Fallecimiento del director general de nuestra firma

Tres situaciones tras el fallecimiento de un administrador y por qué difieren

El órgano de administración de una s.r.o. (sociedad de responsabilidad limitada) está formado por uno o más administradores, dependiendo de lo establecido en la escritura de constitución. De ello se deduce que, tras el fallecimiento, la empresa puede encontrarse en una de tres situaciones, y cada una requiere un procedimiento diferente. Lo que decide es el número de administradores y la forma en que deben representar a la sociedad frente a terceros, es decir, quién puede firmar un contrato, un pedido o una orden de pago.

La primera situación es la más favorable: la empresa tiene varios administradores y cada uno puede actuar de forma individual. Si el acto de constitución no determina cómo representan los miembros del órgano de administración a la persona jurídica, cada miembro lo hará de forma individual (artículo 164, apartado 2 del Código Civil checo). Por lo tanto, los administradores restantes pueden seguir firmando, pagando y gestionando las operaciones. Aun así, la ley prevé que la junta general elija a un nuevo administrador en sustitución del fallecido en el plazo de un mes, y la empresa no debería demorarlo.

La segunda situación se produce cuando la escritura de constitución exige que los administradores actúen de forma conjunta. En este caso, el fallecimiento de uno de ellos puede significar que el administrador restante no pueda firmar por sí solo, al faltar la segunda firma. La tercera situación es la más difícil: ha fallecido el único administrador y la empresa no tiene a nadie que la represente en todos los asuntos. Ambas situaciones requieren una decisión rápida y un orden de actuación claro.

Si el administrador fallecido era también socio, surge además la cuestión de quién ejerce los derechos de su participación y quién vota en la junta general. Este es un tema independiente que se analiza en el texto sobre quién gestiona la empresa durante el proceso de sucesión.

Todo lo que se debe resolver tras la muerte del propietario o socio de una empresa, es decir, la herencia, la gestión de la sociedad y el destino de la participación, se resume en el texto sobre qué pasa con la empresa tras la muerte del propietario. Este artículo se centra únicamente en la cuestión de quién puede actuar y firmar en nombre de la empresa cuando fallece un administrador, y cómo se vuelve a cubrir el cargo de administrador.

Fallecimiento del único administrador: quién puede actuar y cómo se resuelve

Con la muerte del único administrador, la sociedad no pierde su personalidad jurídica ni su capacidad de obrar, pero carece de un órgano de administración que pueda representarla en todos los asuntos. Ciertas actuaciones pueden seguir siendo realizadas por otras personas autorizadas: el apoderado general (prokurista), un representante con poder otorgado por la sociedad y los empleados en el ámbito habitual de sus funciones (artículo 166 del Código Civil checo). Por lo tanto, la primera tarea consiste en averiguar quién tiene dicha autorización y en qué medida.

La ley otorga a la junta general un plazo de un mes para elegir a un nuevo administrador. En caso de fallecimiento de un administrador, la junta general elegirá a un nuevo administrador en el plazo de un mes (artículo 198 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa); la elección entra dentro de sus competencias (artículo 190 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa). Los socios convocarán la junta general, elegirán al candidato y solicitarán su inscripción en el registro mercantil. Este es el camino más rápido si la junta general se reúne con el cuórum necesario para adoptar acuerdos.

El problema surge cuando esto no es posible. Si ha fallecido el único administrador, que además era el socio mayoritario, es posible que los demás socios no constituyan por sí mismos un cuórum suficiente para la junta general hasta que se aclare quién ejerce los derechos de su participación. Si la junta general no elige a un administrador a tiempo, el tribunal lo nombrará a propuesta de cualquier persona con interés legítimo, hasta que se elija debidamente uno nuevo; de lo contrario, el tribunal puede incluso disolver la sociedad de oficio y ordenar su liquidación.

El nombramiento de un tutor judicial (opatrovník) es el siguiente paso. El Tribunal Supremo, en su resolución con n.º de expediente 29 Cdo 3899/2015, concluyó que la Ley de Sociedades Mercantiles tiene prioridad sobre el Código Civil y que se puede nombrar un tutor para una s.r.o. conforme al artículo 165 del Código Civil si esta carece de administrador, la junta general no lo ha elegido en el plazo de un mes y no se ha presentado o estimado una solicitud de nombramiento de administrador por parte del tribunal. El tutor es una solución temporal y su función finaliza con la elección de un administrador.

La procura es una salvaguarda útil, pero no sustituye al administrador. La procura no se extingue con la muerte del administrador, ya que fue otorgada por la sociedad. El apoderado general puede realizar los actos jurídicos que se deriven de la actividad de la empresa, pero solo podrá enajenar o gravar bienes inmuebles si así se indica expresamente en la procura. Las limitaciones internas de la procura no tienen efectos frente a terceros. Sin embargo, el apoderado general no ejerce las competencias del administrador ni de la junta general, por lo que las modificaciones de la escritura de constitución deberán esperar al nuevo administrador.

La ley regula expresamente la convocatoria de la junta general para esta situación: si la sociedad no tiene administrador, cualquier socio podrá convocar la junta general. A menos que la escritura de constitución establezca otra cosa, la convocatoria se enviará con al menos 15 días de antelación, aunque los socios pueden renunciar al derecho a una convocatoria oportuna. Si ya procede presentar una solicitud ante el tribunal o si basta con la junta general, es algo que los abogados del bufete praguense ARROWS evalúan para cada empresa de forma individual, según la distribución de votos y el estado del proceso sucesorio.

Órgano colegiado: cuando actúan solo dos de forma conjunta

Varios administradores forman un órgano colegiado únicamente si así lo determina la escritura de constitución (artículo 194 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa). Sin embargo, para las firmas es decisiva otra disposición de la escritura, a saber, la forma de representación externa. Si la escritura exige una actuación conjunta, un administrador solo puede representar a la empresa de forma individual como apoderado para un acto jurídico concreto. Por lo tanto, el administrador restante no firmará contratos por sí solo y, tras el fallecimiento del segundo administrador, por lo general no habrá nadie que pueda otorgarle un apoderamiento para un acto concreto. Solo ayudará un apoderamiento otorgado con anterioridad, la elección de un nuevo administrador o una propuesta para su nombramiento por el tribunal.

La escritura de constitución puede resolver esta situación de antemano. Si así se establece, se puede asociar a la participación el derecho a nombrar un administrador y, si los administradores forman un órgano colegiado y el socio no nombra a nadie en el plazo de un mes, los administradores cuyo número no haya disminuido a menos de la mitad pueden nombrar a un administrador sustituto hasta que el socio ejerza su derecho. Se trata de un mecanismo muy específico que solo funciona si está expresamente contemplado en la escritura.

Esta regla se recoge en el artículo 194a de la Ley de Sociedades Mercantiles checa y protege a la empresa que la incluye en su escritura sin necesidad de acudir a los tribunales, aunque solo si los administradores forman un órgano colegiado y fallece el administrador nombrado por el socio. Tras el fallecimiento de un administrador elegido por la junta general, este mecanismo no ayudará. Si la escritura no contiene tal disposición, solo queda la elección de un nuevo administrador por la junta general y, en su caso, la propuesta al tribunal. Por lo tanto, una empresa con un órgano colegiado debería plantear la cuestión del sustituto ya al redactar la escritura; de lo contrario, un solo fallecimiento puede paralizar las firmas.

También es importante el tamaño del órgano y la regla de firma. Un órgano de dos miembros en el que deben firmar ambos administradores es el más vulnerable, ya que tras el fallecimiento de uno de ellos no hay nadie que pueda aportar la segunda firma. Un órgano de tres miembros en el que basta con la firma de dos suele soportar la pérdida de uno. Por lo tanto, el número de administradores y su forma de firma no son solo una cuestión formal, sino que afectan directamente a la resiliencia de la empresa.

Un ejemplo práctico muestra el riesgo. Una empresa tiene dos administradores que, según la escritura, actúan siempre de forma conjunta. Uno fallece. El segundo administrador conoce el funcionamiento y quiere firmar un pedido, pero la firma conjunta no es posible. Sin un apoderamiento o un nuevo administrador, el pedido se retrasará y la contraparte puede negarse a esperar. Una empresa con dos administradores que actúan de forma individual no tendría problemas para firmar el mismo pedido.

Procedimiento en los primeros días tras el fallecimiento del administrador

El primer paso es averiguar quién puede actuar en nombre de la empresa. La sociedad revisará el registro mercantil, las procuras, los poderes y las normas internas, y elaborará una lista de las personas que pueden firmar, incluyendo el alcance de sus facultades. Sin esta lista, tras un fallecimiento, la empresa se expone al riesgo de que firme una persona que carece de autorización para ello.

El segundo paso es identificar qué actuaciones no admiten demora. Esto incluye pagos, contratos con plazos, obligaciones fiscales y de otro tipo ante las autoridades, y decisiones de las que dependa el funcionamiento de la empresa. La sociedad las clasificará según su urgencia y decidirá cuáles serán gestionadas por el apoderado general o una persona con poder, y cuáles deben esperar al nuevo administrador. Gracias a esta clasificación, se evitan riesgos innecesarios y prisas injustificadas.

El tercer paso es convocar la junta general para elegir al nuevo administrador. Si la sociedad no tiene administrador, la convocará cualquier socio (artículo 183 de la Ley de Sociedades Mercantiles checa), y la convocatoria debe cumplir con los requisitos legales. Si el administrador fallecido era también el socio mayoritario, es necesario averiguar de antemano si la junta general puede deliberar y, en caso de duda, prever la propuesta al tribunal desde el principio.

El cuarto paso es inscribir el cambio en el registro mercantil e informar al banco, a los socios comerciales y a las autoridades. Por lo general, el banco exigirá que se acredite quién está autorizado para disponer de la cuenta y, hasta entonces, puede limitar el acceso a los fondos. Por lo tanto, la empresa preparará la documentación de antemano y se asegurará de que el nuevo administrador pueda asumir la gestión lo antes posible. El orden y el contenido de la documentación varían según el banco y según si el administrador fue elegido por la junta general o nombrado por el tribunal.

La sociedad también debe comunicarse con el exterior en los primeros días. Comunicará a los socios comerciales, al banco y a los clientes clave que la empresa sigue funcionando, quién actúa en su nombre en este momento y cuándo se cubrirá el cargo de administrador. Una comunicación clara reduce las dudas y el temor a una interrupción, y evita que los socios se dirijan directamente a la familia del fallecido, que podría no saber nada de los asuntos de la empresa.

El quinto paso es el traspaso de la gestión. El nuevo administrador necesita una lista de contratos, plazos, cuentas, datos de acceso y expedientes que llevaba el fallecido. Si la gestión existía solo en la cabeza o en el ordenador privado del fallecido, la empresa pierde tiempo e información. Qué documentación es crítica y quién puede recibirla tras el fallecimiento es algo que los abogados del bufete praguense ARROWS evalúan según la gestión que el administrador llevaba personalmente.

Estándar del mercado y señales de alerta

Una de las soluciones preventivas habituales es contar con varios administradores, donde cada uno pueda actuar de forma individual o en parejas, una procura o un mecanismo de sustitución preparado de antemano en la escritura de constitución. En las empresas más pequeñas, a menudo se elige a un segundo administrador, o al menos a un apoderado general que pueda firmar en caso de ausencia del administrador. Sin embargo, ni la procura ni el poder sustituyen al administrador en todos los asuntos, por lo que se trata de una medida complementaria y no de un reemplazo.

Una señal de alerta es una empresa con un único administrador que es también el socio mayoritario. Tras el fallecimiento, dicha empresa carece de órgano de administración y es posible que la junta general no pueda elegir a un nuevo administrador. La segunda señal de alerta es un órgano de dos miembros donde deben firmar ambos administradores. La tercera señal es una escritura sin reglas para un sustituto y sin un acuerdo entre los socios sobre cómo se votará en tal situación.

La prevención, además, no requiere grandes costes. La sociedad establece al menos dos administradores con facultad para actuar de forma individual o con un mecanismo de administrador sustituto, resuelve la procura y los poderes, y se asegura de que cada socio sepa quién asumiría la gestión. Las medidas operativas, como una lista de personas autorizadas actualizada periódicamente, complementan las medidas legales y resultan sustancialmente más baratas que un conflicto o un procedimiento judicial.

La escritura de constitución puede contener varias salvaguardas. Determina que los administradores actúen de forma individual, o al menos en parejas, permite nombrar a un administrador sustituto, regula la toma de decisiones de los socios fuera de la junta general y establece quién entregará la gestión al nuevo administrador. Cada una de estas salvaguardas reduce el tiempo en que la empresa no puede actuar y disminuye la necesidad de acudir a los tribunales.

El nuevo administrador asume la responsabilidad de la gestión de la empresa al igual que su predecesor y no puede excusarse en que apenas está asumiendo el cargo. Tiene obligaciones desde el momento en que acepta el cargo, por lo que es conveniente conocerlas antes de asumir las firmas y empezar a actuar en nombre de la empresa ante el banco, las autoridades y los socios comerciales.

La relación contractual entre la sociedad y el administrador, es decir, su remuneración, el alcance de sus facultades y las condiciones de rescisión, se aborda en el texto sobre la optimización de las relaciones contractuales con los administradores. Al elegir a un nuevo administrador, vale la pena celebrar el contrato de prestación de servicios directamente, para que las cuestiones abiertas sobre remuneración y facultades no vuelvan a surgir más adelante en un momento menos oportuno.

Errores típicos y su coste

El primer error es actuar sin autorización. Un empleado o un familiar firma un contrato en nombre de la empresa, a pesar de no tener poder para ello ni corresponder a sus tareas habituales, y la empresa debe resolver entonces si el contrato es vinculante. El coste es un conflicto con la contraparte y el riesgo de que la empresa no cumpla con su compromiso o pierda un pedido porque nadie pudo firmar a tiempo.

El segundo error es confiar en que la empresa "ya se pondrá de acuerdo" de alguna manera. Las obligaciones legales de la sociedad siguen vigentes incluso sin administrador. Sin embargo, la ausencia de un órgano de administración puede imposibilitar o complicar en la práctica su correcto cumplimiento, exponiendo así a la sociedad al riesgo de demora o sanciones. Esperar a los herederos o a la familia sin presentar una propuesta al tribunal solo prolonga la situación, y una propuesta presentada a tiempo suele ser más barata que el daño derivado de la inactividad.

El tercer error es no preparar el terreno para el nuevo administrador. Si nadie se estaba preparando para el cargo, la elección se realiza de forma rápida y sin verificación. El nuevo administrador puede entonces asumir la empresa sin conocer los contratos, compromisos y plazos. Lo razonable es iniciar la preparación tan pronto como se conozca el fallecimiento, no el día de la junta general, y asegurar el traspaso de información.

El cuarto error es olvidarse de los plazos y obligaciones legales que siguen corriendo. Las declaraciones de impuestos, las cuentas anuales y las notificaciones a las autoridades no se cancelan tras el fallecimiento del administrador, por lo que la empresa necesita a alguien que las firme. Si no se encuentra a esta persona a tiempo, se corre el riesgo de sufrir multas, por lo que se debe determinar quién puede cumplir con cada obligación antes de elegir al nuevo administrador.

Los abogados del bufete praguense ARROWS evalúan para cada empresa cuántos administradores tenía, cómo deben actuar y si la junta general es capaz de elegir a un nuevo administrador en el plazo de un mes, ya que de ello depende si basta con la junta general o si es necesaria una propuesta al tribunal. Solo en función de esto eligen el procedimiento y el orden de los pasos.

Riesgos tras el fallecimiento de un administrador

Resumen final

La muerte de un administrador no pone fin a la existencia ni a la actividad de la empresa, pero puede privarla de la persona autorizada para firmar. El artículo ha mostrado que lo decisivo es el número de administradores, su forma de actuar y la capacidad de la junta general para elegir a un nuevo administrador en el plazo de un mes, y que, de lo contrario, el tribunal lo nombrará a propuesta de parte.

Para la dirección de la empresa, de esto se deriva una tarea clara. Es necesario averiguar cuántos administradores tiene la empresa y cómo deben actuar, asegurar un segundo administrador o sustituto y disponer de una lista de personas con poderes y procura. Posponer estos pasos significa que las decisiones se tomarán solo cuando la empresa ya no pueda actuar.

Los abogados del bufete praguense ARROWS representan a las sociedades en la elección de un nuevo administrador, presentan propuestas para el nombramiento de administradores por el tribunal o de tutores, y configuran las reglas de representación para que la empresa no se quede sin representación tras el fallecimiento de un administrador. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio para litigios comerciales y judiciales.