Czeska Państwowa Inspekcja Pracy

Inspektor w miejscu pracy: co dzieje się podczas niezapowiedzianej kontroli?

Dla Państwa jako pracodawcy oznacza to natychmiastowy obowiązek współdziałania. W praktyce inspektor porównuje rzeczywistość (osoby obecne w miejscu pracy) z dokumentacją (ich umowami). Każda niezgodność stanowi natychmiastowy problem. Nie chodzi przy tym tylko o to, czy umowy istnieją, ale również o to, czy są fizycznie dostępne.

Przygotowanie na ten moment ma kluczowe znaczenie – nie chodzi tylko o to, aby dokumenty były w porządku, ale aby były natychmiast dostępne. Prawnicy ARROWS pomogą Państwu opracować wewnętrzne procedury na wypadek kontroli oraz zarządzania dokumentacją tak, aby Państwa menedżerowie na miejscu dokładnie wiedzieli, jak reagować. W celu uzyskania natychmiastowej pomocy prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Spójne omówienie tego, co inspektorat kontroluje, jak przebiega kontrola i jakie sankcje grożą, znajdą Państwo w artykule o kontrolach inspekcji pracy i ich przebiegu. Niniejszy tekst koncentruje się na umowach o pracę i nielegalnym zatrudnianiu.

Priorytet nr 1: nielegalne zatrudnianie – prosta droga do rujnującej kary

Absolutnym priorytetem SÚIP jest wykrywanie nielegalnego zatrudniania. Definiuje się je przede wszystkim jako wykonywanie pracy zależnej poza stosunkiem pracy – mówiąc potocznie, „praca na czarno” lub „praca bez umowy”. Jeżeli inspektor znajdzie w Państwa miejscu pracy osobę, która pracuje dla Państwa bez ważnej pisemnej umowy, grozi Państwu skrajne ryzyko.

Czeska ustawa o inspekcji pracy (ustawa nr 251/2005 Sb.) jest w tym zakresie jednoznaczna. Za umożliwienie wykonywania nielegalnej pracy pracodawcy grozi kara w wysokości do 10 000 000 CZK (ok. 411 500 EUR), przy czym dolna granica wynosi 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR). Ta minimalna kwota wyraźnie sygnalizuje, że SÚIP nie zamierza „wybaczać” tych uchybień poprzez upomnienie.

Statystyki z ostatnich lat potwierdzają, że nie są to puste groźby. W 2024 r. na przykład tylko za uchybienia w obszarze zatrudnienia (do którego należy nielegalna praca) nałożono kary w łącznej wysokości przekraczającej 340 mln CZK (ok. 14,0 mln EUR). Dla zarządów firm to jasny sygnał: nie chodzi jedynie o błąd administracyjny, lecz o bezpośrednie zagrożenie finansowe i wizerunkowe dla spółki.

Kontrola nielegalnego zatrudniania może wiązać się również z obowiązkami pracodawcy wobec czeskiego Urzędu Pracy (Úřad práce). Jeżeli zajmują się Państwo kwestią niezgłoszenia umowy do Urzędu Pracy lub dalszym postępowaniem urzędu, szczegółowe informacje znajdą Państwo w odrębnym artykule poświęconym sporom z Urzędem Pracy.

Podejrzewają Państwo, że u Państwa pracują osoby „na próbę” bez umowy lub na podstawie ustnego porozumienia? Zespół ARROWS przeprowadza kompleksowe audyty prawa pracy i przygotuje dla Państwa całą dokumentację (umowy o pracę, umowy o wykonanie pracy – DPP, umowy o działalność pracowniczą – DPČ), która ochroni Państwa przed karami. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz, aby uzyskać rozwiązanie prawne dopasowane do Państwa potrzeb.

Švarcsystém: czy są Państwo pewni swoich „IČařů”?

Szczególną i nadal ściśle monitorowaną formą nielegalnej pracy jest tzw. švarcsystém (pozorne samozatrudnienie). Chodzi o sytuację, w której osoba samozatrudniona (OSVČ) formalnie występuje jako samodzielny dostawca „na IČO” (czeski numer identyfikacyjny przedsiębiorcy), ale faktycznie wykonuje pracę zależną – czyli pracuje w stosunku nadrzędności i podporządkowania, w imieniu pracodawcy i według jego poleceń.

Inspektorów nie zmyli ważna umowa o dzieło. Oceniają stan faktyczny: kto wyznacza zadania? W czyim imieniu działa kontraktor? Czyich narzędzi używa? Czy pracuje w miejscu pracy pracodawcy? W 2024 r. SÚIP wykrył prawie 300 przypadków švarcsystému i podkreślił, że ryzyko zawsze ponosi przede wszystkim firma, nawet jeśli współpracę „na IČO” zainicjował sam „pracownik”.

Granica między legalnym outsourcingiem (na przykład w IT, marketingu czy budownictwie) a nielegalnym švarcsystémem jest bardzo cienka. Nasi prawnicy codziennie zajmują się weryfikacją i przygotowywaniem umów z kontraktorami (OSVČ). Przygotujemy dla Państwa takie ułożenie współpracy, które zminimalizuje ryzyko przekwalifikowania jej na švarcsystém. Potrzebują Państwo pomocy prawnej? Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Nielegalna praca i wadliwe umowy

Część obowiązków zgłoszeniowych nie dotyczy inspekcji pracy, lecz Urzędu Pracy — a niezgłoszenie umowy do Urzędu Pracy podlega odrębnemu reżimowi sankcji. Omawiamy go osobno.

Tykająca bomba o nazwie „bodyshopping”: uwaga na ukryte pośrednictwo pracy

Drugim filarem kontroli SÚIP, zaraz po nielegalnej pracy, jest walka z ukrytym pośrednictwem pracy. Mówiąc prościej, chodzi o „wynajem” siły roboczej innej firmie bez posiadania przez daną spółkę wymaganej licencji agencji pracy. Działalność ta jest często maskowana jako „umowa o dzieło” lub „świadczenie usług”.

Dla Państwa jako firmy (użytkownika) istnieje tu jedno zasadnicze i często pomijane ryzyko. Od 2021 r. za to wykroczenie odpowiada nie tylko dostawca, ale również „użytkownik” (Państwa firma), który z tych pracowników korzysta.

Jeżeli więc Państwa dostawca usług sprzątania, robót budowlanych lub wsparcia IT „wynajmuje” Państwu ludzi, którymi Państwo bezpośrednio kierują (wyznaczają im zadania, kontrolują ich), ale fakturuje to jako usługę, narażają się Państwo na ogromne ryzyko. Kary są rujnujące: wynoszą od 50 000 CZK do 10 000 000 CZK.

Nie. Švarcsystém to nielegalna relacja między Państwa firmą a jedną osobą samozatrudnioną (OSVČ). Ukryte pośrednictwo pracy to nielegalny „wynajem” siły roboczej (często pracowników) innej firmy, która nie ma licencji agencji pracy. Obie sytuacje są wysoce ryzykowne. Nasi prawnicy są gotowi Państwu pomóc – prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Zatrudnianie cudzoziemców: kiedy pomoc staje się wysokim ryzykiem?

Trzecim obszarem, na którym SÚIP intensywnie się koncentruje, jest zatrudnianie cudzoziemców, zwłaszcza z państw trzecich. Formalności związane z ich zatrudnianiem są skomplikowane, a błędy kosztowne. Inspektorzy sprawdzają ważność kart pracowniczych (zaměstnanecká karta) i niebieskich kart UE oraz wypełnianie obowiązków ustawowych.

Jednym z nich jest obowiązek pracodawcy przechowywania kopii dokumentów potwierdzających legalność pobytu cudzoziemca na terytorium Republiki Czeskiej przez cały okres zatrudnienia oraz przez 3 lata po jego zakończeniu. SÚIP aktywnie rozpracowuje również złożone łańcuchy, na przykład przypadki ukraińskich pracowników z polskimi wizami, którzy nielegalnie pracują w Czechach.

Nowy obowiązek: portal do zgłaszania delegowania pracowników od lipca 2024 r.

Od 1 lipca 2024 r. nastąpiła w tym obszarze zasadnicza zmiana, której wiele firm jeszcze nie zauważyło. Zgłaszanie delegowania pracowników (w tym delegowania w ramach UE) przeszło z Urzędu Pracy bezpośrednio do kompetencji SÚIP.

Firmy muszą obecnie zgłaszać delegowanie wyłącznie za pośrednictwem specjalnego internetowego portalu rejestracyjnego SÚIP. Każde zgłoszenie przesłane w dotychczasowy sposób, na przykład do Urzędu Pracy, uznaje się za nieważne, a obowiązek za niewykonany.

Przeniesienie tych spraw do organu inspekcyjnego to jasny sygnał. SÚIP zbiera teraz dane o delegowaniu bezpośrednio, co znacznie ułatwi mu planowanie i ukierunkowanie kolejnych kontroli.

Dzięki naszej działającej od dziesięciu lat sieci ARROWS International zajmujemy się zatrudnianiem transgranicznym praktycznie codziennie. Zajmiemy się wszystkimi formalnościami związanymi z nowym portalem SÚIP, uzyskamy niezbędne zezwolenia (karty pracownicze) i ochronimy Państwa przed ryzykiem nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Potrzebują Państwo pomocy prawnej w sprawie z elementem międzynarodowym? Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Zatrudnianie cudzoziemców a BHP

Jednym z głównych obszarów, którymi inspekcja pracy zajmuje się podczas kontroli, jest bezpieczeństwo i higiena pracy (BOZP). Szczegółowo opisaliśmy, jak przebiega kontrola BHP i bezpieczeństwa pracy, na co zwracają uwagę inspektorzy i na co pracodawca powinien być przygotowany.

Nie chodzi tylko o umowy: co jeszcze kontroluje SÚIP?

Jeżeli inspektor nie wykryje nielegalnej pracy, kontrola bynajmniej się nie kończy. Następuje „druga fala” – weryfikacja zwykłych stosunków pracy i spraw z zakresu BHP. Właśnie tutaj SÚIP stwierdza tysiące uchybień. Tylko w 2024 r. nałożono w tym obszarze ponad 1 500 kar w łącznej wysokości 45 mln CZK (ok. 1,9 mln EUR).

Najczęstsze błędy dotyczą wynagradzania, ewidencji czasu pracy, wypłaty świadczeń wyrównawczych i przestrzegania przepisów BHP.

Inspektor będzie chciał zobaczyć kompletną dokumentację BHP. Obejmuje ona dowody przeprowadzenia szkoleń pracowników, dokumentację oceny ryzyka w miejscu pracy, kategoryzację prac, dowody wydawania środków ochrony indywidualnej (OOPP) oraz protokoły przeglądów i kontroli urządzeń technicznych.

Dla inspektora brak zapisu o szkoleniu BHP to „nisko wiszący owoc” – łatwe do udowodnienia wykroczenie, za które może natychmiast wszcząć postępowanie w sprawie nałożenia kary. Nie należy więc lekceważyć BHP. 

Kontrola już u Państwa trwa? Jak prawidłowo reagować

Jeżeli inspektorzy są już u Państwa, prosimy zachować spokój. Mają Państwo ustawowy obowiązek współdziałania z nimi – umożliwienia wejścia do miejsca pracy, przedłożenia wymaganych dokumentów i umożliwienia rozmowy z pracownikami. Utrudnianie kontroli samo w sobie stanowi wykroczenie i może skutkować wysoką karą.

Ważne jest, aby wiedzieć, że inspektor nie nałoży na Państwa kary na miejscu. Wynikiem kontroli jest protokół kontroli. Dopiero na podstawie ustaleń zawartych w protokole SÚIP może wszcząć dalsze postępowanie administracyjne w sprawie nałożenia kary.

Protokół nie jest wyrokiem, lecz początkiem sporu. Moment doręczenia protokołu to właśnie chwila, w której należy skontaktować się z prawnikiem. Mają Państwo prawo wnieść w ustawowym terminie zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.

Otrzymali Państwo protokół kontroli? Nie ma czasu na wahanie. Prosimy niezwłocznie skontaktować się z naszymi prawnikami, którzy specjalizują się w reprezentacji przed organami administracji. Przejmiemy za Państwa komunikację z SÚIP, wniesiemy profesjonalne zastrzeżenia i będziemy bronić Państwa w postępowaniu administracyjnym. W celu natychmiastowego rozwiązania Państwa sytuacji prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Drugim dużym obszarem kontroli jest bezpieczeństwo pracy. Czego inspektor wymaga w ramach kontroli BHP i bezpieczeństwa pracy, omawiamy w odrębnym artykule.

Na ten sam temat przygotowaliśmy również film. Podsumowujemy w nim krok po kroku postępowanie od przybycia inspektora do rozliczenia protokołu. https://www.youtube.com/watch?v=kmpBaGl-JMc

Prewencja to podstawa: kompleksowe wsparcie prawne od ARROWS

Nie warto czekać, aż inspektorzy zapukają do drzwi. W ARROWS wierzymy w prewencję. Nasze doświadczenie w długoterminowej obsłudze ponad 150 spółek akcyjnych i 250 spółek s.r.o. (czeskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) pozwala nam identyfikować ryzyka, zanim staną się problemem.

Zapewniamy kompleksowe konsultacje prawne, które chronią Państwa przed karami, audyty dokumentacji z zakresu prawa pracy oraz przygotowanie wszystkich dokumentów wymaganych przez prawo. Stawiamy na szybkość i wysoką jakość.

W celu kompleksowego uporządkowania Państwa spraw z zakresu prawa pracy prosimy o kontakt z naszymi ekspertami pod adresem konsultacja@arws.cz.

Zdecydowanie tego nie zalecamy. Obowiązek współdziałania wynika z ustawy. Utrudnianie kontroli jest odrębnym wykroczeniem, za które grozi wysoka kara, a inspektorzy i tak wrócą, ewentualnie w asyście Policji Republiki Czeskiej. W celu uzyskania pomocy prawnej w komunikacji z urzędami prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Tak. Inspektor ma prawo zadawać pytania pracownikom bez obecności pracodawcy. Pracownicy mają ponadto obowiązek potwierdzić inspektorowi swoją tożsamość. Jeżeli chcą Państwo przeszkolić pracowników i kadrę zarządzającą, jak postępować w takiej sytuacji, prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

SÚIP koncentruje się przede wszystkim na stosunkach pracy (umowy, wynagrodzenia, czas pracy), nielegalnej pracy oraz bezpieczeństwie i higienie pracy (BHP). KHS kontroluje konkretnie warunki higieniczne w miejscu pracy (hałas, pył, oświetlenie, napoje ochronne). 

Zdecydowanie tak. Stosunkiem prawnym z zakresu prawa pracy jest zarówno stosunek pracy, jak i stosunki oparte na umowach DPP i DPČ. SÚIP kontroluje, czy umowy zostały zawarte na piśmie, czy prowadzona jest ewidencja przepracowanego czasu i czy nie przekroczono ustawowego limitu godzin. W przypadku cudzoziemców obowiązują ponadto szczególne ograniczenia (np. na podstawie DPP nie można uzyskać karty pracowniczej). Jeżeli zajmują się Państwo prawidłowym ułożeniem takich umów, prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Przeczytaj także

• Kontrole inspekcji pracy: jak się przygotować i jak zminimalizować sankcje

• Ryzyka prawne zwolnień grupowych przy zmianie organizacyjnej: jak postępować przy zwolnieniach?

• Luka płacowa ze względu na płeć jako ryzyko prawne i wizerunkowe: radzą prawnicy ARROWS

• Zatrudnianie cudzoziemców spoza UE w Republice Czeskiej: jak prawidłowo uzyskać zezwolenia na pracę i wizy?

• Jak w 2026 r. oblicza się urlop przy umowach DPP i DPČ (i gdzie firmy najczęściej popełniają błędy)

• Reprezentacja pracodawcy przemysłowego w zbiorowym sporze pracowniczym dotyczącym równego traktowania

• Kompleksowe doradztwo z zakresu prawa pracy i tworzenie przepisów wewnętrznych dla pracodawców

• Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc.

• PRAWO PRACY