Rückforderung von zu Unrecht ausgezahltem Mutterschafts- und Elterngeld

Wie Fehler entstehen und wofür die Lohnbuchhaltung haftet

Die Lohnbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil dieser Verwaltungskette, denn gerade der Arbeitgeber legt mit seinen Meldungen die Parameter für die Berechnung fest. Gibt die Lohnbuchhaltung den maßgeblichen Zeitraum falsch an, berücksichtigt sie nicht alle Einkünfte oder versäumt sie es umgekehrt, Tage auszuschließen, an denen die Arbeitnehmerin nicht gearbeitet hat, berechnet die Bezirksverwaltung der Sozialversicherung (Okresní správa sociálního zabezpečení, OSSZ) die Leistung fehlerhaft.

Die Juristen der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS haben mit diesem Problem langjährige Erfahrung und betreuen Fälle, in denen Lohnbuchhaltungen nachträglich Unstimmigkeiten in der Dokumentation feststellen.

Der rechtliche Rahmen nach dem ZNP ist streng: Ist die Überzahlung dadurch entstanden, dass der Arbeitgeber unrichtige Angaben bestätigt hat, muss er diese Überzahlung selbst begleichen.

Gesetzliche Rückzahlungspflicht und die 5-Jahres-Frist

Sobald die OSSZ feststellt, dass sie eine Leistung zu Unrecht oder in höherem Betrag als geschuldet ausgezahlt hat, leitet sie ein Verfahren wegen Überzahlung ein. Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus dem ZNP.

Eine wesentliche Information für das Jahr 2026 ist die Dauer der Frist, innerhalb derer der Staat das Geld zurückfordern kann: Das Recht auf Rückforderung der Überzahlung erlischt erst 5 Jahre nach ihrer Auszahlung. Das bedeutet, dass die OSSZ eine Kontrolle durchführen und eine Überzahlung auch für Leistungen festsetzen kann, die vor mehreren Jahren ausgezahlt wurden, was Beträge in der Größenordnung von Zehn- bis Hunderttausenden Kronen ausmachen kann.

Das Gesetz unterscheidet nach dem Verschulden:

• Verschulden der Empfängerin (Arbeitnehmerin): Wenn sie die Leistung erschlichen, maßgebliche Tatsachen verschwiegen oder die Leistung angenommen hat, obwohl sie wissen musste, dass sie ihr nicht zusteht (sog. fehlender guter Glaube).
• Verschulden des Arbeitgebers: Wenn die Überzahlung dadurch entstanden ist, dass der Arbeitgeber die vorgeschriebene Meldung nicht abgegeben oder eine Meldung mit unrichtigen Angaben abgegeben hat (§ 118 ZNP). In diesem Fall entscheidet die OSSZ über die Pflicht des Arbeitgebers, die Überzahlung zu begleichen.

In der Praxis sieht es häufig so aus, dass die Mutter das Geld gutgläubig verbraucht hat und die OSSZ anschließend feststellt, dass der Fehler in den Unterlagen der Lohnbuchhaltung lag. Da die Mutter gutgläubig war, verlangt der Staat das Geld nicht von ihr, sondern erlässt den Zahlungsbescheid direkt gegen den Arbeitgeber.

Übersicht der Risiken und Rechtsfolgen für den Arbeitgeber

Die Rolle des Arbeitgebers, der OSSZ und der Lohnbuchhaltung

Formal ist der Ablauf klar: Der Arbeitgeber übermittelt die Daten, die OSSZ entscheidet und zahlt aus. In der Realität des Jahres 2026, in der der Großteil der Kommunikation automatisiert über VREP/ePortál abläuft, sind Fehler für das menschliche Auge schwerer zu erkennen.

Der Arbeitgeber haftet von Gesetzes wegen für die Richtigkeit der Angaben und kann sich seiner Verantwortung nicht mit der Behauptung entziehen, den Fehler habe eine externe Buchhalterin verursacht. Gegenüber dem Staat ist der Arbeitgeber der Ansprechpartner; unterläuft der externen Buchhalterin ein Fehler, muss der Arbeitgeber an den Staat zahlen und den Schaden anschließend auf privatrechtlichem Weg von der Buchhaltungsfirma einfordern.

Ein typisches Szenario liegt vor, wenn die Arbeitnehmerin während des Bezugs von PPM bei demselben Arbeitgeber auf Grundlage einer Vereinbarung über die Arbeitsleistung (dohoda o provedení práce, DPP) oberhalb der Grenze für die Versicherungspflicht arbeitet.

Die Lohnbuchhaltung vergisst, diese parallele Tätigkeit zu melden oder daraus Beiträge abzuführen, was die OSSZ bei einer Kreuzkontrolle feststellt. Das Ergebnis: Die Arbeitnehmerin hatte keinen Anspruch auf PPM, es ist eine Überzahlung entstanden, und die Schuld trägt der Arbeitgeber, der die Arbeitsleistung ermöglicht und dies nicht gemeldet hat.

Die Juristen der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS können in diesen Fällen das Maß des Verschuldens aufschlüsseln und bei der Verteidigung gegen das automatisierte Vorgehen der Behörde helfen. Häufig kommt es vor, dass die OSSZ zu schematisch vorgeht und die Besonderheiten des jeweiligen Falls nicht berücksichtigt.

Schutzfrist und Besonderheiten bei einem weiteren Kind

Ein schwieriger Bereich ist die sog. Schutzfrist, die sicherstellen soll, dass eine Frau, deren Arbeitsverhältnis während der Schwangerschaft geendet hat, weiterhin Anspruch auf PPM hat.

Die Schutzfrist beträgt bei Frauen, deren Versicherung während der Schwangerschaft geendet hat, 180 Tage ab dem Tag des Erlöschens der Versicherung. Hat die Versicherung jedoch kürzer gedauert, beträgt die Schutzfrist nur so viele Tage, wie die Versicherung bestanden hat. Lohnbuchhalterinnen machen häufig den Fehler, automatisch mit 180 Tagen zu rechnen, ohne die Dauer des Arbeitsverhältnisses zu überprüfen.

Bestätigt der Arbeitgeber in den Formularen, dass die Schutzfrist läuft, obwohl die Voraussetzungen nicht erfüllt waren, und zahlt die OSSZ auf dieser Grundlage die Leistung aus, entsteht eine vom Arbeitgeber verschuldete Überzahlung.

Ein weiteres Risiko besteht bei aufeinanderfolgenden Mutterschaftszeiten, bei denen die tägliche Bemessungsgrundlage beim ersten Kind mit der voraussichtlichen oder tatsächlichen Grundlage beim zweiten Kind verglichen werden muss.

Ziel ist es, diejenige Grundlage heranzuziehen, die für die Mutter günstiger ist, sofern das Arbeitsverhältnis noch besteht.

Ablauf der Rückzahlung

Die Rückforderung durch die OSSZ ist ein formalisiertes Verwaltungsverfahren, das in der Regel mit der Mitteilung über die Einleitung eines Verfahrens wegen Überzahlung beginnt. In dieser Phase hat der Arbeitgeber das Recht, Akteneinsicht zu nehmen und sich zu den Unterlagen zu äußern.

Es folgt der Erlass eines Bescheids über die Pflicht zur Begleichung der Überzahlung, gegen den innerhalb von 15 Tagen ab Zustellung Berufung eingelegt werden kann. Über die Berufung entscheidet anschließend die Tschechische Sozialversicherungsverwaltung (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ).

Viele Unternehmen machen den Fehler, die ersten Aufforderungen zu ignorieren oder die Sache telefonisch klären zu wollen, was rechtlich kein Gewicht hat. Sobald die Berufungsfrist abgelaufen ist, wird der Bescheid rechtskräftig und kann zwangsvollstreckt werden.

Die Juristen der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS empfehlen, unmittelbar nach Zustellung der ersten Mitteilung in das Verfahren einzutreten. In dieser Phase lässt sich häufig der Sachverhalt erläutern, die Richtigkeit der Angaben belegen und das Verfahren noch vor Erlass des Zahlungsbescheids einstellen.

Innerbetriebliche Verantwortung und Schadensersatz

Muss das Unternehmen dem Staat die Überzahlung (den Schaden) zahlen, sucht das Management folgerichtig den Verantwortlichen im eigenen Haus, und hier kommt das ArbGB ins Spiel.

Hat eine Lohnbuchhalterin im Arbeitsverhältnis den Fehler fahrlässig verursacht, haftet sie für den Schaden höchstens bis zum 4,5-Fachen ihres durchschnittlichen Monatsverdienstes. Wurde der Schaden vorsätzlich verursacht, was selten ist, gilt diese Grenze nicht.

Das Verfahren erfordert die Erörterung des Schadens mit dem Arbeitnehmer und ein schriftliches Schuldanerkenntnis oder eine Klage bei Gericht. Achtung: Auch hier laufen Verjährungsfristen, weshalb mit der Geltendmachung nicht gezögert werden darf.

Die Juristen von ARROWS können bei der Formulierung einer Vereinbarung über den Schadensersatz oder bei der Beurteilung helfen, ob tatsächlich eine Pflichtverletzung vorlag.

Vorbeugung künftiger Fehler

Vorbeugung ist günstiger als Gerichtsverfahren, weshalb automatisierte Kontrollen in den Lohnsystemen im Jahr 2026 Standard sein sollten.

1. Doppelte Datenkontrolle: Die an die OSSZ übermittelten Angaben (NEMPRI) sollten nicht ohne Kontrolle durch eine zweite Person versendet werden, insbesondere bei untypischen Fällen.

2. Archivierung der übermittelten Unterlagen: Bewahren Sie die elektronischen Einreichungsbestätigungen mindestens 10 Jahre lang für Zwecke der Rentenversicherung und für Kontrollen auf.

3. Weiterbildung: Die Gesetzgebung ändert sich, sorgen Sie daher für regelmäßige Schulungen der Lohnbuchhalterinnen zu den aktuellen Auslegungsstellungnahmen der ČSSZ.

Die Juristen der Rechtsanwaltskanzlei ARROWS können ein Audit Ihrer arbeitsrechtlichen Prozesse durchführen und ein Compliance-System so einrichten, dass das Fehlerrisiko minimiert wird.

Fazit

Die Rückforderung von zu Unrecht ausgezahltem Mutterschafts- oder Elterngeld ist eine rechtlich komplexe Situation, in der die tschechische Verwaltungsordnung (Gesetz Nr. 500/2004 Slg.), das ZNP und das ArbGB ineinandergreifen. Die fünfjährige Frist für die Festsetzung der Überzahlung bedeutet, dass das Unternehmen dieses Risiko langfristig mit sich trägt.

Wenn Sie eine Aufforderung der OSSZ erhalten haben oder einen Fehler in der Lohnbuchhaltung vermuten, ist es ratsam, Fachleute hinzuzuziehen, bevor der Bescheid rechtskräftig wird.

Kontaktieren Sie die Rechtsanwaltskanzlei ARROWS unter beratung@arws.cz.