El informe mensual unificado en la práctica

Qué significa el JMHZ para su empresa y su software de nómina

El Informe Mensual Unificado (JMHZ) no es solo un formulario más inventado por las autoridades estatales. Se trata de un cambio fundamental en la forma en que las empresas se comunican con la administración pública y gestionan los datos de sus empleados.

Hasta principios de abril de 2026, es probable que su empresa enviara decenas de informes individuales a diversas instituciones – por ejemplo, los registros de seguro de pensiones a la ČSSZ, los datos de ingresos a la Administración Tributaria, los informes de seguridad social, la información sobre empleados con discapacidad a la Oficina de Empleo, entre muchos otros. Cada informe tenía un formulario diferente, un formato distinto, plazos diferentes y, a menudo, se repetía la misma información en los datos.

A partir de abril de 2026, todo se centralizará en un único informe electrónico que se enviará mensualmente antes del día 20 del mes siguiente. Teniendo en cuenta que el empleador es responsable de la exactitud de las cotizaciones y de los datos laborales, puede resultar útil consultar de forma continua la configuración de los procesos internos en el ámbito del derecho laboral.

El informe consta de tres partes fundamentales: una parte resumida con los datos básicos de la empresa y datos financieros, una parte de cotizaciones con las aportaciones a la seguridad social y al seguro de salud, y una parte individualizada con información detallada de cada empleado por separado – alta, baja, baja por enfermedad, baja por maternidad/paternidad, etc.

Este sistema significa que su software de nómina no solo debe ser capaz de calcular el salario y aplicar las retenciones fiscales, sino también de exportar los datos en un formato XML definido con precisión para que el ePortál de la ČSSZ pueda recibirlos y procesarlos.

Aquí aparece el primer punto crítico: muchos de los softwares de nómina que utilizan las empresas no estaban preparados inicialmente para el JMHZ. Algunos de ellos son antiguos, soluciones comerciales de pequeños proveedores o soluciones personalizadas a medida – todos estos sistemas necesitan una actualización, adaptación o un módulo completamente nuevo.

Si su software no está preparado, tiene básicamente varias opciones: invertir en su modernización, adquirir uno nuevo o exportar temporalmente los datos de forma manual y editarlos en una hoja de cálculo. Ninguna de estas opciones es ideal, y es precisamente por eso que en estas semanas se están resolviendo más problemas de los que los empleadores esperaban. El impacto práctico en la agenda de recursos humanos (incluyendo el registro y el régimen de teletrabajo) también se resume en el texto relacionado sobre el tema del registro de la jornada laboral en el home office.

Qué requisitos técnicos y de datos impone el JMHZ al software de nómina

Si tiene la sensación de que su software actual debería ser compatible con el JMHZ, el primer paso es averiguar qué significa esto en realidad. El JMHZ no es una simple exportación de una tabla – se trata de un formato de datos estructurado con reglas precisas basadas en reglamentos y directrices metodológicas de la administración pública. El software que genera el informe debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y de contenido.

Lo más importante es que el informe se envía exclusivamente en formato XML a través del servicio „Presentación mediante carga de datos desde el sistema contable" en el ePortál de la ČSSZ. Esto significa que su software debe tener una función que le permita exportar datos a archivos XML, que luego cargará en el ePortál.

Los métodos antiguos, como imprimir en PDF y rellenar manualmente un formulario web o insertar una tabla en Excel, ya no funcionan aquí. El ePortál no acepta estos formatos y el informe no se presentará. Si debido al formato y al contenido de las exportaciones también surge la cuestión de las garantías contractuales y la responsabilidad del proveedor, es aconsejable contar con el apoyo legal en el ámbito de contratos y negociación.

El segundo nivel crítico es la estructura y el contenido de los datos. El JMHZ debe contener una serie de campos obligatorios que tienen formatos y extensiones definidos con precisión. Se trata, por ejemplo, del identificador del empleado, su número de nacimiento (rodné číslo) o número de identificación (IČ), el mes correspondiente al informe, el importe de los ingresos, los impuestos retenidos, las cotizaciones, los descuentos aplicados, los resultados de la liquidación anual de anticipos, entre otros.

Si el software exporta datos que contienen un error en alguno de estos campos – por ejemplo, un formato de fecha incorrecto, un carácter no permitido o la falta de un valor obligatorio – el ePortál rechazará el informe y devolverá una lista de errores. Los impactos específicos de los cambios en los acuerdos y las cotizaciones relacionadas también se analizan en el artículo de actualidad Acuerdos de realización de trabajo en 2026: cómo establecer correctamente los límites, evitar retenciones fiscales inesperadas y sanciones tras los cambios en el Código del Trabajo.

El tercer nivel es la vinculación con el registro de empleados. Cada empleado incluido en el informe debe estar registrado en el sistema de la ČSSZ y tener sus datos básicos correctamente cumplimentados. Si el software exporta datos de un empleado que no está en el registro o al que le falta el identificador, el informe no se procesará. Esto significa que el software debe tener acceso a los datos del registro de empleados y debe poder comunicarse con el ePortál de la ČSSZ o, al menos, verificar que los identificadores de los empleados en el informe sean válidos.

El cuarto nivel es la gestión de múltiples modificaciones y correcciones durante el mes. En la práctica real, puede ocurrir que durante el mes descubra que ha calculado mal el salario de alguien, que un empleado se ha ido de baja por enfermedad o que han cambiado las tasas de cotización. El software debe permitir realizar correcciones y enviar informes actualizados sin dañar la integridad de los datos en el sistema.

Errores típicos en los datos y sus impactos en el informe

Al observar los informes reales que comenzaron a llegar a la ČSSZ a partir del 1 de abril de 2026, los errores más comunes que provocan el rechazo o un requerimiento de subsanación por parte de la ČSSZ son muy específicos. Es importante saber de qué se trata para que su software y la comunicación con su proveedor estén orientados en la dirección correcta.

El error más común es dejar campos obligatorios vacíos. El informe contiene decenas de campos, muchos de los cuales son obligatorios y deben completarse siempre. Esto incluye el identificador del empleado, su número de nacimiento o número de identificación (IČ), el mes correspondiente al informe, el importe de los ingresos, el importe de las cotizaciones, entre otros. Si alguno de estos campos queda vacío, el ePortál rechazará el informe y devolverá un mensaje de error.

Por lo tanto, el software debe tener una validación integrada que verifique que todos los campos obligatorios estén completos antes de que el informe se exporte. El segundo grupo de errores son los campos no permitidos o mal cumplimentados. El informe también contiene algunos campos que solo deben completarse en ciertos casos o que tienen valores definidos de forma fija.

Si el software completa algo que no debería estar allí, o si introduce un valor que no está en la lista de valores permitidos (catálogo), el informe será rechazado. Un ejemplo es el campo del tipo de baja por enfermedad – si el software indica un valor que no está definido en el sistema de la ČSSZ, el informe contendrá un error.

El tercer grupo son las combinaciones incorrectas de identificadores. Cada informe debe contener las combinaciones correctas del número de identificación (IČ) de la empresa y su identificador en el sistema de la ČSSZ (ID de empleo), o bien los identificadores de las oficinas de nóminas. Si el software exporta un informe con un IČ que no coincide con el ID de empleo o con el registro de la oficina de nóminas, el informe se procesará de forma errónea o no se aceptará.

El cuarto grupo son los errores de formato y la codificación de caracteres. El formato XML requiere una codificación precisa y el uso de caracteres permitidos. Si el software exporta datos que contienen caracteres especiales (tildes, signos diacríticos) y no están correctamente codificados, el XML dejará de ser válido y el ePortál no lo aceptará.

Si se produce alguno de estos errores, la ČSSZ generalmente le notificará primero y le dará tiempo para corregirlo. Sin embargo, si los errores persisten o son demasiados, existe el riesgo de sanciones – la ČSSZ puede imponerle una multa, negar la eficacia del informe (lo que significa que no se reconocerán sus cotizaciones) o impedirle realizar futuras presentaciones. En casos extremos, el asunto puede llegar a un procedimiento administrativo o penalización.

Puntos clave en la comunicación con el proveedor de software de nómina

Si ya cuenta con un software de nómina y debe comunicarse con su proveedor sobre su preparación para el JMHZ, es importante saber qué preguntar y cómo asegurarse de obtener respuestas precisas. Muchos proveedores no están acostumbrados a dar respuestas tan declarativas y legalmente vinculantes como las que necesita ahora.

Plan y cronograma claros de preparación

El primer paso es preguntar al proveedor cuál es su plan para el JMHZ y cuándo estará listo el sistema. Debería proporcionarle una fecha concreta en la que la funcionalidad estará disponible. Lo ideal es que sea antes de mayo para que tenga tiempo de realizar pruebas.
Si el proveedor responde con vaguedades („será pronto", „estamos en ello", „lo estamos discutiendo"), es una señal de alerta. Pídale que le responda por escrito. Si recibe una fecha concreta por correo electrónico o en una lista de precios actualizada, lo tendrá documentado y podrá reclamar más adelante si no se cumple.

Descripción detallada de la funcionalidad

El segundo paso es preguntar qué hará exactamente el software. Debería poder describirle que exportará el XML en el formato exacto definido por la ČSSZ y que validará los datos antes de la exportación.

Además, debe ser capaz de generar informes para varias oficinas de nóminas por separado (si dispone de ellas), gestionar correcciones y actualizaciones de informes, y dar soporte a todos los datos que debe reportar (alta, baja, enfermedad, disfrute de vacaciones, etc.). Solicite documentación detallada – idealmente un manual o una especificación de lo que el software puede y no puede hacer.

Condiciones de prueba y funcionamiento

El tercer paso es planificar cómo probará la funcionalidad. Debería acordar con el proveedor que durante marzo y abril de 2026 sea posible probar la exportación en el servidor de pruebas de la ČSSZ o en un entorno de pruebas (sandbox).

Asimismo, que pueda exportar informes ficticios o reales y verificar que el ePortál los acepta sin errores. Muchos proveedores ofrecen un período de prueba – aprovéchelo. Si el software falla durante la prueba, es el momento de ajustarlo, no de entrar en pánico durante el funcionamiento real en mayo.

Soporte y SLA

El cuarto punto es asegurarse de que el proveedor ofrecerá soporte en la fase crítica. Lo ideal sería contar con un contacto de soporte técnico que esté disponible durante abril y mayo, con un tiempo de respuesta razonablemente corto (por ejemplo, dentro de una jornada laboral).
Si el proveedor es una empresa pequeña o un profesional independiente, es especialmente importante asegurarse de su disponibilidad. Si le indica que solo está disponible a través de la web o que solo responde los viernes, no es una buena señal.

Obligación de actualización y funciones complementarias

El quinto punto es aclarar qué sucederá si la administración pública emite nuevas directrices o cambia el formato. El MPSV y la ČSSZ ya han emitido varias cartas metodológicas que detallan aspectos del JMHZ. Si el proveedor lanza un nuevo software o actualización, debería proporcionarlo de forma gratuita (o al menos a un precio razonable) si se trata de cambios derivados de modificaciones en la regulación estatal. Asegúrese de tener esto acordado.

Responsabilidad y posibilidad de revisión

El sexto punto es asegurarse de tener la posibilidad de recuperar su dinero o contratar servicios en otro lugar si el software no funciona. Esto suele resolverse en el contrato de compraventa.
El derecho general (Ley n.º 89/2012 de la Colección de Leyes, Código Civil) le otorga ciertos derechos por defectos del producto, pero es mejor tenerlo pactado explícitamente en el contrato de compraventa o de licencia. Los abogados de ARROWS advokátní kancelář pueden ayudarle a revisar el contrato con el proveedor y asegurarse de que sus derechos estén suficientemente protegidos – consultas@arws.cz.

Pasos prácticos en la comunicación con el proveedor – lista de verificación

Para ayudarle a estructurar su comunicación con el proveedor, aquí tiene una lista práctica de lo que debería lograr durante el mes de abril de 2026:

• Hasta finales de marzo de 2026: Debería haber contactado a su proveedor de software de nómina para preguntarle sobre su preparación para el JMHZ. Solicite información concreta sobre plazos, funcionalidad y posibilidad de realizar pruebas. Solicite la actualización si no está incluida en su paquete actual, o asegúrese una demostración del nuevo software si está decidiendo comprar uno.

• Principios de abril de 2026: Si tiene acceso al servidor de pruebas de la ČSSZ, comience a probar la exportación. Si no está disponible, pida al proveedor una simulación – es decir, que le genere un archivo XML de muestra que pueda validar manualmente. Verifique si la exportación es correcta y si se aceptan estos informes.

• Segunda mitad de abril de 2026: Envío de los primeros informes correspondientes al mes de marzo. Observe atentamente lo que le devuelve el ePortál. Si el informe se acepta sin errores, es una buena señal. Si se devuelven mensajes de error, analícelos de inmediato e informe al proveedor. Pídale que corrija el software y vuelva a realizar la prueba.

• Finales de abril de 2026: En el último momento, debería saber si el software está (o no) preparado para el funcionamiento habitual en mayo. Si todo está en orden, puede estar tranquilo. Si no está seguro, no es demasiado tarde para comprar un nuevo software o acordar un soporte extraordinario con su proveedor.

Nuevos registros e identificadores de empleados – qué significa para su software

Además de la propia exportación del JMHZ, el cambio legislativo también ha supuesto la introducción de nuevos registros e identificadores. Esto significa que su software ahora debe trabajar también con nuevos campos de datos y sistemas con los que antes no tenía que hacerlo. En concreto, a cada empleado se le asigna ahora un identificador único en el sistema de la ČSSZ, que se utiliza para todos los informes, registros y comunicaciones.

Por lo tanto, su software debe ser capaz de trabajar con este identificador – puede tenerlo ya cargado desde el registro de empleados, o debe tener la posibilidad de solicitarlo o importarlo. Si el software no podía utilizar este identificador en el pasado, ahora debe hacerlo.

El segundo nivel es que el JMHZ introduce nuevas categorías de datos que antes no tenía que reportar o que reportaba de otra manera. Esto incluye, por ejemplo, datos detallados sobre la capacidad laboral y de salud del empleado, datos sobre impuestos retenidos, datos sobre el disfrute de beneficios sociales o datos sobre las correcciones realizadas en las cotizaciones de años anteriores. El software debe ser capaz de gestionar todos estos datos y exportarlos al informe.

El tercer nivel es que, si tiene varias oficinas de nóminas, cada una de ellas envía el informe de forma independiente. Si su software antes trabajaba con una base de datos centralizada de todos los empleados, ahora debe ser capaz de separar lógicamente los datos según las oficinas de nóminas individuales y exportarlos en archivos separados. Si su software no tiene todas estas funciones, o las tiene pero de forma incorrecta, esto provocará errores al exportar el JMHZ. Por eso es tan importante probarlo antes de la puesta en marcha real.

Cronograma y tiempo de preparación – lo que no se haga a tiempo será un problema

Desde el lanzamiento del JMHZ el 1 de abril de 2026, se sigue un cronograma muy específico que las empresas deben vigilar. Si algo no se comprende o no sale según lo previsto, se producirá un retraso que le perseguirá durante meses. El período del 1 al 31 de marzo de 2026 estaba destinado a que los empleadores verificaran el registro de empleados en la ČSSZ, completaran los nuevos identificadores y se prepararan para el nuevo sistema.

Esto significa que justo ahora (a mediados de abril) debería estar en la fase final de esta preparación. Si no la ha completado, debería hacerlo antes de finales de abril, mientras no sea demasiado tarde. A partir del 1 de abril de 2026, los empleadores están obligados a enviar el informe mensual. Esto significa que el primer informe que se presenta en el marco del funcionamiento real es el correspondiente al mes de marzo, el cual se presenta en abril.

Si tiene el software preparado y el informe no tiene errores, todo está en orden. Si hay errores, la ČSSZ se los notificará y tendrá tiempo para corregirlos. A partir del 1 de mayo de 2026, los empleadores deben presentar el informe del mes de abril antes del 20 de mayo (es decir, el plazo „estándar": del 1 al 20 del mes siguiente). Este es ya el régimen habitual – aquí ya no es posible ralentizar el proceso ni dar explicaciones. Si no presenta el informe, se arriesga a sanciones.

Del 1 de enero al 31 de marzo de 2026, los empleadores no estaban obligados a enviar los Informes Mensuales Unificados de Empleadores (JMHZ) en los plazos habituales. Esto forma parte del régimen de transición. Para los meses de enero a marzo de 2026, los empleadores deben enviar los informes mensuales correspondientes durante el período de abril a junio de 2026, si tuvieron empleados en esos meses.

Esto significa que en mayo la empresa enviará tanto el informe de abril (de forma estándar) como, en su caso, el de alguno de los meses de enero a marzo (si aún no los ha enviado), lo cual es un poco más complejo. La idea clave es: el tiempo de preparación es más corto justo ahora. Los meses de mayo y junio ya son de funcionamiento real. Si algo no está listo, tendrá repercusiones durante años.

Aspectos de seguridad y protección de datos

El JMHZ trabaja con datos personales sensibles de los empleados – sus números de nacimiento, ingresos, datos fiscales e información de salud (bajas por enfermedad, maternidad). Al exportar el informe, el software debe garantizar que estos datos estén protegidos de forma segura.

En concreto, esto significa que la comunicación entre su software y el ePortál de la ČSSZ debe estar cifrada (SSL/TLS). Además, el acceso al ePortál debe estar protegido por una contraseña robusta o autenticación de doble factor.

Los archivos XML exportados no deben archivarse en lugares no seguros (por ejemplo, en memorias USB sin cifrar).

Si su software no es capaz de hacerlo, o si no está seguro de que los datos estén suficientemente protegidos, debería abordar los aspectos de seguridad con su proveedor. No se trata solo de un problema informático – también es un problema legal. La legislación europea (Reglamento GDPR) establece que el proveedor o el operador del software debe elegir medidas de seguridad adecuadas.

Si se produjera un uso indebido de los datos debido a una seguridad insuficiente del software, la empresa que lo desarrolló podría ser considerada responsable. Este es otro argumento para comunicarse claramente con el proveedor y exigirle requisitos de seguridad bien definidos.

Clientes, empresarios y responsables de RR. HH. – lo que deben saber

Si trabaja en el departamento de recursos humanos, en el departamento financiero o es responsable de la comunicación con los proveedores, ahora debe saber lo siguiente:

En una palabra – la preparación para el JMHZ se está llevando a cabo ahora. No es algo que pueda dejar para más adelante. Lo más importante es comunicarse con su proveedor de software de nómina ahora (en abril), averiguar cómo está preparado y tener en cuenta que es posible que necesite comprar un nuevo software, funciones adicionales o soporte informático externo.

En segundo lugar – la responsabilidad recae en la empresa, no en el proveedor. Si el informe contiene errores, la ČSSZ le pedirá que los corrija y, en su caso, le impondrá una multa. El proveedor de software no comparte esta responsabilidad (a menos que lo acuerde explícitamente en el contrato de compraventa). No utilice esto como excusa – es mejor dedicar tiempo a asegurarse de que el software funcione correctamente.

En tercer lugar – las pruebas son gratuitas y necesarias. Si tiene acceso a los servidores de prueba de la ČSSZ, utilícelos. Si no, al menos solicite exportaciones de muestra y verifique su exactitud. Estas pruebas pueden salvarle de una crisis.

En cuarto lugar – en abril de 2026 ya no hay tiempo para grandes cambios. Si va a comprar un nuevo software o a realizar grandes modificaciones ahora, apenas tendrá unas semanas para realizar pruebas. Si lo pospone para mayo, será demasiado tarde.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář pueden ayudarle con la negociación del contrato con el proveedor, la formulación de los requisitos del software, el análisis de riesgos y, en caso de que las cosas salgan mal, también con la resolución legal del conflicto con el proveedor – consultas@arws.cz.

Resumen final

El Informe Mensual Unificado de Empleadores es la mayor simplificación de la administración checa en la historia – en lugar de decenas de formularios, solo uno. Pero esto también significa que ese único formulario debe ser absolutamente correcto. Si comete un error en un único informe, es peor que cuando antes tenía diez formularios diferentes y uno de ellos contenía un error.

Justo ahora, en la segunda mitad de abril de 2026, se encuentra en medio de un período crítico. Las empresas que están preparadas están comenzando a enviar sus primeros informes y todo funciona sin problemas. Las empresas que no están preparadas están experimentando el caos – su software no puede exportar, el ePortál devuelve errores y no saben qué hacer.

Su comunicación con el proveedor de software de nómina es el factor más importante en este momento. Si tiene claro lo que quiere de él, si lo tiene acordado en el contrato de compraventa, si ha realizado pruebas y conoce los problemas, entonces tiene las bases para el éxito. Si tiene dudas, ahora es el momento de preguntar y resolver el asunto con expertos.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář se ocupan de esta problemática en la práctica – ayudan a las empresas a alinearse con los proveedores de software, a analizar riesgos, a defenderse legalmente en caso de fallos y, en la fase de transición, también a comunicarse con la ČSSZ. Si no está seguro de cómo proceder, o si ya tiene problemas con su software, póngase en contacto con nosotros – consultas@arws.cz. Juntos podemos realizar una auditoría de su estado de preparación y diseñar un plan para superar con seguridad los meses críticos que tiene por delante.