Zawierają Państwo umowę z czeską firmą?

Dlaczego umowa z krajowym partnerem to niedoceniane ryzyko

Firmy poświęcają najwięcej uwagi umowom, które same budzą nieufność — z partnerem zagranicznym, z nowym dostawcą, z firmą z branży wysokiego ryzyka. Umowa ze zwykłą czeską firmą, którą przedsiębiorca zna niekiedy od lat, podlega znacznie słabszej kontroli, ponieważ nic na pierwszy rzut oka nie zapowiada problemu. Ta asymetria uwagi nie odpowiada jednak rzeczywistemu ryzyku: niewypłacalność lub niewykonanie zobowiązania grozi ze strony krajowego partnera równie realnie jak ze strony zagranicznego, tylko mniej się o tym mówi. Właśnie dlatego w takich umowach najczęściej pomija się kroki, od których zależy, czy roszczenie da się w razie sporu rzeczywiście wyegzekwować.

Wykonalność nie jest kwestią, którą sąd rozstrzyga dopiero po powstaniu sporu. Jest wynikiem ośmiu decyzji podjętych przy podpisaniu umowy — kogo Państwo zweryfikowali, kto umowę podpisał, jak dług jest zabezpieczony i czy mają Państwo w ręku instrument umożliwiający egzekucję bez długotrwałego postępowania sądowego. Niniejszy tekst omawia wszystkie osiem punktów w kolejności, w jakiej powinny zostać sprawdzone.

Różnica między firmą, która tych kroków przestrzega, a firmą, która polega na krajowym partnerze bez kontroli, w ogóle nie jest widoczna, dopóki partner płaci terminowo. Ujawnia się dopiero wtedy, gdy przestaje płacić — a to jest dokładnie moment, w którym większości z tych ośmiu punktów nie da się już wstecznie uzupełnić.

Weryfikacja kontrahenta i kto może podpisać umowę

Pierwsze pytanie nie brzmi, czy znają Państwo partnera, lecz czy zweryfikowali go Państwo na dzień podpisania. Przed zawarciem istotniejszej umowy warto sprawdzić aktualny odpis z czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík), stan w czeskim rejestrze upadłości (insolvenční rejstřík) oraz wpis w rejestrze niewiarygodnych płatników podatku od wartości dodanej. Wszystkie trzy źródła są publicznie dostępne online i bezpłatne, więc kontrola nie trwa dłużej niż kilka minut, a mimo to w praktyce w przypadku krajowych partnerów jest powszechnie pomijana. Status niewiarygodnego płatnika stanowi dla odbiorcy istotne ryzyko podatkowe, przede wszystkim dlatego, że przy spełnieniu ustawowych przesłanek rodzi jego odpowiedzialność za podatek od wartości dodanej, którego dostawca nie odprowadzi do budżetu państwa.

Tej kontroli nie należy ponadto przeprowadzać tylko raz. Partner, który był w porządku przy podpisaniu umowy ramowej dwa lata temu, może dziś być w upadłości — a firmy, które powtarzają kontrolę tylko sporadycznie, często dowiadują się o problemie partnera dopiero wtedy, gdy przestaje płacić.

Drugie pytanie, równie ważne jak samo istnienie i wypłacalność partnera, dotyczy tego, kto jest uprawniony do podpisania umowy w imieniu kontrahenta. Członek organu statutowego może reprezentować osobę prawną we wszystkich sprawach; jeżeli kompetencje organu statutowego przysługują kilku osobom, tworzą one kolegialny organ statutowy, a jeżeli założycielska czynność prawna nie określa, w jaki sposób jego członkowie reprezentują osobę prawną, każdy członek działa samodzielnie — jeżeli jednak założycielska czynność prawna wymaga działania łącznego, członek może działać samodzielnie tylko jako pełnomocnik do określonej czynności prawnej (§ 164 czeskiej ustawy Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „OZ”)).

Organ statutowy nie jest jednak jedynym, kto może działać w imieniu spółki, i warto o tym wiedzieć zarówno jako kupujący, jak i jako sprzedający. Osobę prawną reprezentują również jej pracownicy w zakresie zwykłym ze względu na ich stanowisko lub funkcję, przy czym decyduje stan, w jakim jawi się to na zewnątrz (§ 166 OZ). Jeżeli przedsiębiorca powierzy komuś w ramach prowadzenia przedsiębiorstwa określoną działalność, osoba ta reprezentuje przedsiębiorcę we wszystkich czynnościach, do których przy tej działalności zwykle dochodzi (§ 430 tej samej ustawy). Ponadto w imieniu spółki może działać prokurent lub pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa.

W przypadku firm z zarządem wieloosobowym należy zatem sprawdzić w odpisie z rejestru handlowego, czy każdy członek zarządu (jednatel) działa w imieniu spółki samodzielnie, czy też wymagane jest łączne działanie dwóch lub więcej osób. Jeżeli umowę podpisze tylko jeden członek zarządu tam, gdzie według rejestru wymagany jest podpis dwóch, czynność prawna nie wiąże spółki bez dalszych działań; w takim przypadku zobowiązany byłby sam działający.

Pod pewnymi warunkami spółka może jednak takie działanie następczo zatwierdzić i tym samym konwalidować je ze skutkiem wstecznym. Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) ocenił w takiej sprawie sytuację, w której umowę w imieniu spółki podpisał tylko jeden z dwóch członków zarządu, choć powinni byli działać łącznie, i stwierdził, że przekroczenie umocowania organu statutowego można zgodnie z ogólnymi zasadami przedstawicielstwa następczo zatwierdzić; spółka, która zaczęła świadczyć na podstawie takiej umowy, zatwierdziła ją tym samym bez zbędnej zwłoki (wyrok Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej sygn. akt 27 Cdo 4593/2017 z dnia 23 lipca 2019, dostępny na stronie rozhodnuti.nsoud.cz).

Poleganie na następczym zatwierdzeniu jest jednak strategią ryzykowną — bezpieczniej jest sprawdzić sposób reprezentacji w odpisie z rejestru jeszcze przed podpisaniem.

Odpis z rejestru handlowego jest ponadto publicznie dostępny i bezpłatny, więc ta kontrola nie stanowi żadnego dodatkowego obciążenia administracyjnego — chodzi tylko o to, by nie zapomnieć o niej przy podpisaniu. W przypadku prokurenta należy sprawdzić, czy prokura została udzielona i w jakim zakresie. Wewnętrzne ograniczenie prokury, na przykład zakaz podpisywania umów powyżej określonej wartości, nie ma jednak skutku wobec osób trzecich, nawet jeśli zostało ujawnione (§ 453 OZ) — takie ograniczenie nie chroni więc ani nie wiąże kontrahenta, który z prokurentem prowadzi interesy.

Zabezpieczenie długu i akt notarialny jako bezpośredni tytuł egzekucyjny

Nawet bezbłędnie wynegocjowana umowa ze zweryfikowanym partnerem pozostaje niezabezpieczonym zobowiązaniem, jeżeli strony nie uzgodnią żadnej formy zabezpieczenia. Najczęstszym instrumentem jest poręczenie, w ramach którego poręczyciel zobowiązuje się wobec wierzyciela, że zaspokoi jego wierzytelność, jeżeli nie zaspokoi jej dłużnik (§ 2018 ust. 1 OZ); innymi instrumentami są weksel gwarancyjny lub zastaw na majątku dłużnika.

W przypadku bardziej ryzykownych relacji handlowych, w których poręcza sama grupa powiązanych spółek, pojawiają się jeszcze szczególne kwestie, którym poświęcony jest tekst o poręczeniu krzyżowym. Wybór między poszczególnymi instrumentami zabezpieczenia zależy od wartości transakcji i od tego, jakim majątkiem partner dysponuje. Przy mniejszych relacjach handlowych może wystarczyć prostsza forma, na przykład zablokowanie części ceny na rachunku zastrzeżonym do czasu spełnienia uzgodnionych warunków, co ogranicza ryzyko bez konieczności sięgania po bardziej złożone instrumenty zabezpieczające.

Odrębnie od zabezpieczenia samego długu stoi pytanie, jak szybko można w razie braku zapłaty przystąpić do egzekucji. Zwykły pozew o zapłatę wymaga przejścia całego sądowego postępowania rozpoznawczego, zanim wierzyciel uzyska tytuł egzekucyjny — co w obciążonym sądzie może trwać miesiące, a nawet lata, nawet jeśli roszczenie jest bezsporne.

Akt notarialny dotyczący czynności prawnej, w której uczestnik zobowiązuje się spełnić dług pieniężny, może zawierać zgodę zobowiązanego uczestnika na to, aby na podstawie tego aktu zarządzono i przeprowadzono wykonanie orzeczenia oraz aby taki akt notarialny stanowił tytuł egzekucyjny, jeżeli nie wykona on swojego obowiązku należycie i w terminie; treścią takiej czynności prawnej musi być także wysokość długu i termin świadczenia (§ 71a ust. 1 czeskiej ustawy o notariuszach (dalej „ustawa o notariuszach”)).

Ten instrument zmienia charakter całej relacji: jeżeli partner nie zapłaci, wierzyciel nie musi czekać na wyrok i może od razu przejść do egzekucji. Akt notarialny z poddaniem się egzekucji można uzgodnić bezpośrednio przy podpisaniu umowy jako element zabezpieczenia. Ta sama ustawa przewiduje jednak także sytuację, w której partner już jest dłużny, a umowa nie zawierała żadnego poddania się egzekucji: akt notarialny można sporządzić również następczo jako uznanie już istniejącego długu pieniężnego z poddaniem się egzekucji, wymaga to jednak współdziałania dłużnika i jego zgody (§ 71a ust. 2 tej samej ustawy) — wierzyciel nie może stworzyć sobie tego instrumentu jednostronnie.

Koszt aktu notarialnego zależy od wysokości zabezpieczanego długu i jest określony taryfą notarialną. Dokładną kwotę należy zawsze sprawdzić u konkretnego notariusza według aktualnej taryfy i porównać ją z wartością wierzytelności oraz z kosztami, które w przeciwnym razie przyniosłoby sporne postępowanie rozpoznawcze o tę samą wierzytelność. Firmy, które rozważają akt notarialny tylko przy wyjątkowo dużych transakcjach, przeoczają, że opłaca się on także przy powtarzających się dostawach, gdzie poszczególne wierzytelności w skali roku sumują się do porównywalnej kwoty.

Doręczenia, właściwość sądu i zapis na sąd polubowny

Umowa powinna precyzyjnie określać adres, na który doręcza się oświadczenia o znaczeniu prawnym, w tym wezwania do zapłaty i odstąpienie od umowy. Domniemywa się, że przesyłka wysłana za pośrednictwem operatora pocztowego doszła trzeciego dnia roboczego po wysłaniu, a jeżeli została wysłana na adres w innym państwie — piętnastego dnia roboczego po wysłaniu (§ 573 OZ).

To domniemanie doręczenia działa na korzyść nadawcy, ale tylko wtedy, gdy wyśle on przesyłkę na właściwy adres, a ponadto jest wzruszalne, choć ciężar dowodu spoczywa na stronie, która twierdzi, że przesyłka do niej nie dotarła. Jeżeli partner w międzyczasie zmienił siedzibę, a umowa nie zawiera mechanizmu aktualizacji adresu do doręczeń, wierzyciel nie może powołać się na domniemanie i musi wykazać faktyczne doręczenie w inny sposób, co jest znacznie trudniejsze.

Bardziej niezawodną alternatywą dla poczty jest skrzynka danych (datová schránka). Każda osoba prawna wpisana do rejestru osób ma skrzynkę danych założoną z mocy prawa, a dokument dostarczony ze skrzynki danych jednej firmy do udostępnionej skrzynki danych drugiej uważa się za doręczony z chwilą zalogowania, najpóźniej jednak dziesiątego dnia od dostarczenia, nawet gdyby adresat w ogóle się nie zalogował. Tę fikcję doręczenia można dla komunikacji między firmami uzgodnić w umowie jako równorzędną lub nadrzędną wobec doręczeń pocztowych, ponieważ w odróżnieniu od adresu pocztowego skrzynka nie jest związana z siedzibą, która może się zmienić bez uprzedzenia.

Adres do doręczeń powinien być w umowie wskazany odrębnie od siedziby wpisanej do rejestru handlowego, ponieważ oba adresy w praktyce często się różnią, a partner może w ogóle fizycznie nie odbierać korespondencji w siedzibie firmy. Warto uzupełnić także kontaktowy adres e-mail do bieżącej komunikacji, choć sam w sobie nie rodzi on takiego samego domniemania prawnego doręczenia jak przesyłka listowa lub skrzynka danych.

Umowa powinna ponadto określać, który sąd rozstrzygnie ewentualny spór, lub alternatywnie zawierać zapis na sąd polubowny. W stosunkach między przedsiębiorcami wynikających z ich działalności gospodarczej strony mogą pisemnie uzgodnić właściwość miejscową innego sądu pierwszej instancji, chyba że ustawa przewiduje właściwość wyłączną; chodzi jednak wyłącznie o wybór właściwości miejscowej, a nie o obchodzenie zasad właściwości rzeczowej lub wyłącznej.

Alternatywą jest zapis na sąd polubowny, w którym strony mogą uzgodnić, że spory majątkowe między nimi zamiast sądu rozstrzygać będzie jeden lub kilku arbitrów albo stały sąd arbitrażowy (§ 2 ust. 1 czeskiej ustawy o postępowaniu arbitrażowym (ustawa nr 216/1994 Sb., dalej „ustawa o arbitrażu”)). Taka umowa o arbitraż musi zostać zawarta na piśmie, w przeciwnym razie jest nieważna (§ 3 ust. 1 tej samej ustawy).

Wyrok sądu polubownego jest, podobnie jak wyrok sądu powszechnego, tytułem egzekucyjnym, a postępowanie arbitrażowe może być — w zależności od regulaminu konkretnego sądu arbitrażowego i charakteru sporu — szybsze niż postępowanie sądowe. Czy w konkretnym przypadku jest rzeczywiście korzystniejsze, zależy jednak od kosztów, od złożoności postępowania dowodowego i od tego, czy spór będzie wymagał środków tymczasowych, których arbiter z reguły nie może zarządzić sam. Relację tego zabezpieczenia do innych instrumentów, takich jak weksel gwarancyjny, omawia tekst o tym, co się dzieje, gdy dług został spłacony, ale weksel pozostaje w rękach wierzyciela.

Błędy, które najczęściej powtarzają się w umowach z krajowym partnerem

Najczęstszym błędem jest jednorazowa weryfikacja partnera przy pierwszym podpisaniu umowy, której przy długoterminowej współpracy już nigdy się nie powtarza. Firma przez lata prowadzi więc interesy z partnerem, którego aktualnej sytuacji finansowej i upadłościowej w ogóle nie zna. Ustawienie przypomnienia o regularnej kontroli partnera to tymczasem kwestia jednego wpisu w kalendarzu, a nie kosztownego procesu.

Drugim błędem jest umowa podpisana tylko przez jednego członka zarządu tam, gdzie dokumenty założycielskie wymagają łącznego działania dwóch lub więcej osób. Tę wadę ujawnia dopiero spór, w którym kontrahent podnosi, że działający nie był uprawniony do zobowiązania spółki, a naprawa jest wtedy znacznie trudniejsza niż sprawdzenie odpisu z rejestru przed podpisaniem — następcze zatwierdzenie zależy bowiem od tego, czy spółka rzeczywiście do niego przystąpiła swoim zachowaniem, a to nie zawsze jest pewne.

Firma podpisująca umowę zwykle nie ma przy tym powodu wątpić w umocowanie partnera do podpisu, ponieważ sama nie wie, jak wygląda sposób reprezentacji wpisany do rejestru, jeżeli aktywnie nie pobierze odpisu.

Trzecim błędem jest poleganie przy wyższych kwotach na zwykłym pozwie jako jedynym sposobie dochodzenia należności, bez rozważenia przez strony aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji. Wierzyciel czeka wtedy na wyrok miesiące, a nawet lata, nawet jeśli partner faktycznie nie kwestionuje długu. Koszty aktu notarialnego warto przy tym porównywać z wartością wierzytelności, a nie z kosztem sporządzenia zwykłej umowy — to inny rodzaj kosztu, który zwraca się właśnie dzięki temu, że oszczędza miesięcy, a nawet lat oczekiwania na wyrok.

Czwartym błędem jest umowa bez aktualnego adresu do doręczeń i bez mechanizmu jego zmiany. W chwili, gdy partner przestaje się komunikować, wierzyciel nie ma pewności, czy wezwanie do zapłaty lub odstąpienie od umowy w ogóle dotarły do jego sfery. Rozwiązaniem jest klauzula zobowiązująca partnera do zawiadomienia o zmianie siedziby lub adresu do doręczeń, w przeciwnym razie doręcza się na ostatni znany adres z pełnymi skutkami prawnymi.

Gdzie załamuje się wykonalność umowy z krajowym partnerem

Podsumowanie końcowe

Artykuł pokazał, że o wykonalności umowy z krajowym partnerem nie decyduje sąd, lecz moment jej podpisania: kogo zweryfikowano, kto podpisał umowę, jak dług jest zabezpieczony i czy wierzyciel dysponuje instrumentem, który skróci drogę do egzekucji. Umowa z czeską firmą nie jest automatycznie bezpieczniejsza niż umowa z partnerem zagranicznym — budzi jedynie mniejszą czujność, i właśnie dlatego najczęściej pomija się w niej kontrolę.

Dla zarządu firmy kluczowe są dwa nawyki. Pierwszym jest powtarzanie weryfikacji partnera w rejestrze handlowym i rejestrze upadłości na bieżąco przez cały okres współpracy, a nie tylko przy podpisaniu umowy. Drugim jest rozważenie przy wyższych kwotach aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji, który skraca czas potrzebny do wyegzekwowania długu z lat do tygodni. Oba nawyki są tanie i szybkie w porównaniu z kosztami sporu prowadzonego bez nich.

Odkładanie tych kroków się nie opłaca, ponieważ większość z nich w pełni ujawnia swoje znaczenie dopiero wtedy, gdy partner przestaje płacić — a wtedy nie da się już wstecznie uzupełnić ani weryfikacji partnera na dzień podpisania, ani sposobu reprezentacji spółki, ani zabezpieczenia długu. Akt notarialny jest pod tym względem wyjątkiem: nawet po powstaniu problemu można go sporządzić jako uznanie już istniejącego długu, jeżeli partner wyrazi na to zgodę — bez jego współdziałania wierzyciel nie stworzy go jednak jednostronnie, dlatego poleganie na tej możliwości zamiast wcześniejszego przygotowania jest ryzykowne.

Firmy, które mają te kroki ustawione od początku współpracy, odzyskują należności w ciągu tygodni; firmy, które polegały na krajowym partnerze bez weryfikacji, czekają na tytuł egzekucyjny miesiącami, a potem odkrywają, że nie ma już z czego prowadzić egzekucji. Ta różnica w czasie i wyniku wynika wyłącznie z tego, co zostało lub nie zostało uzgodnione w chwili podpisania, a nie z dodatkowych działań w chwili sporu.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS zweryfikują Państwa partnera handlowego, zaproponują odpowiednie zabezpieczenie długu, przygotują akt notarialny z poddaniem się egzekucji i będą reprezentować Państwa w dochodzeniu wierzytelności, łącznie z postępowaniem egzekucyjnym. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz lub zapoznanie się z naszą usługą umowy i negocjacje.