Öffentliche Aufträge und Transparenz

Die Transparenz der Eigentümerstruktur ist eine grundlegende rechtliche Pflicht – korrekte und aktuelle Angaben im Register der wirtschaftlichen Eigentümer (evidence skutečných majitelů) und in den Ausschreibungsunterlagen sind eine unerlässliche Teilnahmevoraussetzung. Fehler in diesem Bereich führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Wettbewerber überwachen Ihre Dokumentation – Konkurrenten suchen gezielt nach Widersprüchen bei Beteiligungsverhältnissen, Verflechtungen und der Unternehmenshistorie. Schon eine kleine Unstimmigkeit wird zu einem wirksamen Instrument für ihre Einwände.

Die Prüfung durch öffentliche Auftraggeber wird intensiver – Auftraggeber und ihre Juristen gehen immer sorgfältiger vor. Sie tragen nämlich selbst das Risiko von Sanktionen, wenn sie übersehen, dass ein Bieter die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt.

Transparenzfehler haben langfristige Folgen – der Misserfolg in einer einzelnen Ausschreibung ist nur eine der Auswirkungen. Wiederholte Fehler können Ihrem Ruf in der Branche schaden und zum dauerhaften Ausschluss von künftigen Ausschreibungen führen.

Was sich hinter dem Begriff Transparenz bei der Vergabe öffentlicher Aufträge verbirgt

Transparenz im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen bedeutet nicht nur allgemein „verfügbar sein“. In der Praxis lohnt es sich daher, interne Prozesse und eine rechtliche Kontrolle für die Vergabe öffentlicher Aufträge eingerichtet zu haben, wofür auch Unterstützung im Bereich öffentliche Aufträge genutzt werden kann. Es handelt sich um die konkrete rechtliche Pflicht, gemäß dem tschechischen Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Gesetz Nr. 134/2016 Slg.) (im Folgenden „ZVZ“) und dem tschechischen Gesetz über das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (Gesetz Nr. 37/2021 Slg.) (im Folgenden „ZESM“) vollständige, genaue und aktuelle Angaben zu machen über:

• die tatsächliche Eigentümerstruktur – wer Ihren Lieferanten oder Ihr Unternehmen tatsächlich besitzt und welche Beziehungen zwischen Aktionären, Gesellschaftern und anderen einflussreichen Personen bestehen, und zwar bis hin zu natürlichen Personen,
• Personen mit beherrschendem Einfluss – Mitglieder der satzungsmäßigen Organe und der Kontrollorgane, Prokuristen und weitere Personen mit maßgeblichem Einfluss auf die Leitung des Lieferanten,
• Angaben aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RSM), die sich aus Ihrer Pflicht nach dem ZESM ergeben,
• die Historie und frühere berufliche Verfehlungen – ob die betreffende Person oder Einrichtung in der Vergangenheit Verpflichtungen gegenüber öffentlichen Institutionen schwerwiegend verletzt hat, im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen sanktioniert wurde usw. (gemäß § 48 Abs. 5 ZVZ).

Das ZVZ (§ 48 und § 77) verlangt ausdrücklich, dass Lieferanten die Erfüllung der Teilnahmebedingungen nachweisen, einschließlich des Fehlens von Ausschlussgründen, mit besonderem Augenmerk auf die berufliche Zuverlässigkeit und die Transparenz der Eigentümer. Der Auftraggeber ist verpflichtet, einen Lieferanten auszuschließen, der die grundlegende Eignung nicht nachweist oder die geforderten Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer nicht vorlegt.

Das praktische Problem: Viele kleine und mittlere Unternehmer glauben, sie könnten einfach die Angaben aus dem Handelsregister (obchodní rejstřík) abschreiben oder sich auf die Angaben zum einzigen Geschäftsführer beschränken. Das genügt nicht. Bei der praktischen Abgrenzung, was die Anforderungen des Auftraggebers noch erfüllt und was bereits zum Ausschluss führen kann, hilft auch die weiterführende Analyse im Artikel Handelsvertrag vs. Bestellung: Wann eine Bestellung genügt und wann dem Unternehmen Probleme drohen. Das ZVZ in Verbindung mit dem ZESM verlangt einen tieferen Einblick in verborgene Eigentumsverhältnisse, einschließlich unmittelbarer und mittelbarer Eigentümer, und zwar bis hin zu natürlichen Personen.

Die häufigsten Fehler, die Wettbewerber ausnutzen

Widerspruch zwischen dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RSM) und den Ausschreibungsunterlagen

Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RSM) ist ein öffentliches Register, das vom tschechischen Justizministerium (Ministerstvo spravedlnosti) geführt wird. Jede juristische Person – mit Ausnahme gesetzlich bestimmter Fälle (z. B. der Staat, Gebietskörperschaften) – sollte darin ihre wirtschaftlichen Eigentümer transparent eingetragen haben.

Sind die Angaben im RSM nicht aktuell, unvollständig oder weichen sie von den Angaben im Angebot ab (in den sogenannten „Vergabeunterlagen“), haben Sie ein Problem. Der Auftraggeber ist verpflichtet zu prüfen, ob der wirtschaftliche Eigentümer des Lieferanten den Informationen im RSM entspricht. Spitzt sich ein Streit über die Erfüllung der Teilnahmebedingungen oder den Ausschluss eines Lieferanten zu, ist es oft angebracht, die Sache auch verfahrensrechtlich im Rahmen von Handels- und Gerichtsstreitigkeiten zu lösen.

Beispiel: Im RSM ist bei Firma X Herr Y als Eigentümer von 51 % eingetragen. In den Ausschreibungsunterlagen gibt der Lieferant jedoch nur eine allgemeine Angabe zur Rechtsform an – společnost s ručením omezeným (s.r.o., tschechische Gesellschaftsform mit beschränkter Haftung) – ohne den konkreten wirtschaftlichen Eigentümer zu nennen.

Ein Wettbewerber deckt diesen Widerspruch auf, erhebt einen Einwand, und damit entsteht der begründete Verdacht einer verschleierten Struktur. Um das eigene Risiko von Sanktionen durch das Amt für den Schutz des wirtschaftlichen Wettbewerbs (ÚOHS) zu vermeiden, schließt der Auftraggeber den Lieferanten Firma X von der Ausschreibung aus.

Verbindungen zu Personen oder Einrichtungen mit „schwerwiegender beruflicher Verfehlung“

Wenn Ihr wirtschaftlicher Eigentümer oder eine andere Einrichtung in der Eigentümerkette in der Vergangenheit rechtskräftig wegen einer Straftat im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit oder einer anderen schweren Wirtschaftsstraftat verurteilt oder mit einer Verwaltungsstrafe belegt wurde (z. B. vom ÚOHS wegen eines schweren Verstoßes gegen das ZVZ),

sich in Insolvenz oder Liquidation befindet, über sein Vermögen der Konkurs eröffnet wurde oder er mit einer Einrichtung verbunden ist, bei der eine schwerwiegende berufliche Verfehlung festgestellt wurde (z. B. Nichterfüllung von Verträgen), dann haben Sie bei Ausschreibungen ein Problem.

Das ZVZ (§ 48 Abs. 5) ermöglicht nämlich ausdrücklich den Ausschluss von Lieferanten, bei denen eine schwerwiegende berufliche Verfehlung nachgewiesen wurde, die ihre Vertrauenswürdigkeit in Frage stellt. An das Thema der Haftung des Managements und der Risiken bei Verdacht auf Wirtschafts- oder Steuerkriminalität knüpft auch der Artikel Gründe, warum sich Manager im Strafrecht an ARROWS wenden an. Wenn Sie dies nicht im Voraus offenlegen und ein Wettbewerber es während der Prüfung entdeckt, ist dies ein unmittelbarer Ausschlussgrund.

Unklare Eigentumsverhältnisse oder verborgene Verflechtungen

Ist das Eigentum über mehrere Gesellschaften in verschiedenen Staaten, über Treuhandfonds (svěřenský fond, Trusts) oder andere komplexe Modelle ohne klare Erläuterung des letztlichen wirtschaftlichen Eigentümers strukturiert, können der Auftraggeber oder die Kontrollbehörden geltend machen, dass keine ausreichende Transparenz vorliegt. Dies gilt insbesondere, wenn die Kette ausländische Elemente ohne ordnungsgemäße und überprüfbare Dokumentation enthält.

Beispiel: Gesellschaft Z gehört einer ungarischen Gesellschaft, die wiederum einem Schweizer Treuhandfonds gehört, der von einem irischen Bevollmächtigten verwaltet wird. Wo verbirgt sich der wirtschaftliche Eigentümer?

Ist dies nicht klar dokumentiert und erläutert, erhebt ein Wettbewerber den Einwand: „Es handelt sich nicht um eine transparente Eigentümerstruktur, also nicht um einen zuverlässigen Lieferanten“, was zum Ausschluss führen kann.

Veraltete Angaben oder falsche rechtliche Folgen bei Änderungen

Kam es zu einer Änderung der Aktionärsstruktur, zu einer Verschmelzung, Spaltung, Änderung der Rechtsform oder einer anderen Umwandlung des Lieferanten und haben Sie dies nicht korrekt im Register der wirtschaftlichen Eigentümer und anschließend in den Ausschreibungsunterlagen erfasst, entsteht ein Problem. Das ZESM (§ 42) verpflichtet dazu, Änderungen unverzüglich einzutragen, und für die Nichterfüllung dieser Pflicht kann eine Geldbuße von bis zu 500 000 CZK (ca. 20 600 EUR) verhängt werden.

Der Wettbewerber denkt sich: „Ihre Angaben sind nicht aktuell“ – und das ist ein Grund, den Lieferanten wegen Nichterfüllung der Teilnahmebedingungen von der Ausschreibung auszuschließen.

Wie das Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge in der Praxis funktioniert

Ablauf und Kontrollpunkte

Die Vergabe öffentlicher Aufträge verläuft in der Regel in folgenden Phasen:

• Veröffentlichung der Vergabeunterlagen – der Auftraggeber veröffentlicht die Bedingungen, technischen Anforderungen, finanziellen Kriterien und administrativen Unterlagen.
• Angebotsabgabe – der Lieferant reicht die Unterlagen einschließlich der Erklärung über die Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen ein (insbesondere das Fehlen von Ausschlussgründen und die Erfüllung der Eignung).
• Administrative Prüfung – der Auftraggeber prüft, ob alle Pflichtanlagen vorliegen und die formalen Bedingungen erfüllt sind. Hier werden auch Ihre Liste der wirtschaftlichen Eigentümer und die zugehörigen Dokumente kontrolliert, einschließlich eines Abgleichs mit dem RSM.
• Prüfung der Ausschlussgründe – der Auftraggeber (oder ein externer Jurist) prüft, ob die Angaben im Register der wirtschaftlichen Eigentümer und in den Ausschreibungsunterlagen übereinstimmen, ob beim Lieferanten keine „schwerwiegende berufliche Verfehlung“ vorliegt und ob die Struktur klar erläutert ist. Zudem kann der Auftraggeber den Lieferanten zur Klarstellung oder Ergänzung dieser Informationen auffordern.
• Bewertung der Angebote – übliche Bewertung von Preis und Qualität.
• Frist für Einwände – Wettbewerber können Einwände gegen die Entscheidung des Auftraggebers erheben, typischerweise gegen den Ausschluss eines Lieferanten oder gegen die Auswahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots.

Gerade in den Phasen 3 und 4 sind Sie häufig Angriffen der Konkurrenz ausgesetzt. Stellt ein Wettbewerber einen Widerspruch in Ihren Angaben oder das Vorliegen eines Ausschlussgrundes fest, kann er dies wirksam für Einwände nutzen.

Häufigste Fragen

1. Muss ich die Angaben im Register der wirtschaftlichen Eigentümer vor jeder Ausschreibung aktualisieren?

Ja, das sollten Sie. Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer muss gemäß ZESM (§ 8) aktuell sein, und zwar nicht nur vor einer Ausschreibung, sondern fortlaufend. Wenn Sie jedoch vor der Abgabe Ihres Angebots prüfen, dass Ihre Angaben im RSM korrekt sind, und sie dann auch in den Ausschreibungsunterlagen einheitlich angeben, verringern Sie das Ausschlussrisiko erheblich.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS prüfen bei der Vorbereitung der Ausschreibung die Übereinstimmung zwischen dem RSM und Ihren Unterlagen und decken etwaige Fehler auf, bevor die Konkurrenz darauf hinweist.

2. Was, wenn ich einer ausländischen Einrichtung gehöre – ist das automatisch ein Problem?

Das Gesetz verbietet ausländisches Eigentum nicht. Ein Problem entsteht, wenn die Struktur nicht klar dokumentiert und bis zum wirtschaftlichen Eigentümer als natürlicher Person erläutert ist. Sie müssen die vollständige Eigentümerkette vorlegen können, einschließlich der relevanten Rechtsdokumente (ausländische Registerauszüge, notarielle Bestätigungen, Verträge usw.), die den letztlichen wirtschaftlichen Eigentümer belegen. Ist etwas unklar oder nicht überprüfbar, kann ein Wettbewerber dies für Einwände nutzen.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS mit dem weltweiten Netzwerk ARROWS International helfen Ihnen bei der Prüfung und Dokumentation Ihrer Struktur auch dann, wenn Sie einen ausländischen Eigentümer haben.

3. Bedeutet der Ausschluss von einer Ausschreibung, dass ich auch bei weiteren keine Chance habe?

Der Ausschluss von einer Ausschreibung schließt Sie nicht automatisch von weiteren aus. Werden Sie jedoch einmal wegen mangelnder Transparenz oder einer schwerwiegenden beruflichen Verfehlung ausgeschlossen, können andere Auftraggeber davon erfahren – das hat Auswirkungen auf Ihren Ruf. Zudem wird sich ein objektiver Ausschlussgrund (z. B. ein fortdauernder Verstoß gegen das ZESM) auch bei weiteren Ausschreibungen wiederholen, wenn Sie die Situation nicht bereinigen.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS unterstützen Sie bei einer wirksamen Verteidigung bzw. im Einwendungsverfahren, falls der Ausschluss unberechtigt war, sowie bei der vorbeugenden Behebung von Fehlern.

Tabelle der praktischen Risiken und wie ARROWS hilft

Praktische Schritte: Wie Sie sich schützen und auf Ausschreibungen vorbereiten

Transparenz-Audit

Bevor Sie sich überhaupt an einer Ausschreibung beteiligen, lassen Sie ein Transparenz-Audit durchführen:

• Prüfung des RSM: Fordern Sie einen Auszug Ihrer aktuellen Angaben aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer an. Sind sie vollständig? Sind sie korrekt? Sind sie aktuell? Entsprechen sie dem ZESM?
• Abgleich mit internen Daten: Vergleichen Sie die Angaben aus dem RSM mit Ihren internen Beteiligungsverhältnissen und satzungsmäßigen Organen. Stimmen sie überein? Gibt es Abweichungen?
• Prüfung der Vergangenheit: Prüfen Sie, ob bei Ihnen, Ihren wirtschaftlichen Eigentümern oder wichtigen Einrichtungen in der Kette eine sogenannte „schwerwiegende berufliche Verfehlung“ vorliegt – also Sanktionen, Insolvenzen, Gerichtsverfahren oder Verletzungen rechtlicher Pflichten gemäß § 48 Abs. 5 ZVZ.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS führen dieses Audit als Standardbestandteil der Vorbereitung auf größere Ausschreibungen durch. Sie identifizieren Risiken, die Sie selbst nicht erkennen würden.

Dokumentation und Erläuterung

Stellen Sie ein Risiko oder eine Komplexität in Ihrer Struktur fest, gehen Sie nicht davon aus, dass der Auftraggeber sie selbst richtig deutet. Bereiten Sie eine kurze, klare Erläuterung Ihrer Eigentümerstruktur vor:

• Grafische Darstellung der Eigentümerkette bis zu den wirtschaftlichen Eigentümern als natürliche Personen.
• Erläuterung, warum die Struktur so aufgebaut ist (z. B. „Der ausländische Eigentümer X wurde aus Gründen der Steueroptimierung gegründet, der Betrieb erfolgt jedoch in der Tschechischen Republik“).
• Nachweise der Legitimität (z. B. Kopie der ausländischen Registrierung, Bonitätsberichte usw.).
• Erläuterung etwaiger „problematischer“ Elemente (z. B. „Vorstandsmitglied W wurde in der Vergangenheit wegen X sanktioniert, seitdem wurden jedoch neue interne Mechanismen eingeführt, die eine Wiederholung verhindern“).

Auf diese Weise sind Sie nicht nur „reaktiv“ – Sie handeln proaktiv und schaffen Vertrauen.

Formale Vorbereitung

Bei der eigentlichen Angebotsabgabe:

• Prüfen Sie, ob alle Dokumente aktuell und von vertretungsberechtigten Personen unterzeichnet sind.
• Fügen Sie alle vorgeschriebenen eidesstattlichen Erklärungen über die Erfüllung der rechtlichen Bedingungen bei.
• Lassen Sie Form und Inhalt von einem externen Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS prüfen – Fehler im Angebot lassen sich später nur schwer oder gar nicht mehr beheben (§ 46 Abs. 3 und § 76 ZVZ).

Lassen Sie Form und Inhalt von einem externen Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS prüfen – Fehler im Angebot lassen sich später nur schwer oder gar nicht mehr beheben.

Überwachung und Verteidigung

Nach der Angebotsabgabe:

• Verfolgen Sie die öffentlichen Mitteilungen des Auftraggebers – erscheinen Mitteilungen über Anträge oder Einwände, reagieren Sie rechtzeitig innerhalb der vorgegebenen Fristen.
• Seien Sie auf Anfragen des Auftraggebers vorbereitet – wendet sich der Auftraggeber mit einer Frage zur Transparenz an Sie (z. B. gemäß § 46 Abs. 3 ZVZ), antworten Sie vollständig und unverzüglich.
• Liegt ein Einwand eines Wettbewerbers vor – wenden Sie sich an die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS, die Ihnen bei der rechtlichen Verteidigung und der Sicherung Ihrer Position im Vergabeverfahren helfen.

Liegt ein Einwand eines Wettbewerbers vor – wenden Sie sich an die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS, die Ihnen bei der rechtlichen Verteidigung und der Sicherung Ihrer Position im Vergabeverfahren helfen.

Abschließende Zusammenfassung

Transparenz bei Ausschreibungen ist nicht nur eine administrative Angelegenheit. Sie ist der direkte Weg zum Erfolg oder zum Ausschluss von lukrativen Aufträgen. Fehler in den Angaben zur Eigentümerstruktur, Widersprüche zwischen dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer und den Ausschreibungsunterlagen oder verborgene Verbindungen zu Einrichtungen mit schwerwiegender beruflicher Verfehlung sind genau das, wonach die Konkurrenz sucht und worauf sie wartet.

Viele Unternehmer unterschätzen die administrative und rechtliche Vorbereitung einer Ausschreibung und konzentrieren sich nur auf technische Qualität, Preis und Referenzen. Das ist jedoch ein grundlegender Fehler. Wettbewerber nutzen häufig administrative und rechtliche Fehler, um unzureichend vorbereitete Bieter auszuschalten.

Prävention ist die günstigste und wirksamste Lösung: Lassen Sie ein Transparenz-Audit durchführen, prüfen und aktualisieren Sie die Angaben im Register der wirtschaftlichen Eigentümer, bereiten Sie eine klare und überprüfbare Erläuterung Ihrer Struktur vor und reichen Sie erst dann Angebote ein. Tritt ein Problem auf, warten Sie nicht – reagieren Sie schnell und kompetent.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS befassen sich speziell mit öffentlichen Aufträgen und Transparenz. Sie kennen die typischen Fehler bei Ausschreibungen und können sie wirksam beseitigen. Wenn Sie Ihre Erfolgschancen erhöhen und einen Ausschluss wegen der bei Ausschreibungen so häufigen administrativen und rechtlichen Fehler vermeiden möchten, kontaktieren Sie die Anwaltskanzlei ARROWS unter beratung@arws.cz.

Die anfängliche Investition in ein rechtliches Transparenz-Audit und die Vorbereitung der Unterlagen vor Beginn der Ausschreibung zahlt sich oft schon beim ersten gewonnenen Auftrag aus. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS bieten genau solche präventiven Lösungen an.