¿Quiere probar su producto en las instalaciones del cliente sin obligación de compra?

Qué es jurídicamente un piloto

El contrato de piloto no aparece en la ley. Las partes pueden celebrar también un contrato que no esté regulado específicamente como tipo contractual (§ 1746 del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)). De ello se deriva libertad, pero también responsabilidad: como la ley no ha previsto ningún tipo, el propio contrato debe establecer qué comprende el piloto, en lugar de confiar en que la ley complete las reglas que faltan.

En la práctica, el piloto se compone de varios elementos y cada uno se rige por una norma jurídica distinta. Si el proveedor cede al cliente un equipo, se trata de un elemento similar al comodato, es decir, el uso temporal y gratuito de una cosa no consumible (§ 2193 del CC). Si el proveedor facilita un software o un servicio, se trata de una licencia o de un servicio. Si el proveedor forma a los empleados y presta apoyo a la operación, se trata de una actividad realizada para el cliente. El contrato debería denominar y distinguir estos elementos.

Es importante determinar si el piloto es gratuito. En un contrato a título gratuito se presume que el deudor quiso obligarse más bien a menos que a más (§ 1747 del CC). Se trata de una presunción sobre el alcance de la obligación, no de una regla general según la cual las dudas se interpretan a favor del proveedor; respecto de determinadas obligaciones, el deudor puede ser también el cliente. La presunción no sustituye a un contrato preciso, ya que el cliente basará sus expectativas en lo que el proveedor le prometió durante las negociaciones.

Por ello, el piloto se apoya en tres preguntas: qué se prueba, en qué condiciones y qué sucederá al finalizar. Quien no las responda de antemano se encontrará, al cabo de tres meses, en una disputa sobre si el piloto tuvo éxito, si el cliente está obligado a continuar y a quién pertenecen los datos generados durante la prueba.

Los proyectos piloto en el ámbito de la inteligencia artificial y del software tienen sus propias particularidades, que analiza el artículo sobre el marco jurídico de las pruebas y los proyectos piloto de IA y software. El presente artículo es general y se refiere al proveedor de cualquier producto, ya sea una máquina, un equipo, un software o un servicio.

Finalidad, alcance y duración del piloto

El contrato comienza delimitando la finalidad. El proveedor quiere demostrar que el producto funciona en las instalaciones del cliente en condiciones reales, y el cliente quiere comprobar si el producto le aportará beneficios. Si el contrato se limita a una genérica «prueba del producto», cada parte entenderá algo distinto y la disputa sobre si la prueba salió bien es casi segura.

El alcance del piloto debe describirse de forma concreta: dónde, sobre qué, con cuántos usuarios y durante cuánto tiempo. Una operación piloto en una sola línea durante tres meses es algo muy distinto de la implantación en toda la planta. El contrato indicará la ubicación, el número de equipos o usuarios, los volúmenes, la colaboración del cliente y los plazos. Cuanto más precisa sea la descripción del alcance, menor será el margen para alegar que el proveedor prometió más.

El comodatario adquiere el derecho a usar la cosa de la forma pactada y, a falta de pacto, de la forma adecuada a la naturaleza de la cosa, y sin consentimiento del comodante no puede cederla a otra persona (§ 2194 del CC). Para el piloto, esto significa que el cliente puede utilizar el equipo de la forma pactada y no puede cederlo a otra persona sin el consentimiento del proveedor. Otra persona es también otra sociedad del grupo, pero no otro departamento de la misma sociedad. El contrato debería precisarlo.

La duración del piloto se pacta con fechas exactas y reglas de prórroga. Un piloto que se alarga indefinidamente se convierte en un uso gratuito a largo plazo, y el proveedor soporta así costes sin ingresos. Por ello, el contrato fijará un plazo, la posibilidad de prórroga únicamente mediante anexo escrito y la forma de terminación anticipada, por ejemplo, en caso de incumplimiento de obligaciones o de fracaso de la prueba.

Sin obligación de compra, pero con criterios de éxito

La finalidad principal del piloto es decidir si el cliente comprará el producto. Para que no dependa de impresiones, el contrato establece criterios de éxito: indicadores medibles, sus valores, el método de medición y la fecha de evaluación. En una máquina puede tratarse del rendimiento, el consumo o la calidad del resultado; en un software, del tiempo de respuesta o la disponibilidad; en un servicio, del número de casos resueltos.

Los criterios de éxito deben distinguirse de la obligación de compra. El piloto no significa que el cliente deba comprar si se cumplen los criterios. No obstante, el proveedor puede pactar que, si se cumplen los criterios, el cliente negocie con él el suministro con carácter preferente o le conceda una opción. Este mecanismo refuerza el piloto sin vulnerar el principio de que la compra no es vinculante.

En cuanto a los criterios, conviene determinar también quién los mide y a partir de qué datos. Si los mide el proveedor, el cliente dudará de su objetividad. Si los mide el cliente, el proveedor no controla los datos de entrada. Lo razonable es pactar una medición conjunta o una herramienta independiente y establecer cómo se resuelven las controversias sobre el resultado.

El contrato incluye también el procedimiento posterior a la evaluación. Si el piloto tiene éxito, las partes negocian el suministro al precio y en las condiciones indicados en un anexo o determinados mediante un procedimiento. Si fracasa, el equipo se devuelve, los datos se eliminan o se devuelven y la colaboración termina sin más reclamaciones. Es mejor redactar ambas vías de antemano que negociarlas tras un resultado controvertido.

Ruptura desleal de las negociaciones y obligaciones derivadas del piloto

El piloto suele ser una fase de las negociaciones contractuales, y para ellas la ley establece una regla especial. Si las partes, al negociar el contrato, llegan tan lejos que su celebración parece muy probable, actúa de forma desleal la parte que, pese a la expectativa legítima de la otra, pone fin a las negociaciones sin causa justificada, y debe indemnizar a la otra parte como máximo en la medida de la pérdida derivada de un contrato no celebrado en casos similares (§ 1729 del CC).

El proveedor no debería confiar en esta disposición como garantía de compra. Un piloto exitoso no significa todavía que la celebración del contrato parezca muy probable, y una restricción presupuestaria o un cambio de estrategia pueden constituir, según las circunstancias, una causa justificada para poner fin a las negociaciones. Según el Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud), qué constituye una causa justificada no puede determinarse en abstracto, y la valoración no debe ser excesivamente estricta (25 Cdo 2535/2021). La ley protege frente a la deslealtad, no frente a una decisión empresarial. Por ello, el proveedor necesita su propia salvaguarda respecto de las inversiones que realiza en el piloto, en forma de reglas pactadas.

Para el cliente rige la consideración inversa. Si el proveedor ha destinado recursos significativos al piloto sobre la base de garantías de que el cliente compraría, este puede enfrentarse a una reclamación de indemnización. Por ello, el cliente no debería hacer promesas informales y debería comunicar claramente durante las negociaciones que el piloto no genera obligación de compra, preferiblemente mediante una cláusula expresa en el contrato.

Ambas partes tienen, pues, interés en pactar una cláusula según la cual el piloto no genera obligación de colaboración futura y el reembolso de costes o la indemnización por la ruptura de las negociaciones se regula o se limita a un importe determinado, dentro de los límites que permite la ley. Dicha cláusula es relevante para valorar la expectativa legítima y reduce el riesgo de litigio, pero no autoriza a una parte a actuar de forma desleal ni sustituye a una conducta leal cuando las partes han llegado a un acuerdo casi cerrado.

Información confidencial, datos y resultados

Si una parte obtiene durante las negociaciones contractuales un dato o una comunicación confidencial sobre la otra parte, debe velar por que no se utilice indebidamente ni se divulgue sin causa legal, y si incumple esta obligación y se enriquece con ello, debe restituir a la otra parte aquello en lo que se ha enriquecido (§ 1730 del CC). La ley otorga así una protección básica ya antes de la celebración del contrato.

Para un piloto, esto no basta. El cliente facilita al proveedor datos operativos, información técnica y acceso a sus instalaciones, y el proveedor facilita al cliente su propio know-how y especificaciones técnicas. Por ello, el contrato establece un deber de confidencialidad, determina qué es confidencial, a quién y en qué condiciones puede comunicarse la información y qué ocurrirá con ella al finalizar. Se recomienda pactar también una penalización contractual por incumplimiento.

Los datos obtenidos durante el piloto tienen su propio régimen. La ley no establece una regla sencilla según la cual los datos sean propiedad de una de las partes, por lo que el contrato debe determinar qué datos facilita el cliente y para qué fines puede utilizarlos el proveedor. Según la naturaleza de los datos, debe analizarse el secreto empresarial, la protección de las bases de datos y los datos personales de los empleados o clientes del cliente. Suele ser controvertido el uso de los datos para mejorar el producto. Si el proveedor lo solicita, debe pactarse expresamente, con anonimización y delimitando qué puede utilizar el proveedor. Sin un pacto expreso, existe el riesgo de una disputa sobre si el proveedor ha hecho un uso indebido de los datos del cliente.

El régimen jurídico de los resultados del piloto, es decir, de las modificaciones del producto, las mejoras y los conocimientos adquiridos, depende de su naturaleza y de quién los haya creado; la mera necesidad del proveedor de seguir desarrollándolos no le confiere derechos. El cliente puede exigir que sus requisitos específicos no se conviertan en una ventaja competitiva para sus rivales, y el proveedor suele aceptarlo. El contrato debería indicar qué derechos sobre los resultados corresponden al proveedor y cuáles al cliente, quién puede utilizarlos y si el proveedor puede citar al cliente como referencia.

Responsabilidad por daños, seguro y seguridad

El piloto se desarrolla en las instalaciones del cliente, por lo que la cuestión más delicada es la responsabilidad por daños. El cliente teme que un producto no probado dañe sus equipos o interrumpa la producción. El proveedor teme que una prueba gratuita lo exponga a una responsabilidad ilimitada por daños que no guardan relación con lo que obtiene de la prueba. Por ello, el contrato debe repartir los riesgos de forma expresa.

El proveedor debería limitar su responsabilidad a un importe y excluir determinados tipos de daños. Los daños indirectos, el lucro cesante y los daños por parada de la producción son el objeto de litigio más frecuente en un piloto, por lo que el proveedor los excluye o los limita con un tope adecuado a la naturaleza del piloto. El cliente, por su parte, exige protección frente a daños en sus propios equipos y en materia de seguridad, y negocia excepciones a la limitación.

Las limitaciones tienen límites legales. No se tiene en cuenta el pacto que excluya o limite de antemano la indemnización del daño causado a una persona en sus derechos naturales o del daño causado dolosamente o por negligencia grave, ni la limitación de los derechos de la parte más débil (§ 2898 del CC). La ley distingue entre daño emergente y lucro cesante, y no conoce conceptos como daño indirecto o consecuencial, por lo que el contrato debe delimitar de forma concreta los tipos de daños excluidos.

El seguro es una buena práctica. El proveedor acredita que dispone de un seguro de responsabilidad civil que cubre también la operación piloto, y el cliente, que el equipo en el que se realizará la prueba está asegurado. El contrato determina quién contrata el seguro y quién presenta el certificado a quién. El seguro no elimina la responsabilidad, pero garantiza que las consecuencias no pongan en peligro la existencia de una de las partes.

Un capítulo aparte lo constituyen la seguridad y el cumplimiento normativo. Si el piloto incluye un equipo que se instala en las instalaciones, el contrato debe indicar quién responde del montaje, del cumplimiento de las normas técnicas y de la formación del personal. Los derechos derivados del cumplimiento defectuoso están regulados en detalle para el contrato de compraventa (§ 2099 y ss. del CC), pero en un piloto la cosa no suele comprarse. Respecto del equipo cedido, la ley regula expresamente sobre todo el daño causado por un defecto que el comodante ocultó (§ 2195), por lo que es necesario pactar por separado el alcance de la responsabilidad.

Estándar del mercado y señales de alerta

Un buen contrato de piloto es breve, pero preciso. Contiene la finalidad, el alcance, la duración, los criterios de éxito, el método de evaluación, el procedimiento al finalizar, la confidencialidad, el tratamiento de los datos, el reparto de la responsabilidad, el seguro y una cláusula según la cual el piloto no genera obligación de compra. Cada una de estas partes ocupa una o dos cláusulas y, en conjunto, caben en unas pocas páginas.

Una señal de alerta es un piloto sin contrato escrito, sin plazo y sin criterios de éxito. Otras señales son la promesa de «ya veremos después» sin ningún procedimiento, la responsabilidad ilimitada del proveedor por daños en una prueba gratuita y la ausencia de reglas sobre los datos. La cuarta señal es la situación en que el proveedor invierte en el piloto más de lo que correspondería a una posibilidad realista de negocio, y no tiene nada con lo que garantizar esa inversión.

El piloto suele dar paso a un contrato de suministro o de servicios a largo plazo, por lo que conviene tenerlo presente ya al redactarlo. El proveedor de software o de un servicio en la nube puede aprovechar lo expuesto en el artículo sobre la garantía contractual de la disponibilidad y la calidad de los servicios en la nube, que determinan los parámetros que se acuerden en el piloto.

El proveedor de software debería contar también con que el cliente comparará el piloto con otras formas de colaboración. Las diferencias entre el desarrollo a medida y el servicio en la nube se analizan en el artículo sobre si encargar software a medida o SaaS. Así, el piloto encaja mejor en el marco en el que razona el cliente.

Errores típicos y su coste

El primer error es un piloto sin contrato. Las partes se ponen de acuerdo por correo electrónico, empiezan a probar y, al cabo de tres meses, cada una cree haber acordado algo distinto. El coste es una disputa sobre si el piloto tuvo éxito, si el cliente adeuda alguna prestación y a quién pertenecen los conocimientos y los datos.

El segundo error es la responsabilidad ilimitada del proveedor. El proveedor ofrece una prueba gratuita y no pacta un límite de responsabilidad. Ante una avería que interrumpe la producción del cliente, resulta que la pérdida supera el valor de todo el futuro encargo. El coste es un daño que el piloto nunca compensará, por lo que el límite se pacta antes del inicio, no después de la avería.

El tercer error es confundir el piloto con una obligación de compra. El cliente firma un documento que contiene expresiones sobre un «suministro futuro», y el proveedor lo considera después vinculante. Si las partes no acordaron que la compra fuera vinculante, surge una disputa interpretativa que ninguna de ellas desea. Es mejor dejar claro por escrito qué es vinculante y qué no.

El cuarto error es descuidar el final. El contrato regula el inicio, pero no lo que ocurre si el piloto fracasa, o si tiene éxito y el cliente no quiere comprar. El equipo se queda en manos del cliente, los datos en manos del proveedor y nadie sabe quién debe devolverlos. Los abogados de ARROWS advokátní kancelář analizan en cada piloto el alcance, los criterios, la responsabilidad, los datos y el final, ya que la configuración adecuada depende del producto y de cuánto invierta el proveedor.

Riesgos de un piloto sin contrato

Resumen final

El piloto sin obligación de compra es una herramienta útil, pero solo funciona con reglas. El artículo ha mostrado que el piloto es un contrato atípico o mixto que las partes deben redactar íntegramente, que los criterios de éxito son decisivos y que es mejor regular de antemano la responsabilidad, los datos y el final que hacerlo en pleno litigio.

Para la dirección de la empresa, de ello se desprende una tarea clara: antes de iniciar el piloto, redactar un breve contrato con la finalidad, el alcance, los criterios, el límite de responsabilidad y las reglas para el final. Aplazar estos pasos hace que la prueba genere un litigio en lugar de negocio y que el proveedor soporte costes y riesgos que nadie había previsto.

Los abogados de ARROWS advokátní kancelář preparan contratos de proyectos piloto, configuran los criterios, la responsabilidad y la protección de datos, y representan a los proveedores en las negociaciones con los clientes. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de contratos y negociación.