Wadliwa część od poddostawcy uszkodziła Państwa produkt

Co się dzieje, gdy wadliwa część trafi do Państwa serii

W produkcji seryjnej szkoda nie powstaje na samej wadliwej części, lecz wszędzie wokół niej. Sam komponent kosztuje kilkaset koron, przeróbka serii setki tysięcy, a wycofanie z rynku miliony. Do tego dochodzą kary z Państwa umowy z odbiorcą, utrata okna dostaw, a w gorszym przypadku utrata klienta. Różnica między wartością wadliwej części a rzeczywistymi skutkami wynosi w produkcji maszynowej i elektrotechnicznej zwykle dwa do trzech rzędów wielkości.

Ta dysproporcja stanowi sedno całego tematu. Dostawca myśli w kategoriach ceny dostawy, a jego ogólne warunki handlowe zazwyczaj ograniczają odpowiedzialność do wymiany wadliwej sztuki lub do ceny dostawy. Państwo myślą w kategoriach kosztów naprawy u klienta końcowego. Jeśli tej różnicy nie rozwiąże się z góry w umowie, po powstaniu szkody rozstrzygnie ją siła negocjacyjna, a nie prawo.

Drugą zaskakującą kwestią jest oś czasu. Wada komponentów ujawnia się zazwyczaj dopiero w eksploatacji, czyli miesiące po dostawie, a do tego czasu odebrali Państwo kolejne partie od tego samego dostawcy. Zakres szkody się przez to zwielokrotnia, a jednocześnie pogarsza się pozycja dowodowa, ponieważ ślady tego, która partia była wadliwa, mogą już nie istnieć. Dlatego identyfikowalność partii jest sprawą umowy, a nie higieny produkcji.

Trzecia kwestia przesądza o tym, czego w ogóle można żądać. Roszczenie z tytułu wadliwego świadczenia i roszczenie o naprawienie szkody to dwie odrębne instytucje, które mogą istnieć obok siebie: uprawnienie z tytułu wady nie wyklucza odszkodowania, jedynie z tytułu szkody nie można dochodzić tego samego, co da się osiągnąć w ramach uprawnienia z wady. Wadliwą część zatem wymienią Państwo lub uzyskają obniżkę ceny, natomiast przeróbka Państwa serii jest szkodą w rozumieniu § 2913 czeskiego Kodeksu cywilnego (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „OZ”) i dochodzi się jej inną drogą. Firmy często łączą obie pozycje w jednej reklamacji i osłabiają w ten sposób obie.

Cztery części porozumienia o jakości, bez których pozostanie ono jedynie deklaracją

Porozumienie o jakości to dokument umowny, w którym odbiorca i dostawca wiążąco opisują wymaganą jakość, sposób jej wykazywania i skutki odstępstw. W praktyce dostaw powszechnie używa się dla niego angielskiej nazwy quality agreement. Od zwykłego załącznika technicznego różni się tym, że do parametrów dodaje również prawne skutki ich naruszenia, i właśnie one czynią z niego dokument użyteczny w sporze.

Pierwszą niezbędną częścią jest specyfikacja i sposób jej wykazywania. Nie wystarczy odesłać do rysunku i normy; trzeba określić, które parametry są mierzone, jaką metodą, z jaką częstotliwością i kto przechowuje wyniki. Przy dostawach do produkcji seryjnej przyjęty jest proces zwolnienia z pierwszą próbką i podpisanym protokołem. Odstępstwo od zatwierdzonego stanu można wykazać także rysunkiem, pomiarem lub opinią biegłego, ale protokół skraca tę pracę o miesiące.

Drugą częścią jest zarządzanie zmianami i w praktyce jest to najcenniejsza klauzula całego dokumentu. Znaczna część szkód seryjnych powstaje dlatego, że dostawca zmienił materiał, technologię lub miejsce produkcji, nie informując o tym. Porozumienie o jakości musi więc zawierać zakaz jednostronnej zmiany bez pisemnej zgody odbiorcy, definicję tego, co uważa się za zmianę, oraz skutek naruszenia. Z tej klauzuli najłatwiej wywieść w sporze naruszenie obowiązku.

Trzecią częścią jest identyfikowalność i reakcja na incydent. Należy tu obowiązek oznaczania partii, przechowywania zapisów przez uzgodniony okres, udostępnienia ich na żądanie w określonym terminie oraz udziału we wspólnej analizie przyczyn. Terminy określcie w godzinach, nie w dniach: przy zatrzymanej linii decyduje, czy dostawca przyjedzie tego samego dnia, czy za tydzień.

Czwartą częścią jest zakres pokrywanych kosztów i tu porozumienia o jakości najczęściej zawodzą. Wymieńcie, co podlega pokryciu: sortowanie, przeróbki, dodatkowe koszty ekspresowej dostawy zastępczej, koszty interwencji serwisowej u klienta, transport oraz kary nałożone przez Państwa odbiorcę. Wyliczenie nie tworzy roszczenia, ono wynika z ustawy, ale decyduje o tym, czy danej pozycji nie odbierze Państwu limit umowny lub wyłączenie szkód następczych, i ułatwia wyliczenie kwoty.

To, który z tych czterech bloków jest kluczowy przy konkretnej dostawie, zależy od tego, czy chodzi o część bezpieczeństwa, komponent wizualny, czy elektronikę z długim okresem ujawniania się wady — dlatego prawnicy kancelarii ARROWS oceniają zakres porozumienia o jakości zawsze w odniesieniu do konkretnej dostawy i do tego, co mają Państwo uzgodnione ze swoim odbiorcą.

Gdzie kończy się Państwa odpowiedzialność, a zaczyna odpowiedzialność dostawcy

Wobec swojego odbiorcy ponoszą Państwo odpowiedzialność za cały produkt, nawet jeśli wadę spowodował ktoś inny. Kto narusza obowiązek wynikający z umowy, naprawia szkodę wyrządzoną w ten sposób drugiej stronie, a zwolnić się może jedynie wskutek nadzwyczajnej, nieprzewidywalnej i nieprzezwyciężalnej przeszkody powstałej niezależnie od jego woli. Zawiedzenie własnego dostawcy taką przeszkodą zazwyczaj nie jest, ponieważ leży w sferze, którą kontrolują Państwo poprzez wybór kontrahenta.

Wobec dostawcy Państwa roszczenie opiera się na naruszeniu przez niego umowy dostawy. Nie muszą Państwo w tym celu wywodzić, w jakiej pozycji był on wobec Państwa lub kogokolwiek innego w łańcuchu; trzeba wykazać obowiązek, jego naruszenie, szkodę i związek przyczynowy. To istotna różnica w porównaniu z sytuacją, gdy szkodę ponosi ktoś, z kim nie łączy Państwa umowa.

Konstrukcja pomocnika ma zastosowanie gdzie indziej: tam, gdzie ocenia się Państwa własną odpowiedzialność za podmiot, który zaangażowali Państwo w dostawę. Kto w swojej działalności korzysta z pełnomocnika, pracownika lub innego pomocnika, naprawia wyrządzoną przez niego szkodę tak, jakby wyrządził ją sam; jeżeli jednak ktoś zobowiązał się przy świadczeniu innej osoby wykonać określoną czynność samodzielnie, nie uważa się go za pomocnika (§ 2914 OZ).

Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) orzekł w tej kwestii, że decydujący jest stopień autonomii lub, przeciwnie, zależności osoby pomocniczej od osoby głównej oraz że samodzielny pomocnik lub poddostawca odpowiada za szkodę sam; osoba główna ręczy za wykonanie jego obowiązku wtedy, gdy wybrała go niestarannie lub niewystarczająco go nadzorowała (wyrok Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej sygn. akt 25 Cdo 1221/2020 z dnia 22 marca 2022, dostępny na rozhodnuti.nsoud.cz).

Dla Państwa firmy wynika z tego praktyczny wniosek dotyczący dokumentacji wyboru dostawcy. Udokumentowany audyt, zatwierdzona próbka i bieżąca ocena to nie biurokracja, lecz dowód starannego wyboru i nadzoru. Jeśli ich brakuje, dają Państwo odbiorcy argument, że za zawiedzenie podmiotu zaangażowanego w dostawę odpowiadają Państwo także tam, gdzie w przeciwnym razie odpowiadać by Państwo nie musieli.

Co trzeba zdążyć zrobić, zanim upłynie termin na zgłoszenie wady

Termin na zgłoszenie wady jest surowszy, niż spodziewa się większość działów zakupów. Jeżeli kupujący nie zgłosi wady bez zbędnej zwłoki po tym, jak mógł ją wykryć przy terminowych oględzinach i należytej staranności, sąd nie przyzna mu uprawnień z tytułu wadliwego świadczenia; w przypadku wady ukrytej obowiązuje to samo, jeśli wada nie została zgłoszona bez zbędnej zwłoki po tym, jak kupujący mógł ją wykryć przy należytej staranności, najpóźniej jednak w ciągu dwóch lat od wydania rzeczy (§ 2112 OZ).

Należy dodać dwie rzeczy. Sąd uwzględni opóźnienie tylko wtedy, gdy dostawca podniesie zarzut spóźnionego zgłoszenia, a dostawca nie może go podnieść, jeśli wada jest skutkiem okoliczności, o której przy wydaniu rzeczy wiedział lub musiał wiedzieć. Nie można jednak na tym polegać: obie wyjątkowe sytuacje muszą Państwo twierdzić i udowodnić, co zwykle jest znacznie droższe niż terminowe zgłoszenie wady.

Wyboru roszczenia z tytułu wadliwego świadczenia dokonują Państwo co do zasady jednokrotnie. Jeżeli wadliwe świadczenie stanowi istotne naruszenie umowy, mają Państwo prawo do dostarczenia nowej rzeczy, do naprawy, do stosownej obniżki ceny lub do odstąpienia od umowy; dokonanego wyboru nie można zmienić bez zgody drugiej strony (§ 2106 OZ). Ustawa przewiduje od tego dwa wyjątki i w praktyce trzeba znać oba.

Pierwszy wyjątek dotyczy naprawy, która okaże się niewykonalna. Drugi zachodzi wtedy, gdy dostawca nie usunie wady w rozsądnym terminie lub oświadczy Państwu, że jej nie usunie; wówczas zamiast usunięcia wady mogą Państwo żądać stosownej obniżki ceny albo odstąpić od umowy. Oba wyjątki opierają się jednak na tym, że przebieg reklamacji mają Państwo udokumentowany na piśmie, w przeciwnym razie toczy się o nie spór.

Dlaczego przy uszkodzonej produkcji nie można polegać na szczególnej odpowiedzialności za produkt niebezpieczny

Firmy często sądzą, że mają do dyspozycji szczególny reżim odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez wadę produktu, w którym nie muszą wykazywać winy. Przy szkodzie na własnej produkcji ta droga kończy się, zanim się zacznie. Przepisów o szkodzie wyrządzonej przez wadę produktu nie stosuje się, jeżeli wada spowodowała uszkodzenie samego wadliwego produktu lub uszkodzenie rzeczy przeznaczonej i używanej przeważnie do celów działalności gospodarczej (§ 2943 OZ).

Nie oznacza to, że są Państwo pozbawieni roszczenia. Ogólna odpowiedzialność za naruszenie obowiązku umownego nadal obowiązuje i jest to droga, którą szkody seryjne między przedsiębiorcami rozwiązuje się standardowo. Oznacza to jedynie, że nie można oprzeć się na szczególnym reżimie z łagodniejszym ciężarem dowodu i że ponoszą Państwo pełny ciężar wykazania obowiązku, jego naruszenia oraz związku przyczynowego. Tym większą wagę ma dokumentacja, którą uzgodnią Państwo z wyprzedzeniem.

Druga konsekwencja dotyczy ubezpieczenia i jest to obszar, w którym często argumentuje się nieprecyzyjnie. To, co zapłaci ubezpieczyciel dostawcy, określa jego umowa ubezpieczenia i warunki ubezpieczenia, a nie Państwa dokument. Polisy OC zwykle zawierają wyłączenie kosztów wycofania i przeróbek, dlatego o pokrycie należy wystąpić z wyprzedzeniem i żądać jego potwierdzenia przez ubezpieczyciela, a nie oświadczenia dostawcy. Czy w Państwa dostawie istnieje realne pokrycie, czy tylko papier, ocenią prawnicy kancelarii ARROWS na podstawie konkretnej umowy ubezpieczenia.

Jak postępować, gdy klient już wystąpił z roszczeniem wobec Państwa, omawia odrębny tekst o obronie przed dużym pozwem o odszkodowanie.

Jak wynegocjować porozumienie o jakości, gdy dostawca jest silniejszy

Najczęstszą reakcją dostawcy jest odesłanie do własnych ogólnych warunków handlowych z limitem odpowiedzialności w wysokości ceny dostawy. Przyjęcie takiego limitu oznacza pokrycie różnicy między ceną części a rzeczywistą szkodą z własnej kieszeni. Kontrpropozycją, która przechodzi na rynku, jest limit wyliczony od rocznego obrotu z danym dostawcą, a nie od wartości jednej dostawy, oraz wyłączenie limitu w przypadku niezgłoszonej zmiany.

Drugim typowym żądaniem dostawcy jest wyłączenie szkód pośrednich i następczych. Trzeba tu uważać, co kryje się pod tym pojęciem, ponieważ ustawa go nie definiuje i interpretuje się je według umowy. Należy nalegać, aby koszty sortowania, przeróbek, ekspresowej dostawy zastępczej i interwencji serwisowej zostały wyraźnie oznaczone jako szkoda podlegająca pokryciu. Bez tego wyłączenie szkód następczych staje się sformułowaniem, na którym oprze się cała obrona drugiej strony.

Trzecim punktem negocjacji jest zabezpieczenie. W przypadku dostawców o niskim kapitale nawet najlepsza klauzula nie ma wartości, jeśli nie ma z czego zaspokoić roszczenia. W praktyce sprawdzają się zatrzymanie części płatności, gwarancja bankowa przy komponentach strategicznych lub ubezpieczenie z Państwa firmą jako współubezpieczonym. Kolejność według siły jest oczywista; kolejność według możliwości przeforsowania bywa odwrotna.

Dźwignią w negocjacjach jest wolumen i długoterminowość, a nie argument prawny. Porozumienie o jakości zawiera się więc przy nominacji dostawcy, gdy dopiero konkuruje o zlecenie, a nie po rozpoczęciu dostaw seryjnych. Firmy, którym udaje się przenieść koszty, czynią z tego dokumentu warunek nominacji i mają go przygotowanego jako własny wzór. Kwestie odbioru i odpowiedzialności za wadliwą maszynę omawia tekst o zakupie linii produkcyjnej pod klucz.

Opóźnienie, które wadliwa część spowoduje w Państwa terminie, omawia odrębny tekst poddostawca Państwa opóźnił, a kara spada na Państwa. Obie sytuacje w praktyce się spotykają, a roszczenia z nich liczy się oddzielnie, ponieważ jedna dotyczy jakości, a druga czasu.

Błędy, które ujawniają się dopiero przy pierwszej większej szkodzie

Najczęstszym błędem jest porozumienie o jakości podpisane bez powiązania z umową ramową. Dokument żyje wtedy własnym życiem, nie ma określonego prawa właściwego ani sądu, a w razie sporu spiera się o to, czy w ogóle stanowi część umowy. W umowie ramowej powinno się znaleźć wyraźne odesłanie z określeniem kolejności dokumentów w razie sprzeczności, w przeciwnym razie o treść zobowiązania będą Państwo spierać się wcześniej, niż dojdą do samej szkody.

Drugim błędem jest uzgodniona kara umowna za niskiej jakości dostawę bez zastrzeżenia odszkodowania. Jeżeli zastrzeżono karę umowną, wierzyciel nie ma prawa do naprawienia szkody wynikłej z naruszenia obowiązku, którego kara dotyczy, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej. W produkcji seryjnej kara bywa o dwa rzędy wielkości niższa niż rzeczywiste skutki, więc jedno zdanie potrafi odwrócić ekonomiczny wynik sprawy na Państwa niekorzyść.

Trzecim błędem jest kontynuowanie odbioru bez pisemnego zastrzeżenia po wykryciu wady. Kolejne zamówienia ani zapłacone faktury same w sobie nie unicestwiają zgłoszonych roszczeń, ale dostawca buduje na nich obronę, że zaakceptowali Państwo świadczenie, a Państwo muszą potem wyjaśniać, co mieli na myśli. Zastrzeżenie nie musi przy tym wstrzymywać dostaw; wystarczy jedno zdanie przy każdej płatności, że przyjęcie nie wpływa na zgłoszone roszczenia.

Czwartym błędem jest wspólna analiza przyczyn prowadzona bez nadzoru prawnego. Protokół z niej staje się później często kluczowym dowodem, a sformułowanie w rodzaju „obie strony przyczyniły się do powstania sytuacji” może posłużyć jako podstawa do obniżenia odszkodowania o udział we współwinie. Technicy to podpisują, bo brzmi to ugodowo. Czy przy Państwa dostawie warto kontynuować odbiór z zastrzeżeniem, czy przeciwnie, go wstrzymać, oceniają prawnicy kancelarii ARROWS w zależności od tego, jak skonstruowana jest Państwa własna umowa z odbiorcą.

Piątym błędem jest poleganie na ustnym porozumieniu o działaniach naprawczych. Dostawca obiecuje sortowanie na własny koszt, dostarcza sztuki zastępcze i sprawa zostaje zamknięta bez protokołu. Gdy ta sama wada pojawi się rok później w kolejnej partii, brakuje dowodu, że chodzi o powtórne naruszenie tego samego obowiązku, a Państwa pozycja jest słabsza niż przy pierwszym wystąpieniu. Każde działanie naprawcze należy więc ująć w pisemnym protokole ze wskazaniem przyczyny, zakresu i terminu. Jak wygląda kontrolowane dochodzenie roszczenia, pokazuje tekst o postępowaniu reklamacyjnym z perspektywy sprzedającego.

Ryzyka umowy dostawy, które ujawniają się dopiero przy szkodzie

Podsumowanie

Artykuł pokazał, że o przeniesieniu kosztów szkody seryjnej na dostawcę nie decyduje się po powstaniu szkody, lecz przy nominacji dostawcy. Roszczenie daje Państwu ustawa już przez to, że dostawca naruszył umowę; porozumienie o jakości decyduje o tym, czy udźwigną je Państwo dowodowo i co z niego zostanie po umownych limitach i wyłączeniach.

Dla zarządu firmy istotne są dwie liczby i jedna data. Pierwszą liczbą są najwyższe realne skutki jednej wadliwej partii, łącznie z karami od Państwa odbiorcy. Drugą jest limit odpowiedzialności, który mają Państwo dziś uzgodniony z dostawcą. Datą jest moment, w którym przy danym towarze kończy się możliwość negocjacji, ponieważ są już Państwo seryjnie zależni od dostawcy.

Odkładana decyzja drożeje po cichu. Każda kolejna partia odebrana bez zarządzania zmianami i bez identyfikowalności zwiększa zakres możliwej szkody, a jednocześnie pogarsza pozycję dowodową. Firmy, którym udaje się przenieść koszty, mają dokument zawarty, zanim nadejdzie pierwsza dostawa seryjna.

Prawnicy kancelarii ARROWS przygotują i zweryfikują porozumienie o jakości oraz powiązaną umowę ramową, sprawdzą partnera handlowego i jego pokrycie ubezpieczeniowe, wynegocjują warunki z drugą stroną i będą Państwa reprezentować przy dochodzeniu roszczenia oraz w ewentualnym sporze. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz lub o zapoznanie się z naszą usługą umowy i negocjacje.