Mgr. Hynek Petřík: Jak se vyvarovat chyb ve Zprávě o realizaci a Žádosti o platbu?

V rámci ARROWS, poradenské skupiny se věnujeme i dotačnímu procesu. Pomůžeme Vám vybrat vhodný dotační program, který bude přesně odpovídat potřebám Vašeho projektu. Zpracujeme všechny potřebné náležitosti k žádosti o dotaci. Po jejím schválení budeme pracovat na její administraci a případné udržitelnosti. V průběhu celého projektového řízení pro Vás budeme spolehlivým partnerem.

Schválením Žádosti o dotaci dotační proces nekončí, nýbrž začíná. V průběhu realizační fáze projektu je potřeba Řídicímu orgánu (ŘO) předkládat Zprávy o realizaci (ZoR) a Žádosti o platbu (ŽoP). Tato povinnost se týká projektů financovaných z Evropských strukturálních a investičních fondů. ZoR i ŽoP jsou zcela zásadní pro dotační proces. Zaprvé informují ŘO o průběhu projektu a za druhé poskytují materiály k proplácení dotace. Vzhledem k jejich důležitosti jsou náročné na řádné vyplnění a tento článek Vám pomůže se nejčastějším chybám vyhnout.

Časté problémy ve Zprávě o realizaci

Před zpracováním Žádosti o dotaci je potřeba si uvědomit za jakou etapu projektu je podávána a vyplňovat údaje relevantní pouze k této etapě. Řídicí orgán vychází ze Žádosti o dotaci a souvisejícího právního aktu, kde jsou jasně stanoveny kroky v jednotlivých etapách. Proto i Vy jako vyplňující musíte postupovat stejně a předkládat údaje pouze z posuzované etapy. 

S harmonogramem a etapizací projektů souvisí správné vyhodnocení indikátorů. Není výjimkou, že jsou hodnotící indikátory projektu naplněny až v jeho úplném závěru. Příkladem budiž výstavba MŠ v rámci IROP, kdy indikátory Počet podpořených vzdělávacích zařízení a Kapacity podporovaných zařízení péče o děti jsou po celou dobu realizace projektu na 0 a až na konci poslední etapy se změní jejich hodnota. Není potřeba mít obavu z nenaplnění indikátorů v průběhu realizace projektu.

Jak na Žádost o platbu

Podobně jako v ZoR, tak i v Žádosti o platbu je potřeba prokazovat údaje, které se vztahují ke konkrétní etapě. Prokazované výdaje se vztahují ke krokům, které byly uskutečněny, aby byla etapa splněna.

Na každém prokazovaném účetním dokladu je potřeba uvést registrační číslo projektu a zároveň je potřeba mít uvedeno registrační číslo projektu i na dokladech vedených v účetnictví (pro budoucí fyzické kontroly). Mimo účetních dokladů je potřeba dodat i jejich přílohy, jako je objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol nebo výpis z účtu.

Častou drobnou chybou, která není ani tak chyba, jako spíš zbytečná práce, je vykazování nezpůsobilých výdajů. U drtivé většiny dotačních titulů není potřeba vyplňovat údaje o nezpůsobilých výdajích.

Praktické poznatky

Pro řádné vyplnění ZoR a ŽoP je potřeba vycházet z podmínek konkrétního dotačního titulu a právního aktu spojeného s projektem. S tím souvisí jednak znalost dotační výzvy, ale i schopnost komunikace s ŘO, potažmo projektovým manažerem, který má přidělený Váš projekt. Komunikace s ŘO může být kritická a doporučuji jí nepodceňovat. A rada na závěr, neexistuje nic jako zbytečně moc fotodokumentace projektu (v jakékoliv jeho fázi).

Jestliže si nevíte rady s vyplněním ŽoP a ZoR, neváhejte se na mě obrátit.