soporte costes innecesarios (§ 5, apdo. 3, y § 7, apdo. 2, del Código Tributario). La figura de la competencia seleccionada debe servir, según el tribunal, a una gestión tributaria más eficaz, no a multiplicar las actuaciones procesales, y la fragmentación en procedimientos paralelos sin motivo aparente choca con los principios de la gestión tributaria.

Según el tribunal, la protección frente a una actuación ilegal puede reclamarse ante todo mediante una demanda contra una actuación ilegal (zásahová žaloba), pero también puede invocarse en la demanda contra la resolución de liquidación del impuesto, donde las posibilidades son más limitadas. La mera fragmentación desproporcionada de las inspecciones no conduce por sí sola a la anulación de la resolución tributaria; tendría que haber tenido una influencia probada en su legalidad o exactitud. En el caso eso no se probó y, según el tribunal, el proceder no fue vejatorio.

De ello se deriva un consejo práctico para la empresa. Ante inspecciones reiteradas de los mismos proveedores conviene llevar un registro de todos los procedimientos, de las pruebas presentadas y de los costes generados, y valorar a tiempo la demanda contra una actuación ilegal. El Código Tributario permite además expresamente que la administración tributaria, por razones de economía, realice conjuntamente actuaciones para distintos procedimientos, por lo que la propia empresa puede proponer una tramitación conjunta.

Con total independencia de lo anterior, conviene tener el expediente probatorio preparado para todos los períodos inspeccionados a la vez. La empresa que en la primera inspección presenta la documentación completa de toda la colaboración con el proveedor reduce el riesgo de que se repitan requerimientos idénticos. Si aun así se repiten, tiene en su mano la prueba de qué se presentó y cuándo. Cómo verificar al proveedor ya antes del primer pedido lo describe el texto sobre la verificación del proveedor para que la oficina tributaria no deniegue la deducción.

La forma exacta de configurar la documentación de los servicios de publicidad y asesoría y la respuesta a una inspección depende de la estructura de la colaboración y del número de proveedores que utilice la empresa; por eso los abogados del despacho ARROWS lo valoran siempre en función de la empresa concreta y de su cadena de suministro, no según un formulario universal que supondría un riesgo distinto para cada colaboración.

Riesgos de no acreditar el alcance de la prestación

Resumen final

El Tribunal Supremo Administrativo confirmó en agosto de 2026 que, para deducir el IVA de los servicios publicitarios, el sujeto pasivo debe acreditar no solo la recepción de la prestación, sino también su alcance, y que la espontaneidad alegada de la colaboración no exime de la prueba. El artículo ha mostrado que una factura con una descripción genérica no basta por sí sola si el alcance no puede acreditarse tampoco de otro modo, que cualquier otra prueba debe ser concreta y que conviene llevar actas de las reuniones y una documentación rigurosa durante la colaboración.

Para la dirección de la empresa se deriva una tarea clara: en los servicios de publicidad y asesoría, configurar los pedidos, las facturas y las actas de modo que permitan vincular a posteriori las prestaciones concretas. Acreditar el alcance de memoria años después no funciona en una inspección, y la falta de prueba va en perjuicio del sujeto pasivo.

Los abogados del despacho ARROWS configuran la documentación de los servicios de publicidad y asesoría, preparan modelos de pedidos y actas y representan a las empresas en las inspecciones tributarias. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro asesoramiento fiscal.