Fallecimiento del director general de nuestra firma

Tres situaciones tras el fallecimiento del administrador y por qué difieren

El órgano de administración de una s.r.o. (sociedad de responsabilidad limitada checa) lo forman uno o varios administradores (jednatel), y todo depende de cómo los haya configurado el contrato social. De ello se desprende que, tras el fallecimiento, la empresa puede encontrarse en una de tres situaciones, y cada una exige un procedimiento distinto. Lo decisivo es el número de administradores y la forma en que deben representar a la sociedad frente a terceros, es decir, quién puede firmar un contrato, un pedido o una orden de pago.

La primera situación es la más favorable: la empresa tiene varios administradores y cada uno puede actuar por sí solo. Si el acto constitutivo no determina cómo representan a la persona jurídica los miembros del órgano de administración, cada miembro lo hace de forma individual (§ 164, apdo. 2, del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)). Los administradores restantes pueden, por tanto, seguir firmando, pagando y dirigiendo la actividad. Aun así, la ley prevé que la junta general (valná hromada) elija en el plazo de un mes a un nuevo administrador en sustitución del fallecido, y la empresa no debería aplazarlo.

La segunda situación se produce cuando el contrato social exige que los administradores actúen conjuntamente. En ese caso, el fallecimiento de uno de ellos puede significar que el administrador restante no pueda firmar solo, porque falta la segunda firma. La tercera situación es la más dura: ha fallecido el administrador único y la empresa no tiene a nadie que la represente en todos los asuntos. Ambas situaciones exigen una decisión rápida y un orden claro de los pasos.

Si ha fallecido un administrador que era al mismo tiempo socio, surge además la cuestión de quién ejerce los derechos derivados de su participación y quién vota en la junta general. Se trata de un tema independiente, que analiza el texto sobre quién dirige la empresa durante el procedimiento sucesorio.

Todo lo que hay que resolver tras la muerte del propietario o de un socio de la empresa, es decir, la herencia, la gestión de la sociedad y el destino de la participación, lo resume el texto sobre qué ocurre con la empresa tras la muerte del propietario. Este artículo se ocupa únicamente de la cuestión de quién puede actuar y firmar en nombre de la empresa cuando ha fallecido el administrador y de cómo se vuelve a cubrir el cargo de administrador.

Ha fallecido el administrador único: quién puede actuar y cómo se resuelve

Con la muerte del administrador único, la sociedad no pierde la personalidad jurídica ni la capacidad de obrar, pero carece del órgano de administración que puede representarla en todos los asuntos. Algunos actos pueden seguir realizándolos otras personas autorizadas: el apoderado general (prokurista), el mandatario con un poder otorgado por la sociedad y los empleados en la medida habitual según su puesto (§ 166 del CC). La primera tarea es, por tanto, averiguar quién dispone de tal facultad y con qué alcance.

La ley concede a la junta general un mes para elegir a un nuevo administrador. En caso de muerte del administrador, la junta general elegirá en el plazo de un mes a un nuevo administrador (§ 198 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa (Ley n.º 90/2012 Sb., en adelante «LSM»)); la elección es de su competencia (§ 190 de la LSM). Los socios convocan la junta general, eligen al candidato y lo hacen inscribir en el Registro Mercantil (obchodní rejstřík). Es la vía más rápida, siempre que la junta general se reúna con el quórum necesario.

El problema surge cuando esto no se consigue. Si ha fallecido el administrador único que era a la vez socio mayoritario, los demás socios no tienen por qué constituir por sí solos una junta general con quórum mientras no esté claro quién ejerce los derechos derivados de su participación. Si la junta general no elige a tiempo al administrador, lo nombrará el tribunal a propuesta de una persona con interés jurídico, hasta que se elija debidamente a uno nuevo; de lo contrario, el tribunal puede disolver la sociedad incluso de oficio y ordenar su liquidación.

El curador (opatrovník) es solo el siguiente escalón. El Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud), en el auto con n.º de ref. 29 Cdo 3899/2015, concluyó que la LSM prevalece sobre el CC y que a una s.r.o. se le puede nombrar un curador conforme al § 165 del CC si no tiene administrador, la junta general no lo ha elegido en el plazo de un mes y la solicitud de nombramiento judicial de un administrador no se ha presentado o no ha sido estimada. El curador es una solución temporal y su cargo se extingue con la elección del administrador.

El poder general mercantil (prokura) es una salvaguarda útil, pero no sustituye al administrador. La prokura no se extingue con la muerte del administrador, porque la otorgó la sociedad. El apoderado general puede realizar los actos jurídicos propios de la explotación del establecimiento mercantil, pero solo puede enajenar o gravar inmuebles si así consta expresamente en la prokura. Las limitaciones internas de la prokura no surten efectos frente a terceros. Sin embargo, el apoderado general no ejerce las competencias del administrador ni de la junta general, por lo que las modificaciones del contrato social tendrán que esperar al nuevo administrador.

La ley regula expresamente la convocatoria de la junta general para esta situación: si la sociedad no tiene administrador, cualquier socio puede convocar la junta general. Salvo que el contrato disponga otra cosa, la convocatoria se envía con al menos 15 días de antelación, aunque los socios pueden renunciar al derecho a la convocatoria en plazo. Los abogados del despacho ARROWS advokátní kancelář valoran, para cada empresa por separado, si ya procede acudir al tribunal o si basta con la junta general, en función del reparto de votos y del estado del procedimiento sucesorio.

Órgano colegiado: cuando solo actúan dos conjuntamente

Varios administradores forman un órgano colegiado solo si así lo establece el contrato social (§ 194 de la LSM). Para las firmas, sin embargo, es decisiva otra cláusula del contrato: la forma de representación frente a terceros. Si el contrato exige la actuación conjunta, el administrador solo puede representar a la empresa por sí solo como mandatario para un acto jurídico determinado. Por eso el administrador restante no podrá firmar contratos solo si no dispone de un poder.

El contrato social puede resolver esta situación de antemano. Si así lo establece, puede vincularse a la participación el derecho a nombrar a un administrador, y si los administradores forman un órgano colegiado y el socio no nombra a nadie en el plazo de un mes, los administradores cuyo número no haya descendido por debajo de la mitad pueden nombrar a un administrador suplente hasta que el socio ejerza su derecho. Se trata de un mecanismo de alcance muy limitado, que solo funciona si está expresamente recogido en el contrato.

Esta regla figura en el § 194a de la LSM y protege sin necesidad de acudir al tribunal a la empresa que la tiene en su contrato. Si el contrato no contiene tal cláusula, queda la elección de un nuevo administrador por la junta general y, en su caso, la solicitud al tribunal. Por eso, una empresa con órgano colegiado debería plantearse la cuestión del suplente ya al redactar el contrato; de lo contrario, un solo fallecimiento puede paralizar las firmas.

También son importantes el tamaño del órgano y la regla de firma. El órgano de dos miembros en el que deben firmar ambos administradores es el más vulnerable, porque tras el fallecimiento de uno de ellos no hay quien estampe la segunda firma. Un órgano de tres miembros en el que basta la firma de dos suele soportar la falta de uno. El número de administradores y su forma de firmar no son, por tanto, una mera cuestión formal, sino que influyen directamente en la resistencia de la empresa.

Un ejemplo práctico muestra el riesgo. Una empresa tiene dos administradores que, según el contrato, actúan siempre conjuntamente. Uno de ellos muere. El segundo administrador conoce la actividad y quiere firmar un pedido, pero la firma conjunta no es posible. Sin un poder o sin un nuevo administrador, el encargo se retrasa y la contraparte puede negarse a esperar. Una empresa con dos administradores que actúan individualmente no tendría problema alguno para firmar ese mismo pedido.

Cómo proceder en los primeros días tras el fallecimiento del administrador

El primer paso es averiguar quién puede actuar en nombre de la empresa. La sociedad revisa el Registro Mercantil, los poderes generales mercantiles, los demás poderes y la normativa interna, y elabora una lista de las personas que pueden firmar, con indicación del alcance de sus facultades. Sin esa lista, la empresa se expone tras el fallecimiento al riesgo de que firme una persona que no está autorizada para ello.

El segundo paso es determinar qué actuaciones no admiten demora. Entre ellas figuran los pagos, los contratos sujetos a plazos, las obligaciones fiscales y de otro tipo frente a las autoridades y las decisiones de las que depende la actividad. La sociedad las clasifica según su urgencia y decide cuáles realizará el apoderado general o la persona con poder y cuáles deben esperar al nuevo administrador. Gracias a esa clasificación evita tanto riesgos innecesarios como prisas innecesarias.

El tercer paso es convocar la junta general en la que se elegirá al nuevo administrador. Si la sociedad no tiene administrador, la convoca cualquier socio (§ 183 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa), y la convocatoria debe cumplir los requisitos legales. Si el administrador fallecido era a la vez socio mayoritario, es necesario comprobar de antemano si la junta general puede adoptar acuerdos y, en caso de duda, contar desde el principio con la solicitud al tribunal.

El cuarto paso es inscribir el cambio en el Registro Mercantil e informar al banco, a los socios comerciales y a las autoridades. El banco normalmente exigirá que se acredite quién está autorizado a disponer de la cuenta y, hasta entonces, puede restringir el acceso al dinero. Por eso la empresa prepara la documentación con antelación y se asegura de que el nuevo administrador pueda asumir la gestión cuanto antes. El orden y el contenido de la documentación varían según el banco y según si al administrador lo eligió la junta general o lo nombró el tribunal.

En los primeros días, la sociedad debería comunicarse también hacia el exterior. A los socios comerciales, al banco y a los clientes clave les comunica que la empresa funciona, quién actúa ahora en su nombre y cuándo se cubrirá el cargo de administrador. Un mensaje claro reduce las preguntas y el temor a una interrupción, y evita que los socios comerciales se dirijan por su cuenta a la familia del fallecido, que puede no saber nada de los asuntos de la empresa.

El quinto paso es el traspaso de los asuntos. El nuevo administrador necesita la lista de contratos, plazos, cuentas, datos de acceso y expedientes que llevaba el fallecido. Si esos asuntos solo existen en la cabeza o en el ordenador privado del fallecido, la empresa pierde tiempo e información. Los abogados del despacho ARROWS advokátní kancelář valoran qué documentación es crítica y quién puede asumirla tras el fallecido, en función de los asuntos que el administrador llevaba personalmente.

Estándar del mercado y señales de alerta

Una de las soluciones preventivas habituales es contar con varios administradores, cada uno de los cuales puede actuar individualmente o por parejas, con un poder general mercantil o con un mecanismo de sustitución previsto de antemano en el contrato social. En las empresas más pequeñas se opta a menudo por un segundo administrador o, al menos, por un apoderado general que pueda firmar en ausencia del administrador. Sin embargo, ni el poder general mercantil ni un poder ordinario sustituyen al administrador en todos los asuntos, por lo que se trata de una medida complementaria, no de un sustituto.

Una señal de alerta es la empresa con un administrador único que es a la vez socio mayoritario. Tras el fallecimiento, una empresa así carece de órgano de administración y la junta general puede no ser capaz de elegir a un nuevo administrador. La segunda señal de alerta es el órgano de dos miembros en el que deben firmar ambos administradores. La tercera señal es un contrato sin reglas sobre el suplente y sin acuerdo entre los socios sobre cómo se votará en tal situación.

La prevención, además, no exige grandes costes. La sociedad establece al menos dos administradores facultados para actuar individualmente o con un mecanismo de administrador suplente, resuelve el poder general mercantil y los demás poderes, y se asegura de que cada socio sepa quién asumiría la dirección. Las medidas operativas, como una lista de personas autorizadas actualizada periódicamente, complementan las medidas jurídicas y resultan considerablemente más baratas que un litigio o un procedimiento judicial.

El contrato social puede contener varias salvaguardas. Establece que los administradores actúan individualmente, o al menos por parejas, permite nombrar a un administrador suplente, regula la toma de decisiones de los socios fuera de la junta general y determina quién traspasará los asuntos al nuevo administrador. Cada una de estas salvaguardas acorta el tiempo durante el cual la empresa no puede actuar y reduce la necesidad de acudir al tribunal.

Las cuestiones relativas a la responsabilidad del administrador en la gestión de la empresa las analiza el texto sobre la responsabilidad del administrador de una sociedad de responsabilidad limitada. El nuevo administrador tiene obligaciones desde el mismo momento en que acepta el cargo, por lo que conviene conocerlas antes de asumir las firmas y empezar a tratar en nombre de la empresa con el banco, las autoridades y los socios comerciales.

La relación contractual entre la sociedad y el administrador, es decir, su remuneración, el alcance de sus facultades y las condiciones de cese, la aborda el texto sobre la optimización de las relaciones contractuales con los administradores. Al elegir a un nuevo administrador merece la pena celebrar de inmediato el contrato de desempeño del cargo, para que las cuestiones abiertas sobre remuneración y facultades no vuelvan a plantearse más tarde en un momento menos oportuno.

Errores típicos y su coste

El primer error es actuar sin facultades. Un empleado o un familiar firma un contrato en nombre de la empresa aunque no tenga poder para ello ni ello corresponda a sus funciones laborales habituales, y la empresa tiene que resolver después si el contrato es vinculante. El coste es un litigio con la contraparte y el riesgo de que la empresa incumpla una obligación o pierda un encargo porque nadie pudo firmar a tiempo.

El segundo error es confiar en que la empresa «ya se arreglará de algún modo». Las obligaciones legales de la sociedad siguen corriendo aunque no haya administrador. La ausencia del órgano de administración puede, sin embargo, impedir o complicar en la práctica su debido cumplimiento y exponer así a la sociedad al riesgo de mora o de sanciones. Esperar a los herederos o a la familia sin presentar la solicitud al tribunal solo prolonga la situación, y una solicitud presentada a tiempo suele salir más barata que el daño causado por la inacción.

El tercer error es no preparar el terreno para el nuevo administrador. Si nadie se había preparado para el cargo, se elige deprisa y sin verificación. El nuevo administrador puede entonces asumir la empresa sin conocer los contratos, las obligaciones y los plazos. Lo razonable es iniciar la preparación nada más conocerse el fallecimiento, no el mismo día de la junta general, y garantizar el traspaso de la información.

El cuarto error es olvidar los plazos y las obligaciones legales que siguen corriendo. Las declaraciones tributarias, las cuentas anuales y las comunicaciones a las autoridades no se suprimen tras el fallecimiento del administrador, por lo que la empresa necesita a alguien que las firme. Si esa persona no se encuentra a tiempo, hay riesgo de multas; por eso, para cada obligación se comprueba quién puede cumplirla antes incluso de que se elija al nuevo administrador.

Los abogados del despacho ARROWS advokátní kancelář valoran en cada empresa cuántos administradores tenía, cómo debían actuar y si la junta general es capaz de elegir a un nuevo administrador en el plazo de un mes, porque de ello depende si basta con la junta general o si es necesaria la solicitud al tribunal. Solo en función de ello eligen el procedimiento y el orden de los pasos.

Riesgos tras el fallecimiento del administrador

Resumen final

La muerte del administrador no pone fin a la existencia ni a la actividad de la empresa, pero puede privarla de la persona autorizada para firmar. El artículo ha mostrado que son decisivos el número de administradores, su forma de actuar y la capacidad de la junta general de elegir en un mes a un nuevo administrador, y que, en caso contrario, lo nombra el tribunal previa solicitud.

De ello se deriva una tarea clara para la dirección de la empresa. Es preciso averiguar cuántos administradores tiene la empresa y cómo deben actuar, asegurar un segundo administrador o un suplente y disponer de una lista de las personas con poder ordinario y con poder general mercantil. Aplazar estos pasos significa que las decisiones se toman solo cuando la empresa ya no puede actuar.

Los abogados del despacho ARROWS advokátní kancelář representan a las sociedades en la elección de un nuevo administrador, presentan solicitudes de nombramiento judicial de un administrador o de un curador y establecen las reglas de actuación de modo que la empresa no se quede sin representación tras el fallecimiento del administrador. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de litigios mercantiles y judiciales.