El informe mensual unificado en la práctica

Qué significa el JMHZ para su empresa y su software de nóminas

El informe mensual unificado del empleador (Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, en adelante «JMHZ») no es un formulario más inventado por las autoridades. Supone un cambio fundamental en la forma en que la empresa se comunica con la Administración pública y gestiona los datos de sus empleados.

Hasta principios de abril de 2026, su empresa probablemente enviaba decenas de declaraciones individuales a distintas instituciones – por ejemplo, las hojas de registro del seguro de pensiones a la Administración Checa de la Seguridad Social (ČSSZ), los datos sobre ingresos a la Administración Tributaria (Finanční správa), las declaraciones del seguro social, la información sobre empleados con discapacidad a la Oficina de Empleo (Úřad práce) y muchas otras. Cada declaración tenía un formulario, un formato y unos plazos distintos, y a menudo se repetía la misma información.

Desde abril de 2026 todo se centraliza en un único informe electrónico que se envía mensualmente, a más tardar el día 20 del mes siguiente. Dado que la responsabilidad por la corrección de las cotizaciones y de los datos laborales recae en el empleador, puede resultar útil consultar de forma continuada la configuración de los procesos internos en materia de Derecho laboral.

El informe tiene tres partes básicas: una parte resumida con los datos básicos de la empresa y los datos financieros, una parte de seguros con las cotizaciones a la seguridad social y al seguro de salud, y una parte individualizada con información sobre cada empleado por separado – alta, baja, incapacidad temporal, permiso parental y similares.

Este sistema implica que su software de nóminas no solo debe saber calcular y gravar el salario, sino también exportar los datos en un formato XML definido con precisión, de modo que el ePortal de la ČSSZ los acepte y procese.

Aquí aparece el primer punto crítico: muchos de los programas de nóminas que utilizan las empresas no estaban originalmente preparados para el JMHZ. Algunas soluciones más antiguas, soluciones comerciales de pequeños proveedores o desarrollos propios a medida – todos estos sistemas necesitan una actualización, una adaptación o un módulo completamente nuevo.

Si su software no está preparado, tiene básicamente varias opciones: invertir en su modernización, comprar uno nuevo o exportar temporalmente los datos a mano y editarlos en una hoja de cálculo. Ninguna de estas opciones es ideal, y precisamente por eso en estas semanas se están resolviendo más problemas de los que los empleadores esperaban. El impacto práctico en la gestión de personal (incluidos los registros y el régimen de teletrabajo) se resume también en el artículo relacionado sobre el registro de la jornada laboral en el teletrabajo.

Qué requisitos técnicos y de datos impone el JMHZ al software de nóminas

Si tiene la impresión de que su software actual debería ser compatible con el JMHZ, el primer paso es averiguar qué significa eso en realidad. El JMHZ no es una simple exportación de una tabla – se trata de un formato de datos estructurado con reglas precisas, derivadas de la normativa y de las instrucciones metodológicas de la Administración. El software que genera el informe debe cumplir toda una serie de requisitos técnicos y de contenido.

Lo más importante es que el informe se envía exclusivamente en formato XML a través del servicio «Presentación mediante carga de datos desde el sistema contable» del ePortal de la ČSSZ. Esto significa que su software debe disponer de una función que le permita exportar los datos a archivos XML, que después cargará en el ePortal.

Los métodos antiguos, como imprimir a PDF y rellenar a mano un formulario web o pegar una tabla en Excel, aquí no funcionan. El ePortal no acepta estos formatos y el informe no se presenta. Si el formato y el contenido de las exportaciones plantean también la cuestión de las garantías contractuales y la responsabilidad del proveedor, conviene apoyarse en asesoramiento jurídico en materia de contratos y negociación.

La segunda capa crítica es la estructura y el contenido de los datos. El JMHZ debe contener numerosos campos obligatorios con formatos y rangos definidos con precisión.

Se trata, por ejemplo, del identificador del empleado, su número de identificación personal (rodné číslo) o número de identificación fiscal de empresa (IČ), el mes al que se refiere el informe, el importe de los ingresos, los impuestos retenidos, las cotizaciones, las deducciones aplicadas, los resultados de la liquidación anual de anticipos y similares.

Si el software exporta datos que contienen un error en alguno de estos campos – por ejemplo, un formato de fecha incorrecto, un carácter no permitido o la falta de un valor obligatorio –, el ePortal rechaza el informe y devuelve una lista de errores. Las repercusiones específicas de los cambios en los acuerdos de trabajo y las cotizaciones relacionadas se analizan también en el artículo Acuerdos de ejecución de trabajo (DPP) en 2026: cómo fijar correctamente los límites y evitar cotizaciones fiscales y sanciones inesperadas tras las reformas del Código del Trabajo checo (Ley n.º 262/2006 Sb., en adelante «CT»).

La tercera capa es la vinculación con el registro de empleados. Cada empleado incluido en el informe debe estar registrado en el sistema de la ČSSZ y tener correctamente cumplimentados sus datos básicos.

Si el software exporta datos de un empleado que no figura en el registro o cuyo identificador falta, el informe no se procesa. Esto significa que el software debe tener acceso a los datos del registro de empleados y debe poder comunicarse con el ePortal de la ČSSZ o, al menos, verificar que los identificadores de los empleados del informe son válidos.

La cuarta capa es la gestión de varias modificaciones y correcciones durante el mes. En la práctica ocurre que, a lo largo del mes, descubre que ha calculado mal el salario de alguien, que un empleado ha causado baja por enfermedad o que han cambiado los tipos de cotización.

El software debe permitir realizar correcciones y enviar informes actualizados sin dañar la integridad de los datos del sistema.

Errores típicos en los datos y sus consecuencias para el informe

Si observamos los informes reales que empezaron a llegar a la ČSSZ a partir del 1 de abril de 2026, aparecen con mayor frecuencia errores concretos que conducen al rechazo o a un requerimiento de corrección por parte de la ČSSZ. Es importante saber de qué se trata para que su software y su comunicación con el proveedor vayan en la dirección correcta.

El error más frecuente son los campos obligatorios sin cumplimentar. El informe contiene decenas de campos, muchos de ellos obligatorios – deben cumplimentarse siempre.

Entre ellos figuran el identificador del empleado, su número de identificación personal o IČ, el mes al que se refiere el informe, el importe de los ingresos, el importe de las cotizaciones y muchos otros. Si alguno de estos campos queda vacío, el ePortal rechaza el informe y devuelve un mensaje de error.

Por ello, el software debe incorporar una validación que compruebe que todos los campos obligatorios están cumplimentados antes incluso de exportar el informe.

El segundo grupo de errores son los campos no permitidos o mal cumplimentados. El informe contiene también algunos campos que solo deben rellenarse en determinados casos o que tienen valores fijos definidos.

Si el software rellena algo que no debería figurar en absoluto, o introduce un valor que no está en la lista de valores permitidos (código), el informe se rechaza.

Un ejemplo puede ser el campo del tipo de incapacidad temporal: si el software indica un valor que no está definido en el sistema de la ČSSZ, el informe contendrá un error.

El tercer grupo son las combinaciones incorrectas de identificadores. Cada informe debe contener las combinaciones correctas del IČ de la empresa y su identificador en el sistema de la ČSSZ (ID de empleo) y, en su caso, los identificadores de las oficinas de nóminas.

Si el software exporta un informe con un IČ que no coincide con el ID de empleo o con el registro de la oficina de nóminas, el informe se procesa de forma errónea o no se acepta en absoluto.

El cuarto grupo son los errores de formato y de codificación de caracteres. El formato XML exige una codificación exacta y el uso de caracteres permitidos. Si el software exporta datos que contienen caracteres especiales (signos diacríticos del checo) y no están correctamente codificados, el XML deja de ser válido y el ePortal no lo acepta.

Si se produce alguno de estos errores, la ČSSZ normalmente le avisa primero y le concede un plazo para corregirlo.

Sin embargo, si los errores persisten o son demasiados, existe riesgo de sanción: la ČSSZ puede imponerle una multa, negar la eficacia del informe (lo que significa que no se le reconocerán las cotizaciones) o impedirle nuevas presentaciones. En casos extremos, el asunto puede derivar en un procedimiento administrativo o una penalización.

Puntos clave en la comunicación con el proveedor del software de nóminas

Si ya dispone de un software de nóminas y debe comunicarse con su proveedor sobre la preparación para el JMHZ, es importante saber qué preguntar y cómo asegurarse de obtener respuestas precisas. Muchos proveedores no están acostumbrados a dar respuestas tan declarativas y jurídicamente vinculantes como las que usted necesita ahora.

Un plan y un calendario de preparación claros

El primer paso es preguntar al proveedor qué plan tiene para el JMHZ y cuándo estará listo el sistema. Debería indicarle una fecha concreta en la que la funcionalidad estará disponible. Idealmente, antes de mayo, para que tenga tiempo de hacer pruebas.
Si el proveedor responde de forma vaga («será pronto», «estamos en ello», «lo estamos debatiendo»), es una señal de alarma. Pídale que le responda por escrito. Si recibe una fecha concreta por correo electrónico o en una lista de precios actualizada, lo tendrá documentado y podrá invocarlo más adelante si no se cumple.

Descripción detallada de la funcionalidad

El segundo paso es preguntar qué hará exactamente el software. El proveedor debería poder explicarle que exportará XML en el formato exacto definido por la ČSSZ y que validará los datos antes de la exportación.

Además, que podrá generar informes por separado para varias oficinas de nóminas (si las tiene), gestionar correcciones y actualizaciones de los informes y dar soporte a todos los datos que debe comunicar (alta, baja, incapacidad temporal, disfrute de vacaciones, etc.).

Solicite documentación detallada – idealmente un manual o una especificación de lo que el software puede y no puede hacer.

Condiciones de prueba y de funcionamiento

El tercer paso es planificar cómo probará la funcionalidad. Debería acordar con el proveedor que durante marzo y abril de 2026 fuera posible probar la exportación en el servidor de pruebas de la ČSSZ o en un entorno sandbox.

Además, que podrá exportar informes ficticios o reales y comprobar que el ePortal los acepta sin errores. Muchos proveedores ofrecen un periodo de prueba: aprovéchelo.

Si el software falla durante la prueba, es el momento de ajustarlo, no de entrar en pánico durante el funcionamiento real en mayo.

Soporte y SLA

El cuarto punto es asegurarse de que el proveedor prestará soporte en la fase crítica. Idealmente, debería tener un contacto de soporte técnico disponible durante abril y mayo y un tiempo de respuesta razonablemente corto (por ejemplo, dentro de la misma jornada laboral).
Si el proveedor es una pequeña empresa o un autónomo, es especialmente importante asegurarse de que esté disponible. Si le dice que solo está disponible a través de la web o que solo responde los viernes, no es buena señal.

Obligación de actualización y funciones adicionales

El quinto punto es aclarar qué ocurrirá si la Administración publica nuevas instrucciones o cambia el formato. El Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (MPSV) y la ČSSZ ya han publicado varias cartas metodológicas que precisan detalles del JMHZ. Si el proveedor publica un nuevo software o una actualización, debería proporcionarla gratuitamente (o al menos a un precio razonable) cuando se trate de cambios derivados de la regulación estatal. Asegúrese de tenerlo acordado.

Responsabilidad y posibilidad de revisión

El sexto punto es asegurarse de que puede recuperar su dinero o contratar servicios en otro lugar si el software no funciona. Esto suele regularse en el contrato de compraventa.
El Derecho general (Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)) le otorga ciertos derechos por defectos del producto, pero es mejor pactarlo expresamente en el contrato de compraventa o de licencia. Los abogados del despacho ARROWS pueden ayudarle a revisar el contrato con el proveedor y a asegurarse de que sus derechos están suficientemente protegidos – consultas@arws.cz.

Pasos prácticos en la comunicación con el proveedor – lista de comprobación

Para ayudarle a estructurar su comunicación con el proveedor, le ofrecemos una lista práctica de lo que debería haber hecho a lo largo de abril de 2026:

• Hasta finales de marzo de 2026: Debería haber contactado con su proveedor de software de nóminas y preguntado por su grado de preparación para el JMHZ. Solicite información concreta sobre el plazo, la funcionalidad y la posibilidad de realizar pruebas. Encargue la actualización si no está incluida en su paquete actual, o consiga una demo de un nuevo software si está decidiendo comprarlo.
• Principios de abril de 2026: Si tiene acceso al servidor de pruebas de la ČSSZ, empiece a probar la exportación. Si no está disponible, pida al proveedor una simulación, es decir, que le genere un archivo XML de muestra que pueda validar manualmente. Compruebe que la exportación es correcta y que el ePortal acepta estos informes.
• Segunda quincena de abril de 2026: Envío de los primeros informes correspondientes a marzo. Siga atentamente lo que le devuelve el ePortal. Si el informe se acepta sin errores, es buena señal. Si se devuelven mensajes de error, analícelos de inmediato e informe de ellos al proveedor. Pídale que corrija el software y vuelva a probarlo.
• Finales de abril de 2026: En el último momento, debería saber si el software está (o no) preparado para el funcionamiento ordinario en mayo. Si todo está en orden, puede estar tranquilo. Si no está seguro, no es demasiado tarde para comprar un software nuevo o contratar un soporte extraordinario con su proveedor.

Nuevos registros e identificadores de empleados: qué significa para su software

Además de la propia exportación del JMHZ, la reforma legislativa ha introducido nuevos registros e identificadores. Esto significa que su software debe trabajar ahora también con nuevos campos de datos y sistemas que antes no necesitaba.

En concreto, a cada empleado se le asigna ahora en el sistema de la ČSSZ un identificador único que se utiliza para todos los informes, registros y comunicaciones.

Por tanto, su software debe poder trabajar con este identificador: puede tenerlo ya cargado desde el registro de empleados o debe tener la posibilidad de solicitarlo o importarlo. Si el software no utilizaba este identificador en el pasado, ahora tiene que hacerlo.

La segunda capa es que el JMHZ introduce nuevas categorías de datos que antes no tenía que comunicar o comunicaba de otra manera.

Entre ellas figuran, por ejemplo, datos detallados sobre la capacidad laboral y el estado de salud del empleado, los impuestos retenidos, el disfrute de prestaciones sociales o las correcciones de cotizaciones de años anteriores. El software debe poder gestionar todos estos datos y exportarlos al informe.

La tercera capa es que, si tiene varias oficinas de nóminas, cada una envía el informe por separado. Si su software trabajaba antes con una base de datos central de todos los empleados, ahora debe poder separar lógicamente los datos por oficina de nóminas y exportarlos en archivos independientes.

Si su software no tiene todas estas funciones, o las tiene pero funcionan mal, se producirán errores en la exportación del JMHZ. Por eso es tan importante probarlo antes de la puesta en producción.

Calendario y tiempo de preparación: lo que no se haga a tiempo será un problema

Desde la puesta en marcha del JMHZ el 1 de abril de 2026 rige un calendario muy específico que las empresas deben vigilar. Si algo no se entiende o no sale según lo previsto, se producirá un retraso que le perseguirá durante meses.

El periodo del 1 al 31 de marzo de 2026 estaba destinado a que los empleadores verificaran el registro de empleados ante la ČSSZ, completaran los nuevos identificadores y se prepararan para el nuevo sistema.

Esto significa que ahora mismo (a mediados de abril) debería encontrarse en la fase final de esta preparación. Si no la ha completado, debería hacerlo antes de finales de abril, mientras aún no es demasiado tarde.

Desde el 1 de abril de 2026 los empleadores están obligados a enviar informes mensuales. Esto significa que el primer informe presentado en régimen de funcionamiento real es el correspondiente a marzo, que se presenta en abril.

Si tiene el software preparado y el informe no contiene errores, todo está en orden. Si hay errores, la ČSSZ se los comunicará y tendrá tiempo para corregirlos.

Desde el 1 de mayo de 2026 los empleadores deben presentar el informe de abril antes del 20 de mayo (es decir, el plazo «estándar»: del día 1 al 20 del mes siguiente). Este ya es el régimen ordinario: aquí ya no cabe retrasar ni justificar nada. Si no presenta el informe, se expone a sanciones.

Del 1 de enero al 31 de marzo de 2026 los empleadores no estaban obligados a enviar los informes mensuales unificados del empleador (JMHZ) en los plazos ordinarios. Esto forma parte del régimen transitorio.

Por los meses de enero a marzo de 2026, los empleadores deben enviar los informes mensuales en el periodo de abril a junio de 2026 si tuvieron empleados en esos meses.

Esto significa que en mayo la empresa enviará tanto el informe de abril (de forma ordinaria) como, en su caso, el de alguno de los meses de enero a marzo (si aún no los ha enviado), lo cual resulta algo más complicado.

La idea clave es: el tiempo de preparación es ahora más corto que nunca. Mayo y junio ya son funcionamiento real. Si algo no está preparado, tendrá consecuencias durante años.

Aspectos de seguridad y protección de datos

El JMHZ trabaja con datos personales sensibles de los empleados: sus números de identificación personal, ingresos, datos fiscales e información de salud (incapacidad temporal, maternidad). Cuando el software exporta el informe, debe garantizarse que estos datos estén protegidos de forma segura.

En concreto, esto significa que la comunicación entre su software y el ePortal de la ČSSZ debería estar cifrada (SSL/TLS). Además, el acceso al ePortal debería estar protegido con una contraseña robusta o con autenticación de dos factores.

Los archivos XML exportados no deberían archivarse en lugares no protegidos (por ejemplo, en memorias USB sin cifrar).

Si su software no lo permite, o si no está seguro de que los datos estén suficientemente protegidos, debería abordar también los aspectos de seguridad con el proveedor. No se trata solo de un problema informático, sino también jurídico.

La normativa aplicable en la República Checa (el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)) establece que el proveedor o, en su caso, el operador del software debe adoptar medidas de seguridad adecuadas.

Si se produjera un uso indebido de los datos debido a una seguridad insuficiente del software, la empresa que lo desarrolló podría ser responsable. Es un argumento más para comunicarse con claridad con el proveedor y para que tenga requisitos de seguridad claramente definidos.

Clientes, empresarios y responsables de RR. HH.: lo que debe saber

Si trabaja en el departamento de recursos humanos, en el departamento financiero o es responsable de la comunicación con los proveedores, debería saber ahora lo siguiente:

En primer lugar: la preparación para el JMHZ está en marcha ahora. No es algo que pueda dejar para más adelante.

Lo más importante es comunicarse ahora (en abril) con su proveedor de software de nóminas, averiguar su grado de preparación y contar con que quizá necesite comprar un nuevo software, funciones adicionales o soporte informático externo.

En segundo lugar: la responsabilidad recae en la empresa, no en el proveedor. Si el informe contiene errores, la ČSSZ le pedirá que los corrija y, en su caso, le impondrá una multa.

El proveedor del software no comparte esta responsabilidad (salvo que lo pacte expresamente en el contrato de compraventa). No lo utilice como excusa: dedique más bien tiempo a que el software funcione correctamente.

En tercer lugar: las pruebas son gratuitas e imprescindibles. Si tiene acceso a los servidores de pruebas de la ČSSZ, utilícelos. Si no, solicite al menos exportaciones de muestra y verifique que son correctas. Estas pruebas pueden salvarle de una crisis.

En cuarto lugar: en abril de 2026 ya no hay tiempo para grandes cambios. Si compra ahora un nuevo software o realiza cambios importantes, quizá aún le queden semanas para probarlo. Si lo deja para mayo, será demasiado tarde.

Los abogados del despacho ARROWS pueden ayudarle a negociar el contrato de suministro, a formular los requisitos del software, a analizar los riesgos y, si las cosas salen mal, también a resolver jurídicamente la disputa con el proveedor – consultas@arws.cz.

Resumen final

El informe mensual unificado del empleador es la mayor simplificación de la historia de la administración checa: en lugar de decenas de formularios, uno solo.

Pero eso también significa que ese único formulario debe ser completamente correcto. Si se equivoca en un solo informe, es peor que cuando tenía diez formularios distintos y uno contenía un error.

Ahora mismo, en la segunda quincena de abril de 2026, se encuentra en pleno periodo crítico. Las empresas preparadas empiezan a enviar sus primeros informes y todo funciona sin problemas. Las que no lo están viven el caos: su software no puede exportar, el ePortal devuelve errores y no saben qué hacer.

Su comunicación con el proveedor del software de nóminas es en este momento el factor más importante.

Si tiene claro lo que le exige, si lo tiene pactado en el contrato de compraventa y si ha realizado pruebas y conoce los problemas, tiene las condiciones para el éxito. Si tiene dudas, ahora es el momento de preguntar y de abordar el asunto con expertos.

Los abogados del despacho ARROWS se ocupan de esta materia en la práctica: ayudan a las empresas a llegar a acuerdos con los proveedores de software, a analizar riesgos, en la defensa jurídica en caso de fallo y, en la fase transitoria, también en la comunicación con la ČSSZ. Si no está seguro de cómo proceder o ya tiene problemas con su software, póngase en contacto con nosotros – consultas@arws.cz. Juntos podemos realizar una auditoría de su grado de preparación y elaborar un plan para superar con seguridad los meses críticos que tiene por delante.