Regelmäßiges AML-Reporting gegenüber der ČNB

Einführende Analyse und Problemstellung

Das Problem bei der Erfüllung dieser Pflichten liegt nicht nur in möglichen finanziellen Sanktionen. Es besteht auch ein enormes Reputationsrisiko, das das Vertrauen von Banken und Geschäftspartnern gefährden kann. Man muss sich bewusst machen, dass es in Tschechien eine doppelte Aufsicht gibt.

Die ČNB überwacht in erster Linie das aufsichtsrechtliche und statistische Meldewesen, das die Finanzstabilität beeinflusst. Das Finanzanalyseamt (Finanční analytický úřad, FAÚ) konzentriert sich dagegen auf die Meldung und Untersuchung verdächtiger Transaktionen (STR). Wirksame Compliance erfordert daher eine abgestimmte Strategie für beide Behörden, und die Anwälte von ARROWS lösen dieses komplexe Zusammenspiel routinemäßig. 

AML-Reporting: ČNB vs. FAÚ – Wer kontrolliert Sie und wem melden Sie?

Für die richtige Gestaltung interner Prozesse ist eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten der Aufsichtsbehörden entscheidend, da Verpflichtete häufig der Aufsicht beider Behörden unterliegen. Der Umfang Ihrer Pflichten hängt davon ab, ob Sie von der ČNB, dem FAÚ oder von beiden beaufsichtigt werden.

Abgrenzung der Befugnisse der Aufsichtsbehörden

Die Tschechische Nationalbank (ČNB) übt die Aufsicht über den Finanzmarkt aus. Dazu gehören Kreditinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute sowie Investmentgesellschaften und Investmentfonds.

Die ČNB verlangt regelmäßige statistische und aufsichtsrechtliche Meldungen, die über die Finanzlage, den Tätigkeitsumfang und die interne AML/CFT-Kultur informieren. Das Finanzanalyseamt (FAÚ) beaufsichtigt dagegen den Nichtfinanzsektor (z. B. Immobilienmakler, Buchhalter und Steuerberater). Es sammelt und analysiert zentral Informationen über verdächtige Transaktionen.  

Hat ein Unternehmen Probleme mit der Genauigkeit der Daten für die ČNB, sind mit hoher Wahrscheinlichkeit auch seine internen Kontrollen fehlerhaft, was es auch für das FAÚ zu einem Risikofaktor macht. Umfassende Compliance erfordert die Verknüpfung des regulatorischen Reportings (ČNB) mit den internen Prozessen (FAÚ).

Die Rolle der ČNB im Reporting und wie SDAT funktioniert

Zur Datenerhebung nutzt die ČNB das standardisierte elektronische Instrument SDAT (Systém pro sběr dat – Datenerhebungssystem). Die meisten Pflichten betreffen Finanzinstitute, die häufig melden müssen. So legen Vermittler von Finanzdienstleistungen bis zum 31. März des Folgejahres Jahresmeldungen vor. Diese enthalten Informationen über die Finanzlage, das Geschäftsergebnis und die Erfüllung der AML/CFT-Anforderungen.

Zahlungsinstitute (großen Umfangs) sind zudem zu vierteljährlichen Meldungen über den Zahlungsverkehr und halbjährlichen Betrugsmeldungen verpflichtet. Die korrekte und fristgerechte Einreichung der Meldungen über das System SDAT ist unerlässlich, um Ihre Informationspflicht gegenüber der Tschechischen Nationalbank zu erfüllen. 

Praxisfall: Alternative Investmentfonds (Minifonds nach tschechischem Investmentrecht)

Eine der häufigsten Quellen regulatorischer Probleme betrifft alternative Investmentfonds (sog. Minifonds) nach § 15 des tschechischen Gesetzes über Investmentgesellschaften und Investmentfonds (im Folgenden „ZISIF“). Diese Rechtsträger müssen den Stand des verwalteten Vermögens zum Ende des Kalenderjahres (z. B. zum 31. Dezember) melden, wobei die Frist für die Einreichung in der Regel am 31. Januar des Folgejahres endet. Die Fonds nutzen das System SDAT für die Einreichung spezieller Meldungen wie ROFOS 36 und ROFOS 37.  

Eigentümer kleiner oder neu gegründeter Fonds begehen häufig einen schwerwiegenden Fehler. Das Reporting ist nämlich für alle alternativen Fonds verpflichtend, auch für diejenigen, die kein Vermögen und keine Investoren verwalten.

Wird dieser Nullstand nicht gemeldet, ist dies für die Aufsichtsbehörde eine Verwaltungsübertretung, für die sie eine Sanktion verhängen kann. Für Verwalter nach § 15 Abs. 1 ZISIF ist zudem ab 2025 die neue Meldung DOFOS15 vorgesehen. Sie betrifft die Meldung der Gesamtzahl der Investoren und ist zum 30. Juni des Folgejahres einzureichen.  

Reale Folgen eines vernachlässigten Reportings

Die Höchstbußgelder für Verstöße gegen die AML/CFT-Regulierung erreichen in Tschechien enorme Beträge, etwa bis zu 150 000 000 CZK (ca. 6,2 Mio. EUR) nach dem ZISIF oder 130 000 000 CZK (ca. 5,3 Mio. EUR) bzw. 10 % des Nettojahresumsatzes in allgemeinen AML-Fällen. In der Praxis werden bei kleineren administrativen Versäumnissen jedoch meist Bußgelder im Bereich höherer Zehntausende Kronen verhängt. Auch diese niedrigeren Bußgelder sind allerdings spürbar.

Hervorzuheben ist außerdem das Risiko, dass ein Rechtsträger bei langfristiger Pflichtverletzung und fehlender Kommunikation aus dem Verzeichnis der ČNB gestrichen wird, was einem faktischen Tätigkeitsverbot gleichkommt. Die Erfahrung der Anwaltskanzlei ARROWS mit Meldepflichten gegenüber der ČNB hat Dutzenden Rechtsträgern geholfen, diese Risiken zu minimieren.  

Regulatorisches Reporting gegenüber der ČNB (SDAT, ZISIF und weitere)

Das regulatorische Reporting ist eine Grundpflicht, deren Vernachlässigung unmittelbare und oft sehr hohe Sanktionen nach sich zieht.

Interne Compliance: Das System interner Grundsätze (SVZ) als Sicherheitsnetz

Grundlage für die korrekte und fristgerechte Erfüllung der Meldepflichten gegenüber der ČNB sind eine fehlerfreie interne Dokumentation und funktionierende Prozesse. Ohne sie kann das Reporting nicht zuverlässig sein. Diese internen Prozesse sind für die allgemeine AML/CFT-Compliance entscheidend und unterliegen in erster Linie der Aufsicht des FAÚ. Ihr Versagen wirkt sich jedoch mittelbar auch auf die Bewertung durch die ČNB aus.

Das SVZ ist kein Papierdokument, sondern ein lebendiges System

Das System interner Grundsätze (SVZ) ist ein zentrales Dokument. Es beschreibt im Detail, wie Ihr Unternehmen die Risiken der Legalisierung von Erträgen aus Straftaten identifiziert, steuert und mindert. Die Aufsichtsbehörden, einschließlich ČNB und FAÚ, stellen immer wieder denselben häufigen Mangel fest: Unternehmen kaufen allgemeine, schlecht angepasste AML-Regelwerke, die nicht den tatsächlichen Prozessen des Kunden entsprechen. Solche Systeme existieren nur auf dem Papier, während die Praxis anders aussieht.

Ein richtig aufgesetztes SVZ muss im Einklang mit § 21 des tschechischen Gesetzes über bestimmte Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Finanzierung des Terrorismus (Gesetz Nr. 253/2008 Slg., im Folgenden „AML-Gesetz“) erstellt werden. Es muss stets der konkreten Tätigkeit des Verpflichteten angemessen sein.  

Der Verpflichtete muss dem FAÚ zudem das schriftliche SVZ übermitteln. Dabei sind die Formerfordernisse einer Eingabe nach der tschechischen Verwaltungsordnung (Gesetz Nr. 500/2004 Slg.) einzuhalten (z. B. elektronische Signatur). Eine Übermittlung ohne elektronische Signatur gilt als Nichterfüllung der Pflicht. Die Anwälte von ARROWS erstellen interne Richtlinien, die auf das Geschäft des Mandanten zugeschnitten sind und den Anforderungen der Aufsicht vollständig entsprechen.

Zentrale Elemente des SVZ, die die Aufsichtsbehörden prüfen

Die Aufsichtsbehörden prüfen intensiv, ob die internen Prozesse tatsächlich funktionieren und ob das Unternehmen dafür über ausreichende personelle und technische Kapazitäten verfügt.

1. Risikobewertung: Ein unverzichtbarer Bestandteil des SVZ ist die Risikobewertung (Risk Assessment). Der Verpflichtete muss den Grundsatz „comply or explain“ anwenden und die gewählten Risikokategorien für die einzelnen Kunden-, Produkt- oder Dienstleistungsarten ausreichend begründen. Entscheidend ist, dass Geldwäscherisiken nicht mit anderen Risiken vermischt werden dürfen, etwa mit dem Kreditausfallrisiko.  

2. Leitung und Steuerung (Governance): Die Vorschriften verlangen, dass in jedem Institut ein für den AML-Bereich zuständiges Vorstandsmitglied bestimmt wird. Diese Person muss über ausreichende Expertise verfügen und am wirksamen Funktionieren der Prozesse interessiert sein. Ausreichende Expertise auf höchster Ebene sicherzustellen, ist eine zentrale Priorität der Aufsicht durch die ČNB.  

3. Schulung und Kompetenzen: Nach § 23 AML-Gesetz müssen die Mitarbeiter mindestens einmal innerhalb von 12 Kalendermonaten geschult werden. Die Schulung muss sich an praktischen Szenarien orientieren, insbesondere am Erkennen von Merkmalen verdächtiger Transaktionen sowie an der korrekten Identifizierung und Überprüfung des Kunden.  

Die Rolle von ARROWS beim Aufbau des SVZ und der Kontrollmaßnahmen

Die Anwaltskanzlei ARROWS weiß, dass sich die Aufsicht auf die Compliance-Kultur konzentriert, also darauf, ob die Prozesse funktionieren und erklärbar sind. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung mit der Umsetzung von AML/CFT in großen Konzernen und Finanzinstituten. Das belegt unsere Praxis bei der Erstellung interner Richtlinien und Dokumentation für 150 Aktiengesellschaften und 250 Gesellschaften mit beschränkter Haftung.  

Für unsere Mandanten erstellen wir interne Richtlinien mit maßgeschneiderter Risikobewertung und bereiten die Dokumentation für die Kontrollbehörden vor. Ein zentrales Element sind außerdem regelmäßige, praxisnahe AML-Schulungen für Mitarbeiter. Hat Ihr Unternehmen kein System interner Grundsätze eingeführt, erstellen die Anwälte von ARROWS für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes System interner Grundsätze, eine Risikobewertung und Verfahren zur Kundenüberprüfung, die Sie vor einem Bußgeld von bis zu 1 000 000 CZK schützen.

Internationale Dimension: Wie die neue EU-Regulierung die Spielregeln ändert

Für international tätige Handelsgesellschaften und Konzerne sowie für Investoren und Manager ist AML-Compliance deutlich komplexer. Internationale Standards verlangen verstärkte Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (EDD) bei Transaktionen mit Bezug zu Hochrisikojurisdiktionen oder politisch exponierten Personen (PEP).  

Herausforderungen der gruppenweiten AML-Funktion und grenzüberschreitende Risiken

Die Aufsichtsbehörden legen Priorität darauf, dass die gruppenweite Steuerung (Group Compliance) stark genug ist, um eine hochwertige Umsetzung der Präventionsmaßnahmen in allen Instituten der Gruppe sicherzustellen.

Zugleich muss diese Steuerung lokale Besonderheiten berücksichtigen und in jedem Land angemessene Verantwortung und Flexibilität belassen. Verweigert ein Kunde die für die Identifizierung erforderliche Mitwirkung, darf der Verpflichtete die Transaktion nicht durchführen und muss sie nach § 15 AML-Gesetz als verdächtige Transaktion melden.  

Benötigen Sie Rechtsdienstleistungen und Transaktionen außerhalb der Tschechischen Republik, helfen Ihnen die Anwälte von ARROWS International, die Compliance in den lokalen Jurisdiktionen aufzusetzen. Die Anwaltskanzlei ARROWS erbringt diese internationalen Leistungen dank des seit zehn Jahren aufgebauten Netzwerks ARROWS International und befasst sich praktisch täglich mit Fällen mit Auslandsbezug.

Auswirkungen des europäischen AML-Pakets (AMLR und AMLD6)

Die Europäische Union hat die umfassendste Reform im Bereich der Geldwäschebekämpfung durchgeführt, deren Ergebnis das sog. AML-Paket aus dem Jahr 2024 ist. Die zentrale Änderung ist der Übergang von Richtlinien (die in nationales Recht umgesetzt werden müssen) zu einer unmittelbar anwendbaren Verordnung zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems für Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung (AMLR). Diese Änderung sorgt für eine schnellere und strengere Harmonisierung der Regeln in der gesamten EU.  

Die neuen Vorschriften erweitern den Kreis der Verpflichteten, etwa um Anbieter von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kryptowerten. Auch wenn die Geltung der Verordnung erst für spätere Zeitpunkte vorgesehen ist, verschaffen sich proaktive Unternehmen, die sich schon jetzt auf diese harmonisierten Standards vorbereiten, durch zukunftssichere Compliance einen Wettbewerbsvorteil.  

Prozessmängel und interne Compliance

Prozessmängel im System interner Grundsätze sind eine häufige Ursache für Bußgelder des FAÚ und gefährden mittelbar auch das Reporting gegenüber der ČNB.

Fazit und direkte Einladung zur Zusammenarbeit

AML-Reporting und Compliance insgesamt sind dynamische Bereiche, die nicht nur von tschechischen Gesetzen, sondern auch von bevorstehenden europäischen Verordnungen geprägt sind. Entscheidend ist, dass gesetzliche Pflichten nicht rückwirkend erfüllt werden können. Eine schnelle und präzise Reaktion auf festgestellte Mängel ist daher der Schlüssel zur Verringerung möglicher Bußgelder. Unternehmen brauchen einen Partner, der sich sowohl in den spezifischen Datenanforderungen der ČNB (SDAT) als auch in den Anforderungen des FAÚ an interne Systeme (SVZ) auskennt.  

Unsere Anwaltskanzlei löst routinemäßig komplexe AML-Fragen für Konzerne und Finanzinstitute und verfügt über umfangreiche Erfahrung mit den Aufsichtsbehörden. Dank dieser Praxis können wir unseren Mandanten schnelle und effektive Lösungen bieten. Dank unseres umfangreichen Netzwerks und unserer Erfahrung mit Mandanten (darunter 150 a.s. (Aktiengesellschaften nach tschechischem Recht), 250 s.r.o. und 51 Gemeinden bzw. Regionen) können wir Mandanten zudem effektiv miteinander vernetzen.

Das konkrete Leistungsangebot von ARROWS

Wir beschränken uns nicht auf Beratung. Wir bieten ein komplettes Leistungsportfolio, das Ihr Geschäft schützt:

1. Erstellung von Richtlinien: Vorbereitung eines maßgeschneiderten SVZ, einer Risikobewertung und detaillierte Vorbereitung der Dokumentation für die Kontrollbehörden.

2. Vorbereitung für die ČNB: Korrektes Ausfüllen der regelmäßigen Meldungen an die ČNB (SDAT, ROFOS, DOFOS) und Sicherstellung der fristgerechten Einreichung.

3. Rechtsberatung und Compliance-Audit: Sicherstellung der gruppenweiten AML-Compliance über das Netzwerk ARROWS International für internationale Transaktionen.

4. Vertretung: Aktive Vertretung vor der ČNB und dem FAÚ bei Einleitung eines Verwaltungsverfahrens, mit dem Ziel, Bußgelder zu senken und den guten Ruf des Unternehmens zu schützen.

Lassen Sie nicht zu, dass das regulatorische Reporting Ihr Geschäft gefährdet – ob es um SDAT-Meldungen an die ČNB oder um die Umsetzung interner Prozesse geht. Kontaktieren Sie uns für eine schnelle und effektive Lösung unter beratung@arws.cz. Wir sind bereit, Sie zu unterstützen.