Nueva obligación de los empleadores a partir del 1 de julio de 2026

Qué se aplicaba hasta ahora y qué cambia

La Ley checa n.º 323/2025 Sb., sobre el informe mensual único del empleador (en adelante, «JMHZ»), está en vigor desde el 1 de enero de 2026. Desde abril de 2026, los empleadores ya la utilizan para presentar de forma centralizada y electrónica los informes mensuales a la Administración Checa de la Seguridad Social (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ). Por lo tanto, la mayoría de las obligaciones ya están en vigor en la práctica.

Sin embargo, el legislador optó por una entrada en vigor diferida para parte de las disposiciones. En concreto, el § 19, apartados 1 a 3, entra en vigor recién el 1 de julio de 2026. Hasta ahora, para el alta de nuevos empleados regía la siguiente regla: para los ciudadanos checos bastaba con el alta en un plazo de 8 días desde la incorporación, mientras que para los empleados extranjeros existía una obligación más estricta: debían darse de alta a más tardar antes del inicio del trabajo.

A partir del 1 de julio de 2026, la regla más estricta se extiende a todos los empleados sin distinción. El Estado quiere disponer de la información sobre cada relación laboral antes de que el empleado realice su primera actividad en el trabajo. Las empresas acostumbradas a dar de alta a los empleados cómodamente después de su incorporación efectiva deberán rediseñar su proceso.

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Obligaciones conforme al § 19, apartado 1: qué exactamente y cuándo

La regla básica del § 19, apartado 1, es inequívoca: el empleador está obligado a dar de alta al empleado en el registro de empleados a más tardar antes del momento de su incorporación al trabajo. El alta puede realizarse como muy pronto 8 días naturales antes de la fecha prevista de incorporación.

En la práctica, esto significa que si un empleado se incorpora el lunes a las 8:00, la solicitud de alta debe llegar a la ČSSZ antes de ese momento — a más tardar el domingo por la noche, o el lunes por la mañana, pero siempre antes de que la persona empiece a trabajar efectivamente.

Un alta realizada después del inicio del trabajo, por ejemplo el lunes a las 9:00, se considera tardía conforme a la ley y constituye una infracción administrativa. Los efectos prácticos de los nuevos plazos y la configuración de los procesos en las empresas también los analizamos en el artículo relacionado El informe mensual único en la práctica: en qué fijarse al comunicarse con los proveedores de sistemas de nóminas.

Si el empleado empieza a trabajar antes de que se complete el registro, se le considera «no declarado» — y en tal caso, la empresa no solo se expone a una multa por falta de alta, sino también a sanciones por trabajo no declarado en el sentido de la Ley checa de Empleo (Ley n.º 435/2004 Sb.), que pueden alcanzar hasta 3 000 000 CZK (aprox. 123 500 EUR).

En relación con este tema, puede resultar útil la información sobre la extinción inmediata de la relación laboral, que es otro aspecto importante del Derecho laboral.

Alta parcial: solución práctica para los empleados checos

La ley prevé la situación en la que el empleador, justo antes de la incorporación, todavía no dispone de todos los datos del empleado exigidos por la ley. Por ello, para los ciudadanos de la República Checa (no para los empleados extranjeros), el § 19, apartado 2, introduce la figura del denominado alta parcial.

En el alta parcial, el empleador indica antes de la incorporación del empleado únicamente los datos identificativos básicos:

·        nombre, apellidos, apellido de soltero/a,

·        número de identificación personal (rodné číslo),

·        lugar de nacimiento,

·        nacionalidad,

·        fecha prevista de incorporación al empleo,

·        número de referencia (variabilní symbol) del empleador.

El empleador está obligado a completar los datos restantes exigidos para el registro completo en un plazo de 8 días desde el día en que el empleado se incorporó efectivamente al trabajo. Con este procedimiento en dos fases, la ley responde a dificultades prácticas — por ejemplo, situaciones en las que el empleado solo puede aportar los documentos necesarios (certificado de la aseguradora de salud, datos de la cuenta bancaria, etc.) en el momento de la propia incorporación.

Para los empleados extranjeros no se puede utilizar la figura del alta parcial — estos deben darse de alta en su totalidad, a más tardar antes del inicio del trabajo.

Obtención de datos del empleado: qué permite el § 19, apartado 3

La nueva obligación de dar de alta al empleado antes de su incorporación plantea un problema práctico: ¿cómo garantizar que el empleador disponga realmente de los datos necesarios? Esta cuestión la responde el § 19, apartado 3, que otorga expresamente al empleador el derecho a exigir del empleado la comunicación de los datos necesarios antes del momento de su incorporación al trabajo.

Esta regulación legal es especialmente relevante desde la perspectiva de la protección de datos personales. Si bien el empleador está autorizado a solicitar los datos con antelación, la ley establece al mismo tiempo una condición expresa: el empleador solo puede utilizar estos datos con la finalidad de dar de alta al empleado en el registro de empleados. Cualquier otro uso de los datos recopilados es ilícito y genera responsabilidad del empleador.

En la práctica, esto significa que el empleador debería contar con un formulario estructurado o un cuestionario en línea a través del cual el nuevo empleado comunique los datos identificativos y laborales necesarios ya en la fase previa a la propia incorporación — por ejemplo, tras la firma del contrato de trabajo. Los abogados del despacho ARROWS recomiendan que este procedimiento vaya siempre acompañado de una información transparente sobre el tratamiento de datos personales conforme al RGPD, con una delimitación clara de la finalidad del tratamiento.

Resumen final

El cambio que introduce el § 19 de la Ley del JMHZ a partir del 1 de julio de 2026 es sencillo en su formulación, pero exigente en términos organizativos. Desaparecen los plazos de ocho días existentes hasta ahora para dar de alta a los nuevos empleados tras su incorporación, y son sustituidos por la obligación de registrar a cada empleado antes del momento en que empiece a trabajar por primera vez. La ley ofrece un alivio en forma de un procedimiento en dos fases — el alta parcial para los empleados checos —, pero incluso esta opción requiere una preparación organizativa previa y la configuración de un proceso fiable de recopilación de datos de los futuros empleados.

Para las empresas que confiaban en poder gestionar el alta «de alguna manera» dentro de los ocho días posteriores a la incorporación, este cambio conlleva un riesgo real de sanciones. Las multas por no dar de alta pueden alcanzar hasta 100 000 CZK y, combinadas con las sanciones por trabajo no declarado, la responsabilidad total de la empresa puede escalar rápidamente hasta cifras mucho más elevadas.

Los abogados del despacho ARROWS se ocupan de forma integral de la problemática del JMHZ — desde la configuración de los procesos internos de RR. HH. y la documentación RGPD hasta la representación en inspecciones o la defensa frente a sanciones impuestas. Si no está seguro de si su empresa está preparada para el cambio del 1 de julio, póngase en contacto con consultas@arws.cz.