Wie man eine EU-weite Ausschreibung für Rechtsdienstleistungen durchführt

Grundlegender Rechtsrahmen für die Vergabe von Rechtsdienstleistungen

Es ist entscheidend zu wissen, dass Rechtsdienstleistungen in der Gesetzgebung eine Sonderstellung einnehmen: Sie gliedern sich in vollständig ausgenommene Leistungen und sonstige Rechtsdienstleistungen, die einer vereinfachten Regelung unterliegen.

Die Juristen von ARROWS befassen sich täglich mit öffentlichen Aufträgen und wissen, dass die Grenze zwischen ausgenommenen und im Wettbewerb zu vergebenden Leistungen genau bestimmt werden muss. Diese Grenze ist entscheidend, um das Risiko einer rechtswidrigen Direktvergabe zu vermeiden.

Die grundlegenden EU-Regeln konkretisiert die sogenannte Richtlinie 2014/24/EU. Die Hauptgrundsätze, die Sie stets im Blick behalten müssen, sind Transparenz, Gleichbehandlung der Bieter, Nichtdiskriminierung und Verhältnismäßigkeit.

Was Sie über die europäischen Schwellenwerte wissen müssen

Ob Ihr Auftrag EU-weit (im Amtsblatt der EU) bekannt gemacht werden muss, hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Für den Zeitraum 2024–2025 sind die grundlegenden Schwellenwerte durch eine Verordnung der Kommission (EU) festgelegt.

Während für gewöhnliche Dienstleistungen zentraler Regierungsbehörden ein Schwellenwert von 143.000 EUR gilt, liegt der Schwellenwert für die verpflichtende EU-weite Bekanntmachung bei Rechtsdienstleistungen im Rahmen der sogenannten besonderen Dienstleistungen bei bis zu 750.000 EUR.

Liegt der Wert Ihres Auftrags für Rechtsdienstleistungen unter 750.000 EUR, jedoch über dem nationalen Schwellenwert für Aufträge geringen Umfangs, gehen Sie nach nationalen Regeln vor. In der Tschechischen Republik liegt dieser Schwellenwert bei 2.000.000 CZK (ca. 82.300 EUR) ohne MwSt. Sie dürfen einen größeren Auftrag nicht gezielt in mehrere kleinere aufteilen, um strengeren Regeln zu entgehen, da es sich um eine unzulässige Aufteilung des Gegenstands des öffentlichen Auftrags handelt.

Grundlegende Arten von Vergabeverfahren

Das Gesetz sieht verschiedene Arten von Vergabeverfahren vor. Für Rechtsdienstleistungen wird am häufigsten entweder die Sonderregelung oder ein Standardverfahren wie das offene oder das nicht offene Verfahren genutzt.

Vereinfachte Regelung

Da Rechtsdienstleistungen zu den sogenannten sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen gehören (§ 129 ZZVZ), nutzen Auftraggeber häufig diese flexiblere Regelung. Hier kann der Auftraggeber die Verfahrensregeln selbst festlegen, sofern er die Grundsätze einhält.

Offenes Verfahren

Im offenen Verfahren kann jeder ein Angebot abgeben, und die Bekanntmachung wird im Amtsblatt für öffentliche Aufträge (Věstník veřejných zakázek, VVZ) veröffentlicht. Die Angebotsfrist beträgt je nach Art der Einreichung und Veröffentlichung mindestens 30–35 Tage.

Der Vorteil dieses Verfahrens sind maximale Transparenz und breiter Wettbewerb, nachteilig kann jedoch die große Zahl zu bewertender Angebote sein. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS betreuen regelmäßig offene Verfahren und wissen, wie man die Bedingungen so festlegt, dass der Wettbewerb effektiv ist und die Zahl nicht qualifizierter Angebote gering bleibt. Möchten Sie die Richtigkeit Ihres Vorgehens überprüfen lassen, wenden Sie sich an beratung@arws.cz.

Nicht offenes Verfahren

Im nicht offenen Verfahren veröffentlichen Sie zunächst einen Teilnahmeantrag, auf dessen Grundlage die Anbieter ihre Eignung nachweisen. Aus den geeigneten Bewerbern können Sie eine begrenzte Anzahl (z. B. 5) auswählen, die Sie anschließend zur Angebotsabgabe auffordern.

Dieses Verfahren ist bei komplexen Rechtsprojekten sinnvoll, bei denen Sie großes Interesse erwarten. Sie möchten nämlich nur Angebote hochqualifizierter Kanzleien bewerten, nicht die von Dutzenden Bietern.

Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung

Diese Verfahren sind für komplexere Situationen gedacht, in denen sich die technischen Bedingungen nicht im Voraus genau festlegen lassen. Bei Rechtsdienstleistungen werden sie dort genutzt, wo innovative Lösungen oder eine maßgeschneiderte Anpassung der Leistung erforderlich sind.

Voraussetzung für die Anwendung dieser Verfahren ist das Vorliegen gesetzlicher Gründe, etwa dass die Leistung auf dem Markt nicht verfügbar ist. Ohne ordnungsgemäße Begründung ist die Wahl dieses Verfahrens leicht angreifbar.

Erstellung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind das „Kochbuch“, nach dem die gesamte Ausschreibung abläuft. Sie bestehen in der Regel aus der Auftragsbekanntmachung, den detaillierten Bedingungen, der technischen Spezifikation und dem Vertragsentwurf.

Auftragsbekanntmachung

Die Bekanntmachung muss die Identifikation des Auftraggebers, die Beschreibung des Gegenstands, den Wert, die Verfahrensart und die Kriterien enthalten. Diese Angaben werden im VVZ und bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte im TED veröffentlicht.

Die Beschreibung des Gegenstands muss präzise, aber nichtdiskriminierend sein. Sie dürfen nicht schreiben „wir suchen Juristen mit Erfahrung im Fall XY vor dem Gericht in Prag 2“, sofern dies nicht objektiv notwendig ist.

Eignung

Die Eignung dient der Überprüfung, ob der Anbieter in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Sie gliedert sich in grundlegende Eignung, berufliche Eignung, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und technische Leistungsfähigkeit. Die Kriterien müssen der Größe und Art des Auftrags angemessen sein. Von einer Anwaltskanzlei für einen kleineren Auftrag einen Umsatz in Millionenhöhe zu verlangen, ist diskriminierend und rechtswidrig.

Zuschlagskriterien

Das Gesetz bevorzugt die Bewertung nach wirtschaftlicher Günstigkeit, also nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Es geht also nicht zwingend nur um den niedrigsten Angebotspreis.

Bei Rechtsdienstleistungen empfiehlt es sich, auch die Qualität zu bewerten, zum Beispiel die Erfahrung des Projektteams, die Bearbeitungsmethodik oder den Lösungsansatz. Die Gewichtung der Kriterien kann beispielsweise Preis 50 %, Teamerfahrung 30 % und Qualität der Methodik 20 % betragen. Die Verteilung hängt von Ihren Prioritäten ab.

Wichtig ist, dass Qualitätskriterien objektiv und messbar sein müssen; bloße Eindrücke aus einer Präsentation lassen sich nicht bewerten. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS können Zuschlagskriterien so festlegen, dass sie vor dem Amt für den Schutz des wirtschaftlichen Wettbewerbs (ÚOHS) Bestand haben. Zugleich helfen sie Ihnen, einen wirklich qualifizierten Partner auszuwählen; für eine Beratung schreiben Sie an beratung@arws.cz.

Transparenz und Veröffentlichung

Öffentliche Aufträge oberhalb der Schwellenwerte müssen im EU-weiten Amtsblatt TED veröffentlicht werden. In der Tschechischen Republik ist das primäre Instrument das Amtsblatt für öffentliche Aufträge. Die gesamte Kommunikation muss schriftlich erfolgen und dokumentiert werden. Erläuterungen zu den Vergabeunterlagen müssen allen potenziellen Bietern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Frist für die Angebotsabgabe

Die Fristen im ZZVZ sind Mindestfristen, und ihre Verkürzung führt zur Rechtswidrigkeit des Verfahrens. Sie werden stets in Kalendertagen berechnet.

Standardfristen

Das offene Verfahren erfordert mindestens 30 bis 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung an das Amtsblatt. Dies hängt vom Grad der elektronischen Abwicklung und der Veröffentlichung einer Vorinformation ab. Im nicht offenen Verfahren beträgt die Frist mindestens 30 Tage für die Teilnahmeanträge und anschließend 30 Tage für die Angebotsabgabe.

Diese Fristen können sich verschieben, wenn ihr Ende auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. In diesem Fall endet die Frist am nächsten Werktag. Aus Gründen der Rechtssicherheit empfiehlt es sich, sich an Standards nahe dem offenen Verfahren zu halten, auch wenn die vereinfachte Regelung die Tage nicht so strikt vorgibt.

Regeln für den Ausschluss und Interessenkonflikte

Der Auftraggeber muss den ausgewählten Anbieter ausschließen, wenn dieser nicht geeignet ist. Gründe können eine Verurteilung wegen einer Straftat oder Steuerschulden sein.

Interessenkonflikt

Ein spezifisches Problem bei Rechtsdienstleistungen ist die Situation, in der sich eine Kanzlei an der Ausschreibung beteiligt, die an deren Vorbereitung mitgewirkt hat. Ein solcher Anbieter hat einen Wettbewerbsvorteil, der ausgeglichen werden muss.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS achten konsequent auf die Trennung der Rollen des Vergabebetreuers und des Bieters. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Wirksamkeit des gesamten Verfahrens nicht gefährdet wird.

Bewertung der Angebote

Der Bewertungsprozess ist die kritischste Phase. Fehler in diesem Schritt sind der häufigste Grund für die Anfechtung der Ergebnisse eines Wettbewerbs.

Phase 1: Prüfung der Erfüllung der Bedingungen

Die Kommission prüft, ob die Angebote alle erforderlichen Angaben enthalten und elektronisch signiert sind. Außerdem prüft sie, ob die Bieter die Eignungsanforderungen erfüllen, etwa Referenzen oder Umsatz.

Phase 2: Bewertung der Angebote

Bewertet wird die wirtschaftliche Günstigkeit anhand der im Voraus festgelegten Kriterien. Hier ist es notwendig, genau Punkte zu vergeben und jede Punktbewertung bei qualitativen Kriterien schriftlich zu begründen.

Bekanntgabe des Zuschlags und Stillhaltefrist

Nach der Auswahl des Anbieters senden Sie allen Teilnehmern die Mitteilung über die Auswahl. Damit beginnt die sogenannte Stillhaltefrist (standstill period), während der Sie den Vertrag nicht abschließen dürfen. In der Tschechischen Republik darf der Auftraggeber den Vertrag nicht vor Ablauf der Frist für Rügen gegen die Auswahl des Anbieters abschließen, die 15 Kalendertage beträgt.

Gehen innerhalb dieser Frist Rügen ein, verlängert sich das Verbot des Vertragsabschlusses. Häufig dauert dieser Zustand bis zur Entscheidung des ÚOHS. Ein Verstoß gegen das Verbot des Vertragsabschlusses in dieser Frist ist eines der schwerwiegendsten Delikte, für das ein Verbot der Vertragserfüllung und eine hohe Geldbuße drohen.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS können vor der Vertragsunterzeichnung ein Audit durchführen. Kontaktieren Sie uns unter beratung@arws.cz, wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit des Vorgehens haben.

Besondere Herausforderungen bei EU-weiten Ausschreibungen

Sprache und Kommunikation – der Auftraggeber kann die Verfahrenssprache festlegen, in der Regel Tschechisch. Bei internationalen Ausschreibungen ist eine Kombination aus Tschechisch und Englisch üblich, wobei ausländische Anbieter selbst für Übersetzungen sorgen müssen.

Ausländische Juristen in der Tschechischen Republik – Juristen aus der EU können in der Tschechischen Republik als niedergelassene oder als dienstleistende europäische Rechtsanwälte tätig sein. Die Vergabebedingungen müssen diese Institute respektieren und dürfen nicht ohne Grund eine vollständige Eintragung bei der Tschechischen Rechtsanwaltskammer (Česká advokátní komora) verlangen.

Referenzen aus dem Ausland – ausländische Referenzen müssen Sie anerkennen, sofern sie gleichwertig sind. Sie dürfen eine Referenz nicht allein deshalb ablehnen, weil sie von einem deutschen Mandanten stammt, es sei denn, dies ist für den Auftrag tatsächlich relevant.

Praktische Hilfsmittel

Bei der Vorbereitung sollten Sie eine fertige Beschreibung des Gegenstands und der Eignungsanforderungen haben. Außerdem müssen Zuschlagskriterien, ein Vertragsentwurf und ein realistischer Zeitplan vorbereitet werden.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS helfen Ihnen bei der Erstellung eines vollständigen Pakets an Unterlagen. Für weitere Informationen schreiben Sie an beratung@arws.cz.

Fazit

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens für Rechtsdienstleistungen ist eine hochspezialisierte Disziplin. Es handelt sich um einen rechtsverbindlichen Prozess, in dem EU-Richtlinien und das tschechische ZZVZ ineinandergreifen.

Zu den Hauptpunkten gehören die spezifischen Schwellenwerte und Regelungen für Rechtsdienstleistungen sowie die Betonung von Transparenz und Objektivität der Kriterien. Wichtig ist zudem die strikte Einhaltung der Stillhaltefristen vor der Vertragsunterzeichnung.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS befassen sich täglich mit öffentlichen Aufträgen und können Sie sicher durch den gesamten Prozess führen.

Wenden Sie sich an beratung@arws.cz. Unsere Juristen sorgen dafür, dass Sie den besten Partner transparent und ohne Risiken auswählen.