Archivierung interner Vorschriften

Warum steht die Archivierung interner Vorschriften im Fokus der ČNB?

Die Tschechische Nationalbank (ČNB) trägt in ihrer Rolle als Aufsichtsbehörde über den Finanzmarkt nicht nur die Verantwortung für einzelne Institutionen, sondern für die Stabilität des gesamten Systems. Die Erfahrung zeigt, dass systemische Risiken oft aus einer unzureichenden Steuerung und internen Kontrolle in den einzelnen Unternehmen entstehen. Ihre Satzung, Organisationsordnungen, AML-Richtlinien oder Risikomanagementregeln sind für die ČNB der „Quellcode“ Ihrer Unternehmenskultur und Ihrer Fähigkeit, Risiken zu begegnen.

Bei einer Vor-Ort-Prüfung sind die Inspektoren der ČNB berechtigt, sämtliche schriftlichen und elektronischen Unterlagen anzufordern, einschließlich des Zugangs zu Archiven und internen Systemen. Ein ordnungsgemäß geführtes und zugängliches Archiv interner Vorschriften ist somit Ihre erste und wichtigste Verteidigungslinie. Es zeigt nämlich, dass Ihre Steuerung nicht zufällig, sondern systematisch und gesetzeskonform erfolgt.

Bei ARROWS sind wir auf die Erstellung und Überprüfung interner Dokumentation spezialisiert, damit diese nicht nur die formalen Anforderungen erfüllt, sondern auch praktisch funktionsfähig und rechtlich verteidigungsfähig ist. Benötigen Sie rechtliche Unterstützung? Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

Das gesetzliche Minimum reicht nicht aus: Was die ČNB wirklich von Ihren internen Vorschriften erwartet

Sich ausschließlich auf die allgemeinen Regeln zu verlassen, die durch das tschechische Gesetz Nr. 499/2004 Slg. über das Archivwesen und den Schriftgutdienst festgelegt sind, ist für jede beaufsichtigte Institution gefährlich unzureichend. Während dieses Gesetz grundlegende Begriffe wie das Skartierungsverfahren (Verfahren zur Aussonderung von Dokumenten) definiert, wendet die ČNB wesentlich strengere Standards an, die sich aus der sektoralen Regulierung ergeben. So verlangt beispielsweise das tschechische Bankengesetz die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen für mindestens 10 Jahre, was Vorrang vor den allgemeinen Fristen hat.

Der Regulator folgt zwei zentralen Grundsätzen. Der erste ist die „Rekonstruierbarkeit“. Sie müssen jederzeit in der Lage sein, rückwirkend eine vollständige und überprüfbare Spur jeder Entscheidung, Transaktion oder Kontrollmaßnahme nachzuweisen. Für die ČNB gilt eine einfache Regel: Was nicht dokumentiert und ordnungsgemäß archiviert ist, hat nicht stattgefunden.

Das zweite Prinzip ist der sogenannte „Use-Test“. Die Inspektoren prüfen aktiv, ob Ihre internen Vorschriften lebendige Dokumente sind, die den Mitarbeitern bekannt sind und von ihnen angewendet werden, oder lediglich formale Texte, die für den Fall einer Prüfung erstellt wurden. Dies erfordert nicht nur ihre Existenz, sondern auch eine regelmäßige Aktualisierung als Reaktion auf Änderungen von Gesetzen, europäischen Richtlinien (z. B. MiFID II, AMLD6) und sogar von „Soft Law“ wie amtlichen Mitteilungen und Methodiken der ČNB.

Die häufigsten Fehler, die die ČNB aufdeckt: Haben Sie sie auch in Ihrem Unternehmen?

Die Aufsichtsberichte und Sanktionsentscheidungen der ČNB verweisen wiederholt auf ähnliche Arten von Verstößen. Diese Mängel können zu Geldbußen in Millionenhöhe und im Extremfall sogar zum Entzug der Lizenz führen. Prüfen Sie, ob einige davon auch auf Ihr Unternehmen zutreffen.

Zu den häufigsten Feststellungen zählen:

• Formale, aber funktionsunfähige Vorschriften: Die Verwendung allgemeiner Vorlagen ohne Anpassung an das konkrete Geschäftsmodell, die Produkte und das Risikoprofil des Unternehmens.
• Passive Aufsichtsorgane: Ein Aufsichtsrat, der Dokumente nur formal genehmigt, das Management aber nicht aktiv kontrolliert und hinterfragt, ist für die ČNB ein ernstes Warnsignal.
• Oberflächliche Risikobewertung: Insbesondere im Bereich des tschechischen Gesetzes gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten (AML-Gesetz, Gesetz Nr. 253/2008 Slg., kurz „AML “) ist eine allgemeine Risikobewertung anstelle einer eingehenden Analyse von Kunden, Produkten, geografischen Gebieten und Vertriebskanälen ein häufiger Mangel.
• Ineffektive interne Revision: Eine Revisionsfunktion, die nicht ausreichend unabhängig oder fachlich kompetent ist oder deren Feststellungen vom Management nicht ernst genommen und nicht bearbeitet werden, gilt als schwerwiegendes Versagen des internen Kontroll- und Steuerungssystems (ŘKS).
• Fehlende Schulungsnachweise: Die Unfähigkeit nachzuweisen, dass alle relevanten Mitarbeiter, einschließlich neuer Mitarbeiter und der Geschäftsleitung, regelmäßig und wirksam in Schlüsselbereichen wie AML geschult wurden.

Die häufigsten Mängel in internen Vorschriften und ihre Lösung

Von der Aufforderung zum Protokoll: Wie läuft eine Prüfung der ČNB in der Praxis ab?

Eine Prüfung der ČNB ist kein Höflichkeitsbesuch. Es handelt sich um einen intensiven und für das Unternehmen sehr anspruchsvollen Prozess, der Ihre Vorbereitung auf den Prüfstand stellt. Er beginnt mit der Zustellung einer offiziellen Aufforderung zur Vorlage einer großen Menge an Dokumentation, oft innerhalb einer sehr kurzen Frist, zum Beispiel binnen zwei Wochen. Die Geschwindigkeit und Qualität der gelieferten Unterlagen ist für die ČNB das erste Signal dafür, wie gut Ihre internen Prozesse funktionieren.

Danach folgt eine Vor-Ort-Prüfung, die Gespräche mit dem Management, der Compliance-Abteilung, aber auch mit einfachen Mitarbeitern umfasst, um die Kenntnis und Anwendung interner Vorschriften in der Praxis zu überprüfen. Nach der ersten Analyse fordert die ČNB oft weitere, noch detailliertere Unterlagen an, mit Fristen von nur wenigen Tagen. Der gesamte Prozess kann mehrere Monate dauern und stellt für das Unternehmen eine erhebliche Belastung dar.

Das Ergebnis ist ein Prüfprotokoll, das alle Feststellungen zusammenfasst. Dieses Dokument ist die Grundlage für die eventuelle Anordnung von Abhilfemaßnahmen oder für die Einleitung eines Verwaltungsverfahrens zur Verhängung einer Sanktion.

Eine sorgfältige Vorbereitung und professionelle Führung während der Prüfung können deren Ergebnis maßgeblich beeinflussen. Die Anwälte von ARROWS begleiten Sie durch den gesamten Prozess und sorgen für eine professionelle Vertretung. Zögern Sie nicht, sich an unsere Kanzlei zu wenden – beratung@arws.cz.

Digitalisierung und Archivierung: Wie sichert man die Vertrauenswürdigkeit elektronischer Dokumente?

Der Übergang zur elektronischen Archivierung ist unvermeidlich, aber das bloße Speichern gescannter PDF-Dateien auf dem Unternehmensserver reicht nicht aus. Die Rechtsvorschriften, insbesondere die eIDAS-Verordnung der EU, stellen strenge Anforderungen an die Gewährleistung der langfristigen rechtlichen Beweiskraft digitaler Dokumente. Entscheidend ist die Erfüllung von drei Grundvoraussetzungen: die Glaubwürdigkeit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments während der gesamten Aufbewahrungsdauer.

Dafür dienen spezifische Technologien. Die qualifizierte elektronische Signatur garantiert, wer der Urheber des Dokuments ist, und hat dieselbe rechtliche Bedeutung wie eine eigenhändige Unterschrift. Der qualifizierte elektronische Zeitstempel belegt, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer konkreten Form existierte und seitdem nicht verändert wurde.

Die Langzeitarchivierung erfordert zudem eine durchdachte Strategie. Es müssen stabile Formate (z. B. PDF/A) verwendet werden, und es muss ein Prozess der sogenannten „Neubestempelung“ von Dokumenten vor Ablauf der Gültigkeit des ursprünglichen Zeitstempels sichergestellt werden, damit sie ihren rechtlichen Wert behalten. Der höchste Standard ist dann die Nutzung eines akkreditierten digitalen Archivs, das die strengsten gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Digitale Archivierung und ihre Fallstricke

Sind Sie international tätig? Wie Sie globale Compliance mit tschechischen Regeln in Einklang bringen.

Für tschechische Niederlassungen ausländischer Gesellschaften stellt die Abstimmung globaler Unternehmensrichtlinien mit lokalen Anforderungen eine große Herausforderung dar. Ein häufiger und kritischer Fehler ist die bloße Übernahme und Übersetzung der Konzernrichtlinien ohne deren Anpassung an das tschechische Recht. Die ČNB erwartet die volle Übereinstimmung mit der tschechischen Gesetzgebung und ihren Besonderheiten, die sich von den Regeln in anderen Ländern unterscheiden können.

Unterschiede können sich zum Beispiel auf die Definition einer politisch exponierten Person (PEP), die Anforderungen an Dokumente zur Identifizierung des Kunden oder die Regeln zur Trennung der Funktionen Compliance und Risikomanagement beziehen. Es ist entscheidend zu verstehen, dass die volle Verantwortung für die Einhaltung der tschechischen Gesetze stets bei der lokalen Einheit und ihrem gesetzlichen Vertretungsorgan liegt, unabhängig von Anweisungen der ausländischen Zentrale.

Die blinde Übernahme einer nicht kompatiblen Konzernrichtlinie setzt das lokale Management daher einem erheblichen persönlichen Risiko aus. Wird gegen die Gesellschaft ein Bußgeld verhängt, kann dies als Versagen der lokalen Geschäftsführung und als Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Geschäftsleiters gewertet werden. Dank des über zehn Jahre aufgebauten Netzwerks ARROWS International können wir Ihre globalen Vorschriften effektiv beurteilen und so anpassen, dass sie den Anforderungen der ČNB voll entsprechen und Sie vor Risiken schützen. Unsere Anwälte stehen bereit, Ihnen zu helfen – schreiben Sie an beratung@arws.cz.

Warten Sie nicht auf die Prüfung – ein proaktiver Ansatz ist Ihre beste Verteidigung.

Die Missachtung der Anforderungen an das Steuerungs- und Kontrollsystem und dessen Archivierung kann fatale Folgen haben. Es geht nicht nur um Bußgelder in Millionenhöhe, die die ČNB regelmäßig verhängt, sondern auch um Reputationsschäden, Störungen des Geschäftsbetriebs und im Extremfall die Gefahr des Lizenzentzugs. Ein proaktiver Ansatz und eine sorgfältige Vorbereitung sind keine Kosten, sondern eine strategische Investition in die Stabilität und Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Bei ARROWS haben wir uns langfristig auf diese Thematik spezialisiert. Unsere Erfahrung aus der Betreuung von über 150 Aktiengesellschaften und 250 Gesellschaften mit beschränkter Haftung (s.r.o., eine tschechische Gesellschaftsform vergleichbar mit der deutschen GmbH) ermöglicht es uns, schnelle und qualitativ hochwertige Lösungen anzubieten.

Wir sind nicht nur Anwälte für Krisensituationen; wir sind Partner, die Ihnen helfen, ein widerstandsfähiges System aufzubauen, das Sie schützt. Wir hören uns auch gerne Ihre unternehmerischen Ideen an und verbinden Sie mit anderen Mandanten mit interessanten Geschäftsmöglichkeiten.

Sind Sie auf eine Prüfung der ČNB vorbereitet? Lassen Sie uns Ihr System überprüfen, bevor es der Regulator tut. Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz und vereinbaren Sie eine erste Beratung. Bei ARROWS schützen wir Ihr Geschäft und eröffnen neue Chancen.

• Kann die ČNB auch für einen Fehler ein Bußgeld verhängen, der nicht vorsätzlich entstanden ist und dem Kunden keinen Schaden verursacht hat?
  Ja. Die Aufsicht der ČNB ist auf Prävention und die Einhaltung von Verfahrensregeln ausgerichtet. Sanktionen werden oft für systemische Mängel verhängt, die das Risiko einer zukünftigen Schädigung von Kunden oder des Marktes erhöhen, auch wenn noch kein konkreter Schaden eingetreten ist. Die Haftung ist objektiv, und ein Verschulden ist nicht immer notwendige Voraussetzung. Wenn Sie ein ähnliches Problem lösen müssen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung unter beratung@arws.cz.

• Unser Unternehmen ist keine Bank, aber wir bieten Finanzberatung an. Gelten für uns dieselben Anforderungen?
  Ja, mit hoher Wahrscheinlichkeit ja. Viele Nichtbankinstitute, einschließlich Anlagevermittler, Zahlungsinstitute oder Vermögensverwalter, unterliegen der Aufsicht der ČNB und sind „verpflichtete Personen“ im Sinne des tschechischen Gesetzes gegen Geldwäsche. Die Anforderungen an das Steuerungs- und Kontrollsystem gelten für sie in angemessenem Umfang. Zur Beurteilung Ihrer Pflichten kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.

• Was sollten wir als Erstes tun, wenn wir eine Aufforderung der ČNB zur Vorlage von Unterlagen erhalten?
  Bewahren Sie Ruhe und kontaktieren Sie unverzüglich eine spezialisierte Anwaltskanzlei. Es ist entscheidend, sofort einen gesteuerten Prozess zur Sammlung von Dokumenten einzuleiten, den Umfang der Anforderungen zu analysieren und eine Kommunikationsstrategie mit dem Regulator vorzubereiten. Rechtzeitige rechtliche Hilfe kann unnötige Fehler und eine Eskalation der Situation verhindern. Unsere Anwälte stehen bereit, Ihnen zu helfen – schreiben Sie an beratung@arws.cz.

• Können wir die Compliance- oder interne Revisionsfunktion vollständig auslagern (outsourcen)?
  Ja, das Outsourcing dieser Funktionen ist möglich, entlastet Sie aber nicht von der Verantwortung. Das gesetzliche Vertretungsorgan trägt stets die letztendliche Verantwortung für die Funktionsfähigkeit des gesamten Systems. Es ist daher unerlässlich, einen gut gestalteten Vertrag mit dem Dienstleister und robuste Prozesse für dessen Kontrolle zu haben. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung der Vertragsdokumentation für ein sicheres Outsourcing. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.
• Was ist der Unterschied zwischen dem Prüfprotokoll und der Sanktionsentscheidung?
  Das Prüfprotokoll ist ein Dokument, das lediglich die Feststellungen der Inspektoren zusammenfasst. Gegen dieses können Sie Einwände erheben. Erst nach Bearbeitung der Einwände erlässt die ČNB eine formelle Entscheidung, mit der sie Abhilfemaßnahmen oder eine Sanktion anordnen kann. Gegen diese Entscheidung kann Widerspruch eingelegt und anschließend vor dem Verwaltungsgericht Rechtsschutz gesucht werden. Benötigen Sie Vertretung im Verfahren? Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz.